Welche Angaben sollte eine private E-Mail-Signatur enthalten?

Eine private E-Mail-Signatur gehört heute zum Personal Branding ebenso wie ein Blog, eine Webseite oder ein Social Media Channel. Es lohnt, etwas Zeit in die Gestaltung der Fußzeile zu investieren. Denn, für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. blog-sygnatury-11

Erfahren Sie, welche Daten Sie unbedingt in Ihre private E-Mail-Signatur mit aufnehmen sollten.

Private E-Mail-Signatur

Man möchte vielleicht denken, eine Signatur in privater E-Mail-Korrespondenz sei unnütz. Das ist falsch. Ihre Nächsten und Freunde haben oftmals nicht den blassesten Schimmer, was bei Ihnen gerade los ist. Erstellen Sie eine E-Mail-Signatur mit Link zu Ihrem persönlichen Twitter-Feed oder Flickr-Profil, und Voila, alle sind up to date.

Ihre private E-Mail-Signatur kann zudem als virtuelle Visitenkarte herhalten. Die wenigen zusätzlichen Zeilen können sich als sehr hilfreich erweisen, wenn Sie z.B. Ihre Bewerbungen oder Geschäftsangebote per E-Mail übermitteln. Mit einer hübsch formatierten, detaillierten Signatur stellen Sie Ihre professionelle Einstellung unter Beweis. Ersetzen Sie Ihre E-Mail-Signatur nicht durch eine vCard, und stellen Sie sicher, dass alle in der Fußzeile genannten Daten aktuell sind.
Eine gute private E-Mail-Signatur sollte folgende Angaben enthalten:

    • Vorname, (evtl. auch zweiter Vorname), Nachname – Sie können gern eine größere Schrift, eine andere Farbe oder den Unterstrich verwenden. Verzichten Sie auf Spitznamen.
    • E-Mail-Adresse – es ist sehr wichtig, dass Ihre E-Mail-Adresse professionell aussieht. Adressen wie checker88[at]yourmailservice.com sind keine gute Idee: Sie zeugen von mangelnder Seriösität und kommen infantil rüber. Es empfiehlt sich, eine Adresse zu verwenden, die sich aus Ihrem Vor- und Nachnamen zusammensetzt, z.B.: <Vorname>_<Nachname>[at]yourmailservice.com oder <Vorname>.<Nachname>[at]yourmailservice.com. Darüber hinaus sollten Sie alle E-Mails von Ihrem eigenen Account verschicken. Es sieht nicht nur professionell aus, sondern hilft anderen Usern, die E-Mail zu finden (durch Eingabe Ihres Namens oder Sortieren), wenn das Postfach mehrere Dutzend Nachrichten enthält.
    • Telefonnummer – geben Sie eine Nummer an, unter der Sie die meiste Zeit zu erreichen sind. Denken Sie an die Präfix: die Festnetznummer zusammen mit der Landes- und Ortsvorwahl, und die Handynummer nur mit der Landesvorwahl. Fügen Sie in die Signatur nicht mehr als eine Festnetznummer ein, weil es die anderen verwirren kann. Die Faxnummer ist optional, weil immer weniger Leute Fax nutzen. Mehr über das Format für interne Telefonnummern finden Sie in diesem Artikel in Wikipedia.
    • Webseite/Blog/Social Media URL – Wenn Sie Ihren persönlichen Brand pushen möchten, darf in der Signatur ein Weblink zu Ihrer Social Media-Präsenz nicht fehlen. Sie können sich gern entsprechender Icons bedienen. Achten Sie bloß darauf, dass nicht zu viele Bilder in Ihre Signatur einfließen. Sonst wirkt sie unaufgeräumt. Wichtig: Bevor Sie die Signatur auf Ihr Profil verlinken, prüfen Sie erstmal, ob es keine peinlichen Posts oder Fotos enthält.
    • Kleines Lichtbild oder persönliches Logo (optional) – Falls Sie sich für eins entscheiden, stellen Sie sicher, dass es klein ist (50×50 Pixel sind optimal für ein Logo oder ein Lichtbild). Verzichten Sie auf Animationen: Sie lenken den Leser ab. Mehr über Fotos und Grafiken in E-Mail-Siganturen erfahren Sie hier.

Zwei Beispiele für eine gute E-Mail-Signatur:

simple-signatureAbb. 1: Die Signatur ist sehr übersichtlich und informativ. Sie enthält alle wichtigen Angaben zum Absender.

blog-sygnatury-2Abb. 2: In diesem Beispiel sind nur die beiden Social Media-Thumbnails echte Grafiken. Der blaue Hintergrund ist eine Tabelle mit Hintergrundattribut in HTML. Die Hintergrundfarbe kann über das Attribut BGCOLOR in dem Tabellen-Tag <TD> angepasst werden. Mehr erfahren Sie aus diesem Artikel.

Das nachstehende Bild ist ein Negativbeispiel für eine Signatur:

blog-sygnatury-31-300x150Abb. 3: Diese Signatur wirft kein gutes Licht auf den Absender. Sie wirkt kindisch. Eine nicht durchdachte E-Mail-Adresse, fehlende Angaben und pixelige Grafik sind alles andere als professionell.

Smartphone

Weil immer mehr E-Mails auf mobilen Geräten gelesen werden, gestalten Sie Ihre Signatur so, dass sie auch auf einem Smartphone korrekt dargestellt wird. Denken Sie daran, dass der Display eines Smartphones enger ist als der eines PCs, daher sollten Sie Ihre E-Mail-Signatur eher vertikal als horizontal ausrichten.

Erstellen Sie eine E-Mail-Fußzeile in:
•    Gmail (Engl.)
•    Outlook.com
•    Outlook 2013 & 2010 (Engl.)
•    Office 365 OWA (Engl.)

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