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So fügen Sie die Aussprache von Namen in E-Mail-Signaturen ein
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Branding in E-Mail-Signaturen
Branding in E-Mail-Signaturen – das Mittel, welches Ihre geschäftlichen E-Mails dazu bringt, die Nachricht zu übermitteln, die Sie übermitteln wollen. Ist dies Ihnen egal? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Ihnen dieses Thema besonders wichtig sein sollte, zumal wenn Sie etwas mit Marketing zu tun haben.
Was ist E-Mail-Signatur-Branding?
Beim E-Mail-Signatur-Branding geht es darum, Ihre E-Mail-Kommunikation so zu gestalten, dass jede Ihrer Nachrichten zeigt, wie sehr dieser Aspekt für Sie wichtig ist. Schließlich geht es bei Aufbau und Stärkung Ihrer Marke darum, eine bestimmte Botschaft zu senden. Es ist ein Teil Ihrer Marketingstrategie, auf den Sie besonders achten sollten – trotz zahlreicher Prophezeiungen ist E-Mail-Kommunikation immer noch weit verbreitet. Jedes Mal, wenn eine der Millionen E-Mails Ihre Empfänger erreicht, hinterlassen Sie einen gewissen Eindruck. Jedes Mal, wenn eine E-Mail mit einer schönen, gut formatierten Signatur versehen wird, schätzt ein Kunde Sie ein wenig höher ein. Und wenn es ein Problem mit der E-Mail-Formatierung gibt, Sie veraltete Kontaktinformationen versenden oder eine schlecht gestaltete handgemachte Signatur haben, erleidet Ihre Marke einen Schlag.
Der Tod einer Marke ist weder spektakulär noch plötzlich – er ist traurig, still und schmerzhaft langsam.
Die E-Mail-Signatur – ein winziges Element ganz am Ende Ihrer E-Mail, von dem Sie vielleicht denken, dass es jeder ignoriert. Sie entscheidet oft darüber, ob Ihre E-Mails das Vertrauen der Kunden stärken oder zerstören.
MERKEN SIE SICH: Es ist nicht der richtige Weg, E-Mail-Signatur-Branding als Allheilmittel für alle möglichen Markenprobleme zu betrachten. Damit eine Marke wirklich erfolgreich ist, müssen Sie in allen geschäftlichen Aspekten Professionalität gewährleisten. Das E-Mail-Signatur-Branding ist unglaublich interessant, weil es einerseits äußerst einfach zu verwalten sein kann. Andererseits gibt es viele Möglichkeiten, bei denen etwas schiefgehen kann.
Gutes Beispiel für E-Mail-Signatur-Branding
Bevor wir uns mit der Liste möglicher Probleme bei Signaturen befassen, finden Sie nachfolgend ein Beispiel für eine gut gebrandete E-Mail-Signatur.
Sauberes Layout, schöne Farben, alle Informationen, die ein Kunde benötigen könnte. Sie verstehen, was ich meine.
Holen Sie sich weitere Ideen und Richtlinien für das Branding von E-Mail-Signaturen
Die häufigsten Probleme bei E-Mail-Signaturen
Keine E-Mail-Signatur
Theoretisch ist das keine große Sache – Sie gewinnen eigentlich nichts, aber zumindest haben Sie nicht mit einer kaputten E-Mail-Signatur zu tun.
Das Problem ist, dass Ihre E-Mails ohne Signatur sich generisch anfühlen, selten einen bleibenden Eindruck hinterlassen und das Gefühl vermitteln, dass man mit einem Bot kommuniziert. Jede gesendete E-Mail ist eine Chance, die Sie verpassen. Sie müssen entscheiden, ob Sie es sich leisten können, jeden Tag Marketingchancen zu verpassen.
Fehlerhafte E-Mail-Signatur
Sie wissen es vielleicht nicht, aber es ist sehr einfach, das Design einer E-Mail-Signatur zu brechen.
Besonders hervorzuheben ist, dass E-Mail-Signaturen in HTML erstellt werden. Das Problem besteht darin, dass E-Mail-Clients nicht dasselbe sind wie Browser – einige fügen allen Elementen ihre eigene Formatierung hinzu, andere interpretieren den Code auf ihre eigene Art und Weise. Einige unterstützen HTML immer noch nicht und ignorieren daher einfach alle Bilder und Formatierungen.
Die Effekte können einem den Atem rauben.
Unprofessionelle Elemente
Wenn Sie das Branding von E-Mail-Signaturen den Endbenutzern überlassen, gelangen oftmals einige interessante Elemente an Ihre Kunden:
- „Hasta la vista, baby“ als Lieblingszitat unter jeder E-Mail.
- Señor Spaßverderber oder eine andere „urkomische“ Berufsbezeichnung.
- Links zu verschiedenen Websites. Dies ist schlimm, selbst wenn es sich nicht um NSFW-Inhalte handelt.
- Parodien von Haftungsausschlüssen (zum Beispiel: „Wenn Sie diese E-Mail lesen, gehören Sie und alles, was Sie haben, mir.“ Ja, solche Beispiele habe ich gesehen).
Ich stehe voll auf guten Sinn für Humor, aber nicht in professioneller Kommunikation. Es mag für jemanden lustig sein, wenn er solche Sachen zum ersten Mal sieht, aber beim zweiten Mal wird man eher entmutigt als belustigt. Und wenn es um Haftungsausschlüsse geht, sind sie in manchen Fällen immer noch erforderlich, daher ist es riskant, sie durch irgendwelche lustigen Formulierungen zu ersetzen.
Glauben Sie mir, es ist besser, das E-Mail-Signatur-Branding Ihrem Marketingteam zu überlassen.
Jeder versendet, was er will
Beim Branding geht es um Vertrauen. Wenn Sie ein Unternehmen kontaktieren und jedes Mal eine andere Erfahrung machen, sowohl was die Qualität als auch das visuelle Erlebnis angeht, fühlt sich da etwas falsch an. Keine Marke mit Selbstachtung wünscht sich so was.
Möglichkeiten zum Umgang mit dem E-Mail-Signatur-Branding
Keine Verwaltung
Die traurigste Option. Ein Muss für Unternehmen, für die E-Mail-Signaturen ein lästiges Ding sind, auf welches niemand achtet. Oder für reine B2C-Unternehmen, die E-Mail für passé halten.
Vorteile
- Weniger Dinge, über die Sie sich Sorgen machen müssen.
- Könnte funktionieren, wenn Sie Mitarbeiter haben, die sich um das Thema kümmern. Sehr gut kümmern.
- Macht sehr viel Sinn, wenn Sie keine E-Mails verwenden. Von solchen Fabelwesen haben wir schon gehört.
Nachteile
- Ehrlich? Das funktioniert nicht. Es bedeutet, ein wichtiges Unternehmensvermögen in die Hände einer Gottheit Ihrer Wahl zu legen.
Branding-Richtlinie für E-Mail-Signaturen
Bei der Richtlinienmethode schreiben Sie auf, was Sie in Bezug auf E-Mail-Signaturen von Benutzern erwarten. Diese Option ist eine große Unbekannte. Es hängt alles davon ab, wie Sie die Richtlinie ausführen, ob sie alle erforderlichen Informationen enthält, wie sie geschrieben ist, welche E-Mail-Clients verwendet werden und so weiter. Es hängt auch stark davon ab, ob sich die Mitarbeiter um alles kümmern und ob sie die Fähigkeit haben, alles zu tun, was Sie ihnen sagen.
Vorteile
- Eine kostengünstige Lösung, insbesondere wenn Sie Zeit nicht als Kosten betrachten.
Nachteile
- Das Verfassen einer guten Richtlinie erfordert viel Arbeit.
- Die Umsetzung der Richtlinie erfordert sogar noch mehr Arbeit.
- Viele Variablen.
Manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen
Dieses Szenario ist interessant. Kurz gesagt bedeutet die manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen, dass Sie jemanden beauftragen, E-Mail-Signaturen für alle einzurichten. Der politisch korrekte Begriff ist Delegation. Früher, als die Leute glaubten, dass die IT nur im Keller sitzt und zusieht, wie die LEDs blinken, hielten Unternehmen es für eine großartige Idee, das IT-Team zu schicken, um E-Mail-Signaturen für alle einzurichten. Heutzutage kann ein Teil davon aus der Ferne erledigt werden, nachdem die IT-Abteilung und die Benutzer einen Termin für eine Besprechung vereinbart haben, oder indem in die Benutzerkonten eingebrochen wird.
Es ist ein bisschen so, als hätten Sie das Wort „Verwaltung“ gehört, aber nicht ganz verstanden, was es bedeutet.
Vorteile
- Diese Lösung ist „kostenlos“ und gibt der IT etwas zu tun.
- Sie können sich darauf verlassen, dass die IT alles richtig einrichtet.
- Wenn das Unternehmen keine neuen Mitarbeiter einstellt, die IT intensiv genug betet und das Marketing lange genug schläft, wird es funktionieren und die IT muss den Prozess nicht zu oft wiederholen.
Nachteile
- Diese Drucker werden sich wahrscheinlich selbst reparieren müssen.
- Nichts hindert Mitarbeiter daran, die Signatur zu entfernen oder zu ändern, sobald der IT-Mitarbeiter den Raum verlässt.
- Hohe IT-Fluktuationsrate.
„Ich schaffe das selbst“-Verwaltung
Es gibt einige DIY-Methoden, mit denen Sie E-Mail-Signaturen für alle verwalten können, ohne große Umstände wie bei der oben erwähnten manuellen E-Mail-Signaturverwaltung.
Beispielsweise gibt es Skripte, die E-Mail-Signaturen für alle Benutzer in einigen E-Mail-Clients einrichten. Oder es gibt Möglichkeiten, nach dem Versand einer E-Mail automatisch eine Signatur hinzuzufügen (z. B. Einrichten unternehmensweiter Signaturen in Microsoft 365). Diese Methoden stellen sicher, dass jede E-Mail mit der von Ihnen eingerichteten Signaturvorlage versehen wird. Sie sind jedoch nicht frei von Einschränkungen.
Vorteile
- Normalerweise funktionieren sie.
- Benötigen weniger Zeit für die Konfiguration.
Nachteile
- Jede Umgebung erfordert eine andere Methode.
- Für die Einrichtung und Wartung sind ein Experte und die Zusammenarbeit zwischen IT und Marketing erforderlich.
Echte Verwaltung von E-Mail-Signaturen
Schließlich gibt es Tools, mit denen Sie das Branding in E-Mail-Signaturen richtig verwalten können.
Mit Signaturmanagern können Sie in der Regel das Branding für die gesamte E-Mail-Kommunikation von einem Ort aus steuern. Der gängigste Ansatz funktioniert folgendermaßen:
- Die IT richtet den technischen Kram ein (Berechtigungen, Konnektoren, alle anderen technischen Dinge).
- Das Marketing-Team erstellt in wenigen Minuten ein charakteristisches Design – möglicherweise eines für das gesamte Unternehmen.
- Jeder erhält auf magische Weise eine E-Mail-Signatur mit seinen eigenen Kontaktdaten. Sie müssen nichts tun – alles geschieht automatisch und funktioniert mit allen E-Mail-Clients und Geräten.
Vorteile
- Zentrale Verwaltung des E-Mail-Signatur-Brandings – von einem Ort aus, für das gesamte Unternehmen.
- Einfaches E-Mail-Signatur-Marketing – bewerben Sie Ihre Angebote mit jeder gesendeten E-Mail.
- Zusätzliche Funktionen (je nach konkreter Lösung).
- Enorme Zeit- und Ressourceneinsparungen.
Nachteile
- Kosten (Denken Sie daran, die eingesparte Zeit und die gewonnenen Leads nicht zu berücksichtigen).
Die besten Tools für E-Mail-Signatur-Branding
Kostenloser E-Mail-Signaturgenerator
Eine der einfachsten Möglichkeiten, ein professionelles E-Mail-Signaturdesign für eine einzelne Person zu erstellen. Sie befolgen ein paar einfache Schritte, um Ihre eigene gebrandete E-Mail-Signatur zu erstellen und diese manuell in einem beliebigen E-Mail-Client anzuwenden. Dies erleichtert die Erstellung eines gut formatierten, professionellen HTML-E-Mail-Signaturdesigns.
Es ist kein Tool zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, aber es erleichtert erheblich das Branding von E-Mail-Signaturen.
CodeTwo Email Signatures 365
Eine perfekte Lösung für Organisationen, die Microsoft 365 verwenden. Nachfolgend ihre Vorteile:
- Nach der Ersteinrichtung ist die IT nicht mehr im Bild – das Marketing kann sich bei der Erstellung von E-Mail-Signaturdesigns austoben.
- Fügen Sie allen E-Mails automatisch Signaturen hinzu – unabhängig davon, mit welchem E-Mail-Client die Nachrichten versendet werden.
- Sorgen Sie für professionelles E-Mail-Signatur-Branding für jedes Team.
- Verlinken Sie in jeder externen E-Mail auf Ihre Social-Media-Profile oder Landingpages.
- Starten Sie E-Mail-Signatur-Marketingkampagnen in wenigen Minuten.
Sehen Sie sich das folgende Video an, um zu erfahren, warum es eine gute Idee ist, E-Mail-Signaturen mit CodeTwo zu verwalten.
Immer noch nicht überzeugt? 9 von 10 Vermarktern* garantieren, dass sich Kunden bei gutem Branding etwa folgendermaßen verhalten:
*Und einer dieser 10 Vermarkter wurde kürzlich entlassen.
Einrichten von konsistenten und gebrandeten Abwesenheitsantworten
Wenn wir an Abwesenheitsantworten (OOO/OOF) denken, nehmen wir sie oft als einfache Textnachrichten wahr. Möglicherweise aufgrund ihrer Funktionsweise in Outlook und anderen gängigen E-Mail-Clients. Abwesenheitsnotizen können jedoch viel mehr anbieten. Bei richtiger Konfiguration können sie sogar genauso gut aussehen wie normale E-Mails. Mit anderen Worten: Sie können sie nicht nur dazu nutzen, um andere über Ihre Abwesenheit zu informieren, sondern auch, um für Ihre Marke zu werben. Sehen wir uns an, wie Sie das alles erreichen können.
Konfiguration von Abwesenheitsnachrichten in Microsoft 365
In Microsoft 365 (Office 365) können Sie Abwesenheitsantworten an mehreren Stellen oder in mehreren Apps einrichten. Obwohl Ihre Abwesenheitsnachrichten problemlos zwischen diesen Einheiten synchronisiert werden können, bieten deren Editoren interessanterweise unterschiedliche Formatierungsoptionen. Deshalb überspringe ich die berühmte „Automatische Antworten“-Funktion in Outlook, die Bilder oder den Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams nicht unterstützt und Ihnen nur die Konfiguration von Abwesenheitsnachrichten im Nur-Text-Format ermöglicht.
Wenn Sie nach weiteren Details zum Einrichten von Abwesenheitsnotizen in Microsoft 365 suchen, schauen Sie sich diesen Artikel an.
Automatische Antworten in Outlook im Web (OWA)
Der Editor für Abwesenheitsantworten in der Webversion von Outlook bietet die größte Auswahl an Formatierungsoptionen in Microsoft 365. Neben der Gestaltung Ihrer Schriftart können Sie auch Links und verlinkte (Online-)Bilder hinzufügen, indem Sie diese per Drag-and-drop in das Editor-Fenster ziehen.
Wenn Sie Ihre gebrandete Abwesenheitsantwort von Grund auf neu entwerfen, haben Sie zwar mehr Kontrolle, es ist jedoch wahrscheinlich besser, Ihren individuellen Text mit einem attraktiven, vorgefertigten Design zu kombinieren, das in einem Tool wie unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellt wurde. Und so geht es:
- Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Geschäftskonto bei Outlook im Web (OWA) an.
- Greifen Sie auf die Einstellungen für automatische Antworten zu, indem Sie auf das Zahnrad in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken und zu Mail > Automatic replies (Automatische Antworten) gehen.
- Schalten Sie die automatischen Antworten mit der Umschalttaste ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Send replies outside your organization (Automatische Antwortnachrichten an Absender außerhalb der Organisation senden).
- Geben Sie Ihre individuelle Nachricht ein – Sie können dieselbe Nachricht für Abwesenheitsnachrichten verwenden, die innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden.
- Navigieren Sie jetzt zu unserem E-Mail-Signaturgenerator.
- Stellen Sie Ihre E-Mail-Plattform auf Outlook 365 ein (Schritt 1) und wählen Sie eine Signaturvorlage aus (Schritt 2).
- Bearbeiten Sie Ihre Angaben in den Abschnitten Personal Data (Persönliche Daten) und Company Data (Unternehmensdaten) – das Design der Signatur ändert sich in Echtzeit.
- Im Abschnitt Graphics (Grafiken) können Sie das Standardlogo und andere Bilder ändern, indem Sie deren URLs einfügen. Mehr darüber erfahren Sie in diesem Artikel.
- Konfigurieren Sie die Einstellungen in anderen Abschnitten – wenn Sie Hilfe benötigen, schauen Sie im Benutzerhandbuch des Generators nach.
- Klicken Sie abschließend unten auf Apply your signature (Signatur anwenden) und dann auf Copy (Kopieren), um den Inhalt der gebrandeten Signatur für Ihre Abwesenheitsantwort zu erhalten.
- Gehen Sie als Nächstes zurück zu den Einstellungen für automatische Antworten in Outlook im Web (OWA) und fügen Sie Ihre gebrandete Signatur unter dem Text Ihrer individuellen Abwesenheitsnachricht ein. Es ist eine gute Idee, die Signatur nur in automatischen Antworten zu verwenden, die außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden.
- Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf Save (Speichern) klicken. Am besten geben Sie den Zeitraum für das Senden von Abwesenheitsantworten an.
Um die Konsistenz zu gewährleisten, können Sie die oben genannten Anweisungen an Ihre Mitarbeiter/Kollegen weitergeben. Da Ihre Kollegen den Inhalt ihrer Abwesenheitsantworten frei bearbeiten können, gibt es leider keine hundertprozentige Garantie dafür, dass Ihr Logo, Ihre Firmenfarben usw. Ihren Kunden und Partnern auf die gleiche Weise oder gar überhaupt präsentiert werden.
Automatische Antworten im Exchange Admin Center (nur für Administratoren)
Diese Methode ist interessant, da sie es einer Person (z. B. einem IT-Administrator) ermöglicht, Abwesenheitsantworten für alle Benutzer zentral zu verwalten und dabei die erweiterte HTML-Formatierung zu verwenden. Auf den Editor für Abwesenheitsantworten im Exchange Admin Center können Sie zugreifen, indem Sie zu Recipients (Empfänger) > Mailboxes (Postfächer) > Benutzer (für den Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten möchten) > Others (die Andere-Registerkarte) > Manage automatic replies (Automatische Antworten verwalten) gehen.
Im Wesentlichen können Sie den Anweisungen aus dem vorherigen Abschnitt folgen, wobei Sie bedenken sollten, dass Microsoft 365 als E-Mail-Plattform zu wählen ist (Schritt 6).
Obwohl diese Methode auf den ersten Blick gut aussieht, wirft sie in der Praxis eine Reihe von Problemen auf:
- Eine Menge zusätzlicher Arbeit für eine Person, die täglich die Abwesenheitsnachrichten verwaltet.
- Keine Unterstützung für Platzhalter (auch bekannt als AAD-Attribute) in Microsoft 365 – alle persönlichen Daten müssen für jeden Benutzer manuell eingegeben werden.
- Wenn Sie Abwesenheitsantworten formatieren möchten, sind HTML- und CSS-Kenntnisse erforderlich.
- Häufige Probleme bei der Formatierung auf verschiedenen E-Mail-Clients – es kann passieren, dass Sie eine Abwesenheitsnotiz erhalten, die dem nachfolgenden Beispiel ähnelt.
CodeTwo Autoresponder für Microsoft 365
Wie Sie sehen, gibt es in Microsoft 365 keine perfekte Lösung, mit der Sie im Hinblick auf Konsistenz und Branding schöne Abwesenheitsnachrichten einrichten können. Wenn die nativen Mittel versagen, ist es die beste Idee, auf Tools von Drittanbietern zurückzugreifen, die speziell für die Verarbeitung professioneller Abwesenheitsnachrichten entwickelt wurden. Sie können beispielsweise CodeTwo Autoresponder (integraler Bestandteil von CodeTwo Email Signatures 365) ausprobieren, welcher eine einfache Möglichkeit bietet:
- Abwesenheitsnachrichten zentral für einen einzelnen Benutzer, eine Gruppe von Benutzern oder die gesamte Organisation einzurichten,
- sie visuell oder mit HTML frei zu gestalten, um unabhängig von Ihrem Anwendungsfall hundertprozentige Individualisierung und Branding zu gewährleisten,
- konsistente und manipulationssichere Abwesenheitsantworten zu genießen, bei denen Sie für das gesamte Design verantwortlich sind, oder Ihre Benutzer Abwesenheitsantworten selbst aktivieren zu lassen und nur grundlegende Informationen wie Abwesenheitszeitraum, Name des Stellvertreters usw. einzugeben,
- zahlreiche Bedingungen und Ausnahmen zu nutzen, um je nach Absender, Empfänger, Domäne, Zeitraum usw. unterschiedliche Abwesenheitsnotizen zu versenden,
- den Scheduler zu verwenden, um das Senden von Abwesenheitsnotizen automatisch zu starten und zu stoppen,
- und mehr.
Autoresponder ist eine kostenlose Erweiterung von CodeTwo Email Signatures 365, der weltweit führenden Cloud-Software zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, Haftungsausschlüssen und E-Mail-Marketingkampagnen für Microsoft 365 (Office 365), der über 110 000 Unternehmen weltweit vertrauen.
Um CodeTwo Email Signatures 365 (und CodeTwo Autoresponder) ohne Einschränkungen zu testen, starten Sie eine kostenlose 14-tägige Trial-Version (keine Kreditkarte erforderlich) mit 100% kostenlosem Kundensupport zur Beantwortung jeglicher Fragen, die Sie möglicherweise haben werden.
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Die häufigsten Fehler bei E-Mail-Signaturen
Probleme mit E-Mail-Signaturen in Microsoft 365
Hier ist eine Liste der häufigsten Signaturprobleme in Microsoft 365 und wie Sie sie beheben können.
So erstellen Sie eine unternehmensweite E-Mail-Signatur im neuen Exchange Admin Center
Alles, was Sie brauchen, um eine globale Signatur in Microsoft 365 korrekt einzurichten – kompakt erklärt.
E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke
Wir haben gesehen, wie sich professionelle, mit der visuellen Identität kompatible E-Mail-Signaturen von einem neuen Trend zu Marketing- und Branding-Grundlagen entwickelt haben. Heute halten nur noch die konservativsten Unternehmen an den alten Methoden fest und bestehen darauf, nur den Vor- und Nachnamen in ihre E-Mail-Signaturen aufzunehmen. Die meisten Unternehmen haben das Potenzial von E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke erkannt. Ich zeige Ihnen, wie Sie dieses Potenzial am besten ausschöpfen.
Der Preis für unprofessionelle E-Mail-Signaturen
E-Mail-Signaturen sind zu mehr als nur einem normalen, winzigen Detail der Corporate Identity geworden. Sie sind in jeder einzelnen E-Mail enthalten, die von jedem Mitarbeiter gesendet wird. Es spielt keine Rolle, ob Sie in einem Technologieunternehmen angestellt sind oder nicht – solange Sie E-Mails versenden, werden Menschen Sie danach beurteilen, wie die E-Mail-Signaturen Ihres Unternehmens aussehen. Es zeigt, wie viel Aufmerksamkeit das Unternehmen der Kommunikation mit potenziellen Kunden und Partnern widmet.
Mit anderen Worten, wenn Ihre E-Mail-Signatur beispielsweise Folgendes enthält:
- defekte Links,
- Social-Media-Buttons, die auf tote Profile oder Plattformen (wie z. B. G+) verlinken,
- veraltete Kontaktdaten,
- defekte Bilder,
- Filmzitate,
- nur Ihren Namen,
- defektes Layout,
gehen Empfänger automatisch davon aus, dass dieser Aspekt außerhalb der Kontrolle Ihres Unternehmens liegt. Und es ist ganz natürlich, mit Annahmen einen Schritt weiter zu gehen und zu denken, dass dies möglicherweise nicht das Einzige ist, was sich der Kontrolle entzieht. Sie verlieren Vertrauen und wertvolle Marketingmöglichkeiten. Aber konzentrieren wir uns nicht darauf, was Sie verlieren können – sehen Sie, was Sie gewinnen können.
Vorteile professioneller E-Mail-Signaturen
Lassen Sie uns für diejenigen, die nicht überzeugt sind, sehen, welche Art von Informationen Sie möglicherweise offenlegen, wenn Sie eine E-Mail mit Ihrer optimierten Signatur senden.
- Grundlegende Kontaktdaten wie Name, Stellenbezeichnung, Niederlassung, Unternehmen, Telefonnummer, E-Mail, Standort usw.,
- Ihr professionelles Foto,
- Logo Ihres Unternehmens,
- Links zu Websites, Blogs, Profilen usw.,
- Social-Media-Buttons.
Die oben genannten Optionen stehen dafür, wer Sie sind, für wen Sie arbeiten und was Sie tun. Aber das ist noch lange nicht alles, was Sie mit E-Mail-Signaturen tun können. Sie können auch Folgendes einbeziehen:
- Banner und Logos für Ihre Marketingkampagnen,
- Werbung für wichtige Produkte und Dienstleistungen,
- Informationen über kommende Veranstaltungen,
- Social-Media-Inhalte,
- Informationen zu Geschäftspartnern und Projekten,
- Logos erworbener Zertifikate und Auszeichnungen, kommerzielle Videos,
- andere wichtige Informationen über Ihr Unternehmen,
- Umfragen zur Kundenzufriedenheit,
- Links für schnelle Besprechungen und Terminplanung.
Das gleichzeitige Hinzufügen all dieser Elemente zu einer Signatur ist zwar nicht die beste Idee, aber die obige Liste sollte Ihnen eine Vorstellung davon geben, wie viel Sie mit jeder E-Mail machen können, die von Ihren Mitarbeitern gesendet wird. Die Elemente, die Sie der Signatur hinzufügen, sollten zu dem passen, worauf Sie sich konzentrieren möchten und wer der endgültige Empfänger Ihrer Nachricht ist. Denken Sie daran, dass ein potenzieller Kunde die Signatur als eine Gelegenheit nutzen wird, um einen Einblick in Sie (als Unternehmen) zu erhalten. Dies könnte ein Punkt sein, an dem sie sich für weitere Interaktionen entscheiden oder sich von ihnen zurückziehen.
Stärken Sie die visuelle Identität Ihres Unternehmens
Im Allgemeinen bildet die visuelle Identität eine Basis, auf der Sie Ihr Markenvertrauen aufbauen. Es ist die Botschaft, die Sie an alle senden möchten, die mit Ihrem Unternehmen interagieren. Wenn Sie Ihr Branding stärken möchten, muss die Signatur dieselbe Botschaft vermitteln und Ihrer Unternehmensidentität entsprechen.
Marketingstrategien
Vermarkter sind an einem Punkt angelangt, an dem eine effektive Markenwerbung schwieriger als je zuvor ist. In der Regel ignoriert Ihre Zielgruppe Werbeanzeigen, nutzt Werbeblocker oder die Kampagne erreicht sie einfach nicht. Und großartige Werbeangebote haben keinen Sinn, wenn niemand davon weiß. Glücklicherweise können Sie diese Einschränkungen mit E-Mail-Signatur-Marketing umgehen. Die meisten Ihrer Empfänger sind keine zufälligen Personen – Sie wissen, welche Kampagnen für sie von Interesse sein können. Und wenn Sie die E-Mail-Signatur richtig einrichten, werden Marketingbanner immer auffallen.
Was die spezifischen Elemente betrifft, hängt Ihre Wahl davon ab, was Sie erreichen möchten. Social-Media-Links, Artikellinks oder Feeds können Ihrem Publikum zeigen, dass Sie regelmäßig wertvolle Inhalte bereitstellen (hoffentlich machen Sie das!). Diese weniger direkte Art, Ihre Dienstleistungen oder Produkte zu bewerben, ist in der Regel effektiv, da die Empfänger nicht das Gefühl haben, dass sie gezwungen sind, auf Ihre Links zu klicken.
Wo soll man mit dem Branding in E-Mail-Signaturen anfangen?
Jede Reise beginnt mit einem ersten Schritt. Im Fall von E-Mail-Signatur-Marketing müssen Sie zuerst die Signatur entwerfen. Es gibt einige Schwierigkeiten, denen Sie an dieser Stelle begegnen könnten.
Nachdem Sie den ersten Teil gelesen haben, haben Sie wahrscheinlich einige Ideen, was Sie in Ihre brandingfreundliche und visuell optimierte E-Mail-Signatur aufnehmen könnten. Sie haben sich um die visuelle Identität gekümmert und alle benötigten Bilder sind schon vorhanden uns einsatzbereit. Jetzt kommt das spezifische Layout der Signatur – wie ordnet man all diese Daten an, damit es gut aussieht? Und dann müssen Sie diese Signatur in HTML konvertieren, um sicherzustellen, dass sie in verschiedenen E-Mail-Clients korrekt angezeigt wird.
Für die meisten Menschen ist das ein bisschen zu viel. Aus diesem Grund haben wir Ihnen einen völlig kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator zur Verfügung gestellt. Damit können Sie ganz einfach professionelle HTML-E-Mail-Signaturen erstellen, selbst wenn Sie nicht wissen, was HTML-Code ist. Und wenn Sie nur etwas Inspiration brauchen, können Sie in unserer Galerie der Signaturvorlagen vorgefertigte Vorlagen herunterladen und sie nach Belieben umgestalten.
Nachdem Sie fertig sind, erhalten Sie eine gut gestaltete E-Mail-Signaturvorlage, die mit Ihrem Branding übereinstimmt. Die Sache mit der visuellen Identität und dem Branding ist, dass sie nicht nur für einen einzelnen Mitarbeiter gelten – damit die guten Veränderungen tatsächlich wirken, müssen sie unternehmensweit eingeführt werden. Das Letzte ist also, eine personalisierte Version dieser E-Mail-Signatur für jeden im Unternehmen zu erhalten.
Wie werden E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen eingerichtet?
Beim Einrichten von Signaturen für das ganze Unternehmen stehen Sie möglicherweise vor einigen Herausforderungen, die im folgenden Video dargestellt werden:
Jetzt können Sie sehen, dass es nicht so einfach ist, wie es sich anhört. Wenn Sie also E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter verwalten müssen, benötigen Sie möglicherweise ein spezielles Tool. So könnten Sie zum Beispiel:
- einheitliches unternehmensweites Branding gewährleisten, ohne Interaktion des Endbenutzers,
- E-Mail-Signaturen für alle E-Mail-Clients und Mobilgeräte mit wenigen Klicks bereitstellen (keine HTML-Kenntnisse erforderlich),
- dank eingebetteter Bilder sicherstellen, dass Ihre Branding- und Marketinginhalte immer durchkommen,
- Signaturregeln anpassen, sodass verschiedene Abteilungen unterschiedliche Signaturelemente haben können (unter Einhaltung Ihrer Richtlinien zur visuellen Identität),
- sofortige Aktualisierungen aller E-Mail-Signaturen auf einmal vornehmen.
Es könnte der richtige Zeitpunkt sein, Ihr E-Mail-Signatur-Branding mit preisgekrönten Lösungen auf ein höheres Level zu bringen.
Weitere Artikel:
Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook im Web (Office 365 und Exchange 2016/2019
Damals, als Exchange 2016 veröffentlicht wurde, wurde OWA durch ein brandneues, frisches Outlook im Web, bekannt aus Office 365 (oder Microsoft 365, da sich dieser Name zwischenzeitlich auch geändert hat), ersetzt. Seitdem hat Outlook im Web einige visuelle Upgrades durchlaufen, aber es gab (noch) keine weitere Namensänderung. Interessant ist, dass diese Outlook-Versionen trotz des gleichen Namens, der sowohl für lokale (Exchange 2016 und Exchange 2019) als auch für Cloud-Umgebungen verwendet wird, etwas anders sind. Und obwohl sich beide Clients hinsichtlich der Signaturerstellung ähneln, gibt es auch einige Unterschiede. Einer davon betrifft den Pfad zum Editor für E-Mail-Signaturen.
- Einrichten der E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Office 365 / Microsoft 365)
- Einrichten der E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Exchange 2016 und Exchange 2019)
Einrichten der E-Mail-Signatur im cloudbasierten Outlook im Web
Das Layout des Signatureditors im standardmäßigen E-Mail-Client von Office 365 ist anders, obwohl seine Funktionen im Wesentlichen dieselben sind wie in der On-Prem-Version des Clients. Zwei zusätzliche Buttons sind vorhanden: format painter und quote.
- Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an und gehen Sie auf Outlook oder verwenden Sie den direkten Link.
- Wechseln Sie als Nächstes zu Settings (klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke) und klicken Sie auf View all Outlook settings unten im Pop-up-Fenster.
- Gehen Sie auf Mail > Compose and reply. Hier können Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen oder bearbeiten und dabei bestimmen, ob sie automatisch in Ihren neuen Nachrichten bzw. Antworten/Weiterleitungen erscheinen soll. Wenn Sie beide Dropdown-Menüs mit ihren Standardwerten belassen (No signature), müssen Sie die Signatur später beim E-Mail-Schreiben manuell einfügen. Das Settings-Fenster sollte auch über diesen Link abrufbar sein.
- Sie müssen Ihre Signatur nicht von Grund auf neu erstellen. Wenn Sie den kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator verwenden, erstellen Sie im Augenblick eine richtig formatierte E-Mail-Signatur, die Sie später in den Signatureditor von Outlook im Web einfügen können.
- Nachdem Sie die Signatur eingerichtet haben, klicken Sie auf Save. Die Signatureinstellungen sollten sofort angewendet werden. Im Gegensatz zur On-Prem-Version ist es möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu verwenden – ähnlich wie beim Outlook-Desktop-Client. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche New signature, nachdem Sie Ihre erste Signatur gespeichert haben, um eine weitere zu erstellen.
Einrichten der E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Exchange 2016 oder Exchange 2019)
Outlook im Web sieht hier etwas anders aus als sein Gegenstück in Microsoft 365. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie zu den Einstellungen für E-Mail-Signaturen in Ihrem Outlook im Web gelangen und wie Sie dort eine E-Mail-Signatur hinzufügen oder bearbeiten.
- Loggen Sie sich bei Ihrem Outlook im Web-Konto ein und gehen Sie auf die Mail-App.
- Gehen Sie in Outlook im Web auf Settings (Zahnradsymbol oben rechts) und klicken Sie auf Options.
- Gehen Sie im linken Bereich auf Mail > Layout und wählen Sie Email signature.
- Damit die Signatur in jeder neuen E-Mail-Nachricht erscheint, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatically include my signature on new messages I compose. Auch für Antworten und Weiterleitungen steht eine entsprechende Option zur Verfügung. Richten Sie Ihre E-Mail-Signatur mit den integrierten Formatierungstools ein. Sie können Ihre Signatur auch mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellen und sie dann in den Editor von Outlook im Web einfügen.
- Wenn Ihre Signatur fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Save, damit die Änderungen wirksam werden.
- In Ihrem Outlook im Web können Sie überprüfen, ob die Einstellungen korrekt übernommen wurden. Wenn Sie festgelegt haben, dass Ihre Signatur automatisch hinzugefügt wird, sollte sie beim Erstellen einer neuen Nachricht am Ende Ihrer E-Mail angewendet werden.
Und das ist alles! Jetzt müssen Sie nicht mehr bei jeder neuen E-Mail Ihre Zeit für eine Signatur verbraten. Ihre Signatur ist schon da.
Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur ändern möchten, wiederholen Sie einfach die obigen Schritte.
Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung
Während die obige Methode eine schnelle und einfache Möglichkeit zum Festlegen von E-Mail-Signaturen in OWA darstellt, weist sie auch einige Nachteile auf (mehr zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel). Möchten Sie sicherstellen, dass jede E-Mail gut gebrandet ist und alle nötigen Details enthält? Dann ist die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung die Lösung für Sie. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie dies mit nativen Tools schaffen:
- Einrichten von E-Mail-Disclaimern auf Exchange Server
- Unternehmensweite automatische E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365
Einschränkungen der nativen Lösung für E-Mail-Signaturen
Mithilfe der nativen Methoden zur zentralen E-Mail-Signaturverwaltung erstellen Sie einheitliche E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation. Leider ist dieser Ansatz immer noch nicht perfekt, da ihm einige wichtige Funktionen fehlen. Um nur einige zu nennen:
- Signaturen direkt unter der letzten Antwort oder Weiterleitung,
- Eingebettete Bilder in E-Mail-Signaturen (die nicht als Anhänge angezeigt werden),
- E-Mail-Signaturen angezeigt in Gesendeten Elementen,
- Individuelle Benutzerbilder,
- Ausblenden leerer Zeilen in Signaturen (z. B. wenn ein Benutzerattribut fehlt).
Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die all diese Funktionen bietet, brauchen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Email Signatures 365 (für Office 365) oder CodeTwo Email Signatures On-prem (für Exchange Server).
Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365
Die Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen ist eine Aufgabe, die nicht unterschätzt werden sollte. Durchdachte Vorlagendesigns in Kombination mit der Personalisierung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen für Benutzer können ein erheblicher PR-Booster sein. Office 365 mit Exchange Online ermöglicht es Benutzern, Haftungsausschlüsse und Signaturen zu erstellen, die auf E-Mails angewendet werden können. Dies kann mit Nachrichtenflussregeln erfolgen. Obwohl in der Cloud wertvolle Funktionen verfügbar sind, gibt es einige Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365:
- Kein HTML-Editor. Obwohl dies für HTML- und CSS-Meister kein Hindernis darstellt, kann nicht jeder das volle HTML-Potenzial durch einfaches Eintippen von Code freisetzen. Vorgefertigte Vorlagen können im Internet gefunden und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden, helfen jedoch nicht viel bei der Erstellung echter einzigartiger Projekte.
- Keine automatischen Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen. Diejenigen, die sich in ihrer Arbeit mit Branding befassen, wissen, dass das Einfügen von Fotos in E-Mail-Signaturen eine sehr gute Praxis ist. Es sieht nicht nur professionell aus, sondern bietet den Empfängern auch ein besseres, persönlicheres Erlebnis. Menschen erinnern sich gut an Gesichter und neigen dazu, sich mit Menschen zu verbinden, deren Gesichter sie kennen. Leider bietet Office 365 keine Möglichkeit, solche Fotos automatisch in E-Mail-Signaturen aufzunehmen.
- Delegation von Signaturverwaltungsrechten nicht möglich. Administratoren müssen vielseitig sein, jedoch die Gestaltung grafisch ansprechender Signaturen mit hohem Werbewert ist eher die Aufgabe einer Marketingabteilung. Leider gibt es keine Möglichkeit, nur die Signaturverwaltung an sie zu delegieren – sie müssten Zugriff auf die Nachrichtenflussregeln erhalten, was unnötige Risiken erzeugt.
- Signaturen können nicht direkt unter Antworten/Weiterleitungen platziert werden. Die Verwaltungstools von Office 365 ermöglichen Ihnen das Senden von Signaturen. Jede Nachricht wird jedoch auf die gleiche Weise behandelt und dieselbe oder eine andere Signatur wird unter- oder oberhalb der gesamten Nachricht hinzugefügt. Effekt? Entweder nur eine Signatur oder eine mit jeder Nachricht wachsende Signaturstapel ganz unten in der Konversation.
- Keine Möglichkeit, das Blockieren von Bildern zu verhindern.
Da E-Mail-Signaturen in Office 365 auf HTML-Code in Haftungsausschlüssen basieren, ist es möglich, Bilder in Signaturen zu verwenden. Es gibt jedoch ein kleines Problem. Diese Bilder werden von den meisten E-Mail-Clients automatisch blockiert. Anstelle von schönen Logos und Grafiken sieht der Empfänger als erstes rote Kreuze. Dies hält verständlicherweise manche Leute davon ab, sich den Inhalt überhaupt anzusehen. - Seitenbanner können nicht an Nachrichten angehängt werden. Office 365 hat es ermöglicht, Signaturen als Kopfzeilen hinzuzufügen, wodurch schöne vollständige Nachrichten mit Bannern erstellt werden können. Nur ein Schritt weiter – die Möglichkeit zum Hinzufügen von Seitenbannern – würde Designern die volle Kontrolle über E-Mails geben.
- Signaturen sind in Gesendeten Elementen nicht sichtbar. Es gibt keine Möglichkeit sicherzustellen, dass gesendete E-Mails die gewünschte Signatur und den für jede Nachricht erforderlichen Haftungsausschluss enthalten. Wenn es einen Fehler in der Nachrichtenflussregel gibt oder etwas anderes schief geht, werden Sie es wahrscheinlich nicht einmal bemerken. Es sei denn natürlich, Sie schicken E-Mails an Ihre Kunden mit der Frage: “Entschuldigung, können Sie mir sagen, ob der Haftungsausschluss und die Signatur in meiner letzten E-Mail gut aussahen?”
- Keine Möglichkeit, Signalphrasen neben leeren Active Directory-Feldern zu entfernen.
Die Verwaltung der gesamten Organisation ist etwas kompliziert. Manche Nutzer haben Handys, andere sind nur per E-Mail erreichbar. Es ist schade, aber Exchange Online kann nicht prüfen, ob ein AD-Feld leer ist oder nicht. Sie müssen sich also entscheiden, ob Sie unprofessionell aussehende Signaturen mit leeren Feldern verwenden oder die Benutzerdaten auf ein Minimum beschränken werden, um sicherzustellen, dass keine schwarzen Löcher entstehen. Oder Sie könnten für jeden Benutzer eine separate Vorlage entwerfen, was irgendwie mit der Idee der zentralen Verwaltung oder der Vereinfachung der Dinge argumentiert. - Keine Auswahl von Active Directory-Attributen möglich. Alle AD-Variablen müssen manuell eingefügt werden, wobei der Name des ausgewählten Feldes in “%%”-Symbole eingeschlossen sein muss, wie folgt: %%FirstName%%. Daher ist es notwendig, die Namen der AD-Variablen zu kennen und sie korrekt einzufügen. Es ist zwar keine große Sache, aber es ist ein weiterer Punkt, an dem etwas schief gehen kann.
- Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar. Es ist nicht möglich, das E-Mail-Format Ihrer Wahl zu erzwingen. Was bedeutet das auf Deutsch? Viele mobile Geräte senden E-Mails im Nur-Text-Format, wodurch sie mit einer im HTML-Format entworfenen Signatur nicht kompatibel sind. Es ist eine Schande, da der Zugriff auf E-Mail-Konten über mobile Geräte so beliebt ist.
- Fehlende Unterstützung für die Mehrinstanzenfähigkeit. Funktioniert ein Unternehmen auf zwei oder mehr unterschiedlichen Tenants, muss jede Regel manuell repliziert werden. Dies ist eine weitere Möglichkeit, die Dinge zeitaufwändiger und komplizierter zu machen, auch wenn es nicht jeden Administrator betrifft.
- Zeichenbeschränkung. Der Haftungsausschluss, den Sie über eine Nachrichtenflussregel einrichten, ist auf 5120 Zeichen beschränkt. Obwohl es für jede E-Mail-Signatur oder jeden Haftungsausschluss mehr als genug erscheinen mag, ist es möglicherweise nicht der Fall. Schicke HTML-E-Mail-Signaturen erfordern zusätzliches Styling, insbesondere wenn sie in Outlook korrekt angezeigt werden sollen. Fügen Sie die Einschränkung für nur Online-Bilder und lange direkte Links zu Bannern hinzu, und es könnte sich herausstellen, dass Sie nicht in der Lage sind, gut formatierte E-Mail-Signaturen für Ihr Unternehmen hinzuzufügen.
Wie Sie sehen können, weist Office 365 in seiner ganzen Pracht immer noch Einschränkungen in Bezug auf E-Mail-Signaturen auf. Einige davon halten Sie möglicherweise für unwichtig, während sich andere auf lange Sicht als inakzeptabel erweisen können.
Wie geht man mit diesen Einschränkungen um?
Tatsächlich ist die Überwindung all dieser Einschränkungen einfacher als erwartet. Obwohl sie nicht nativ behoben werden können, gibt es Tools von Drittanbietern, die zur Rettung kommen:
CodeTwo Email Signatures 365 ist eine einfache und leicht zu handhabende Software. Fügen Sie eine intuitive Benutzeroberfläche, eine Vielzahl gebrauchsfertiger Vorlagen und viele andere Funktionen hinzu, um ein leistungsstarkes Tool für die zentrale Signaturverwaltung zu erhalten.
