Es gibt Situationen in Office 365, in denen Ihre E-Mail-Signaturen aufhören zu funktionieren. Hier ist eine Schnellzugriffsliste der häufigsten Probleme bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen samt deren Lösungen:
- Fehlerhafte Formatierung der E-Mail-Signatur
- Eine neue E-Mail-Signatur kann nicht eingerichtet werden oder es fehlen Signaturen
- Doppelte E-Mail-Signaturen in Office 365
- Office 365-Signaturen können nicht bearbeitet werden
- Keine Bilder in der Office 365-E-Mail-Signatur
- Doppelter Abstand im E-Mail-Signaturblock
- Office 365-E-Mail-Signatur ist ausgegraut
- E-Mail-Signaturen werden nicht direkt unter Antworten oder Weiterleitungen angezeigt
- Office 365-E-Mail-Signaturen werden nicht in den Gesendeten Elementen angezeigt
Fehlerhafte Formatierung der E-Mail-Signatur
Obwohl das Problem nicht auf Office 365 beschränkt ist, kommt es auf dieser Plattform häufig vor.
Sie erstellen eine schöne E-Mail-Signatur in Outlook und nachdem Sie eine E-Mail mit der Signatur gesendet haben, sieht diese nicht korrekt aus. Das Layout ist anders, Zeilenumbrüche erscheinen aus dem Nichts, Schriftarten sehen nicht so aus, wie Sie sie eingerichtet haben usw. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann liegt ein HTML-Problem vor. Der häufigste Grund dafür ist die Erstellung Ihrer E-Mail-Signatur in Microsoft Word. Während sie in Word und in Ihren Signatureinstellungen gut aussieht, enthält sie viele versteckte Formatierungsinformationen, die das Layout normalerweise direkt nach dem Senden einer E-Mail zerstören.
Die Lösung besteht darin, Ihre E-Mail-Signatur mit dem richtigen HTML-Code zu erstellen. Wenn Sie ein HTML-Experte sind, können Sie diese Profi-Tipps nutzen, um eine korrekt formatierte Signatur zu erstellen. Wenn Sie, wie die meisten Menschen, nur eine entfernte Ahnung davon haben, was HTML ist, können Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden. Auf diese Weise kann jeder eine gut aussehende Signatur einrichten, die nicht kaputt geht, sobald Sie Ihre E-Mail versenden.
E-Mail-Signaturen fehlen
Sie haben 30 verschiedene E-Mail-Signaturdesigns eingerichtet und plötzlich sind sie alle weg? Oder haben Sie auf Ihren Geräten unterschiedliche E-Mail-Signaturen eingerichtet, die nun alle gleich aussehen?
Der wahrscheinlichste Grund für dieses Phänomen ist die von Microsoft eingeführte Funktion namens „Roaming-Signatures“ (oder „Signatur-Cloud-Einstellungen“). Mit der Implementierung änderte sich der Speicherort der Outlook-E-Mail-Signaturen von Ihrem lokalen Windows-Ordner zu den Postfacheinstellungen in der Cloud. Die Funktion soll Ihnen das Leben erleichtern – Sie müssen nicht mehr E-Mail-Signaturen in jedem von Ihnen verwendeten Outlook separat einrichten. Der Haken dabei ist, dass dadurch möglicherweise versehentlich die zuvor eingerichteten Signaturen überschrieben werden.
Um das Problem zu beheben, können Sie die Roaming-Signaturen deaktivieren, wodurch Ihre fehlenden Signaturen automatisch wiederhergestellt werden. Alternativ können Sie auch versuchen, Ihre fehlenden Signaturen wieder zu erstellen, indem Sie zum lokalen Outlook-Signaturspeicher gehen und den Inhalt von HTML- oder RTF-Signaturdateien kopieren. Erfahren Sie mehr
Doppelte E-Mail-Signaturen in Office 365
Das Problem der doppelten E-Mail-Signaturen hat viele schockiert und sollte nicht sonderlich überraschen, da es auf den ersten Blick keinen Sinn ergibt. Die Situation stellt sich folgendermaßen dar:
Sie versenden eine E-Mail mit Ihrer Signatur. Alles scheint in Ordnung zu sein, bis Sie eine Antwort erhalten, in der sich unter Ihrer Nachricht zwei E-Mail-Signaturen befinden. Eine der Signaturen kennen Sie. Die andere enthält Ihre persönlichen Daten, sieht aber völlig anders aus. Darüber hinaus gibt es beim Überprüfen Ihres Ordners „Gesendete Elemente“ nur eine E-Mail-Signatur.
Es mag überraschen, aber das Problem kommt recht häufig vor und ist kein Scherz. Die zweite Signatur wird üblicherweise von Ihrer Organisation hinzugefügt, nachdem eine E-Mail gesendet wurde. Die meisten bekannten Marken verfügen über eingerichtete Richtlinien, die steuern, wie die Marke über verschiedene Kanäle hinweg (einschließlich E-Mails) präsentiert wird. Sie verwenden „E-Mail-Flussregeln“ oder spezielle Tools, um nach dem Senden einer E-Mail eine bestimmte Signatur hinzuzufügen, sodass diese nicht von Endbenutzern geändert werden kann. Nebenwirkungen? Doppelte Signaturen, falls Endbenutzer sich eines solchen Mechanismus nicht bewusst sind.
Das Problem liegt wahrscheinlich nicht bei Ihnen – Ihre Organisation sollte die Verwendung solcher Methoden immer klar kommunizieren oder Brand Management Tools verwenden, die es den Benutzern ermöglichen, die von der Organisation hinzugefügten Signaturen zu sehen.
Office 365-Signaturen können nicht bearbeitet werden
Manchmal kann es bei der Verwendung von Office 365 Outlook im Web (OWA) zu Problemen kommen, wenn Sie versuchen, eine E-Mail-Signatur für Ihr Konto festzulegen. Wenn Sie die E-Mail-Einstellungen durchgehen, fehlt möglicherweise im Menü Layout die Schaltfläche E-Mail-Signatur. Dadurch ist es für Benutzer unmöglich, Änderungen an ihren Office 365-E-Mail-Signaturen vorzunehmen. Die wahrscheinlichste Ursache ist die Blockierung dieser Funktion durch eine OWA-Richtlinie. So beheben Sie das Problem:
- Greifen Sie auf Ihr Exchange Admin Center zu und gehen Sie zum Abschnitt permissions (Berechtigungen).
- Wählen Sie anschließend im oberen Menü den Tab Outlook Web App policies (Outlook Web App-Richtlinien) aus. Wählen Sie die gültige Richtlinie aus (in diesem Beispiel OwaMailboxPolicy) und bearbeiten Sie sie.
- Klicken Sie im Tab features (Funktionen) unten im Fenster auf More options (Weitere Optionen).
- Aktivieren Sie im Abschnitt User experience (Benutzerfreundlichkeit) das Kontrollkästchen Email signature.
Hinweis:
- Diese Funktion kann umgekehrt verwendet werden, wenn eine E-Mail-Signatur / ein Haftungsausschluss über E-Mail-Flussregeln oder über ein Tool eines Drittanbieters hinzugefügt wurde und Sie die von Benutzern erstellten Signaturen blockieren möchten.
- Wenn vor dem Blockieren dieser Funktion eine E-Mail-Signatur hinzugefügt wurde, werden Benutzer sie weiterhin verwenden können. Sie kann sogar automatisch hinzugefügt werden, wenn eine solche Option ausgewählt wurde.
- OWA-Richtlinien werden erwartungsgemäß nicht auf Benutzer angewendet, die auf ihre Postfächer über Outlook zugreifen.
Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie eine Office 365-E-Mail-Signatur einrichten, kann dieser Artikel hilfreich sein.
Keine Bilder in Office 365-E-Mail-Signaturen
Sie haben Ihrer E-Mail-Signatur ein Bild hinzugefügt, welches jedoch nicht angezeigt wird? Haben Sie Probleme mit dem gefürchteten roten X, das anstelle Ihrer Marketingbanner oder Social Media Icons zu sehen ist? Dies kann daran liegen, dass Sie ein verlinktes Bild (auch gehostetes Bild genannt) verwendet haben. Verlinkte Bilder werden von den meisten E-Mail-Clients automatisch blockiert. Darüber hinaus wird das Bild nicht angezeigt, wenn ein Web-Speicherort, an dem das Bild gespeichert ist, vorübergehend oder dauerhaft nicht verfügbar ist. Es wird auch nicht angezeigt, wenn Sie E-Mails im Offline-Modus durchsuchen. Sie können dieses Problem beheben, indem Sie stattdessen eingebettete Grafiken verwenden:
- Klicken Sie im Fenster des Signatureditors auf das Bildsymbol und wählen Sie ein Bild von Ihrem lokalen Laufwerk aus.
Hinweis:
- Bilder bei dieser Option werden als versteckte Anhänge gesendet, wodurch die Größe der E-Mails zunimmt.
- In seltenen Fällen können solche Bilder von der Antivirensoftware des Empfängers gelöscht werden.
- Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre eingebetteten Bilder beim Empfänger korrekt aussehen, müssen Sie eine Drittanbieterlösung wie CodeTwo Email Signatures 365 verwenden.
Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen verlinkten und eingebetteten (Inline-)Bildern finden Sie in diesem Blogbeitrag.
Doppelter Abstand im E-Mail-Signaturblock
Beim Bearbeiten einer HTML-E-Mail-Signatur in OWA oder Outlook kommt es häufig vor, dass Ihre Vorlage nicht so angezeigt wird, wie Sie sie entworfen haben. Das häufigste Problem ist der doppelte Zeilenabstand:
Obwohl es eine ganze Reihe von Möglichkeiten gibt, das Problem zu lösen, gibt es eine, die für jedes Formatierungsproblem funktioniert, einschließlich des Problems mit doppelten Abständen:
- Erstellen Sie zunächst Ihren E-Mail-Signaturblock in einem Textverarbeitungsprogramm oder in dem E-Mail-Signaturgenerator.
- Kopieren Sie die von Ihnen erstellte E-Mail-Signatur und fügen Sie sie in den Signatureditor ein.
- Nehmen Sie gegebenenfalls letzte Anpassungen vor.
Das Problem der doppelten Abstände könnte auch durch die Verwendung der Kombination Umschalt + Eingabetaste gelöst werden, anstatt einen neuen Absatz einfach durch Drücken der Eingabetaste zu beginnen. Manchmal kann es jedoch passieren, dass die Signatur als eine einzelne Textzeile erscheint. Die obige Lösung garantiert, dass dieses Problem gelöst wird. Darüber hinaus bietet sie Ihnen mehr Bearbeitungsmöglichkeiten als der integrierte E-Mail-Signatureditor von OWA oder Outlook.
Office 365-E-Mail-Signatur ist ausgegraut
Dieses Problem kann auftreten, wenn Sie auf Ihr Office 365-E-Mail-Konto über Outlook zugreifen. Wenn Sie keine E-Mail-Signatur ändern oder neue Signatur hinzufügen können, liegt dies höchstwahrscheinlich an einem bestimmten Wert, der in der Registrierung eingegeben wurde. Es hat nichts mit der Verwaltung von Office 365 zu tun, sondern ist vollständig von den Funktionen von Microsoft Windows abhängig. Um das Problem zu beheben, befolgen Sie die folgenden einfachen Schritte:
Wichtig:
- Es könnte sich als schlechte Idee erweisen, mit der Registrierung herumzuspielen, wenn Sie dies früher nicht getan haben. Stellen Sie sicher, dass Sie immer ein Backup der Registrierung erstellen, bevor Sie mit der Arbeit daran beginnen. Dies können Sie tun, indem Sie auf Datei > Exportieren klicken und einen Zielspeicherort für Ihr Backup auswählen.
- Zusätzlich können in der Registrierung die Einträge NewSignature und Reply_Signature mit dem Wert REG_SZ in der Spalte Typ und dem Namen der automatisch hinzuzufügenden Signatur in der Spalte Daten vorhanden sein. Diese Registrierungseinträge sollten auch das Ändern von Signaturen blockieren.
- Halten Sie auf Ihrer Tastatur die Windows-Taste gedrückt und drücken Sie R.
- Geben Sie regedit ein und drücken Sie die Eingabetaste.
- Dadurch wird der Registrierungseditor geöffnet. Folgen Sie in der Ordnerstruktur auf der linken Seite dem Pfad: HKEY_Current_User > Software > Microsoft > Office > X > Common > MailSettings.
- Wenn ein Wert mit dem Namen DisableSignatures vorhanden und auf 1 festgelegt ist, ändern Sie ihn entsprechend, sodass er auf 0 festgelegt ist.
E-Mail-Signaturen werden nicht direkt unter Antworten oder Weiterleitungen angezeigt
Ein bekanntes Problem, das unter Exchange Online-Administratoren häufig diskutiert wird, sind E-Mail-Signaturen, die am Ende von E-Mail-Konversationen landen. Leider bietet Exchange Online keine Möglichkeit, dieses Problem mit Bordmitteln zu lösen. Wenn Sie außerdem keine Ausnahme zu Ihrer E-Mail-Flussregel hinzufügen, kann es passieren, dass Ihre E-Mail-Signatur verdoppelt wird.
Derzeit besteht die einzige Möglichkeit, E-Mail-Signaturen automatisch direkt unter Antworten oder Weiterleitungen hinzuzufügen, in der Verwendung einer Drittanbieterlösung. Am besten probieren Sie CodeTwo Email Signatures 365 aus.
Office 365-E-Mail-Signaturen werden nicht in den Gesendeten Elementen angezeigt
Ein weiteres Problem, mit dem Unternehmen häufig konfrontiert werden, besteht darin, dass serverseitig eingefügte E-Mail-Signaturen im Ordner „Gesendete Elemente“ des Absenders nicht sichtbar sind. Dies kann zu Problemen führen, wenn Sie einen Disclaimer haben, der an jede gesendete E-Mail angehängt werden sollte, Sie diesen aber nicht überprüfen können. Das Fehlen von Haftungsausschlüssen in Ihren E-Mails kann zu rechtlichen Problemen führen.
Es gibt jedoch einen Workaround: statt Haftungsausschlüsse auf Serverebene anzuhängen, können Sie eine E-Mail-Signaturvorlage erstellen und diese an alle Benutzer verteilen. Dann weisen Sie sie einfach an, den Haftungsausschluss in ihren E-Mail-Clients einzufügen.
Obwohl dadurch ein Problem gelöst wird, kann es leider dazu kommen, dass eine Liste neuer Probleme entsteht. Um nur einige zu nennen:
- Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter die E-Mail-Signatur nicht korrekt implementieren oder die Aufforderung zu derer Einrichtung einfach ignorieren.
- Wenn die Benutzer mehr als nur einen E-Mail-Client verwenden, kann die Signatur im gesamten Unternehmen unterschiedlich aussehen.
- Jede Änderung der E-Mail-Signatur in der Zukunft müsste jedes Mal auf allen Computern separat implementiert werden.
Um Office 365-E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse in den Gesendeten Elementen anzuzeigen, müssen Sie CodeTwo Email Signatures 365 verwenden – den ersten Office 365-Signaturmanager auf dem Markt, der eine solche Funktion bietet.
Dies sind die häufigsten Probleme, die bei E-Mail-Signaturen in Office 365 auftreten können. Wenn Sie auf andere Probleme stoßen, teilen Sie uns diese unbedingt in den Kommentaren mit. Wir werden versuchen, sie nach besten Kräften anzugehen.
