10 Beispiele für eine professionelle Email-Signatur

Ein durchschnittlicher User verschickt pro Woche knapp 200 geschäftliche Emails. Dabei sind Mails nicht ausschließlich ein Medium für Informationen in Textform, sie sind ebenfalls Träger für Marketing-Inhalte, in denen Grafik eine bedeutende Rolle spielt.

Im Zentrum dieser Strategie steht die Email-Signatur. In den meisten Fällen enthält sie neben Pflichtangaben zu Unternehmen und Absender auch weitere Elemente wie Banner, Infos zu anstehenden Events, Social Media Buttons etc. In ihrer Gesamtheit ist sie daher prägend die Corporate Identity.

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Nachstehend werden zehn Signaturkonzepte für Geschäfts-Emails vorgestellt. Alle Designs wurden mit CodeTwo Exchange Rules Pro erstellt – einem dedizierten Signaturmanager für Microsoft Exchange Server 2016, 2013, 2010 und 2007. Continue reading

Outlook: Email-Signatur mit verlinktem Bild/Bild aus dem Internet erstellen

Anders als Web-basierte Mailclients wie Gmail oder OWA bettet Microsoft Outlook Bilder in Email-Signaturen ein, anstatt nur auf den Speicherort im Internet zu verlinken.

Zwar haben verlinkte Bilder einige Nachteile (siehe dazu diesen Artikel), dennoch können sie verwendet werden, wenn beispielsweise die Größe von Emails möglichst überschaubar bleiben soll. Nachstehend finden Sie eine Anleitung, wie man das Standardverhalten von Outlook ändern kann, um verlinkte Bilder/Bilder aus dem Internet zu nutzen. Continue reading

In Thunderbird Email-Signatur einrichten

In dem vorliegenden Artikel werden drei Methoden vorgestellt, wie man in Mozilla Thunderbird eine Email-Signatur erstellt:

  • man hinterlegt einen HTML-Code direkt in den Account-Einstellungen oder,
  • man importiert eine HTML-Datei mit Email-Signatur oder,
  • man erstellt die Signatur direkt im Email-Fenster und kopiert sie in die Thunderbird-Einstellungen.

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Exchange Server 2016: Email-Signatur erstellen

Die wahrscheinlich größte Überraschung hinsichtlich des Release von Exchange 2016 war dessen geringe Abgrenzung zu Exchange 2013. In puncto Email-Signaturverwaltung gibt es kaum Unterschiede (sprich, wenn Sie mit der 2013er Version vertraut sind, können Sie in 2016 direkt loslegen). Wenn Sie allerdings noch keine Gelegenheit hatten, an Exchange 2013 herum zu probieren, ist die nachstehende Anleitung für Sie.

WICHTIG: In dem nachstehenden Beispiel wird eine unternehmensweite HTML-Signatur für Emails erstellt, welche an externe Adressen gesendet werden.

1. Über Ihren Internetbrowser öffnen Sie das Exchange Admin Center (tippen Sie https://<CASServerName>/ecp oder https://mail.contoso.com/ecp in die Adresszeile ein), indem Sie sich mit Zugangsdaten vom Transportregeln-Administrator anmelden.

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Email-Signatur für Gmail/Google Apps erstellen

WICHTIG: Bevor Sie anfangen, vergewissern Sie sich, dass der Plain text mode nicht aktiviert ist. Wenn Sie erfahren möchten, wie das geht, klicken Sie hier.

1. Sobald Sie sich zu Ihrem Account in Gmail / Google Apps eingeloggt haben, klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der rechten oberen Ecke (Abb. 1) und gehen Sie auf Settings:

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Abb. 1: Settings/Zahnradsymbol in Gmail/Google Apps.

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iPhone: HTML-Email-Signatur mit Grafik

INFO: Der Artikel erklärt, wie man auf einem iPhone eine HTML-Email-Signatur mit Bild hinterlegt. Um zu erfahren, wie man, eine HTML-Signatur für mehrere iPhones – angebunden an ein Google Apps-, Office 365- oder Microsoft Exchange-Account – erstellt, lesen Sie diesen Artikel.

Die Signatur, welche standardmäßig auf iPhones angefügt wird – ‘sent from my iPhone’ – liefert immer wieder Stoff für lustige Wortspiele. Wenn Sie auf Ihrem iPhone Geschäfts-Emails verfassen, werden Sie sich wohl für eine professionellere Variante entscheiden. Zu diesem Zweck öffnen Sie Settings App > Mail, Contacts, Calendars > Signature und tippen Sie Ihren neuen Einzeiler ein. Continue reading

E-Mail-Signatur mit Social Media Buttons

Soziale Netzwerke befinden sich längst auf der Überholspur und ziehen an traditionellen Formaten wie TV oder Presse vorbei. Im Resultat tauchen in immer mehr E-Mail-Signaturen, ob privat oder geschäftlich, Links zu Facebook, Twitter, Linkedin und anderen Social Media Profilen auf.

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Einen Hyperlink in die Signatur einzufügen, ist schnell erledigt. Es sieht allerdings viel professioneller aus, wenn stattdessen ein Button mit dem Logo des jeweiligen Netzwerks eingebunden wird. Die nachfolgende Anleitung erläutert, wie Sie das anstellen.

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Erstellen und Hinzufügen einer Signatur in Office 365 OWA

Dieser Artikel befasst sich mit E-Mail-Signaturen in dem Webmailclient unter Office 365. Wenn Sie erfahren möchten, wie man in Office 365 unternehmensweite E-Mail-Signaturen einrichtet, lesen Sie diesen Artikel.

1. Nachdem Sie sich zu Ihrem Office 365-Account eingeloggt haben, klicken Sie in der oberen Leiste auf Outlook und wechseln Sie zu Outlook Web App. Continue reading

Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Aus der nachfolgenden Anleitung erfahren Sie, wie man mit dem integrierten Tool von Office 365 eine unternehmensweite E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer einrichtet. Ähnlich wie die meisten modernen Lösungen für E-Mail-Fußzeilen unterstützt das Tool auch HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu Google Apps for Business o.Ä. ermöglicht das Tool ebenfalls Erstellung einer automatisch personalisierten Anwendersignatur. Auf eine ziemlich unschöne Einschränkung stößt man allerdings in Antworten und Weiterleitungen – dort erscheinen die Signaturen übereinandergestapelt, am Ende der Nachricht. Es fehlt zudem eine Vorschaumöglichkeit auf der Enduserseite (Mehr erfahren…). Continue reading

Erstellung und Bearbeitung von Signaturen in Outlook 2010 / 2013

Die nachfolgende Anleitung bezieht sich auf Outlook 2010 und Outlook 2013.

I. Um in Outlook 2010 oder 2013 eine neue Signatur zu hinterlegen, öffnen Sie das Menü Signatures and Stationery (Abb. 5). Es gibt zwei Methoden, wie man dorthin gelangt. Continue reading