Die Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen ist eine Aufgabe, die nicht unterschätzt werden sollte. Durchdachte Vorlagendesigns in Kombination mit der Personalisierung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen für Benutzer können ein erheblicher PR-Booster sein. Office 365 mit Exchange Online ermöglicht es Benutzern, Haftungsausschlüsse und Signaturen zu erstellen, die auf E-Mails angewendet werden können. Dies kann mit Nachrichtenflussregeln erfolgen. Obwohl in der Cloud wertvolle Funktionen verfügbar sind, gibt es einige Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365:
- Kein HTML-Editor. Obwohl dies für HTML- und CSS-Meister kein Hindernis darstellt, kann nicht jeder das volle HTML-Potenzial durch einfaches Eintippen von Code freisetzen. Vorgefertigte Vorlagen können im Internet gefunden und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden, helfen jedoch nicht viel bei der Erstellung echter einzigartiger Projekte.
- Keine automatischen Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen. Diejenigen, die sich in ihrer Arbeit mit Branding befassen, wissen, dass das Einfügen von Fotos in E-Mail-Signaturen eine sehr gute Praxis ist. Es sieht nicht nur professionell aus, sondern bietet den Empfängern auch ein besseres, persönlicheres Erlebnis. Menschen erinnern sich gut an Gesichter und neigen dazu, sich mit Menschen zu verbinden, deren Gesichter sie kennen. Leider bietet Office 365 keine Möglichkeit, solche Fotos automatisch in E-Mail-Signaturen aufzunehmen.
- Delegation von Signaturverwaltungsrechten nicht möglich. Administratoren müssen vielseitig sein, jedoch die Gestaltung grafisch ansprechender Signaturen mit hohem Werbewert ist eher die Aufgabe einer Marketingabteilung. Leider gibt es keine Möglichkeit, nur die Signaturverwaltung an sie zu delegieren – sie müssten Zugriff auf die Nachrichtenflussregeln erhalten, was unnötige Risiken erzeugt.
- Signaturen können nicht direkt unter Antworten/Weiterleitungen platziert werden. Die Verwaltungstools von Office 365 ermöglichen Ihnen das Senden von Signaturen. Jede Nachricht wird jedoch auf die gleiche Weise behandelt und dieselbe oder eine andere Signatur wird unter- oder oberhalb der gesamten Nachricht hinzugefügt. Effekt? Entweder nur eine Signatur oder eine mit jeder Nachricht wachsende Signaturstapel ganz unten in der Konversation.
- Keine Möglichkeit, das Blockieren von Bildern zu verhindern.
Da E-Mail-Signaturen in Office 365 auf HTML-Code in Haftungsausschlüssen basieren, ist es möglich, Bilder in Signaturen zu verwenden. Es gibt jedoch ein kleines Problem. Diese Bilder werden von den meisten E-Mail-Clients automatisch blockiert. Anstelle von schönen Logos und Grafiken sieht der Empfänger als erstes rote Kreuze. Dies hält verständlicherweise manche Leute davon ab, sich den Inhalt überhaupt anzusehen. - Seitenbanner können nicht an Nachrichten angehängt werden. Office 365 hat es ermöglicht, Signaturen als Kopfzeilen hinzuzufügen, wodurch schöne vollständige Nachrichten mit Bannern erstellt werden können. Nur ein Schritt weiter – die Möglichkeit zum Hinzufügen von Seitenbannern – würde Designern die volle Kontrolle über E-Mails geben.
- Signaturen sind in Gesendeten Elementen nicht sichtbar. Es gibt keine Möglichkeit sicherzustellen, dass gesendete E-Mails die gewünschte Signatur und den für jede Nachricht erforderlichen Haftungsausschluss enthalten. Wenn es einen Fehler in der Nachrichtenflussregel gibt oder etwas anderes schief geht, werden Sie es wahrscheinlich nicht einmal bemerken. Es sei denn natürlich, Sie schicken E-Mails an Ihre Kunden mit der Frage: “Entschuldigung, können Sie mir sagen, ob der Haftungsausschluss und die Signatur in meiner letzten E-Mail gut aussahen?”
- Keine Möglichkeit, Signalphrasen neben leeren Active Directory-Feldern zu entfernen.
Die Verwaltung der gesamten Organisation ist etwas kompliziert. Manche Nutzer haben Handys, andere sind nur per E-Mail erreichbar. Es ist schade, aber Exchange Online kann nicht prüfen, ob ein AD-Feld leer ist oder nicht. Sie müssen sich also entscheiden, ob Sie unprofessionell aussehende Signaturen mit leeren Feldern verwenden oder die Benutzerdaten auf ein Minimum beschränken werden, um sicherzustellen, dass keine schwarzen Löcher entstehen. Oder Sie könnten für jeden Benutzer eine separate Vorlage entwerfen, was irgendwie mit der Idee der zentralen Verwaltung oder der Vereinfachung der Dinge argumentiert. - Keine Auswahl von Active Directory-Attributen möglich. Alle AD-Variablen müssen manuell eingefügt werden, wobei der Name des ausgewählten Feldes in “%%”-Symbole eingeschlossen sein muss, wie folgt: %%FirstName%%. Daher ist es notwendig, die Namen der AD-Variablen zu kennen und sie korrekt einzufügen. Es ist zwar keine große Sache, aber es ist ein weiterer Punkt, an dem etwas schief gehen kann.
- Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar. Es ist nicht möglich, das E-Mail-Format Ihrer Wahl zu erzwingen. Was bedeutet das auf Deutsch? Viele mobile Geräte senden E-Mails im Nur-Text-Format, wodurch sie mit einer im HTML-Format entworfenen Signatur nicht kompatibel sind. Es ist eine Schande, da der Zugriff auf E-Mail-Konten über mobile Geräte so beliebt ist.
- Fehlende Unterstützung für die Mehrinstanzenfähigkeit. Funktioniert ein Unternehmen auf zwei oder mehr unterschiedlichen Tenants, muss jede Regel manuell repliziert werden. Dies ist eine weitere Möglichkeit, die Dinge zeitaufwändiger und komplizierter zu machen, auch wenn es nicht jeden Administrator betrifft.
- Zeichenbeschränkung. Der Haftungsausschluss, den Sie über eine Nachrichtenflussregel einrichten, ist auf 5120 Zeichen beschränkt. Obwohl es für jede E-Mail-Signatur oder jeden Haftungsausschluss mehr als genug erscheinen mag, ist es möglicherweise nicht der Fall. Schicke HTML-E-Mail-Signaturen erfordern zusätzliches Styling, insbesondere wenn sie in Outlook korrekt angezeigt werden sollen. Fügen Sie die Einschränkung für nur Online-Bilder und lange direkte Links zu Bannern hinzu, und es könnte sich herausstellen, dass Sie nicht in der Lage sind, gut formatierte E-Mail-Signaturen für Ihr Unternehmen hinzuzufügen.
Wie Sie sehen können, weist Office 365 in seiner ganzen Pracht immer noch Einschränkungen in Bezug auf E-Mail-Signaturen auf. Einige davon halten Sie möglicherweise für unwichtig, während sich andere auf lange Sicht als inakzeptabel erweisen können.
Wie geht man mit diesen Einschränkungen um?
Tatsächlich ist die Überwindung all dieser Einschränkungen einfacher als erwartet. Obwohl sie nicht nativ behoben werden können, gibt es Tools von Drittanbietern, die zur Rettung kommen:
CodeTwo Email Signatures 365 ist eine einfache und leicht zu handhabende Software. Fügen Sie eine intuitive Benutzeroberfläche, eine Vielzahl gebrauchsfertiger Vorlagen und viele andere Funktionen hinzu, um ein leistungsstarkes Tool für die zentrale Signaturverwaltung zu erhalten.
