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Platzhalter für Active Directory-Benutzerattribute für die zentrale Signaturverwaltung

Platzhalter für Active Directory-Benutzerattribute
Active Directory (AD) und Azure Active Directory (AAD) sind Datenbanken, die viele Informationen über ein Unternehmen, insbesondere seine Mitarbeiter, enthalten. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, auf diese Daten zuzugreifen und noch mehr Möglichkeiten, sie zu verwenden. So ziemlich jede App und jeder Dienst für Microsoft 365 oder Exchange Server verwendet zumindest einige Informationen aus diesem Datenschatz, um bessere Zusammenarbeit, Automatisierung usw. zu ermöglichen. Kurz gesagt, AD-Benutzerattribute sollen Ihnen die Arbeit erleichtern. Aus diesem Grund kann es hilfreich sein zu wissen, welche Informationen leicht zugänglich sind und wie Sie sie aus Ihrem Benutzerverzeichnis erhalten.

In diesem Artikel konzentriere ich mich auf die Verwendung von Active Directory-Daten zur Personalisierung einer globalen E-Mail-Signatur in einer Organisation.

Was ist eine globale E-Mail-Signatur?

Eine globale E-Mail-Signatur bildet die Möglichkeit, E-Mail-Signaturen in einer Organisation zu verwalten. Die allgemeine Idee ist, eine Signaturvorlage zu verwenden und diese automatisch für alle Benutzer zu personalisieren. Dadurch kann jedes Postfach eine professionelle, vom Unternehmen gesteuerte Signatur erhalten, ohne dass der Benutzer etwas tun muss. Persönliche Informationen und Kontaktdaten, die zum Personalisieren der Vorlage verwendet werden, werden direkt aus Active Directory (für Exchange Server) oder Azure Active Directory (für Exchange Online) gezogen.

Es gibt zwei gängige Methoden zum Erstellen einer globalen E-Mail-Signatur in Microsoft 365 und Exchange Server:

Es ist wichtig zu wissen, welche Benutzerattribute für Signaturen zur Verfügung stehen und wie genau sie verwendet werden. Und genau das erfahren Sie im Folgenden.

Active Directory-Benutzerattribute in Signaturen: verfügbare Platzhalter für Nachrichtenflussregeln und VBScript

Wenn Sie E-Mail-Signaturen für mehrere Benutzer von einem zentralen Ort aus bereitstellen, benötigen Sie eine Möglichkeit, die persönlichen Informationen dieser Benutzer wie Namen, Stellenbezeichnungen, Abteilungen, Adressen usw. einfach in die Signaturen aufzunehmen. Dies wird durch Platzhalter erreicht, die mit einem zentralen Verzeichnis mit persönlichen Daten der Benutzer (z. B. Active Directory) integriert sind, und diese Platzhalter in Signaturvorlagen aufgenommen werden.

Sowohl die integrierten Lösungen zur E-Mail-Signaturverwaltung von Microsoft Exchange Server als auch von Microsoft 365 tun genau das, d. h. sie laden Daten aus dem Active Directory (oder dem Office 365-Benutzerverzeichnis) in die Signatur herunter, je nachdem, wer der Absender der jeweiligen E-Mail ist.

Leider unterstützen Microsoft 365 und Exchange On-Premise nicht alle AD-Benutzerobjektattribute. Allerdings sollten die verfügbaren ausreichen, um eine einfache E-Mail-Signatur zu erstellen.

Nachstehend finden Sie die vollständige Liste der Attribute, die von den E-Mail-Signaturverwaltungslösungen von Exchange und Office 365 unterstützt werden. Ich habe sie in Abschnitte unterteilt, die den Registerkarten im Fenster Eigenschaften des Objekts Active Directory-Benutzer und -Computer entsprechen. In der rechten Spalte habe ich die Namen der Attribute der Active Directory-Domänendienste eingetragen (verwenden Sie sie, wenn Sie die Signaturvorlage über ein VBScript bereitstellen).

WICHTIG: Denken Sie beim Einrichten von E-Mail-Signaturen in Hub-Transport-/Nachrichtenflussregeln in Exchange 2019, 2016, 2013, 2010 oder Microsoft 365 daran, das AD-Attribut (linke Spalte der folgenden Tabelle) mit doppelten Prozentzeichen einzuschließen, wie in der Tabelle dargestellt. Die „%%“-Zeichen sind nicht ohne Grund da.

Liste der für E-Mail-Signaturregeln und VBScript verfügbaren Active Directory-Benutzerattribute

Verwendet in NachrichtenflussregelnVerwendet in einem VBScript
Allgemein
%%DisplayName%%AD DS: displayName
%%FirstName%%AD DS: givenName
%%Initials%%AD DS: initials
%%LastName%%AD DS: sn
%%Office%%AD DS: physicalDeliveryOfficeName
%%PhoneNumber%%AD DS: telephoneNumber
%%OtherPhoneNumber%%AD DS: otherTelephone
%%Email%%AD DS: mail
Adresse
%%Street%%AD DS: streetAddress
%%POBox%%AD DS: postOfficeBox
%%City%%AD DS: l (wie "Ort")
%%State%%AD DS: st
%%ZipCode%%AD DS: postalCode
%%Country%%AD DS: co
Konto
%%UserLogonName%%AD DS: userPrincipalName
Telefone
%%HomePhoneNumber%%AD DS: homePhone
%%OtherHomePhoneNumber%%AD DS: otherHomePhone
%%PagerNumber%%AD DS: pager
%%MobileNumber%%AD DS: mobile
%%FaxNumber%%AD DS: facsimileTelephoneNumber
%%OtherFaxNumber%%AD DS: otherFacsimileTelephoneNumber
%%Notes%%AD DS: info
Organisation
%%Title%%AD DS: title
%%Department%%AD DS: department
%%Company%%AD DS: company
%%Manager%%Gibt den allgemeinen Namen (Common Name, CN) des
im manager AD DS-Attribut definierten Objekts zurück
Attribut-Editor*
CustomAttribute1-15
(z. B. %%CustomAttribute1%%)
AD DS: extensionAttribute1 bis extensionAttribute15

Hinweis: Einige Active Directory-Attribute (z. B. otherTelephone, otherHomePhone, otherFacsimileTelephoneNumber und postOfficeBox) unterstützen mehrere Werte. Falls mehr als 1 Wert bereitgestellt wird, enthält die Ausgabe alle Werte, getrennt durch Semikolons.

* Um diese Registerkarte in Active Directory-Benutzer und -Computer anzuzeigen, schalten Sie Erweiterte Funktionen ein. Benutzerdefinierte Attribute können auch über die Exchange-Verwaltungskonsole (in den Postfacheigenschaften der Benutzer) oder die Exchange-Verwaltungsshell definiert werden.

Erweiterte Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Während Nachrichtenflussregeln und VBScript die Verwaltung von E-Mail-Signaturen im Unternehmen ermöglichen, sind sie nicht ideal. Egal, ob Sie sie in lokalem Exchange oder Microsoft 365 verwenden, sie haben ihre Schattenseiten. Ich liste einige davon im Folgenden auf:

Über Nachrichtenflussregeln eingefügte Signaturen

  • Müssen von der IT verwaltet werden.
  • Bieten keinen Signatureditor an (Sie müssen rohen HTML-Code verwenden).
  • Signaturen werden entweder ganz oben oder ganz unten in einer E-Mail-Konversation hinzugefügt. Mit anderen Worten, sie funktionieren gut (genug) nur für eine erste Nachricht und nicht für Antworten und Weiterleitungen.
  • Es können nur Onlinebilder verwendet werden. Sie werden standardmäßig von den meisten E-Mail-Clients blockiert.
  • Es gibt keine Möglichkeit für Benutzer, ihre Signaturen zu sehen, bevor sie eine E-Mail senden. Sie werden auch nicht in Gesendeten Elementen angezeigt. Dies führt in der Regel zu mehr Tickets an die IT („meine Unterschrift fehlt“ / „ich habe doppelte Unterschriften“).
  • E-Mails können nicht in das HTML-Format konvertiert werden. Einfacher gesagt – wenn Benutzer E-Mails von Mobiltelefonen aus senden, erhalten sie nur eine fehlerhafte Klartext-Signatur.

Das sind nur einige der Einschränkungen. Eine vollständige Liste der Einschränkungen finden Sie in diesem Artikel.

Über VBScript eingefügte E-Mail-Signaturen

  • Funktionieren nur für Outlook für Windows.
  • Sie müssen mindestens über grundlegende Skriptkenntnisse verfügen.
  • Erfordern ein lokales Active Directory.
  • Sind schwierig zu aktualisieren.

Wenn Sie sie Verwaltung von E-Mail-Signaturen einfach, effektiv und frei von diesen Einschränkungen machen möchten, sehen Sie sich diese Tools an.

15 gute Beispiele für E-Mail-Disclaimer

15 gute Beispiele für E-Mail-Disclaimer

E-Mail-Haftungsausschlüsse gibt es schon seit langem, und das aus gutem Grund. Trotz der anhaltenden Diskussion über ihre rechtliche Wirksamkeit und Durchsetzbarkeit bestehen die Rechtsabteilungen darauf, sie in E-Mails einzufügen. Haftungsausschlüsse informieren die Empfänger darüber, was sie mit den von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails tun dürfen und was nicht. Eine bescheidene Bitte, den Absender zu informieren, falls die Nachricht für jemand anderen bestimmt war, wird normalerweise funktionieren. Dadurch könnten Sie z. B. feststellen dass etwas in Ihrer Newsletter-Abonnementliste nicht stimmt, oder sogar einen Deal retten, nachdem Sie einfach die E-Mail-Adresse Ihres Kunden falsch geschrieben haben.

Wenn Sie eine Aufgabe haben, einen E-Mail-Disclaimer oder eine E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen zu erstellen, und Ihr Kopf leer ist, keine Sorge. Wir sind hier, um Sie zu inspirieren.

Vergessen Sie vor allem nicht, die Daten Ihres Unternehmens in den Haftungsausschluss einzutragen. Dies dient mehr als einem Zweck. Die Angabe von Informationen zu Ihrem Unternehmen in einigen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Weitere Informationen zu den rechtlichen Anforderungen für E-Mail-Haftungsausschlüsse finden Sie in diesem Artikel. Neben dem rechtlichen Aspekt gibt es auch einen hohen Marketingwert. Die Aufnahme Ihres Firmennamens und anderer Informationen in jede E-Mail macht Ihre Marke immer besser erkennbar und stärkt die Bindung zwischen Ihnen und dem Kunden.

In diesem Artikel finden Sie Textinhalte für Ihre Haftungsausschlüsse. Wenn Sie ihnen ein schönes grafisches Design geben und sie mit einer gut aussehenden E-Mail-Signatur kombinieren möchten, können Sie den Artikel über professionelle E-Mail-Signatur-Designs lesen. Die hier bereitgestellten Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse sind in Abschnitte unterteilt, je nachdem, worauf sie sich beziehen:

Vertraulichkeit

Eines der wichtigsten Dinge, die in einem guten Beispiel für einen E-Mail-Haftungsausschluss erwähnt werden müssen, ist die Vertraulichkeit. Einfach gesagt bedeutet dies, dass die Nachricht nur vom ursprünglichen Empfänger gelesen werden sollte und dass die Weitergabe ihres Inhalts strengstens verboten ist. Denken Sie daran, dass das einfache Hinzufügen eines solchen Haftungsausschlusses nicht garantiert, dass die E-Mail nicht geteilt oder weitergeleitet wird. Wenn Sie streng vertrauliche Informationen weitergeben, ist es besser, Mechanismen wie Verschlüsselung zu verwenden.

  1. Der Inhalt dieser E-Mail ist vertraulich und nur für den in der Nachricht angegebenen Empfänger bestimmt. Es ist strengstens verboten, Teile dieser Nachricht ohne schriftliche Zustimmung des Absenders an Dritte weiterzugeben. Wenn Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, antworten Sie bitte darauf, damit wir sicherstellen können, dass ein solcher Fehler in Zukunft nicht mehr vorkommt. Anschließend fahren Sie mit der Löschung der Nachricht fort.
  2. Diese Nachricht wurde im Rahmen einer Diskussion zwischen [Name des Absenders] und dem oben angegebenen Empfänger gesendet. Sollten Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, wären wir Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns mitteilen würden, dass die Nachricht an Sie gesendet wurde. In diesem Fall bitten wir Sie außerdem, diese Nachricht aus Ihrem Postfach zu löschen und sie oder Teile davon nicht an Dritte weiterzuleiten. Vielen Dank für Ihre Kooperation und Ihr Verständnis.

Sicherheit

Dies ist eine Erinnerung für den Adressaten, die Nachricht und Anhänge auf Viren zu überprüfen. Dies kann entweder verhindern, dass die Computer der Kunden infiziert werden, oder dass das Unternehmen für den durch Viren verursachten Schaden verklagt wird.

  1. [Ihr Unternehmen] legt großen Wert auf die Sicherheit des Kunden. Daher haben wir uns bemüht sicherzustellen, dass die Nachricht fehler- und virenfrei ist. Leider kann die vollständige Sicherheit der E-Mail nicht gewährleistet werden, da die in E-Mails enthaltenen Daten trotz unserer Bemühungen infiziert, abgefangen oder beschädigt werden können. Daher sollte der Empfänger die E-Mail mit geeigneter Software auf Bedrohungen prüfen, da der Absender keine Haftung für Schäden übernimmt, die durch das Anzeigen des Inhalts dieser E-Mail entstehen.

Verträge

Manchmal kann es vorkommen, dass der Empfänger bei einer Anfrage nach einem Angebot davon ausgeht, dass dies einem Vertragsabschluss gleichkommt. In anderen Situationen könnte sich ein Mitarbeiter hinreißen lassen und etwas versprechen, das seine Befugnisse überschreitet. Diese Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse helfen beiden Parteien, Missverständnisse zu vermeiden.

  1. Diese Angebotsanfrage dient dem Vergleich verfügbarer Angebote und stellt keinen rechtsverbindlichen Vertragsabschluss dar.
  2. Kein Mitarbeiter von [Name Ihres Unternehmens] ist befugt, ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung seines Vorgesetzten einen verbindlichen Vertrag abzuschließen. Daher muss jeder Wille zum Abschluss einer Vereinbarung durch den Vorgesetzten von [Name des Absenders] bestätigt werden.

Umwelt

Diese Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse sind sehr kurz und, versehen mit einem schönen grünen Symbol, können die Umwelt unterstützen und zeigen, dass dies ein wichtiges Anliegen für Sie ist.

  1. Bitte drucken Sie diese E-Mail nicht aus, es sei denn, es ist notwendig. Jede nicht gedruckte E-Mail hilft der Umwelt.
  2. Ist es notwendig, diese E-Mail auszudrucken? Wenn Ihnen die Umwelt so am Herzen liegt wie uns, sehen Sie bitte davon ab, E-Mails auszudrucken. Dies trägt dazu bei, die Umwelt bewaldet und abfallfrei zu halten.

Mitarbeiterhaftung

Dieser E-Mail-Disclaimer bietet dem Unternehmen Hilfestellung, wenn z. B. ein Mitarbeiter etwas Beleidigendes schreibt. Es ist eine Sicherheitsmaßnahme, damit das Unternehmen nicht wegen persönlicher Standpunkte dessen Angestellten verklagt wird.

  1. Die in dieser E-Mail enthaltenen Ansichten und Meinungen gehören ihrem Autor und spiegeln nicht unbedingt die Ansichten und Meinungen des Unternehmens wider. Unsere Mitarbeiter sind verpflichtet, keine diffamierenden Klauseln aufzustellen, gesetzliche Rechte zu verletzen oder deren Verletzung zu genehmigen. Daher übernimmt das Unternehmen keine Haftung für solche Aussagen in E-Mails. Im Falle etwaiger Schäden oder sonstiger Verbindlichkeiten sind die Mitarbeiter für den Inhalt ihrer E-Mails voll verantwortlich.
  2. Die in dieser E-Mail geäußerten Meinungen und Überzeugungen sind meine und müssen nicht die Meinungen und Überzeugungen des Unternehmens widerspiegeln.

Geschätzte Antwortzeit

Die geschätzte Antwortzeit wird in der Regel zu E-Mails hinzugefügt, die von freigegebenen Postfächern mit intensivem E-Mail-Fluss gesendet werden. Ein gutes Beispiel ist eine E-Mail-Adresse für den technischen Support. Informationen darüber, wann mit einer Antwort zu rechnen ist, werden häufig einem Haftungsausschluss in der automatischen Antwort hinzugefügt.

  1. Aufgrund der erhöhten Anzahl von Supportanfragen, die wir derzeit erhalten, kann es bis zu X Tage dauern, bis Sie eine Antwort erhalten. Wir antworten immer zuerst lizenzierten Benutzern. Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten.

E-Mail-Disclaimer in Newslettern

Diese sind besonders wichtig, da sie mit Abonnentenlisten zu tun haben. Gemäß den Vorschriften bezüglich E-Mail-Spamming und Datenschutz müssen Sie eine einfache Möglichkeit bieten, sich von einer solchen Liste abzumelden. Fragen Sie sich vielleicht, was passieren könnte, wenn es keinen Abmeldemechanismus gäbe? Oder wenn Sie keine Angaben zu Ihrem Unternehmen bereitstellen würden? Beispielsweise kann gemäß der kanadischen Anti-Spam-Gesetzgebung (CASL) das Versenden einer kommerziellen elektronischen Nachricht innerhalb, von oder nach Kanada ohne einen solchen Mechanismus zu straf- und zivilrechtlichen Anklagen sowie zu hohen Geldstrafen führen. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Website. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse, die Ihnen zeigen, wie Sie damit umgehen können.

  1. Sie haben diese E-Mail erhalten, weil Sie einen Newsletter auf [Adresse Ihrer Website] abonniert haben. Sie können sich jederzeit von unserer Mailingliste abmelden, indem Sie auf Abmelden klicken. Sie können auch auf diese Nachricht antworten und im Betreff Abmelden angeben.
  2. Diese Nachricht wird an Sie gesendet, weil Ihre E-Mail-Adresse auf unserer Abonnentenliste steht. Wenn Sie nicht daran interessiert sind, weitere E-Mails wie diese zu erhalten, klicken Sie einfach auf Abmelden.
  3. Vielen Dank, dass Sie unseren Newsletter abonniert haben. Das Team von [Ihr Firmenname] wird hart daran arbeiten, qualitativ hochwertige Informationen in den Feldern zu liefern, die Sie bei der Anmeldung angegeben haben. Wenn Sie jedoch entscheiden, dass Sie solche E-Mails nicht mehr von uns erhalten möchten, können Sie auf den unten stehenden Link klicken. Klicken Sie hier, um sich abzumelden.

Wenn Sie Ihre Abonnentenliste selbst verwalten, können Sie ganz einfach einen Abmeldelink einrichten. Erstellen Sie einfach einen Hyperlink im Abmeldetext und verlinken Sie ihn auf: mailto:beispiel@beispiel.de?subject=Abmelden

Beispiele für vollständige E-Mail-Haftungsausschlüsse

In vielen Fällen werden Sie sich einen Haftungsausschluss wünschen, der in mehr als nur eine der aufgeführten Kategorien fällt. In einem solchen Fall ist die Gefahr groß, dass Ihr Disclaimer ärgerlich lang wird. Die Aufgabe, einen solchen Haftungsausschluss kurz und umfassend zu halten, ist nicht einfach. Nachstehend finden Sie Beispiele, die Sie verwenden können:

  1. Unternehmen ● Straße ● Stadt ● Postleitzahl ● Bundesland ● Land ● Website
    Der Inhalt dieser Nachricht ist vertraulich. Wenn Sie diese versehentlich erhalten haben, informieren Sie uns bitte per E-Mail und löschen Sie dann die Nachricht. Es ist verboten, den Inhalt dieser Nachricht zu kopieren, weiterzuleiten oder in irgendeiner Weise an Dritte weiterzugeben. Die Integrität und Sicherheit dieser E-Mail können über das Internet nicht garantiert werden. Daher haftet der Absender nicht für etwaige Schäden, die durch die Nachricht verursacht werden
    .
  1. Unternehmen
    Straße
    Stadt
    Postleitzahl
    Land
    Website
Die in dieser E-Mail enthaltenen Informationen sind nur den Augen des benannten Adressaten vorbehalten. Sie dürfen diese Nachricht oder deren Anhänge nicht an Dritte weitergeben. Bitte beachten Sie, dass es in Ihrer Verantwortung als Empfänger liegt, die E-Mail auf schädliche Software zu prüfen. Schließlich müssen die vom Absender offenbarten Meinungen nicht die des Unternehmens widerspiegeln, daher lehnt das Unternehmen jegliche Haftung für die durch den Inhalt dieser E-Mail verursachten Schäden ab.

Beispiele für schlechte Haftungsausschlüsse

Die Rechtswirksamkeit von E-Mail-Disclaimern ist Gegenstand vieler Diskussionen. Einer der Hauptgründe dafür ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass E-Mail-Disclaimer wie ein rechtsgültiger Vertrag sind. Sie sind es nicht.

Die drei häufigsten Fälle einer unkorrekten Verwendung von E-Mail-Disclaimern sind:

  • Seitenlange (und ich habe noch längere gesehen) Haftungsausschlüsse in verschiedenen Sprachen, die versuchen, jede mögliche falsche Verwendung einer E-Mail aufzulisten. Sie sehen besonders schlimm aus, wenn sie zu einer einen Satz langen E-Mail hinzugefügt werden.
  • Aggressive Forderungen, die einem zufälligen Empfänger Angst machen sollen. Sie werden höchstwahrscheinlich nach hinten losgehen.
  • Humorvolle oder unprofessionelle Haftungsausschlüsse, die der Geschäftskorrespondenz hinzugefügt werden.

Einige Beispiele für schlechte Haftungsausschlüsse:

  1. Es ist strengstens untersagt, den Inhalt dieser E-Mail ohne schriftliche Zustimmung des Absenders zu teilen, zu kopieren, auszudrucken oder anderweitig zu verarbeiten.
  2. Sollten Sie diese E-Mail irrtümlicherweise erhalten haben, machen Sie damit, was Sie für richtig halten, bitte jedoch im Rahmen dessen, was der gesunde Menschenverstand Ihnen vorschreibt.
  3. Wenn ich Ihre E-Mail interessant finde, antworte ich sofort. Wenn es sich um eine weitere standardmäßige geschäftliche E-Mail handelt, erlauben Sie bitte 4 Werktage für eine Antwort.
  4. Es spielt keine Rolle, was ich hier schreibe, da Haftungsausschlüsse sowieso niemand liest.

Verwaltung von Haftungsausschlüssen für das gesamte Unternehmen

Um personalisierte E-Mail-Haftungsausschlüsse und -Signaturen automatisch einzufügen oder vollständig gebrandete automatische Antworten einzurichten, können Sie CodeTwo Exchange Rules Pro (wenn Ihr Unternehmen Microsoft Exchange verwendet) oder CodeTwo Email Signatures for Office 365 (wenn Ihr Unternehmen Exchange Online als Teil von Office 365 als E-Mail-Server verwendet) einsetzen. Mit diesen Programmen erstellen und verwalten Sie zentral E-Mail-Haftungsausschlüsse, die automatisch allen von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails hinzugefügt werden. Die Tatsache, dass die E-Mail-Haftungsausschlüsse auf Serverebene hinzugefügt werden können, bedeutet, dass die Benutzer nicht daran denken müssen, diese zu entwerfen und zu E-Mails hinzuzufügen (selbst zu denen, die von Mobiltelefonen gesendet werden). Darüber hinaus enthalten die Lösungen von CodeTwo eine Bibliothek mit bereits erstellten, grafisch ansprechenden E-Mail-Signaturen und -Haftungsausschlüssen. Mit diesen Tools können Sie auch unterschiedliche E-Mail-Signaturvorlagen für verschiedene Abteilungen erstellen, automatisch bestimmte Haftungsausschlüsse abhängig von der E-Mail-Adresse des Empfängers verwenden und vieles mehr. Weitere Informationen finden Sie unter:

Weitere Artikel:

Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook im Web (Office 365 und Exchange 2016/2019

[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 16. Februar 2018 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um die aktuellen Schritte darzustellen, die zum Einrichten einer E-Mail-Signatur auf den jeweiligen Plattformen erforderlich sind.

Damals, als Exchange 2016 veröffentlicht wurde, wurde OWA durch ein brandneues, frisches Outlook im Web, bekannt aus Office 365 (oder Microsoft 365, da sich dieser Name zwischenzeitlich auch geändert hat), ersetzt. Seitdem hat Outlook im Web einige visuelle Upgrades durchlaufen, aber es gab (noch) keine weitere Namensänderung. Interessant ist, dass diese Outlook-Versionen trotz des gleichen Namens, der sowohl für lokale (Exchange 2016 und Exchange 2019) als auch für Cloud-Umgebungen verwendet wird, etwas anders sind. Und obwohl sich beide Clients hinsichtlich der Signaturerstellung ähneln, gibt es auch einige Unterschiede. Einer davon betrifft den Pfad zum Editor für E-Mail-Signaturen.

Einrichten der E-Mail-Signatur im cloudbasierten Outlook im Web

Das Layout des Signatureditors im standardmäßigen E-Mail-Client von Office 365 ist anders, obwohl seine Funktionen im Wesentlichen dieselben sind wie in der On-Prem-Version des Clients. Zwei zusätzliche Buttons sind vorhanden: format painter und quote.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an und gehen Sie auf Outlook oder verwenden Sie den direkten Link.
    E-Mail-Option im oberen Menü von Office 365
  1. Wechseln Sie als Nächstes zu Settings (klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke) und klicken Sie auf View all Outlook settings unten im Pop-up-Fenster.
    Zugriff auf die Optionen von Outlook im Web in  Office 365
  1. Gehen Sie auf MailCompose and reply. Hier können Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen oder bearbeiten und dabei bestimmen, ob sie automatisch in Ihren neuen Nachrichten bzw. Antworten/Weiterleitungen erscheinen soll. Wenn Sie beide Dropdown-Menüs mit ihren Standardwerten belassen (No signature), müssen Sie die Signatur später beim E-Mail-Schreiben manuell einfügen. Das Settings-Fenster sollte auch über diesen Link abrufbar sein. Editor für E-Mail-Signaturen im Outlook im Web
  1. Sie müssen Ihre Signatur nicht von Grund auf neu erstellen. Wenn Sie den kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator verwenden, erstellen Sie im Augenblick eine richtig formatierte E-Mail-Signatur, die Sie später in den Signatureditor von Outlook im Web einfügen können.
    Outlook im Web - Verfassen und Antworten
  1. Nachdem Sie die Signatur eingerichtet haben, klicken Sie auf Save. Die Signatureinstellungen sollten sofort angewendet werden. Im Gegensatz zur On-Prem-Version ist es möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu verwenden – ähnlich wie beim Outlook-Desktop-Client. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche New signature, nachdem Sie Ihre erste Signatur gespeichert haben, um eine weitere zu erstellen.

Einrichten der E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Exchange 2016 oder Exchange 2019)

Outlook im Web sieht hier etwas anders aus als sein Gegenstück in Microsoft 365. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie zu den Einstellungen für E-Mail-Signaturen in Ihrem Outlook im Web gelangen und wie Sie dort eine E-Mail-Signatur hinzufügen oder bearbeiten.

  1. Loggen Sie sich bei Ihrem Outlook im Web-Konto ein und gehen Sie auf die Mail-App.
    Exchange 2016 – Zugriff auf Outlook im Web
  1. Gehen Sie in Outlook im Web auf Settings (Zahnradsymbol oben rechts) und klicken Sie auf Options.
    Exchange 2016 OWA-Optionen
  1. Gehen Sie im linken Bereich auf MailLayout und wählen Sie Email signature.
    Exchange 2016 OWA - Editor für E-Mail-Signaturen
  1. Damit die Signatur in jeder neuen E-Mail-Nachricht erscheint, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatically include my signature on new messages I compose. Auch für Antworten und Weiterleitungen steht eine entsprechende Option zur Verfügung. Richten Sie Ihre E-Mail-Signatur mit den integrierten Formatierungstools ein. Sie können Ihre Signatur auch mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellen und sie dann in den Editor von Outlook im Web einfügen.
    Verwenden Sie verfügbare Formatierungstools, um Ihre E-Mail-Signatur in Outlook im Web zu erstellen
  1. Wenn Ihre Signatur fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Save, damit die Änderungen wirksam werden.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche Save, um alle Änderungen an Ihrer E-Mail-Signatur zu übernehmen.
  1. In Ihrem Outlook im Web können Sie überprüfen, ob die Einstellungen korrekt übernommen wurden. Wenn Sie festgelegt haben, dass Ihre Signatur automatisch hinzugefügt wird, sollte sie beim Erstellen einer neuen Nachricht am Ende Ihrer E-Mail angewendet werden.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche New, um eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook im Web zu öffnen

Und das ist alles! Jetzt müssen Sie nicht mehr bei jeder neuen E-Mail Ihre Zeit für eine Signatur verbraten. Ihre Signatur ist schon da.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur ändern möchten, wiederholen Sie einfach die obigen Schritte.


Während der Administrator darauf wartet, dass Benutzer ihre E-Mail-Signaturen aktualisieren, hat er sich in ein Skelett verwandelt.

Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung

Während die obige Methode eine schnelle und einfache Möglichkeit zum Festlegen von E-Mail-Signaturen in OWA darstellt, weist sie auch einige Nachteile auf (mehr zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel). Möchten Sie sicherstellen, dass jede E-Mail gut gebrandet ist und alle nötigen Details enthält? Dann ist die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung die Lösung für Sie. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie dies mit nativen Tools schaffen:

Einschränkungen der nativen Lösung für E-Mail-Signaturen

Mithilfe der nativen Methoden zur zentralen E-Mail-Signaturverwaltung erstellen Sie einheitliche E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation. Leider ist dieser Ansatz immer noch nicht perfekt, da ihm einige wichtige Funktionen fehlen. Um nur einige zu nennen:

  • Signaturen direkt unter der letzten Antwort oder Weiterleitung,
  • Eingebettete Bilder in E-Mail-Signaturen (die nicht als Anhänge angezeigt werden),
  • E-Mail-Signaturen angezeigt in Gesendeten Elementen,
  • Individuelle Benutzerbilder,
  • Ausblenden leerer Zeilen in Signaturen (z. B. wenn ein Benutzerattribut fehlt).

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die all diese Funktionen bietet, brauchen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 (für Office 365) oder CodeTwo Exchange Rules (für Exchange Server).

So erstellen Sie unternehmensweite automatische E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365

Unternehmensweite E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365

[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 9. August 2018 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um die aktuellen Schritte darzustellen, die für eine ordnungsgemäße Konfiguration im Exchange Admin Center erforderlich sind.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie tun müssen, um eine automatische E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer mithilfe des integrierten Office-365-Tools auf Serverebene einzurichten. Wie die meisten heutigen E-Mail-Signatur-Lösungen unterstützt es HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu beispielsweise Google Workspace (G Suite) ermöglicht es zudem, einzelne Signaturen automatisch zu personalisieren. Einschränkungen gibt es jedoch auch. Diese umfassen keine Option zum Einfügen der Signatur direkt unterhalb der letzten E-Mail-Antwort oder -Weiterleitung sowie keine Vorschau der Signatur auf der Seite des Endbenutzers, um nur einige zu nennen.

Der folgende Artikel beschreibt, wie Sie eine globale E-Mail-Signatur in Office 365 einrichten. Wenn Sie das Videoformat dem auf Text und Screenshots basierenden vorziehen, gehen Sie stattdessen zu diesem Blogbeitrag.

Schritte zum Einrichten einer E-Mail-Signaturregel in Office 365

Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine globale E-Mail-Signatur im Exchange Admin Center (EAC) einrichten.

  1. Melden Sie sich mit einem Exchange-Online-Administratorkonto bei dem Exchange Admin Center an.
  2. Gehen Sie auf Mail flow > Rules. Klicken Sie auf Add a rule und wählen Sie Apply disclaimers.

    Hinweis: Wenn Sie die Aktion Apply disclaimers (anstelle von Create a new rule) auswählen, wird der Assistent zum Erstellen neuer Regeln mit den bereits vorausgewählten Attributen geöffnet).
    Die Liste der verfügbaren Aktionen für E-Mail-Flussregeln, einschließlich der Aktion Apply disclaimers

  3. Geben Sie den Namen Ihrer Regel ein und konfigurieren Sie die Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen.
  4. Bestimmen Sie im Abschnitt Apply this rule if die Bedingungen, die die Regel auslösen sollen. Die Liste der verfügbaren Bedingungen finden Sie in diesem Artikel von Microsoft.
  5. Im Abschnitt Do the following sollte die Aktion Apply a disclaimer to the message > append a disclaimer bereits ausgewählt sein. Wenn dies nicht der Fall ist, verwenden Sie das Dropdown-Menü, um sie auszuwählen (Sie haben auch die Möglichkeit, die Aktion prepend a disclaimer zu wählen, um den Haftungsausschluss voranzustellen).
  6. Jetzt müssen Sie Ihre Signatur in den Office 365-Editor einfügen. Die Signatur kann entweder aus Nur-Text oder aus HTML-Code bestehen. Klicken Sie dazu auf den Link Enter text und geben Sie in dem sich öffnenden Bereich specify disclaimer text den Text oder den HTML-Code Ihrer unternehmensweiten Signatur ein.
    Bereich specify disclaimer textHinweis: Um E-Mail-Signaturen für Ihre Office 365-Benutzer zu personalisieren, verwenden Sie Exchange-Eigenschaftsvariablen wie Vorname, Nachname, Telefonnummer (FirstName, LastName, PhoneNumber) usw. Um sie der Signatur hinzuzufügen, verwenden Sie das Muster: %%Eigenschaftsname%%, zum Beispiel %%FirstName%%. Dadurch werden die Daten der Benutzer automatisch in die entsprechenden Felder ihrer Signaturen eingefügt. Die vollständige Liste der akzeptierten Eigenschaften können Sie in diesem Artikel finden.
  7. Als nächstes wählen Sie die bevorzugte Fallback-Aktion, die bei Problemen mit dem Einfügen der Signatur zum Einsatz kommen soll. Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Aktionen: Wrap (die ursprüngliche Nachricht wird als Anhang weitergeleitet und die Weiterleitung mit der Signatur versehen), Ignore (die Nachricht wird ohne Signatur versendet) oder Reject (die Nachricht wird nicht versendet).

    Tipp: Sie müssen kein HTML-Experte sein, um eine professionelle, gutaussehende Signatur zu erstellen. Verwenden Sie diesen E-Mail-Signaturgenerator, oder laden Sie eine der Vorlagen herunter, die in unserer kostenlosen Signaturvorlagenbibliothek verfügbar sind. Passen Sie sie bei Bedarf so an, dass alle Variablen dem Muster %%Eigenschaftsname%% entsprechen und fügen Sie dann den Signatur-HTML-Code in den Signatur-Editor von Office 365 ein.
  8. Führen Sie die verbleibenden Schritte des Assistenten zum Erstellen neuer Regeln aus. Sie können die Standardeinstellungen beibehalten oder an Ihre Bedürfnisse anpassen (z. B. können Sie bestimmte Ausnahmen von Ihrer Regel einrichten). Weitere Informationen zu diesen Einstellungen sowie zu den Unterschieden bei der Verarbeitung je nach Nachrichtentyp finden Sie in diesem Artikel.
  9. Klicken Sie auf Finish, um die Regel zu speichern.
  10. Nach der Erstellung ist die Nachrichtenflussregel standardmäßig deaktiviert. Wählen Sie sie aus der Regelliste aus und verwenden Sie die Umschaltfläche, um die Regel zu aktivieren.
    Aktivieren der neuen Nachrichtenflussregel
  11. Senden Sie eine Testnachricht, um zu überprüfen, ob die Signatur wie erwartet funktioniert.

Das ist alles! Ihre unternehmensweite Office 365-E-Mail-Signatur ist einsatzbereit.


Einschränkungen der nativen Office-365-Lösung

Leider gibt es einige wichtige Funktionen, die bei der integrierten Office-365-Lösung für E-Mail-Signaturen nicht verfügbar sind. Dazu gehören:

  • Einfügen der Signatur direkt unter der letzten E-Mail-Antwort oder -Weiterleitung.
  • Anzeigen von serverseitigen E-Mail-Signaturen in den Ordnern für Gesendete Elemente der Benutzer.
  • Anzeigen von E-Mail-Signaturen beim E-Mail-Schreiben.
  • Die Benutzer entscheiden lassen, welche E-Mail-Signatur verwendet werden soll.
  • Delegieren von Rechten zum Verwalten von E-Mail-Signaturen an Benutzer ohne Administratorrechte (z. B. an Marketing).
  • Einbetten von Bildern in E-Mail-Signaturen (nicht als Anhänge).
  • Überspringen von Signaturzeilen mit Leerzeichen, wenn Variablen nicht aktualisiert werden können (z. B. weil der Wert für einen Benutzer fehlt).

Um diese Einschränkungen zu überwinden und noch weitere Funktionen zu erhalten, brauchen Sie ein Drittanbietertool wie CodeTwo Email Signatures for Office 365.

Sie können sich auch dieses Video ansehen, um mehr über die Produkthighlights zu erfahren:

Weitere Artikel:

Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365

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Die Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen ist eine Aufgabe, die nicht unterschätzt werden sollte. Durchdachte Vorlagendesigns in Kombination mit der Personalisierung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen für Benutzer können ein erheblicher PR-Booster sein. Office 365 mit Exchange Online ermöglicht es Benutzern, Haftungsausschlüsse und Signaturen zu erstellen, die auf E-Mails angewendet werden können. Dies kann mit Nachrichtenflussregeln erfolgen. Obwohl in der Cloud wertvolle Funktionen verfügbar sind, gibt es einige Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365:

  1. Kein HTML-Editor. Obwohl dies für HTML- und CSS-Meister kein Hindernis darstellt, kann nicht jeder das volle HTML-Potenzial durch einfaches Eintippen von Code freisetzen. Vorgefertigte Vorlagen können im Internet gefunden und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden, helfen jedoch nicht viel bei der Erstellung echter einzigartiger Projekte.
  2. Keine automatischen Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen. Diejenigen, die sich in ihrer Arbeit mit Branding befassen, wissen, dass das Einfügen von Fotos in E-Mail-Signaturen eine sehr gute Praxis ist. Es sieht nicht nur professionell aus, sondern bietet den Empfängern auch ein besseres, persönlicheres Erlebnis. Menschen erinnern sich gut an Gesichter und neigen dazu, sich mit Menschen zu verbinden, deren Gesichter sie kennen. Leider bietet Office 365 keine Möglichkeit, solche Fotos automatisch in E-Mail-Signaturen aufzunehmen.
  3. Delegation von Signaturverwaltungsrechten nicht möglich. Administratoren müssen vielseitig sein, jedoch die Gestaltung grafisch ansprechender Signaturen mit hohem Werbewert ist eher die Aufgabe einer Marketingabteilung. Leider gibt es keine Möglichkeit, nur die Signaturverwaltung an sie zu delegieren – sie müssten Zugriff auf die Nachrichtenflussregeln erhalten, was unnötige Risiken erzeugt.
  4. Signaturen können nicht direkt unter Antworten/Weiterleitungen platziert werden. Die Verwaltungstools von Office 365 ermöglichen Ihnen das Senden von Signaturen. Jede Nachricht wird jedoch auf die gleiche Weise behandelt und dieselbe oder eine andere Signatur wird unter- oder oberhalb der gesamten Nachricht hinzugefügt. Effekt? Entweder nur eine Signatur oder eine mit jeder Nachricht wachsende Signaturstapel ganz unten in der Konversation.
  5. Keine Möglichkeit, das Blockieren von Bildern zu verhindern.
    Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365 – Bilder werden als blockierter Inhalt angezeigtDa E-Mail-Signaturen in Office 365 auf HTML-Code in Haftungsausschlüssen basieren, ist es möglich, Bilder in Signaturen zu verwenden. Es gibt jedoch ein kleines Problem. Diese Bilder werden von den meisten E-Mail-Clients automatisch blockiert. Anstelle von schönen Logos und Grafiken sieht der Empfänger als erstes rote Kreuze. Dies hält verständlicherweise manche Leute davon ab, sich den Inhalt überhaupt anzusehen.
  6. Seitenbanner können nicht an Nachrichten angehängt werden. Office 365 hat es ermöglicht, Signaturen als Kopfzeilen hinzuzufügen, wodurch schöne vollständige Nachrichten mit Bannern erstellt werden können. Nur ein Schritt weiter – die Möglichkeit zum Hinzufügen von Seitenbannern – würde Designern die volle Kontrolle über E-Mails geben.
  7. Signaturen sind in Gesendeten Elementen nicht sichtbar. Es gibt keine Möglichkeit sicherzustellen, dass gesendete E-Mails die gewünschte Signatur und den für jede Nachricht erforderlichen Haftungsausschluss enthalten. Wenn es einen Fehler in der Nachrichtenflussregel gibt oder etwas anderes schief geht, werden Sie es wahrscheinlich nicht einmal bemerken. Es sei denn natürlich, Sie schicken E-Mails an Ihre Kunden mit der Frage: “Entschuldigung, können Sie mir sagen, ob der Haftungsausschluss und die Signatur in meiner letzten E-Mail gut aussahen?”
  8. Keine Möglichkeit, Signalphrasen neben leeren Active Directory-Feldern zu entfernen.
    Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365Die Verwaltung der gesamten Organisation ist etwas kompliziert. Manche Nutzer haben Handys, andere sind nur per E-Mail erreichbar. Es ist schade, aber Exchange Online kann nicht prüfen, ob ein AD-Feld leer ist oder nicht. Sie müssen sich also entscheiden, ob Sie unprofessionell aussehende Signaturen mit leeren Feldern verwenden oder die Benutzerdaten auf ein Minimum beschränken werden, um sicherzustellen, dass keine schwarzen Löcher entstehen. Oder Sie könnten für jeden Benutzer eine separate Vorlage entwerfen, was irgendwie mit der Idee der zentralen Verwaltung oder der Vereinfachung der Dinge argumentiert.
  9. Keine Auswahl von Active Directory-Attributen möglich. Alle AD-Variablen müssen manuell eingefügt werden, wobei der Name des ausgewählten Feldes in “%%”-Symbole eingeschlossen sein muss, wie folgt: %%FirstName%%. Daher ist es notwendig, die Namen der AD-Variablen zu kennen und sie korrekt einzufügen. Es ist zwar keine große Sache, aber es ist ein weiterer Punkt, an dem etwas schief gehen kann.
  10. Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar. Es ist nicht möglich, das E-Mail-Format Ihrer Wahl zu erzwingen. Was bedeutet das auf Deutsch? Viele mobile Geräte senden E-Mails im Nur-Text-Format, wodurch sie mit einer im HTML-Format entworfenen Signatur nicht kompatibel sind. Es ist eine Schande, da der Zugriff auf E-Mail-Konten über mobile Geräte so beliebt ist.
  11. Fehlende Unterstützung für die Mehrinstanzenfähigkeit. Funktioniert ein Unternehmen auf zwei oder mehr unterschiedlichen Tenants, muss jede Regel manuell repliziert werden. Dies ist eine weitere Möglichkeit, die Dinge zeitaufwändiger und komplizierter zu machen, auch wenn es nicht jeden Administrator betrifft.
  12. Zeichenbeschränkung. Der Haftungsausschluss, den Sie über eine Nachrichtenflussregel einrichten, ist auf 5120 Zeichen beschränkt. Obwohl es für jede E-Mail-Signatur oder jeden Haftungsausschluss mehr als genug erscheinen mag, ist es möglicherweise nicht der Fall. Schicke HTML-E-Mail-Signaturen erfordern zusätzliches Styling, insbesondere wenn sie in Outlook korrekt angezeigt werden sollen. Fügen Sie die Einschränkung für nur Online-Bilder und lange direkte Links zu Bannern hinzu, und es könnte sich herausstellen, dass Sie nicht in der Lage sind, gut formatierte E-Mail-Signaturen für Ihr Unternehmen hinzuzufügen.

Wie Sie sehen können, weist Office 365 in seiner ganzen Pracht immer noch Einschränkungen in Bezug auf E-Mail-Signaturen auf. Einige davon halten Sie möglicherweise für unwichtig, während sich andere auf lange Sicht als inakzeptabel erweisen können.

Wie geht man mit diesen Einschränkungen um?

Tatsächlich ist die Überwindung all dieser Einschränkungen einfacher als erwartet. Obwohl sie nicht nativ behoben werden können, gibt es Tools von Drittanbietern, die zur Rettung kommen:

CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist eine einfache und leicht zu handhabende Software. Fügen Sie eine intuitive Benutzeroberfläche, eine Vielzahl gebrauchsfertiger Vorlagen und viele andere Funktionen hinzu, um ein leistungsstarkes Tool für die zentrale Signaturverwaltung zu erhalten.

So fügen Sie E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web (OWA) hinzu

Microsoft Outlook ist der bevorzugte E-Mail-Client für die meisten Unternehmen. Kein Wunder, denn diese Anwendung gibt es schon seit Jahrzehnten und sie hat sich mittlerweile zum “Goldstandard” dieser Softwarekategorie entwickelt. Outlook hat sich seit seinem ersten Erscheinen stark weiterentwickelt, was zu seiner vermeintlich finalen Form von “Outlook 365” geführt hat. In diesem Artikel werde ich kurz erklären, was Outlook 365 bedeutet und wie Sie E-Mail-Signaturen in diesem Microsoft 365-basierten E-Mail-Client einrichten.

So fügen Sie E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web (OWA) hinzu

Outlook 365: Outlook für Microsoft 365 vs. Outlook im Web (OWA)

Es mag überraschen, aber offiziell gibt es so etwas wie “Outlook 365” nicht. Es gibt zwei Versionen von Outlook, auf die sich dieser Name beziehen kann: Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web. Beide sind Teil des Microsoft 365-Abonnements, was wahrscheinlich der Grund dafür ist, dass so viele Benutzer sie “Outlook 365” nennen. Das kann sehr verwirrend sein, zumal der Name nicht erklärt, ob der Nutzer die lokal installierte App oder die Webmail-Version meint. Der Name blieb dennoch hängen und ist heutzutage überall im Internet zu finden, einschließlich Tech-Community-Foren und Fachwebseiten.

Genauer gesagt ist Outlook für Microsoft 365 die Version der App, die auf Desktop- oder Laptop-Computern installiert wird. Es ist die neueste Iteration, die aus einer langen Reihe von Apps stammt, die in Microsoft Office-Suiten enthalten sind und als eigenständige Programme funktionieren. Man könnte also sagen, dass dies die am längsten bekannte Version ist, da sie alle Funktionen und Verbesserungen auf den Tisch bringt, die im Laufe der Jahre implementiert wurden.

Outlook im Web hingegen ist die Webmail-Version von Outlook, mit der Sie über Ihren Webbrowser auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen können. Abgesehen davon, dass die App Teil eines Microsoft 365-Abonnements ist, ist sie auch für Organisationen verfügbar, die lokale Microsoft Exchange Server 2016 und 2019 verwenden. Übrigens wird der Name “Outlook im Web” synonym mit “OWA” verwendet. Die Abkürzung steht eigentlich für “Outlook Web App”, was der offizielle Name der App war, die mit Microsoft Exchange Server 2013 und 2010 verwendet wurde. Früher war es “Outlook Web Access” im Fall von Microsoft Exchange Server-Versionen älter als 2010. Der größte Unterschied im Vergleich zu Outlook für Microsoft 365 besteht darin, dass Sie nichts auf Ihrem Computer oder Mobilgerät installieren müssen, um Outlook im Web zu verwenden.

Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen den Outlook-Versionen auf dieser Microsoft-Website

Einrichtung von E-Mail-Signaturen

Lassen Sie uns nun eintauchen und einen Blick auf einzelne Prozesse zum Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web werfen.

Outlook für Microsoft 365

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine E-Mail-Signatur in der Desktop-Version von Outlook 365 einzurichten:

  1. Öffnen Sie Outlook für PC über das Startmenü oder die Taskleiste.
Öffnen der Outlook-App für PC
  1. Klicken Sie in Outlook auf File (Datei) > Options (Optionen).
Öffnen des Outlook-Optionen-Fensters
  1. Wählen Sie im Fenster Outlook Options (Outlook-Optionen) die Registerkarte Mail (E-Mail) und klicken Sie im Abschnitt Compose messages (Nachrichten verfassen) auf Signatures (Signaturen).
Navigieren zum Fenster Signaturen und Briefpapier

Hinweis: Eine andere Möglichkeit, mit der Konfiguration Ihrer Signaturen zu beginnen, besteht darin, eine neue E-Mail-Nachricht zu öffnen, in der Gruppe Include (Einschließen) auf Signature (Signatur) und erneut auf Signatures (Signaturen) zu klicken.

Navigieren vom Fenster einer neuen E-Mail-Nachricht
  1. Klicken Sie im Fenster Signatures and Stationery (Signaturen und Briefpapier) auf New (Neu) und geben Sie einen Namen für Ihre Signatur ein.
Erstellen einer neuen Signatur
  1. Erstellen Sie Ihre Signatur im Abschnitt Edit signature (Signatur bearbeiten). Verwenden Sie die verfügbaren Formatierungswerkzeuge, um ihr Erscheinungsbild zu ändern.
Bearbeiten der Signatur

Hinweis: Die im Signatureditor von Outlook angebotenen Formatierungswerkzeuge sind recht einfach. Wenn Sie ein anspruchsvolleres und ausgefeilteres Design erreichen möchten, können Sie einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden, um eine fortgeschrittene Signaturvorlage zu erstellen. Wählen Sie einfach Outlook als Ziel-E-Mail-Plattform, wählen Sie eine der vielen verfügbaren Vorlagen aus, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und los geht’s. Ihre Signatur kann kopiert und in den Outlook-Editor eingefügt werden.

  1. Im Abschnitt Choose default signature (Standardsignatur auswählen) kann festgelegt werden, welches E-Mail-Konto die Signatur erhalten soll (falls in Outlook mehr als ein E-Mail-Konto eingerichtet ist) und ob sie zu neuen Nachrichten und/oder Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf OK klicken.
Auswählen von Standardsignaturen
  1. Falls Sie ausgewählt haben, dass Ihre Signatur als Standard für neue Nachrichten behandelt wird, wird sie jedes Mal angezeigt, wenn Sie eine neue E-Mail verfassen.
Standardsignatur für neue Nachrichten

Hinweis: Wenn Sie Ihre Signatur nicht als Standard ausgewählt haben, können Sie sie immer noch manuell hinzufügen, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben. Sie ist verfügbar, nachdem Sie auf die Schaltfläche Signature (Signatur) in der Gruppe Include (Einschließen) geklickt haben.

Manuelles Hinzufügen der Signatur zu einer neuen Nachricht

Das ist alles. Wenn Sie weitere Outlook-Signaturen erstellen möchten, folgen Sie einfach den Schritten ab Punkt 3. Sie können so viele davon erstellen, wie Sie benötigen – sie erscheinen in einer Liste, die sichtbar ist, nachdem Sie auf die oben erwähnte Schaltfläche Signature (Signatur) geklickt haben.

Outlook im Web

Die Schritte zum Konfigurieren von E-Mail-Signaturen in der Webmail-Version von “Outlook 365” sind etwas anders als bei der Desktop-App:

  1. Öffnen Sie Ihr Outlook im Web, indem Sie entweder die Outlook-App auf Ihrer Office-Startseite auswählen oder diesen direkten Link verwenden.
Öffnen von Outlook im Web
  1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und wählen Sie View all Outlook settings (Alle Outlook-Einstellungen anzeigen) aus.
Öffnen des Einstellungsmenüs von Outlook im Web
  1. Gehen Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite zu Mail (E-Mail) > Compose and reply (Verfassen und antworten). Sie können auch diesen direkten Link verwenden, um das Panel mit dem Signatureditor zu erreichen. Verwenden Sie das bereitgestellte Editorfeld, um Ihren Signaturtext einzugeben, Formatierungen anzuwenden sowie Bilder oder Links hinzuzufügen.
Navigieren zum Panel mit dem Signatureditor

Hinweis: Wenn Sie ein raffinierteres Erscheinungsbild erzielen möchten, können Sie einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator mit vielen fortgeschrittenen Signaturvorlagen verwenden, die Sie mit allen erforderlichen Details ausfüllen und in das Editorfeld in Outlook im Web kopieren können.

  1. Über die beiden Dropdown-Menüs unter dem Signatureditor können Sie entscheiden, ob die erstellte Signatur automatisch zu Ihren neuen Nachrichten bzw. Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll.

Hinweis: Es ist möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu verwenden – ähnlich wie bei dem Desktop-Client von Outlook. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche New signature (Neue Signatur), nachdem Sie Ihre erste Signatur gespeichert haben, um eine weitere zu erstellen.

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Einstellungsfenster.

Speichern der E-Mail-Signatur
  1. Wenn Sie Ihre Signatur(en) in einem oder in beiden Dropdown-Menüs auswählen, werden sie im Fenster zum Verfassen von Nachrichten angezeigt, während Sie Ihre E-Mail im entsprechenden Szenario eingeben. Falls Sie die Standardeinstellungen der Menüs (No signature – Keine Signatur) verlassen haben, können Sie Ihre Signatur beim Verfassen einer E-Mail weiterhin manuell hinzufügen.
Manuelles Hinzufügen der Signatur beim Verfassen einer E-Mail

Einschränkungen der von Benutzern eingerichteten Signaturen

Wie Sie in den obigen Anleitungen sehen können, ist das Einrichten einer professionellen E-Mail-Signatur ein vollständig manueller Prozess. Aus Sicht des Unternehmens ist dies mit einigen Einschränkungen und Risiken verbunden:

  • Wenn sich ein Unternehmen um seine Marke kümmert und ein einheitliches Erscheinungsbild seiner E-Mails haben möchte, muss der Prozess individuell für jeden oder von jedem innerhalb des Unternehmens wiederholt werden. Dies ist sehr zeitaufwändig, insbesondere wenn Sie einige weniger erfahrene Benutzer in Betracht ziehen, die Unterstützung benötigen, um ihre Signaturen ordnungsgemäß anzuwenden. Ganz zu schweigen von den wiederkehrenden Aufwänden im Fall zukünftiger Signaturaktualisierungen.
  • Je mehr Benutzer Signaturen benötigen, desto höher ist das Risiko unvollständiger oder veralteter Daten, uneinheitlicher Gestaltung, fehlender gesetzlich vorgeschriebener Informationen (keine Haftungsausschlüsse oder Firmendaten).
  • Das Erstellen von originellen, visuell ansprechenden (und auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten funktionierenden) Signaturen erfordert fortgeschrittene HTML- und CSS-Kenntnisse.
  • Nichts hindert Benutzer daran, falsche persönliche Informationen zu verwenden oder ein benutzerdefiniertes Layout anzuwenden.
  • Und mehr.

Wenn Sie sich dieser Einschränkungen bewusst sind, möchten Sie möglicherweise die Art und Weise ändern, wie E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation verwaltet werden. Anstatt diese Aufgabe den Benutzern zu überlassen, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, E-Mail-Signaturen zentral zu verwalten.

Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Der Aufbau und die Förderung der Marke eines Unternehmens ist ein kontinuierlicher Prozess und jeder Mitarbeiter, der mit Kunden oder Geschäftspartnern interagiert, muss als Markenbotschafter betrachtet werden. Die E-Mail-Korrespondenz nimmt einen beträchtlichen Teil dieser beruflichen Interaktion ein, daher sollten E-Mail-Signaturen nicht unterschätzt werden. Sie sind ein wirkungsvolles Mittel, um die Professionalität des Absenders zu vermitteln und den Empfängern mitzuteilen, ob sich das Unternehmen um sein Image kümmert.

Die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen sorgt dafür, dass sie unter Kontrolle und aktuell bleiben, einheitlich in Design und Ästhetik sind und im gesamten Unternehmen personalisiert bereitgestellt werden. Auf diese Weise können E-Mail-Signaturen sorgfältig erstellt (und unternehmensweit implementiert) werden, um eine starke Botschaft zu senden, die der Marke hilft, für die Angebote wirbt und das Unternehmen unterstützt.

Sie ermöglicht auch die Automatisierung einer eher langweiligen Aufgabe, sodass sich die Mitarbeiter stattdessen auf ihre eigene Arbeit konzentrieren können.

Zentrale Verwaltung über Exchange Online

Exchange Online ermöglicht die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen für die gesamte Microsoft 365-Organisation. Es ist möglich, E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse einzurichten, die den E-Mail-Nachrichten hinzugefügt werden, die Ihre Organisation erreichen oder verlassen. Um dies zu erreichen, ist es erforderlich, eine Nachrichtenflussregel zu erstellen (mit der konfigurierten Aktion Haftungsausschluss anfügen), die die erforderlichen Informationen zu E-Mail-Nachrichten hinzufügt. Und da Nachrichtenflussregeln viele verschiedene Bedingungen und Ausnahmen enthalten können, ist es auch möglich, separate Signaturvorlagen für verschiedene Abteilungen oder sogar bestimmte Benutzer zu erstellen.

Der Prozess kann sich jedoch für jemanden, der dies zum ersten Mal macht, als mühsam erweisen. Aus diesem Grund haben wir eine kurze Videoanleitung vorbereitet, die Folgendes erklärt:

  • Wie eine E-Mail-Signaturregel im Exchange Admin Center eingerichtet wird.
  • Woher man den HTML-Code mit Active Directory-Platzhaltern für die Signaturvorlage erhält.
  • Wie die globalen E-Mail-Signaturen aus Benutzersicht funktionieren.
  • Was die Einschränkungen von Signaturregeln sind.
  • Welche Tricks möglich sind, um die Signatur-Regel nützlicher zu machen.

Neben dem Exchange Admin Center ist es auch möglich, ähnliche Ergebnisse mit PowerShell und VBScript zu erzielen. Der unmittelbare Nachteil dieser beiden Methoden besteht darin, dass die erste nur für Outlook im Web (OWA) und die zweite nur für den Desktop-Client funktioniert.

Einschränkungen

Obwohl diese Verwaltungsmethoden besser sind, als alle E-Mail-Clients separat einzurichten, sind sie immer noch nicht perfekt. Sie sind mit vielen Einschränkungen verbunden:

  • Mangel an einem dedizierten, benutzerfreundlichen HTML-Editor.
  • Keine automatischen Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen.
  • Die Delegation von Signaturverwaltungsrechten ist nicht möglich.
  • Signaturen werden nicht direkt unter Antworten/Weiterleitungen angezeigt.
  • Es ist nicht möglich, eingebettete Bilder zu verwenden.
  • Signaturen sind beim Verfassen der Nachrichten oder in den gesendeten Elementen nicht sichtbar.
  • Leerzeichen in Signaturen bei fehlenden Active Directory-Werten.
  • Keine Auswahl von Active Directory-Attributen möglich.
  • Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar.
  • Fehlende Unterstützung für die Mehrinstanzenfähigkeit.

Die obige Liste soll die Einschränkungen aufzeigen, mit denen Unternehmen am häufigsten konfrontiert sind, und ist daher nicht erschöpfend.

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Einschränkungen nativer Funktionen zu erfahren

Zentrale Verwaltung über CodeTwo Email Signatures for Office 365

Obwohl die obige Liste lang erscheint, ist die Überwindung all dieser Einschränkungen einfacher als Sie vielleicht denken. Obwohl sie nicht nativ behoben werden können, kann ein spezielles Tool wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 alle damit verbundenen Probleme lösen und noch viel mehr.

Die Lösung erfindet den Umgang mit E-Mail-Signaturen in Microsoft 365-Organisationen neu:

  • Zentrale Verwaltung aller Signaturen
    Sie können eine einzelne Regel verwenden, um personalisierte E-Mail-Signaturen auf alle Personen in einer Microsoft 365-Organisation anzuwenden. Signaturen werden zu E-Mails hinzugefügt, die von jedem Gerät und E-Mail-Client gesendet werden. Sie können Signaturvorlagen so anpassen, dass sie für ausgewählte Abteilungen oder Benutzer anders aussehen.
  • WYSIWYG-Editor für HTML-Vorlagen
    Erstellen Sie ganz einfach fortgeschrittene E-Mail-Signaturen, die auf allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten funktionieren, konvertieren Sie Ihre Signaturen automatisch in HTML-, Nur-Text- und RTF-Formate, fügen Sie Active-Directory-Platzhalter ein, bearbeiten Sie das Signatur-Layout, ändern Sie Farben und Schriftarten, fügen Sie Bilder, Logos oder Microsoft 365-Benutzerfotos ein usw.
  • Signaturen sichtbar beim Verfassen von E-Mails und in Gesendeten Elementen
    CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist die erste Software zur E-Mail-Signaturverwaltung für Microsoft 365, mit der Sie Signaturen, die in der Cloud hinzugefügt werden, in der Vorschau anzeigen und in Gesendeten Elementen auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients sehen können.
  • Unterstützung für AAD-Felder und benutzerdefinierte Attribute
    Neben den in Azure Active Directory verfügbaren Feldern können Sie benutzerdefinierte Attribute hinzufügen, die in Azure AD nicht verfügbar sind, oder Sie können Ihre Endbenutzer ihre Signaturinformationen selbst aktualisieren lassen (ohne Auswirkungen auf die in AAD gespeicherten ursprünglichen Werte).
  • Eingebettete Logos und Bilder
    Fügen Sie Firmenlogo und Marketingbanner als Inline-Anhänge hinzu. Auf diese Weise werden Bilder beim Empfang einer E-Mail nicht von den E-Mail-Clients der Empfänger blockiert.
  • Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen
    Fügen Sie Fotos von Microsoft 365-Benutzern zu E-Mail-Signaturen hinzu.
  • Und noch viel mehr.

Besuchen Sie die Produktseite, um mehr zu erfahren und das Tool kostenlos zu testen, oder sehen Sie sich das folgende kurze Video an, um zu erfahren, warum sich Unternehmen für unsere Software entscheiden:

E-Mail-Signatur-Etikette – so halten Sie Ihre E-Mails stilvoll

Haben Sie jemals eine E-Mail-Signatur gesehen, die Sie einfach gehasst haben? Ein Anblick, der Sie in solche Verlegenheit gebracht hat, dass Sie die Diskussion mit dem Sender sofort beenden wollten?

Ja, E-Mail-Signaturen können das. Bei korrekter Einstellung haben sie jedoch eine ganz gegenteilige Wirkung. Eine ordentliche, professionelle E-Mail-Signatur kann entweder einen WOW-Effekt hinterlassen oder einfach das Gefühl geben, dass alles stimmt. Und als Mehrwert können Sie mit einer guten Signatur z. B. für Ihre Angebote werben oder Kundenfeedback einholen.

Was macht also den Unterschied zwischen einer ansprechenden und einer weniger ansprechenden Signatur? Es gibt mehr als einen Faktor, und um sicherzustellen, dass Sie alles richtig machen, müssen Sie die E-Mail-Signatur-Etikette befolgen.

Was ist die E-Mail-Signatur-Etikette?

Die E-Mail-Signatur-Etikette besteht aus einer Reihe von Regeln und Best Practices, die Ihnen helfen, ansprechende und effektive Signaturen zu erstellen.

Im Folgenden habe ich eine Liste der schlimmsten Verbrechen gegen die E-Mail-Signatur-Etikette zusammengestellt und erklärt, wie man sie vermeidet oder behebt.

Zweiseitige Haftungsausschlüsse für E-Mails mit zwei Buchstaben

E-Mail-Signatur-Etikette - schlechte Haftungsausschlüsse

Verstehen Sie mich nicht falsch. Haftungsausschlüsse können zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften erforderlich sein. Einige Menschen verwechseln Haftungsausschlüsse jedoch mit juristischen Dokumenten und übertreiben es. Haftungsausschlüsse sind nicht nur viel zu oft zu lang, sondern werden auch in der Regel jeder Antwort- und Weiterleitungsnachricht hinzugefügt. Das ist eine sehr effektive Methode, um Ihre Empfänger zu verärgern.

Wie kann das behoben werden?

Fragen Sie Ihre Rechtsabteilung oder denjenigen, der sich das zweiseitige Monster ausgedacht hat, ob der Haftungsausschluss wirklich alle diese Informationen in drei verschiedenen Sprachen enthalten muss. Und wenn Sie keine Ahnung haben, womit Sie anfangen sollen, finden Sie hier Beispiele für professionelle E-Mail-Haftungsausschlüsse.

Es kann auch eine gute Idee sein, einen Haftungsausschluss nur einmal in einer E-Mail-Konversation anzuhängen.

10 MB große JPEG-Grafiken

Große Bilder in E-Mail-Signaturen

Bilder sind in E-Mail-Signaturen durchaus in Ordnung. Sie können Ihre Korrespondenz hervorheben, und wenn eine Signatur gut entworfen ist, fördern sie Ihr Branding und ermutigen die Empfänger, Angebote zu sehen, die mit den Bannern verknüpft sind. Grafiken können Ihnen jedoch auch schaden. Die Verwendung extrem großer Dateien bringt mehr als ein Problem mit sich:

  1. Das Herunterladen großer Dateien dauert viel länger, und eine Signatur sollte niemals zu Verzögerungen beim Laden von E-Mails führen.
  2. Während einzelne 10 MB keine allzu große Belastung für E-Mail-Systeme darstellen sollten, verlängert das Hinzufügen großer Dateien zu E-Mail-Signaturen die Zustellung jeder Ihrer Nachrichten. Und wenn Sie E-Mails an mehr als einen Empfänger senden, werden Sie Ihr Postfach und die Postfächer anderer verstopfen.
  3. Spamfilter können große Bilder als Bedrohung einstufen.
  4. Ironischerweise können hochauflösende Bilder aufgrund von Skalierungsproblemen verschwommen angezeigt werden.

Wie kann das behoben werden?

In den meisten Fällen ist die ideale Bildauflösung doppelt so hoch wie der Zielplatzhalter. Mit anderen Worten, wenn Ihr Design der E-Mail-Signatur 300×100 Pixel für ein Banner reserviert, sollten Sie eine 600×200 Pixel große Grafikdatei verwenden, die sich gut verkleinern lässt. Außerdem lohnt es sich, Ihre Bilder in PNG und JPG zu exportieren, um zu sehen, welches Format weniger “wiegt”.

Lesen Sie mehr über die beste Größe für E-Mail-Signaturen

Veraltete Angaben

Veraltete Signaturen

Die Zeit und Energie, die Sie investieren, um sicherzustellen, dass die Signatur gut aussieht und funktioniert, führt zu einem Vertrauenszuwachs bei Ihrem Empfänger. Die Aufmerksamkeit für Details ist ein Muss, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Marke immer mit Qualität assoziiert wird. Wenn also ein Element, das Sie mit jeder E-Mail senden, nicht mehr aktuell ist, erwarten Sie nicht, dass andere Sie hoch einschätzen werden.

Deshalb ist die Werbung für eine bereits stattgefundene Veranstaltung oder ein längst beendetes Angebot schädlich. Werbung ist jedoch nicht der einzige Zweck einer E-Mail-Signatur. Eine Signatur ist auch dazu da, um Ihre Empfänger beispielsweise auf einen anderen Kontaktkanal umzuleiten. Und wenn Ihre Kontaktdaten nicht mehr gültig sind, können Sie sich sicher sein, dass diejenigen, die Sie nicht erreichen können, sauer werden.

Wie lässt sich dieses Problem vermeiden?

Wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Signatur einrichten, sollten Sie sie von Zeit zu Zeit überprüfen. Und wenn Ihr Unternehmen E-Mail-Signaturen zentral verwaltet, ist es am besten, eine Lösung zu verwenden, die in Echtzeit mit der Datenbank Ihrer Benutzer synchronisiert wird und über eine Scheduler-Funktion verfügt, wie unsere Tools.

Vollständige Signaturen für Antwort- und Weiterleitungsnachrichten

Von Signaturen dominierte E-Mail-Threads

Vollständige E-Mail-Signaturen geben Ihnen den größten Platz, um Ihr Branding einzubeziehen, Ihre Angebote zu bewerben und sich im Allgemeinen auf die bestmögliche Weise zu präsentieren.

Das Einfügen einer solchen vollständigen Signatur in jede einzelne E-Mail-Antwort oder in interne Nachrichten kann jedoch selbst den geduldigsten E-Mail-Benutzer wütend machen. Wenn Sie Ihre Empfänger mit Bannern bombardieren, wird die Anzahl der absichtlichen Klicks nicht erhöht und es wird schwierig, der gesamten Konversation zu folgen.

Wie kann man dies vermeiden?

Die beste Vorgehensweise besteht darin, Ihre vollständige E-Mail-Signatur für die erste E-Mail in einem Thread zu reservieren und ihre vereinfachte Variante in nachfolgenden Nachrichten zu verwenden.

Behandlung von E-Mails als Websites

Der nächste Weg, gegen die E-Mail-Signatur-Etikette zu verstoßen, ist alles andere als offensichtlich, aber es passiert häufig. Bedenken Sie Folgendes:

E-Mail-Signaturen bestehen aus HTML. Websites bestehen aus HTML. Da bei beiden dieselbe Sprache verwendet wird, sollten Sie in der Lage sein, E-Mail-Signaturen auf die gleiche Weise zu erstellen, wie Sie eine Website erstellen, richtig? Obwohl eine gewisse Logik dahinter steckt, ist es aus mehr als einem Grund weit von der Wahrheit entfernt.

Heutzutage zeigen die meisten Internetbrowser HTML-Code auf ziemlich ähnliche Weise an. Es war nicht immer so. Bevor der Internet Explorer (IE) eingestellt wurde, war er der Erzfeind von Webentwicklern. Dinge, die überall sonst funktionierten, funktionierten nicht im IE, und Sie brauchten eine besondere Art von Geduld, um herauszufinden, warum und wie Sie das Problem beheben können, ohne die Darstellung der Websites in allen anderen Browsern zu beeinträchtigen… Stellen Sie sich nun vor, dass fast jeder E-Mail-Client HTML anders versteht. Fast jeder E-Mail-Client ist auf die eine oder andere Weise wie der IE.

Darüber hinaus müssen Sie beim Versenden von E-Mails an Mechanismen denken, die verhindern, dass Spam in Posteingänge gelangt.

OK, das ist eine Menge Theorie. Was genau hat es mit der E-Mail-Signatur-Etikette zu tun?

Wenn Sie versuchen, eine perfekte, responsive E-Mail-Signatur zu entwerfen, die für verschiedene Bildschirmabmessungen unterschiedlich aussieht, wird dies wahrscheinlich nicht funktionieren. Wenn Sie versuchen, eine Signatur mit JavaScript zu formatieren, landet sie wahrscheinlich in der Quarantäne. Signaturen benötigen eine ganz bestimmte Art von HTML-Code, wenn sie gut funktionieren sollen.

Was soll man tun?

Verwenden Sie professionell gestaltete E-Mail-Signaturvorlagen aus der Vorlagenbibliothek oder erstellen Sie Ihre E-Mail-Signatur mit dem kostenlosen Generator. Und wenn Sie eine Signatur von Grund auf neu entwerfen möchten, sehen Sie sich den folgenden Artikel an:

Einige Designer-Tipps zum Erstellen von gutem HTML-Code für E-Mail-Signaturen an

Testen Sie schließlich Ihre E-Mail-Signaturen, bevor Sie sie endgültig einrichten.

Nur-Bild-Signatur

In Anbetracht des vorherigen Punktes könnten Sie versucht sein, einfach einen Screenshot der Signatur zu erstellen, sobald sie in Ordnung aussieht, und das Bild dann in Ihre E-Mail-Signatureinstellungen einzufügen. Das Bild sollte unabhängig von einem E-Mail-Client identisch aussehen. Das stimmt, aber ein solches Vorgehen macht die Signatur gleichzeitig fast völlig nutzlos. Nachfolgend die Begründung:

  1. Empfänger können weder Ihre Kontaktdaten kopieren noch Links verwenden. Während Sie dem gesamten Bild einen Link hinzufügen könnten, werden die meisten Empfänger dies als große rote Flagge sehen.
  2. Bildschirmleseprogramme können keinen Teil der Signatur lesen.
  3. Eine Nur-Bild-Signatur wiegt normalerweise viel mehr und sieht schlechter aus als eine korrekt codierte HTML-Signatur, insbesondere wenn sie vergrößert wird.
  4. Die meisten Nur-Bild-Signaturen sind für den Dunkelmodus nicht geeignet.

Wie kann das behoben werden?

Tun Sie es einfach nicht. Es lohnt sich, zusätzliche Anstrengungen zu unternehmen, insbesondere wenn Sie einige gute E-Mail-Signaturdesigns verwenden können, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

E-Mail-Signatur-Etikette in einem Unternehmen

Das Befolgen dieser Best Practices erfordert einige Anstrengungen, ist aber insgesamt möglich und lohnt sich. Zumindest für eine einzelne Person. Aber denken Sie in Bezug auf ein ganzes Unternehmen.

Sicherzustellen, dass jede einzelne E-Mail-Signatur der Etikette entspricht und dieselbe Markenidentität aufweist, ist eine äußerst zeitaufwändige Aufgabe, die normalerweise damit endet, dass die IT Signaturen für alle einrichtet.

Aus diesem Grund haben wir Tools entwickelt, mit denen Sie E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen verwalten können. Dank denen:

  • Verwaltet eine einzelne Person oder ein Team E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter.
  • Wird dieselbe personalisierte Signaturvorlage in jedem E-Mail-Client und auf jedem Gerät korrekt dargestellt.
  • Können Sie unternehmensweite Änderungen innerhalb von Sekunden anwenden.
  • Ist es möglich, verschiedene Signaturen für Antwort- und Weiterleitungsnachrichten zu verwenden.
  • Und vieles mehr.

Animierte GIFs in E-Mail-Signaturen

Für manche Menschen sind animierte GIFs die Essenz des Internets – vor ihnen gab es nichts Interessantes. GIFs haben uns die Augen für die Magie von ultra-süßen, animierten Kätzchen, Memes und epischen Fehlschlägen geöffnet, um nur einige Beispiele zu nennen. Aber abgesehen von diesen sehr beliebten und wiederverwendbaren GIFs gibt es noch eine andere Art von GIFs – einfache Animationen, die in der Geschäftswelt als professionell angesehen werden könnten.

Wie wäre es dann, sie in E-Mail-Signaturen einzufügen? Dank unseres atavistischen Raubtierinstinkts erregt nichts unsere Aufmerksamkeit so sehr wie ein sich bewegendes Objekt vor einem statischen Hintergrund (d. h. dem üblichen E-Mail-Inhalt). Animierte GIFs scheinen genau für diesen Zweck geschaffen zu sein. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn der Grat zwischen „Aufmerksamkeit erregend“ und „extrem nervig“ ist schmaler als Sie vielleicht denken.

Nachfolgend finden Sie die ultimative Anleitung zu animierten GIFs in E-Mail-Signaturen. Erfahren Sie, ob Sie sie verwenden sollten, wie Sie sie hinzufügen und wie Sie sicherstellen, dass sie nicht fehlschlagen.

Ein paar Worte zu animierten GIFs

Im Allgemeinen sind animierte GIFs wahrscheinlich die einfachste Form der Animation. Technisch gesehen ist ein GIF eine Reihe von (Einzel)Bildern die in einer Sequenz gezeigt werden, um Bewegungen zu imitieren. Wenn Sie sie zerlegen, enthält jedes dieser Einzelbilder Informationen darüber, wie lange es auf dem Bildschirm bleiben soll, bevor es zum nächsten wechselt. Schließlich hat die GIF-Datei ein “Flag”, das darüber informiert, ob die Animation endlos oder nur einmal wiederholt werden soll. Natürlich steckt hinter GIFs noch mehr, aber aus Sicht der E-Mail-Signaturen ist dieses Wissen ausreichend.

Einfachheit ist eine gute Sache. Es gibt unzählige animierte GIFs im Internet und Sie können Ihre eigenen mit verschiedenen Grafikeditoren erstellen. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Produkte, die über diese Funktion verfügen.

Da das GIF-Format so einfach ist, werden diese Dateien weitgehend unterstützt. Da zum Abspielen keine ausgeklügelten Codecs erforderlich sind, werden sie höchstwahrscheinlich von jeder webbasierten Anwendung und Website ohne Probleme angezeigt.

Da andererseits jeder Frame ein separates Bild ist, kann die Größe Ihres GIFs in die Höhe schnellen, selbst wenn es scheint, dass nicht viel passiert. Das müssen Sie beim Designen berücksichtigen, um Ladeprobleme zu vermeiden.

Unterstützte E-Mail-Clients

Wenn es um das Versenden von animierten GIFs geht – jeder E-Mail-Client, der das HTML-Format unterstützt, ist ausreichend. Wenn Sie Ihre Nachricht im Nur-Text senden, ist dies nicht der Fall.

Wenn es darum geht, animierte GIFs anzuzeigen, wird es kompliziert. Alle webbasierten E-Mail-Clients (wie OWA, Gmail oder Yahoo) sollten keine Probleme haben, animierte GIFs anzuzeigen. In den meisten Fällen zeigen Outlook für mobile Geräte und native Android- und iPhone-Mail-Apps auch animierte GIFs normal an.

Desktop-Versionen von Outlook unterstützen im Allgemeinen keine Animationen in E-Mails. “Mangelnde Unterstützung” bedeutet, dass GIFs zwar erscheinen, aber nicht animiert sind – diese Clients zeigen ein statisches Bild von dem ersten Frame des GIFs an. Die einzigen Outlooks, in denen animierte GIFs funktionieren, sind Outlook 2003 und Outlook ProPlus (Outlook als Teil des Office/Microsoft 365-Abonnements), laut offiziellen Versionshinweisen, beginnend mit Version 1901 des monatlichen Updatekanals. Im Fall des halbjährlichen Updatekanals werden animierte GIFs seit Version 1908 unterstützt.

Die obigen Informationen zählen kaum als vollständige Liste der unterstützten E-Mail-Clients. Aber darum geht es nicht. Es geht darum, dass entweder aufgrund der Version vom E-Mail-Client Ihres Empfängers oder aufgrund nicht standardmäßiger Einstellungen das animierte GIF möglicherweise überhaupt nicht animiert wird. Wenn Sie Ihr Logo animieren möchten, müssen Sie sich fragen, ob Sie bereit sind, das Risiko einzugehen, dass das wichtigste Element Ihres Designs nicht auftaucht, und was zu tun ist, wenn es nicht animiert wird.

Vor- und Nachteile von animierten GIFs in E-Mail-Signaturen

Bevor Sie einen Haufen Animationen in Ihre E-Mail-Signatur einwerfen, lohnt es sich, die Vor- und Nachteile zu betrachten. Oder genauer gesagt, die möglichen Vorteile und Risiken der Verwendung von animierten GIFs in E-Mail-Signaturen. Sie profitieren wahrscheinlich von der richtigen Art von GIFs und riskieren mehr mit deren falschen Art.

Mögliche Vorteile

Beachten Sie, dass ein animiertes GIF nicht auf magische Weise alle der folgenden Vorteile wahr werden lässt. Selbst wenn Sie Ihrer Animation einen Zauberstab hinzufügen. Sie müssen Ihre E-Mail-Signatur als Ganzes sorgfältig zusammenstellen und dafür sorgen, dass sie mit Ihrer visuellen Identität übereinstimmt.

  • Lenken Sie die Aufmerksamkeit auf Ihre Marketingkampagnen. Manchmal reicht eine leichte Bewegung aus, damit die Augen Ihrer potenziellen Kunden einen Blick auf Ihr neuestes Sonderangebot werfen.
  • Zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie E-Mails wie ein Profi vorbereiten können. Die richtige Art vom GIF – eine flüssige und gut aussehende Animation, die gut zum Rest der Signatur passt, wird wahrscheinlich die professionelle Stimmung vermitteln und ein Vertrauensgefühl schaffen. Das leisten professionelle E-Mail-Signaturen.
  • Sagen Sie mehr als mit einem statischen Bild. Natürlich haben Animationen mehr Potential als statische Bilder. Dank dessen können Sie GIFs für mehr Zwecke verwenden, als nur um Aufmerksamkeit zu erregen. Mit genügend Kreativität können Sie beispielsweise zeigen, was Ihr Unternehmen macht oder was die Unternehmensmission ist.
  • Sie sind ein perfekter Vorwand, um Ihr Logo zu animieren. Ein animiertes Logo eignet sich beispielsweise hervorragend als Teil Ihres Produktvideos. Wenn Sie es zum Zweck einer E-Mail-Signatur animieren, können Sie es auf viele verschiedene Arten wiederverwenden.

Risiken

Warum denke ich, dass Risiken passender als Nachteile sind? Es kommt ganz darauf an, wer ihre Empfänger sind, welche Art von GIFs Sie verwenden und von welchen E-Mail-Clients diese angezeigt werden. Tatsache ist, dass Sie sie (Risiken) im Auge behalten und die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens minimieren müssen, indem Sie einige der folgenden Tipps anwenden.

  • Animierte GIFs können lästig sein. In Wirklichkeit ist dies sehr einfach zu erreichen. Versuchen Sie, sich auf ein komplexes Problem oder etwas Ernstes zu konzentrieren, während etwas in Ihrem Augenwinkel blinkt, sich bewegt oder springt.
  • Ihre Empfänger sehen die Animation möglicherweise nicht. Wie ich oben erwähnt habe, gibt es einige E-Mail-Clients, die animierte GIFs nicht unterstützen. Darüber hinaus können Empfänger eine Option oder ein Add-in für den genauen Zweck des Blockierens von Animationen verwenden. Wieso denn? Werfen Sie zunächst einen Blick auf Risiko Nummer 1 oben. Aus diesem Grund müssen Sie sicherstellen, dass Sie genau wissen, was passiert, wenn sie Ihre E-Mail erhalten (siehe Abschnitt Tipps unten).
  • Sie können die E-Mail-Größe erheblich erhöhen. Wie ich bereits erwähnt habe, ist es einfach, riesige animierte GIFs zu erstellen. Wenn Sie sie in Ihre E-Mail-Signatur einbetten, können Sie von Spamfiltern erwischt werden. Es kann auch dazu führen, dass Ihre E-Mails lange geladen werden und Ihr Postfach sowie die Postfächer anderer überlasten. Wenn Sie Ihre GIFs hosten und sie als verknüpfte Bilder hinzufügen, sollte die Größe der E-Mails gering bleiben, aber Sie werden das Problem des langsamen Ladens nicht lösen. Einige Empfänger könnten sogar denken, dass Sie versuchen, ihnen eine Art Malware zu senden.

Tipps zur Verwendung animierter GIFs

Seien Sie subtil

Selbst die tollste Animation, wenn sie oft genug wiederholt wird, wird Ihre Empfänger dazu bringen, sich die Haare zu raufen. Oder Sie als Spammer und Bedrohung für die Gesellschaft zu melden. Um sicherzustellen, dass Sie es nicht übertreiben, öffnen Sie ein Fenster mit Ihrem animierten GIF neben Ihren E-Mails und sehen Sie, ob diese Ansicht Ihre Augen erfreut.

Endlosschleife oder einmalige Animationen?

Beide Optionen können in Ihren E-Mail-Signaturen gut aussehen. Mit einmaligen Animationen können Sie Ihrer Fantasie freien Lauf lassen. Da sie nur einmal auftauchen, können Sie Ihr Logo zum Tanzen bringen, ohne den “Ärgerfaktor” zu sehr zu riskieren. Aber was ist, wenn Ihre E-Mails normalerweise lang sind und jemand sie auf einem relativ kleinen Display öffnet? Ihre Animation wird höchstwahrscheinlich irgendwo im Posteingang einer anderen Person leise sterben. Endlosschleifen sind eher zu sehen, aber wenn Sie Animationen zu häufig machen, werden sie sowohl Sie als auch den Rest der zivilisierten Welt ablenken.

Achten Sie auf die Größe!

Es ist überraschend einfach, übergroße animierte GIFs zu erstellen. Sie könnten denken, dass zwei kleine Fotos mit einem einfachen Übergang zwischen ihnen wahrscheinlich nicht viel Platz beanspruchen. Es hängt alles von der Größe, den Quellgrafiken und der Anzahl der Einzelbilder ab, aber es ist nicht selten, ein paar Sekunden lange GIFs mit einer Größe von 1 MB und manchmal viel mehr zu erstellen. Es ist zwar nichts, was E-Mail-Nachrichten nicht unterstützen können, es kann jedoch dazu führen, dass E-Mail-Clients verzögert arbeiten und Postfächer ihr Kontingent viel zu schnell erreichen. Oder die E-Mail wird eine Sekunde zu lange geladen. Oder Ihre Nachricht wird direkt in den Junk-Ordner verschoben. Aus kreativer Sicht könnte es sich also richtig anhören, ein Banner zu erstellen, das Ihr Portfolio präsentiert. Aus technischer Sicht – tun Sie es nicht. Sie wollen doch nicht das Internet kaputt machen, oder?

Womit soll man anfangen?

Nun, Sie denken vielleicht, dass ein Logo, das aus dem Nichts auftaucht, ein guter Anfang ist. Sie haben Recht, es hat ein hohes “sieht wirklich gut aus”-Potenzial. Was aber, wenn die E-Mail-Clients Ihrer Empfänger keine animierten GIFs unterstützen? Alles, was Ihre Empfänger sehen werden, ist ein leerer Platz, der bereit ist, Ihr Logo nicht anzuzeigen. Sie können dem auf zwei Arten entgegenwirken: lassen Sie entweder Ihr erstes Einzelbild das Logo in voller Pracht anzeigen, oder lassen Sie das Logo verschwinden und später in der Schleife auftauchen. Der Nebeneffekt der Methode mit dem ersten Einzelbild ist, dass es höchstwahrscheinlich merklich blinken wird, wenn die E-Mail geladen wird. Die zweite Methode mag nicht perfekt klingen, weil sie Ihr ursprüngliches Design mit dem aus dem Nichts auftauchenden Logo verändert. In Wirklichkeit besteht jedoch eine gute Chance, dass die meisten Ihrer Empfänger sich das GIF nicht von Anfang an ansehen werden. Bleiben Sie flexibel und passen Sie sich der Situation an.

Womit soll man enden?

Auch wenn es zu offensichtlich klingt, müssen Sie darüber gründlich nachdenken. Eine einfache Möglichkeit, das animierte GIF zu beenden, besteht darin, sicherzustellen, dass das letzte und erste Einzelbild gleich sind. Dadurch wird ein fließender Übergang gewährleistet. Andernfalls könnte Ihr GIF so aussehen, als wäre es schlecht gemacht, egal wie viel Aufwand Sie in die Erstellung gesteckt haben.

Testen Sie Ihre E-Mail-Signatur

Es ist immer gut, Ihre E-Mail-Signatur in verschiedenen E-Mail-Clients zu testen, bevor Sie sie tatsächlich implementieren. Das Hinzufügen von animierten GIFs macht diese Notwendigkeit noch wichtiger. Worauf sollte man sich konzentrieren? Einige Grafikeditoren ändern möglicherweise den Hintergrund Ihres animierten GIFs von weiß zu gräulich, fügen einige Artefakte oder Störungen hinzu, insbesondere bei Übergängen. Ihr Designtool kann die Animation auch überoptimieren, wodurch sie etwas kleiner wird, während ihre Qualität stark abnimmt.

Wie werden animierte GIFs zu E-Mail-Signaturen hinzugefügt

Nun, dieser Teil ist einfach. Sie fügen sie genau so hinzu, wie Sie ein statisches PNG- oder JPG-Bild hinzufügen würden.

Tipps zum Hinzufügen als verknüpfte Bilder finden Sie in diesem Artikel: Direkter Link zu einem gehosteten Bild in E-Mail-Signaturen. Anschließend können Sie Ihre GIFs mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator zu einem E-Mail-Signaturdesign Ihrer Wahl hinzufügen. Dank dessen können Sie ganz einfach eine professionelle E-Mail-Signatur erstellen, die gut aussieht und funktioniert.

Beispiele animierter GIFs für E-Mail-Signaturen

Sie können die folgenden Beispiele von animierten GIFs als Referenz und Inspiration für Ihre eigenen Projekte verwenden. Oder um eine Vorstellung davon zu bekommen, was bei E-Mail-Signaturen funktioniert. Alle der folgenden GIFs werden in einer Endlosschleife abgespielt, da sie zu dem Zeitpunkt, an dem Sie zu diesem Teil des Artikels gekommen sind, wahrscheinlich aufgehört hätten, sich zu bewegen.

Animiertes GIF in E-Mail-Signatur - Fox-Logo

Signatur 1. BeaseFox

Das BeaseFox-Logo zeigt, dass Sie keine komplexen Animationen erstellen müssen, um die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger zu erregen. Drei einfache animierte Aktionen machen das Logo sichtbar. Gleichzeitig sorgt die kurze Animation zusammen mit einer längeren Pause dafür, dass Ihre Empfänger konzentriert bleiben, anstatt ständig abgelenkt zu werden. Es ist auch entscheidend, dass die Animation zum Rest des Designs passt – das animierte GIF hat genau die richtige Größe und verwendet ähnliche Farben.

Animiertes GIF in der E-Mail-Signatur - Padbox

Signatur 2. Padbox

Das obige animierte Logo ist komplexer. Dank größerer Abmessungen des GIF ist es möglich, mehr zu sagen. Eine Animation wie diese eignet sich besonders gut für kurze, informative E-Mails. Bei GIFs mit Verschwindeeffekten ist es wichtig, das erste Einzelbild auf das vollständige Logo zu setzen, falls bei dem Empfänger keine Animationen angezeigt werden.

Animiertes GIF in der E-Mail-Signatur - BotClock

Signatur 3. BotClock

Das BotClock-Logo enthält eine kurze Schreibanimation. Solche Animationen funktionieren besonders gut, wenn Ihr Logo kalligrafischen Text enthält. Die Platzierung verlinkter Social Media Icons neben dem Logo erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Empfänger Ihre Profile besuchen werden.

Animiertes GIF in der E-Mail-Signatur - Streamwatch

Signatur 4. Streamwatch

Das animierte Logo von Streamwatch ist dezent, aber gleichzeitig auffällig. Da das Logo nicht den größten Teil des Designs der Signatur einnimmt, ist es einfach, sich auf andere Elemente zu konzentrieren, insbesondere auf das Banner. Verwenden Sie es, um Ihre Produkte, Dienstleistungen oder Inhalte zu bewerben.

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Die beliebtesten iOS E-Mail Clients vs. E-Mail-Signaturen

Die beliebtesten iOS E-Mail Clients vs. E-Mail-Signaturen

Heutzutage checken immer mehr Menschen E-Mails auf ihren mobilen Geräten und nicht auf Desktops.1 Außerdem ist iOS nach den neuesten Daten derzeit das zweitbeliebteste mobile Betriebssystem der Welt.2 Wenn Sie diese beiden Fakten verbinden, kommen Sie sehr wahrscheinlich zu dem Schluss, dass Ihre E-Mails jeden Tag auf iOS gelesen werden.

Es ist eine bekannte Tatsache (zumindest für Brancheninsider), dass sich E-Mail-Clients bei der Anzeige Ihrer Nachrichten einige Freiheiten nehmen können. Mit anderen Worten, Ihre Nachricht kann unterschiedlich aussehen, je nachdem, welche App Ihr Empfänger verwendet. Um die Sache noch komplexer zu machen, sind Apps auf mobilen Geräten noch anfälliger für Probleme, insbesondere im Hinblick auf Multimedia-Inhalte.

Wenn Sie also bereits eine E-Mail-Signaturvorlage von mail-signatures.com verwenden oder dies planen und sich fragen, ob Sie mit Problemen rechnen müssen, wenn Ihre Empfänger Ihre E-Mails auf iPhone-Geräten öffnen, lesen Sie weiter, um mehr Details zu erfahren. Sie werden auch hilfreiche Informationen finden, wenn Sie vorhaben, mit einer Signatur versehene E-Mails direkt von Ihrem iPhone aus zu versenden.

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Empfänger

Versuchen Sie, sich in die Lage Ihrer Empfänger zu versetzen. In diesem Abschnitt bespreche ich mögliche Probleme im Zusammenhang mit dem Empfang von E-Mails mit Signaturen in den beliebtesten E-Mail-Clients für iOS.

1:1 Layout

Wenn Sie Ihre kostbare Zeit dem Entwerfen einer Signatur widmen, möchten Sie höchstwahrscheinlich, dass Ihr Empfänger sie so sieht, wie Sie es beabsichtigt haben. Eventuelle Abweichungen vom ursprünglichen Erscheinungsbild sind unerwünscht.

In dieser Hinsicht gibt es keinen klaren Leader. Während meiner Tests präsentierte Outlook für iOS Signaturen im Allgemeinen recht gut, unabhängig vom E-Mail-Client des Absenders. Auf der anderen Seite neigte es dazu, grafische Elemente (siehe z. B. Firmenlogo unten) nicht so groß anzuzeigen, wie sie sein sollten, wodurch unnötige Lücken zwischen Elementen meiner Signatur entstanden.

Der nächste E-Mail-Client, Gmail für iOS, schien den Wettbewerb zunächst zu gewinnen. Tatsächlich war er in der Lage, die 1:1-Formatierung für alle Signaturelemente beizubehalten und die Signatur auf fast die volle Bildschirmbreite zu strecken, damit sie auf einem Mobilgerät am besten aussieht. Später stellte sich jedoch heraus, dass die App Multimedia-Inhalte für alle E-Mails, die von einer Outlook-Desktop-App gesendet werden, wiederholt nicht richtig anzeigt, weil sie entweder Textformatierungen und Abstände zwischen Elementen ignoriert (ein Gmail-Konto) oder nicht alle Nicht-Text-Elemente anzeigt (andere Kontoarten).

Schließlich zeigt Apple Mail, die standardmäßige iOS-E-Mail-App, die Signatur immer zu schmal an, wodurch sie kleiner als beabsichtigt erscheint, wie unten gezeigt. Sie können auch sehen, dass der Abstand zwischen einigen Signaturelementen ebenfalls zu gering ist (z. B. bei Kontaktdaten). Positiv ist, dass die Position und das Seitenverhältnis für Signaturelemente immer erhalten bleiben.

Layout der HTML-Signatur, wie es in verschiedenen iOS-E-Mail-Clients angezeigt wird

Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Signatur auf iPhone-Geräten richtig angezeigt wird, sind wie folgt:

  • Senden Sie Ihre E-Mails von etablierten Web-E-Mail-Clients (z. B. outlook.com oder gmail.com).
  • Führen Sie zuerst einige Tests durch (falls Sie zufällig ein iPhone-Gerät besitzen).

Allgemeine Hinweise:

  • Denken Sie daran, die korrekten (direkten) Bild-URLs als Bildquellen in Ihre Signatur aufzunehmen, wenn Sie sie im Signaturgenerator bearbeiten. Die Verwendung von gemeinsam nutzbaren Bildlinks ist der häufigste Grund für fehlende Grafiken in jedem E-Mail-Client. Erfahren Sie mehr über direkte Bild-URLs zur Verwendung in E-Mail-Signaturen
  • Verwenden Sie die gängigsten Bildformate wie JPG (JPEG) oder PNG. Mobile E-Mail-Clients, insbesondere Apple Mail, neigen dazu, Probleme mit der Unterstützung weniger beliebter Formate wie BMP zu haben. Diese Bilder sind nicht nur erheblich größer, sondern können auch dazu führen, dass Bilder in Ihrer Signatur verschwinden, sobald Ihre Nachricht auf einem iPhone beantwortet wird. Erfahren sie mehr

Bitte keine Verlinkungen

E-Mail-Clients können intelligente Funktionen verwenden, um eine physische Adresse oder Telefonnummer zu erkennen, die Sie Ihrer Signatur hinzugefügt haben. Ich habe nichts dagegen, wenn es auf diskrete Weise geschieht, ohne das Aussehen der Signatur zu verändern – so wie in Apple Mail. Im Screenshot unten sehen Sie nur winzige, kaum sichtbare Linien, die Ihnen mitteilen, dass es sich um einen Link oder ein interaktives Element handelt. Die Formatierung wird nur für eine Website-Adresse erheblich geändert, was akzeptabel ist.

Gmail für iOS ist weniger intelligent – die App erkennt keine physischen Adressen, implementiert aber mehr Formatierungsänderungen (Website-Adressen, E-Mail-Adressen).

Schließlich scheinen die intelligenten Funktionen von Outlook für iOS bei Ihrem ursprünglichen Signaturdesign am meisten nach hinten loszugehen, wobei die mit Hyperlinks versehene physische Adresse wirklich schlecht aussieht.

Intelligente Funktionen ändern die Formatierung in verschiedenen iOS-E-Mail-Clients

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Formatierung (und das Erscheinungsbild im Allgemeinen) Ihrer E-Mail-Signatur unverändert bleibt, versuchen Sie, den HTML-Code Ihrer Signatur leicht zu ändern, wie in diesem Artikel gezeigt.

Tipps für einen (fast) fehlerfreien Versand

Jetzt ist es Zeit für Ihre Perspektive. Hier werde ich Probleme vorstellen, die auftreten können, wenn Sie E-Mail-Clients für iOS verwenden, um mit einer Signatur versehene Nachrichten zu senden.

Seltsame Formatierungsformen

Wenn Sie wirklich E-Mails mit einer perfekt aussehenden Signatur senden möchten, empfehle ich Ihnen dringend, dies mit einem Web-E-Mail-Client in Ihrem Desktop-Browser zu tun. Das liegt daran, dass mobile Clients, einschließlich derjenigen für iOS, Probleme mit der Beibehaltung der ursprünglichen Formatierung haben.

Beispielsweise ändert Apple Mail die Formatierung von Schriftarten, sodass Ihr Empfänger Ihre Signatur möglicherweise mit einer anderen und größeren Schriftart sehen wird. Um Multimedia (Banner, Logo usw.) anzuzeigen, muss Ihr Empfänger außerdem möglicherweise oben im E-Mail-Lesefenster auf Benachrichtigungen klicken (siehe Abschnitt zu Outlook für iOS unten).

Probleme mit der Textformatierung in Signaturen, die von Mail by Apple gesendet werden

Gmail für iOS scheint Signaturen mit Multimedia-Inhalten überhaupt nicht zu unterstützen.

E-Mail-Signatur von Google Mail für iOS - fehlende Multimedia-Inhalte

Outlook für iOS scheint die besten Ergebnisse zu bieten, sodass Ihre Empfänger Ihre Signatur so sehen werden, wie Sie es möchten.

Die Signatur von Outlook für iOS sieht dem Original am nächsten

Die Lösung ist leider nicht perfekt. Ein sprichwörtlicher Wermutstropfen ist die Tatsache, dass Ihr Empfänger möglicherweise auf einen Link oben in der Nachricht klicken muss, um alle Multimedia-Inhalte anzuzeigen (dasselbe gilt für Apple Mail). Andernfalls sieht die Signatur so aus:

Benutzer müssen Nachrichten anklicken, um Multimedia-Inhalte in der Signatur anzuzeigen

Wenn Sie dies vermeiden möchten, gibt es keine andere Möglichkeit, als beispielsweise eine professionelle Software zur E-Mail-Signaturverwaltung wie diese zu verwenden. Sie ermöglicht Ihnen, Bilder direkt in eine E-Mail-Nachricht einzubetten, sodass sie nicht von externen Ressourcen (Servern) abgerufen werden müssen. Auf diese Weise erscheinen sie in E-Mail-Signaturen, ohne dass Sie auf Eingabeaufforderungen klicken müssen.

Native Lästigkeit

Bei mobilen E-Mail-Clients ist häufig eine einfache Standardsignatur vorkonfiguriert. Wenn Sie Ihre brandneue Signatur hinzufügen möchten, indem Sie sie aus unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator in die Signatureinstellungen der entsprechenden App kopieren, denken Sie daran, zuerst die native Signatur zu löschen. Wenn Sie die Voreinstellung, z. B. “Get Outlook for iOS” (“Holen Sie sich Outlook für iOS”), belassen und Ihre neue Signatur unten einfügen, wird Ihr Empfänger zwei Signaturen nacheinander sehen – wie unten gezeigt.

Unnötig doppelte Signatur

Tun Sie Ihr Bestes

Wie Sie sehen können, ist die Verwendung von E-Mail-Signaturen mit E-Mail-Clients für iOS (sowie für andere mobile Betriebssysteme) keine leichte Aufgabe.

Um sicherzustellen, dass Ihre Signatur unabhängig von der E-Mail-App auf den iPhone-Geräten Ihrer Empfänger so aussieht, wie Sie es möchten, versuchen Sie, die Tipps aus dem Abschnitt “Konzentrieren Sie sich auf Ihre Empfänger” anzuwenden.

Falls Sie die Wahl haben, funktionieren etablierte Webclients am besten, wenn es darum geht, die ursprüngliche Formatierung beizubehalten. Wenn Sie andere (darunter mobile) E-Mail-Clients verwenden, denken Sie daran, dass Ihre Formatierung möglicherweise etwas von Ihren Erwartungen abweichen kann.

Mir ist bewusst, dass meine Ergebnisse möglicherweise nicht alle Szenarien und Konfigurationen abdecken. Ich hoffe jedoch, dass sie Ihnen bestimmte Anweisungen geben, wie Sie Ihre E-Mail-Signaturen am besten handhaben können, wenn diese wahrscheinlich in E-Mail-Clients für das mobile Betriebssystem von Apple angezeigt werden.

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1 Marktanteil von E-Mail-Clients im Dezember 2021 – Litmus

2 Weltweiter Marktanteil von mobilen Betriebssystemen | Statcounter Global Stats