Es gibt viele E-Mail-Signaturtools auf dem Markt. Die Wahl der besten Lösung kann eine Herausforderung sein – besonders dann, wenn Sie sich nicht täglich mit der Erstellung oder Verwaltung von E-Mail-Signaturen beschäftigen. Natürlich könnten Sie jede E-Mail-Signatursoftware auf dem Markt testen, um herauszufinden, welche die beste ist. Ich habe jedoch eine bessere Idee.
Wir arbeiten täglich mit E-Mail-Signaturen. Wir leben und atmen E-Mail-Signaturen – sie sind unser tägliches Brot. Deshalb haben wir eine Liste der wichtigsten Eigenschaften zusammengestellt, die das beste E-Mail-Signaturtool auszeichnen sollten.
Was ist die beste E-Mail-Signatursoftware?
Die beste E-Mail-Signatursoftware sollte:
- zu 100 % zuverlässig,
- flexibel,
- und einfach zu bedienen sein.
Natürlich wird jeder Anbieter sein eigenes Tool bewerben (wir sind da keine Ausnahme). Doch wie können Sie herausfinden, ob eine bestimmte Software wirklich hält, was sie verspricht? Entweder testen Sie sie selbst oder Sie orientieren sich an authentischen Bewertungen auf Plattformen wie G2, Capterra oder TrustRadius.
Bevor wir jedoch ins Detail gehen, werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Arten von Signatursoftware. Denn um die passende Lösung zu finden, sollten Sie sich eine grundlegende Frage stellen: „Was genau brauche ich?“.
Wenn Sie also:
- Signaturen für alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen verwalten möchten,
- ein einziges Signaturdesign erstellen wollen, das automatisch für jedes Teammitglied personalisiert wird,
- intelligente Signaturen brauchen, die sich je nach Empfänger, Stichwörtern oder anderen Variablen anpassen…
… dann brauchen Sie wahrscheinlich einen E-Mail-Signaturmanager.
Wenn Sie hingegen:
- eine großartige E-Mail-Signatur gestalten möchten,
- eine E-Mail-Signatur in Outlook, Gmail oder hinzufügen wollen,
- eine professionelle E-Mail-Signatur benötigen, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen…
… dann brauchen Sie wahrscheinlich einen E-Mail-Signaturgenerator.
Was ist ein Tool zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen?
Ein E-Mail-Signaturmanager ist ein Tool, mit dem Sie nicht nur eine Signatur entwerfen können, sondern das sich auch in Ihre Unternehmenssysteme integrieren lässt – um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeitende die passende Signatur mit seinen persönlichen Daten erhält.
Warum? Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:
Sie haben ein Team mit 100 Mitarbeitenden. Jede Person versendet täglich rund 30 E-Mails. Das sind 3000 Markeneindrücke täglich. Einfach ausgedrückt ist ein Markeneindruck jede Interaktion mit Ihrer Marke. In diesem Fall bedeutet das: Ihre Kunden sehen bei jeder empfangenen E-Mail Ihre geschäftliche Signatur – die entweder professionell wirkt oder eben nicht. Jeder einzelne Eindruck kann entweder ein Risiko oder eine Chance sein. Lassen Sie uns eine Liste (oder genauer gesagt: zwei Listen) erstellen.
Risiken
Wenn ein Unternehmen seine E-Mail-Signaturen nicht verwaltet, kann dies mit verschiedenen Risiken verbunden sein:
- Fehlende Signaturen bedeuten, dass Kunden oder Leads keine alternativen Kontaktmöglichkeiten wie eine Telefonnummer sehen. Dies führt zu verpassten Chancen oder geringerer Kundenzufriedenheit.
- Fehlerhafte Signatur-Layouts, veraltete Logos oder falsche Kontaktdaten – all das kann dem Markenauftritt schaden.
- Nichteinhaltung gesetzlicher Anforderungen.
- Und das sind nur die ersten Punkte, die einem sofort in den Sinn kommen. Erfahren Sie, welche weiteren Fehler bei E-Mail-Signaturen Ihrer Marke schaden können.
Chancen
Ein einheitliches Layout für E-Mail-Signaturen ist bereits ein großer Schritt in Richtung professioneller E-Mail-Kommunikation – denn Konsistenz ist der Schlüssel, um Ihre Marke sichtbarer und vertrauenswürdiger zu machen. Mit einem intelligenten Ansatz für die Nutzung von E-Mail-Signaturen können Sie jedoch noch viel mehr erreichen:
- Erstellen Sie effektive E-Mail-Marketingkampagnen – ganz ohne Profiling.
- Sammeln Sie Kundenfeedback ganz einfach mit Ein-Klick-Umfragen.
- Fügen Sie Buchungslinks hinzu, um Demo-Termine und 1:1-Meetings zu vereinfachen.
- Führen Sie gezielte oder individuell angepasste Kampagnen für bestimmte Märkte, Teams oder Empfänger durch.
Warum ein E-Mail-Signaturtool verwenden?
Angesichts der genannten Risiken und Chancen können es sich Unternehmen heute nicht leisten, E-Mail-Signaturen zu übersehen. Sie sind eine wertvolle Ressource.
Theoretisch lassen sich E-Mail-Signaturen auch ohne zusätzliche Tools verwalten. In der Praxis verbringen Sie jedoch entweder Stunden damit, Signaturen für jede einzelne Person in Ihrer Organisation einzurichten, oder damit, die von den Benutzern selbst erstellten Signaturen zu korrigieren. Denn häufig werden Signaturen nicht aktuell gehalten, nicht auf allen Geräten (einschließlich Mobilgeräten) eingerichtet oder die Gestaltung wird zu kreativ.
Was ist der beste E-Mail-Signaturmanager?
Die beste E-Mail-Signatursoftware sollte:
- zentrale Verwaltung bieten, um Änderungen schnell, unternehmensweit umzusetzen,
- das einfache Hinzufügen personalisierter Signaturen zu allen E-Mails ermöglichen,
- einen benutzerfreundlichen E-Mail-Signaturdesigner enthalten,
- absolut zuverlässig und sicher sein,
- mit allen E-Mail-Apps und Geräten funktionieren,
- Signaturen automatisch aktuell halten (z. B. Absenderinformationen, Kontaktdaten),
- erweiterte Regeln unterstützen (z. B. unterschiedliche Signaturen je nach Absender oder Empfänger).
CodeTwo Email Signatures 365 ist die erste Wahl für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365-Organisationen jeder Größe. Die Lösung bietet alle wichtigen Funktionen und Eigenschaften, die eine erstklassige E-Mail-Signatursoftware ausmachen – und vieles mehr. Es ist auch das einzige E-Mail-Signaturtool, mit dem Sie automatische Antworten verwalten können und das vollständig Microsoft 365-zertifiziert ist.
Aber verlassen Sie sich nicht nur auf mein Wort – sehen Sie selbst, was die Kunden von CodeTwo über die Lösung sagen und warum sie auf allen wichtigen Softwarebewertungsportalen seit Jahren als führende E-Mail-Signatursoftware bewertet wird.
Noch unsicher? Testen Sie die Lösung kostenlos!
Was ist ein E-Mail-Signaturgenerator?
Ein E-Mail-Signaturgenerator, auch Signaturdesigner genannt, ist ein Tool, mit dem Sie E-Mail-Signaturen erstellen können – angefangen bei Layout und Design bis hin zum Hinzufügen von Kontaktdaten, Bildern und anderen Elementen.
Sie können es in Photoshop oder Canva tun – das ist ein großartiger Ausgangspunkt, besonders wenn Sie ein Grafikdesigner sind. Das Problem tritt auf, wenn Sie versuchen, eine solche Signatur in einer E-Mail-App zu verwenden. Warum? E-Mail-Apps sind spezifisch, ebenso wie der HTML-Code, den sie unterstützen. Nicht alles, was Sie entwerfen, wird in unterschiedlichen Apps wie Outlook, Gmail, der Mail-App für iOS oder anderen E-Mail-Apps gut aussehen. Deshalb gibt es spezielle E-Mail-Signaturgeneratoren – sie verbinden Benutzerfreundlichkeit mit der Sicherheit, dass die finale Signatur auch nach dem Versand der ersten E-Mail einwandfrei funktioniert.
Was ist der beste E-Mail-Signaturgenerator?
Der beste E-Mail-Signaturgenerator ermöglicht nicht nur das Gestalten eigener Signaturen. Er wandelt Ihre Idee auch in HTML-Code um, der von E-Mail-Apps leicht verdaulich ist. Ein guter E-Mail-Signaturgenerator sollte:
- eine Vielzahl an Vorlagen (Layouts) zur Auswahl bieten,
- einfach zu bedienen sein und das schnelle Kopieren/Einfügen kompletter Signaturen ermöglichen,
- einsatzbereite Designs enthalten, die in verschiedenen E-Mail-Apps zuverlässig funktionieren,
- das Hinzufügen eigener Grafiken erlauben,
- kein Wasserzeichen in der Signatur platzieren,
- kostenlos sein oder zumindest grundlegende Funktionen nicht hinter einer Bezahlschranke verstecken.
Der kostenlose E-Mail-Signaturgenerator erfüllt all diese Anforderungen – und steht Ihnen völlig kostenfrei zur Verfügung. Besser geht’s nicht!
