Erstellen und Hinzufügen einer Signatur in Office 365 OWA

Dieser Artikel befasst sich mit E-Mail-Signaturen in dem Webmailclient unter Office 365. Wenn Sie erfahren möchten, wie man in Office 365 unternehmensweite E-Mail-Signaturen einrichtet, lesen Sie diesen Artikel.

1. Nachdem Sie sich zu Ihrem Office 365-Account eingeloggt haben, klicken Sie in der oberen Leiste auf Outlook und wechseln Sie zu Outlook Web App.

Outlook-tabAbb. 1: Option Outlook in der Menüleiste von Office 365

2. In der oberen rechten Ecke klicken Sie auf das Zahnradsymbol und gehen Sie auf Options.

Gear-OptionsAbb. 2: Office 365 Outlook Web App  – Optionen

3. In dem Navigationsbereich links klicken Sie auf settings. Den Editor für E-Mail-Signaturen finden Sie direkt unter mail. Sie können gleich loslegen Entwerfen bzw. passen Sie Ihre Signatur an und klicken Sie auf den Button save.

Signature-editor-674pxAbb. 3: Editor für E-Mail-Signaturen in Office 365 OWA

Der Editor bietet einige Formatierungsoptionen für die Schrift, wie z.B. Schriftart, Schriftfarbe, Schriftgröße, Hintergrund, Hyperlinks, Aufzählungszeichen, Nummerierung etc. Eine Funktion zum Einfügen von Grafik ist standardmäßig nicht verfügbar. Es ist ebenfalls nicht möglich, für ein E-Mail-Account mehrere Signaturen anzulegen.

Über die Option Automatically include my signature on messages I send legen Sie fest, ob:

  • die Signatur automatisch am Ende einer jeden Nachricht/Antwort/Weiterleitung angefügt werden soll (sichtbar beim Schreiben, kann problemlos entfernt werden) – Option eingecheckt wie in Abb. 3. Es ist nicht möglich, die Signatur automatisch am Ende von E-Mail-Konversationen anzufügen.
  • die Signatur manuell angefügt werden soll. Hierfür klicken Sie beim Verfassen Ihrer E-Mail auf INSERT, signature (Abb. 4) – Option ausgecheckt.

Insert-signatureAbb. 4: Manuelles Anfügen der Signatur beim Schreiben im Mailclient

Nachdem Sie Ihre Änderungen gespeichert haben, gehen Sie zurück zu Outlook Web App (in der oberen Leiste klicken Sie auf OutlookAbb. 1). Im Fall, dass Sie die Option Automatically include my signature on messages I send aktiviert haben, wird die Signatur in jeder neuen E-Mail angezeigt:

Signature-in-new-emailAbb. 5: Signatur, automatisch hinzugefügt zu der E-Mail

Software-Tipp

Um in Office 365 zentral E-Mail-Signaturen für mehrere Accounts einzurichten, verwenden Sie CodeTwo Email Signatures. Die Vorteile des Programms gegenüber dem nativen Tool von Office 365 sehen aus wie folgt:

  1. Integrierter grafischer HTML-Editor für Signatur-Templates;
  2. Button für Grafik;
  3. Anwenderangaben, automatisch geladen via Platzhalter;
  4. Signatur sichtbar beim Schreiben im Mailclient;
  5. Unterstützung für iPhone/iPad (via OWA für iOS) und Android (via OWA für Android).

Erfahren Sie mehr über die Software

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