So verwalten Sie E-Mail-Signaturen in Exchange Server Subscription Edition

Es gibt drei Methoden zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Exchange Server SE. Schauen wir sie uns an.

Geschrieben von 

Veröffentlicht am:

E-Mail-Signaturverwaltung in Exchange Server SE

Warum sind E-Mail-Signaturen wichtig?

E-Mail-Signaturen sind wichtig, weil sie ein Unternehmens-Asset darstellen. Überlegen Sie, wie viel Geld Ihr Unternehmen für Branding und Marketing investiert und wie viel Zeit darauf verwendet wird, die Markenidentität zu perfektionieren, die Markenpräsenz zu überwachen und jede einzelne Marketinggelegenheit zu monetarisieren.

Und dann gibt es noch die E-Mail-Signaturen. Die meisten Unternehmen verlassen sich auf E-Mails als zentralen Kontaktkanal und nutzen sie für die gesamte B2B-Kommunikation sowie zumindest einen Teil der B2C-Kommunikation. Und dennoch ist dieses Asset aus irgendeinem Grund oft kaum oder gar nicht kontrolliert.

E-Mail-Signaturen unüberwacht und unverwaltet zu lassen, ist ein Compliance-Risiko von der Größe eines kleinen Landes. Zu den größten Gefahren zählen:

  1. Veraltete Kontaktdaten, die dazu führen, dass Ihr Vertriebsteam Leads verliert.
  2. Unprofessionelle Elemente, gefälschte Jobtitel oder ein fehlerhaftes Signaturlayout, die Ihrer Marke schaden.
  3. Fehlende Marketingbanner, die zu verpassten Marketingchancen führen.
  4. Das Fehlen bestimmter Elemente (z. B. rechtlicher Haftungsausschlüsse oder Unternehmensinformationen), das teuer werden kann.

Hier ist ein Beispiel aus der Praxis, das zeigt, wie schlecht verwaltete E-Mail-Signaturen reale Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben können:

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an Geschäftspartnerschaften. Bei der Bewertung eines Unternehmens fällt Ihnen auf, dass es auf seiner Website mit ISO- und SOC-Zertifizierungen sowie weiteren Qualifikationen wirbt. Dann erhalten Sie jedoch eine E-Mail von diesem Unternehmen und eine weitere – von einer anderen Person – jeweils mit einer anderen Signatur (oder ganz ohne). Würde Sie das nicht daran zweifeln lassen, ob ein Unternehmen, das ein so grundlegendes Element der täglichen Kommunikation nicht im Griff hat, wirklich ein guter Partner ist? Es ist ein kleines Detail mit potenziell großer Wirkung – insbesondere dann, wenn man nach schlechten Erfahrungen besonders aufmerksam ist.

Hier sind nun die drei Methoden, mit denen Unternehmen E-Mail-Signaturen in ihrer Kommunikation kontrollieren.

Methode #1: unternehmensweite Richtlinie

Das Einrichten von E-Mail-Signaturen ist keine Raketenwissenschaft. Mit klaren Anweisungen und einer einsatzbereiten Vorlage (wie einer dieser Signaturvorlagen) sollte es jeder mit etwas Zeit und gutem Willen schaffen können. Deshalb entscheiden sich viele Organisationen dafür, eine unternehmensweite Richtlinie zur Einrichtung von E-Mail-Signaturen einzuführen – in der Hoffnung, das Thema damit ein für alle Mal zu erledigen.

Sie könnten eine klare Richtlinie erstellen, die jeden Aspekt der geschäftlichen E-Mail-Signatur festlegt, und ergänzend Leitfäden zur Unternehmensidentität und Markenführung bereitstellen. Wird dies in den Onboarding-Prozess integriert, erhält jeder Mitarbeitende eine gut formatierte, vom Unternehmen genehmigte E-Mail-Signatur.

In einer perfekten Welt würde das wahrscheinlich funktionieren. In der realen Welt sollten Sie jedoch mit einem chaotischen Durcheinander rechnen. Meistens läuft es so:

  • Manche Benutzer richten die Signatur in allen von ihnen verwendeten E-Mail-Apps exakt so ein, wie vorgesehen. Nennen wir sie die „Ausnahmen”.
  • Manche richten die Signatur direkt in ihren Desktop-Apps ein, zum Beispiel in Outlook, lassen aber auf Mobilgeräten die Signatur „Von meinem iPhone gesendet“ stehen.
  • Andere richten zwar die Vorlage ein, lassen jedoch die darin enthaltenen Standardkontaktdaten unverändert, anstatt sie durch ihre eigenen zu ersetzen.
  • Manche stoßen sofort oder später auf unerwartete Probleme und wenden sich an die IT – meist gleich mit ein paar zusätzlichen „Ach übrigens“-Anfragen.
  • Andere kommen mit Ideen, wie man die Signatur noch großartiger machen könnte. Einige dieser Vorschläge („Ich mag diese Schriftart nicht. Comic Sans ist viel besser!“) gelten aus Unternehmenssicht jedoch nicht unbedingt als Verbesserung.
  • Der Rest vergisst entweder, die Signatur einzurichten, oder ignoriert die Richtlinie komplett.

Methode #2: Nachrichtenflussregeln

Eine weitere Möglichkeit ist es, eine E-Mail-Signatur einzurichten, die automatisch funktioniert. Exchange Server SE (genau wie frühere Exchange-Versionen) ermöglicht die Verwendung von Nachrichtenflussregeln, um das Anfügen von E-Mail-Signaturen zu automatisieren.

So läuft es meistens ab:

  1. Das Marketing entwickelt die Idee für die Signatur. Es entwirft eine globale Signaturvorlage und leitet diese an die IT weiter.
  2. Die IT wandelt die Vorlage in HTML-Code um und verwendet diesen Code in einer Nachrichtenflussregel.
  3. Es folgt ein zeitaufwändiges Hin und Her zwischen Marketing und IT. Je nach Organisationsstruktur können auch die Kommunikations- und Rechtsabteilung in diese Abstimmungen eingebunden werden.
  4. Nach erfolgreichen Tests schließt die IT die Einrichtung ab und kommuniziert die Änderung intern.
  5. Anschließend senden Benutzer ihre E-Mails scheinbar ohne E-Mail-Signatur – zumindest auf den ersten Blick. Die Exchange-Server-Nachrichtenflussregeln fügen jedoch allen E-Mails eine personalisierte, der Vorlage entsprechende E-Mail-Signatur hinzu. Dieser Vorgang erfolgt vollständig automatisiert während der E-Mail-Verarbeitung (nach dem Versand), bringt jedoch einige erhebliche Einschränkungen mit sich.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen mit Nachrichtenflussregeln

Methode #3: Drittanbieter-App

Die ersten beiden Methoden sind nicht völlig narrensicher. Zwar können sie dabei helfen, das E-Mail-Branding Ihres Unternehmens zu verwalten, garantieren jedoch keine vollständige Einhaltung Ihrer Markenidentität. Zudem verbleiben einige Risiken, die sich nur schwer mindern lassen. Genau hier kommt der Einsatz einer Drittanbieter-Lösung ins Spiel.

CodeTwo Email Signatures On-prem ermöglicht es Ihnen, die volle Kontrolle über Ihr E-Mail-Branding zu übernehmen.

Anstatt Ihre Arbeit zu erschweren und Ihre Unternehmensprozesse durcheinanderzubringen, gestalten Sie den gesamten Ablauf so reibungslos und einfach wie möglich. Warum ist das die bessere Lösung? Es gibt eine lange Liste von Gründen, warum CodeTwo die beste Möglichkeit bietet, Ihren Nachrichtenfluss zu verwalten:

  1. Zentrale Verwaltung ist vollkommen effektiv. Sie richten eine Signaturvorlage ein, die automatisch für jeden Benutzer personalisiert wird. Endbenutzer haben keine Möglichkeit, die vom Unternehmen vorgegebene Signatur zu ändern. Rechtliche Haftungsausschlüsse werden genau so hinzugefügt, wie es die Rechtsabteilung vorgibt, während Marketingbanner Empfänger in Leads umwandeln, ganz im Sinne von Sales und Marketing.
  2. Enorme Zeitersparnisse. Die IT muss lediglich das Tool installieren und die Ersteinrichtung durchführen. Anschließend können die Marketing-, Rechts- und Kommunikationsabteilungen übernehmen. Komplexe und zeitaufwändige Projekte sind nicht erforderlich. Und da die Lösung äußerst einfach zu bedienen ist und zuverlässig funktioniert, muss die IT später keine Stunden mehr mit der Fehlerbehebung verbringen.
  3. Brauchen Sie ein Update? Alle Änderungen am Layout Ihrer Signatur lassen sich in wenigen Minuten vornehmen und gelten automatisch für alle.
  4. Einmal einrichten und vergessen. Nachdem Sie Ihre professionelle E‑Mail-Signatur eingerichtet haben, erledigt unser Service den Rest, ganz ohne Zutun der Endbenutzer. Er arbeitet im Hintergrund und sorgt dafür, dass Ihre Marke beworben und Traffic auf Ihre Landingpages oder Social-Media-Profile geleitet wird.
  5. Und Signaturen sind erst der Anfang. CodeTwo Email Signatures On‑prem bietet einen ganzheitlichen Ansatz zur Verwaltung Ihres Nachrichtenflusses. Erweitern Sie Ihre Kontrolle durch die Verwaltung automatischer Antworten, leicht konfigurierbare DLP-Richtlinien, einen Abmeldemechanismus, intelligente Kontrolle von Anhängen und vieles mehr.

Und wenn Sie eine Migration zu Microsoft 365 planen, unterstützen wir Sie mit einem dedizierten Migrationstool und helfen Ihnen anschließend dabei, das E-Mail-Branding in Microsoft 365 mit CodeTwo Email Signatures 365 zu verwalten.

Warum CodeTwo?

Das mag voreingenommen klingen, doch es gibt handfeste Beweise dafür, dass CodeTwo das beste Tool zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen für Exchange Server auf dem Markt bietet.

  1. Unsere Lösung ist lokal, genau wie Ihr Exchange Server. Sie führen keine Risiken, externen Datenverarbeiter oder zusätzlichen Endpunkte ein. Stattdessen stärken Sie Ihre Kontrolle.
  2. Unsere Produkte gehören zu den am höchsten bewerteten Produkten ihrer Kategorie und haben zahlreiche Branchenauszeichnungen gewonnen.
  3. Wenn Sie einmal auf ein Problem stoßen, geht unser Customer Success Team stets die Extrameile, um Ihnen weiterzuhelfen.

CodeTwo hat zahlreichen Unternehmen geholfen, die Kontrolle über ihr E‑Mail-Branding zu übernehmen. Seit 2007 entwickeln wir unsere Lösungen für Exchange Server und Microsoft 365 kontinuierlich weiter und verbessern sie auf Grundlage von Rückmeldungen von IT-Profis aus aller Welt. CodeTwo Email Signatures On-prem ist das ultimative Produkt für Microsoft Exchange Server SE.