Interne E-Mail-Signaturen werden meist stark unterschätzt. Da sie das Unternehmen nicht verlassen, besteht bei internen E-Mails die Möglichkeit, etwas informeller zu sein. Die Wahrheit ist jedoch, dass E-Mails in den meisten Unternehmen immer noch das primäre Kommunikationsmittel sind. Und eine gut gestaltete interne E-Mail-Signatur kann diese Kommunikation effektiver machen.
Warum Signaturen in unternehmensinternen E-Mails verwenden?
Zunächst einige Zahlen:
Laut dem Bericht The State of Business Communication von Grammarly und The Harris Poll verbrachten Fachkräfte im Jahr 2024 fast ihre gesamte Arbeitswoche (88%) damit, zu kommunizieren. Wissensarbeiter widmeten fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit – durchschnittlich 19 Stunden – der schriftlichen Kommunikation. E-Mails sind einer der am häufigsten genutzten Kanäle, da Sie damit Sachen asynchron erledigen können, ohne den ganzen Tag in Besprechungen zu verschwenden. Gleichzeitig bestätigt derselbe Bericht, dass schlechte Kommunikation zu geringerer Produktivität, längeren Bearbeitungszeiten und höheren Kosten führt.
Fazit? Unternehmen müssen an der Produktivität ihrer internen E-Mail-Kommunikation arbeiten. Eine Möglichkeit zu deren Steigerung ist die korrekte Verwendung von E-Mail-Signaturen. In diesem Artikel soll erläutert werden, was „die korrekte Verwendung von E-Mail-Signaturen“ ist.
Wesentliche Elemente einer internen E-Mail-Signatur
Wir haben bereits einiges darüber geschrieben, was in eine interne E-Mail-Signatur gehört. Der verlinkte Artikel enthält die wesentlichen Elemente einer unternehmensinternen E-Mail-Signatur. Werfen Sie einen Blick darauf für eine kurze Einführung. Wenn Sie nicht zwischen zwei separaten Artikeln in zwei verschiedenen Sprachen wechseln möchten, sollten Sie wissen, dass sich interne E-Mail-Signaturen von externen unterscheiden sollten. Sie richten sich an unterschiedliche Zielgruppen und dienen unterschiedlichen Zwecken.
Ideen für interne E-Mail-Signaturen
Benutzerfoto
Wenn man hinter einer E-Mail ein Gesicht sieht, ist es leichter, den Absender der E-Mail als Mensch zu betrachten. Ein schönes Benutzerfoto trägt zum Aufbau gesunder Beziehungen zwischen Mitarbeitern bei. Mutter Natur hat uns beigebracht, in Gesichter zu schauen und sie zu lesen. Aber das wissen Sie wahrscheinlich. Was Sie vielleicht nicht wissen: E-Mail-Signaturen können als Gegenmaßnahme gegen Phishing eingesetzt werden.
Ein Beispiel für eine Cyberbedrohung mit hoher Wahrscheinlichkeit ist, wenn sich ein Angreifer für einen anderen Mitarbeiter (meistens Ihren Chef) ausgibt. Es ist sogar technisch möglich, dass Angreifer die E-Mail-Adresse Ihres Chefs verwenden. Hier können interne E-Mail-Signaturen nützlich sein – sie verlassen in der Regel das Unternehmen nicht, sodass es für Angreifer schwierig sein kann, herauszufinden, wie diese eingerichtet sein sollen. Und wenn diese E-Mail-Signaturen Benutzerfotos enthalten, die außerhalb des Unternehmens nicht zu finden sind, werden Sie sofort merken, dass etwas nicht stimmt, wenn die E-Mail-Signatur Ihres Chefs ganz anders aussieht als sonst.
Anerkennung der Mitarbeiter
Sie haben wahrscheinlich von der Maslowschen Bedürfnishierarchie gehört. Einer der wichtigsten Aspekte dieser psychologischen Theorie besteht darin, dass es für Menschen selbstverständlich ist, für ihre Leistungen Anerkennung zu erhalten. Es hilft ihnen, motiviert und in Höchstform zu bleiben.
Eine interne E-Mail-Signatur ist eine gute Stelle, um die Erfolge hervorzuheben. Sie können kleine Symbole für die Meilensteine der Mitarbeiter, den Titel „Mitarbeiter des Monats“ und alle anderen Auszeichnungen hinzufügen, die Ihr Mitarbeiteranerkennungsprogramm umfasst.
Marketingbanner
Nun ja, Sie würden keine standardmäßigen Marketingbanner für interne E-Mails verwenden. Es gibt jedoch Fälle, in denen Sie zusätzliche Kanäle für die Bekanntmachung wichtiger Unternehmensankündigungen nutzen könnten. Hier sind einige der gängigsten Beispiele:
- Firmenevent steht vor der Tür – Sie können schon vor dem Event für Spannung sorgen oder mehr Leute zur Anmeldung bewegen.
- Mitarbeitervorteile – gehen Sie nicht davon aus, dass jeder über alle möglichen Mitarbeitervergünstigungen Bescheid weiß. Manchmal brauchen Menschen eine Erinnerung daran, dass das Unternehmen sich gut um sie kümmert.
- CSR-Initiativen – ob Sie nun mehr Leute zum Mitmachen bewegen oder die News verbreiten möchten, eine E-Mail-Signatur ist eine gute Stelle, um alle über die Aktivitäten des Unternehmens zu informieren. In jedem Fall werden Sie wahrscheinlich die Moral stärken.
Ein-Klick-Umfragen
Ein-Klick-Umfragen sind eine einfache und effektive Möglichkeit, Feedback einzuholen. Ihre Empfänger klicken auf einen Bewertungsbutton und hinterlassen optional einen Kommentar. Am häufigsten werden sie zur Messung der Kundenzufriedenheit eingesetzt, aber Sie können Ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Hier finden Sie einige Ideen für interne Ein-Klick-Umfragen:
- Überwachen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit.
- Erfahren Sie, wie Menschen den neuesten Firmen-Retreat bewerten.
- Sammeln Sie Ideen, um die Büroumgebung zu verbessern.
Erinnerungen an Unternehmensrichtlinien
Eine gelegentliche freundliche Erinnerung an die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zur Produktivität (oder zu anderen Themen) kann nützlich sein. Jeder braucht von Zeit zu Zeit eine Auffrischung.
Bevorstehende Abwesenheiten
Wäre es nicht wunderbar, wenn Sie Ihre Projekte ohne Überraschungen im Voraus planen könnten? Nun, das ist Wunschdenken, aber wenn Sie anstehende Abwesenheitszeiten zu Ihren E-Mail-Signaturen hinzufügen, sollte zumindest eine Art von Überraschungen seltener vorkommen. Es ist unglaublich hilfreich, insbesondere wenn komplexe Projekte besprochen werden, bei denen mehrere Teams zusammenarbeiten müssen.
So fügen Sie bevorstehende Abwesenheiten zu E-Mail-Signaturen hinzu
Arbeitszeiten
In Ihrem Unternehmen haben Sie wahrscheinlich eine Möglichkeit, zu überprüfen, ob eine bestimmte Person online ist oder nicht. Das gibt Ihnen jedoch nicht den vollständigen Kontext. Wenn Sie eine zeitaufwändige Aufgabe so schnell wie möglich erledigen müssen, müssen Sie wissen, ob Ihre Empfänger ihre Schicht nicht in den nächsten 15 Minuten beenden.
Diese Ergänzung zu E-Mail-Signaturen ist besonders hilfreich, wenn Ihr Unternehmen über mehrere Niederlassungen verfügt, die Benutzer flexible Arbeitszeiten haben oder in Schichten arbeiten. Der einfachste Weg, individuelle Arbeitszeiten zu Signaturen hinzuzufügen, besteht darin, dass Benutzer diese selbst ergänzen. An dieser Stelle kann es knifflig werden, da jeder möglicherweise seine eigene Vorstellung davon hat, wie diese Werte hinzugefügt werden sollen. Im folgenden Artikel wird erläutert, wie Sie mit einer fortschrittlichen E-Mail-Signaturlösung solche Szenarien am besten bewältigen:
So fügen Sie Ihrer Signatur zusätzliche Informationen hinzu
So vereinheitlichen Sie alle geschäftlichen E-Mail-Signaturen
Egal wie clever Ihre Ideen für interne E-Mail-Signaturen sind, sie sind nur dann etwas wert, wenn sie tatsächlich umgesetzt werden. Es gibt verschiedene Methoden zum Einsatz von E-Mail-Signaturen. Das folgende Video soll Ihnen einen schnellen Eindruck davon geben, wie schwierig dieser Prozess sein kann:
Hier noch eine kurze Liste der Vorteile von CodeTwo Email Signatures 365, unserem Tool zur E-Mail-Signaturverwaltung:
- Jeder erhält einheitliche, unternehmenseigene E-Mail-Signaturen.
- Die Einrichtung und Aktualisierung von Signaturen erfolgt blitzschnell und erfordert keine Interaktion der Endbenutzer.
- Sie können unterschiedliche E-Mail-Signaturen für die interne und externe Kommunikation erstellen.
- Benutzer können ihren Signaturen Elemente wie Abwesenheitszeiten hinzufügen, ohne dass das E-Mail-Branding dadurch beeinträchtigt wird.
