E-Mail-Signaturen und Disclaimer unter Microsoft Exchange Server

Signaturen und Disclaimer, angefügt auf dem Server, gehören unter IT-Administratoren zu den meist gesuchten Funktionen. Auch wenn die Nachfrage nach jener Funktion in den letzten Jahren stark gestiegen ist, bietet Microsoft noch immer keinen robusten Mechanismus für Exchange Server, welcher den Erwartungen der IT-Profis standhalten würde.

In diesem Artikel werden wir Funktionen vergleichen, welche standardmäßig in Exchange Server verfügbar sind, mit den Funktionen von CodeTwo Exchange Rules Pro, einem Management-Plug-in für Exchange 2007, 2010, 2013 und 2016.

Disclaimer unter Exchange Server 2007

Die vielen Einschränkungen von Exchange 2000 und 2003 in puncto Disclaimer, die unter anderem Visual Basic-Kenntnisse vorausgesetzt haben, sind mit Exchange Server 2007 und der Funktion „Append disclaimer text“ teilweise überbrückt worden. Nun ist es zwar möglich, einen serverbasierten Disclaimer direkt in Exchange einzurichten, dennoch stößt man hier häufig auf erhebliche Schwierigkeiten.

Der Assistent für Hub Transportregeln lässt Sie einige einfache Einstellungen vornehmen und beispielsweise die Schriftgröße und die Textfarbe anpassen. Doch am Ende sieht die Nachricht ziemlich grob aus, was damit zusammenhängt, dass Sie in dem Disclaimer-Template keine HTML-Tags verwenden können. Darüber hinaus werden dynamische Active Directory-Felder auf dem Level der EMC nicht unterstützt, sodass auch sie nicht verwendet werden können.

Die größten Einschränkungen der Exchange 2007 Hub Transport-Disclaimer:

  • Kein Support für HTML;
  • Kein Support für RTF;
  • Kein Support für dynamische Active Directory-Felder;
  • Keine Seitenbanner und Seiten-Disclaimer;
  • Keine Positionierungsoptionen für Signaturen (z.B. Disclaimer angehängt unterhalb der letzten Antwort);
  • Kein Support für Werbebanner und Grafiken in Signaturen und Disclaimern;
  • Keine Bibliothek mit fertigen Templates und Grafiken;
  • Keine befristeten Regeln;
  • Kein Anzeigen der Signatur im Ordner Gesendete Elemente.

Disclaimer TextAbb. 1: Konfiguration des Disclaimers unter Exchange Server 2007.

Standardfunktionen für Signaturen/Disclaimer unter Exchange Server 2010

Mit dem Release von Exchange 2010 hat sich einiges verbessert. Der Administrator erstellt den Firmen-Disclaimer in der Exchange-Verwaltungskonsole. Außerdem stehen ihm einige erweiterte Bearbeitungsoptionen zur Verfügung. Im Fenster “Specify disclaimer text” (Abb.2) kann er HTML verwenden (mit Inline-CSS), sodass die Fußzeile viel interessanter gestaltet werden kann als in Exchange 2007. Zusätzlich kann hier auf dynamische Active Directory-Platzhalter zurückgegriffen werden; eingeschlossen in “%%”-Tags, z.B. %%DisplayName%%, werden sie durch persönliche Active Directory-Daten des Anwenders ersetzt, sobald die Nachricht abgeschickt wird.

Eingabe des Disclaimer-TextesAbb. 2: HTML-Code im Fenster “Specify disclaimer text” in Exchange 2010.

Diese Funktionen machen den integrierten Signaturen-/Disclaimer-Mechanismus von Exchange Server flexibler, auch wenn die Implementierung eines standardisierten Firmen-Disclaimers unter Exchange 2010 weiterhin umständlich und mit gewissen Einschränkungen verbunden ist. Das größte Hindernis ist das Fehlen eines HTML-Editors mit Unterstützung für Active Directory-Platzhalter, mit dem Sie Ihr Template schnell anpassen oder ein Bild einfügen könnten.

Die wichtigsten Einschränkungen der Exchange 2010-Disclaimer:

  • Kein HTML-Editor;
  • Keine Unterstützung für RTF;
  • Keine Unterstützung für eingebettete Bilder;
  • Keine Seitenbanner und Seiten-Disclaimer;
  • Keine Positionierungsoptionen für Signaturen (z.B. Disclaimer unterhalb der letzten Antwort);
  • Keine Bibliothek für Templates und Bilder;
  • Kein Ausblenden inaktiver AD-Angaben;
  • Kein Zeitplaner für Regeln;
  • Kein Anzeigen der Signatur im Ordner Gesendete Elemente.

Bessere Disclaimer-Funktion in Exchange Server 2013 und 2016?

Microsoft hat das Regelwerk von Exchange noch weiter entwickelt und Exchange 2013 und Exchange 2016 um DLP plus eine neue Auswahl an Konditionen und Aktionen für die Hub Transportregeln ergänzt. Um Signaturen / Disclaimer hat das Unternehmen hingegen einen Schlenker gemacht. Der einzige nennenswerte Unterschied ist die Weise, wie das Fenster für Disclaimer-Text geöffnet wird. In Exchange 2013 und 2016 geschieht es über EAC, was viel einfacher ist als in Exchange 2010, wo man zur EMC greifen musste.

Man könnte berechtigterweise fragen, ob Microsoft überhaupt vor hat, die Disclaimer-Funktion zu entwickeln? Weil es bei dem Stand von Exchange 2010 geblieben ist, weisen Exchange 2013 und 2016 die gleichen Schwachstellen auf wie die Vorgängerversion.

Die wichtigsten Einschränkungen aller Exchange-Versionen:

  • Kein HTML-Editor;
  • Keine Unterstützung für RTF;
  • Keine Seitenbanner und Seiten-Disclaimer;
  • Keine Positionierungsoption für Signaturen (z.B. Disclaimer unterhalb der letzten Antwort);
  • Keine Bibliothek für Templates und Bilder;
  • Keine befristeten Regeln;
  • Kein Anzeigen der Signatur im Ordner Gesendete Elemente.

CodeTwo Exchange Rules Pro – professionelle Signaturen und Disclaimer unter Exchange 2007, 2010, 2013 und 2016

Alle o.g. Lücken lassen sich mit der Installation von CodeTwo Exchange Rules Pro auf Ihrem Server schließen. Das Plug-in hilft Ihnen außerdem, den Informationsfluss auf Ihrem Server zu regulieren und zu strukturieren.

CodeTwo Exchange Rules Pro ist ein fortgeschrittenes Management-Tool für Exchange Server-Administratoren. Dank CodeTwo Exchange Rules Pro sind Dinge, die mit bloßem Hub Transport nicht zu regeln sind oder die Eingabe spezieller Befehle in der Exchange Management Shell erfordern, nur wenige Mausklicks entfernt. Das übersichtliche Programm-Interface vereinfacht die Arbeit noch zusätzlich (Abb.3).

ER-Pro-interfaceAbb. 3: Interface von CodeTwo Exchange Rules Pro.

Das Programm verfügt über ein ausgebautes Management-System für E-Mail-Signaturen und Disclaimer. Dessen Mehrwert gegenüber den Signaturen und Disclaimern, erstellt mit Standardfunktionen von Exchange Server, analysieren wir anhand einzelner Funktionen.

HTML-Editor für Signaturen und Templates

Mit CodeTwo Exchange Rules Pro erstellen Sie attraktive HTML-Signaturen für Exchange 2007, 2010, 2013 und 2016. Das Programm ist mit einem einfach zu bedienenden HTML-Editor ausgestattet (Abb.4). Mit dessen Hilfe bauen Sie Ihr Signatur-Template auf, genauso als wenn Sie mit einem gewöhnlichen Textverarbeitungsprogramm arbeiten würden. Sie brauchen hierzu keine HTML/CSS-Kenntnisse.

HTML-EditorAbb. 4: HTML-Template-Editor von CodeTwo Exchange Rules Pro.

Mit einigen wenigen Mausklicks entwerfen Sie Signatur- und Disclaimer-Templates im HTML-Format; mit Active Directory-Feldern, integrierten Bildern und Bannern, sowie mit individuellen Anwenderbildern, welche aus dem Active Directory-Attribut „thumbnailPhoto“ gezogen werden.

Der Editor ermöglicht Ihnen außerdem automatische Konversion Ihres HTML-Templates in RTF und Plain Text, für Nachrichten, die in diesen beiden Formaten gesendet werden.

Des Weiteren ermöglicht CodeTwo Exchange Rules Pro das Einfügen von Bannern und Disclaimern an jeder Stelle in der Nachricht, einschließlich der Seitenränder.

Signaturen unterhalb der letzten Antwort – Unterstützung für alle Mailclients

CodeTwo Exchange Rules Pro lässt Sie entscheiden, wo die Signatur/der Disclaimer angehängt werden soll, wenn es sich um eine Antwort oder um eine weitergeleitete Nachricht handelt. Sie können bestimmen, ob die Signatur eingefügt werden soll, falls in der Korrespondenz bereits eine Signatur vorhanden ist. Außerdem legen Sie fest, ob die Signatur am Ende des Threads oder direkt unterhalb der letzten Antwort angehängt werden soll. (Abb.5).

Disclaimer-signature-optionsAbb. 5: Positionierungsoptionen für Signaturen in CodeTwo Exchange Rules Pro.

Diese Funktion unterstützt alle gängigen Mailclients inklusive der Mobilgeräte (iPhone, iPad, Android, Blackberry, etc.).

Zeitrahmen für Ihre Signaturen

CodeTwo Exchange Rules Pro lässt Sie einen Zeitrahmen für Ihre Signaturen festlegen. Das heißt, Sie können das Programm so einstellen, dass ein bestimmtes Signatur-Design nur innerhalb einer Periode verwendet wird.  Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn man eine E-Mail-Kampagne schaltet. Der Administrator kann eine Regel anlegen, die eine Zeit lang ein Werbebanner in ausgehende Nachrichten einfügen wird – etwas, was mit bloßen Hub Transportregeln nicht zu managen ist.

Rule-schedulerAbb. 6: Einstellung des Zeitrahmens in CodeTwo Exchange Rules Pro.

Signaturen und Disclaimer sichtbar im Ordner Gesendete Elemente

Exchange Server allein reicht nicht aus, um die angehängte Signatur im Ordner Gesendete Elemente im Mailclient des Anwenders anzuzeigen. Demnach weiß dieser auch nicht genau, ob seine E-Mail vollständig war und ob sie dem Empfänger korrekt angezeigt wird.

CodeTwo Exchange Rules Pro hingegen verfügt über die sog. Sent Items Update-Funktion, die dafür sorgt, dass severbasierte Signaturen und Disclaimer gleich nach dem Absenden der Nachricht im Ordner Gesendete Elemente angezeigt werden. Diese Funktion unterstützt alle gängigen Mailclients und Mobilgeräte.

Für mehr Details sehen Sie dieses Video:

Umfangreiche Bibliothek mit fertigen Templates und Grafiken

CodeTwo Exchange Rules Pro soll das Leben des Serveradministrators leichter machen. Beim Erstellen der Signatur kann dieser auf eine Sammlung mit fertigen Templates und Bildern zurückgreifen.

Template-libraryAbb. 7: Template-Bibliothek von CodeTwo Exchange Rules Pro.

Erfahren Sie mehr über die Template-Bibliothek von CodeTwo Exchange Rules Pro

Nur eine kleine Auswahl der Möglichkeiten…

Auch mit den Standardregeln von Exchange lassen sich Signaturen und Disclaimer erstellen. Und eine Drittanbieter-Software ist hier sicherlich kein Muß. Dennoch stößt man häuftg auf erhebliche Schwierigkeiten. In vielen Fällen wird auch umfassendes Administrations-Wissen vorausgesetzt. Einige IT-Profis arbeiten gleichzeitig für mehrere Unternehmen und sind für unteschiedlichste Themen verantwortlich; hier kann sich CodeTwo Exchange Rules Pro als wahres Wundermittel erweisen. Das Programm kann für diverse Zwecke verwendet werden, z.B. als Software zur Kontrolle des E-Mail-Inhalts, als Manager für Autoresponder, SPAM-Filter o. Ä. .

Die Architektur von CodeTwo Exchange Rules Pro ermöglicht dem Administrator die Arbeit mit dem Programm in unzähligen E-Mail-Flow-Szenarien. Eine Übersicht der Programmfunktionen liefert dieses Video:


CodeTwo Exchange Rules Pro vs. MS Exchange Server – Funktionsvergleich
Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange Server 2010
Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange Server 2013

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