Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange Server 2010

1. Starten Sie die Exchange-Verwaltungskonsole.

2. Gehen Sie auf Organization Configuration und auf Hub Transport. Im mittleren Teil des Fensters wählen Sie den Tab Transport Rules aus und klicken anschließend auf New Transport Rule… in dem Verzeichnis rechts.

VerwaltungskonsoleAbb.1: Tab Transport Rules in der Exchange-Verwaltungskonsole.

3. Ein Assistent für Transportregeln wird geöffnet. Geben Sie den Namen und eine kurze Beschreibung für Ihre Regel ein, sodass Sie sie schnell erkennen können, wenn mehrere Transportregeln in der Liste angezeigt werden. Klicken Sie die Option Enable Rule an, damit die Regel gleich nach der Erstellung aktiviert wird (Sie können sie auch später aktivieren/deaktivieren). Klicken Sie auf Next, um abzuschließen.

Neue TransportregelAbb.2: Assistent für Transportregeln.

4. Legen Sie fest, welche Konditionen erfüllt werden müssen, damit die Signatur an eine E-Mail angehängt wird. Dazu klicken Sie eine (oder mehrere) verfügbare Option an und definieren die Details im Bereich Edit the rule description by clicking an underlined value. Die vollständige Liste mit Transportregelprädikaten finden Sie in diesem TechNet-Artikel. In unserem Fall werden die Konditionen from people (Mitglieder der Verkaufsabteilung) und sent to users that are inside or outside the organization, or partners (außerhalb der Organisation) verwendet. Klicken Sie auf Next, um abzuschließen.

WICHTIG: Im Fall, dass Sie keine Konditionen festlegen, wird die Signatur an alle E-Mails angehängt, die Ihren Server passieren und die in Schritt 6 genannten Ausnahmebedingungen nicht erfüllen.

KonditionenAbb.3: Festlegung der Konditionen für eine Transportregel.

5. Klicken Sie die Option append disclaimer text and fallback to action if unable to apply an und in dem Bereich Edit the rule description by clicking an underlined value klicken Sie auf disclaimer text. Ein neues Fenster wird eingeblendet – in dieses geben Sie Ihre Signatur als Plain Text oder als HTML-Quellcode ein und bestätigen mit OK. Klicken Sie auf Next, um abzuschließen.

SignaturAbb.4: HTML-Quellcode einer Signatur mit Active Directory-Variablen und Bild.

Die Signatur kann Text, Active Directory-Variablen, HTML-Tags und CSS-Stil enthalten.

Um ein Bild einzubauen, benutzen Sie den HTML-Tag <img> und das Attribut src zur Festlegung dessen Speicherorts im Web. Beispiel: <img src="https://www.mail-signatures.com/articles/wp-content/uploads/2013/07/Logo.png">. Beachten Sie, dass das Bild kein integraler Teil der Signatur wird – der Mailclient des Empfängers wird es aus dem Web beziehen, sooft die Signatur angezeigt wird.

Um Active Directory-Variablen zu verwenden, geben Sie %%<Name der Variable>%% (z.B. %%DisplayName%%) ein. Die verfügbaren Variablen sind:

  • DisplayName
  • FirstName
  • Initials
  • LastName
  • Office
  • PhoneNumber
  • OtherPhoneNumber
  • Email
  • Street
  • POBox
  • City
  • State
  • ZipCode
  • Country
  • UserLogonName
  • HomePhoneNumber
  • OtherHomePhoneNumber
  • PagerNumber
  • MobileNumber
  • FaxNumber
  • OtherFaxNumber
  • Notes
  • Title
  • Department
  • Company
  • Manager
  • CustomAttribute1 – CutomAttribute15

6. Legen Sie die Ausnahmen fest, die – sollten Sie auftreten – das Anhängen der Signatur an eine E-Mail blockieren. Im Fall, dass Sie keine Ausnahmen nennen, wird die Signatur an alle E-Mails angehängt, die die in Schritt 4 genannten Konditionen erfüllen. Klicken Sie auf Next, um abzuschließen.

AusnahmenAbb.5: Festlegung der Ausnahmen für eine Transportregel.

7. Der Assistent zeigt eine Zusammenfassung der Regel an und ein PowerShell-Skript, das Sie zur Implementierung der Signatur verwenden können oder für später aufheben können. Klicken Sie auf New, um den Skript zu aktivieren – der Assistent benachrichtigt Sie, ob die Implementierung der Signatur erfolgreich war (Completed) oder nicht (Failed). Klicken Sie auf Finish, um abzuschließen.

SummaryAbb.6: Abschließender Schritt – Zusammenfassung der Regel und PowerShell-Sktipt.

Die neue Signatur-Regel sollte zu der Liste der Transportregeln hinzugefügt werden. Die Regel kann aktiviert/deaktiviert, bearbeitet oder gelöscht werden; klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und wählen Sie eine Option aus:

AktivierungAbb.7: Optionen für Exchange 2010-Transportregeln.

Software-Tipp

Der native Signatur-Mechanismus von Exchange 2010 hat einige Schwachpunkte:

  • die Signatur kann in Antworten und weitergeleiteten Nachrichten nicht direkt unterhalb des Textes angefügt werden,
  • Grafik kann nicht eingebettet, sondern nur verlinkt werden,
  • die Signatur wird im Ordner Gesendete Elemente nicht angezeigt,
  • es entstehen leere Zeilen bei fehlenden Active Directory-Angaben,
  • kein Editor,
  • keine Option für sicheren Fernzugriff auf Regeln (für Marketing etc.).

Diese Einschränkungen können mit einem Drittanbieter-Tool für Signaturen in Exchange 2010 beseitigt werden. Ein solches Tool ist beispielsweise CodeTwo Exchange Rules 2010.

2 thoughts on “Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange Server 2010

  1. Jürgen Tilchner

    Schreibfehler beim ersten Wort im ersten Punkt…

    1. Straten Sie die Exchange-Verwaltungskonsole.

    bitte korrigieren danke

    Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *