Tipps zur E-Mail-Signatur: Wie erstellt man einen guten Signaturblock?

In diesem Artikel finden Sie eine Reihe nützlicher Tipps und bewährter Methoden zum Erstellen einer perfekten modernen geschäftlichen E-Mail-Signatur. Hier erfahren Sie, welche Elemente Sie in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollten, welche Elemente besser zu vermeiden sind und wie Sie Ihre E-Mail-Signatur etwas aufrüsten können. Es werden auch Beispiele für kostenlose E-Mail-Signaturvorlagen gezeigt, die sofort anwendbar sind.

Guter Signaturblock - Komposition
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Direkter Link zu einem gehosteten Bild in E-Mail-Signaturen

Sie fragen sich vielleicht, was eigentlich direkte Bildlinks oder direkte URLs mit E-Mail-Signaturen zu tun haben. Dort, wo Sie ein eingebettetes Bild verwenden können, müssen Sie sich um keine Links kümmern. Verlinkte Bilder haben jedoch einige Vorteile (beispielsweise erhöhen sie nicht die E-Mail-Größe). Darüber hinaus gibt es Situationen, in denen verlinkte Bilder die einzige Option sind. Zum Hinzufügen eines verlinkten Bildes benötigen Sie eine direkte URL.

Direkte Links in E-Mail-Signaturen
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Wie verwaltet man Office-365-Signaturen ohne Beteiligung von der IT?

Die E-Mail-Signaturverwaltung – klingt etwa technisch. Einfach gesagt, ist das eine perfekte Möglichkeit, wie man gewährleisten kann, dass jede ausgehende E-Mail professionell gebrandet wird und den richtigen Werbeinhalt enthält. Das Problem liegt nur daran, dass Aspekte wie Corporate Identity, Marketingkampagnen und Werbebanner werden normalerweise vom Marketingteam behandelt. Gleichzeitig ist das Office-365-Management einschließlich globaler E-Mail-Signaturen standardmäßig eine Aufgabe, die zur Pflichten der IT-Abteilung gehört. Warum ist das ein Problem? Normalerweise bedeutet zentrales E-Mail-Signaturmanagement Folgendes:

  • Die IT-Abteilung erhält zusätzliche Verantwortlichkeiten. Das heißt nicht nur, dass die IT überlastet werden kann, sondern auch, dass das Marketing seine eigenen Projekte auslagern muss, anstatt sie alleine auszuführen.
  • Das Marketing muss zusätzliche Rechte für den Office-365-Tenant erhalten. Diese Option ist möglicherweise noch schlimmer, da dadurch ein erhebliches Nichtkonformitätsrisiko besteht. Eine falsch konfigurierte E-Mail-Flussregel kann Probleme beim Senden und Empfangen von E-Mails verursachen und den Administrator zum Eingreifen zwingen, damit der E-Mail-Fluss korrigiert wird.

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Wie erstellt man serverseitige E-Mail-Signaturen in Exchange 2019?

Dieser Artikel enthält eine schrittweise Anleitung zum Erstellen einer zentralen E-Mail-Signatur in Exchange 2019 mithilfe einer systemeigenen Methode. Obwohl die native Methode nicht frei von Einschränkungen ist, erfüllt sie die grundlegenden Anforderungen hinsichtlich der E-Mail-Signaturverwaltung für Unternehmen.

Hinweis: Im letzten Abschnitt des Artikels erfahren Sie, wie man die Einschränkungen der nativen E-Mail-Signaturen überwinden kann.

Erstellen von E-Mail-Signatur in Exchange 2019

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine E-Mail-Signatur in Exchange 2019 zu erstellen:

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Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt (nicht als Anhänge)

Das Anzeigen von Bildern in E-Mail-Signaturen als Anlagen ist ein oft vorkommendes Problem. Die Lösung dafür ist auch nicht klar, weil es unterschiedliche Ursachen dieser Lage geben kann. Probleme kommen beispielsweise vor, wenn die Nachricht in das Nur-Text-Format konvertiert wird oder wenn etwas mit dem HTML-Code einer E-Mail-Signatur nicht stimmt. Schließlich kann auch eine bestimmte Outlook-Konfiguration die Schuld tragen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Bilder nicht als Anhänge in den erwähnten Situationen erscheinen.

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Unternehmensweite E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365

Der folgende Artikel erläutert Ihnen, was Sie tun müssen, um eine automatische E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer mithilfe des integrierten Office-365-Tools auf Serverebene einzurichten.

Einige Informationen über das Tool selbst. Wie die meisten heutigen E-Mail-Signatur-Lösungen unterstützt es HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu beispielsweise Google Apps for Business ermöglicht es zudem, einzelne Signaturen automatisch zu personalisieren. Einschränkungen gibt es jedoch auch. Diese umfassen keine Option zum Einfügen der Signatur direkt unterhalb der letzten E-Mail-Antwort oder Weiterleitung sowie keine Vorschau der Signatur auf der Seite des Endbenutzers, um nur einige zu nennen (weitere Informationen…).

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Einstellen und Ändern von E-Mail-Signaturen in Outlook im Web (Office 365 und Exchange 2016)

Die letzte Ausgabe von Exchange 2016 wurde in der Exchange-Welt gespannt erwartet. Es ist nicht schwer zu erkennen, dass sie mit sich einige interessante Neuheiten gebracht hat. Eine der Änderungen bezieht sich auch auf OWA, die nun durch ein brandneues und glänzendes Outlook im Web ersetzt wurde und einige neue Funktionen für noch bessere Benutzererfahrung eingeführt hat.

Wenn Sie noch keine Möglichkeit hatten, eine neue E-Mail-Signatur in Ihrem Outlook im Web einzurichten, folgen Sie einfach den unten genannten Schritten, um mehr zu erfahren.

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10 Beispiele für eine professionelle Email-Signatur

Ein durchschnittlicher User verschickt pro Woche knapp 200 geschäftliche Emails. Dabei sind Mails nicht ausschließlich ein Medium für Informationen in Textform, sie sind ebenfalls Träger für Marketing-Inhalte, in denen Grafik eine bedeutende Rolle spielt.

Im Zentrum dieser Strategie steht die Email-Signatur. In den meisten Fällen enthält sie neben Pflichtangaben zu Unternehmen und Absender auch weitere Elemente wie Banner, Infos zu anstehenden Events, Social Media Buttons etc. In ihrer Gesamtheit ist sie daher prägend die Corporate Identity.

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Nachstehend werden zehn Signaturkonzepte für Geschäfts-Emails vorgestellt. Alle Designs wurden mit CodeTwo Exchange Rules Pro erstellt – einem dedizierten Signaturmanager für Microsoft Exchange Server 2016, 2013, 2010 und 2007. Continue reading

Outlook: Email-Signatur mit verlinktem Bild/Bild aus dem Internet erstellen

Anders als Web-basierte Mailclients wie Gmail oder OWA bettet Microsoft Outlook Bilder in Email-Signaturen ein, anstatt nur auf den Speicherort im Internet zu verlinken.

Zwar haben verlinkte Bilder einige Nachteile (siehe dazu diesen Artikel), dennoch können sie verwendet werden, wenn beispielsweise die Größe von Emails möglichst überschaubar bleiben soll. Nachstehend finden Sie eine Anleitung, wie man das Standardverhalten von Outlook ändern kann, um verlinkte Bilder/Bilder aus dem Internet zu nutzen. Continue reading

In Thunderbird Email-Signatur einrichten

In dem vorliegenden Artikel werden drei Methoden vorgestellt, wie man in Mozilla Thunderbird eine Email-Signatur erstellt:

  • man hinterlegt einen HTML-Code direkt in den Account-Einstellungen oder,
  • man importiert eine HTML-Datei mit Email-Signatur oder,
  • man erstellt die Signatur direkt im Email-Fenster und kopiert sie in die Thunderbird-Einstellungen.

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