Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Aus der nachfolgenden Anleitung erfahren Sie, wie man mit dem integrierten Tool von Office 365 eine unternehmensweite E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer einrichtet. Ähnlich wie die meisten modernen Lösungen für E-Mail-Fußzeilen unterstützt das Tool auch HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu Google Apps for Business o.Ä. ermöglicht das Tool ebenfalls Erstellung einer automatisch personalisierten Anwendersignatur. Auf eine ziemlich unschöne Einschränkung stößt man allerdings in Antworten und Weiterleitungen – dort erscheinen die Signaturen übereinandergestapelt, am Ende der Nachricht. Es fehlt zudem eine Vorschaumöglichkeit auf der Enduserseite (Mehr erfahren…).

  1. Melden Sie sich zu Ihrem Microsoft-365-Admin-Center mit Zugangsdaten des Exchange-Online-Administrators an: portal.microsoftonline.com
  2. In dem Hauptmenü gehen Sie auf Admin, Exchange (Abb. 1). Das Exchange-Admin-Center wird geöffnet.

blog esigAbb. 1: Option Exchange in dem Hauptmenü von Microsoft-365-Admin-Center.

  1. Im Navigationsbereich des Exchange-Admin-Center klicken Sie auf mail flow (s. rot in Abb. 2). In dem Bereich rechts wechseln Sie zum Tab rules (s. gelb in Abb. 2).

blog esigAbb. 2: Exchange-Admin-Center und die Oberfläche für Mail-Flow-Regeln.

  1. Klicken Sie auf das Plussymbol und gehen Sie auf Apply disclaimers… (Abb. 3).

In dem nachfolgenden Pop-up-Fenster new rule ist die Aktion Apply disclaimers bereits aktiviert (Wenn man hingegen auf die Option Create new rule… klickt, erscheint das Fenster new rule, ohne dass darin bestimmte Attribute vorgegeben sind).

blog esigAbb. 3: Liste der verfügbaren Aktionen für eine Mail-Flow-Regel. Aktion Apply disclaimer rot markiert.

  1. In dem Fenster new rule benennen Sie Ihre Regel und passen die Einstellungen an Ihre Anforderungen an.

WICHTIG: Für mehr Optionen (z.B. Ausnahmen, Voranstellung des Disclaimers etc.) klicken Sie unten im Fenster auf den Link More options… (Abb. 4):

blog esigAbb. 4: Button More options… im Fenster der neuen Transportregel.

Unter *Apply this rule if… definieren Sie Konditionen, welche erfüllt werden müssen, damit die Aktion greift. Die Liste der Konditionen finden Sie auf dieser TechNet-Seite.

Unter *Do the following… sollte die Aktion Append the disclaimer… bereits ausgewählt sein (falls nicht, nutzen Sie das Drop-down-Menü, um die Aktion auszuwählen). Nun entwerfen Sie Ihre Signatur. Dazu klicken Sie auf den Link Enter text… und in dem Pop-up-Fenster specify disclaimer text definieren Sie Text oder HTML-Code für Ihre unternehmensweite Fußzeile (Abb. 5).

blog esigAbb. 5: Mail-Flow-Regeln in Exchange Online: Fenster specify disclaimer text.

Damit die Fußzeile automatisch personalisiert wird, verwenden Sie Exchange Property Variables wie Frist name, Last name, Phone number etc. Die Variablen fügen Sie nach dem Muster %%PropertyName%% ein. Eine Übersicht aller unterstützten Werte finden Sie auf dieser TechNet-Seite.

Als Nächstes wählen Sie die präferierte Fallback Action aus, für den Fall, dass beim Einfügen der Signatur Probleme auftreten. Zur Auswahl stehen: wrap (die originale Nachricht geht als Anhang mit Signatur raus), ignore (die Nachricht geht ohne Signatur raus) oder reject (die Nachricht geht nicht raus).

TIPP: Sie müssen nicht zwingend ein HTML-Experte sein, um eine professionelle Signatur zu erstellen. Laden Sie ein Template aus unserer Bibliothek mit kostenlosen Signaturtemplates herunter und passen Sie es an, sodass alle Variablen dem Muster %%PropertyName%% folgen. Fügen Sie den HTML-Code des Templates in Office 365 ein und befolgen Sie weitere Anweisungen dieser Anleitung.

  1. Die restlichen Regeleigenschaften können beibehalten oder angepasst werden. Für mehr Informationen über diese Einstellungen und Differenzen bei Bearbeitung von Nachrichten unterschiedlichen Typs lesen Sie diesen Artikel.
  2. Speichern Sie Ihre Regeleinstellungen, indem Sie unten im Fenster auf Save klicken.
  3. Testen Sie Ihre neue Signatur.

Einschränkungen der nativen Lösung in Office 365

Es gibt einige wichtige Dinge, die sich mit der integrierten Lösung von Office 365 nicht erledigen lassen. Dazu gehört:

  • Anfügen der Signatur unterhalb des neuesten Textes in Antworten / Weiterleitungen
  • Überschreibung existierender Anwendersignaturen (eingerichtet in Outlook und anderen Clients)
  • Ausblendung von Zeilen, wo die Variable nicht ergänzt werden kann (z.B. bei fehlenden Einträgen in dem Userverzeichnis)
  • Signaturansicht beim Schreiben im Mailclient
  • Speichern der abgestempelten E-Mail im Ordner Gesendete Elemente

Die o.g. Einschränkungen lassen sich mit einem Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Email Signatures umgehen.

2 thoughts on “Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

  1. Reichert

    Vielen Dank für die Informative Erklärung. Einrichtung klappt super.
    Die Emailsignatur wird jedoch immer zum Schluss der Email angehängt. Auch beim beantworten der Email kommt meine Signatur ans Emailende und nicht am Ende meines Textes.
    Haben Sie diesbezüglich einen Lösungsvorschlag?

    Reply
    1. Kamil Glaser

      Wir freuen uns, dass unser Eintrag hilfreich war.
      Leider ist ein Einsetzen von Signaturen am Ende von einer E-Mail Konversation eine der mehreren Einschränkungen der nativen Office 365 Lösung. Wenn Sie serverseitig Signaturen unmittelbar unter Ihre E-Mail anhängen möchten, empfehlen wir Ihnen das Tool CodeTwo Email Signatures for Office 365 zu verwenden.

      Reply

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