Das Entwerfen einer E-Mail-Signatur kommt Ihnen schwer? Nutzen Sie diese Profi-Tipps

In diesem Artikel finden Sie eine Reihe nützlicher Tipps und bewährter Methoden zum Erstellen einer perfekten modernen geschäftlichen E-Mail-Signatur. Hier erfahren Sie, welche Elemente Sie in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollten, welche Elemente besser zu vermeiden sind und wie Sie Ihre E-Mail-Signatur etwas aufrüsten können. Es werden auch Beispiele für kostenlose E-Mail-Signaturvorlagen gezeigt, die sofort anwendbar sind.

Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Erstellung von E-Mail-Signaturen und -Bannern sowie bei der Versendung von Geschäfts-E-Mails dies in Übereinstimmung mit der in Deutschland geltenden Rechtsvorschriften tun. Daher, wenn Sie sich für die Nutzung der in diesem Artikel angegebenen Beispiele entscheiden, sollen sie von Ihnen dementsprechend angepasst werden.

Elemente einer professionellen Signatur für neue E-Mails

In der Geschäftskommunikation ist es üblich, zwei Versionen einer E-Mail-Signatur zu haben. Die erste Version verwenden Sie beim Versenden neuer E-Mails während die zweite, viel einfachere, beim Antworten und in internen E-Mails. Konzentrieren wir uns zunächst auf die Signatur, die Sie am Anfang eines Online-Geschäftsgesprächs zu neuen E-Mails hinzufügen können.

Eine gute E-Mail-Signatur für neue E-Mails sollte die folgenden Elemente enthalten:

1. Vorname und Nachname
2. Titel und Abteilung
3. E-Mail-Adresse und Telefonnummer
4. Firmenlogo und Firmenname
5. Physische Adresse des Unternehmens
6. Social-Media-Symbole, die mit offiziellen Unternehmensprofilen verknüpft sind
7. Haftungsausschluss
8. Banner (optional)

Hier ein Beispiel einer professionellen Signatur für neue E-Mails:

Schauen wir uns nun all diese Elemente genauer an.

Vorname und Nachname

Dies ist ein so offensichtlicher Bestandteil jeder E-Mail-Signatur, dass ich es vielleicht gar nicht erwähnen sollte. Aber wenn von einer guten Signatur die Rede ist, soll dies das allererste Element sein – Ihr Vor- und Nachname. Heutzutage scheint es, dass immer mehr Unternehmen darauf setzen, im täglichen Geschäftsgespräch lässiger zu sein. Möglicherweise werden sie sich daher in einer Lage befinden, wo Ihre Empfänger das kalte „Hallo Herr Doe“ durch ein freundliches „Hallo John“ ersetzt.

Titel und Abteilung

Obwohl dieses Detail als nicht immer notwendig scheinen kann, habe ich festgestellt, dass es den Empfängern oft hilft, sich zu orientieren, mit wem sie zu tun haben. Gegebenenfalls können sie darum bitten, mit jemand anderem zu sprechen, z. B. aus einer anderen Abteilung (um einen Vertriebsmitarbeiter zu erreichen, während sie ein Gespräch mit einem Supportmitarbeiter führen) oder mit einer anderen Position (mit dem Manager und nicht mit einem Junior-Spezialisten, wenn eine Sache zum Stillstand kommt).

E-Mail-Adresse und Telefonnummer

Ich weiß, was einige jetzt denken: “Wozu zum Teufel brauche ich eine E-Mail-Adresse in der E-Mail-Signatur?” – na ja, es gibt einen guten Grund dafür. Ihre E-Mail wird nicht immer im Posteingang des Empfängers ihre Reise beenden. Sie kann einfach an andere Personen weitergeleitet werden. Und dann nochmal. Der endgültige Empfänger kann sich dann möglicherweise nur schwer mit Ihnen in Verbindung setzen. Insbesondere, wenn der Anzeigename nur Ihren Vor- und Nachnamen und keine E-Mail-Adresse anzeigt. Und wenn Ihr Beruf mit häufigen Anrufen bei Ihren Geschäftspartnern verbunden ist, kann die Angabe Ihrer Telefonnummer im Signaturblock von entscheidender Bedeutung sein.

Firmenlogo und Firmenname

Der Firmenname ist ein fast so offensichtliches Element einer soliden E-Mail-Signatur wie Ihr Name. Ihr Empfänger möchte wissen, mit wem er spricht. Und wenn Sie es noch direkter machen möchten, haben Sie keine Angst davor, Ihr Firmenlogo in E-Mail-Signaturen einzubetten. Ihre E-Mails werden dadurch attraktiver und der Empfänger wird auch Sie und Ihr Unternehmen schneller identifizieren können. Dies ist ein sehr wichtiges Element, insbesondere beim Austausch von geschäftlichen E-Mails.

Physische Adresse des Unternehmens

Wenn Sie die erste E-Mail senden, wird es empfohlen, die Signatur mit den Angaben zur physischen Adresse Ihres Unternehmens zu verwenden. Es gibt sogar bestimmte Gesetze, die diesen Aspekt von E-Mail-Konversationen regeln und Unternehmen dazu verpflichten, ihre physischen Adressen in E-Mail-Signaturen anzugeben. Und wenn Sie ein Geschäft an einem physischen Standort betreiben (z. B. ein Laden oder ein Restaurant), ist dies für Ihre potenziellen Kunden möglicherweise noch einfacher, Sie zu finden.

Social-Media-Symbole verlinkt mit offiziellen Unternehmensprofilen

In der heutigen Welt kenne ich kein Unternehmen, das über ein offizielles Profil in sozialen Medien nicht verfügt. Natürlich spreche ich von seriösen Firmen. Es gibt jedoch immer noch die ohne soziale Präsenz, was zu ihren Ungunsten wirkt. Wenn ich persönlich nach einem Unternehmen suche, mit dem ich geschäftlich in Kontakt treten möchte, überprüfe ich seine Glaubwürdigkeit bei seinen Facebook- oder Twitter-Konten. Wenn die Firma da ist und regelmäßig postet, dann vertraue ich eher einer solchen Firma. Und wenn sie aktiv in den sozialen Communities ist und auf Benutzerfragen antwortet, ist dies sogar noch besser. Versuchen Sie also, das Leben Ihrer potenziellen Kunden zu vereinfachen und Social-Media-Symbole in Ihre E-Mail-Signatur einzufügen. Natürlich sollte jedes Symbol mit Ihrem offiziellen Profil verlinkt sein.

Haftungsausschluss

Kurz gesagt ist Haftungsausschluss ein Block eines Rechtstextes, den Sie jeder neuen E-Mail hinzufügen sollten, die Sie außerhalb Ihrer Organisation senden. Informationen, die Sie dort einfügen, können Ihr Unternehmen bei rechtlichen Schritten retten. Bevor Sie ein Disclaimer in Ihre Signatur einbetten, machen Sie sich diesbezüglich mit den in Deutschland geltenden Rechtsvorschriften vertraut.

Banner (optional)

Banner sind eine großartige Gelegenheit, um zusätzliche Informationen über Ihre Unternehmensprodukte, Erfolge, wichtige Ankündigungen usw. zu verbreiten. Es kann die Aufmerksamkeit des Empfängers auf sich ziehen und Ihre Signatur vom Hintergrund abheben. Wenn Sie es anklickbar machen, kann die Signatur in ein billiges Tool für Marketingkampagnen umgewandelt werden. Ein Banner kann jedoch auch Ihr Signatur-Design beeinträchtigen, wenn es nicht mit der visuellen Identität des Unternehmens übereinstimmt, zu groß, zu klein oder von schlechter Qualität ist.

Elemente einer einfachen Signatur für Antworten

Eine einfache E-Mail-Signatur wird besonders beim Austausch von E-Mails in langen Konversationen geschätzt. Sie möchten nicht jedes Mal, wenn Sie auf den Antwort-Button klicken, eine Signatur mit vollständiger Komposition hinzufügen. Um das Leben aller zu erleichtern und Ihre E-Mails zu verschlanken (niemand möchte durch Online-Konversationen scrollen), sollten Sie Ihre Antwort-Signatur so kurz wie möglich halten. Dazu reichen folgende Elemente aus:

1. Vorname und Nachname
2. Titel und Abteilung
3. Name der Firma
4. Direkte Handynummer und E-Mail-Adresse
5. Firmenlogo oder Benutzerfoto (optional)

Wenn Sie antworten, müssen Sie keine Signatur mit vollständigen Kontaktdaten anhängen. Ihr Empfänger hat dies bereits beim erster Kontaktaufnahme erhalten. Bei Antworten reicht es, wenn Sie einfach die grundlegenden Informationen wie Vorname, Nachname, Titel und Abteilung, Firmenname und direkte Handynummer oder E-Mail-Adresse hinzufügen.

Hier ist ein Beispiel einer einfachen Signatur, die Sie für Antworten verwenden können:

Ihre Empfänger werden bestimmt das einfache und minimalistische Design der E-Mail-Signatur schätzen. Dank dessen wird es für sie (und Sie selbst) viel einfacher sein, dem Gespräch zu folgen und sich nicht von massiven Signaturblöcken ablenken zu lassen.

Komposition

Mit Komposition wird die Art und Weise gemeint, in der Sie alle Signaturelemente zusammenfügen, um bestimmte visuelle und ästhetische Ergebnisse zu erzielen. Eine gute Komposition ist keine leichte Aufgabe und es ist ganz in Ordnung, sich einige gute Beispiele für E-Mail-Signaturen anzusehen, bevor Sie mit dem Entwerfen Ihrer eigenen Signaturvorlage beginnen. Auf diese Weise erhalten Sie einfach weitere Ideen, wie Sie die Elemente der Signatur so anordnen können, dass sie geschmackvoll aussehen und sich nicht überwältigend anfühlen.

Was ist bei E-Mail-Signaturen zu vermeiden?

Vermeiden Sie Folgendes, wenn Sie eine attraktive und professionelle E-Mail-Signatur erstellen möchten:

1. Verschiedene Schriftarten in demselben Signaturblock
2. Mehrere Farben in derselben Signatur
3. Zu große oder zu kleine Werbebanner
4. Zu viele grafische Elemente in verschiedenen Größen und Stilen
5. Überwältigende Mengen an Kontaktdaten
6. Unprofessionelle Benutzerfotos
7. Zu viele Daten, Bilder und Texte, die das Lesen der Signatur und das Auffinden relevanter Informationen erschweren
8. Inspirierende Zitate
9. Zu viele Social-Media-Buttons einschließlich der Portale, die nicht mehr vorhanden sind (z. B. Google+)

Tipps für eine ausgewogene Komposition der E-Mail-Signatur

Mit dieser Tipps und Tricks erstellen Sie eine auffällige und professionelle Komposition für Ihre E-Mail-Signatur:

1. Verwenden Sie nur eine Schriftart. Vergewissern Sie sich, dass es sich um eine sichere Schriftart handelt.
2. Minimieren Sie die Farbpalette Ihrer Signatur auf nur 2-3 Farben. Benutzen Sie Ihre Unternehmensfarben.
3. Halten Sie die Größe des Banners gering und passen Sie die Abmessungen an andere Signaturelemente an, z. B. an die Breite des Textblocks.
4. Vereinheitlichen Sie visuell die Social-Media-Symbole (Größe, Farbe, Stil, Form usw.).
5. Versuchen Sie, max. 3-4 Social-Media-Buttons in einem Signaturblock zu verwenden.
6. Verwenden Sie Benutzerfotos, die gleichen Charakter und Stil haben und in einem professionellen Umfeld oder mit einem ruhigem Hintergrund aufgenommen wurden.
7. Verwenden Sie nur die Kontaktdaten, die unbedingt erforderlich sind (z. B. gesetzlich vorgeschrieben).
8. Richten Sie die Signatur so ein, dass sie auf Mobilgeräten gut aussieht.
9. Fügen Sie den Disclaimer-Text unter dem Signaturblock ein.
10. Verwenden Sie auch vertikale und horizontale Trennlinien, um logische Teile der Signatur zu trennen.

Weitere Beispiele für eine gute E-Mail-Signatur-Komposition finden Sie in den Vorlagen dieses kostenlosen Signatur-Generators.

Technische Hinweise für E-Mail-Signaturen

Bei E-Mail-Signaturen geht es nicht nur um ihre visuelle Seite. Es gibt auch einen technischen Aspekt, der ebenso wichtig ist und den Sie berücksichtigen sollten. Beachten Sie Folgendes, um sicherzustellen, dass Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur auf verschiedenen E-Mail-Clients und Mobilgeräten korrekt angezeigt wird:

1. Richtige Größe und Abmessungen der Bilder
2. Schriftfamilie und Schriftgröße
3. Testen vor der Bereitstellung
4. Optimierung für mobile Geräte

Die Größe und Länge der E-Mail-Signatur

Die Signatur sollte kurzgefasst sein und aus leichten (aber qualitativ hochwertigen) Grafiken und kleinen Textblöcken bestehen. Es wird empfohlen, Bilder und Banner mit einer maximalen Breite von ca. 500px und einer maximalen Höhe von ca. 150-190px zu verwenden. Größere Bilder können für den Empfänger überwältigend sein und die Größe der Nachricht unnötig erhöhen. Wenn es um die Länge geht, erlauben einige E-Mail-Clients einfach nicht, zu lange E-Mail-Signaturen zu verwenden. Gmail lässt beispielsweise keine E-Mail-Signaturen zu, die mehr als 10.000 Zeichen enthalten.

Schriftfamilie und Schriftgröße

Bei der Auswahl einer Schriftart für Ihre E-Mail-Signatur sollten Sie nicht nur die ästhetische Seite, sondern auch die technischen Eigenschaften berücksichtigen. Mit anderen Worten sollen Sie nur sichere Schriftarten verwenden, die in den meisten gängigen E-Mail-Clients (z. B. Outlook, Gmail, Outlook.com) und Geräten (z. B. iOS, Android, MAC, PC) verfügbar sind. Andernfalls stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihre E-Mail-Signatur in Ihrem E-Mail-Client perfekt aussieht, aber es herrscht ein Durcheinander, wenn der Empfänger sie öffnet. Es ist so weil die ausgefallenen Schriftarten, die Sie benutzt haben, nicht unterstützt werden.

Die Schriftgröße sollte nicht zu groß oder zu klein sein. Große Buchstaben in der Signatur können den Eindruck eines schlechten Geschmacks erwecken und zu selbstorientiert sein. Kleinbuchstaben sind dagegen schwer zu entziffern, insbesondere auf kleinen Bildschirmen. Es ist eine gute Idee, eine Standardschriftgröße von 10-12 Punkten zu verwenden.

Testen der Signatur vor der Bereitstellung

Ganz offensichtlich, aber trotzdem erwähnenswert. Alle Änderungen, die Sie an Ihren geschäftlichen E-Mail-Signaturen vornehmen, sollten gründlich getestet werden, bevor Sie sie in der realen Umgebung bereitstellen. Sie sollten überprüfen, wie sich die Signatur in verschiedenen E-Mail-Clients, Geräten, Browsern usw. verhält. Dies garantiert natürlich nicht, dass die Signatur in 100% der Situationen korrekt aussehen wird. Aber zumindest können Sie sie so einstellen, dass sie in den meisten gängigen E-Mail-Clients und -Geräten wie erwartet funktioniert.

Optimierung für mobile Geräte

Ein moderner Büroangestellter ist in den meisten Fällen ein mobiler Mitarbeiter. Dies bedeutet, dass der Großteil ihrer Online-Korrespondenz sie auf Smartphones empfangen und lesen. Aus diesem Grund sollten Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Signatur für Handys geeignet ist – mit anderen Worten, dass sie „responsive“ ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre E-Mail-Signaturen Bilder mit hoher Auflösung enthalten. Anschließend können Sie das Bild mithilfe von HTML- und CSS-Codierung verkleinern. Dank dessen sollten die Bilder auf mobilen Geräten nicht unscharf werden.

Ideen für Ihre E-Mail-Signatur

Es ist nicht notwendig, das Rad neu zu erfinden, wenn es um das Design von E-Mail-Signaturen geht. Sie können andere beobachten und sich inspirieren lassen, um Ihre eigenen professionellen E-Mail-Signaturen zu erstellen. Sie müssen Ihre E-Mail-Signatur jedoch nicht von Grund auf selbst bilden. Laden Sie einfach eine dieser kostenlosen E-Mail-Signaturvorlagen herunter oder verwenden einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator, um eine solide Basis für Ihre HTML-Signatur zu erhalten. Alle Signaturvorlagen aus den obigen Links können sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke verwendet werden.

Holen Sie sich einige Tipps zur Nutzung der kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator.

Zentrale E-Mail-Signatur-Verwaltung

Hoffentlich wissen Sie nicht, wie schwierig es ist, E-Mail-Signaturen in Organisationen von Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern zu verwalten. Ohne eine zentrale Lösung kann dies ein Albtraum sein, insbesondere wenn Sie Ihre Signaturen regelmäßig aktualisieren müssen. Hier können Sie sehen, was für Nervensäge es sein kann, E-Mail-Signaturen in einem Unternehmen mit 250 Mitarbeitern bereitzustellen.

Aus diesem Grund suchen Unternehmen aller Größen und Arten nach Lösungen von Drittanbietern wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules, mit denen sie die Erstellung, Bereitstellung und Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Office 365- und Exchange-Umgebungen zentralisieren, vereinfachen und beschleunigen können.

Jede CodeTwo-Lösung wird mit einer kostenlosen Testversion geliefert, sodass Sie sie jederzeit ausprobieren können, ohne irgendwelche Verpflichtungen einzugehen. Es lohnt sich, Erfahrungen aus erster Hand zu sammeln und eine eigene Meinung zu haben.

Warum die Verwaltung von E-Mail-Signaturen mit CodeTwo zentralisieren?

Ganz einfach, weil Sie viel mehr Kontrolle über die Signaturen in Ihrem Unternehmen haben. Für Grundbedürfnisse sind die native Signaturen völlig ausreichend. Wenn sie jedoch nicht genügend sind, um die Unternehmensstandards zu erfüllen, ist es an der Zeit, in professionelle Software zur E-Mail-Signaturverwaltung zu investieren. Mit den CodeTwo-Lösungen können Sie beispielsweise:

1. Das Signaturdesign für alle Mitarbeiter vereinheitlichen und globale Updates mit wenigen Klicks implementieren.
2. Signaturen unter der neuesten Antwort und nicht am Ende des E-Mail-Threads hinzufügen.
3. HTML-E-Mail-Signaturen in E-Mails gesendet von E-Mail-Clients und Mobilgeräten haben.
4. Logos, Banner, Benutzerfotos und andere Grafiken in E-Mail-Signaturen einbetten (nicht als Anhänge).
5. Und viele mehr.

Weitere Informationen finden Sie auch in diesem Vergleich von CodeTwo-Produkten und systemeigenen Nachrichtenflussregeln. Auf diese Weise können Sie die geschäftlichen Anforderungen überprüfen und die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden. Viel Spaß beim Erstellen eindrucksvoller E-Mail-Signaturen!

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