Die häufigsten Fehler bei E-Mail-Signaturen

Beim Erstellen einer E-Mail-Signatur kann es leicht zu Fehlern kommen. Signaturen sehen schön aus und scheinen einfach zum Erstellen zu sein, aber wenn man genauer hinschaut, gehen sie leicht kaputt. Lesen Sie weiter, um die häufigsten E-Mail-Signaturfehler beim privaten und geschäftlichen Gebrauch kennenzulernen und zu erfahren, wie Sie diese vermeiden können.

Die häufigsten Fehler bei persönlichen E-Mail-Signaturen

Beginnen wir mit einigen Grundlagen. Eine persönliche E-Mail-Signatur ist viel einfacher zu erstellen, da sie in der Regel keine Logos, Banner oder zu viele Kontaktdaten enthält. Wir sprechen auch von einer persönlichen E-Mail-Signatur, wenn Sie Ihre Firmensignatur selbst entwerfen und sich nicht um alle anderen Mitarbeiter kümmern müssen.

Entwerfen einer Signatur in Textverarbeitungsprogrammen

Dies ist mit Abstand der häufigste Fehler bei E-Mail-Signaturen, den die Menschheit kennt.

Man könnte annehmen, dass Sie mit MS Word (oder einem beliebigen anderen Textverarbeitungsprogramm) jedes gewünschte Signaturdesign erstellen können. Es unterstützt Tabellen, Tabulatoren, Bilder und Schriftarten. Und es ist im Grunde ein enger Verwandter von Outlook. Alles, was Sie in diesem Editor erstellen, sollte also in Outlook ziemlich gut funktionieren.

Das klingt alles nach einer ziemlich starken Logik. Es tut mir leid, das sagen zu müssen, aber Outlook wird sie ohne einen Moment zu zögern mit Füßen treten.

Die Signatur sieht in Outlook möglicherweise gut aus, was normalerweise der Fall ist. Aber stellen Sie sich dies wie den Fall von Dr. Jekyll und Mr. Hyde vor. Das Problem besteht darin, dass Word unsichtbare Formatierungsinformationen hinzufügt. Dies verändert völlig die Art und Weise, wie die Signatur in verschiedenen E-Mail-Clients angezeigt wird. Man weiß nie, was wann kaputtgehen wird. In den meisten Fällen spielt es keine Rolle, ob Ihre Empfänger die E-Mail in Gmail, Thunderbird, Apple Mail, in einer beliebigen mobilen App oder sogar in Outlook öffnen. Die Signatur wird höchstwahrscheinlich mit solchen Details erschrecken wie:

• kaputtes Layout,
• doppelt so viel Leerraum zwischen den Zeilen,
• Zeilenumbrüche an Stellen, an denen Sie sie nicht erwarten würden,
• kaputte Bilder und
• Schriftarten, die dem, was Sie ursprünglich entworfen haben, nicht im Entferntesten ähneln.

Möchten Sie ein Beispiel? Eines der einfachsten Layouts habe ich direkt aus einer in Outlook verlinkten Vorlagenliste übernommen. Diese Vorlage bringt Sie wirklich zum Lachen und zur Frage: „Was könnte kaputt gehen?“

Es gibt einige Unterschiede bereits nach dem Einfügen der Signatur in die Einstellungen von Outlook.

Und hier ein paar Screenshots, wie es nach dem Absenden aussieht:

Lösung? Verwenden Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator. Wählen Sie ein Design, befolgen Sie ein paar einfache Schritte und erhalten Sie eine professionelle E-Mail-Signatur, die einfach funktioniert.

Verwendung benutzerdefinierter Schriftarten

Wenn Sie eine Lieblingsschriftart haben, könnten Sie versucht sein, diese in Ihrer E-Mail-Signatur zu verwenden. Wie dieses gotische Design, das wunderbar zu Ihrem Foto passt. Oder eine superschicke Schriftart, mit der Sie alle Ihre Kontaktdaten in einer kompakten E-Mail-Signatur unterbringen können.

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Schriftart in Ihrer E-Mail-Signatur verwenden möchten, vergessen Sie dies am besten. Es kann möglicherweise im Fall von einem Unternehmen funktionieren, wo Sie gezwungen sind, einen einzigen E-Mail-Client zu verwenden, und benutzerdefinierte Schriftarten für alle installieren können. Wenn Sie jedoch E-Mails extern versenden, wird Ihre benutzerdefinierte oder nicht standardmäßige Schriftart wahrscheinlich nicht angewendet.

Es gibt zwei großartige Möglichkeiten, dieses Problem zu beheben:

1. Verwenden Sie ausschließlich websichere Schriftarten. Dies sind die Schriftarten, die auf allen E-Mail-Clients und Geräten funktionieren.
2. Wenn Sie nicht anders können oder wirklich eine Schriftart benötigen, die nicht überall funktioniert, definieren Sie Fallback-Schriftarten. Eine Fallback-Schriftart ist Ihr Backup – wenn ein E-Mail-Client die erste Schriftart nicht unterstützt, verwendet er die nächste Schriftart in der Liste.

Erfahren Sie mehr über Schriftarten in E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signatur als Bild

Nur-Bild-Signaturen scheinen eine gute Idee zu sein. Man könnte meinen, dass es sicherer wäre, einfach einen Screenshot zu verwenden, da HTML einem unerfahrenen Benutzer so viele Fallen stellt. Sie wissen schon: erstellen Sie alles in Illustrator, Canvas oder einer anderen App, exportieren Sie ihr Design als Bild oder machen Sie einen Screenshot und fügen Sie dies in Ihre Einstellungen ein. Es sollte doch gut klappen, oder?

Falsch.

Hier die Gründe:

• Es ist unmöglich, Text aus der Signatur zu kopieren.
• Bei Skalierung und auf hochauflösenden Displays erscheint die Signatur unscharf.
• Eine qualitativ hochwertige Nur-Bild-Signatur ist viel größer als eine standardmäßige E-Mail-Signatur. Eine Signatur von geringer Qualität sieht nicht scharf aus und ist in der Regel immer noch größer als eine übliche Signatur.
• Verwendung von Hyperlinks? Bei einer Nur-Bild-Signatur können Sie nur einen einzigen Link für das gesamte Bild einrichten. Sie könnten die Signatur aus kleineren Blöcken zusammensetzen, aber sie geht leichter kaputt als fast jeder HTML-Code, den Sie sich ausdenken.
• Zugänglichkeit? Nicht gewährleistet. Bildschirmleseprogramme lesen möglicherweise das Bild-Alt-Tag der Signatur, Sie müssen es jedoch zuerst einrichten.
• Einige E-Mail-Clients unterstützen den Dunkelmodus. Das bedeutet, dass Ihre Signatur, wenn Sie sie richtig erstellen, sowohl auf hellem als auch auf dunklem Hintergrund gut aussehen wird. Nur-Bild-Signaturen unterstützen dies nicht – sie werden immer den gleichen Hintergrund haben, unabhängig davon, ob Ihr Empfänger den dunklen oder den standardmäßigen Modus verwendet.

So sieht der Versuch aus, eine Telefonnummer aus einer E-Mail-Signatur zu ermitteln, die nur aus einem Bild besteht:

Und so schön sieht sie im Dunkelmodus aus:

Wie kann man das Problem beheben? Nun, verwenden Sie keine Nur-Bild-Signaturen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine entsprechende HTML-basierte E-Mail-Signatur zu entwerfen, wird Ihnen der kostenlose E-Mail-Signaturgenerator dabei helfen.

Hinzufügen unprofessioneller Elemente

Es gibt eine Vielzahl von Elementen, die Sie nicht in E-Mail-Signaturen verwenden sollten, wenn Sie auch nur halbwegs ernst genommen werden möchten. Dazu gehören:

• Zitate aus Ihrem Lieblingsfilm oder -buch.
• Die meisten animierten GIFs, auch wenn Sie denken, dass eine E-Mail mit einem Mic Drop enden sollte.

• Meme.
• Gekürzte Links / Links zu nicht seriösen Websites.
• „Lustige“ Haftungsausschlüsse (z. B. „bite entschulidgen Sie Tippfelher“).

Wenn Sie einem Freund eine E-Mail in einer nicht beruflichen Angelegenheit schicken, können natürlich alle diese Elemente akzeptabel sein (wenn sie in nicht tödlichen Dosen verwendet werden).

Übertreiben

Zu viele Kontaktdaten? Zehn Social Media Icons? Mehr als zwei andere Bilder? Oder vielleicht ein fünfzehn Absätze langer Haftungsausschluss? Das ist einfach falsch. Wenn Sie Ihre Empfänger jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail senden, auf eine riesige Signatur blicken lassen, wird Sie niemand ernst nehmen.

Und das ist nicht das Schlimmste. Nicht nur der Empfänger der E-Mail schaut auf Ihre Signatur. Verschiedene Arten von Spam- und Inhaltsfiltern betrachten die E-Mail als Ganzes. Wenn Sie zu viele Links oder grafische Elemente einfügen, erhöht sich das Risiko, dass Sie als Spammer gekennzeichnet werden. Auf lange Sicht können Sie sogar auf allgemein verfügbaren Blockierlisten landen, wodurch Ihre E-Mail-Zustellungsrate drastisch sinken wird.

Kompakte Designs sind die besten. Und wenn Sie eine komplexe Vorlage verwenden möchten, verwenden Sie diese nur für die erste E-Mail und senden Sie eine kompakte Version in Ihren nachfolgenden Nachrichten. Für eine persönliche E-Mail-Signatur ist normalerweise kein Marketing-Banner erforderlich, aber wenn Sie einen Blog, einen Online-Shop oder etwas Ähnliches haben, ist es eine schreckliche Verschwendung, nicht darauf zu verlinken.

Unterschätzung der Signatur

Nachdem Sie alle Probleme mit komplexen E-Mail-Signaturen kennengelernt haben, könnten Sie versucht sein, die Signatur auf Ihren Vor- und Nachnamen zu beschränken und es dabei zu belassen. Vielleicht fett gedruckt, um sie hervorzuheben.

Nun ja, das machen viele Leute und daran ist nichts auszusetzen. Abgesehen von der Tatsache, dass Ihr Empfänger vielleicht denken kann, dass es Ihnen egal ist, dass Sie faul sind oder dass Sie ein Bot sind.

Viele Menschen erhalten täglich Hunderte von E-Mails. Um das in den Griff zu bekommen und nicht den ganzen Tag im Posteingang zu verbringen, müssen sie sie schnell filtern. Das bedeutet normalerweise, dass eine gut verfasste E-Mail mit einer Signatur, die das Foto des Absenders enthält, Vorrang hat. Schlecht verfasste E-Mails ohne Signaturen stehen in der Dringlichkeitspyramide nur knapp über Newslettern, da sie wie automatische E-Mails aussehen, die wahrscheinlich nicht geschäftskritisch sind.

Die häufigsten Fehler bei geschäftlichen E-Mail-Signaturen

Bedenken Sie, dass die Fehler aus der Kategorie der persönlichen E-Mail-Signaturen auch hier zutreffen, es jedoch noch schlimmere Probleme gibt, wenn man die Angelegenheit aus einer breiteren Perspektive betrachtet. Für ein Unternehmen ist jede E-Mail ein Vermögensgegenstand. Eine gute E-Mail-Signatur kann neue Marketingmöglichkeiten eröffnen und Ihr Branding stärken. Eine unprofessionelle Signatur wirft ein schlechtes Licht auf das Unternehmen.

Keine Kontrolle über E-Mail-Signaturen

Seien wir ehrlich: wenn Sie die Einrichtung der Signaturen einzelnen Mitarbeitern überlassen und keine Richtlinien vorgeben, werden Sie erfahren, wie Chaos aussieht. Die meisten Benutzer werden keine Signatur einrichten und diejenigen, die dies tun, werden dabei wahrscheinlich einen der oben aufgeführten Fehler machen. Selbst wenn es einigen Leuten tatsächlich gelingt, eine professionelle E-Mail-Signatur zu entwerfen, wird jede dieser „guten Signaturen“ völlig anders aussehen. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn jemand mit Ihrer Marke interagiert, ein sehr gemischtes Erlebnis haben wird. In diesem kurzen Video werden einige gute Gründe aufgeführt, warum Unternehmen ihr E-Mail-Branding verwalten sollten:

Fehlende Haftungsausschlüsse

Nennen Sie sie peinlich und rechtlich ineffektiv, aber sie sind aus einem bestimmten Grund da. Einige Anti-Spam-Vorschriften verlangen, dass Sie in Ihrem Mailing einen Abmeldemechanismus einbauen. Andere besagen, dass Sie das Unternehmen angeben müssen, von dem die Nachrichten stammen. Mangelnde Kontrolle über den rechtlichen Aspekt von E-Mails kann zu Verstößen gegen die Vorschriften und möglicherweise zu Geldstrafen führen.

Möchten Sie mehr über die rechtliche Seite von E-Mail-Signaturen erfahren? Lesen Sie diesen Leitfaden

Das Marketingpotenzial wird nicht genutzt

Im Laufe der Jahre hat sich das digitale Marketing stark verändert. Selbst wenn Sie es schaffen, Werbeblocker zu umgehen, gibt es keine Garantie dafür, dass Sie Ihre Zielgruppe erreichen, insbesondere wenn Leute keine Cookies mögen. Und da Menschen überall von zu vielen Werbeanzeigen angegriffen werden, wurde die Menschheit immun gegenüber ihren Reizen.

Aus diesem Grund sind und bleiben E-Mails ein großartiges Marketingmedium. Sie nutzen sie sowieso und kommunizieren in der Regel nur mit Leads oder aktuellen Kunden. Mit unternehmensweiten E-Mail-Signaturen können Sie Ihre Angebote innerhalb eines Kanals bewerben, der Ihnen bereits gehört. Wenn Sie es richtig machen, wird jede E-Mail zu einer Chance.

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Signatur-Marketing

Mobile Geräte werden nicht in Betracht gezogen

Viele Unternehmen, auch solche, die das Potenzial des E-Mail-Signatur-Marketings erkennen, neigen dazu, Mobiltelefone zu vergessen. Menschen senden und empfangen ständig E-Mails auf ihren Handys. Um zu den Spitzenreitern zu gehören, müssen Sie bedenken, dass diese Telefone über separate Signatureinstellungen verfügen und einige nicht einmal HTML-E-Mail-Signaturen unterstützen.

Wie soll man damit umgehen? Sie können entweder so tun, als gäbe es kein Problem, oder Sie können ein Tool wie CodeTwo Email Signatures 365 verwenden, welches personalisierte HTML-E-Mail-Signaturen sogar in Nur-Text-E-Mails einfügen kann.

Verwendung provisorischer Lösungen

Ein ambitionierter IT-Experte wird einige Lösungen finden, mit denen man E-Mail-Signaturen ohne Drittanbieter-Apps verwalten kann. Zum Beispiel:

• Nachrichtenflussregeln in Exchange Online und Transportregeln in Exchange Server bieten eine Möglichkeit, personalisierte E-Mail-Signaturen nach dem Senden der Nachrichten hinzuzufügen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass jede E-Mail signiert ist, es treten jedoch einige unangenehme Nebenwirkungen auf.
• Ein PowerShell-Skript kann Signaturen in Outlook im Web für mehrere Benutzer einrichten. Signaturen werden direkt in den Postfacheinstellungen der Benutzer hinzugefügt. Derzeit ist es jedoch nicht möglich, mehr als eine Signatur einzurichten, und der Teil hinsichtlich der Entwicklung des HTML-Designs ist alles andere als einfach.
• Mit VBScript erstellte E-Mail-Signaturen können auf das lokale Outlook jedes Benutzers angewendet werden, sofern bei diesem Outlook die Funktion der Signatur-Cloud-Einstellungen (auch Roaming-Signaturen genannt) nicht aktiviert ist.

Abgesehen von individuellen Einschränkungen dieser Lösungen gibt es einige Schwierigkeiten, die für alle provisorischen Lösungen gelten:

• Sie sind schwierig zu verwalten – in der Regel sind dafür mindestens zwei hochqualifizierte Personen erforderlich – ein HTML-Experte und jemand, der den Einrichtungsprozess versteht und über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügt.
• Jede Änderung erfordert, dass Sie von Anfang an beginnen.
• Ihnen fehlen erweiterte Funktionen wie unterschiedliche Signaturen für nachfolgende Nachrichten, Analysemöglichkeiten, Planung von Besprechungen und vieles mehr.

Um das Beste aus Ihren E-Mail-Signaturen herauszuholen, nutzen Sie unsere Tools zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen.