Unternehmensweite E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365

Der folgende Artikel erläutert Ihnen, was Sie tun müssen, um eine automatische E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer mithilfe des integrierten Office-365-Tools auf Serverebene einzurichten.

Einige Informationen über das Tool selbst. Wie die meisten heutigen E-Mail-Signatur-Lösungen unterstützt es HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu beispielsweise Google Apps for Business ermöglicht es zudem, einzelne Signaturen automatisch zu personalisieren. Einschränkungen gibt es jedoch auch. Diese umfassen keine Option zum Einfügen der Signatur direkt unterhalb der letzten E-Mail-Antwort oder Weiterleitung sowie keine Vorschau der Signatur auf der Seite des Endbenutzers, um nur einige zu nennen (weitere Informationen…).

Schritte zum Einrichten einer E-Mail-Signaturregel in Office 365:

  1. Loggen Sie sich mit einem Exchange-Online-Administratorkonto bei Office-365-Portal ein und greifen Sie auf das Microsoft 365 admin center zu, wie unten dargestellt:Microsoft 365 admin center
  2. Erweitern Sie Admin centers und klicken Sie auf Exchange.Office 365: Zugriff auf Exchange-Admin-Center
    Abb. 1. Die Exchange-Option im Microsoft-365-Admin-Center-Menü.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich „Exchange admin center“ auf die Option „mail flow“ (in Abb. 2 rot markiert) und stellen Sie sicher, dass im Arbeitsbereich die Registerkarte „rules“ (in Abb. 2 gelb markiert) ausgewählt ist. Exchange-Admin-Center: Zugriff auf Nachrichtenflussregeln
    Abb. 2. Die Seite „Exchange admin center“ mit der Mail-Fluss-Regel-Schnittstelle.

  4. Klicken Sie auf das Plus-Symbol und wählen Sie „Apply disclaimers“ (Abb. 3).

    Auf diese Weise wird im nächsten Popup-Fenster der neuen Regel bereits die Aktion „Apply disclaimers“ ausgewählt (durchs Klicken auf die Option „Create new rule“ wird dagegen das neue Regelfenster ohne jegliche vorausgewählte Attribute geöffnet). Die Liste mit verfügbaren Aktionen für Nachrichtenflussregeln
    Abb. 3. Die Liste mit verfügbaren Aktionen für Nachrichtenflussregeln. Die Aktion „Apply disclaimers“ wurde rot markiert.

  5. In dem sich öffnenden Neue-Regel-Fenster geben Sie den Namen Ihrer Regel ein und konfigurieren Sie die Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen.

    HINWEIS: Um weitere Einstellungen zu erhalten (z. B. Ausnahmen, die Option zum Voranstellen des Disclaimers), klicken Sie auf den Link „More options“ unten im Regelfenster (Abb. 4): Neue Regel, weitere Optionen
    Abb. 4. Die Schaltfläche „More options“ verfügbar unten im neuen Transportregel-Fenster.

    Bestimmen Sie im Abschnitt „Apply this rule if“ die Bedingungen, die die Regel auslösen sollen. Eine Liste der verfügbaren Bedingungen finden Sie auf dieser TechNet-Seite

    Im Abschnitt „Do the following“ sollte die Aktion „Append the disclaimer“ bereits ausgewählt sein (ist das nicht der Fall, wählen Sie sie aus dem Ausklapp-Menü aus).

    Der nächste Schritt ist die Eingabe des Signaturdesigns. Klicken Sie dazu auf den Link „Enter text“ und geben Sie in dem sich öffnenden Popup-Fenster „specify disclaimer text“ den Text oder den HTML-Code Ihrer unternehmensweiten Fußzeile ein (Abb. 5). "specify disclaimer text"-Fenster
    Abb. 5. Das Fenster „specify disclaimer text“ im Exchange Online.

    Um die automatische Personalisierung zu verwirklichen, verwenden Sie Exchange-Eigenschaftsvariablen wie Vorname, Nachname, Kontaktdetails (z. B. Telefonnummer, Handynummer, Adresse usw.) (engl. First name, Last name, Contact details, phone number, mobile number, address). Wenn Sie sie in den Code einfügen, verwenden Sie das folgende Muster: %%PropertyName%%. Dadurch werden die Daten der Benutzer automatisch in die entsprechenden Felder ihrer Signaturen eingefügt. Eine vollständige Liste der akzeptierten Eigenschaften können Sie auf dieser TechNet-Seite finden.

    Als nächstes wählen Sie die bevorzugte Fallback-Aktion, die bei Problemen mit dem Einfügen der Signatur zum Einsatz kommen soll. Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Aktionen: „wrap“ (die ursprüngliche Nachricht als Anhang weiterleiten und die Weiterleitung stempeln), „ignore“ (die Nachricht ohne Signatur senden) oder „reject“ (die Nachricht nicht senden).

    TIPP: Sie müssen kein HTML-Experte sein, um eine professionelle, gutaussehende Signatur zu erstellen. Verwenden Sie diesen Office-365-Signaturgenerator, oder laden Sie eine der Vorlagen herunter, die in unserer kostenlosen Signaturvorlagenbibliothek verfügbar sind, und passen Sie sie so an, dass alle Variablen dem %%PropertyName%%-Muster entsprechen. Fügen Sie dann den Signatur-HTML-Code in Office 365 ein und führen Sie die restlichen Schritte aus diesem Handbuch aus. Mit unseren Vorlagen können Sie einfach nützliche Social-Media-Icons neben Ihren Kontaktdetails einbetten. Um dies zu tun, suchen Sie nach Vorlagen mit der Beschreibung „…with social icons“.

  6. Die übrigen Regeleigenschaften haben Standardeinstellungen, die Sie beibehalten oder an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen sowie zu den Unterschieden bei der Verarbeitung je nach Nachrichtentyp finden Sie in diesem Artikel.

  7. Speichern Sie Ihre Disclaimer-Regeleinstellungen, indem Sie unten im Fenster für neue Transportregeln auf Save klicken.

  8. Testen Sie Ihre neue Signatur.

Einschränkungen der nativen Office-365-Lösung

Leider gibt es einige wichtige Funktionen, die bei der integrierten Office-365-Lösung für die zentrale E-Mail-Signatur nicht verfügbar sind. Diese beinhalten:

  • Einfügen der Signatur direkt unter der letzten E-Mail-Antwort oder Weiterleitung
  • Anzeigen von serverseitigen E-Mail-Signaturen im Ordner “Gesendete Objekte” der Benutzer
  • Einbetten von Bildern in E-Mail-Signaturen
  • Überspringen von Zeilen mit Variablen, die nicht aktualisiert werden konnten (z. B. weil ein Wert eines Benutzers fehlt)

Um diese und noch weitere Funktionen zu erhalten, brauchen Sie ein Drittanbietertool wie CodeTwo Email Signatures for Office 365.

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