Erstellung und Bearbeitung von Signaturen in Outlook 2010 / 2013

Die nachfolgende Anleitung bezieht sich auf Outlook 2010 und Outlook 2013.

I. Um in Outlook 2010 oder 2013 eine neue Signatur zu hinterlegen, öffnen Sie das Menü Signatures and Stationery (Abb. 5). Es gibt zwei Methoden, wie man dorthin gelangt.

Methode 1: Öffnen Sie eine neue E-Mail, klicken Sie auf INSERT und auf Signature, Signatures… (Abb. 1).

Via-new-emailAbb. 1: Weg zum Menü Signatures and Stationery über das E-Mail-Fenster.

Methode 2:

1. Klicken Sie auf File, um zu dem Backstage View von Outlook 2010/2013 zu welchseln (Abb. 2).

File-button-in-Outlook-2013Abb. 2: Button File in Outlook 2013.

2. Klicken Sie auf Options (Abb. 3).

Options-button-in-Outlook-2013-Backstage-viewAbb. 3: Button Options in dem Backstage View von Outlook 2013.

3. In dem eingeblendeten Fenster gehen Sie zum Tab Mail und klicken auf den Button Signatures… (Abb. 4).

Outlook-Options-–-Signature-button-in-the-Mail-tabAbb. 4. Outlook-Optionen – Button Signatures im Mail-Tab.

Im Fall, dass Sie in Ihrem Outlook noch nie eine Signatur angelegt haben, sollte das Menü Signatures and Stationery ungefähr so aussehen:

Signatures-and-StationeryAbb. 5: Menü Signatures and Stationery in Outlook 2013.

II. Im Menü Signatures and Stationery können Sie entweder eine vorhandene Signatur anklicken, um sie zu bearbeiten. Oder Sie klicken auf New, tippen einen Name ein und bestätigen mit OK – Unsere Signatur bekommt den Namen “New signature” (Abb. 6).

Creating-a-new-signature-–-first-stepAbb. 6: Erstellung einer neuen Signatur – Schritt eins.

III. Für die Erstellung / Bearbeitung einer Signatur gibt es mehrere Optionen:

1. Verwenden Sie den integrierten Editor von Outlook 2010/2013 (eine reduzierte Version von dem, was man in Word bekommt). An manchen Stellen ist der Editor allerdings etwas hölzern, sodass einige Effekte nur bedingt oder gar nicht verfügbar sind.

2. Erstellen Sie Ihre Signatur mit Word, kopieren Sie sie in den Editor von Outlook 2010/2013 und klicken Sie auf Save.

Hinweis: Im Fall, dass Teile Ihrer Signatur nicht richtig kopiert wurden, gehen Sie zu C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures , und öffnen Sie die RTF-Version Ihrer Signatur (in unserem Beispiel heißt sie New signature.rtf – Abb. 7), beseitigen Sie alle Fehler direkt in dem Dokument, indem Sie z.B. auf Word zurückgreifen. Speichern Sie die Änderungen.

New-signature-RTF-fileAbb. 7: RTF-Datei “New signature”.

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Die Erstellung einer Signatur für einen einzelnen User ist Kinderkram. Wenn Sie aber mehrere Anwender haben und sicherstellen möchten, dass in ihre E-Mails eine einheitliche Signatur mit individuellen Angaben eingefügt wird, machen Sie sich auf was gefasst.

In einer Umgebung mit Microsoft Exchange Server kann man sich einer Hub Transportregel bedienen, um serverbasierte E-Mail-Signaturen umzusetzen (Exchange 2013, 2010 und 2007). Eine ähnliche Funktion gibt es auch in Google Apps for Business und Exchange Online.

CodeTwo stellt zwei Produkte zur Verfügung, welche die Design- Kontroll- und Positionierungsfunktion der o.g. Plattformen erweitern. Für Microsoft Exchange Server ist das CodeTwo Exchange Rules, für Google Apps und Office 365 wird CodeTwo Email Signatures empfohlen. Beide Produkte können 30 Tage lang unentgeltlich getestet werden.

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