Die Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen ist eine Aufgabe, die nicht unterschätzt werden sollte. Durchdachte Vorlagendesigns in Kombination mit der Personalisierung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen für Benutzer können ein erheblicher PR-Booster sein. Office 365 mit Exchange Online ermöglicht es Benutzern, Haftungsausschlüsse und Signaturen zu erstellen, die auf E-Mails angewendet werden können. Dies kann mit Nachrichtenflussregeln erfolgen. Obwohl in der Cloud wertvolle Funktionen verfügbar sind, gibt es einige Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365:
Kein HTML-Editor. Obwohl dies für HTML- und CSS-Meister kein Hindernis darstellt, kann nicht jeder das volle HTML-Potenzial durch einfaches Eintippen von Code freisetzen. Vorgefertigte Vorlagen können im Internet gefunden und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden, helfen jedoch nicht viel bei der Erstellung echter einzigartiger Projekte.
Keine automatischen Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen. Diejenigen, die sich in ihrer Arbeit mit Branding befassen, wissen, dass das Einfügen von Fotos in E-Mail-Signaturen eine sehr gute Praxis ist. Es sieht nicht nur professionell aus, sondern bietet den Empfängern auch ein besseres, persönlicheres Erlebnis. Menschen erinnern sich gut an Gesichter und neigen dazu, sich mit Menschen zu verbinden, deren Gesichter sie kennen. Leider bietet Office 365 keine Möglichkeit, solche Fotos automatisch in E-Mail-Signaturen aufzunehmen.
Delegation von Signaturverwaltungsrechten nicht möglich. Administratoren müssen vielseitig sein, jedoch die Gestaltung grafisch ansprechender Signaturen mit hohem Werbewert ist eher die Aufgabe einer Marketingabteilung. Leider gibt es keine Möglichkeit, nur die Signaturverwaltung an sie zu delegieren – sie müssten Zugriff auf die Nachrichtenflussregeln erhalten, was unnötige Risiken erzeugt.
Signaturen können nicht direkt unter Antworten/Weiterleitungen platziert werden. Die Verwaltungstools von Office 365 ermöglichen Ihnen das Senden von Signaturen. Jede Nachricht wird jedoch auf die gleiche Weise behandelt und dieselbe oder eine andere Signatur wird unter- oder oberhalb der gesamten Nachricht hinzugefügt. Effekt? Entweder nur eine Signatur oder eine mit jeder Nachricht wachsende Signaturstapel ganz unten in der Konversation.
Keine Möglichkeit, das Blockieren von Bildern zu verhindern. Da E-Mail-Signaturen in Office 365 auf HTML-Code in Haftungsausschlüssen basieren, ist es möglich, Bilder in Signaturen zu verwenden. Es gibt jedoch ein kleines Problem. Diese Bilder werden von den meisten E-Mail-Clients automatisch blockiert. Anstelle von schönen Logos und Grafiken sieht der Empfänger als erstes rote Kreuze. Dies hält verständlicherweise manche Leute davon ab, sich den Inhalt überhaupt anzusehen.
Seitenbanner können nicht an Nachrichten angehängt werden. Office 365 hat es ermöglicht, Signaturen als Kopfzeilen hinzuzufügen, wodurch schöne vollständige Nachrichten mit Bannern erstellt werden können. Nur ein Schritt weiter – die Möglichkeit zum Hinzufügen von Seitenbannern – würde Designern die volle Kontrolle über E-Mails geben.
Signaturen sind in Gesendeten Elementen nicht sichtbar. Es gibt keine Möglichkeit sicherzustellen, dass gesendete E-Mails die gewünschte Signatur und den für jede Nachricht erforderlichen Haftungsausschluss enthalten. Wenn es einen Fehler in der Nachrichtenflussregel gibt oder etwas anderes schief geht, werden Sie es wahrscheinlich nicht einmal bemerken. Es sei denn natürlich, Sie schicken E-Mails an Ihre Kunden mit der Frage: “Entschuldigung, können Sie mir sagen, ob der Haftungsausschluss und die Signatur in meiner letzten E-Mail gut aussahen?”
Keine Möglichkeit, Signalphrasen neben leeren Active Directory-Feldern zu entfernen. Die Verwaltung der gesamten Organisation ist etwas kompliziert. Manche Nutzer haben Handys, andere sind nur per E-Mail erreichbar. Es ist schade, aber Exchange Online kann nicht prüfen, ob ein AD-Feld leer ist oder nicht. Sie müssen sich also entscheiden, ob Sie unprofessionell aussehende Signaturen mit leeren Feldern verwenden oder die Benutzerdaten auf ein Minimum beschränken werden, um sicherzustellen, dass keine schwarzen Löcher entstehen. Oder Sie könnten für jeden Benutzer eine separate Vorlage entwerfen, was irgendwie mit der Idee der zentralen Verwaltung oder der Vereinfachung der Dinge argumentiert.
Keine Auswahl von Active Directory-Attributen möglich. Alle AD-Variablen müssen manuell eingefügt werden, wobei der Name des ausgewählten Feldes in “%%”-Symbole eingeschlossen sein muss, wie folgt: %%FirstName%%. Daher ist es notwendig, die Namen der AD-Variablen zu kennen und sie korrekt einzufügen. Es ist zwar keine große Sache, aber es ist ein weiterer Punkt, an dem etwas schief gehen kann.
Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar. Es ist nicht möglich, das E-Mail-Format Ihrer Wahl zu erzwingen. Was bedeutet das auf Deutsch? Viele mobile Geräte senden E-Mails im Nur-Text-Format, wodurch sie mit einer im HTML-Format entworfenen Signatur nicht kompatibel sind. Es ist eine Schande, da der Zugriff auf E-Mail-Konten über mobile Geräte so beliebt ist.
Fehlende Unterstützung für die Mehrinstanzenfähigkeit. Funktioniert ein Unternehmen auf zwei oder mehr unterschiedlichen Tenants, muss jede Regel manuell repliziert werden. Dies ist eine weitere Möglichkeit, die Dinge zeitaufwändiger und komplizierter zu machen, auch wenn es nicht jeden Administrator betrifft.
Zeichenbeschränkung. Der Haftungsausschluss, den Sie über eine Nachrichtenflussregel einrichten, ist auf 5120 Zeichen beschränkt. Obwohl es für jede E-Mail-Signatur oder jeden Haftungsausschluss mehr als genug erscheinen mag, ist es möglicherweise nicht der Fall. Schicke HTML-E-Mail-Signaturen erfordern zusätzliches Styling, insbesondere wenn sie in Outlook korrekt angezeigt werden sollen. Fügen Sie die Einschränkung für nur Online-Bilder und lange direkte Links zu Bannern hinzu, und es könnte sich herausstellen, dass Sie nicht in der Lage sind, gut formatierte E-Mail-Signaturen für Ihr Unternehmen hinzuzufügen.
Wie Sie sehen können, weist Office 365 in seiner ganzen Pracht immer noch Einschränkungen in Bezug auf E-Mail-Signaturen auf. Einige davon halten Sie möglicherweise für unwichtig, während sich andere auf lange Sicht als inakzeptabel erweisen können.
Wie geht man mit diesen Einschränkungen um?
Tatsächlich ist die Überwindung all dieser Einschränkungen einfacher als erwartet. Obwohl sie nicht nativ behoben werden können, gibt es Tools von Drittanbietern, die zur Rettung kommen:
CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist eine einfache und leicht zu handhabende Software. Fügen Sie eine intuitive Benutzeroberfläche, eine Vielzahl gebrauchsfertiger Vorlagen und viele andere Funktionen hinzu, um ein leistungsstarkes Tool für die zentrale Signaturverwaltung zu erhalten.
Microsoft Outlook ist der bevorzugte E-Mail-Client für die meisten Unternehmen. Kein Wunder, denn diese Anwendung gibt es schon seit Jahrzehnten und sie hat sich mittlerweile zum “Goldstandard” dieser Softwarekategorie entwickelt. Outlook hat sich seit seinem ersten Erscheinen stark weiterentwickelt, was zu seiner vermeintlich finalen Form von “Outlook 365” geführt hat. In diesem Artikel werde ich kurz erklären, was Outlook 365 bedeutet und wie Sie E-Mail-Signaturen in diesem Microsoft 365-basierten E-Mail-Client einrichten.
Outlook 365: Outlook für Microsoft 365 vs. Outlook im Web (OWA)
Es mag überraschen, aber offiziell gibt es so etwas wie “Outlook 365” nicht. Es gibt zwei Versionen von Outlook, auf die sich dieser Name beziehen kann: Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web. Beide sind Teil des Microsoft 365-Abonnements, was wahrscheinlich der Grund dafür ist, dass so viele Benutzer sie “Outlook 365” nennen. Das kann sehr verwirrend sein, zumal der Name nicht erklärt, ob der Nutzer die lokal installierte App oder die Webmail-Version meint. Der Name blieb dennoch hängen und ist heutzutage überall im Internet zu finden, einschließlich Tech-Community-Foren und Fachwebseiten.
Genauer gesagt ist Outlook für Microsoft 365 die Version der App, die auf Desktop- oder Laptop-Computern installiert wird. Es ist die neueste Iteration, die aus einer langen Reihe von Apps stammt, die in Microsoft Office-Suiten enthalten sind und als eigenständige Programme funktionieren. Man könnte also sagen, dass dies die am längsten bekannte Version ist, da sie alle Funktionen und Verbesserungen auf den Tisch bringt, die im Laufe der Jahre implementiert wurden.
Outlook im Web hingegen ist die Webmail-Version von Outlook, mit der Sie über Ihren Webbrowser auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen können. Abgesehen davon, dass die App Teil eines Microsoft 365-Abonnements ist, ist sie auch für Organisationen verfügbar, die lokale Microsoft Exchange Server 2016 und 2019 verwenden. Übrigens wird der Name “Outlook im Web” synonym mit “OWA” verwendet. Die Abkürzung steht eigentlich für “Outlook Web App”, was der offizielle Name der App war, die mit Microsoft Exchange Server 2013 und 2010 verwendet wurde. Früher war es “Outlook Web Access” im Fall von Microsoft Exchange Server-Versionen älter als 2010. Der größte Unterschied im Vergleich zu Outlook für Microsoft 365 besteht darin, dass Sie nichts auf Ihrem Computer oder Mobilgerät installieren müssen, um Outlook im Web zu verwenden.
Lassen Sie uns nun eintauchen und einen Blick auf einzelne Prozesse zum Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web werfen.
Outlook für Microsoft 365
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine E-Mail-Signatur in der Desktop-Version von Outlook 365 einzurichten:
Öffnen Sie Outlook für PC über das Startmenü oder die Taskleiste.
Klicken Sie in Outlook auf File (Datei) > Options (Optionen).
Wählen Sie im Fenster Outlook Options (Outlook-Optionen) die Registerkarte Mail (E-Mail) und klicken Sie im Abschnitt Compose messages (Nachrichten verfassen) auf Signatures (Signaturen).
Hinweis: Eine andere Möglichkeit, mit der Konfiguration Ihrer Signaturen zu beginnen, besteht darin, eine neue E-Mail-Nachricht zu öffnen, in der Gruppe Include (Einschließen) auf Signature (Signatur) und erneut auf Signatures (Signaturen) zu klicken.
Klicken Sie im Fenster Signatures and Stationery (Signaturen und Briefpapier) auf New (Neu) und geben Sie einen Namen für Ihre Signatur ein.
Erstellen Sie Ihre Signatur im Abschnitt Edit signature (Signatur bearbeiten). Verwenden Sie die verfügbaren Formatierungswerkzeuge, um ihr Erscheinungsbild zu ändern.
Hinweis: Die im Signatureditor von Outlook angebotenen Formatierungswerkzeuge sind recht einfach. Wenn Sie ein anspruchsvolleres und ausgefeilteres Design erreichen möchten, können Sie einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden, um eine fortgeschrittene Signaturvorlage zu erstellen. Wählen Sie einfach Outlook als Ziel-E-Mail-Plattform, wählen Sie eine der vielen verfügbaren Vorlagen aus, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und los geht’s. Ihre Signatur kann kopiert und in den Outlook-Editor eingefügt werden.
Im Abschnitt Choose default signature (Standardsignatur auswählen) kann festgelegt werden, welches E-Mail-Konto die Signatur erhalten soll (falls in Outlook mehr als ein E-Mail-Konto eingerichtet ist) und ob sie zu neuen Nachrichten und/oder Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf OK klicken.
Falls Sie ausgewählt haben, dass Ihre Signatur als Standard für neue Nachrichten behandelt wird, wird sie jedes Mal angezeigt, wenn Sie eine neue E-Mail verfassen.
Hinweis: Wenn Sie Ihre Signatur nicht als Standard ausgewählt haben, können Sie sie immer noch manuell hinzufügen, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben. Sie ist verfügbar, nachdem Sie auf die Schaltfläche Signature (Signatur) in der Gruppe Include (Einschließen) geklickt haben.
Das ist alles. Wenn Sie weitere Outlook-Signaturen erstellen möchten, folgen Sie einfach den Schritten ab Punkt 3. Sie können so viele davon erstellen, wie Sie benötigen – sie erscheinen in einer Liste, die sichtbar ist, nachdem Sie auf die oben erwähnte Schaltfläche Signature (Signatur) geklickt haben.
Outlook im Web
Die Schritte zum Konfigurieren von E-Mail-Signaturen in der Webmail-Version von “Outlook 365” sind etwas anders als bei der Desktop-App:
Öffnen Sie Ihr Outlook im Web, indem Sie entweder die Outlook-App auf Ihrer Office-Startseite auswählen oder diesen direkten Link verwenden.
Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und wählen Sie View all Outlook settings (Alle Outlook-Einstellungen anzeigen) aus.
Gehen Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite zu Mail (E-Mail) > Compose and reply (Verfassen und antworten). Sie können auch diesen direkten Link verwenden, um das Panel mit dem Signatureditor zu erreichen. Verwenden Sie das bereitgestellte Editorfeld, um Ihren Signaturtext einzugeben, Formatierungen anzuwenden sowie Bilder oder Links hinzuzufügen.
Hinweis: Wenn Sie ein raffinierteres Erscheinungsbild erzielen möchten, können Sie einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator mit vielen fortgeschrittenen Signaturvorlagen verwenden, die Sie mit allen erforderlichen Details ausfüllen und in das Editorfeld in Outlook im Web kopieren können.
Über die beiden Dropdown-Menüs unter dem Signatureditor können Sie entscheiden, ob die erstellte Signatur automatisch zu Ihren neuen Nachrichten bzw. Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll.
Hinweis: Es ist möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu verwenden – ähnlich wie bei dem Desktop-Client von Outlook. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche New signature (Neue Signatur), nachdem Sie Ihre erste Signatur gespeichert haben, um eine weitere zu erstellen.
Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Einstellungsfenster.
Wenn Sie Ihre Signatur(en) in einem oder in beiden Dropdown-Menüs auswählen, werden sie im Fenster zum Verfassen von Nachrichten angezeigt, während Sie Ihre E-Mail im entsprechenden Szenario eingeben. Falls Sie die Standardeinstellungen der Menüs (No signature – Keine Signatur) verlassen haben, können Sie Ihre Signatur beim Verfassen einer E-Mail weiterhin manuell hinzufügen.
Einschränkungen der von Benutzern eingerichteten Signaturen
Wie Sie in den obigen Anleitungen sehen können, ist das Einrichten einer professionellen E-Mail-Signatur ein vollständig manueller Prozess. Aus Sicht des Unternehmens ist dies mit einigen Einschränkungen und Risiken verbunden:
Wenn sich ein Unternehmen um seine Marke kümmert und ein einheitliches Erscheinungsbild seiner E-Mails haben möchte, muss der Prozess individuell für jeden oder von jedem innerhalb des Unternehmens wiederholt werden. Dies ist sehr zeitaufwändig, insbesondere wenn Sie einige weniger erfahrene Benutzer in Betracht ziehen, die Unterstützung benötigen, um ihre Signaturen ordnungsgemäß anzuwenden. Ganz zu schweigen von den wiederkehrenden Aufwänden im Fall zukünftiger Signaturaktualisierungen.
Je mehr Benutzer Signaturen benötigen, desto höher ist das Risiko unvollständiger oder veralteter Daten, uneinheitlicher Gestaltung, fehlender gesetzlich vorgeschriebener Informationen (keine Haftungsausschlüsse oder Firmendaten).
Das Erstellen von originellen, visuell ansprechenden (und auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten funktionierenden) Signaturen erfordert fortgeschrittene HTML- und CSS-Kenntnisse.
Nichts hindert Benutzer daran, falsche persönliche Informationen zu verwenden oder ein benutzerdefiniertes Layout anzuwenden.
Wenn Sie sich dieser Einschränkungen bewusst sind, möchten Sie möglicherweise die Art und Weise ändern, wie E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation verwaltet werden. Anstatt diese Aufgabe den Benutzern zu überlassen, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, E-Mail-Signaturen zentral zu verwalten.
Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen
Der Aufbau und die Förderung der Marke eines Unternehmens ist ein kontinuierlicher Prozess und jeder Mitarbeiter, der mit Kunden oder Geschäftspartnern interagiert, muss als Markenbotschafter betrachtet werden. Die E-Mail-Korrespondenz nimmt einen beträchtlichen Teil dieser beruflichen Interaktion ein, daher sollten E-Mail-Signaturen nicht unterschätzt werden. Sie sind ein wirkungsvolles Mittel, um die Professionalität des Absenders zu vermitteln und den Empfängern mitzuteilen, ob sich das Unternehmen um sein Image kümmert.
Die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen sorgt dafür, dass sie unter Kontrolle und aktuell bleiben, einheitlich in Design und Ästhetik sind und im gesamten Unternehmen personalisiert bereitgestellt werden. Auf diese Weise können E-Mail-Signaturen sorgfältig erstellt (und unternehmensweit implementiert) werden, um eine starke Botschaft zu senden, die der Marke hilft, für die Angebote wirbt und das Unternehmen unterstützt.
Sie ermöglicht auch die Automatisierung einer eher langweiligen Aufgabe, sodass sich die Mitarbeiter stattdessen auf ihre eigene Arbeit konzentrieren können.
Zentrale Verwaltung über Exchange Online
Exchange Online ermöglicht die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen für die gesamte Microsoft 365-Organisation. Es ist möglich, E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse einzurichten, die den E-Mail-Nachrichten hinzugefügt werden, die Ihre Organisation erreichen oder verlassen. Um dies zu erreichen, ist es erforderlich, eine Nachrichtenflussregel zu erstellen (mit der konfigurierten Aktion Haftungsausschluss anfügen), die die erforderlichen Informationen zu E-Mail-Nachrichten hinzufügt. Und da Nachrichtenflussregeln viele verschiedene Bedingungen und Ausnahmen enthalten können, ist es auch möglich, separate Signaturvorlagen für verschiedene Abteilungen oder sogar bestimmte Benutzer zu erstellen.
Der Prozess kann sich jedoch für jemanden, der dies zum ersten Mal macht, als mühsam erweisen. Aus diesem Grund haben wir eine kurze Videoanleitung vorbereitet, die Folgendes erklärt:
Wie eine E-Mail-Signaturregel im Exchange Admin Center eingerichtet wird.
Woher man den HTML-Code mit Active Directory-Platzhaltern für die Signaturvorlage erhält.
Wie die globalen E-Mail-Signaturen aus Benutzersicht funktionieren.
Was die Einschränkungen von Signaturregeln sind.
Welche Tricks möglich sind, um die Signatur-Regel nützlicher zu machen.
Neben dem Exchange Admin Center ist es auch möglich, ähnliche Ergebnisse mit PowerShell und VBScript zu erzielen. Der unmittelbare Nachteil dieser beiden Methoden besteht darin, dass die erste nur für Outlook im Web (OWA) und die zweite nur für den Desktop-Client funktioniert.
Einschränkungen
Obwohl diese Verwaltungsmethoden besser sind, als alle E-Mail-Clients separat einzurichten, sind sie immer noch nicht perfekt. Sie sind mit vielen Einschränkungen verbunden:
Mangel an einem dedizierten, benutzerfreundlichen HTML-Editor.
Keine automatischen Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen.
Die Delegation von Signaturverwaltungsrechten ist nicht möglich.
Signaturen werden nicht direkt unter Antworten/Weiterleitungen angezeigt.
Es ist nicht möglich, eingebettete Bilder zu verwenden.
Signaturen sind beim Verfassen der Nachrichten oder in den gesendeten Elementen nicht sichtbar.
Leerzeichen in Signaturen bei fehlenden Active Directory-Werten.
Keine Auswahl von Active Directory-Attributen möglich.
Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar.
Fehlende Unterstützung für die Mehrinstanzenfähigkeit.
Die obige Liste soll die Einschränkungen aufzeigen, mit denen Unternehmen am häufigsten konfrontiert sind, und ist daher nicht erschöpfend.
Zentrale Verwaltung über CodeTwo Email Signatures for Office 365
Obwohl die obige Liste lang erscheint, ist die Überwindung all dieser Einschränkungen einfacher als Sie vielleicht denken. Obwohl sie nicht nativ behoben werden können, kann ein spezielles Tool wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 alle damit verbundenen Probleme lösen und noch viel mehr.
Die Lösung erfindet den Umgang mit E-Mail-Signaturen in Microsoft 365-Organisationen neu:
Zentrale Verwaltung aller Signaturen Sie können eine einzelne Regel verwenden, um personalisierte E-Mail-Signaturen auf alle Personen in einer Microsoft 365-Organisation anzuwenden. Signaturen werden zu E-Mails hinzugefügt, die von jedem Gerät und E-Mail-Client gesendet werden. Sie können Signaturvorlagen so anpassen, dass sie für ausgewählte Abteilungen oder Benutzer anders aussehen.
WYSIWYG-Editor für HTML-Vorlagen Erstellen Sie ganz einfach fortgeschrittene E-Mail-Signaturen, die auf allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten funktionieren, konvertieren Sie Ihre Signaturen automatisch in HTML-, Nur-Text- und RTF-Formate, fügen Sie Active-Directory-Platzhalter ein, bearbeiten Sie das Signatur-Layout, ändern Sie Farben und Schriftarten, fügen Sie Bilder, Logos oder Microsoft 365-Benutzerfotos ein usw.
Signaturen sichtbar beim Verfassen von E-Mails und in Gesendeten Elementen CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist die erste Software zur E-Mail-Signaturverwaltung für Microsoft 365, mit der Sie Signaturen, die in der Cloud hinzugefügt werden, in der Vorschau anzeigen und in Gesendeten Elementen auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients sehen können.
Unterstützung für AAD-Felder und benutzerdefinierte Attribute Neben den in Azure Active Directory verfügbaren Feldern können Sie benutzerdefinierte Attribute hinzufügen, die in Azure AD nicht verfügbar sind, oder Sie können Ihre Endbenutzer ihre Signaturinformationen selbst aktualisieren lassen (ohne Auswirkungen auf die in AAD gespeicherten ursprünglichen Werte).
Eingebettete Logos und Bilder Fügen Sie Firmenlogo und Marketingbanner als Inline-Anhänge hinzu. Auf diese Weise werden Bilder beim Empfang einer E-Mail nicht von den E-Mail-Clients der Empfänger blockiert.
Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen Fügen Sie Fotos von Microsoft 365-Benutzern zu E-Mail-Signaturen hinzu.
Besuchen Sie die Produktseite, um mehr zu erfahren und das Tool kostenlos zu testen, oder sehen Sie sich das folgende kurze Video an, um zu erfahren, warum sich Unternehmen für unsere Software entscheiden:
Haben Sie jemals eine E-Mail-Signatur gesehen, die Sie einfach gehasst haben? Ein Anblick, der Sie in solche Verlegenheit gebracht hat, dass Sie die Diskussion mit dem Sender sofort beenden wollten?
Ja, E-Mail-Signaturen können das. Bei korrekter Einstellung haben sie jedoch eine ganz gegenteilige Wirkung. Eine ordentliche, professionelle E-Mail-Signatur kann entweder einen WOW-Effekt hinterlassen oder einfach das Gefühl geben, dass alles stimmt. Und als Mehrwert können Sie mit einer guten Signatur z. B. für Ihre Angebote werben oder Kundenfeedback einholen.
Was macht also den Unterschied zwischen einer ansprechenden und einer weniger ansprechenden Signatur? Es gibt mehr als einen Faktor, und um sicherzustellen, dass Sie alles richtig machen, müssen Sie die E-Mail-Signatur-Etikette befolgen.
Was ist die E-Mail-Signatur-Etikette?
Die E-Mail-Signatur-Etikette besteht aus einer Reihe von Regeln und Best Practices, die Ihnen helfen, ansprechende und effektive Signaturen zu erstellen.
Im Folgenden habe ich eine Liste der schlimmsten Verbrechen gegen die E-Mail-Signatur-Etikette zusammengestellt und erklärt, wie man sie vermeidet oder behebt.
Zweiseitige Haftungsausschlüsse für E-Mails mit zwei Buchstaben
Verstehen Sie mich nicht falsch. Haftungsausschlüsse können zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften erforderlich sein. Einige Menschen verwechseln Haftungsausschlüsse jedoch mit juristischen Dokumenten und übertreiben es. Haftungsausschlüsse sind nicht nur viel zu oft zu lang, sondern werden auch in der Regel jeder Antwort- und Weiterleitungsnachricht hinzugefügt. Das ist eine sehr effektive Methode, um Ihre Empfänger zu verärgern.
Wie kann das behoben werden?
Fragen Sie Ihre Rechtsabteilung oder denjenigen, der sich das zweiseitige Monster ausgedacht hat, ob der Haftungsausschluss wirklich alle diese Informationen in drei verschiedenen Sprachen enthalten muss. Und wenn Sie keine Ahnung haben, womit Sie anfangen sollen, finden Sie hier Beispiele für professionelle E-Mail-Haftungsausschlüsse.
Es kann auch eine gute Idee sein, einen Haftungsausschluss nur einmal in einer E-Mail-Konversation anzuhängen.
10 MB große JPEG-Grafiken
Bilder sind in E-Mail-Signaturen durchaus in Ordnung. Sie können Ihre Korrespondenz hervorheben, und wenn eine Signatur gut entworfen ist, fördern sie Ihr Branding und ermutigen die Empfänger, Angebote zu sehen, die mit den Bannern verknüpft sind. Grafiken können Ihnen jedoch auch schaden. Die Verwendung extrem großer Dateien bringt mehr als ein Problem mit sich:
Das Herunterladen großer Dateien dauert viel länger, und eine Signatur sollte niemals zu Verzögerungen beim Laden von E-Mails führen.
Während einzelne 10 MB keine allzu große Belastung für E-Mail-Systeme darstellen sollten, verlängert das Hinzufügen großer Dateien zu E-Mail-Signaturen die Zustellung jeder Ihrer Nachrichten. Und wenn Sie E-Mails an mehr als einen Empfänger senden, werden Sie Ihr Postfach und die Postfächer anderer verstopfen.
Spamfilter können große Bilder als Bedrohung einstufen.
Ironischerweise können hochauflösende Bilder aufgrund von Skalierungsproblemen verschwommen angezeigt werden.
Wie kann das behoben werden?
In den meisten Fällen ist die ideale Bildauflösung doppelt so hoch wie der Zielplatzhalter. Mit anderen Worten, wenn Ihr Design der E-Mail-Signatur 300×100 Pixel für ein Banner reserviert, sollten Sie eine 600×200 Pixel große Grafikdatei verwenden, die sich gut verkleinern lässt. Außerdem lohnt es sich, Ihre Bilder in PNG und JPG zu exportieren, um zu sehen, welches Format weniger “wiegt”.
Die Zeit und Energie, die Sie investieren, um sicherzustellen, dass die Signatur gut aussieht und funktioniert, führt zu einem Vertrauenszuwachs bei Ihrem Empfänger. Die Aufmerksamkeit für Details ist ein Muss, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Marke immer mit Qualität assoziiert wird. Wenn also ein Element, das Sie mit jeder E-Mail senden, nicht mehr aktuell ist, erwarten Sie nicht, dass andere Sie hoch einschätzen werden.
Deshalb ist die Werbung für eine bereits stattgefundene Veranstaltung oder ein längst beendetes Angebot schädlich. Werbung ist jedoch nicht der einzige Zweck einer E-Mail-Signatur. Eine Signatur ist auch dazu da, um Ihre Empfänger beispielsweise auf einen anderen Kontaktkanal umzuleiten. Und wenn Ihre Kontaktdaten nicht mehr gültig sind, können Sie sich sicher sein, dass diejenigen, die Sie nicht erreichen können, sauer werden.
Wie lässt sich dieses Problem vermeiden?
Wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Signatur einrichten, sollten Sie sie von Zeit zu Zeit überprüfen. Und wenn Ihr Unternehmen E-Mail-Signaturen zentral verwaltet, ist es am besten, eine Lösung zu verwenden, die in Echtzeit mit der Datenbank Ihrer Benutzer synchronisiert wird und über eine Scheduler-Funktion verfügt, wie unsere Tools.
Vollständige Signaturen für Antwort- und Weiterleitungsnachrichten
Vollständige E-Mail-Signaturen geben Ihnen den größten Platz, um Ihr Branding einzubeziehen, Ihre Angebote zu bewerben und sich im Allgemeinen auf die bestmögliche Weise zu präsentieren.
Das Einfügen einer solchen vollständigen Signatur in jede einzelne E-Mail-Antwort oder in interne Nachrichten kann jedoch selbst den geduldigsten E-Mail-Benutzer wütend machen. Wenn Sie Ihre Empfänger mit Bannern bombardieren, wird die Anzahl der absichtlichen Klicks nicht erhöht und es wird schwierig, der gesamten Konversation zu folgen.
Wie kann man dies vermeiden?
Die beste Vorgehensweise besteht darin, Ihre vollständige E-Mail-Signatur für die erste E-Mail in einem Thread zu reservieren und ihre vereinfachte Variante in nachfolgenden Nachrichten zu verwenden.
Behandlung von E-Mails als Websites
Der nächste Weg, gegen die E-Mail-Signatur-Etikette zu verstoßen, ist alles andere als offensichtlich, aber es passiert häufig. Bedenken Sie Folgendes:
E-Mail-Signaturen bestehen aus HTML. Websites bestehen aus HTML. Da bei beiden dieselbe Sprache verwendet wird, sollten Sie in der Lage sein, E-Mail-Signaturen auf die gleiche Weise zu erstellen, wie Sie eine Website erstellen, richtig? Obwohl eine gewisse Logik dahinter steckt, ist es aus mehr als einem Grund weit von der Wahrheit entfernt.
Heutzutage zeigen die meisten Internetbrowser HTML-Code auf ziemlich ähnliche Weise an. Es war nicht immer so. Bevor der Internet Explorer (IE) eingestellt wurde, war er der Erzfeind von Webentwicklern. Dinge, die überall sonst funktionierten, funktionierten nicht im IE, und Sie brauchten eine besondere Art von Geduld, um herauszufinden, warum und wie Sie das Problem beheben können, ohne die Darstellung der Websites in allen anderen Browsern zu beeinträchtigen… Stellen Sie sich nun vor, dass fast jeder E-Mail-Client HTML anders versteht. Fast jeder E-Mail-Client ist auf die eine oder andere Weise wie der IE.
Darüber hinaus müssen Sie beim Versenden von E-Mails an Mechanismen denken, die verhindern, dass Spam in Posteingänge gelangt.
OK, das ist eine Menge Theorie. Was genau hat es mit der E-Mail-Signatur-Etikette zu tun?
Wenn Sie versuchen, eine perfekte, responsive E-Mail-Signatur zu entwerfen, die für verschiedene Bildschirmabmessungen unterschiedlich aussieht, wird dies wahrscheinlich nicht funktionieren. Wenn Sie versuchen, eine Signatur mit JavaScript zu formatieren, landet sie wahrscheinlich in der Quarantäne. Signaturen benötigen eine ganz bestimmte Art von HTML-Code, wenn sie gut funktionieren sollen.
Was soll man tun?
Verwenden Sie professionell gestaltete E-Mail-Signaturvorlagen aus der Vorlagenbibliothek oder erstellen Sie Ihre E-Mail-Signatur mit dem kostenlosen Generator. Und wenn Sie eine Signatur von Grund auf neu entwerfen möchten, sehen Sie sich den folgenden Artikel an:
Testen Sie schließlich Ihre E-Mail-Signaturen, bevor Sie sie endgültig einrichten.
Nur-Bild-Signatur
In Anbetracht des vorherigen Punktes könnten Sie versucht sein, einfach einen Screenshot der Signatur zu erstellen, sobald sie in Ordnung aussieht, und das Bild dann in Ihre E-Mail-Signatureinstellungen einzufügen. Das Bild sollte unabhängig von einem E-Mail-Client identisch aussehen. Das stimmt, aber ein solches Vorgehen macht die Signatur gleichzeitig fast völlig nutzlos. Nachfolgend die Begründung:
Empfänger können weder Ihre Kontaktdaten kopieren noch Links verwenden. Während Sie dem gesamten Bild einen Link hinzufügen könnten, werden die meisten Empfänger dies als große rote Flagge sehen.
Bildschirmleseprogramme können keinen Teil der Signatur lesen.
Eine Nur-Bild-Signatur wiegt normalerweise viel mehr und sieht schlechter aus als eine korrekt codierte HTML-Signatur, insbesondere wenn sie vergrößert wird.
Die meisten Nur-Bild-Signaturen sind für den Dunkelmodus nicht geeignet.
Wie kann das behoben werden?
Tun Sie es einfach nicht. Es lohnt sich, zusätzliche Anstrengungen zu unternehmen, insbesondere wenn Sie einige gute E-Mail-Signaturdesigns verwenden können, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
E-Mail-Signatur-Etikette in einem Unternehmen
Das Befolgen dieser Best Practices erfordert einige Anstrengungen, ist aber insgesamt möglich und lohnt sich. Zumindest für eine einzelne Person. Aber denken Sie in Bezug auf ein ganzes Unternehmen.
Sicherzustellen, dass jede einzelne E-Mail-Signatur der Etikette entspricht und dieselbe Markenidentität aufweist, ist eine äußerst zeitaufwändige Aufgabe, die normalerweise damit endet, dass die IT Signaturen für alle einrichtet.
Aus diesem Grund haben wir Tools entwickelt, mit denen Sie E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen verwalten können. Dank denen:
Verwaltet eine einzelne Person oder ein Team E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter.
Wird dieselbe personalisierte Signaturvorlage in jedem E-Mail-Client und auf jedem Gerät korrekt dargestellt.
Können Sie unternehmensweite Änderungen innerhalb von Sekunden anwenden.
Ist es möglich, verschiedene Signaturen für Antwort- und Weiterleitungsnachrichten zu verwenden.
Für manche Menschen sind animierte GIFs die Essenz des Internets – vor ihnen gab es nichts Interessantes. GIFs haben uns die Augen für die Magie von ultra-süßen, animierten Kätzchen, Memes und epischen Fehlschlägen geöffnet, um nur einige Beispiele zu nennen. Aber abgesehen von diesen sehr beliebten und wiederverwendbaren GIFs gibt es noch eine andere Art von GIFs – einfache Animationen, die in der Geschäftswelt als professionell angesehen werden könnten.
Wie wäre es dann, sie in E-Mail-Signaturen einzufügen? Dank unseres atavistischen Raubtierinstinkts erregt nichts unsere Aufmerksamkeit so sehr wie ein sich bewegendes Objekt vor einem statischen Hintergrund (d. h. dem üblichen E-Mail-Inhalt). Animierte GIFs scheinen genau für diesen Zweck geschaffen zu sein. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn der Grat zwischen „Aufmerksamkeit erregend“ und „extrem nervig“ ist schmaler als Sie vielleicht denken.
Nachfolgend finden Sie die ultimative Anleitung zu animierten GIFs in E-Mail-Signaturen. Erfahren Sie, ob Sie sie verwenden sollten, wie Sie sie hinzufügen und wie Sie sicherstellen, dass sie nicht fehlschlagen.
Im Allgemeinen sind animierte GIFs wahrscheinlich die einfachste Form der Animation. Technisch gesehen ist ein GIF eine Reihe von (Einzel)Bildern die in einer Sequenz gezeigt werden, um Bewegungen zu imitieren. Wenn Sie sie zerlegen, enthält jedes dieser Einzelbilder Informationen darüber, wie lange es auf dem Bildschirm bleiben soll, bevor es zum nächsten wechselt. Schließlich hat die GIF-Datei ein “Flag”, das darüber informiert, ob die Animation endlos oder nur einmal wiederholt werden soll. Natürlich steckt hinter GIFs noch mehr, aber aus Sicht der E-Mail-Signaturen ist dieses Wissen ausreichend.
Einfachheit ist eine gute Sache. Es gibt unzählige animierte GIFs im Internet und Sie können Ihre eigenen mit verschiedenen Grafikeditoren erstellen. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Produkte, die über diese Funktion verfügen.
Da das GIF-Format so einfach ist, werden diese Dateien weitgehend unterstützt. Da zum Abspielen keine ausgeklügelten Codecs erforderlich sind, werden sie höchstwahrscheinlich von jeder webbasierten Anwendung und Website ohne Probleme angezeigt.
Da andererseits jeder Frame ein separates Bild ist, kann die Größe Ihres GIFs in die Höhe schnellen, selbst wenn es scheint, dass nicht viel passiert. Das müssen Sie beim Designen berücksichtigen, um Ladeprobleme zu vermeiden.
Unterstützte E-Mail-Clients
Wenn es um das Versenden von animierten GIFs geht – jeder E-Mail-Client, der das HTML-Format unterstützt, ist ausreichend. Wenn Sie Ihre Nachricht im Nur-Text senden, ist dies nicht der Fall.
Wenn es darum geht, animierte GIFs anzuzeigen, wird es kompliziert. Alle webbasierten E-Mail-Clients (wie OWA, Gmail oder Yahoo) sollten keine Probleme haben, animierte GIFs anzuzeigen. In den meisten Fällen zeigen Outlook für mobile Geräte und native Android- und iPhone-Mail-Apps auch animierte GIFs normal an.
Desktop-Versionen von Outlook unterstützen im Allgemeinen keine Animationen in E-Mails. “Mangelnde Unterstützung” bedeutet, dass GIFs zwar erscheinen, aber nicht animiert sind – diese Clients zeigen ein statisches Bild von dem ersten Frame des GIFs an. Die einzigen Outlooks, in denen animierte GIFs funktionieren, sind Outlook 2003 und Outlook ProPlus (Outlook als Teil des Office/Microsoft 365-Abonnements), laut offiziellen Versionshinweisen, beginnend mit Version 1901 des monatlichen Updatekanals. Im Fall des halbjährlichen Updatekanals werden animierte GIFs seit Version 1908 unterstützt.
Die obigen Informationen zählen kaum als vollständige Liste der unterstützten E-Mail-Clients. Aber darum geht es nicht. Es geht darum, dass entweder aufgrund der Version vom E-Mail-Client Ihres Empfängers oder aufgrund nicht standardmäßiger Einstellungen das animierte GIF möglicherweise überhaupt nicht animiert wird. Wenn Sie Ihr Logo animieren möchten, müssen Sie sich fragen, ob Sie bereit sind, das Risiko einzugehen, dass das wichtigste Element Ihres Designs nicht auftaucht, und was zu tun ist, wenn es nicht animiert wird.
Vor- und Nachteile von animierten GIFs in E-Mail-Signaturen
Bevor Sie einen Haufen Animationen in Ihre E-Mail-Signatur einwerfen, lohnt es sich, die Vor- und Nachteile zu betrachten. Oder genauer gesagt, die möglichen Vorteile und Risiken der Verwendung von animierten GIFs in E-Mail-Signaturen. Sie profitieren wahrscheinlich von der richtigen Art von GIFs und riskieren mehr mit deren falschen Art.
Mögliche Vorteile
Beachten Sie, dass ein animiertes GIF nicht auf magische Weise alle der folgenden Vorteile wahr werden lässt. Selbst wenn Sie Ihrer Animation einen Zauberstab hinzufügen. Sie müssen Ihre E-Mail-Signatur als Ganzes sorgfältig zusammenstellen und dafür sorgen, dass sie mit Ihrer visuellen Identität übereinstimmt.
Lenken Sie die Aufmerksamkeit auf Ihre Marketingkampagnen. Manchmal reicht eine leichte Bewegung aus, damit die Augen Ihrer potenziellen Kunden einen Blick auf Ihr neuestes Sonderangebot werfen.
Zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie E-Mails wie ein Profi vorbereiten können. Die richtige Art vom GIF – eine flüssige und gut aussehende Animation, die gut zum Rest der Signatur passt, wird wahrscheinlich die professionelle Stimmung vermitteln und ein Vertrauensgefühl schaffen. Das leisten professionelle E-Mail-Signaturen.
Sagen Sie mehr als mit einem statischen Bild. Natürlich haben Animationen mehr Potential als statische Bilder. Dank dessen können Sie GIFs für mehr Zwecke verwenden, als nur um Aufmerksamkeit zu erregen. Mit genügend Kreativität können Sie beispielsweise zeigen, was Ihr Unternehmen macht oder was die Unternehmensmission ist.
Sie sind ein perfekter Vorwand, um Ihr Logo zu animieren. Ein animiertes Logo eignet sich beispielsweise hervorragend als Teil Ihres Produktvideos. Wenn Sie es zum Zweck einer E-Mail-Signatur animieren, können Sie es auf viele verschiedene Arten wiederverwenden.
Risiken
Warum denke ich, dass Risiken passender als Nachteile sind? Es kommt ganz darauf an, wer ihre Empfänger sind, welche Art von GIFs Sie verwenden und von welchen E-Mail-Clients diese angezeigt werden. Tatsache ist, dass Sie sie (Risiken) im Auge behalten und die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens minimieren müssen, indem Sie einige der folgenden Tipps anwenden.
Animierte GIFs können lästig sein. In Wirklichkeit ist dies sehr einfach zu erreichen. Versuchen Sie, sich auf ein komplexes Problem oder etwas Ernstes zu konzentrieren, während etwas in Ihrem Augenwinkel blinkt, sich bewegt oder springt.
Ihre Empfänger sehen die Animation möglicherweise nicht. Wie ich oben erwähnt habe, gibt es einige E-Mail-Clients, die animierte GIFs nicht unterstützen. Darüber hinaus können Empfänger eine Option oder ein Add-in für den genauen Zweck des Blockierens von Animationen verwenden. Wieso denn? Werfen Sie zunächst einen Blick auf Risiko Nummer 1 oben. Aus diesem Grund müssen Sie sicherstellen, dass Sie genau wissen, was passiert, wenn sie Ihre E-Mail erhalten (siehe Abschnitt Tipps unten).
Sie können die E-Mail-Größe erheblich erhöhen. Wie ich bereits erwähnt habe, ist es einfach, riesige animierte GIFs zu erstellen. Wenn Sie sie in Ihre E-Mail-Signatur einbetten, können Sie von Spamfiltern erwischt werden. Es kann auch dazu führen, dass Ihre E-Mails lange geladen werden und Ihr Postfach sowie die Postfächer anderer überlasten. Wenn Sie Ihre GIFs hosten und sie als verknüpfte Bilder hinzufügen, sollte die Größe der E-Mails gering bleiben, aber Sie werden das Problem des langsamen Ladens nicht lösen. Einige Empfänger könnten sogar denken, dass Sie versuchen, ihnen eine Art Malware zu senden.
Tipps zur Verwendung animierter GIFs
Seien Sie subtil
Selbst die tollste Animation, wenn sie oft genug wiederholt wird, wird Ihre Empfänger dazu bringen, sich die Haare zu raufen. Oder Sie als Spammer und Bedrohung für die Gesellschaft zu melden. Um sicherzustellen, dass Sie es nicht übertreiben, öffnen Sie ein Fenster mit Ihrem animierten GIF neben Ihren E-Mails und sehen Sie, ob diese Ansicht Ihre Augen erfreut.
Endlosschleife oder einmalige Animationen?
Beide Optionen können in Ihren E-Mail-Signaturen gut aussehen. Mit einmaligen Animationen können Sie Ihrer Fantasie freien Lauf lassen. Da sie nur einmal auftauchen, können Sie Ihr Logo zum Tanzen bringen, ohne den “Ärgerfaktor” zu sehr zu riskieren. Aber was ist, wenn Ihre E-Mails normalerweise lang sind und jemand sie auf einem relativ kleinen Display öffnet? Ihre Animation wird höchstwahrscheinlich irgendwo im Posteingang einer anderen Person leise sterben. Endlosschleifen sind eher zu sehen, aber wenn Sie Animationen zu häufig machen, werden sie sowohl Sie als auch den Rest der zivilisierten Welt ablenken.
Achten Sie auf die Größe!
Es ist überraschend einfach, übergroße animierte GIFs zu erstellen. Sie könnten denken, dass zwei kleine Fotos mit einem einfachen Übergang zwischen ihnen wahrscheinlich nicht viel Platz beanspruchen. Es hängt alles von der Größe, den Quellgrafiken und der Anzahl der Einzelbilder ab, aber es ist nicht selten, ein paar Sekunden lange GIFs mit einer Größe von 1 MB und manchmal viel mehr zu erstellen. Es ist zwar nichts, was E-Mail-Nachrichten nicht unterstützen können, es kann jedoch dazu führen, dass E-Mail-Clients verzögert arbeiten und Postfächer ihr Kontingent viel zu schnell erreichen. Oder die E-Mail wird eine Sekunde zu lange geladen. Oder Ihre Nachricht wird direkt in den Junk-Ordner verschoben. Aus kreativer Sicht könnte es sich also richtig anhören, ein Banner zu erstellen, das Ihr Portfolio präsentiert. Aus technischer Sicht – tun Sie es nicht. Sie wollen doch nicht das Internet kaputt machen, oder?
Womit soll man anfangen?
Nun, Sie denken vielleicht, dass ein Logo, das aus dem Nichts auftaucht, ein guter Anfang ist. Sie haben Recht, es hat ein hohes “sieht wirklich gut aus”-Potenzial. Was aber, wenn die E-Mail-Clients Ihrer Empfänger keine animierten GIFs unterstützen? Alles, was Ihre Empfänger sehen werden, ist ein leerer Platz, der bereit ist, Ihr Logo nicht anzuzeigen. Sie können dem auf zwei Arten entgegenwirken: lassen Sie entweder Ihr erstes Einzelbild das Logo in voller Pracht anzeigen, oder lassen Sie das Logo verschwinden und später in der Schleife auftauchen. Der Nebeneffekt der Methode mit dem ersten Einzelbild ist, dass es höchstwahrscheinlich merklich blinken wird, wenn die E-Mail geladen wird. Die zweite Methode mag nicht perfekt klingen, weil sie Ihr ursprüngliches Design mit dem aus dem Nichts auftauchenden Logo verändert. In Wirklichkeit besteht jedoch eine gute Chance, dass die meisten Ihrer Empfänger sich das GIF nicht von Anfang an ansehen werden. Bleiben Sie flexibel und passen Sie sich der Situation an.
Womit soll man enden?
Auch wenn es zu offensichtlich klingt, müssen Sie darüber gründlich nachdenken. Eine einfache Möglichkeit, das animierte GIF zu beenden, besteht darin, sicherzustellen, dass das letzte und erste Einzelbild gleich sind. Dadurch wird ein fließender Übergang gewährleistet. Andernfalls könnte Ihr GIF so aussehen, als wäre es schlecht gemacht, egal wie viel Aufwand Sie in die Erstellung gesteckt haben.
Testen Sie Ihre E-Mail-Signatur
Es ist immer gut, Ihre E-Mail-Signatur in verschiedenen E-Mail-Clients zu testen, bevor Sie sie tatsächlich implementieren. Das Hinzufügen von animierten GIFs macht diese Notwendigkeit noch wichtiger. Worauf sollte man sich konzentrieren? Einige Grafikeditoren ändern möglicherweise den Hintergrund Ihres animierten GIFs von weiß zu gräulich, fügen einige Artefakte oder Störungen hinzu, insbesondere bei Übergängen. Ihr Designtool kann die Animation auch überoptimieren, wodurch sie etwas kleiner wird, während ihre Qualität stark abnimmt.
Wie werden animierte GIFs zu E-Mail-Signaturen hinzugefügt
Nun, dieser Teil ist einfach. Sie fügen sie genau so hinzu, wie Sie ein statisches PNG- oder JPG-Bild hinzufügen würden.
Tipps zum Hinzufügen als verknüpfte Bilder finden Sie in diesem Artikel: Direkter Link zu einem gehosteten Bild in E-Mail-Signaturen. Anschließend können Sie Ihre GIFs mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator zu einem E-Mail-Signaturdesign Ihrer Wahl hinzufügen. Dank dessen können Sie ganz einfach eine professionelle E-Mail-Signatur erstellen, die gut aussieht und funktioniert.
Beispiele animierter GIFs für E-Mail-Signaturen
Sie können die folgenden Beispiele von animierten GIFs als Referenz und Inspiration für Ihre eigenen Projekte verwenden. Oder um eine Vorstellung davon zu bekommen, was bei E-Mail-Signaturen funktioniert. Alle der folgenden GIFs werden in einer Endlosschleife abgespielt, da sie zu dem Zeitpunkt, an dem Sie zu diesem Teil des Artikels gekommen sind, wahrscheinlich aufgehört hätten, sich zu bewegen.
Signatur 1. BeaseFox
Das BeaseFox-Logo zeigt, dass Sie keine komplexen Animationen erstellen müssen, um die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger zu erregen. Drei einfache animierte Aktionen machen das Logo sichtbar. Gleichzeitig sorgt die kurze Animation zusammen mit einer längeren Pause dafür, dass Ihre Empfänger konzentriert bleiben, anstatt ständig abgelenkt zu werden. Es ist auch entscheidend, dass die Animation zum Rest des Designs passt – das animierte GIF hat genau die richtige Größe und verwendet ähnliche Farben.
Signatur 2. Padbox
Das obige animierte Logo ist komplexer. Dank größerer Abmessungen des GIF ist es möglich, mehr zu sagen. Eine Animation wie diese eignet sich besonders gut für kurze, informative E-Mails. Bei GIFs mit Verschwindeeffekten ist es wichtig, das erste Einzelbild auf das vollständige Logo zu setzen, falls bei dem Empfänger keine Animationen angezeigt werden.
Signatur 3. BotClock
Das BotClock-Logo enthält eine kurze Schreibanimation. Solche Animationen funktionieren besonders gut, wenn Ihr Logo kalligrafischen Text enthält. Die Platzierung verlinkter Social Media Icons neben dem Logo erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Empfänger Ihre Profile besuchen werden.
Signatur 4. Streamwatch
Das animierte Logo von Streamwatch ist dezent, aber gleichzeitig auffällig. Da das Logo nicht den größten Teil des Designs der Signatur einnimmt, ist es einfach, sich auf andere Elemente zu konzentrieren, insbesondere auf das Banner. Verwenden Sie es, um Ihre Produkte, Dienstleistungen oder Inhalte zu bewerben.
Möchten Sie mehr über E-Mail-Signaturen erfahren? Werfen Sie einen Blick in unsere Wissensbank, um alles über E-Mail-Signaturen zu erfahren.
Heutzutage checken immer mehr Menschen E-Mails auf ihren mobilen Geräten und nicht auf Desktops.1 Außerdem ist iOS nach den neuesten Daten derzeit das zweitbeliebteste mobile Betriebssystem der Welt.2 Wenn Sie diese beiden Fakten verbinden, kommen Sie sehr wahrscheinlich zu dem Schluss, dass Ihre E-Mails jeden Tag auf iOS gelesen werden.
Es ist eine bekannte Tatsache (zumindest für Brancheninsider), dass sich E-Mail-Clients bei der Anzeige Ihrer Nachrichten einige Freiheiten nehmen können. Mit anderen Worten, Ihre Nachricht kann unterschiedlich aussehen, je nachdem, welche App Ihr Empfänger verwendet. Um die Sache noch komplexer zu machen, sind Apps auf mobilen Geräten noch anfälliger für Probleme, insbesondere im Hinblick auf Multimedia-Inhalte.
Wenn Sie also bereits eine E-Mail-Signaturvorlage von mail-signatures.com verwenden oder dies planen und sich fragen, ob Sie mit Problemen rechnen müssen, wenn Ihre Empfänger Ihre E-Mails auf iPhone-Geräten öffnen, lesen Sie weiter, um mehr Details zu erfahren. Sie werden auch hilfreiche Informationen finden, wenn Sie vorhaben, mit einer Signatur versehene E-Mails direkt von Ihrem iPhone aus zu versenden.
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Empfänger
Versuchen Sie, sich in die Lage Ihrer Empfänger zu versetzen. In diesem Abschnitt bespreche ich mögliche Probleme im Zusammenhang mit dem Empfang von E-Mails mit Signaturen in den beliebtesten E-Mail-Clients für iOS.
1:1 Layout
Wenn Sie Ihre kostbare Zeit dem Entwerfen einer Signatur widmen, möchten Sie höchstwahrscheinlich, dass Ihr Empfänger sie so sieht, wie Sie es beabsichtigt haben. Eventuelle Abweichungen vom ursprünglichen Erscheinungsbild sind unerwünscht.
In dieser Hinsicht gibt es keinen klaren Leader. Während meiner Tests präsentierte Outlook für iOS Signaturen im Allgemeinen recht gut, unabhängig vom E-Mail-Client des Absenders. Auf der anderen Seite neigte es dazu, grafische Elemente (siehe z. B. Firmenlogo unten) nicht so groß anzuzeigen, wie sie sein sollten, wodurch unnötige Lücken zwischen Elementen meiner Signatur entstanden.
Der nächste E-Mail-Client, Gmail für iOS, schien den Wettbewerb zunächst zu gewinnen. Tatsächlich war er in der Lage, die 1:1-Formatierung für alle Signaturelemente beizubehalten und die Signatur auf fast die volle Bildschirmbreite zu strecken, damit sie auf einem Mobilgerät am besten aussieht. Später stellte sich jedoch heraus, dass die App Multimedia-Inhalte für alle E-Mails, die von einer Outlook-Desktop-App gesendet werden, wiederholt nicht richtig anzeigt, weil sie entweder Textformatierungen und Abstände zwischen Elementen ignoriert (ein Gmail-Konto) oder nicht alle Nicht-Text-Elemente anzeigt (andere Kontoarten).
Schließlich zeigt Apple Mail, die standardmäßige iOS-E-Mail-App, die Signatur immer zu schmal an, wodurch sie kleiner als beabsichtigt erscheint, wie unten gezeigt. Sie können auch sehen, dass der Abstand zwischen einigen Signaturelementen ebenfalls zu gering ist (z. B. bei Kontaktdaten). Positiv ist, dass die Position und das Seitenverhältnis für Signaturelemente immer erhalten bleiben.
Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Signatur auf iPhone-Geräten richtig angezeigt wird, sind wie folgt:
Senden Sie Ihre E-Mails von etablierten Web-E-Mail-Clients (z. B. outlook.com oder gmail.com).
Führen Sie zuerst einige Tests durch (falls Sie zufällig ein iPhone-Gerät besitzen).
Verwenden Sie die gängigsten Bildformate wie JPG (JPEG) oder PNG. Mobile E-Mail-Clients, insbesondere Apple Mail, neigen dazu, Probleme mit der Unterstützung weniger beliebter Formate wie BMP zu haben. Diese Bilder sind nicht nur erheblich größer, sondern können auch dazu führen, dass Bilder in Ihrer Signatur verschwinden, sobald Ihre Nachricht auf einem iPhone beantwortet wird. Erfahren sie mehr
Bitte keine Verlinkungen
E-Mail-Clients können intelligente Funktionen verwenden, um eine physische Adresse oder Telefonnummer zu erkennen, die Sie Ihrer Signatur hinzugefügt haben. Ich habe nichts dagegen, wenn es auf diskrete Weise geschieht, ohne das Aussehen der Signatur zu verändern – so wie in Apple Mail. Im Screenshot unten sehen Sie nur winzige, kaum sichtbare Linien, die Ihnen mitteilen, dass es sich um einen Link oder ein interaktives Element handelt. Die Formatierung wird nur für eine Website-Adresse erheblich geändert, was akzeptabel ist.
Gmail für iOS ist weniger intelligent – die App erkennt keine physischen Adressen, implementiert aber mehr Formatierungsänderungen (Website-Adressen, E-Mail-Adressen).
Schließlich scheinen die intelligenten Funktionen von Outlook für iOS bei Ihrem ursprünglichen Signaturdesign am meisten nach hinten loszugehen, wobei die mit Hyperlinks versehene physische Adresse wirklich schlecht aussieht.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Formatierung (und das Erscheinungsbild im Allgemeinen) Ihrer E-Mail-Signatur unverändert bleibt, versuchen Sie, den HTML-Code Ihrer Signatur leicht zu ändern, wie in diesem Artikel gezeigt.
Tipps für einen (fast) fehlerfreien Versand
Jetzt ist es Zeit für Ihre Perspektive. Hier werde ich Probleme vorstellen, die auftreten können, wenn Sie E-Mail-Clients für iOS verwenden, um mit einer Signatur versehene Nachrichten zu senden.
Seltsame Formatierungsformen
Wenn Sie wirklich E-Mails mit einer perfekt aussehenden Signatur senden möchten, empfehle ich Ihnen dringend, dies mit einem Web-E-Mail-Client in Ihrem Desktop-Browser zu tun. Das liegt daran, dass mobile Clients, einschließlich derjenigen für iOS, Probleme mit der Beibehaltung der ursprünglichen Formatierung haben.
Beispielsweise ändert Apple Mail die Formatierung von Schriftarten, sodass Ihr Empfänger Ihre Signatur möglicherweise mit einer anderen und größeren Schriftart sehen wird. Um Multimedia (Banner, Logo usw.) anzuzeigen, muss Ihr Empfänger außerdem möglicherweise oben im E-Mail-Lesefenster auf Benachrichtigungen klicken (siehe Abschnitt zu Outlook für iOS unten).
Gmail für iOS scheint Signaturen mit Multimedia-Inhalten überhaupt nicht zu unterstützen.
Outlook für iOS scheint die besten Ergebnisse zu bieten, sodass Ihre Empfänger Ihre Signatur so sehen werden, wie Sie es möchten.
Die Lösung ist leider nicht perfekt. Ein sprichwörtlicher Wermutstropfen ist die Tatsache, dass Ihr Empfänger möglicherweise auf einen Link oben in der Nachricht klicken muss, um alle Multimedia-Inhalte anzuzeigen (dasselbe gilt für Apple Mail). Andernfalls sieht die Signatur so aus:
Wenn Sie dies vermeiden möchten, gibt es keine andere Möglichkeit, als beispielsweise eine professionelle Software zur E-Mail-Signaturverwaltung wie diese zu verwenden. Sie ermöglicht Ihnen, Bilder direkt in eine E-Mail-Nachricht einzubetten, sodass sie nicht von externen Ressourcen (Servern) abgerufen werden müssen. Auf diese Weise erscheinen sie in E-Mail-Signaturen, ohne dass Sie auf Eingabeaufforderungen klicken müssen.
Native Lästigkeit
Bei mobilen E-Mail-Clients ist häufig eine einfache Standardsignatur vorkonfiguriert. Wenn Sie Ihre brandneue Signatur hinzufügen möchten, indem Sie sie aus unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator in die Signatureinstellungen der entsprechenden App kopieren, denken Sie daran, zuerst die native Signatur zu löschen. Wenn Sie die Voreinstellung, z. B. “Get Outlook for iOS” (“Holen Sie sich Outlook für iOS”), belassen und Ihre neue Signatur unten einfügen, wird Ihr Empfänger zwei Signaturen nacheinander sehen – wie unten gezeigt.
Tun Sie Ihr Bestes
Wie Sie sehen können, ist die Verwendung von E-Mail-Signaturen mit E-Mail-Clients für iOS (sowie für andere mobile Betriebssysteme) keine leichte Aufgabe.
Um sicherzustellen, dass Ihre Signatur unabhängig von der E-Mail-App auf den iPhone-Geräten Ihrer Empfänger so aussieht, wie Sie es möchten, versuchen Sie, die Tipps aus dem Abschnitt “Konzentrieren Sie sich auf Ihre Empfänger” anzuwenden.
Falls Sie die Wahl haben, funktionieren etablierte Webclients am besten, wenn es darum geht, die ursprüngliche Formatierung beizubehalten. Wenn Sie andere (darunter mobile) E-Mail-Clients verwenden, denken Sie daran, dass Ihre Formatierung möglicherweise etwas von Ihren Erwartungen abweichen kann.
Mir ist bewusst, dass meine Ergebnisse möglicherweise nicht alle Szenarien und Konfigurationen abdecken. Ich hoffe jedoch, dass sie Ihnen bestimmte Anweisungen geben, wie Sie Ihre E-Mail-Signaturen am besten handhaben können, wenn diese wahrscheinlich in E-Mail-Clients für das mobile Betriebssystem von Apple angezeigt werden.
Sie haben soeben eine perfekte E-Mail verfasst. Doppelt auf Fehler oder Tippfehler überprüft. Einfach ausgedrückt, haben Sie ein gut komponiertes Kunstwerk geschaffen. Und dann werden Sie vom kürzesten und theoretisch einfachsten E-Mail-Teil blockiert – der E-Mail-Schlussformel.
Was ist eine E-Mail-Schlussformel?
Eine E-Mail-Schlussformel (E-Mail-Ende/E-Mail-Schluss) ist eine kurze Phrase, die am Ende einer E-Mail direkt über Ihrer E-Mail-Signatur hinzugefügt wird. Die Verwendung ergibt sich aus der einfachen Wahrheit, die die meisten Menschen in der Grundschule lernen – jeder Text sollte einen Anfang, eine Mitte und ein Ende haben. Die Schlussphrase zeigt an, wo der Text der E-Mail endet und ist eines der Hauptelemente der Netiquette. Es ist ein Indikator für gute oder schlechte Manieren und kann Ihre Erwartungen deutlich hervorheben. Ohne dieses E-Mail-Ende kann Ihre Nachricht möglicherweise als nicht beendet angesehen werden. Kurz gesagt, es ist ziemlich wichtig.
Best Practices
Halten Sie Ihre Schlussformel mit dem E-Mail-Text konsistent. In einem super formalen Stil zu schreiben und mit “tschau” zu enden wäre lächerlich. Ebenso ist eine informelle, private E-Mail, die mit “Hochachtungsvoll” endet, einfach abwegig.
Verwenden Sie nur eine. Klingt lächerlich? Dann stellen Sie sich selbst eine Frage, ob Sie schon einmal eine E-Mail gesehen haben, die folgendermaßen endet:
Ich freue mich, bald von Ihnen zu hören. Vielen Dank im Voraus. Beste Grüße.
Diese Kombination oder sogar die Verwendung von zwei beliebigen Elementen aus dieser Liste ist ein deutlicher Hinweis darauf, dass der Absender nicht sicher ist, wie er seine E-Mail beenden soll.
Im Zweifelsfall nachmachen. Die Verwendung derselben Schlussformel wie die Person, die Ihnen eine E-Mail gesendet hat, ist die sichere Option. Es ist nichts falsch daran, auf Nummer sicher zu gehen. Es sei denn, der Absender wählt etwas wirklich Seltsames als Schlussphrase.
Es ist in Ordnung, eine Schlussformel in einem Thread auszulassen. Solange Sie nicht drei Werktage brauchen, um jede E-Mail zu beantworten, erfordert nicht jede einzelne Antwort eine Schlussformel. E-Mails wurden zwar nicht für Instant Messaging entwickelt, werden jedoch häufig auf diese Weise verwendet. Es ist nicht erforderlich, Nachrichtenanfang und -ende beim schnellen E-Mail-Austausch hinzuzufügen. Im Gegenteil, daran ist wirklich nichts auszusetzen.
Fügen Sie eine persönliche Note hinzu. Sie haben wahrscheinlich keine Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie jede E-Mail einzigartig machen können. Aus diesem Grund verwenden Sie in den meisten Fällen einfache, langweilige Schlussformeln, die für jede Situation geeignet sind. Von Zeit zu Zeit können Sie jedoch eine persönliche Note hinzufügen, zum Beispiel indem Sie “Danke für (geben Sie den konkreten Grund)” oder “Gute Reise” schreiben, wenn Sie wissen, dass jemand eine Reise unternehmen wird.
5 schlechte Praktiken (oder welche Schlussformeln NICHT verwendet werden sollten)
Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihrem Professor eine formelle E-Mail schreiben oder Ihrem Freund einige Bücher in einem Anhang per E-Mail senden, es gibt E-Mail-Schlussformeln, die im Allgemeinen eine schlechte Idee sind.
Von meinem iPhone gesendet – eine wahrhaft peinliche Schlussformel. Man hat sich darüber lustig gemacht; Organisationen suchen nach Möglichkeiten, sie automatisch loszuwerden, aber sie bleibt bestehen. Wenn Sie sie verwenden, ist nicht klar, was Sie damit meinen. Dies kann bedeuten, dass der Empfänger möglicherweise Symptome des Wurstfinger-Syndroms sieht oder dass der Absender diese Art von Mobilgerät bevorzugt. Im Allgemeinen macht es für den Empfänger keinen Unterschied, ob Sie E-Mails von einem iPhone, Android-Gerät, Toaster oder einer fliegenden Untertasse senden, solange er die Nachricht erhält.
“Schau immer auf die Sonnenseite des Lebens” – oder irgendein anderes Zitat, Motto oder ein Witz. Wenn dem Empfänger das Zitat gefällt, freut er sich vielleicht, wenn er es zum ersten Mal sieht. Später wird es nur zu einem unnötigen und nervigen Raumfüller, egal wie großartig “Das Leben des Brian“ (oder eine andere Zitatquelle) war.
Danke im Vorhaus – dies kann zusammen mit vielen anderen falsch geschriebenen Schlussformeln Ihren Empfänger reizen. Es ist, als würde man über “Nettiquette” lesen.
ASAP – wenn Sie es eilig haben, eine blitzschnelle Antwort benötigen und im Allgemeinen viel von einer schnellen Reaktion abhängt, ist nichts dagegen, Ihre Empfänger darüber zu informieren. Aber selbst, wenn die Priorität des Problems hoch ist, ist es ein bisschen zu viel, eine E-Mail mit einem sterilen ASAP zu beenden.
Ich hoffe auf eine positive Rückmeldung – die Phrase selbst könnte im richtigen Kontext als i. O. angesehen werden. Das Problem ist, dass ihr normalerweise ein Angebot vorausgeht, das abgelehnt werden kann und in den meisten Fällen auch wird. Die Schlussformel selbst verbessert die Chancen auf eine tatsächlich positive Reaktion definitiv nicht.
Universelle E-Mail-Schlussformeln
Die folgenden Schlussformeln sollten in fast jedem Szenario funktionieren, außer für E-Mails, in denen Sie sehr formell sein sollten oder wenn Sie Ihren Lieben und Nahestehenden schreiben:
Beste Grüße – eine der neutralsten Optionen zum Beenden einer E-Mail.
Vielen Dank im Voraus – dies ist eine gute Option, wenn Ihre E-Mail eine Anfrage enthält. Abgesehen davon, dass Sie gute Manieren zeigen, kann sie sehr hilfreich sein, wenn Ihr Empfänger den Sinn verfehlt, dass Sie etwas von ihm brauchen.
Bitte lassen Sie mich wissen, falls ich Ihnen weiter behilflich sein kann – etwas wortreich, aber dennoch eine gute Möglichkeit, eine Konversation zu beenden, in der Sie Hilfe geleistet haben.
Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter / Lassen Sie mich wissen, ob es geholfen hat – es ist eine großartige Option direkt nachdem Sie jemandem Anweisungen zum Beheben von Problemen gegeben haben.
Vielen Dank für Ihre Zeit – wenn Ihnen jemand geholfen hat, ist es viel besser, sich bei ihm zu bedanken, als mit einem allgemeinen “Beste Grüße” zu enden.
Danke/Danke dir/Ihnen – einfach, aber funktioniert in fast jeder Situation.
Schönes Wochenende / schönen Urlaub / usw. – Sie werden dies nicht immer nutzen können, aber diese Personalisierung beweist, dass Sie sich für andere interessieren und ihnen zuhören.
Bleiben Sie dran – geeignet für formelle und informelle E-Mails, wenn Sie möchten, dass andere mit Follow-ups oder wichtigen Neuigkeiten rechnen sollen.
Formelle E-Mail-Schlussformeln
Formelle E-Mail-Schlussformeln sollten Sie verwenden, wenn Sie jemanden zum ersten Mal kontaktieren, ihn nicht persönlich kennen oder sich nicht sicher sind, was Sie verwenden sollen. Denken Sie daran, dass Sie in geschäftlichen E-Mails nicht unbedingt formelle Optionen verwenden müssen – auch hier ist Kontext alles.
Viele Grüße / Beste Grüße –diese Optionen sind für E-Mail-Schlussformeln ziemlich universell. Formell, aber nicht zu formell, Sie können sie so ziemlich in jeder E-Mail verwenden. Selbst gelegentliches Erscheinen in informellen E-Mails wird niemanden töten.
Mit freundlichen Grüßen – die gebräuchlichste Schlussformel, die noch etwas formeller ist.
Hochachtungsvoll – die super formelle Variante einer E-Mail-Schlussformel.
Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören – das ist eine nette Art zu sagen, dass Sie es kaum erwarten können, eine Antwort zu erhalten.
Ich erwarte Ihre Antwort – die kältere Variante der obigen Schlussformel. Sie werden sie üblicherweise in Follow-ups sehen.
Informelle E-Mail-Schlussformeln
Wie bereits erwähnt, können in der Geschäftskorrespondenz informelle E-Mail-Schlussformeln vorkommen. Normalerweise ist nichts dagegen einzuwenden, ein Gespräch locker zu führen, besonders wenn Ihr Empfänger kein völlig Fremder ist und vorzugsweise in Ihrem Alter ist.
😁, ;] – manche Leute 💗 es, ihre 📧 mit einem 😊, 😅, 🤗 oder einem anderen Emoji zu beenden. Es ist ganz 👍 für informelle Nachrichten. Denken Sie aber daran, dass manche Leute einfach Worte bevorzugen. Zu viele Emoticons könnten jedoch zum Folgenden führen: (╯°□°）╯︵ ┻━┻
Tschüss/tschau – eine der kürzesten verwendeten informellen E-Mail-Schlussformeln. Einfacher geht es nicht.
Machen Sie‘s gut / Mach‘s gut – normalerweise für das Ende einer Konversation reserviert, wenn Sie wissen, dass alles, was Sie zu einem bestimmten Thema besprechen wollten, bereits besprochen wurde.
Herzliche Grüße / Herzlichst – vermitteln Wertschätzung und bauen eine herzliche Verbindung auf.
Was halten Sie davon?/Was meinst Du dazu? – für Ihren Empfänger ist diese Schlussformel ein klarer Indikator dafür, dass seine Meinung erwartet wird. Ohne sie werden einige E-Mails wahrscheinlich gelesen, archiviert und vergessen.
Schlussformeln in der Privatkorrespondenz
Dieser Abschnitt unterscheidet sich von dem obigen Abschnitt zu den informellen E-Mail-Schlussformeln darin, dass die folgenden Vorschläge nicht für geschäftliche E-Mails funktionieren werden.
Liebe Grüße / Gruß und Kuss / XOXO – es gibt viel mehr Variationen; all diese emotional aufgeladenen Schlussformeln sind schön, wenn Sie jemandem, der Ihnen sehr nahe steht, eine E-Mail senden.
Thx – Dankbarkeit und Anerkennung auszudrücken ist eine gute Praxis. Um diese Abkürzung, die heutzutage auch im deutschen Sprachraum häufig im Internet vorkommt, zu verwenden, müssen Sie den Empfänger jedoch ziemlich gut kennen.
Machen wir sie fertig! – solche Hinweise auf einen … gesunden Wettbewerb könnten die Moral inspirieren und stärken. Diese Schlussformel könnte jedoch als etwas zu informell oder direkt beleidigend angesehen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die allgemeine Situation und den ganzheitlichen Kontext erfassen, bevor Sie eine solche Schlussformel an jemanden senden.
Professionelle E-Mail-Schlussformeln
Wie bereits erwähnt, ist es nicht der formelle oder informelle Stil, der eine Unterschrift für die professionelle Geschäftskorrespondenz geeignet macht. Je nach Kontext können Sie eine beliebige Schlussformel aus der universellen, formellen und informellen Gruppe verwenden. Aus diesem Grund habe ich diesen Teil für alternative Möglichkeiten zur Verwendung von Schlussformeln in Ihrer E-Mail vorbereitet.
Wenn Sie ein Treffen mit mir vereinbaren möchten, klicken Sie in meiner E-Mail-Signatur auf die Schaltfläche Jetzt buchen – eine moderne E-Mail-Signatur hat sich von einer einfachen Zeile mit Ihrem Namen zu etwas sehr Nützlichem entwickelt. Eine der Möglichkeiten, wie es verwendet werden kann, ist die einfache Planung von Besprechungen. Die Erwähnung dieser Tatsache in Ihrer Schlussformel zeigt Ihrem Empfänger, dass die Schaltfläche nicht nur eine Attrappe, sondern tatsächlich der bevorzugte Weg ist, Sie zu kontaktieren.
Weitere hilfreiche Artikel sind auf meinem Blog zu finden (siehe Link in meiner Signatur) – Ihre E-Mail-Signatur kann für Ihre Empfänger sehr nützlich sein. Der Hinweis darauf kann hilfreich sein, wenn jemand nicht erwartet, dass eine Signatur ein nützliches E-Mail-Element sein kann.
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, E-Mail-Signaturen zu verwenden. Seien Sie jedoch vorsichtig. Wenn Sie jeder E-Mail eine vollständige E-Mail-Signatur mit Marketingbannern, Schaltflächen für soziale Medien, Umfragen zur Kundenzufriedenheit usw. hinzufügen, kann der eigentliche Inhalt der Konversation mit Signaturen überflutet werden. Eine gute Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, für die erste und die nachfolgenden Nachrichten unterschiedliche Signaturen zu verwenden.
Einzigartige E-Mail-Schlussformeln
Nachfolgend finden Sie Phrasen, die Sie wahrscheinlich nicht oft sehen werden. Ich werde diese weniger beliebten Schlussformeln zusammen mit der wahrscheinlichsten Erklärung dafür auflisten, warum sie die Welt der E-Mails nicht erobert haben.
Hav (Hochachtungsvoll) – dieser Fall ist ziemlich seltsam, da es sich um eine sehr formelle Schlussformel handelt, die durch die Abkürzung sehr informell gemacht wird. Auch die Tatsache, dass die meisten Leute eine Erklärung brauchen, was diese Abkürzung bedeutet, macht es unwahrscheinlich, dass sie zu einer üblichen E-Mail-Schlussformel wird.
MfG/VG/LG – Schlussformeln sollen ausgeschrieben werden, da Abkürzungen salopp und wenig wertschätzend wirken. Theoretisch sollte jeder verstehen, was sie bedeuten. Leider fragen sich die Empfänger möglicherweise, wie viel Zeit Sie gespart haben, wenn sie ein paar Buchstaben weniger eingegeben haben.
Bis zur Unendlichkeit, und noch viel weiter! – OK, ich habe dieses Beispiel im wirklichen Leben noch nie gesehen und es würde in die Kategorie der Zitate fallen, aber ich versuche (erfolglos) mich davon zu überzeugen, dass es für eine gelegentliche informelle E-Mail funktionieren könnte.
Wenn ich keinen Sinn mache, ist dafür die Autokorrektur verantwortlich – ich finde dies (und all die anderen Tribute an die Autokorrektur oder Wurstfinger) eine bessere Alternative als “Von meinem iPhone gesendet”, aber dennoch, wenn Sie Zeit haben, so ausführlich zu sein, sollten Sie auch in der Lage sein, die gesamte E-Mail auf Tipp- und Autokorrekturfehler zu überprüfen.
Schlussformeln versus Signaturen
Eine E-Mail-Schlussformel ist nicht dasselbe wie eine E-Mail-Signatur oder ein Haftungsausschluss. Obwohl sie normalerweise zusammenkommen, dienen sie unterschiedlichen Zwecken.
E-Mail-Schlussformeln zählen immer noch als Mitte des E-Mail-Textes (E-Mail-Bodys). Abgesehen von der Netiquette machen sie den E-Mail-Inhalt vollständig. Ohne das Ende einer E-Mail sieht eine Nachricht oft unvollständig aus, und der Empfänger fragt sich möglicherweise, ob die E-Mail nicht vorzeitig gesendet wurde.
E-Mail-Signaturen dienen anderen wichtigen Zwecken, von denen die wichtigsten darin bestehen, den Absender zu identifizieren und einige Informationen über ihn zu geben. Sie tragen aber auch den Markenwert, machen E-Mails Corporate Identity-konform, können für verschiedene Marketingaktivitäten verwendet werden, binden Links zur Terminplanung/Besprechung ein oder sammeln Kundenfeedback. Wenn Sie Ihre eigene professionelle E-Mail-Signatur erstellen möchten, können Sie unseren kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden.
E-Mail-Haftungsausschlüsse sind das juristische Kauderwelsch am Ende einer E-Mail. Während ihre rechtliche Wirksamkeit vielfach in Frage gestellt wurde, gibt es Situationen, in denen sie für die Geschäftskommunikation erforderlich sind. Dennoch kann nichts entschuldigen, dass ein Haftungsausschluss ein zweiseitiger Aufsatz ist, besonders wenn er zu einer drei Wörter langen E-Mail hinzugefügt wird. Sehen Sie sich einige gute Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse an.
Wenn Sie sich nicht jedes Mal um das Ende der E-Mail kümmern möchten, wenn Sie Ihre Nachricht verfassen, können Sie Ihrer automatischen E-Mail-Signatur direkt über der Signatur selbst eines der neutralen Beispiele hinzufügen.
Vorgefertigte Antworten können Ihre Arbeit viel einfacher machen. Sie ersparen Ihnen repetitive Arbeit und ermöglichen es, hilfreiche Antworten auf wiederkehrende Fragen schneller zu geben. Dieser Artikel zeigt, wie Sie vorgefertigte Antworten mit Outlook-E-Mail-Vorlagen (OFT-Dateien sowie mit dem My Templates Add-In) und mit E-Mail-Signaturen verwenden. Zum Schluss zeige ich Ihnen, wie Sie vorgefertigte Antworten für das gesamte Team oder die gesamte Organisation gleichzeitig verwalten können.
Dies ist der zweite Teil des Artikels über vorgefertigte Antworten in Outlook. Siehe Teil 1, in dem ich die Verwendung von Outlook-Schnellbausteinen erkläre.
Outlook-Vorlagen (OFT)
Es gibt zwei Arten von Outlook-Vorlagen: OFT und My Templates. Ich gehe zuerst auf die erste Variante ein, da sie die bekanntere ist.
OFT (Outlook File Template) ist eine separate Datei, die nicht nur den E-Mail-Text enthält, sondern auch einen von Ihnen definierten Betreff enthalten kann. Sie wird folgendermaßen verwendet:
Um eine neue OFT-Datei zu erstellen, fangen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail in Outlook an. Sobald Sie Ihren E-Mail-Inhalt vorbereitet haben, klicken Sie auf File und Save as.
Wählen Sie nun aus dem Dropdown-Menü Save as type die Option Outlook Template aus. Geben Sie einen Dateinamen ein und speichern Sie die Datei.
Um eine gespeicherte Outlook-E-Mail-Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf New Items > More Items > Choose Form.
Wählen Sie schließlich im Dropdown-Menü Look In die Option Templates in File System, klicken Sie auf die entsprechende Vorlage und dann auf Open.
Vor- und Nachteile
Vorteile:
Alle Formatierungsoptionen werden in den Vorlagen unterstützt.
Geeignet für neue E-Mails.
Können in Outlook-Regeln als automatische Antwort verwendet werden.
Nachteile:
Es ist sehr mühsam, sie für Antworten und Weiterleitungen zu verwenden (und vorgefertigte Antworten sind per Definition Antworten).
Keine Möglichkeit, sie direkt in eine Antwort einzufügen.
Funktionieren nicht in Outlook im Web.
Keine Möglichkeit, sie zentral für ein Team oder die gesamte Organisation zu verwalten.
My Templates in Outlook
My Templates ist ein integriertes Outlook-Add-In, mit dem Sie vorgefertigte Antworten ähnlich wie bei Quick Parts hinzufügen können, aber ich finde es etwas intuitiver. So funktioniert es:
Klicken Sie in einem Fenster zum Verfassen von Nachrichten (es funktioniert auch in der E-Mail-Vorschau) auf die Schaltfläche View Templates. Im Desktop-Outlook befindet sie sich unter Message > My Templates, während Sie in Outlook im Web auf weitere Optionen (das Symbol mit den drei Punkten) und dann auf My Templates klicken müssen.
Wenn Sie in beiden Outlook-E-Mail-Clients auf diese Option klicken, wird rechts ein neuer Bereich angezeigt. Um eine neue vorgefertigte Antwort hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plussymbol (Template).
Der My Templates Editor verfügt über keine Formatierungsoptionen. Sie können Tastenkombinationen verwenden, um geringfügige Anpassungen vorzunehmen (wie Strg+B für Fett), aber es ist am einfachsten, Ihre vorgefertigte Antwort einfach im Standardfenster für neue Nachrichten von Outlook zu verfassen und den Inhalt hier einzufügen. Klicken Sie auf Save, wenn Sie fertig sind.
Nachdem Ihre Vorlage gespeichert wurde, müssen Sie nur das My Templates Add-In öffnen und auf die Vorlage klicken, die Sie verwenden möchten.
Vor- und Nachteile
Vorteile:
Ähnlich wie bei Outlook-Schnellbausteinen sind diese Vorlagen einfach zu bedienen.
Können verwendet werden, wenn Sie im E-Mail-Vorschaufenster antworten (Sie müssen die Nachricht nicht in einem neuen Fenster öffnen).
Funktionieren sowohl für Desktop-Outlook als auch für Outlook im Web.
Nachteile:
Der Editor unterstützt keine Formatierungsoptionen. Sie können formatierten Text und Bilder in den Add-In-Bereich einfügen, diese werden jedoch im Vorschaufeld nicht korrekt angezeigt.
Es gibt keine Möglichkeit, vorgefertigte Antworten für ein Team oder für das gesamte Unternehmen zentral zu verwalten.
E-Mail-Signaturen
Ich werde nicht näher darauf eingehen, wie E-Mail-Signaturen hinzugefügt und verwendet werden. Sie können in diesem Ratgeber nachschlagen, wenn Sie Anweisungen zum Einrichten benötigen.
Die E-Mail-Signaturfunktion wird normalerweise für Ihre professionellen HTML-E-Mail-Signaturen verwendet. Sie enthalten oft Kontaktdaten, Firmenbranding, ein Marketingbanner, vielleicht einen Haftungsausschluss. Aber wenn Sie sich trauen, ein bisschen über den Tellerrand hinauszudenken, ist die Signaturfunktion perfekt für vorgefertigte Antworten.
Vor- und Nachteile
Vorteile:
Alle Formatierungselemente und Bilder werden unterstützt.
Funktionieren in Desktop-Outlook und in Outlook im Web.
Können zentral für ein Team oder für die gesamte Organisation verwaltet werden!
Nachteile:
Standardmäßig können Sie in Outlook im Web nur eine E-Mail-Signatur einrichten. Im nächsten Abschnitt werde ich Ihnen jedoch zeigen, wie Sie dies mit einem Drittanbieter-Tool beheben können.
Vorgefertigte Antworten für Ihr Team zentral verwalten
Wenn Sie vorgefertigte Antworten (über E-Mail-Signaturen) für Ihr Team mit nativen Optionen zentral verwalten möchten, können Sie die folgende Lösung verwenden:
VBScript: Erstellen Sie eine HTML-Outlook-E-Mail-Signatur für das gesamte Unternehmen – diese Methode verwendet GPO, um personalisierte HTML-E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen zu erstellen. Sie können damit auch vorgefertigte Antworten bereitstellen. Es stellt Signaturen für Outlook für Windows bereit. Das Problem bei dieser Lösung besteht darin, dass sie einige Skript- und HTML-Kenntnisse erfordert. Sie personalisiert auch Signaturen basierend auf lokalem AD, was ein Problem darstellt, wenn Sie Azure Active Directory verwenden. Sie ist auch ziemlich problematisch, wenn es um Updates geht.
Glücklicherweise gibt es eine Drittanbieter-Alternative, die nicht unter diesen Einschränkungen leidet.
Eines der sofort einsatzbereiten Anwendungsbeispiele ist die Verwaltung vorgefertigter Antworten für ein Team oder für das gesamte Unternehmen. Sie können so viele vorgefertigte Antworten einrichten, wie Sie benötigen. Diese können den Nachrichtentext selbst sowie eine Signatur und einen entsprechenden Haftungsausschluss enthalten. Jeder Benutzer (oder Benutzer, die zu bestimmten Gruppen gehören) kann dann die vorgefertigte Antwort direkt in seinem Outlook oder Outlook im Web auswählen.
Wiederholungen sind ein normaler Teil der E-Mail-Kommunikation. Für die meisten Postfachbenutzer ist es sehr üblich, ständig fast identische Fragen von verschiedenen Absendern zu erhalten. Hier sind vorgefertigte Antworten hilfreich. Anstatt jedes Mal dieselbe Lösung einzugeben (oder einzufügen), können Sie Outlook anweisen, eine zuvor vorbereitete E-Mail-Vorlage zu verwenden. Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie dies einrichten können. In Teil 1 des Artikels erkläre ich, wie Sie Schnellbausteine in Outlook für Ihre vordefinierten Antworten verwenden.
Die Verwendung von Bildern war schon immer eine instinktive Art der Kommunikation für Menschen – egal, ob Sie an 30.000 Jahre alte Höhlenmalereien oder an Schmierereien von Fußball-Hooligans in Ihrer Nachbarschaft denken. Seien wir ehrlich: Menschen sind von Natur aus visuelle Tiere.
Das ist auch der Grund dafür, dass das Web immer visueller wird. Gleiches gilt für E-Mail-Signaturen. Während im Zeitalter von 56-kbit/s-Verbindungen eine Signatur aus einer oder zwei Zeilen eines Textes bestehen konnte, kann sie heute weitaus mehr sein. Banner, Social Media Links, Ein-Klick-Umfragen – alles ist möglich. Und ein Foto? Ein Foto oder ein Portrait ist auf jeden Fall eine gute Idee! Lesen Sie weiter, wenn Sie erfahren möchten, warum.
Da E-Mail-Signaturen in Office 365 auf HTML-Code in Haftungsausschlüssen basieren, ist es möglich, Bilder in Signaturen zu verwenden. Es gibt jedoch ein kleines Problem. Diese Bilder werden von den meisten E-Mail-Clients automatisch blockiert. Anstelle von schönen Logos und Grafiken sieht der Empfänger als erstes rote Kreuze. Dies hält verständlicherweise manche Leute davon ab, sich den Inhalt überhaupt anzusehen.
Die Verwaltung der gesamten Organisation ist etwas kompliziert. Manche Nutzer haben Handys, andere sind nur per E-Mail erreichbar. Es ist schade, aber Exchange Online kann nicht prüfen, ob ein AD-Feld leer ist oder nicht. Sie müssen sich also entscheiden, ob Sie unprofessionell aussehende Signaturen mit leeren Feldern verwenden oder die Benutzerdaten auf ein Minimum beschränken werden, um sicherzustellen, dass keine schwarzen Löcher entstehen. Oder Sie könnten für jeden Benutzer eine separate Vorlage entwerfen, was irgendwie mit der Idee der zentralen Verwaltung oder der Vereinfachung der Dinge argumentiert.
