[Update]: Dieser Beitrag wurde am 02. November 2020 aktualisiert.
Die nachfolgende Anleitung gilt für Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010.
I. Um eine neue E-Mail-Signatur in Outlook 2016, 2013 oder 2010 zu erstellen, öffnen Sie das Menü Signatures and Stationery (Abb. 5). Es gibt zwei Methoden, dies zu tun.
Methode 1: Öffnen Sie eine neue E-Mail, klicken Sie auf INSERT und dann auf Signature, Signatures… (Abb. 1).
Abb. 1: Zugriff auf Signatures and Stationery über das E-Mail-Fenster.
Methode 2:
1. Klicken Sie auf File, um zu dem Backstage View von Outlook 2016/2013/2010 zu welchseln (Abb. 2).
Abb. 2: File Button in Outlook 2013.
2. Klicken Sie auf Options (Abb. 3).
Abb. 3: Options Button in dem Backstage View von Outlook 2013.
3. In dem folgenden Fenster gehen Sie zum Tab Mail und klicken auf Signatures… (Abb. 4).
Abb. 4: Outlook-Optionen – Signatures Button im Mail-Tab.
Wenn Sie in Ihrem Outlook noch nie eine Signatur erstellt haben, sollte das Menü Signatures and Stationery ungefähr so aussehen:
Abb. 5: Menü Signatures and Stationery in Outlook 2013.
II. Unter Signatures and Stationery können Sie entweder eine vorhandene Signatur bearbeiten oder eine neue erstellen. Klicken Sie dazu auf New, tippen Sie einen Name ein und bestätigen Sie mit OK. Unsere neue Signatur in diesem Beispiel heißt “New signature” (Abb. 6).
Abb. 6: Neue E-Mail-Signatur in Outlook erstellen.
III. Es gibt mehrere Optionen, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur in Outlook erstellen oder ändern können:
- Dieser Signaturgenerator bietet Ihnen fertige Signaturvorlagen, die sich entsprechend personalisieren lassen.
- Der integrierte Editor von Outlook 2016/2013/2010 (eine reduzierte Version von dem, was man in Word bekommt) ist auch eine übliche Option. An manchen Stellen ist er allerdings etwas hölzern und einige Effekte nur bedingt oder gar nicht verfügbar sind.
- Microsoft Word ist ebenso Ihre Möglichkeit: Erstellen Sie dort Ihre Signatur, kopieren Sie sie in den Editor von Outlook 2016/2013/2010 und klicken Sie auf Save.
Hinweis: Im Fall, dass Teile Ihrer Signatur nicht richtig kopiert wurden, gehen Sie zuC:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures, und öffnen Sie die RTF-Version Ihrer Signatur (in unserem Beispiel heißt sie New signature.rtf – Abb. 7), beseitigen Sie alle Fehler direkt in dem Dokument, indem Sie z.B. auf Word zurückgreifen. Speichern Sie die Änderungen.
Abb. 7: RTF-Datei “New signature”.
Weitere Alternativen
Die Erstellung einer Signatur für einen einzelnen Benutzer ist ein Kinderspiel. Er kann sie auch selbst mit diesem Signaturgenerator einrichten. Was aber, wenn Sie für mehrere Benutzer sicherstellen möchten, dass ihre E-Mails eine einheitliche Signatur mit individuellen Angaben haben?
In einer Umgebung mit Microsoft Exchange Server können Sie sich einer Transportregel bedienen, um serverbasierte E-Mail-Signaturen zu erstellen (Exchange 2019, 2016, 2013, 2010 und 2007). Eine ähnliche Funktion gibt es auch in Google Apps for Business und Exchange Online.
Wenn Sie Windows Server in Ihrem Unternehmen nutzen, sollten Sie in der Lage sein, mehrere personalisierte E-Mail-Signaturen für Outlook mithilfe eines Visual Basic-Skripts bereitzustellen. Mahr dazu finden Sie in den folgenden Artikeln:
- E-Mail-Signatur in Outlook mit VBScript erstellen
- Unternehmensweite HTML-Signatur in Outlook mit VBScript erstellen
CodeTwo bietet zwei Produkte, die die Funktionen der oben genannten Plattformen weiterhin erweitern: CodeTwo Exchange Rules und CodeTwo Exchange Rules Pro für Microsoft Exchange, und CodeTwo Email Signatures 365 für Office 365. Sie können sie natürlich kostenlos testen.
