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15 gute Beispiele für E-Mail-Disclaimer

[Update]: Dieser Blog wurde am 8. Mai 2024 mit neuen Beispielen für Disclaimer aktualisiert.

15 gute Beispiele für E-Mail-Disclaimer

E-Mail-Haftungsausschlüsse gibt es schon seit langem, und das aus gutem Grund. Trotz der anhaltenden Diskussion über ihre rechtliche Wirksamkeit und Durchsetzbarkeit bestehen die Rechtsabteilungen darauf, sie in E-Mails einzufügen. Haftungsausschlüsse informieren die Empfänger darüber, was sie mit den von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails tun dürfen und was nicht. Eine bescheidene Bitte, den Absender zu informieren, falls die Nachricht für jemand anderen bestimmt war, wird normalerweise funktionieren. Dadurch könnten Sie z. B. feststellen, dass etwas in Ihrer Newsletter-Abonnementliste nicht stimmt, oder sogar einen Deal retten, nachdem Sie einfach die E-Mail-Adresse Ihres Kunden falsch geschrieben haben.

Wenn Sie eine Aufgabe haben, einen E-Mail-Disclaimer oder eine E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen zu erstellen, und Ihr Kopf leer ist, keine Sorge. Wir sind hier, um Sie zu inspirieren. Sie wissen nicht, wovon wir reden? Ein Disclaimer sieht folgendermaßen aus:

Ein Beispiel für einen E-Mail-Haftungsausschluss

Vergessen Sie vor allem nicht, die Daten Ihres Unternehmens in den Haftungsausschluss einzutragen. Dies dient mehr als einem Zweck. Die Angabe von Informationen zu Ihrem Unternehmen in einigen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Weitere Informationen zu den rechtlichen Anforderungen für E-Mail-Haftungsausschlüsse finden Sie in diesem Artikel. Neben dem rechtlichen Aspekt gibt es auch einen hohen Marketingwert. Die Aufnahme Ihres Firmennamens und anderer Informationen in jede E-Mail macht Ihre Marke besser erkennbar und stärkt die Bindung zwischen Ihnen und dem Kunden.

Die hier bereitgestellten Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse sind in Abschnitte unterteilt, je nachdem, worauf sie sich beziehen:

Vertraulichkeit

Eines der wichtigsten Dinge, die in einem guten Beispiel für einen E-Mail-Haftungsausschluss erwähnt werden müssen, ist die Vertraulichkeit. Einfach gesagt bedeutet dies, dass die Nachricht nur vom ursprünglichen Empfänger gelesen werden sollte und dass die Weitergabe ihres Inhalts strengstens verboten ist. Denken Sie daran, dass das einfache Hinzufügen eines solchen Haftungsausschlusses nicht garantiert, dass die E-Mail nicht geteilt oder weitergeleitet wird. Wenn Sie streng vertrauliche Informationen weitergeben, ist es besser, Mechanismen wie Verschlüsselung zu verwenden.

Ein Beispiel für einen Haftungsausschluss – Vertraulichkeit
  1. Der Inhalt dieser E-Mail ist vertraulich und nur für den in der Nachricht angegebenen Empfänger bestimmt. Es ist strengstens verboten, Teile dieser Nachricht ohne schriftliche Zustimmung des Absenders an Dritte weiterzugeben. Wenn Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, antworten Sie bitte darauf, damit wir sicherstellen können, dass ein solcher Fehler in Zukunft nicht mehr vorkommt. Anschließend fahren Sie mit der Löschung der Nachricht fort.
  2. Diese Nachricht wurde im Rahmen einer Diskussion zwischen [Name des Absenders] und dem oben angegebenen Empfänger gesendet. Sollten Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, wären wir Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns mitteilen würden, dass die Nachricht an Sie gesendet wurde. In diesem Fall bitten wir Sie außerdem, diese Nachricht aus Ihrem Postfach zu löschen und sie oder Teile davon nicht an Dritte weiterzuleiten. Vielen Dank für Ihre Kooperation und Ihr Verständnis.

Sicherheit

Dies ist eine Erinnerung für den Adressaten, die Nachricht und Anhänge auf Viren zu überprüfen. Dies kann entweder verhindern, dass die Computer der Kunden infiziert werden, oder dass das Unternehmen für den durch Viren verursachten Schaden verklagt wird.

  1. [Ihr Unternehmen] legt großen Wert auf die Sicherheit des Kunden. Daher haben wir uns bemüht sicherzustellen, dass die Nachricht fehler- und virenfrei ist. Leider kann die vollständige Sicherheit der E-Mail nicht gewährleistet werden, da die in E-Mails enthaltenen Daten trotz unserer Bemühungen infiziert, abgefangen oder beschädigt werden können. Daher sollte der Empfänger die E-Mail mit geeigneter Software auf Bedrohungen prüfen, da der Absender keine Haftung für Schäden übernimmt, die durch das Anzeigen des Inhalts dieser E-Mail entstehen.

Verträge

Manchmal kann es vorkommen, dass der Empfänger bei einer Anfrage nach einem Angebot davon ausgeht, dass dies einem Vertragsabschluss gleichkommt. In anderen Situationen könnte sich ein Mitarbeiter hinreißen lassen und etwas versprechen, das seine Befugnisse überschreitet. Diese Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse helfen beiden Parteien, Missverständnisse zu vermeiden.

  1. Diese Angebotsanfrage dient dem Vergleich verfügbarer Angebote und stellt keinen rechtsverbindlichen Vertragsabschluss dar.
  2. Kein Mitarbeiter von [Name Ihres Unternehmens] ist befugt, ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung seines Vorgesetzten einen verbindlichen Vertrag abzuschließen. Daher muss jeder Wille zum Abschluss einer Vereinbarung durch den Vorgesetzten von [Name des Absenders] bestätigt werden.

Umwelt

Diese Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse sind sehr kurz. Versehen mit einem schönen grünen Symbol, können sie die Umwelt unterstützen und zeigen, dass dies ein wichtiges Anliegen für Sie ist.

Ein Beispiel für einen Haftungsausschluss – Umwelt/CSR
  1. Bitte drucken Sie diese E-Mail nicht aus, es sei denn, es ist notwendig. Jede nicht gedruckte E-Mail hilft der Umwelt.
  2. Ist es notwendig, diese E-Mail auszudrucken? Wenn Ihnen die Umwelt so am Herzen liegt wie uns, sehen Sie bitte davon ab, E-Mails auszudrucken. Dies trägt dazu bei, die Umwelt bewaldet und abfallfrei zu halten.

Mitarbeiterhaftung

Dieser E-Mail-Disclaimer bietet dem Unternehmen Hilfestellung, wenn z. B. ein Mitarbeiter etwas Beleidigendes schreibt. Es ist eine Sicherheitsmaßnahme, damit das Unternehmen nicht wegen persönlicher Standpunkte dessen Angestellten verklagt wird.

  1. Die in dieser E-Mail enthaltenen Ansichten und Meinungen gehören ihrem Autor und spiegeln nicht unbedingt die Ansichten und Meinungen des Unternehmens wider. Unsere Mitarbeiter sind verpflichtet, keine diffamierenden Klauseln aufzustellen, gesetzliche Rechte zu verletzen oder deren Verletzung zu genehmigen. Daher übernimmt das Unternehmen keine Haftung für solche Aussagen in E-Mails. Im Falle etwaiger Schäden oder sonstiger Verbindlichkeiten sind die Mitarbeiter für den Inhalt ihrer E-Mails voll verantwortlich.
  2. Die in dieser E-Mail geäußerten Meinungen und Überzeugungen sind meine und müssen nicht die Meinungen und Überzeugungen des Unternehmens widerspiegeln.

Geschätzte Antwortzeit

Die geschätzte Antwortzeit wird in der Regel zu E-Mails hinzugefügt, die von freigegebenen Postfächern mit intensivem E-Mail-Fluss gesendet werden. Ein gutes Beispiel ist eine E-Mail-Adresse für den technischen Support. Informationen darüber, wann mit einer Antwort zu rechnen ist, werden häufig einem Haftungsausschluss in der automatischen Antwort hinzugefügt.

  1. Aufgrund der erhöhten Anzahl von Supportanfragen, die wir derzeit erhalten, kann es bis zu X Tage dauern, bis Sie eine Antwort erhalten. Wir antworten immer zuerst lizenzierten Benutzern. Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten.

E-Mail-Disclaimer in Newslettern

Diese sind besonders wichtig, da sie mit Abonnentenlisten zu tun haben. Gemäß den Vorschriften bezüglich E-Mail-Spamming und Datenschutz müssen Sie eine einfache Möglichkeit bieten, sich von einer solchen Liste abzumelden. Fragen Sie sich vielleicht, was passieren könnte, wenn es keinen Abmeldemechanismus gäbe? Oder wenn Sie keine Angaben zu Ihrem Unternehmen bereitstellen würden? Beispielsweise kann gemäß der kanadischen Anti-Spam-Gesetzgebung (CASL) das Versenden einer kommerziellen elektronischen Nachricht innerhalb, von oder nach Kanada ohne einen solchen Mechanismus zu straf- und zivilrechtlichen Anklagen sowie zu hohen Geldstrafen führen. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Website. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse, die Ihnen zeigen, wie Sie damit umgehen können.

  1. Sie haben diese E-Mail erhalten, weil Sie einen Newsletter auf [Adresse Ihrer Website] abonniert haben. Sie können sich jederzeit von unserer Mailingliste abmelden, indem Sie auf Abmelden klicken. Sie können auch auf diese Nachricht antworten und im Betreff Abmelden angeben.
  2. Diese Nachricht wird an Sie gesendet, weil Ihre E-Mail-Adresse auf unserer Abonnentenliste steht. Wenn Sie nicht daran interessiert sind, weitere E-Mails wie diese zu erhalten, klicken Sie einfach auf Abmelden.
  3. Vielen Dank, dass Sie unseren Newsletter abonniert haben. Das Team von [Ihr Firmenname] wird hart daran arbeiten, qualitativ hochwertige Informationen in den Feldern zu liefern, die Sie bei der Anmeldung angegeben haben. Wenn Sie jedoch entscheiden, dass Sie solche E-Mails nicht mehr von uns erhalten möchten, können Sie auf den unten stehenden Link klicken. Klicken Sie hier, um sich abzumelden.

Wenn Sie Ihre Abonnentenliste selbst verwalten, können Sie ganz einfach einen Abmeldelink einrichten. Erstellen Sie einfach einen Hyperlink im Abmeldetext und verlinken Sie ihn auf: mailto:beispiel@beispiel.de?subject=Abmelden

Beispiele für vollständige E-Mail-Haftungsausschlüsse

In vielen Fällen werden Sie sich einen Haftungsausschluss wünschen, der in mehr als nur eine der aufgeführten Kategorien fällt. In einem solchen Fall ist die Gefahr groß, dass Ihr Disclaimer ärgerlich lang wird. Die Aufgabe, einen solchen Haftungsausschluss kurz und umfassend zu halten, ist nicht einfach. Nachstehend finden Sie Beispiele, die Sie verwenden können:

  1. Unternehmen ● Straße ● Stadt ● Postleitzahl ● Bundesland ● Land ● Website
    Der Inhalt dieser Nachricht ist vertraulich. Wenn Sie diese versehentlich erhalten haben, informieren Sie uns bitte per E-Mail und löschen Sie dann die Nachricht. Es ist verboten, den Inhalt dieser Nachricht zu kopieren, weiterzuleiten oder in irgendeiner Weise an Dritte weiterzugeben. Die Integrität und Sicherheit dieser E-Mail können über das Internet nicht garantiert werden. Daher haftet der Absender nicht für etwaige Schäden, die durch die Nachricht verursacht werden
    .
  1. Unternehmen
    Straße
    Stadt
    Postleitzahl
    Land
    Website
Die in dieser E-Mail enthaltenen Informationen sind nur den Augen des benannten Adressaten vorbehalten. Sie dürfen diese Nachricht oder deren Anhänge nicht an Dritte weitergeben. Bitte beachten Sie, dass es in Ihrer Verantwortung als Empfänger liegt, die E-Mail auf schädliche Software zu prüfen. Schließlich müssen die vom Absender offenbarten Meinungen nicht die des Unternehmens widerspiegeln, daher lehnt das Unternehmen jegliche Haftung für die durch den Inhalt dieser E-Mail verursachten Schäden ab.

Beispiele für schlechte Haftungsausschlüsse

Die Rechtswirksamkeit von E-Mail-Disclaimern ist Gegenstand vieler Diskussionen. Einer der Hauptgründe dafür ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass E-Mail-Disclaimer wie ein rechtsgültiger Vertrag sind. Sie sind es nicht.

Die drei häufigsten Fälle einer unkorrekten Verwendung von E-Mail-Disclaimern sind:

  • Seitenlange (und ich habe noch längere gesehen) Haftungsausschlüsse in verschiedenen Sprachen, die versuchen, jede mögliche falsche Verwendung einer E-Mail aufzulisten. Sie sehen besonders schlimm aus, wenn sie zu einer einen Satz langen E-Mail hinzugefügt werden.
  • Aggressive Forderungen, die einem zufälligen Empfänger Angst machen sollen. Sie werden höchstwahrscheinlich nach hinten losgehen.
  • Humorvolle oder unprofessionelle Haftungsausschlüsse, die der Geschäftskorrespondenz hinzugefügt werden.

Einige Beispiele für schlechte Haftungsausschlüsse:

  1. Es ist strengstens untersagt, den Inhalt dieser E-Mail ohne schriftliche Zustimmung des Absenders zu teilen, zu kopieren, auszudrucken oder anderweitig zu verarbeiten.
  2. Sollten Sie diese E-Mail irrtümlicherweise erhalten haben, machen Sie damit, was Sie für richtig halten, bitte jedoch im Rahmen dessen, was der gesunde Menschenverstand Ihnen vorschreibt.
  3. Wenn ich Ihre E-Mail interessant finde, antworte ich sofort. Wenn es sich um eine weitere standardmäßige geschäftliche E-Mail handelt, erlauben Sie bitte 4 Werktage für eine Antwort.
  4. Es spielt keine Rolle, was ich hier schreibe, da Haftungsausschlüsse sowieso niemand liest.

Verwaltung von Haftungsausschlüssen für das gesamte Unternehmen

Um personalisierte E-Mail-Haftungsausschlüsse und -Signaturen automatisch einzufügen oder vollständig gebrandete automatische Antworten einzurichten, können Sie CodeTwo Email Signatures 365 (wenn Ihr Unternehmen Exchange Online in Microsoft 365 als E-Mail-Server verwendet) oder CodeTwo Exchange Rules Pro (wenn Ihr Unternehmen Microsoft Exchange verwendet) einsetzen. Mit beiden Tools erstellen und verwalten Sie zentral E-Mail-Haftungsausschlüsse, die automatisch allen von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails hinzugefügt werden (auch denen, die von Mobilgeräten gesendet werden). E-Mail-Haftungsausschlüsse können auf Serverebene (in der Cloud, nachdem eine E-Mail gesendet wurde) hinzugefügt werden, ohne dass Ihre Benutzer eingreifen müssen. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Benutzer vergessen, Haftungsausschlüsse für sich selbst festzulegen oder diese zu E-Mails hinzuzufügen. Darüber hinaus umfassen die Lösungen von CodeTwo eine Bibliothek mit vorgefertigten und grafisch ansprechenden Vorlagen für E-Mail-Signaturen und -Haftungsausschlüsse. Mit diesen Tools können Sie auch unterschiedliche E-Mail-Signaturvorlagen für verschiedene Benutzer/Abteilungen erstellen, automatisch bestimmte Haftungsausschlüsse abhängig von der E-Mail-Adresse des Empfängers verwenden und vieles mehr. Um mehr über diese und andere Funktionen der weltweit führenden Lösungen für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen von CodeTwo zu erfahren, folgen Sie den untenstehenden Links:

  • CodeTwo Email Signatures 365 (diese Software kann auch im (clientseitigen) Outlook-Signaturmodus betrieben werden, sodass Ihre Benutzer beim Verfassen einer E-Mail in Outlook zwischen verschiedenen Signatur- und Disclaimer-Varianten wählen können)
  • CodeTwo Exchange Rules Pro

Weitere Artikel:

Persönliche E-Mail-Signaturen: welche Details müssen sie enthalten und wie werden sie erstellt?

Persönliche E-Mail-Signaturen

[Update]: Dieser Artikel wurde aktualisiert, um neue Trends und Inspirationen für persönliche E-Mail-Signaturen widerzuspiegeln.

Personal Branding ist ein wichtiger Bestandteil, wenn Sie nach neuen Möglichkeiten suchen möchten. Es lohnt sich, etwas Zeit in den Aufbau einer Online-Präsenz zu investieren – zum Beispiel mit Ihrem persönlichen Blog oder Ihrer Website, Ihren professionellen Profilen, Social-Media-Kanälen oder durch die Gestaltung einer ansprechenden Signatur für Ihre E-Mail-Korrespondenz.

Private E-Mail-Signatur

Man könnte vielleicht denken, eine Signatur in privater E-Mail-Korrespondenz sei unnütz. Das ist aber falsch. Wenn die Signatur gut vorbereitet ist, können Sie damit mit Ihren Freunden und Ihrer Familie in Kontakt bleiben. Verweisen Sie einfach auf Ihr Social Media Profil um ihnen zu zeigen, was Sie gerade vorhaben. Sie können auch Ihre Hobbys mit der Welt teilen, indem Sie einen Link zu Ihrem Blog oder Portfolio hinzufügen.

Beispiel einer privaten E-Mail-Signatur mit Benutzerfoto und Social Media Icons

Und was noch wichtiger ist: Ihre private E-Mail-Signatur kann zudem als virtuelle Visitenkarte fungieren. Die wenigen zusätzlichen Zeilen können sich als sehr hilfreich erweisen, wenn es um die Jobsuche, das Versenden von Geschäftsangeboten oder den Aufbau Ihres persönlichen Brands geht. Haben wir Sie überzeugt? Fangen wir mit der Gestaltung einer perfekten persönlichen E-Mail-Signatur an.

Was gehört in eine private E-Mail-Signatur?

Die Gestaltung einer persönlichen E-Mail-Signatur mag einfach erscheinen. Aber wenn man es endlich angeht, können tatsächlich viele Fragen auftauchen. Soll ich meine E-Mail-Adresse in die Signatur aufnehmen? Welche Kontaktdaten sind erforderlich? Ist mein Urlaubsfoto gut genug, um es in die Signatur aufzunehmen? Wenn Sie mit diesen Zweifeln zu kämpfen haben, werfen Sie einen Blick auf die folgende kurze Liste.

Beispiel einer privaten E-Mail-Signatur mit Personal Branding

Ihr Name

Fangen Sie am besten mit Ihrem Vor- und Nachnamen an und fügen Sie optional Ihren Mittelnamen hinzu, falls Sie einen haben. Für eine bessere Informationshierarchie sollten Sie erwägen, eine größere Schriftart bzw. eine andere Farbe zu verwenden oder Ihre Details sogar zu unterstreichen. Verzichten Sie auf Spitznamen, es sei denn, Sie sind Banksy.

E-Mail-Adresse

Es ist sehr wichtig, dass Ihre E-Mail-Adresse professionell aussieht. Adressen wie hotbabe88[at]yourmailservice.com sind keine gute Idee: sie zeugen von mangelnder Kompetenz und sehen einfach albern aus. Es empfiehlt sich, eine Adresse zu verwenden, die sich aus Ihrem Vor- und Nachnamen (oder Ihren persönlichen Markennamen) zusammensetzt. Richten Sie übrigens bei der Konfiguration Ihrer E-Mail-Einstellungen den Namen ein, der für die von Ihrer E-Mail-Adresse gesendeten E-Mails angezeigt werden soll. Es sieht nicht nur professionell aus, sondern hilft auch anderen Personen, Ihre E-Mail zu finden (durch Suche nach Ihrem Namen oder Sortierung), wenn ihr Postfach voller Nachrichten ist. Die meisten Webmail-Dienste umfassen Konfigurationsoptionen sowohl für Anzeigenamen als auch für benutzerdefinierte E-Mail-Aliase, sodass Sie damit kein Problem haben sollten.

Telefonnummer

Geben Sie eine Nummer an, unter der Sie die meiste Zeit zu erreichen sind. Denken Sie daran, vor Ihrer Nummer die richtige Telefonvorwahl anzugeben: für das Festnetz die Landes- und Ortsvorwahl, und für Ihre Handynummer nur die Landesvorwahl. Fügen Sie in die Signatur nicht mehr als zwei Telefonnummern ein, sonst kann dies für andere verwirrend sein.

Webseite/Blog/Social Media URL

Wenn Sie Ihren persönlichen Brand aufbauen, darf in Ihrer E-Mail-Signatur ein Link zu Ihren aktiven Social Media-Seiten nicht fehlen. Sie können entsprechende Icons zur Darstellung von sozialen Profilen verwenden. Achten Sie jedoch darauf, dass Ihre Signatur nicht mit zu vielen Symbolen oder Bildern übersät wird. Wichtig: bevor Sie die Signatur auf Ihr Profil verlinken, prüfen Sie erstmal, ob es keine peinlichen Posts oder Fotos enthält.

Foto oder persönliches Logo (optional)

Falls Sie sich für eins entscheiden, stellen Sie sicher, dass es nicht zu groß ist, damit es nicht den gesamten E-Mail-Inhalt dominiert. Je nach Design der E-Mail-Signatur sollte es nicht größer als 80 x 80 Pixel sein. Und wenn Sie ernst genommen werden möchten, stellen Sie sicher, dass das Foto von guter Qualität ist (nicht verschwommen oder unscharf). Darüber hinaus sollte das Foto zeigen, wie Sie heute wirklich aussehen, nicht wie vor zehn Jahren oder nach der Verwendung von Filtern. Mehr über Fotos und Grafiken in E-Mail-Signaturen erfahren Sie hier.

Beispiel einer persönlichen E-Mail-Signatur mit persönlichem Markenlogo, Social Media Icons und Werbebanner

Achten Sie auf den Dunkelmodus

Wenn Sie Bilder in Ihrer E-Mail-Signatur verwenden, ist es wichtig, darauf zu achten, dass sie im PNG-Format mit transparentem Hintergrund vorliegen – so sehen sie im Hell- und Dunkelmodus gut aus. Die meisten E-Mail-Clients unterstützen mittlerweile beide Modi, daher sollten Sie dies beim Entwerfen des Inhalts Ihrer E-Mail-Signatur berücksichtigen. Diese Regel gilt für alle grafischen Elemente, die Sie in Ihre E-Mail-Signatur einbinden möchten. Egal, ob es sich um ein Logo, ein abgerundetes Foto von Ihnen oder ein umrissenes Social Media Icon handelt, der weiße Hintergrund darunter und drumherum sollte nicht vorhanden sein. Erfahren Sie mehr über E-Mail-Signaturen im Dunkelmodus.

Beispiel einer persönlichen E-Mail-Signatur im dunklen Modus

Smartphones

Weil immer mehr E-Mails auf mobilen Geräten gelesen werden, sollten Sie Ihre Signatur so gestalten, dass sie auch auf einem Smartphone professionell aussehen wird. Denken Sie daran, dass der Display eines Smartphones recht schmal ist, daher sollten Sie Ihre E-Mail-Signatur eher vertikal als horizontal ausrichten.

Lassen Sie sich inspirieren

Private E-Mail-Signaturen können in der alltäglichen E-Mail-Kommunikation nützlich sein, sind jedoch entscheidend für den Aufbau Ihres persönlichen Brands oder für die Gewinnung von mehr Followern, wenn Sie ein Social Media Influencer sind. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Signatur mit Personal Branding zu erstellen. Wenn Sie Inspiration brauchen, werfen Sie einen Blick auf die folgenden Beispiele, die Sie kostenlos herunterladen und verwenden können.

Beispiele für private E-Mail-Signaturen zum kostenlosen Herunterladen und Verwenden

Erfahren Sie, wie Sie eine persönliche E-Mail-Signatur konfigurieren in:

Konfigurieren einer vollständig gebrandeten geschäftlichen E-Mail-Signatur auf allen Geräten in Microsoft 365

Konfigurieren einer vollständig gebrandeten geschäftlichen E-Mail-Signatur auf allen Geräten in Microsoft 365

Das Markenimage zu verwalten ist nicht einfach. Da jeden Tag Tausende von E-Mails verschickt werden, muss das Unternehmen sicherstellen, dass alle E-Mails perfekt aussehen. Unabhängig davon, ob Sie Ihr Startup bewerben oder eine etablierte Marke stärken möchten, sollten Sie nach zuverlässigen Möglichkeiten zur Verwaltung Ihres E-Mail-Brandings suchen. Erfahren Sie, wie Sie einheitliche geschäftliche E-Mail-Signaturen auf allen Geräten in Ihrer Microsoft 365-Organisation sicherstellen können.

Konfiguration einer unternehmensweiten E-Mail-Signatur – native Methoden

Wenn Sie sich für die Nutzung der in Microsoft 365 nativ verfügbaren Methoden entscheiden, haben Sie folgende zwei Möglichkeiten:

  1. Eine E-Mail-Flussregel, die allen von Ihren Benutzern gesendeten E-Mails zentral eine unternehmensweite Signatur hinzufügt. Sehen Sie sich im folgenden Video an, wie die Konfiguration aussieht, oder lesen Sie diesen Artikel, wenn Sie weitere Informationen benötigen.

Mit diesem Ansatz können Sie eine unternehmensweite E-Mail-Signatur erhalten, aber aufgrund der von Microsoft aufgeführten (und in diesem Artikel erweiterten) Einschränkungen könnten sich Ihre Werbebemühungen letztendlich als erfolglos erweisen. Beispielsweise werden Ihre Empfänger verlinkte Bilder (z. B. Ihr Logo) nicht sofort sehen, sondern erst, nachdem sie auf Bilder herunterladen geklickt haben. Oder Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur wird wahrscheinlich unbemerkt bleiben, weil sie ganz unten im E-Mail-Thread angezeigt wird. Erfahren Sie mehr

  1. Ein nativer Signatureditor in einem E-Mail-Client bietet einige Vorteile gegenüber der zentralisierten Methode, beispielsweise die Möglichkeit für Ihre Endbenutzer, eine Signatur in der Vorschau anzuzeigen oder auszuwählen. Aber das Wichtigste ist, dass in diesem Fall das Anwenden derselben unternehmensweiten Signatur oder deren Aktualisierung auf allen E-Mail-Clients und Geräten nicht ohne großen Aufwand für Sie und Ihre Endbenutzer möglich ist. Obwohl Microsoft die Funktion namens „Roaming-Signaturen“ eingeführt hat, mit der Sie Ihre Signaturen zwischen Ihren Outlooks synchronisieren können, werden Ihre Signaturen in Outlook für Mac/Android/iOS weiterhin getrennt gespeichert. Und es gibt immer noch keine Möglichkeit, diese Signaturen zuverlässig von einem Ort aus zu verwalten.

Wie Sie sehen, gibt es keine einfache oder perfekte Möglichkeit, alle Aspekte Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur mit integrierten Mechanismen einzurichten.

Der bessere Weg, eine gebrandete E-Mail-Signatur für alle Benutzer zu implementieren

Microsoft ist sich der nativen Einschränkungen bewusst und empfiehlt die Verwendung eines Drittanbieter-Tools für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen im Kontext einer Unternehmensorganisation. CodeTwo Email Signatures 365 ist die Lösung, der Sie vertrauen können. Dafür sprechen folgende Argumente:

Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie beispielsweise einfach und schnell eine einheitliche E-Mail-Signatur für Ihr gesamtes Unternehmen konfigurieren. Diese wird auf allen E-Mail-Clients und Geräten, auch auf Mobiltelefonen, gleich aussehen.

Beispiel für eine gebrandete Signatur für geschäftliche E-Mails auf allen Geräten

Verwenden Sie eine Mischung aus E-Mail-Clients wie Outlook für Windows/Mac, Outlook im Web (OWA), Mozilla Thunderbird, Outlook für iOS, Gmail für Android und so weiter? Bei uns sind Sie an der richtigen Adresse. Versenden Ihre Endbenutzer E-Mails von PCs, Macs, iPads, Android-basierten Mobiltelefonen und iPhones? Überhaupt kein Problem.

Unternehmensweite E-Mail-Signatur für alle E-Mail-Apps

Richten Sie einfach CodeTwo Email Signatures 365 so ein, dass es im (serverseitigen) Cloud-Modus arbeitet, und konfigurieren Sie anschließend eine einheitliche serverseitige Signatur für alle Benutzer in Ihrem Microsoft 365 (Office 365). Mit einer solchen Konfiguration fügt die Software Ihre Signatur zu jeder Nachricht hinzu, die von der E-Mail-Adresse eines Endbenutzers in Ihrem Unternehmen gesendet wird – unabhängig davon, ob dieser sie beispielsweise auf dem iPhone oder aus Outlook für Windows sendet.

Beispiel für eine universelle und gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur

Dieser Ansatz basiert auf den gleichen Prinzipien wie die Nachrichtenflussregeln von Exchange Online (Signatur wird während der Übertragung in der Cloud hinzugefügt), weist jedoch gleichzeitig keine Einschränkungen der nativen Lösung auf. Mit anderen Worten, es ist eine Win-Win-Situation. Sehen Sie sich die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung an:

Erfahren Sie, wie Sie eine universelle, konsistente und vollständig gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen einrichten

Was, wenn meine Endbenutzer vor dem E-Mail-Versand ihre Signatur sehen möchten?

Cloud-Signaturen werden in der Regel gewählt, weil Benutzer sie nicht manipulieren können. Dadurch schützen Sie Ihre Bemühungen um ein einheitliches Branding. Da die Signaturen jedoch während der Übertragung hinzugefügt werden, werden sie Ihren Benutzern beim Versenden ihrer E-Mails nicht angezeigt. Dies gilt für native Lösungen, aber nicht für CodeTwo Email Signatures 365!

Sobald Sie das CodeTwo Signatures Web Add-in for Outlook bereitgestellt haben, können Ihre Endbenutzer eine Vorschau der Cloud-Signatur anzeigen. Das Add-In kann in Outlook Desktop, Mobile und OWA verwendet werden.

Vorschau der Cloud-Signatur mit dem CodeTwo Outlook Add-In

Sie können auch noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie den Combo-Modus einrichten und Ihren Outlook-Benutzern die Wahl lassen, welchen Typ von Signaturen sie verwenden möchten – Cloud- oder Outlook-Signaturen. Beispiel? Nehmen wir an, dass Ihre Marketingmitarbeiter manuell eine Signatur auswählen möchten, die ein individuelles oder saisonales Angebot bewirbt. Kein Problem – mit dem Add-In ist das in wenigen Schritten in Outlook erledigt. Nach dem Versenden der gezielten E-Mails können sie mithilfe der im Bild unten dargestellten Umschaltfläche schnell wieder zur in der Cloud hinzugefügten Standardsignatur wechseln. Und wenn Sie Cloud- und Outlook-Signaturen für denselben Benutzer konfigurieren, werden dessen E-Mails nicht mit doppelten Signaturen gesendet – dafür ist CodeTwo Email Signatures 365 zu schlau. Erfahren Sie mehr

CodeTwo Outlook Add-in – Wechsel zwischen Signaturmodi

Tipps und Tricks für geschäftliche E-Mail-Signaturen und mehr

Eine konsistente und gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur ist ein guter Anfang, aber es gibt einige Tipps und Tricks, um diese Signaturen noch besser zu machen:

  • Fügen Sie die Signatur unter jeder Benutzerantwort ein (und nicht am Ende eines E-Mail-Threads), damit die Empfänger sie tatsächlich sehen. Erfahren Sie mehr
  • Verwenden Sie die vollständige Version der Unternehmenssignatur in der ersten E-Mail und deren kompakte Version in nachfolgenden Antworten, um E-Mail-Threads nicht unnötig zu verlängern. Erfahren Sie mehr
  • Machen Sie Ihre Signatur interaktiv mit Links zu IM-Apps, Umfragen zur Kundenzufriedenheit usw. Erfahren Sie mehr

Wenn Sie Lust auf weitere Ideen für E-Mail-Signaturen haben, besuchen Sie diese Website, auf der Sie die komplette Liste interessanter Anwendungsfälle finden.

Schauen Sie sich diese Video-Tutorials an, um mehr über CodeTwo Email Signatures 365 zu erfahren oder schlagen Sie für weitere Einzelheiten im Benutzerhandbuch nach.

Wenn Sie unser Programm noch nicht genutzt haben, melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an und testen Sie das Tool für 14 Tage ohne Einschränkungen, um zu sehen, ob es absolut alle Ihre Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt.

Wie kann eine Microsoft 365-E-Mail-Signatur nur in neue E-Mails eingefügt werden?

Hinzufügen einer Signatur nur zu neuen E-Mails in Microsoft 365

Stapeln sich Ihre E-Mail-Signaturen am Ende Ihrer Konversationsthreads? Nun, ich habe sowohl gute als auch schlechte Nachrichten für Sie. Die schlechte Nachricht ist, dass dies die Standardeinstellung für E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 / Office 365 ist. Die für das Anhängen von E-Mail-Signaturen zuständige Nachrichtenflussregel kann diese ganz oben oder ganz unten im gesamten E-Mail-Thread einfügen. Die gute Nachricht ist, dass es Möglichkeiten gibt, dies zu umgehen. Kommen wir gleich zu den Details.

Native Lösung für Microsoft 365

Um das Problem nativ zu lösen, müssen Sie eine Nachrichtenflussregel konfigurieren, die E-Mail-Signaturen nur zu neuen Nachrichten hinzufügt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine solche Regel einzurichten:

  1. Melden Sie sich beim Exchange Admin Center an. Gehen Sie zu Mail flow (E-Mail-Fluss) > Rules (Regeln). Klicken Sie auf Add a rule (Eine Regel hinzufügen) und wählen Sie Create a new rule (Eine neue Regel erstellen).
Erstellen einer neuen Regel
  1. Benennen Sie die Regel und legen Sie die Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, damit die Signaturregel ausgelöst wird.
Name und Bedingungen der neuen Regel
  1. Richten Sie als Nächstes im Abschnitt Do the following (Gehen Sie wie folgt vor) eine Aktion ein. Wählen Sie Apply a disclaimer to the message (Haftungsausschluss auf die Nachricht anwenden) > append a disclaimer (Haftungsausschluss anfügen) aus.
Haftungsausschluss anfügen
  1. Um den Texteditor für den Haftungsausschluss zu öffnen, klicken Sie unter der ausgewählten Aktion auf Enter text. Microsoft 365 unterstützt nur das HTML-Format. Um diesen Teil zu vereinfachen, können Sie professionelle Signaturvorlagen aus unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator oder unserer Signaturvorlagenbibliothek verwenden. Sobald die E-Mail-Signatur fertig ist, klicken Sie auf Save (Speichern).
Haftungsausschluss - HTML-Code
  1. Klicken Sie nun auf den Link Select one, um eine Fallback-Aktion für die Regel einzurichten, wenn der Haftungsausschluss nicht eingefügt werden kann (z. B. wenn die gesendete Nachricht verschlüsselt ist).
  2. Wählen Sie als Nächstes im Abschnitt Except if (Außer wenn) die Option The subject or body (Der Betreff oder der Text) > subject or body matches these text patterns (Betreff oder Text entspricht diesen Textmustern) aus.
Ausnahme von einer Regel
  1. Fügen Sie in dem sich öffnenden Bereich einen kopierten Teil Ihres Disclaimer-Textes ein. Klicken Sie auf Add (Hinzufügen) und bestätigen Sie mit Save (Speichern).
  2. Führen Sie die verbleibenden Schritte des Regel-Assistenten aus. Überprüfen Sie Ihre Regeleinstellungen und klicken Sie auf Finish (Fertig stellen), um die neue Regel zu erstellen.
  3. Nach der Erstellung ist die Nachrichtenflussregel standardmäßig deaktiviert. Wählen Sie sie aus der Regelliste aus und verwenden Sie den Schalter, um die Regel zu aktivieren.
Aktivieren der Nachrichtenflussregel

Mit dieser Nachrichtenflussregel wird die Signatur nur zu neuen Nachrichten in einem E-Mail-Thread hinzugefügt. Dies ist eine native Lösung, mit der Sie verhindern können, dass Signaturen am Ende der E-Mail-Konversation angezeigt werden.

Einschränkungen nativer E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

Native E-Mail-Signaturen weisen einige Einschränkungen auf:

  • Die Regeln werden auf Serverebene verwaltet und können nur in Microsoft 365 implementiert werden,
  • Sie können Ihre Signaturen nicht unter der neuesten Antwort einfügen,
  • Es gibt keinen Editor für HTML-Signaturvorlagen,
  • Es gibt keine Möglichkeit, Leerzeichen nach leeren Active Directory-Feldern zu entfernen,
  • Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar.

Erfahren Sie mehr über die Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

Da Microsoft 365 nicht in der Lage ist, eine Nachrichtenkette in Einheiten zu unterteilen, stapeln sich alle eingebetteten Signaturen am Ende eines E-Mail-Threads, anstatt direkt unter jeder Antwort hinzugefügt zu werden. Das ist nicht nur unästhetisch, sondern macht auch die Verwendung von E-Mail-Signaturen gewissermaßen sinnlos. Wenn Sie mehr Kontrolle über die E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 erhalten möchten, sollten Sie eine Lösung eines Drittanbieters in Betracht ziehen.

Überwindung der Einschränkungen: CodeTwo Email Signatures 365

Mit CodeTwo Email Signatures 365 stellen Sie sicher, dass alle Ihre Microsoft 365-E-Mails direkt unter der neuesten Antwort mit Signaturen versehen sind. Neue E-Mails können vollständige Kontaktinformationen über Sie und Ihr Unternehmen enthalten, einschließlich Links, Social Media Icons, Logos und Bilder. Wenn Sie jedoch auf eine Nachricht innerhalb desselben E-Mail-Threads antworten, müssen Sie diese vollständige E-Mail-Signatur nicht nochmals verwenden. Stattdessen können Sie eine vereinfachte Version Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur einrichten, um die Konversation etwas leichter und dennoch informativ zu gestalten.

CodeTwo Email Signatures 365 ist eine einzigartige cloudbasierte Anwendung, die entwickelt wurde, um Ihre Möglichkeiten zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Disclaimern in Exchange Online zu erweitern. Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um zu erfahren, wie Sie neuen und nachfolgenden E-Mails unterschiedliche Signaturen hinzufügen können:

  1. Melden Sie sich bei der Signaturverwaltungs-App an und verwenden Sie die Schaltfläche CREATE RULE, um eine neue Regel zu erstellen. Abhängig von Ihren Einstellungen im CodeTwo Admin Panel erstellen Sie entweder eine serverseitige oder eine clientseitige Regel.
Erstellen einer neuen Regel in der Signaturverwaltungs-App
  1. Definieren Sie in den Schritten Senders, Recipients und Keywords die Bedingungen und Ausnahmen für Ihre Regel. Mit anderen Worten: welche E-Mails die Signatur erhalten sollen.
  2. Sie können im Schritt Scheduler einen Aktivitätszeitraum für die Regel planen. Wenn Sie die Funktion deaktiviert lassen (Standardeinstellung), wird die Regel immer aktiv sein.
  3. Als Nächstes entscheiden Sie im Schritt Logic über das Verhalten anderer Regeln, wenn diese bestimmte Regel angewendet wird oder nicht.
Optionen für eine Signaturregel
  1. Gehen Sie zum Schritt Design und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Different signature in the first email and different in subsequent emails aus.
Einrichten unterschiedlicher E-Mail-Signaturen
  1. Erstellen Sie in den Tabs First signature und Subsequent signature separate Signaturen für neue Nachrichten und für nachfolgende Nachrichten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Edit signature, um eine der vordefinierten Signaturvorlagen zu laden oder Ihre eigene HTML-Signatur zu erstellen.
Einrichten der ersten Signatur in E-Mails
  1. In der Signaturvorlagenbibliothek können Sie verschiedene Kategorien auswählen und abwählen, um E-Mail-Signaturvorlagen nach Ihren Anforderungen auszufiltern.
Signaturvorlagenbibliothek
  1. Wenn Sie Ihre Signatur von Grund auf neu erstellen möchten, wählen Sie einfach ein leeres Layout aus.
  2. Im Signaturvorlagen-Editor können Sie die Signatur an Ihre Bedürfnisse anpassen. Es erleichtert das Entwerfen, sodass Sie mit wenigen Klicks E-Mail-Signaturen mit eingebetteten Bildern, Benutzerfotos, Social Media Links, Firmenlogos und Hyperlinks erstellen können.
Editor für Signaturvorlagen
  1. Um Signaturen für nachfolgende E-Mails zu erstellen, gehen Sie zum Tab Subsequent signatures und wiederholen Sie die Schritte, die Sie zum Erstellen der ersten Signatur ausgeführt haben.
  2. Sobald Ihre E-Mail-Signaturen fertig sind, klicken Sie auf Save & Publish, um Ihre Änderungen zu speichern und die Regel in Ihrer Organisation anzuwenden.
Veröffentlichung der Signaturregel

Sie haben soeben mit CodeTwo Email Signatures 365 zwei separate Microsoft 365-Signaturvorlagen sowohl für neue Nachrichten als auch für Weiterleitungen/Antworten erstellt.

Funktionen, die in CodeTwo Email Signatures 365 enthalten sind

Seit seiner ersten Veröffentlichung erfreut sich CodeTwo Email Signatures 365 großer Beliebtheit bei den Kunden von CodeTwo. Die Software wurde speziell entwickelt, um alle Probleme mit E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 zu lösen und die Signaturregeln so anpassbar wie möglich an Ihre Bedürfnisse zu gestalten. Das Team liefert kontinuierlich neue Features, von denen einige im Folgenden aufgeführt sind:

  • WYSIWYG-HTML-Vorlageneditor
    Sie müssen kein HTML-Experte sein, um professionelle E-Mail-Signaturen zu erstellen, die auf verschiedenen E-Mail-Clients und Mobilgeräten funktionieren werden. Das Tool verfügt über einen WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get). Er konvertiert Ihre Signatur automatisch in die Formate HTML, Nur-Text und RTF, fügt problemlos Entra ID (Azure AD)-Platzhalter ein, bearbeitet das Layout der Signatur, fügt Bilder, Logos oder Microsoft 365-Benutzerfotos ein, ändert Farben und Schriftarten usw.
  • Eingebettete Logos und Bilder
    Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie Firmenlogos und Marketingbanner als Inline-Anhänge hinzufügen.
  • Unterstützung für Entra ID (Azure AD)
    Personalisieren Sie E-Mail-Signaturen mit Benutzerkontaktdetails und Unternehmensinformationen aus Ihrem Microsoft Entra ID (Azure Active Directory). Verwalten Sie alle Attribute zentral, fügen Sie benutzerdefinierte CodeTwo-Attribute hinzu oder erlauben Sie Endbenutzern, ihre Kontaktdaten selbst zu aktualisieren.
  • Ein-Klick-CSAT-Umfragen
    Versehen Sie Ihre E-Mails oder E-Mail-Signaturen mit Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen (Ein-Klick-CSAT-Umfragen). Analysieren Sie das gesammelte Kundenfeedback, um Einblick in die Leistung Ihrer Mitarbeiter, Teams oder Dienste zu erhalten.
  • Benutzerfotos in Ihren E-Mail-Signaturen
    Fügen Sie Fotos von Microsoft 365-Benutzern zu E-Mail-Signaturen hinzu, indem Sie den Platzhalter {Foto} in die im Vorlageneditor erstellte Signaturvorlage eingefügen.
  • E-Mail-Signaturen in Gesendeten Elementen
    CodeTwo Email Signatures 365 ist die erste Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen für Microsoft 365, mit der Sie E-Mail-Signaturen in den Gesendeten Elementen der Benutzer auf verschiedenen Geräten anzeigen können.

Und noch vieles mehr. Probieren Sie es aus!

Weitere Informationen zum Programm finden Sie auf der offiziellen Website von CodeTwo Email Signatures 365.

Direkter Link zu einem gehosteten Bild in E-Mail-Signaturen

[Update]: Es gab wichtige Änderungen an der Art und Weise, wie Google Drive mit direkten Links umgeht. Erfahren Sie, worum es geht.

Sie fragen sich vielleicht, was eigentlich direkte Bildlinks oder direkte URLs mit E-Mail-Signaturen zu tun haben. Dort, wo Sie ein eingebettetes Bild verwenden können, müssen Sie sich um keine Links kümmern. Verlinkte Bilder haben jedoch einige Vorteile (beispielsweise erhöhen sie nicht die E-Mail-Größe). Darüber hinaus gibt es Situationen, in denen verlinkte Bilder die einzige Option sind. Zum Hinzufügen eines verlinkten Bildes benötigen Sie eine direkte URL.

Direkte Links in E-Mail-Signaturen

Beachten Sie, dass es immer besser ist, Bilder für E-Mail-Signaturen auf Ihren eigenen Servern zu hosten. Wenn Sie keinen Server oder keine WordPress-basierte Website besitzen, verwenden Sie am besten einen Image-Hosting-Service. Der folgende Artikel beschreibt, wie Sie einen direkten Link bei einigen bekannten Image- und Datei-Hosting-Diensten erhalten. Wie Sie gleich sehen werden, ist mehr als nur ein Rechtsklick auf das Bild und das Kopieren der Bildadresse erforderlich. Klicken Sie auf den entsprechenden Image-Hosting-Service, um zu erfahren, wie Sie eine direkte Image-URL erhalten:

Beachten Sie, dass alle angegebenen Methoden zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Artikels funktionieren. Es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass sich das Verfahren in Zukunft nicht ändert.

Wie erhält man eine direkte Bild-URL bei OneDrive

Das Erhalten eines direkten Links bei OneDrive ist schnell und erfordert keine Verwendung von Entwickler-Tools oder URL-Hokuspokus. Es funktioniert jedoch nicht in OneDrive for Business. Mit anderen Worten, Sie können keine Bilder aus dem SharePoint oder OneDrive Ihres Unternehmens verwenden. Das persönliche OneDrive funktioniert jedoch gut:

  1. Verwenden Sie zunächst eine beliebige Methode, um das Bild auf OneDrive hochzuladen:Direkter Bildlink bei OneDrive
  2. Wenn das Bild auf Ihr OneDrive hochgeladen ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Embed (Einbetten) aus dem Menü. Klicken Sie im Menü auf der rechten Seite auf Generate (Generieren). Direkter Bildlink bei OneDrive 2
  3. Dies erzeugt einen direkten Link. Direkter Bildlink bei OneDrive 3
  4. Bevor Sie diesen Link verwenden, löschen Sie seine Attribute (das Fragezeichen und den Teil rechts), da einige E-Mail-Clients bei der Anzeige von Bildern mit diesen Attributen wählerisch sind.

Wie erhält man einen direkten Bildlink bei Dropbox

Um einen direkten Link in Dropbox zu erhalten, ist auch ein simpler Trick erforderlich.

  1. Wie bei anderen Image-Hosting-Diensten beginnen Sie mit dem Hochladen Ihres Bildes. Ziehen Sie Ihr Bild via Drag & Drop oder klicken Sie auf Upload (Hochladen) > Files (Dateien) und wählen Sie das Bild von Ihrer Festplatte aus. Direkter Bildlink bei Dropbox
  2. Wenn Sie das Bild hochgeladen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Share (Teilen) neben dem Bild. Direkter Bildlink bei Dropbox 2
  3. Im neu geöffneten Fenster klicken Sie auf Create and copy link (Link kopieren). Der Link wird in Ihre Zwischenablage kopiert. Fügen Sie ihn in einen beliebigen Texteditor (oder in die Adressleiste) ein. Direkter Bildlink bei Dropbox 3
  4. Als letztes müssen Sie dropbox.com in dl.dropboxusercontent.com oder dl=0 in raw=1 ändern und die neue URL aufrufen. Beide Methoden generieren einen direkten Bildlink. Direkter Bildlink bei Dropbox 4Ein Beispiel für das korrekte Format einer direkten URL:
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/1gxdgxvj49zajft/admins%20blog.png

Wie erhält man eine direkte Bild-URL bei Imgur

Im Vergleich zu anderen Image-Hosting-Diensten ist hier das Abrufen einer direkten URL ein Kinderspiel.

  1. Beginnen Sie mit dem Hochladen des Bildes, das Sie hosten möchten. Wie bei anderen Diensten können Sie dies entweder via Drag & Drop tun oder die Schaltfläche Browse (Durchsuchen) verwenden. Direkter Bildlink bei Imgur
  2. Anschließend klicken Sie das hochgeladene Bild an. Direkter Bildlink bei Imgur 2
  3. Kopieren Sie schließlich die direkte URL aus dem Feld Direct Link auf der rechten Seite. Es sind keine Tricks oder andere Schritte erforderlich.Direkter Bildlink bei Imgur 3

Wie erhält man eine direkte URL zu einem Bild bei Flickr

Bei Flickr sind direkte Bildlinks ohne komplizierte Tricks sichtbar.

  1. Nachdem Sie das gewünschte Bild hochgeladen oder gefunden haben, klicken Sie auf Share Photo (Foto teilen). Direkter Bildlink bei Flickr
  2. Gehen Sie im Freigabefenster auf Embed (Einbetten) und kopieren Sie den Code aus dem Feld unten. Der direkte Link ist der Teil zwischen den Anführungszeichen, direkt nach src=Direkter Bildlink bei Flickr 2

Wie erhält man einen direkten Bildlink bei Google Drive

Wenn Sie Google Drive-Links in E-Mail-Signaturen verwenden, müssen Sie damit aufhören. Google hat das Hotlinking dieser Bilder in externen Domains verhindert. Um es in einfachen Worten auszudrücken:

  • Die auf Google Drive gehosteten Bilder werden im Signaturgenerator nicht angezeigt.
  • Kein webbasierter E-Mail-Client wird die auf Google Drive gehosteten Bilder anzeigen.
  • Auch wenn die Bilder nicht im Signaturgenerator erscheinen, können sie beispielsweise in Outlook angezeigt werden.
  • Die auf Google Drive gehosteten Bilder können Anti-Spam-Lösungen auslösen, die Ihre E-Mails in den Junk-Ordner verschieben werden.

Sie wurden gewarnt. Verwenden Sie diese Bilder nicht für E-Mail-Signaturen. Nutzen Sie stattdessen einen von den oben aufgeführten Hosting-Diensten. Die folgenden Anweisungen zeigen, wie Sie eine direkte Bild-URL von Google Drive erhalten, wenn Sie diese für andere Zwecke als E-Mail-Signaturen benötigen. Bedenken Sie, dass die möglichen Einsatzszenarien bei blockiertem Hotlinking stark eingeschränkt sein werden.

Google Drive war möglicherweise der komplizierteste Image-Hosting-Service. Zumindest wenn Sie die dort gehosteten Bilder in E-Mail-Signaturen verwenden wollten. Das hat die Menschen nicht davon abgehalten, ihn zu nutzen – er war trotz der damit verbundenen Schwierigkeiten der beliebteste Image-Hosting-Dienst. Google Drive eignet sich hervorragend zum Teilen von Dateien mit anderen, wir würden es jedoch nicht mehr für direkte Links verwenden. Wenn Sie sich der Risiken bewusst sind, es aber trotzdem in Kauf nehmen möchten, erfahren Sie nachfolgend, wie Sie Bilder auf Google Drive hochladen und deren direkte URLs erhalten:

  1. Fangen wir mit dem Hinzufügen des Bildes an. Ziehen Sie das Bild entweder via Drag & Drop (somit können Sie zum Schritt 3 überspringen) oder gehen sie auf New (Neu) > File upload (Dateien hochladen).
Google Drive – Hochladen eines neuen Bildes
  1. Wählen Sie nun das Bild aus, das Sie in Google Drive hosten möchten:
Google Drive – Auswahl des Bildes zum Hochladen
  1. Jetzt können Sie auf Ihr Foto zugreifen. Wählen Sie es aus, klicken Sie auf die drei Punkte und gehen Sie zu Share (Freigeben) > Share (Freigeben), um die Freigabeoptionen anzuzeigen.
Google Drive – Zugriff auf Bildfreigabeoptionen
  1. Wenn Sie möchten, dass Ihr Online-Bild korrekt funktioniert (d. h. für alle angezeigt wird), müssen Sie sicherstellen, dass die Rolle Viewer (Betrachter) und die Option Anyone on the Internet with the link can view (Jeder im Internet kann das Element über den Link ansehen) ausgewählt sind. Bevor Sie den Link kopieren, gehen Sie zu den erweiterten Einstellungen, indem Sie auf das Zahnrad klicken:
Google Drive – die richtigen Einstellungen für die Bildfreigabe
  1. Stellen Sie sicher, dass in den erweiterten Freigabeoptionen beide Einstellungen aktiviert sind.
Viewers and commenters can see the option to download, print and copy
  1. Klicken Sie im Fenster zur Bildfreigabe oder in der Ordneransicht von Google Drive auf Copy link (Link kopieren).
Google Drive – Kopieren des Links

Hinweis: Beachten Sie, dass Sie in diesem Schritt noch keinen direkten Link erhalten, sondern es handelt sich um einen freigegebenen Link. Solcher Link kann nicht als Quelle in E-Mail-Signaturen verwendet werden. Zur Erinnerung: zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikelupdates scheint für diesen Zweck kein Google Drive-Link geeignet zu sein.

  1. Kopieren Sie nun den freigegebenen Link, indem Sie auf Copy link (Link kopieren) klicken und ihn in einen beliebigen Texteditor einfügen. Sie werden einen ähnlichen Link wie diesen sehen:
    https://drive.google.com/open?id=1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq
    oder
    https://drive.google.com/file/d/1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq/view?usp=share_link

    Die Reihe von Buchstaben und Zahlen in Fettdruck ist die Bild-ID (img_id) dieser bestimmten Grafikdatei. Sie müssen sie kopieren und in das folgende URL-Format einfügen
    https://drive.google.com/uc?export=view&id=*img_id*
    Ersetzen Sie einfach den gesamten img_id-Teil durch Ihre ID (in diesem Beispiel ist es 1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq). Auf diese Weise erhalten Sie die richtige direkte URL, die Sie in Ihrer Signatur verwenden können. Zum Beispiel:
    https://drive.google.com/uc?export=view&id=1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq

Wie verwendet man den direkten Bildlink in einer E-Mail-Signatur

Ihre Grafiken online zu bringen ist der erste Schritt. Danach ist es an der Zeit, diese Dateien in der Praxis zu verwenden. Jetzt zeige ich Ihnen, wie Sie dies tun können, um Ihre eigene, professionelle E-Mail-Signatur mit direkten Bildlinks zu erstellen.

  1. Wenn Sie Ihr Bild hochgeladen und die direkte URL erhalten haben, wechseln Sie zu unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator und wählen Sie die Signaturvorlage, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Sie können die Schaltflächen < und > verwenden, um weitere verfügbare Vorlagen anzuzeigen, oder Sie können auch durch alle verfügbaren Signaturen in unserer Galerie der Signaturvorlagen blättern. Signatur-Generator
  2. Geben Sie als Nächstes Ihre Daten ein und gehen Sie auf Graphics (Grafiken). Ersetzen Sie die Felder Logo URL und Banner URL durch die richtigen direkten Links, die Sie zuvor erworben haben. Die Felder Logo/Banner linking to (Logo/Banner verlinken auf) geben an, welche Website geöffnet wird, wenn das Logo oder Banner in der E-Mail-Signatur angeklickt wird. Wenn Sie diese Felder leer lassen, werden keine Hyperlinks hinzugefügt. Signatur-Generator 2
  3. Auf der rechten Seite sehen Sie die Signaturvorschau. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind und die Signatur gut aussieht, klicken Sie auf Apply your signature (Signatur anwenden) und befolgen Sie die Anweisungen für Ihren E-Mail-Client. Signatur-Generator 3

Ein paar gute Tipps:

  • Verwenden Sie für beste Ergebnisse Bilder in derselben Form wie das Musterlogo oder -banner. Die Verwendung eines rechteckigen Logos, wenn das Musterlogo quadratisch ist, führt in der Regel zu deformierten Grafiken.
  • Beachten Sie die empfohlenen Werte für Breite und Höhe. Am besten verwenden Sie genau die gleichen Dimensionen oder deren multiplizierten Werte. Auf diese Weise sollte ein Bild bei der Größenänderung nicht unscharf werden.
  • Nachdem Sie die Signatur angewendet haben, senden Sie eine Test-E-Mail an sich selbst. Wenn Sie Image-Hosting-Dienste verwenden, können Links beschädigt oder geändert werden. Es ist möglich, dass ein Bild in der Signaturvorschau angezeigt wird und nach dem Anwenden der Signatur verwschwindet.

Nützliche Links:

Erstellen einer HTML-E-Mail-Signatur in Outlook für iOS

Outlook für iOS ist ein mobiler E-Mail-Client, der seine Aufgabe gut erfüllt. Die Bewertung von 4,8 im App Store beweist, dass Benutzern Outlook für iOS sehr gut gefällt. Leider ist die Standardsignatur „Gesendet von Outlook für iOS“ fast so kitschig wie der Text „Von meinem iPhone gesendet“. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie den Slogan „Gesendet von Outlook für iOS“ in eine professionelle HTML-E-Mail-Signatur umwandeln können.

Erstellen einer HTML-E-Mail-Signatur in Outlook für iOS

Entwerfen Sie Ihre E-Mail-Signatur für Outlook für iOS

Wenn Sie Ihre perfekte mobile E-Mail-Signatur entwerfen möchten, müssen Sie sie in HTML vorbereiten. Ohne die Verwendung von HTML gibt es keine Möglichkeit, Ihr Logo, Banner oder Social Media Links in Outlook für iOS einzubinden. Der einfachste Weg, eine gut formatierte und professionelle E-Mail-Signatur zu entwerfen, ist die Verwendung unseres kostenlosen E-Mail-Signaturgenerators:

  1. Wählen Sie im E-Mail-Signaturgenerator Outlook als Ihre E-Mail-Signaturplattform aus:
E-Mail-Signaturgenerator – Auswahl von Outlook
  1. Wählen Sie Ihr Lieblingssignaturdesign aus, fügen Sie Ihre Kontaktinformationen und Bilder hinzu. Der Generator führt Sie durch alle Schritte. Nachdem Sie die Signatur an Ihre Bedürfnisse angepasst haben, klicken Sie auf Apply your signature (Ihre Signatur anwenden):
Einrichten einer E-Mail-Signatur in Outlook für iOS – Generator
  1. Als nächstes kopieren Sie Ihre Signatur in die Zwischenablage (auch bekannt als Pasteboard).
Einrichten einer E-Mail-Signatur in Outlook für iOS – Kopieren der Signatur

Wenn Sie den Signaturgenerator auf Ihrem iPhone verwenden, sollte Ihre Signatur zu diesem Zeitpunkt bereits in die Zwischenablage kopiert sein. Wenn Sie es bequemer finden, den Generator auf einem anderen Gerät zu verwenden, nutzen Sie einen beliebigen E-Mail-Client, um Ihre neue E-Mail-Signatur an die Outlook-App auf Ihrem iPhone zu senden. Fügen Sie einfach die Signatur, die Sie kopiert haben, in Ihre E-Mail-Nachricht ein und senden Sie sie an Ihre mit Outlook verknüpfte E-Mail-Adresse.

Hinweis: es ist sicherer, hierfür webbasierte E-Mail-Clients zu verwenden, da diese nicht dazu neigen, das Signaturlayout zu verzerren.

Öffnen Sie als Nächstes diese E-Mail in Outlook für iOS. Halten Sie einen Teil des Textes (der kein Link ist) gedrückt, und wählen Sie anschließend Select All (Alles auswählen) und Copy (Kopieren) aus dem Kontextmenü:

Outlook für iOS – Kopieren der Signatur

Richten Sie eine Signatur in Outlook für iOS ein

Sobald Sie Ihre E-Mail-Signatur kopiert haben, müssen Sie sie in Outlook für iOS hinzufügen. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die „Gesendet von Outlook für iOS“-Standardsignatur in eine attraktive und informative Signatur zu ändern:

  1. Wischen Sie in Outlook für iOS über den Bildschirm nach rechts, um das Optionsmenü aufzurufen. Tippen Sie auf das Zahnradsymbol, um auf die Optionen zuzugreifen:
Outlook für iOS – Zugriff auf die Optionen
  1. Scrollen Sie in den Optionen nach unten und tippen Sie auf Signature (Signatur), um auf den Signatureditor zuzugreifen:
Outlook für iOS – Optionen
  1. Löschen Sie im Editor Ihre aktuelle Signatur und fügen Sie die neue ein, die Sie zuvor kopiert haben:
Outlook für iOS – Signaturoptionen
  1. Da Änderungen automatisch gespeichert werden, können Sie den Signatureditor nach dem Einfügen des Codes verlassen.

Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail verfassen, sollte Ihre neue E-Mail-Signatur dort vorhanden sein:

Outlook für iOS – Signatur in neuer E-Mail

Jetzt können Sie E-Mail-Signaturen mit Social Media Links, anklickbaren Bannern und Ihren Kontaktinformationen genießen:

E-Mail-Signatur in Outlook für iOS

Denken Sie daran, dass die beste Vorgehensweise darin besteht, Ihre E-Mail-Signatur auf allen Geräten zu vereinheitlichen, wenn Sie für Ihre Marke werben und Vertrauen bei Ihren Empfängern aufbauen möchten. Während diese Aufgabe für kleine Teams machbar ist, wird sie für eine größere Anzahl von Benutzern immer umständlicher. Und wenn Sie mehrere E-Mail-Marketingkampagnen oder unterschiedliche Signaturen für verschiedene Empfänger verwalten möchten, ist diese Aufgabe ohne Signaturverwaltungstools schlichtweg unmöglich.

Richten Sie E-Mail-Signaturen für alle Benutzer gleichzeitig ein

Es ist möglich, E-Mail-Signaturen für alle Benutzer gleichzeitig zu erstellen und zu verwalten – unabhängig davon, welche Applikationen oder Geräte sie zum Versenden von E-Mails verwenden. Mit Tools zur E-Mail-Signaturverwaltung können Sie das verborgene Potenzial Ihrer E-Mail-Kommunikation freisetzen. Dank solcher Tools können Sie:

  • E-Mail-Signaturen für alle von einem Ort aus verwalten.
  • Eine einzige Regel einrichten, um professionelle E-Mail-Signaturen zu E-Mails hinzuzufügen, die von jedem E-Mail-Client (einschließlich Outlook für iOS und jeder anderen App) aus gesendet werden.
  • Teamspezifische E-Mail-Signaturen erstellen.
  • Zeitgesteuerte Marketingkampagnen planen.
  • Ganz einfach Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen zu E-Mail-Konversationen hinzufügen.
  • Benutzerfotos automatisch zu E-Mail-Signaturen hinzufügen.
  • Und vieles mehr…

Weitere Artikel:

So fügen Sie die Aussprache von Namen in E-Mail-Signaturen ein

Beim Durchsuchen geschäftlicher E-Mails findet man immer häufiger Details bezüglich der Namensaussprache. Menschen möchten, dass ihre Namen richtig ausgesprochen werden. In diesem Artikel werde ich die Bedeutung der Aussprache von Namen hervorheben und Ihnen zeigen, wie Sie sie in E-Mail-Signaturen in Ihrem Unternehmen berücksichtigen können.

So fügen Sie die Aussprache von Namen in E-Mail-Signaturen ein

Die Bedeutung der Namensaussprache

Namen sind wichtig – sie prägen die Identität einer Person und repräsentieren, wer sie als Individuum ist. Man kann mit Sicherheit sagen, dass ihre korrekte Aussprache genauso wichtig ist. Bei unserem Namen genannt zu werden ist kraftvoll und gibt uns das Gefühl, respektiert zu werden. Eine falsche Aussprache des Namens kann hingegen sogar als Mikroaggression angesehen werden und nachhaltigen Schaden anrichten. Dies ist besonders wichtig am Arbeitsplatz, wo die richtige Aussprache des Namens einer anderen Person über den Erfolg oder Misserfolg eines Geschäfts entscheiden kann. Ganz zu schweigen von der möglichen Beeinträchtigung einer Arbeitsbeziehung.

Die richtige Aussprache von Namen kann – ähnlich wie die korrekte Verwendung von Geschlechtspronomen – manchmal leichter gesagt als getan sein (Wortspiel nicht beabsichtigt). Manche Menschen verbringen viel Zeit damit, sich zu fragen, wie man den Namen der Person ausspricht, mit der sie sich treffen sollen. Um ihnen dies und sich selbst die Peinlichkeit und Unannehmlichkeit zu ersparen, den eigenen Namen falsch ausgesprochen zu hören, ist es am besten, Ihre Kollegen und Kunden im Voraus über die richtige Aussprache zu informieren. Da E-Mail der beliebteste geschäftliche Kommunikationskanal ist, besteht eine der besten Möglichkeiten, um dies zu erreichen, darin, die Aussprache von Namen in E-Mail-Signaturen einzufügen.

Beispiele für die Aussprache von Namen in Signaturen

Wie Sie die Aussprache Ihres Namens zu Ihrer E-Mail-Signaturvorlage hinzufügen, hängt vom Design Ihrer Signatur ab. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Details zur Namensaussprache anzugeben, sollten Sie sicherstellen, dass diese einen integralen Bestandteil der Signatur bilden. Am besten fügen Sie sie neben oder unter Ihrem Namen hinzu. Dort erwarten die meisten Menschen, solche Informationen zu finden.

Sehen Sie sich die folgenden Beispiele an, um zu erfahren, wie Sie Details zur Namensaussprache am besten in E-Mail-Signaturen einbinden:

Beispielsignatur 1

Beispielsignatur mit Aussprache des Namens 1

Beispielsignatur 2

Beispielsignatur mit Aussprache des Namens 2

Beispielsignatur 3

Beispielsignatur mit Aussprache des Namens 3

Anleitung zum Einrichten

Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um eine E-Mail-Signatur mit Details zur Aussprache des Namens einzurichten. Dieses Beispiel zeigt, wie man dies in Outlook einrichtet, aber der Vorgang ist in den meisten E-Mail-Clients ähnlich:

  1. Öffnen Sie die Outlook für Windows-App über das Startmenü oder die Taskleiste.
Öffnen der Outlook für Windows-App
  1. Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht, klicken Sie in der Gruppe Include (Einschließen) auf Signature (Signatur) und weiter auf Signatures (Signaturen).
Navigieren zum Fenster Unterschriften und Briefpapier
  1. Klicken Sie im Fenster Signatures and Stationery (Signaturen und Briefpapier) auf New (Neu) und geben Sie einen Namen für Ihre Signatur ein.
Einrichten einer neuen Signatur
  1. Ihre E-Mail-Signatur sollte im Abschnitt Edit signature (Signatur bearbeiten) platziert werden. Anstatt Ihre Signatur von Grund auf neu zu erstellen, können Sie mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator schnell eine erweiterte Signaturvorlage vorbereiten. Wählen Sie einfach Outlook als Ziel-E-Mail-Plattform, danach wählen Sie eine der vielen verfügbaren Vorlagen aus, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und fertig. Ihre Signatur kann jetzt kopiert und in den Signatureditor eingefügt werden. Ausführliche Anweisungen und häufig gestellte Fragen finden Sie im Handbuch des Generators.
Verwendung des Signaturgenerators
  1. Sobald Ihre E-Mail-Signaturvorlage in den Editor im Outlook-Fenster Signatures and Stationery eingefügt wurde, fügen Sie die phonetische Schreibweise Ihres Namens hinzu. Geben Sie diese Informationen am besten direkt unter oder neben Ihrem Namen an. Der Signatureditor ermöglicht einige grundlegende Bearbeitungsschritte – Sie können einfach die Details eingeben (und optional eine neue Zeile erstellen, indem Sie die Eingabetaste drücken) und Formatierungen anwenden, genau wie Sie es in Microsoft Word tun würden.

    Hinweis: wenn Sie Probleme damit haben, Ihren Namen in Lautschrift zu schreiben, machen Sie sich keine Sorgen – es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun. Es kommt darauf an, eine zu finden, die für Sie funktioniert. Achten Sie zunächst darauf, einzelne Silben durch Bindestriche zu trennen. Stärkere Silben können in GROSSBUCHSTABEN oder in Fettschrift dargestellt werden. Schreiben Sie Ihren Namen so, wie Sie es für richtig halten, und bitten Sie jemanden (am besten einen englischen Muttersprachler), ihn Ihnen vorzulesen. Auf diese Weise werden sie es mit Leichtigkeit hinkriegen. Alternativ können Sie Online-Ressourcen wie Pronounce Names, NameShouts oder HowToPronounce nutzen, um die Schreibweise zu finden, die Ihnen am besten passt.
  2. Neben einer phonetisch verfassten Form können Sie Ihre E-Mail-Signatur auch mit einem Link zu einer Aufnahme Ihres Namens versehen. Hierzu können Sie beispielsweise die Windows-native Audio-Recorder-App verwenden, um eine einfache Audiodatei zu speichern und sie auf Google Drive hochzuladen. Danach können Sie einen Link erstellen, den Sie in Ihre Signatur einfügen können (denken Sie daran, jedem, der über den Link verfügt, Zugriff zu gewähren). Eine weitere Möglichkeit, einen teilbaren Link zu einer Audiodatei zu erhalten, ist die Verwendung von Diensten wie NameCoach oder NameDrop. Nachdem der Link erstellt wurde, geben Sie im Signatureditor von Outlook den zu verlinkenden Satz (z. B. „Korrekte Aussprache meines Namens“ oder „Hear my name“) ein, markieren Sie ihn und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines Hyperlinks (Nr. 2 im Screenshot unten). Fügen Sie im sich öffnenden Dialog den Link zur Audiodatei ein und klicken Sie auf OK. Geben Sie dem Link den letzten Schliff, indem Sie sein Erscheinungsbild personalisieren. Stellen Sie sicher, dass der Link hervorgehoben ist, und verwenden Sie die verfügbaren Formatierungstools. Weitere Tipps zum Hinzufügen von Links zu einer E-Mail-Signatur finden Sie in diesem Artikel.
Hinzufügen eines Links zur Vorlage
  1. Im Abschnitt Choose default signature (Standardsignatur auswählen) können Sie konfigurieren, welches E-Mail-Konto die Signatur erhalten soll (falls in Outlook mehr als ein E-Mail-Konto eingerichtet ist) und ob sie zu neuen Nachrichten und/oder Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll. Sobald Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf OK klicken.
Auswahl der Standardsignatur für neue Nachrichten/Antworten/Weiterleitungen

Das ist alles. Wenn Sie weitere Outlook-Signaturen erstellen möchten, folgen Sie einfach den Schritten ab Punkt 3. Sie können so viele davon erstellen, wie Sie benötigen – sie werden in einer Liste angezeigt, die nach dem Klicken auf die oben genannte Schaltfläche Signature (Signatur) in der Gruppe Include (Einschließen) angezeigt wird.

Einschränkungen der von Benutzern eingerichteten Signaturen

Wie Sie sehen, erfordert das Hinzufügen der Namensaussprache zu E-Mail-Signaturen einige manuelle Arbeit. Aus Sicht einer Organisation hat ein solcher Ansatz seine Einschränkungen und birgt Risiken:

  • Wenn ein Unternehmen ein einheitliches Erscheinungsbild seiner E-Mails sichern möchte, müsste jeder Benutzer die phonetische Schreibweise seines Namens einzeln/separat hinzufügen. Ein solcher Ansatz ist arbeits- und zeitaufwändig, insbesondere bei weniger versierten Benutzern, die jedes Mal, wenn ein Update erforderlich ist, Unterstützung bei der korrekten Einrichtung ihrer Signaturen benötigen.
  • Je mehr Nutzer, desto höher ist das Risiko unvollständiger oder veralteter Daten, inkonsistenten Designs oder fehlender gesetzlich vorgeschriebener Informationen (Haftungsausschlüsse oder Firmenangaben).
  • Das Erstellen einer originellen und optisch ansprechenden Signatur (die unabhängig von den verwendeten E-Mail-Clients und Geräten korrekt angezeigt wird) erfordert HTML- und CSS-Kenntnisse.
  • Nichts hindert Benutzer daran, inkorrekte persönliche Daten anzugeben, ein individuelles Design zu verwenden und vieles mehr.

Überwindung der Einschränkungen mit CodeTwo Email Signatures 365

Da Sie sich der oben genannten Probleme bewusst sind, möchten Sie möglicherweise eine andere Möglichkeit zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Ihrem Unternehmen in Betracht ziehen. Anstatt diese Aufgabe den Endbenutzern zu überlassen, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, die Verwaltung ihrer E-Mail-Signaturen zu zentralisieren. Eine dedizierte Drittanbieterlösung, wie CodeTwo Email Signatures 365, bietet genau das und noch viel mehr.

Mit dieser Software haben Sie vollständige Kontrolle über E-Mail-Signaturen und können sicherstellen, dass diese im gesamten Unternehmen stets aktuell, einheitlich im Design und personalisiert sind.

Darüber hinaus verfügt das Tool über den User Attributes Manager – eine kostenlose Funktion für alle lizenzierten Benutzer von CodeTwo Email Signatures 365. Mit diesem Tool können Sie ein benutzerdefiniertes Attribut für die Namensaussprache erstellen, einen entsprechenden Platzhalter in die Signatur Ihrer Organisation einfügen und Endbenutzern ermöglichen, die Details über eine webbasierte Schnittstelle bereitzustellen. Auf diese Weise können die gesamte Einrichtung und die Kontrolle über die Details zur Namensaussprache bequem innerhalb des cloudbasierten E-Mail-Signaturmanagers abgewickelt werden. Da die Details in einem benutzerdefinierten Attribut gespeichert werden, besteht kein Risiko einer Änderung der Entra ID (Azure AD)-Daten Ihres Unternehmens. Dies bedeutet, dass E-Mail-Signaturen sorgfältig erstellt (und unternehmensweit implementiert) werden können und gleichzeitig einzelne Benutzer die Möglichkeit erhalten, Angaben zur Aussprache ihres Namens hinzuzufügen – ohne das Design der Signatur und damit das Image des Unternehmens zu beeinträchtigen.

Besuchen Sie die Produktseite, um mehr zu erfahren und das Tool kostenlos zu testen, oder sehen Sie sich das folgende kurze Video an, um zu erfahren, warum sich Unternehmen auf der ganzen Welt für unsere Software entscheiden:

Weitere Artikel:

Der Speicherort von Outlook-Signaturen und deren Sicherung

Speicherort und Backup von Outlook-Signaturen

Der Speicherort der Outlook-E-Mail-Signatur hängt davon ab, mit welchem Outlook Sie es zu tun haben. In diesem Artikel werde ich die möglichen Speicherorte von Outlook-Signaturen auflisten und Ihnen zeigen, wie Sie diese sichern und wiederherstellen können.

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Wie entfernt man automatisch Emojis aus E-Mails auf Exchange Server?

Während einige Meschen denken, dass Emojis in der alltäglichen E-Mail-Kommunikation ein Muss sind, halten andere sie für unprofessionell und kindisch. Aus diesem Grund möchten einige Unternehmen auf Emoticons verzichten, um einen formelleren Stil beizubehalten. Leider bietet Exchange Server nicht genügend Tools, um unerwünschte Zeichenfolgen herauszufiltern oder zu ersetzen. Der einzige Ausweg ist die Nutzung einer Drittanbieterlösung.

Wie entfernt man Emoticons aus Exchange-E-Mails?

CodeTwo Exchange Rules Pro ist ein zentral verwaltetes Tool, mit dem Sie den E-Mail-Fluss im lokalen Exchange steuern können. Der Hauptdienst wird direkt auf der Kommunikations-Pipeline des Servers bereitgestellt und erfordert nur wenige Eingriffe eines Administrators, um ihn zu konfigurieren und zu starten. Mit dieser funktionsreichen Toolbox können Benutzer, durch einfache Einrichtung entsprechender Regeln, eingehende und ausgehende Nachrichten schnell modifizieren. Das Erstellen einer Regel zum Entfernen von Emojis aus Ihrer Exchange-E-Mails ist ein Kinderspiel.

  1. Nach dem Programmstart erscheint die Hauptansicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add (Hinzufügen) im Bereich LIST OF RULES (Regelliste). Es gibt mehrere vorgefertigte Voreinstellungen für die am häufigsten von Administratoren verwendeten Regeln. Dieses Mal klicken wir jedoch auf New rule (clean) (Neue, saubere Regel).
Erstellen einer neuen sauberen Regel in CodeTwo Exchange Rules Pro
  1. Bennen Sie Ihre Regel im Tab General (Allgemein) und geben Sie optional einige Kommentare ein.
Benennen der neuen Regel im Tab General von CodeTwo Exchange Rules Pro
  1. Da Sie Emojis aus jeder einzelnen E-Mail entfernen möchten, überspringen Sie die Tabs Conditions (Bedingungen) und Exceptions (Ausnahmen), ohne Regeln zu konfigurieren, und springen Sie direkt zum Tab Actions (Aktionen).
Überspringen der Tabs Conditions und Exceptions, um die Regel auf alle E-Mails anzuwenden
  1. Nun ist es an der Zeit, die Aktion einzurichten, mit der Emojis aus E-Mails entfernt werden. Klicken Sie im Bereich List of actions (Liste der Aktionen) auf die Schaltfläche Add und wählen Sie Remove keywords (Schlüsselwörter entfernen) aus den bereitgestellten Optionen.
Hinzufügen der Aktion Remove keywords in CodeTwo Exchange Rules Pro
  1. Klicken Sie auf der rechten Seite im Bereich Action definition – Remove keywords (Aktionsdefinition – Schlüsselwörter entfernen) auf die Schaltfläche Add, um das Fenster Add keyword (Schlüsselwort hinzufügen) anzuzeigen. Geben Sie im Textfeld Keyword/phrase (Schlüsselwort/Phrase) die Zeichen ein, aus denen ein bestimmtes Emoticon besteht. Stellen Sie dabei sicher, dass die Option Remove from: Body and subject (Entfernen aus: Text und Betreff) ausgewählt ist. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK und fügen Sie das erste Emoji, das aus allen E-Mails entfernt werden soll, zur Liste hinzu.
Konfigurieren von Schlüsselwörtern (Emojis), die von CodeTwo Exchange Rules Pro aus E-Mails entfernt werden sollen
  1. Durch Wiederholen von Schritt 5 können Sie beliebig viele Emoticons hinzufügen. Sie können auch die Tastenkombination Win + ; verwenden, um „moderne“ Emojis wie 😁 oder 💩 hinzuzufügen.
Hinzufügen moderner Emojis mit der Emoji-Auswahl in Windows
  1. Nachdem Sie alle Elemente hinzugefügt haben, die Sie aus der E-Mail-Kommunikation entfernen möchten, klicken Sie oben links im Programmfenster auf Submit changes (Änderungen übermitteln), um alle Änderungen zu speichern.
Senden einer Beispiel-E-Mail mit Emojis
Bei der E-Mail wurden Emojis durch Anwendung der Regel entfernt

Die Verwaltung benutzerdefinierter Regeln für den Nachrichtenfluss auf Ihrem Exchange Server ist eine der vielen Funktionen, mit denen CodeTwo Exchange Rules Pro ausgestattet ist. Das Programm bietet zahlreiche Möglichkeiten, darunter die Personalisierung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen, das Hinzufügen von Marketing-Bannern und Bildern zu E-Mails, die Verwaltung von Anhängen, die Suche nach vertraulichen Inhalten, das Hinzufügen eines Abmeldemechanismus und vieles mehr.

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