Author Archives: Szymon

10 Beispiele für eine professionelle Email-Signatur

10 Beispiele für eine professionelle Email-Signatur

Ein durchschnittlicher User verschickt pro Woche knapp 200 geschäftliche Emails. Dabei sind Mails nicht ausschließlich ein Medium für Informationen in Textform, sie sind ebenfalls Träger für Marketing-Inhalte, in denen Grafik eine bedeutende Rolle spielt.

Im Zentrum dieser Strategie steht die Email-Signatur. In den meisten Fällen enthält sie neben Pflichtangaben zu Unternehmen und Absender auch weitere Elemente wie Banner, Infos zu anstehenden Events, Social Media Buttons etc. In ihrer Gesamtheit ist sie daher prägend die Corporate Identity.

Nachstehend werden zehn Signaturkonzepte für Geschäfts-Emails vorgestellt. Alle Designs wurden mit CodeTwo Exchange Rules Pro erstellt – einem dedizierten Signaturmanager für Microsoft Exchange Server 2019, 2016, 2013, 2010 und 2007. Continue reading

Outlook: E-Mail-Signatur mit verlinktem Bild / Bild aus Internet erstellen

Outlook: Email-Signatur mit verlinktem Bild/Bild aus dem Internet erstellen

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 02. Oktober 2020 aktualisiert.

Anders als Web-basierte E-Mail-Clients wie Gmail oder OWA, bettet Microsoft Outlook standardmäßig Bilder in E-Mail-Signaturen ein, anstatt nur auf deren Speicherort im Internet zu verlinken.

Eins ist zu bemerken: Verlinkte Bilder haben einige Nachteile (mehr darüber hier). Sie finden jedoch Anwendung dort, wo die kleinere E-Mail-Größe Ihre Priorität ist. Folgen Sie die Anleitung unten, um das Standardverhalten von Outlook zu ändern und verlinkte Bilder / Bilder aus dem Internet zu nutzen.

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In Thunderbird E-Mail-Signatur einrichten

In Thunderbird Email-Signatur einrichten

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 20. August 2020 aktualisiert.

Der vorliegende Artikel beschreibt drei Methoden, wie Sie eine E-Mail-Signatur in Mozilla Thunderbird erstellen. Sie können dies erreichen, indem Sie:

  • einen HTML-Code direkt in den Account-Einstellungen verwenden,
  • eine HTML-Datei mit E-Mail-Signatur importieren,
  • die Signatur als Teil des E-Mail-Inhalts erstellen und sie in die Thunderbird-Einstellungen kopieren.
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E-Mail-Signatur für Exchange Server 2016

Exchange Server 2016: Email-Signatur erstellen

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 15. Oktober 2020 aktualisiert.

Die wahrscheinlich größte Überraschung hinsichtlich des Release von Exchange 2016 war dessen Ähnlichkeit zu Exchange 2013. Hinsichtlich der E-Mail-Signaturverwaltung gibt es kaum Unterschiede (wenn Sie mit der 2013-Version vertraut sind, sehen Sie bald, was ich meine). Viele von Ihnen hatten möglicherweise jedoch keine Gelegenheit, mit Exchange 2013 herumzuspielen. Machen wir uns also an die Arbeit:

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E-Mail-Signatur für Gmail erstellen

Email-Signatur für Gmail/Google Apps erstellen

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 22. Januar 2021 aktualisiert.

Möchten Sie eine E-Mail-Signatur in Gmail (Google Mail) oder Google Workspace (früher G Suite) erstellen oder ändern? Dann folgen Sie die Anweisungen aus diesem Beitrag.

Wichtig: Bevor Sie anfangen, vergewissern Sie sich, dass der Nur-Text-Modus nicht aktiviert ist. Hier erfahren Sie, wie das geht.

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HTML-E-Mail-Signatur mit Grafik für iPhone

iPhone: HTML-E-Mail-Signatur mit Grafik

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 25. September 2020 aktualisiert.

Hinweis: Dieser Beitrag erklärt, wie Sie eine HTML-E-Mail-Signatur mit Bildern auf einem iPhone erstellen. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie eine HTML-Signatur für mehrere iPhones einrichten, die an Office 365- oder Microsoft Exchange-Konten angeschlossen sind, gehen Sie auf dieser Seite.

Die standardmäßige iPhone-Signatur – ‘sent from my iPhone’ – liefert immer wieder Stoff für lustige Wortspiele. Für einige Benutzer ist das eine gute Idee, weil sie mögliche Tippfehler erklärt und darauf hindeutet, dass der Absender außer Haus ist. Eins ist aber wahr: E-Mail-Signaturen bieten so viel mehr. Mit einer gut gestalteten HTML-E-Mail-Signatur können Sie nämlich für Ihre Marke werben, die Empfänger über Ihre neuesten Angebote informieren und ein Höchstmaß an Professionalität bewahren. Fügen Sie also keinen Einzeiler wie “Entschuldigung für meine fetten Finger” Ihrer Standardsignatur hinzu. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie eine geschickte E-Mail-Signatur mit Bildern in der Standard-E-Mail-App auf Ihrem iPhone erstellen.

HTML-E-Mail-Signatur mit Links und Bildern erstellen

Im ersten Schritt erstellen Sie Ihre eigene HTML-E-Mail-Signatur. Am schnellsten geht es mit diesem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator.

Im Generator bleiben Sie bei der Default-Plattform. Nächstens wählen Sie eine beliebige Signaturvorlage und führen Sie alle Schritte aus, um Kontaktdaten, Social Media Links und Grafiken zu personalisieren. Dann klicken Sie auf Apply your signature:

Kostenloser Generator für iOS-E-Mail-Signaturen

Anschließend kopieren Sie Ihre Signatur in die Zwischenablage:

Signatur in die Zwischenablage kopieren

Jetzt verwenden Sie einen beliebigen E-Mail-Client, um Ihre neue E-Mail-Signatur an Ihr iPhone zu senden. Fügen Sie dazu einfach die kopierte Signatur ein und senden Sie sie. Im folgenden Beispiel verwende ich Gmail:

E-Mail-Signatur für iOS: Schicken Sie die Signatur

HTML-E-Mail-Signatur auf iPhone erstellen

Nachdem Sie die E-Mail mit Ihrer neuen Signatur gesendet haben, öffnen Sie sie in Ihrer Apple Mail-App. Halten Sie einen Textteil gedrückt (aber kein Link) und wählen Sie im Kontextmenü die Option Select All und Copy:

iOS Mail-App: Signatur kopieren

Gehen Sie zu den iPhone-Einstellungen (Settings App Mail Signature). Wenn Sie dort bereits eine konfigurierte E-Mail-Signatur haben, löschen Sie sie. Als nächstens fügen Sie die neue Signatur aus dem Kontextmenü ein, indem Sie Paste anklicken. An dieser Stelle bemerken Sie, dass die Signatur ihre ursprüngliche Formatierung verloren und sich etwas geändert hat. Dies liegt daran, dass Ihr iPhone der HTML-Quelle der Signatur automatisch eine eigene Codierung hinzugefügt hat. Schütteln Sie Ihr iPhone, um das Kontextmenü Undo Change Attributes auszulösen, und wählen Sie Undo.

E-Mail-Signatur in iOS einfügen

Gehen Sie zu Ihrer iPhone Mail-App und erstellen Sie eine neue Nachricht (sie sollte bereits die neue Signatur enthalten).

E-Mail-Signatur in iOS

Denken Sie daran, die neue E-Mail-Signatur intern zu testen, bevor Sie geschäftliche E-Mails senden!

Unternehmensweite E-Mail-Signaturen erstellen

Die beschriebene Methode ist für persönliche E-Mail-Signaturen geeignet. Sie erweist sich jedoch als sehr aufwändig, wenn Sie Signaturen für alle Benutzer und deren Geräte in ganzem Unternehmen verwalten müssen.

Unsere Tools zur Signaturverwaltung ermöglichen Ihnen, Signaturen automatisch für alle Benutzer einzufügen, und zwar unabhängig von dem E-Mail-Client oder Gerät, die sie nutzen.

E-Mail-Signatur mit Social Media Buttons

E-Mail-Signatur mit Social Media Buttons

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 27. Juli 2020 aktualisiert.

Soziale Netzwerke befinden sich längst auf der Überholspur und ziehen an traditionellen Formaten wie TV oder Presse vorbei. Im Resultat tauchen in immer mehr E-Mail-Signaturen, ob privat oder geschäftlich, Links zu Facebook, Twitter, Linkedin und anderen Social Media Profilen auf.

E-Mail-Signatur mit Social Media Buttons

Es ist recht einfach, einen Hyperlink in Ihre E-Mail-Signatur einzufügen, aber ein Social Media Button an seiner Stelle sieht viel professioneller aus. Wie fügen Sie ihn ein? Das zeigt Ihnen der folgende Beitrag.

Hinweis: Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie einen ereignisauslösenden Hyperlink (wie Favorite-Button bei Twitter) für Ihre E-Mail-Signatur erstellen, klicken Sie hier.

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So erstellen und ändern Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Microsoft 365 / Office 365)

Erstellen und Hinzufügen einer Signatur in Office 365 OWA

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 29. März 2021 aktualisiert.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie E-Mail-Signaturen in dem Web-E-Mail-Client von Microsoft 365 (früher Office 365) bearbeiten. Möchten Sie erfahren, wie Sie unternehmensweite E-Mail-Signaturen in einer Microsoft 365-Organisation einrichten? Dann besuchen Sie diesen Blogbeitrag.

1. Öffnen Sie Outlook im Web: Entweder mit einem Klick auf der Outlook-App auf der Office 365-Startseite oder über diesen direkten Link.

E-Mail-App in Office 365

2. Oben rechts klicken Sie auf das Zahnradsymbol und scrollen Sie nach View all Outlook settings.

View all Outlook settings

3. In dem Navigationsbereich links gehen Sie auf Mail > Compose and reply. Den Editor für E-Mail-Signaturen finden Sie direkt unter der Überschrift Email signature. Im eingeblendeten Fenster geben Sie den Signatur-Text ein. Dann fügen Sie Bilder oder Hyperlinks und formatieren Sie den Text.

Hinweis: Dieser Signaturgenerator bietet zahlreiche, professionelle Signaturvorlagen. Einfach die Vorlage mit Ihren Kontaktdaten ausfüllen, in den OWA-Signatureditor einfügen und kostenlos genießen.

Signatureditor in Outlook im Web

Es ist leider nicht möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu nutzen.

Unter dem Signatureditor finden Sie zwei Kontrollkästchen (siehe Bild unten), mit denen Sie Ihren E-Mails die Signatur automatisch hinzufügen:

  • Automatically include my signature on new messages that I compose fügt die Signatur jedes Mal hinzu, wenn Sie eine neue Nachricht in Outlook im Web schreiben.
  • Automatically include my signature on messages I forward or reply to fügt dieselbe Signatur später in Ihrer E-Mail-Konversation hinzu.

Jetzt speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Fenster.

Signatureditor in Outlook im Web 2

Wenn Sie eine oder beide Optionen eingecheckt haben, wird die Signatur beim Verfassen einer neuen E-Mail (und / oder einer Antwort oder Weiterleitung) angezeigt:

Beispiel-E-Mail-Signatur in Outlook im Web

Wenn Sie keines der Kontrollkästchen eingecheckt haben, können Sie Ihre Signatur weiterhin manuell im Nachrichtenfenster hinzufügen.

E-Mail-Signatur in Outlook im Web manuell einfügen

Software-Tipp

Möchten Sie unternehmensweite E-Mail-Signaturen in Office 365 zentral erstellen und verwalten? Dann CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist die Lösung für Sie! Sie bietet zahlreiche Vorteile gegenüber den Boardmitteln in Microsoft 365. Zu diesen zählen unter anderen:

  1. Integrierter, grafischer HTML-Editor für Signaturvorlagen;
  2. Einfaches Hinzufügen eingebetteter oder verlinkter Grafiken;
  3. Dynamische Platzhalter, die Benutzerdaten ausfüllen;
  4. Signaturen eingefügt beim E-Mail-Schreiben;
  5. Unterstützung für alle Geräte und E-Mail-Clients.

Mehr über die Software erfahren

Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Wichtig: Die aktuelle Version dieses Beitrags finden Sie hier.

Aus der nachfolgenden Anleitung erfahren Sie, wie man mit dem integrierten Tool von Office 365 eine unternehmensweite E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer einrichtet. Ähnlich wie die meisten modernen Lösungen für E-Mail-Fußzeilen unterstützt das Tool auch HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu Google Apps for Business o.Ä. ermöglicht das Tool ebenfalls Erstellung einer automatisch personalisierten Anwendersignatur. Auf eine ziemlich unschöne Einschränkung stößt man allerdings in Antworten und Weiterleitungen – dort erscheinen die Signaturen übereinandergestapelt, am Ende der Nachricht. Es fehlt zudem eine Vorschaumöglichkeit auf der Enduserseite (Mehr erfahren…). Continue reading