Der Speicherort der Outlook-E-Mail-Signatur hängt davon ab, mit welchem Outlook Sie es zu tun haben. In diesem Artikel werde ich die möglichen Speicherorte von Outlook-Signaturen auflisten und Ihnen zeigen, wie Sie diese sichern und wiederherstellen können.
Während einige Meschen denken, dass Emojis in der alltäglichen E-Mail-Kommunikation ein Muss sind, halten andere sie für unprofessionell und kindisch. Aus diesem Grund möchten einige Unternehmen auf Emoticons verzichten, um einen formelleren Stil beizubehalten. Leider bietet Exchange Server nicht genügend Tools, um unerwünschte Zeichenfolgen herauszufiltern oder zu ersetzen. Der einzige Ausweg ist die Nutzung einer Drittanbieterlösung.
CodeTwo Exchange Rules Pro ist ein zentral verwaltetes Tool, mit dem Sie den E-Mail-Fluss im lokalen Exchange steuern können. Der Hauptdienst wird direkt auf der Kommunikations-Pipeline des Servers bereitgestellt und erfordert nur wenige Eingriffe eines Administrators, um ihn zu konfigurieren und zu starten. Mit dieser funktionsreichen Toolbox können Benutzer, durch einfache Einrichtung entsprechender Regeln, eingehende und ausgehende Nachrichten schnell modifizieren. Das Erstellen einer Regel zum Entfernen von Emojis aus Ihrer Exchange-E-Mails ist ein Kinderspiel.
Nach dem Programmstart erscheint die Hauptansicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add (Hinzufügen) im Bereich LIST OF RULES (Regelliste). Es gibt mehrere vorgefertigte Voreinstellungen für die am häufigsten von Administratoren verwendeten Regeln. Dieses Mal klicken wir jedoch auf New rule (clean) (Neue, saubere Regel).
Bennen Sie Ihre Regel im Tab General (Allgemein) und geben Sie optional einige Kommentare ein.
Da Sie Emojis aus jeder einzelnen E-Mail entfernen möchten, überspringen Sie die Tabs Conditions (Bedingungen) und Exceptions (Ausnahmen), ohne Regeln zu konfigurieren, und springen Sie direkt zum Tab Actions (Aktionen).
Nun ist es an der Zeit, die Aktion einzurichten, mit der Emojis aus E-Mails entfernt werden. Klicken Sie im Bereich List of actions (Liste der Aktionen) auf die Schaltfläche Add und wählen Sie Remove keywords (Schlüsselwörter entfernen) aus den bereitgestellten Optionen.
Klicken Sie auf der rechten Seite im Bereich Action definition – Remove keywords (Aktionsdefinition – Schlüsselwörter entfernen) auf die Schaltfläche Add, um das Fenster Add keyword (Schlüsselwort hinzufügen) anzuzeigen. Geben Sie im Textfeld Keyword/phrase (Schlüsselwort/Phrase) die Zeichen ein, aus denen ein bestimmtes Emoticon besteht. Stellen Sie dabei sicher, dass die Option Remove from: Body and subject (Entfernen aus: Text und Betreff) ausgewählt ist. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK und fügen Sie das erste Emoji, das aus allen E-Mails entfernt werden soll, zur Liste hinzu.
Durch Wiederholen von Schritt 5 können Sie beliebig viele Emoticons hinzufügen. Sie können auch die Tastenkombination Win + ; verwenden, um „moderne“ Emojis wie 😁 oder 💩 hinzuzufügen.
Nachdem Sie alle Elemente hinzugefügt haben, die Sie aus der E-Mail-Kommunikation entfernen möchten, klicken Sie oben links im Programmfenster auf Submit changes (Änderungen übermitteln), um alle Änderungen zu speichern.
Die Verwaltung benutzerdefinierter Regeln für den Nachrichtenfluss auf Ihrem Exchange Server ist eine der vielen Funktionen, mit denen CodeTwo Exchange Rules Pro ausgestattet ist. Das Programm bietet zahlreiche Möglichkeiten, darunter die Personalisierung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen, das Hinzufügen von Marketing-Bannern und Bildern zu E-Mails, die Verwaltung von Anhängen, die Suche nach vertraulichen Inhalten, das Hinzufügen eines Abmeldemechanismus und vieles mehr.
Branding in E-Mail-Signaturen – das Mittel, welches Ihre geschäftlichen E-Mails dazu bringt, die Nachricht zu übermitteln, die Sie übermitteln wollen. Ist dies Ihnen egal? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Ihnen dieses Thema besonders wichtig sein sollte, zumal wenn Sie etwas mit Marketing zu tun haben.
Was ist E-Mail-Signatur-Branding?
Beim E-Mail-Signatur-Branding geht es darum, Ihre E-Mail-Kommunikation so zu gestalten, dass jede Ihrer Nachrichten zeigt, wie sehr dieser Aspekt für Sie wichtig ist. Schließlich geht es bei Aufbau und Stärkung Ihrer Marke darum, eine bestimmte Botschaft zu senden. Es ist ein Teil Ihrer Marketingstrategie, auf den Sie besonders achten sollten – trotz zahlreicher Prophezeiungen ist E-Mail-Kommunikation immer noch weit verbreitet. Jedes Mal, wenn eine der Millionen E-Mails Ihre Empfänger erreicht, hinterlassen Sie einen gewissen Eindruck. Jedes Mal, wenn eine E-Mail mit einer schönen, gut formatierten Signatur versehen wird, schätzt ein Kunde Sie ein wenig höher ein. Und wenn es ein Problem mit der E-Mail-Formatierung gibt, Sie veraltete Kontaktinformationen versenden oder eine schlecht gestaltete handgemachte Signatur haben, erleidet Ihre Marke einen Schlag.
Der Tod einer Marke ist weder spektakulär noch plötzlich – er ist traurig, still und schmerzhaft langsam.
Die E-Mail-Signatur – ein winziges Element ganz am Ende Ihrer E-Mail, von dem Sie vielleicht denken, dass es jeder ignoriert. Sie entscheidet oft darüber, ob Ihre E-Mails das Vertrauen der Kunden stärken oder zerstören.
MERKEN SIE SICH: Es ist nicht der richtige Weg, E-Mail-Signatur-Branding als Allheilmittel für alle möglichen Markenprobleme zu betrachten. Damit eine Marke wirklich erfolgreich ist, müssen Sie in allen geschäftlichen Aspekten Professionalität gewährleisten. Das E-Mail-Signatur-Branding ist unglaublich interessant, weil es einerseits äußerst einfach zu verwalten sein kann. Andererseits gibt es viele Möglichkeiten, bei denen etwas schiefgehen kann.
Gutes Beispiel für E-Mail-Signatur-Branding
Bevor wir uns mit der Liste möglicher Probleme bei Signaturen befassen, finden Sie nachfolgend ein Beispiel für eine gut gebrandete E-Mail-Signatur.
Sauberes Layout, schöne Farben, alle Informationen, die ein Kunde benötigen könnte. Sie verstehen, was ich meine.
Theoretisch ist das keine große Sache – Sie gewinnen eigentlich nichts, aber zumindest haben Sie nicht mit einer kaputten E-Mail-Signatur zu tun.
Das Problem ist, dass Ihre E-Mails ohne Signatur sich generisch anfühlen, selten einen bleibenden Eindruck hinterlassen und das Gefühl vermitteln, dass man mit einem Bot kommuniziert. Jede gesendete E-Mail ist eine Chance, die Sie verpassen. Sie müssen entscheiden, ob Sie es sich leisten können, jeden Tag Marketingchancen zu verpassen.
Fehlerhafte E-Mail-Signatur
Sie wissen es vielleicht nicht, aber es ist sehr einfach, das Design einer E-Mail-Signatur zu brechen.
Besonders hervorzuheben ist, dass E-Mail-Signaturen in HTML erstellt werden. Das Problem besteht darin, dass E-Mail-Clients nicht dasselbe sind wie Browser – einige fügen allen Elementen ihre eigene Formatierung hinzu, andere interpretieren den Code auf ihre eigene Art und Weise. Einige unterstützen HTML immer noch nicht und ignorieren daher einfach alle Bilder und Formatierungen.
Die Effekte können einem den Atem rauben.
Unprofessionelle Elemente
Wenn Sie das Branding von E-Mail-Signaturen den Endbenutzern überlassen, gelangen oftmals einige interessante Elemente an Ihre Kunden:
„Hasta la vista, baby“ als Lieblingszitat unter jeder E-Mail.
Señor Spaßverderber oder eine andere „urkomische“ Berufsbezeichnung.
Links zu verschiedenen Websites. Dies ist schlimm, selbst wenn es sich nicht um NSFW-Inhalte handelt.
Parodien von Haftungsausschlüssen (zum Beispiel: „Wenn Sie diese E-Mail lesen, gehören Sie und alles, was Sie haben, mir.“ Ja, solche Beispiele habe ich gesehen).
Ich stehe voll auf guten Sinn für Humor, aber nicht in professioneller Kommunikation. Es mag für jemanden lustig sein, wenn er solche Sachen zum ersten Mal sieht, aber beim zweiten Mal wird man eher entmutigt als belustigt. Und wenn es um Haftungsausschlüsse geht, sind sie in manchen Fällen immer noch erforderlich, daher ist es riskant, sie durch irgendwelche lustigen Formulierungen zu ersetzen.
Glauben Sie mir, es ist besser, das E-Mail-Signatur-Branding Ihrem Marketingteam zu überlassen.
Jeder versendet, was er will
Beim Branding geht es um Vertrauen. Wenn Sie ein Unternehmen kontaktieren und jedes Mal eine andere Erfahrung machen, sowohl was die Qualität als auch das visuelle Erlebnis angeht, fühlt sich da etwas falsch an. Keine Marke mit Selbstachtung wünscht sich so was.
Möglichkeiten zum Umgang mit dem E-Mail-Signatur-Branding
Keine Verwaltung
Die traurigste Option. Ein Muss für Unternehmen, für die E-Mail-Signaturen ein lästiges Ding sind, auf welches niemand achtet. Oder für reine B2C-Unternehmen, die E-Mail für passé halten.
Vorteile
Weniger Dinge, über die Sie sich Sorgen machen müssen.
Könnte funktionieren, wenn Sie Mitarbeiter haben, die sich um das Thema kümmern. Sehr gut kümmern.
Macht sehr viel Sinn, wenn Sie keine E-Mails verwenden. Von solchen Fabelwesen haben wir schon gehört.
Nachteile
Ehrlich? Das funktioniert nicht. Es bedeutet, ein wichtiges Unternehmensvermögen in die Hände einer Gottheit Ihrer Wahl zu legen.
Branding-Richtlinie für E-Mail-Signaturen
Bei der Richtlinienmethode schreiben Sie auf, was Sie in Bezug auf E-Mail-Signaturen von Benutzern erwarten. Diese Option ist eine große Unbekannte. Es hängt alles davon ab, wie Sie die Richtlinie ausführen, ob sie alle erforderlichen Informationen enthält, wie sie geschrieben ist, welche E-Mail-Clients verwendet werden und so weiter. Es hängt auch stark davon ab, ob sich die Mitarbeiter um alles kümmern und ob sie die Fähigkeit haben, alles zu tun, was Sie ihnen sagen.
Vorteile
Eine kostengünstige Lösung, insbesondere wenn Sie Zeit nicht als Kosten betrachten.
Nachteile
Das Verfassen einer guten Richtlinie erfordert viel Arbeit.
Die Umsetzung der Richtlinie erfordert sogar noch mehr Arbeit.
Viele Variablen.
Manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen
Dieses Szenario ist interessant. Kurz gesagt bedeutet die manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen, dass Sie jemanden beauftragen, E-Mail-Signaturen für alle einzurichten. Der politisch korrekte Begriff ist Delegation. Früher, als die Leute glaubten, dass die IT nur im Keller sitzt und zusieht, wie die LEDs blinken, hielten Unternehmen es für eine großartige Idee, das IT-Team zu schicken, um E-Mail-Signaturen für alle einzurichten. Heutzutage kann ein Teil davon aus der Ferne erledigt werden, nachdem die IT-Abteilung und die Benutzer einen Termin für eine Besprechung vereinbart haben, oder indem in die Benutzerkonten eingebrochen wird.
Es ist ein bisschen so, als hätten Sie das Wort „Verwaltung“ gehört, aber nicht ganz verstanden, was es bedeutet.
Vorteile
Diese Lösung ist „kostenlos“ und gibt der IT etwas zu tun.
Sie können sich darauf verlassen, dass die IT alles richtig einrichtet.
Wenn das Unternehmen keine neuen Mitarbeiter einstellt, die IT intensiv genug betet und das Marketing lange genug schläft, wird es funktionieren und die IT muss den Prozess nicht zu oft wiederholen.
Nachteile
Diese Drucker werden sich wahrscheinlich selbst reparieren müssen.
Nichts hindert Mitarbeiter daran, die Signatur zu entfernen oder zu ändern, sobald der IT-Mitarbeiter den Raum verlässt.
Hohe IT-Fluktuationsrate.
„Ich schaffe das selbst“-Verwaltung
Es gibt einige DIY-Methoden, mit denen Sie E-Mail-Signaturen für alle verwalten können, ohne große Umstände wie bei der oben erwähnten manuellen E-Mail-Signaturverwaltung.
Beispielsweise gibt es Skripte, die E-Mail-Signaturen für alle Benutzer in einigen E-Mail-Clients einrichten. Oder es gibt Möglichkeiten, nach dem Versand einer E-Mail automatisch eine Signatur hinzuzufügen (z. B. Einrichten unternehmensweiter Signaturen in Microsoft 365). Diese Methoden stellen sicher, dass jede E-Mail mit der von Ihnen eingerichteten Signaturvorlage versehen wird. Sie sind jedoch nicht frei von Einschränkungen.
Vorteile
Normalerweise funktionieren sie.
Benötigen weniger Zeit für die Konfiguration.
Nachteile
Jede Umgebung erfordert eine andere Methode.
Für die Einrichtung und Wartung sind ein Experte und die Zusammenarbeit zwischen IT und Marketing erforderlich.
Echte Verwaltung von E-Mail-Signaturen
Schließlich gibt es Tools, mit denen Sie das Branding in E-Mail-Signaturen richtig verwalten können.
Mit Signaturmanagern können Sie in der Regel das Branding für die gesamte E-Mail-Kommunikation von einem Ort aus steuern. Der gängigste Ansatz funktioniert folgendermaßen:
Die IT richtet den technischen Kram ein (Berechtigungen, Konnektoren, alle anderen technischen Dinge).
Das Marketing-Team erstellt in wenigen Minuten ein charakteristisches Design – möglicherweise eines für das gesamte Unternehmen.
Jeder erhält auf magische Weise eine E-Mail-Signatur mit seinen eigenen Kontaktdaten. Sie müssen nichts tun – alles geschieht automatisch und funktioniert mit allen E-Mail-Clients und Geräten.
Vorteile
Zentrale Verwaltung des E-Mail-Signatur-Brandings – von einem Ort aus, für das gesamte Unternehmen.
Einfaches E-Mail-Signatur-Marketing – bewerben Sie Ihre Angebote mit jeder gesendeten E-Mail.
Zusätzliche Funktionen (je nach konkreter Lösung).
Enorme Zeit- und Ressourceneinsparungen.
Nachteile
Kosten (Denken Sie daran, die eingesparte Zeit und die gewonnenen Leads nicht zu berücksichtigen).
Eine der einfachsten Möglichkeiten, ein professionelles E-Mail-Signaturdesign für eine einzelne Person zu erstellen. Sie befolgen ein paar einfache Schritte, um Ihre eigene gebrandete E-Mail-Signatur zu erstellen und diese manuell in einem beliebigen E-Mail-Client anzuwenden. Dies erleichtert die Erstellung eines gut formatierten, professionellen HTML-E-Mail-Signaturdesigns.
Es ist kein Tool zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, aber es erleichtert erheblich das Branding von E-Mail-Signaturen.
Wenn wir an Abwesenheitsantworten (OOO/OOF) denken, nehmen wir sie oft als einfache Textnachrichten wahr. Möglicherweise aufgrund ihrer Funktionsweise in Outlook und anderen gängigen E-Mail-Clients. Abwesenheitsnotizen können jedoch viel mehr anbieten. Bei richtiger Konfiguration können sie sogar genauso gut aussehen wie normale E-Mails. Mit anderen Worten: Sie können sie nicht nur dazu nutzen, um andere über Ihre Abwesenheit zu informieren, sondern auch, um für Ihre Marke zu werben. Sehen wir uns an, wie Sie das alles erreichen können.
Konfiguration von Abwesenheitsnachrichten in Microsoft 365
In Microsoft 365 (Office 365) können Sie Abwesenheitsantworten an mehreren Stellen oder in mehreren Apps einrichten. Obwohl Ihre Abwesenheitsnachrichten problemlos zwischen diesen Einheiten synchronisiert werden können, bieten deren Editoren interessanterweise unterschiedliche Formatierungsoptionen. Deshalb überspringe ich die berühmte „Automatische Antworten“-Funktion in Outlook, die Bilder oder den Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams nicht unterstützt und Ihnen nur die Konfiguration von Abwesenheitsnachrichten im Nur-Text-Format ermöglicht.
Wenn Sie nach weiteren Details zum Einrichten von Abwesenheitsnotizen in Microsoft 365 suchen, schauen Sie sich diesen Artikel an.
Automatische Antworten in Outlook im Web (OWA)
Der Editor für Abwesenheitsantworten in der Webversion von Outlook bietet die größte Auswahl an Formatierungsoptionen in Microsoft 365. Neben der Gestaltung Ihrer Schriftart können Sie auch Links und verlinkte (Online-)Bilder hinzufügen, indem Sie diese per Drag-and-drop in das Editor-Fenster ziehen.
Wenn Sie Ihre gebrandete Abwesenheitsantwort von Grund auf neu entwerfen, haben Sie zwar mehr Kontrolle, es ist jedoch wahrscheinlich besser, Ihren individuellen Text mit einem attraktiven, vorgefertigten Design zu kombinieren, das in einem Tool wie unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellt wurde. Und so geht es:
Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Geschäftskonto bei Outlook im Web (OWA) an.
Greifen Sie auf die Einstellungen für automatische Antworten zu, indem Sie auf das Zahnrad in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken und zu Mail > Automatic replies (Automatische Antworten) gehen.
Schalten Sie die automatischen Antworten mit der Umschalttaste ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Send replies outside your organization (Automatische Antwortnachrichten an Absender außerhalb der Organisation senden).
Geben Sie Ihre individuelle Nachricht ein – Sie können dieselbe Nachricht für Abwesenheitsnachrichten verwenden, die innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden.
Stellen Sie Ihre E-Mail-Plattform auf Outlook 365 ein (Schritt 1) und wählen Sie eine Signaturvorlage aus (Schritt 2).
Bearbeiten Sie Ihre Angaben in den Abschnitten Personal Data (Persönliche Daten) und Company Data (Unternehmensdaten) – das Design der Signatur ändert sich in Echtzeit.
Im Abschnitt Graphics (Grafiken) können Sie das Standardlogo und andere Bilder ändern, indem Sie deren URLs einfügen. Mehr darüber erfahren Sie in diesem Artikel.
Konfigurieren Sie die Einstellungen in anderen Abschnitten – wenn Sie Hilfe benötigen, schauen Sie im Benutzerhandbuch des Generators nach.
Klicken Sie abschließend unten auf Apply your signature (Signatur anwenden) und dann auf Copy (Kopieren), um den Inhalt der gebrandeten Signatur für Ihre Abwesenheitsantwort zu erhalten.
Gehen Sie als Nächstes zurück zu den Einstellungen für automatische Antworten in Outlook im Web (OWA) und fügen Sie Ihre gebrandete Signatur unter dem Text Ihrer individuellen Abwesenheitsnachricht ein. Es ist eine gute Idee, die Signatur nur in automatischen Antworten zu verwenden, die außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden.
Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf Save (Speichern) klicken. Am besten geben Sie den Zeitraum für das Senden von Abwesenheitsantworten an.
Um die Konsistenz zu gewährleisten, können Sie die oben genannten Anweisungen an Ihre Mitarbeiter/Kollegen weitergeben. Da Ihre Kollegen den Inhalt ihrer Abwesenheitsantworten frei bearbeiten können, gibt es leider keine hundertprozentige Garantie dafür, dass Ihr Logo, Ihre Firmenfarben usw. Ihren Kunden und Partnern auf die gleiche Weise oder gar überhaupt präsentiert werden.
Automatische Antworten im Exchange Admin Center (nur für Administratoren)
Diese Methode ist interessant, da sie es einer Person (z. B. einem IT-Administrator) ermöglicht, Abwesenheitsantworten für alle Benutzer zentral zu verwalten und dabei die erweiterte HTML-Formatierung zu verwenden. Auf den Editor für Abwesenheitsantworten im Exchange Admin Center können Sie zugreifen, indem Sie zu Recipients (Empfänger) > Mailboxes (Postfächer) > Benutzer (für den Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten möchten) > Others (die Andere-Registerkarte) > Manage automatic replies (Automatische Antworten verwalten) gehen.
Im Wesentlichen können Sie den Anweisungen aus dem vorherigen Abschnitt folgen, wobei Sie bedenken sollten, dass Microsoft 365 als E-Mail-Plattform zu wählen ist (Schritt 6).
Obwohl diese Methode auf den ersten Blick gut aussieht, wirft sie in der Praxis eine Reihe von Problemen auf:
Eine Menge zusätzlicher Arbeit für eine Person, die täglich die Abwesenheitsnachrichten verwaltet.
Wenn Sie Abwesenheitsantworten formatieren möchten, sind HTML- und CSS-Kenntnisse erforderlich.
Häufige Probleme bei der Formatierung auf verschiedenen E-Mail-Clients – es kann passieren, dass Sie eine Abwesenheitsnotiz erhalten, die dem nachfolgenden Beispiel ähnelt.
CodeTwo Autoresponder für Microsoft 365
Wie Sie sehen, gibt es in Microsoft 365 keine perfekte Lösung, mit der Sie im Hinblick auf Konsistenz und Branding schöne Abwesenheitsnachrichten einrichten können. Wenn die nativen Mittel versagen, ist es die beste Idee, auf Tools von Drittanbietern zurückzugreifen, die speziell für die Verarbeitung professioneller Abwesenheitsnachrichten entwickelt wurden. Sie können beispielsweise CodeTwo Autoresponder (integraler Bestandteil von CodeTwo Email Signatures 365) ausprobieren, welcher eine einfache Möglichkeit bietet:
Abwesenheitsnachrichten zentral für einen einzelnen Benutzer, eine Gruppe von Benutzern oder die gesamte Organisation einzurichten,
sie visuell oder mit HTML frei zu gestalten, um unabhängig von Ihrem Anwendungsfall hundertprozentige Individualisierung und Branding zu gewährleisten,
konsistente und manipulationssichere Abwesenheitsantworten zu genießen, bei denen Sie für das gesamte Design verantwortlich sind, oder Ihre Benutzer Abwesenheitsantworten selbst aktivieren zu lassen und nur grundlegende Informationen wie Abwesenheitszeitraum, Name des Stellvertreters usw. einzugeben,
zahlreiche Bedingungen und Ausnahmen zu nutzen, um je nach Absender, Empfänger, Domäne, Zeitraum usw. unterschiedliche Abwesenheitsnotizen zu versenden,
den Scheduler zu verwenden, um das Senden von Abwesenheitsnotizen automatisch zu starten und zu stoppen,
und mehr.
Autoresponder ist eine kostenlose Erweiterung von CodeTwo Email Signatures 365, der weltweit führenden Cloud-Software zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, Haftungsausschlüssen und E-Mail-Marketingkampagnen für Microsoft 365 (Office 365), der über 110 000 Unternehmen weltweit vertrauen.
Um CodeTwo Email Signatures 365 (und CodeTwo Autoresponder) ohne Einschränkungen zu testen, starten Sie eine kostenlose 14-tägige Trial-Version (keine Kreditkarte erforderlich) mit 100% kostenlosem Kundensupport zur Beantwortung jeglicher Fragen, die Sie möglicherweise haben werden.
[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 17. Januar 2022 veröffentlicht.
E-Mail-Schlussformeln oder E-Mail-Abschlüsse bestehen normalerweise aus wenigen Worten oder sogar aus einem einzelnen Wort. Nachdem Sie viel Zeit damit verbracht haben, eine perfekte E-Mail zu verfassen, sollte es theoretisch ein Kinderspiel sein, sie zu beenden. Man könnte meinen, dass sich alle anderen ihre E-Mail-Schlussformeln blitzschnell einfallen lassen. Nun, wenn Sie Schwierigkeiten haben, die perfekte E-Mail-Schlussformel zu finden, sind Sie nicht der Einzige. Glücklicherweise finden Sie in diesem Artikel den besten E-Mail-Abschluss für jeden Anlass. Sehen Sie sich einige Tipps und Beispiele für Schlussformeln an, damit Sie nie wieder durch den kürzesten und theoretisch einfachsten Teil einer E-Mail blockiert werden.
Eine E-Mail-Schlussformel (E-Mail-Ende/E-Mail-Abschluss) ist eine kurze Phrase, die am Ende einer E-Mail direkt über Ihrer E-Mail-Signatur hinzugefügt wird. Die Verwendung ergibt sich aus der einfachen Wahrheit, die die meisten Menschen in der Grundschule lernen – jeder Text sollte einen Anfang, eine Mitte und ein Ende haben. Die Schlussphrase zeigt an, wo der Text der E-Mail endet und ist eines der Hauptelemente der Netiquette. Es ist ein Indikator für gute oder schlechte Manieren und kann Ihre Erwartungen deutlich hervorheben. Ohne dieses E-Mail-Ende kann Ihre Nachricht möglicherweise als nicht beendet angesehen werden. Kurz gesagt, es ist ziemlich wichtig.
Gute Praktiken
Halten Sie Ihre Schlussformel mit dem E-Mail-Text konsistent. In einem super formalen Stil zu schreiben und mit „tschau“ zu enden wäre lächerlich. Ebenso ist eine informelle, private E-Mail, die mit „Hochachtungsvoll“ endet, einfach abwegig.
Im Zweifelsfall nachmachen. Die Verwendung derselben Schlussformel wie die Person, die Ihnen eine E-Mail gesendet hat, ist die sichere Option. Es ist nichts falsch daran, auf Nummer sicher zu gehen. Es sei denn, der Absender wählt etwas wirklich Seltsames oder Beleidigendes als Schlussphrase und es wäre umständlich, es wiederzuverwenden.
Es ist in Ordnung, eine Schlussformel in einem Thread auszulassen. Solange Sie nicht drei Werktage brauchen, um jede E-Mail zu beantworten, erfordert nicht jede einzelne Antwort eine Schlussformel. E-Mails wurden zwar nicht für Instant Messaging entwickelt, werden jedoch häufig auf diese Weise verwendet. Es ist nicht erforderlich, Nachrichtenanfang und -ende beim schnellen E-Mail-Austausch hinzuzufügen.
Fügen Sie eine persönliche Note hinzu. Sie haben wahrscheinlich keine Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie jede E-Mail einzigartig machen können. Aus diesem Grund verwenden Sie in den meisten Fällen einfache, langweilige Schlussformeln, die für jede Situation geeignet sind. Von Zeit zu Zeit können Sie jedoch eine persönliche Note hinzufügen, zum Beispiel indem Sie „Danke für (geben Sie den konkreten Grund)“ oder „Gute Reise“ schreiben, wenn Sie wissen, dass jemand eine Reise unternehmen wird. Es lohnt sich, denn solche gesunden Interaktionen tragen zum Aufbau stärkerer Beziehungen bei.
5 schlechte Praktiken (oder welche Schlussformeln NICHT verwendet werden sollten)
Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihrem Professor eine formelle E-Mail schreiben oder Ihrem Freund einige Bücher in einem Anhang per E-Mail senden, es gibt E-Mail-Schlussformeln, die im Allgemeinen eine schlechte Idee sind.
Von meinem iPhone gesendet – eine wahrhaft peinliche Schlussformel. Man hat sich darüber lustig gemacht; Organisationen suchen nach Möglichkeiten, sie automatisch loszuwerden, aber sie bleibt bestehen. Wenn Sie sie verwenden, ist nicht klar, was Sie damit meinen. Dies kann bedeuten, dass der Empfänger möglicherweise Symptome des Wurstfinger-Syndroms sieht oder dass der Absender diese Art von Mobilgerät bevorzugt. Im Allgemeinen macht es für den Empfänger keinen Unterschied, ob Sie E-Mails von einem iPhone, Android-Gerät, Toaster oder einer fliegenden Untertasse senden, solange er die Nachricht erhält.
„Schau immer auf die Sonnenseite des Lebens“ – oder irgendein anderes Zitat, Motto oder ein Witz. Wenn dem Empfänger das Zitat gefällt, freut er sich vielleicht, wenn er es zum ersten Mal sieht. Später wird es nur zu einem unnötigen und nervigen Raumfüller, egal wie großartig „Das Leben des Brian“ (oder eine andere Zitatquelle) war.
Danke im Vorhaus – dies kann zusammen mit vielen anderen falsch geschriebenen Schlussformeln Ihren Empfänger reizen. Es ist, als würde man über „Netiquette“ lesen.
ASAP – wenn Sie es eilig haben, eine blitzschnelle Antwort benötigen und im Allgemeinen viel von einer schnellen Reaktion abhängt, ist nichts dagegen, Ihre Empfänger darüber zu informieren. Aber selbst, wenn die Priorität des Problems hoch ist, ist es ein bisschen zu viel, eine E-Mail mit einem sterilen ASAP zu beenden.
Ich hoffe auf eine positive Rückmeldung – die Phrase selbst könnte im richtigen Kontext als i. O. angesehen werden. Das Problem ist, dass ihr normalerweise ein Angebot vorausgeht, das abgelehnt werden kann und in den meisten Fällen auch wird. Die Schlussformel selbst verbessert die Chancen auf eine tatsächlich positive Reaktion definitiv nicht.
Universelle E-Mail-Schlussformeln
Die folgenden Schlussformeln sollten in den meisten Szenarien funktionieren:
Beste Grüße – eine der neutralsten Optionen zum Beenden einer E-Mail.
Vielen Dank im Voraus – dies ist eine gute Option, wenn Ihre E-Mail eine Anfrage enthält. Abgesehen davon, dass Sie gute Manieren zeigen, kann sie sehr hilfreich sein, wenn Ihr Empfänger den Sinn verfehlt, dass Sie etwas von ihm brauchen.
Bitte lassen Sie mich wissen, falls ich Ihnen weiter behilflich sein kann – etwas wortreich, aber dennoch eine gute Möglichkeit, eine Konversation zu beenden, in der Sie Hilfe geleistet haben.
Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter / Lassen Sie mich wissen, ob es geholfen hat – es ist eine großartige Option direkt nachdem Sie jemandem Anweisungen zum Beheben von Problemen gegeben haben.
Vielen Dank für Ihre Zeit – wenn Ihnen jemand geholfen hat, ist es viel besser, sich bei ihm zu bedanken, als mit einem allgemeinen „Beste Grüße“ zu enden.
Danke/Danke Ihnen/dir – einfach, aber funktioniert in fast jeder Situation.
Schönes Wochenende / schönen Urlaub / usw. – Sie werden dies nicht immer nutzen können, aber diese Personalisierung beweist, dass Sie sich für andere interessieren und ihnen zuhören.
Bleiben Sie dran – geeignet für formelle und informelle E-Mails, wenn Sie möchten, dass andere mit Follow-ups oder wichtigen Neuigkeiten rechnen sollen.
Sie sind die Besten! / Du bist die/der Beste! – Diese und jede andere Variation, wie „Sie sind großartig“, sind ein guter Ersatz für das übliche „Danke“. Sie funktionieren sehr gut, besonders wenn sich jemand die Mühe macht, einem zu helfen.
Formelle E-Mail-Schlussformeln
Formelle E-Mail-Schlussformeln sollten Sie verwenden, wenn Sie jemanden zum ersten Mal kontaktieren, ihn nicht persönlich kennen oder sich nicht sicher sind, was Sie verwenden sollen. Denken Sie daran, dass Sie in geschäftlichen E-Mails nicht unbedingt formelle Optionen verwenden müssen – auch hier ist Kontext alles.
Viele Grüße / Beste Grüße –diese Optionen sind für E-Mail-Schlussformeln ziemlich universell. Formell, aber nicht zu formell, Sie können sie so ziemlich in jeder E-Mail verwenden. Selbst gelegentliches Erscheinen in informellen E-Mails wird niemanden töten.
Mit freundlichen Grüßen – die gebräuchlichste Schlussformel, die noch etwas formeller ist.
Hochachtungsvoll – die super formelle Variante einer E-Mail-Schlussformel.
Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören – das ist eine nette Art zu sagen, dass Sie es kaum erwarten können, eine Antwort zu erhalten.
Ich erwarte Ihre Antwort – die kältere Variante der obigen Schlussformel. Sie werden sie üblicherweise in Follow-ups sehen.
Informelle E-Mail-Schlussformeln
Wie bereits erwähnt, können in der Geschäftskorrespondenz informelle E-Mail-Schlussformeln vorkommen. Normalerweise ist nichts dagegen einzuwenden, ein Gespräch locker zu führen, besonders wenn Ihr Empfänger kein völlig Fremder ist und vorzugsweise in Ihrem Alter ist.
😁, ;] – manche Leute 💗 es, ihre 📧 mit einem 😊, 😅, 🤗 oder einem anderen Emoji zu beenden. Es ist ganz 👍 für informelle Nachrichten. Denken Sie aber daran, dass manche Leute einfach Worte bevorzugen. Zu viele Emoticons könnten jedoch zum Folgenden führen: (╯°□°)╯︵ ┻━┻
Tschüss/tschau – eine der kürzesten verwendeten informellen E-Mail-Schlussformeln. Einfacher geht es nicht.
Machen Sie‘s gut / Mach‘s gut – normalerweise für das Ende einer Konversation reserviert, wenn Sie wissen, dass alles, was Sie zu einem bestimmten Thema besprechen wollten, bereits besprochen wurde.
Herzliche Grüße / Herzlichst – vermitteln Wertschätzung und bauen eine herzliche Verbindung auf.
Was halten Sie davon? / Was meinst du dazu? – für Ihren Empfänger ist diese Schlussformel ein klarer Indikator dafür, dass seine Meinung erwartet wird. Ohne sie werden einige E-Mails wahrscheinlich gelesen, archiviert und vergessen.
Schlussformeln in der Privatkorrespondenz
Dieser Abschnitt unterscheidet sich von dem obigen Abschnitt zu den informellen E-Mail-Schlussformeln darin, dass die folgenden Vorschläge nicht für geschäftliche E-Mails funktionieren werden.
Liebe Grüße / Gruß und Kuss / XOXO – es gibt viel mehr Variationen; all diese emotional aufgeladenen Schlussformeln sind schön, wenn Sie jemandem, der Ihnen sehr nahe steht, eine E-Mail senden.
Thx – Dankbarkeit und Anerkennung auszudrücken ist eine gute Praxis. Um diese Abkürzung, die heutzutage auch im deutschen Sprachraum häufig im Internet vorkommt, zu verwenden, müssen Sie den Empfänger jedoch ziemlich gut kennen.
Machen wir sie fertig! – solche Hinweise auf einen … gesunden Wettbewerb könnten die Moral inspirieren und stärken. Diese Schlussformel könnte jedoch als etwas zu informell oder direkt beleidigend angesehen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die allgemeine Situation und den ganzheitlichen Kontext erfassen, bevor Sie eine solche Schlussformel an jemanden senden.
Professionelle E-Mail-Schlussformeln
Wie bereits erwähnt, ist es nicht der formelle oder informelle Stil, der eine Unterschrift für die professionelle Geschäftskorrespondenz geeignet macht. Je nach Kontext können Sie eine beliebige Schlussformel aus der universellen, formellen und informellen Gruppe verwenden. Aus diesem Grund habe ich diesen Teil für alternative Möglichkeiten zur Verwendung von Schlussformeln in Ihrer E-Mail vorbereitet.
Wenn Sie ein Treffen mit mir vereinbaren möchten, klicken Sie in meiner E-Mail-Signatur auf die Schaltfläche Jetzt buchen – eine moderne E-Mail-Signatur hat sich von einer einfachen Zeile mit Ihrem Namen zu etwas viel Nützlicherem entwickelt. Eine der Möglichkeiten, wie es verwendet werden kann, ist die einfache Planung von Besprechungen. Die Erwähnung dieser Tatsache in Ihrer Schlussformel zeigt Ihrem Empfänger, dass die Schaltfläche nicht nur eine Attrappe, sondern tatsächlich der bevorzugte Weg ist, Sie zu kontaktieren.
Weitere hilfreiche Artikel sind auf meinem Blog zu finden (siehe Link in meiner Signatur) – Ihre E-Mail-Signatur kann einen direkten Link zu einer beliebigen externen Quelle enthalten. Ein Hinweis darauf könnte hilfreich sein, wenn jemand solche Informationen in einer E-Mail-Signatur nicht erwartet.
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, E-Mail-Signaturen zu verwenden. Seien Sie jedoch vorsichtig. Wenn Sie jeder E-Mail eine vollständige E-Mail-Signatur mit Marketingbannern, Schaltflächen für soziale Medien, Umfragen zur Kundenzufriedenheit usw. hinzufügen, kann der eigentliche Inhalt der Konversation mit Signaturen überflutet werden. Eine gute Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, für die erste und die nachfolgenden Nachrichten unterschiedliche Signaturen zu verwenden.
Einzigartige E-Mail-Schlussformeln
Nachfolgend finden Sie Phrasen, die Sie wahrscheinlich nicht oft sehen werden. Ich werde diese weniger beliebten Schlussformeln zusammen mit der wahrscheinlichsten Erklärung dafür auflisten, warum sie die Welt der E-Mails nicht erobert haben.
Hav (Hochachtungsvoll) – dieser Fall ist ziemlich seltsam, da es sich um eine sehr formelle Schlussformel handelt, die durch die Abkürzung sehr informell gemacht wird. Auch die Tatsache, dass die meisten Leute eine Erklärung brauchen, was diese Abkürzung bedeutet, macht es unwahrscheinlich, dass sie zu einer üblichen E-Mail-Schlussformel wird.
MfG/VG/LG – Schlussformeln sollen ausgeschrieben werden, da Abkürzungen salopp und wenig wertschätzend wirken. Theoretisch sollte jeder verstehen, was sie bedeuten. Leider fragen sich die Empfänger möglicherweise, wie viel Zeit Sie gespart haben, wenn sie ein paar Buchstaben weniger eingegeben haben.
Bis zur Unendlichkeit, und noch viel weiter! – OK, ich habe dieses Beispiel im wirklichen Leben noch nie gesehen und es würde in die Kategorie der Zitate fallen, aber ich versuche (erfolglos) mich davon zu überzeugen, dass es für eine gelegentliche informelle E-Mail funktionieren könnte.
Wenn ich keinen Sinn mache, ist dafür die Autokorrektur verantwortlich – ich finde dies (und all die anderen Tribute an die Autokorrektur oder Wurstfinger) eine bessere Alternative als „Von meinem iPhone gesendet“, aber dennoch, wenn Sie Zeit haben, so ausführlich zu sein, sollten Sie auch in der Lage sein, die gesamte E-Mail auf Tipp- und Autokorrekturfehler zu überprüfen.
Schlussformeln versus Signaturen
Eine E-Mail-Schlussformel ist nicht dasselbe wie eine E-Mail-Signatur oder ein Haftungsausschluss. Obwohl sie normalerweise zusammenkommen, dienen sie unterschiedlichen Zwecken.
E-Mail-Schlussformeln zählen immer noch als Mitte des E-Mail-Textes (E-Mail-Bodys). Abgesehen von der Netiquette machen sie den E-Mail-Inhalt vollständig. Ohne das Ende einer E-Mail sieht eine Nachricht oft unvollständig aus, und der Empfänger fragt sich möglicherweise, ob die E-Mail nicht vorzeitig gesendet wurde.
E-Mail-Signaturen dienen anderen wichtigen Zwecken, von denen die wichtigsten darin bestehen, den Absender zu identifizieren und einige Informationen über ihn zu geben. Sie tragen aber auch den Markenwert, machen E-Mails Corporate Identity-konform, können für verschiedene Marketingaktivitäten verwendet werden, binden Links zur Terminplanung/Besprechung ein oder sammeln Kundenfeedback. Wenn Sie Ihre eigene professionelle E-Mail-Signatur erstellen möchten, können Sie unseren kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden.
E-Mail-Haftungsausschlüsse sind das juristische Kauderwelsch am Ende einer E-Mail. Während ihre rechtliche Wirksamkeit vielfach in Frage gestellt wurde, gibt es Situationen, in denen sie für die Geschäftskommunikation erforderlich sind. Dennoch kann nichts entschuldigen, dass ein Haftungsausschluss ein zweiseitiger Aufsatz ist, besonders wenn er zu einer drei Wörter langen E-Mail hinzugefügt wird. Sehen Sie sich einige gute Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse an.
Automatische E-Mail-Schlussformeln
Wenn Sie sich beim Verfassen Ihrer E-Mails nicht jedes Mal um das Ende der Nachricht kümmern möchten, können Sie Ihrer automatischen E-Mail-Signatur, direkt über der Signatur selbst, eines der neutralen Beispiele hinzufügen.
Auf diese Weise können Sie sich auf den Kern Ihrer E-Mail konzentrieren und die Kommunikation beschleunigen. Es scheint vielleicht nicht so viel zu sein, aber glauben Sie mir: wenn Sie aufhören, sich über alle Möglichkeiten zum Beenden einer E-Mail Gedanken zu machen, sparen Sie viel Zeit und können sich um andere Dinge kümmern.
Ein echter Gamechanger ist es, wenn Sie Ihre E-Mail-Schlussformeln zusammen mit den E-Mail-Signaturen für die gesamte Organisation verwalten. Mit anderen Worten, wenn das gesamte Unternehmen auf magische Weise E-Mail-Schlussformeln und E-Mail-Signaturen unter allen E-Mails erhält. Sehen Sie sich dieses kurze Video an, um besser zu verstehen, wovon ich spreche:
Beim Erstellen einer E-Mail-Signatur kann es leicht zu Fehlern kommen. Signaturen sehen schön aus und scheinen einfach zum Erstellen zu sein, aber wenn man genauer hinschaut, gehen sie leicht kaputt. Lesen Sie weiter, um die häufigsten E-Mail-Signaturfehler beim privaten und geschäftlichen Gebrauch kennenzulernen und zu erfahren, wie Sie diese vermeiden können.
Es gibt Situationen in Office 365, in denen Ihre E-Mail-Signaturen aufhören zu funktionieren. Hier ist eine Schnellzugriffsliste der häufigsten Probleme bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen samt deren Lösungen:
Obwohl das Problem nicht auf Office 365 beschränkt ist, kommt es auf dieser Plattform häufig vor.
Sie erstellen eine schöne E-Mail-Signatur in Outlook und nachdem Sie eine E-Mail mit der Signatur gesendet haben, sieht diese nicht korrekt aus. Das Layout ist anders, Zeilenumbrüche erscheinen aus dem Nichts, Schriftarten sehen nicht so aus, wie Sie sie eingerichtet haben usw. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann liegt ein HTML-Problem vor. Der häufigste Grund dafür ist die Erstellung Ihrer E-Mail-Signatur in Microsoft Word. Während sie in Word und in Ihren Signatureinstellungen gut aussieht, enthält sie viele versteckte Formatierungsinformationen, die das Layout normalerweise direkt nach dem Senden einer E-Mail zerstören.
Die Lösung besteht darin, Ihre E-Mail-Signatur mit dem richtigen HTML-Code zu erstellen. Wenn Sie ein HTML-Experte sind, können Sie diese Profi-Tipps nutzen, um eine korrekt formatierte Signatur zu erstellen. Wenn Sie, wie die meisten Menschen, nur eine entfernte Ahnung davon haben, was HTML ist, können Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden. Auf diese Weise kann jeder eine gut aussehende Signatur einrichten, die nicht kaputt geht, sobald Sie Ihre E-Mail versenden.
Sie haben 30 verschiedene E-Mail-Signaturdesigns eingerichtet und plötzlich sind sie alle weg? Oder haben Sie auf Ihren Geräten unterschiedliche E-Mail-Signaturen eingerichtet, die nun alle gleich aussehen?
Der wahrscheinlichste Grund für dieses Phänomen ist die von Microsoft eingeführte Funktion namens „Roaming-Signatures“ (oder „Signatur-Cloud-Einstellungen“). Mit der Implementierung änderte sich der Speicherort der Outlook-E-Mail-Signaturen von Ihrem lokalen Windows-Ordner zu den Postfacheinstellungen in der Cloud. Die Funktion soll Ihnen das Leben erleichtern – Sie müssen nicht mehr E-Mail-Signaturen in jedem von Ihnen verwendeten Outlook separat einrichten. Der Haken dabei ist, dass dadurch möglicherweise versehentlich die zuvor eingerichteten Signaturen überschrieben werden.
Um das Problem zu beheben, können Sie die Roaming-Signaturen deaktivieren, wodurch Ihre fehlenden Signaturen automatisch wiederhergestellt werden. Alternativ können Sie auch versuchen, Ihre fehlenden Signaturen wieder zu erstellen, indem Sie zum lokalen Outlook-Signaturspeicher gehen und den Inhalt von HTML- oder RTF-Signaturdateien kopieren. Erfahren Sie mehr
Das Problem der doppelten E-Mail-Signaturen hat viele schockiert und sollte nicht sonderlich überraschen, da es auf den ersten Blick keinen Sinn ergibt. Die Situation stellt sich folgendermaßen dar:
Sie versenden eine E-Mail mit Ihrer Signatur. Alles scheint in Ordnung zu sein, bis Sie eine Antwort erhalten, in der sich unter Ihrer Nachricht zwei E-Mail-Signaturen befinden. Eine der Signaturen kennen Sie. Die andere enthält Ihre persönlichen Daten, sieht aber völlig anders aus. Darüber hinaus gibt es beim Überprüfen Ihres Ordners „Gesendete Elemente“ nur eine E-Mail-Signatur.
Es mag überraschen, aber das Problem kommt recht häufig vor und ist kein Scherz. Die zweite Signatur wird üblicherweise von Ihrer Organisation hinzugefügt, nachdem eine E-Mail gesendet wurde. Die meisten bekannten Marken verfügen über eingerichtete Richtlinien, die steuern, wie die Marke über verschiedene Kanäle hinweg (einschließlich E-Mails) präsentiert wird. Sie verwenden „E-Mail-Flussregeln“ oder spezielle Tools, um nach dem Senden einer E-Mail eine bestimmte Signatur hinzuzufügen, sodass diese nicht von Endbenutzern geändert werden kann. Nebenwirkungen? Doppelte Signaturen, falls Endbenutzer sich eines solchen Mechanismus nicht bewusst sind.
Das Problem liegt wahrscheinlich nicht bei Ihnen – Ihre Organisation sollte die Verwendung solcher Methoden immer klar kommunizieren oder Brand Management Tools verwenden, die es den Benutzern ermöglichen, die von der Organisation hinzugefügten Signaturen zu sehen.
Office 365-Signaturen können nicht bearbeitet werden
Manchmal kann es bei der Verwendung von Office 365 Outlook im Web (OWA) zu Problemen kommen, wenn Sie versuchen, eine E-Mail-Signatur für Ihr Konto festzulegen. Wenn Sie die E-Mail-Einstellungen durchgehen, fehlt möglicherweise im Menü Layout die Schaltfläche E-Mail-Signatur. Dadurch ist es für Benutzer unmöglich, Änderungen an ihren Office 365-E-Mail-Signaturen vorzunehmen. Die wahrscheinlichste Ursache ist die Blockierung dieser Funktion durch eine OWA-Richtlinie. So beheben Sie das Problem:
Greifen Sie auf Ihr Exchange Admin Center zu und gehen Sie zum Abschnitt permissions (Berechtigungen).
Wählen Sie anschließend im oberen Menü den Tab Outlook Web App policies (Outlook Web App-Richtlinien) aus. Wählen Sie die gültige Richtlinie aus (in diesem Beispiel OwaMailboxPolicy) und bearbeiten Sie sie.
Klicken Sie im Tab features (Funktionen) unten im Fenster auf More options (Weitere Optionen).
Aktivieren Sie im Abschnitt User experience (Benutzerfreundlichkeit) das Kontrollkästchen Email signature.
Hinweis:
Diese Funktion kann umgekehrt verwendet werden, wenn eine E-Mail-Signatur / ein Haftungsausschluss über E-Mail-Flussregeln oder über ein Tool eines Drittanbieters hinzugefügt wurde und Sie die von Benutzern erstellten Signaturen blockieren möchten.
Wenn vor dem Blockieren dieser Funktion eine E-Mail-Signatur hinzugefügt wurde, werden Benutzer sie weiterhin verwenden können. Sie kann sogar automatisch hinzugefügt werden, wenn eine solche Option ausgewählt wurde.
OWA-Richtlinien werden erwartungsgemäß nicht auf Benutzer angewendet, die auf ihre Postfächer über Outlook zugreifen.
Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie eine Office 365-E-Mail-Signatur einrichten, kann dieser Artikel hilfreich sein.
Sie haben Ihrer E-Mail-Signatur ein Bild hinzugefügt, welches jedoch nicht angezeigt wird? Haben Sie Probleme mit dem gefürchteten roten X, das anstelle Ihrer Marketingbanner oder Social Media Icons zu sehen ist? Dies kann daran liegen, dass Sie ein verlinktes Bild (auch gehostetes Bild genannt) verwendet haben. Verlinkte Bilder werden von den meisten E-Mail-Clients automatisch blockiert. Darüber hinaus wird das Bild nicht angezeigt, wenn ein Web-Speicherort, an dem das Bild gespeichert ist, vorübergehend oder dauerhaft nicht verfügbar ist. Es wird auch nicht angezeigt, wenn Sie E-Mails im Offline-Modus durchsuchen. Sie können dieses Problem beheben, indem Sie stattdessen eingebettete Grafiken verwenden:
Klicken Sie im Fenster des Signatureditors auf das Bildsymbol und wählen Sie ein Bild von Ihrem lokalen Laufwerk aus.
Hinweis:
Bilder bei dieser Option werden als versteckte Anhänge gesendet, wodurch die Größe der E-Mails zunimmt.
In seltenen Fällen können solche Bilder von der Antivirensoftware des Empfängers gelöscht werden.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre eingebetteten Bilder beim Empfänger korrekt aussehen, müssen Sie eine Drittanbieterlösung wie CodeTwo Email Signatures 365 verwenden.
Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen verlinkten und eingebetteten (Inline-)Bildern finden Sie in diesem Blogbeitrag.
Beim Bearbeiten einer HTML-E-Mail-Signatur in OWA oder Outlook kommt es häufig vor, dass Ihre Vorlage nicht so angezeigt wird, wie Sie sie entworfen haben. Das häufigste Problem ist der doppelte Zeilenabstand:
Obwohl es eine ganze Reihe von Möglichkeiten gibt, das Problem zu lösen, gibt es eine, die für jedes Formatierungsproblem funktioniert, einschließlich des Problems mit doppelten Abständen:
Erstellen Sie zunächst Ihren E-Mail-Signaturblock in einem Textverarbeitungsprogramm oder in dem E-Mail-Signaturgenerator.
Kopieren Sie die von Ihnen erstellte E-Mail-Signatur und fügen Sie sie in den Signatureditor ein.
Nehmen Sie gegebenenfalls letzte Anpassungen vor.
Das Problem der doppelten Abstände könnte auch durch die Verwendung der Kombination Umschalt + Eingabetaste gelöst werden, anstatt einen neuen Absatz einfach durch Drücken der Eingabetaste zu beginnen. Manchmal kann es jedoch passieren, dass die Signatur als eine einzelne Textzeile erscheint. Die obige Lösung garantiert, dass dieses Problem gelöst wird. Darüber hinaus bietet sie Ihnen mehr Bearbeitungsmöglichkeiten als der integrierte E-Mail-Signatureditor von OWA oder Outlook.
Dieses Problem kann auftreten, wenn Sie auf Ihr Office 365-E-Mail-Konto über Outlook zugreifen. Wenn Sie keine E-Mail-Signatur ändern oder neue Signatur hinzufügen können, liegt dies höchstwahrscheinlich an einem bestimmten Wert, der in der Registrierung eingegeben wurde. Es hat nichts mit der Verwaltung von Office 365 zu tun, sondern ist vollständig von den Funktionen von Microsoft Windows abhängig. Um das Problem zu beheben, befolgen Sie die folgenden einfachen Schritte:
Wichtig:
Es könnte sich als schlechte Idee erweisen, mit der Registrierung herumzuspielen, wenn Sie dies früher nicht getan haben. Stellen Sie sicher, dass Sie immer ein Backup der Registrierung erstellen, bevor Sie mit der Arbeit daran beginnen. Dies können Sie tun, indem Sie auf Datei > Exportieren klicken und einen Zielspeicherort für Ihr Backup auswählen.
Zusätzlich können in der Registrierung die Einträge NewSignature und Reply_Signature mit dem Wert REG_SZ in der Spalte Typ und dem Namen der automatisch hinzuzufügenden Signatur in der Spalte Daten vorhanden sein. Diese Registrierungseinträge sollten auch das Ändern von Signaturen blockieren.
Halten Sie auf Ihrer Tastatur die Windows-Taste gedrückt und drücken Sie R.
Geben Sie regedit ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Dadurch wird der Registrierungseditor geöffnet. Folgen Sie in der Ordnerstruktur auf der linken Seite dem Pfad: HKEY_Current_User > Software > Microsoft > Office > X > Common > MailSettings.
Wenn ein Wert mit dem Namen DisableSignatures vorhanden und auf 1 festgelegt ist, ändern Sie ihn entsprechend, sodass er auf 0 festgelegt ist.
E-Mail-Signaturen werden nicht direkt unter Antworten oder Weiterleitungen angezeigt
Ein bekanntes Problem, das unter Exchange Online-Administratoren häufig diskutiert wird, sind E-Mail-Signaturen, die am Ende von E-Mail-Konversationen landen. Leider bietet Exchange Online keine Möglichkeit, dieses Problem mit Bordmitteln zu lösen. Wenn Sie außerdem keine Ausnahme zu Ihrer E-Mail-Flussregel hinzufügen, kann es passieren, dass Ihre E-Mail-Signatur verdoppelt wird.
Derzeit besteht die einzige Möglichkeit, E-Mail-Signaturen automatisch direkt unter Antworten oder Weiterleitungen hinzuzufügen, in der Verwendung einer Drittanbieterlösung. Am besten probieren Sie CodeTwo Email Signatures 365 aus.
Office 365-E-Mail-Signaturen werden nicht in den Gesendeten Elementen angezeigt
Ein weiteres Problem, mit dem Unternehmen häufig konfrontiert werden, besteht darin, dass serverseitig eingefügte E-Mail-Signaturen im Ordner „Gesendete Elemente“ des Absenders nicht sichtbar sind. Dies kann zu Problemen führen, wenn Sie einen Disclaimer haben, der an jede gesendete E-Mail angehängt werden sollte, Sie diesen aber nicht überprüfen können. Das Fehlen von Haftungsausschlüssen in Ihren E-Mails kann zu rechtlichen Problemen führen.
Es gibt jedoch einen Workaround: statt Haftungsausschlüsse auf Serverebene anzuhängen, können Sie eine E-Mail-Signaturvorlage erstellen und diese an alle Benutzer verteilen. Dann weisen Sie sie einfach an, den Haftungsausschluss in ihren E-Mail-Clients einzufügen.
Obwohl dadurch ein Problem gelöst wird, kann es leider dazu kommen, dass eine Liste neuer Probleme entsteht. Um nur einige zu nennen:
Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter die E-Mail-Signatur nicht korrekt implementieren oder die Aufforderung zu derer Einrichtung einfach ignorieren.
Wenn die Benutzer mehr als nur einen E-Mail-Client verwenden, kann die Signatur im gesamten Unternehmen unterschiedlich aussehen.
Jede Änderung der E-Mail-Signatur in der Zukunft müsste jedes Mal auf allen Computern separat implementiert werden.
Um Office 365-E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse in den Gesendeten Elementen anzuzeigen, müssen Sie CodeTwo Email Signatures 365 verwenden – den ersten Office 365-Signaturmanager auf dem Markt, der eine solche Funktion bietet.
Dies sind die häufigsten Probleme, die bei E-Mail-Signaturen in Office 365 auftreten können. Wenn Sie auf andere Probleme stoßen, teilen Sie uns diese unbedingt in den Kommentaren mit. Wir werden versuchen, sie nach besten Kräften anzugehen.
[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 7. Juli 2021 veröffentlicht. Dem Beitrag wurden neue Abschnitte hinzugefügt, um aktuelle Trends und Änderungen bei bewährten Verfahren im Fall von E-Mail-Signaturen widerzuspiegeln.
Jedes Element eines Signaturblocks spielt eine wichtige Rolle. Kontaktdaten, Benutzerfoto, Werbebanner, Hyperlinks und Social Media Icons müssen alle zusammenpassen, damit die Signatur professionell aussieht. Es gibt aber ein grundlegendes Element, das, wenn es übersehen wird, die Lesbarkeit und die visuelle Wahrnehmung der Signatur erheblich beeinträchtigen kann – die Schriftart. In Anbetracht dessen zeige ich in diesem Beitrag die besten Schriftarten für E-Mail-Signaturen.
Beste Schriftarten für E-Mail-Signaturen
Um die beste Schriftart für Ihre E-Mail-Signatur auszuwählen, müssen Sie nach einer der websicheren Schriftarten suchen. Und mit „sicheren Schriftarten“ meine ich diese, die auf den meisten Geräten vorinstalliert sind. Egal ob Windows, Mac, iPhone oder Android. Sie müssen sicher sein, dass die Schriftart, die Sie in Ihrer Signatur nutzen, auch auf der Empfängerseite verfügbar ist. Nur so haben Sie die Garantie, dass die Signaturvorlage genauso aussieht, wie Sie sie auf Ihrem Bildschirm sehen.
Ein weiterer großer Pluspunkt für sichere Schriftarten – sie sind gut lesbar, ohne unnötigen Dekorationen, die die Lesbarkeit des Signaturtextes beeinträchtigen würden. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier eine Liste der besten Schriftarten für E-Mail-Signaturen:
Arial
Verdana
Georgia
Tahoma
Courier New
Times New Roman
Trebuchet MS
Mit den oben genannten Schriftarten erstellen Sie ordentliche und professionell aussehende E-Mail-Signaturen. So wie im Beispiel unten. Die in dieser Signaturvorlage verwendete Schriftart ist Arial, Größe 18pt für den Namen, Größe 11pt für die Stellenbezeichnung und Größe 9pt für Kontaktdaten. Die Signatur ist nicht nur elegant, sondern ermöglicht es dem Empfänger auch, alle notwendigen Kontaktdaten leicht zu finden und zu lesen.
Was aber, wenn die in Signaturen verwendete Schriftart schwer lesbar ist? Finden wir es heraus.
Welche Schriftarten sollten Sie vermeiden und warum
Dekorative Schriftarten
Obwohl sie in kreativen Marketingprojekten willkommen sind, sollten Sie auf jeden Fall die Verwendung von benutzerdefinierten oder dekorativen Schriftarten in E-Mail-Signaturen vermeiden. Im Internet finden Sie zahlreiche Websites mit unzähligen kunstvollen Schriftarten. Es ist einfach, sie herunterzuladen und auf Ihren Geräten zu installieren. Aber selbst wenn Sie eine solche Option haben, bedeutet das nicht, dass Sie diese Schriftarten in Ihrer E-Mail-Signaturvorlage verwenden sollten.
Hier sind einige Gründe, die dafür sprechen, keine dekorativen Schriftarten für Ihre E-Mail-Signatur zu wählen:
Sie sind schlecht für die visuelle Identität Ihrer Marke – Ihre E-Mail-Signatur ist eigentlich Ihre Online-Visitenkarte. Die Art und Weise, wie Sie sie gestalten, kann viel über Ihre Professionalität und den Charakter Ihrer Marke aussagen. Daher sollten dekorative Schriftarten, die Ihre Signatur überladen oder unleserlich machen, nicht in Frage kommen.
Sie werden anders beim Empfänger angezeigt – es ist sehr wahrscheinlich, dass die Empfänger Ihrer E-Mails Ihre kunstvolle Schriftart nicht auf ihren Geräten installiert haben. Daher kann die von Ihnen gewählte Schriftart nicht richtig oder gar nicht angezeigt werden.
Sie sind schwer lesbar – die meisten dekorativen Schriftarten machen den Signaturblock unlesbar. Der Empfänger Ihrer E-Mail sollte in der Lage sein, alle notwendigen Informationen, die er in Ihrer E-Mail-Signatur sucht, leicht zu finden und zu lesen. Wenn sie die Signatur nicht schnell nach der Telefonnummer oder Postanschrift durchsuchen können, werden sie möglicherweise frustriert. Und das wollen Sie nicht.
Die folgende Vorlage zeigt, wie man Schriftarten in Signaturen NICHT verwenden soll. Diese dekorative Schriftart erschwert es, alle Kontaktdaten von John zu entschlüsseln.
Nicht websichere Schriftarten
Für E-Mail-Signaturzwecke wird empfohlen, immer websichere Schriftarten (oben in diesem Artikel aufgeführt) zu verwenden. Der Grund dafür ist ihre allgemeine Verfügbarkeit sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Geräten. Alle Schriftarten außerhalb dieser Liste können speziell für Windows oder für Mac entwickelt sein, was bedeutet, dass ein Risiko besteht, dass eine ausgewählte Schriftart auf den meisten Geräten der Empfänger nicht unterstützt wird. Wenn Sie sich trotzdem für diesen Weg entscheiden, empfiehlt es sich, einige Fallback-Schriftarten festzulegen.
Was sind Fallback-Schriftarten und warum sollten Sie sie verwenden?
Fallback-Schriftarten sind nicht obligatorisch, aber es empfiehlt sich, sie in Ihren E-Mail-Signaturen festzulegen. Warum? Wenn die Schriftart Ihrer ersten Wahl auf dem Gerät des Endbenutzers nicht verfügbar ist, wird die Signatur stattdessen die Fallback-Schriftart anzeigen. Indem Sie die Fallback-Schriftart einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihr Signaturdesign höchstwahrscheinlich auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten ähnlich aussehen wird.
So funktioniert es
Im HTML-Code Ihrer Signatur können Sie eine Zeile hinzufügen, die zwei oder drei Schriftnamen auflistet.
Schriftart Eins (font-one): die wichtigste. Dies ist ein Signal für das System, das Ihre Signatur liest, immer diese Schriftart zu verwenden, falls verfügbar.
Schriftart Zwei (font-two): wenn Ihre erste Schriftart auf dem Gerät des Empfängers nicht gefunden werden kann, wird stattdessen die zweite Schriftart in Ihrer Signatur verwendet.
Schriftart Drei (font-three): diese Schriftart wird verwendet, wenn die zuvor aufgelisteten Schriftarten vom System des Endbenutzers nicht unterstützt werden.
Hier ist eine Beispielzeile des Codes:
style="font-family: Arial, Verdana, sans-serif;"
Die erste Schriftart in der Reihenfolge, Arial, ist die wichtigste für den Absender. Es ist die bevorzugte Schriftart, die immer verwendet wird. Die zweite angegebene Schriftart, Verdana, wird angezeigt, wenn die Schriftart Arial auf dem Gerät des Empfängers nicht unterstützt wird. Wenn die beiden ersten Schriftarten nicht gefunden werden, wird eine standardmäßige serifenlose Schriftart verwendet, die auf dem System des Endbenutzers verfügbar ist.
Welche Fallback-Schriftarten können verwendet werden?
Zu den häufig verwendeten Fallback-Schriftarten gehören:
Serif
Sans-serif
Monospace
Dies sind generische Schriftartfamiliennamen, von denen einer immer als letzte Option in der Schriftartenliste im HTML-Code Ihrer Signaturvorlage angegeben werden sollte. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen Serif-, Sans-Serif- und Monospace-Schriftfamilien finden Sie auf dieser Website.
Wo sollen Schriftfamilien im HTML-Code der Signatur angegeben werden?
Überall. Ich meine, in jedem HTML-Tag, wo Sie Elemente wie <body>, <p>, <td>, <tr>, oder <table> finden können. Dies ist einfach die sicherste Option. Sie können nur ein Tag auswählen, aber die Erfahrungen aus erster Hand zeigen, dass dies möglicherweise nicht in allen Szenarien ausreicht. Sehen Sie sich unten ein Beispiel an, wie Sie Ihre Signatur gegen unerwartete Schriftartänderungen „sichern“ können:
Wie Sie sehen können, erscheint die Codezeile mehrmals in der obigen Signaturvorlage.
Inspirationen für E-Mail-Signaturen
Brauchen Sie inspirierende Beispiele für ordentliche und sichere E-Mail-Signaturvorlagen? Sie finden sie in diesem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator und in dieser Bibliothek mit Signaturvorlagen. Lassen Sie sich durch diese fertigen Signaturvorlagen inspirieren und erstellen Sie Ihren eigenen Signaturblock, der Ihre geschäftliche E-Mail-Korrespondenz bereichern wird. Alle in diesen Ressourcen aufgeführten E-Mail-Signaturen basieren auf den beliebtesten sicheren Schriftarten – Arial und Verdana.
Laden Sie einfach eine der E-Mail-Signaturvorlagen herunter, die Sie interessant finden, und verwenden Sie sie sofort als Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur. Sie sind völlig kostenlos!
[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 1. März 2019 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um die aktuellen Schritte darzustellen, die erforderlich sind, um direkte Links in den aufgeführten Image- und Datei-Hosting-Diensten zu erhalten.
Sie fragen sich vielleicht, was eigentlich direkte Bildlinks oder direkte URLs mit E-Mail-Signaturen zu tun haben. Dort, wo Sie ein eingebettetes Bild verwenden können, müssen Sie sich um keine Links kümmern. Verlinkte Bilder haben jedoch einige Vorteile (beispielsweise erhöhen sie nicht die E-Mail-Größe). Darüber hinaus gibt es Situationen, in denen verlinkte Bilder die einzige Option sind. Zum Hinzufügen eines verlinkten Bildes benötigen Sie eine direkte URL.
Beachten Sie, dass es immer besser ist, Bilder für E-Mail-Signaturen auf Ihren eigenen Servern zu hosten. Wenn Sie keinen Server besitzen, verwenden Sie am besten einen Image-Hosting-Service. Der folgende Artikel beschreibt, wie Sie einen direkten Link bei einigen bekannten Image- und Datei-Hosting-Diensten erhalten. Wie Sie gleich sehen werden, ist mehr als nur ein Rechtsklick auf das Bild und das Kopieren der Bildadresse erforderlich. Klicken Sie auf den entsprechenden Image-Hosting-Service, um zu erfahren, wie Sie eine direkte Image-URL erhalten:
Beachten Sie, dass alle angegebenen Methoden zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Artikels funktionieren. Es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass sich das Verfahren in Zukunft nicht ändert.
Wie erhält man einen direkten Bildlink bei Google Drive
Google Drive ist möglicherweise der komplizierteste Image-Hosting-Service. Zumindest wenn Sie einen direkten Link bekommen möchten.
Fangen wir mit dem Einfügen des Bildes an. Ziehen Sie das Bild entweder via Drag & Drop (somit können Sie zum Schritt 3 überspringen) oder gehen sie auf New (Neu) > File upload (Dateien hochladen).
Wählen Sie nun das Bild aus, das Sie in Google Drive hosten möchten:
Jetzt können Sie auf Ihr Foto zugreifen. Wählen Sie es aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Get link (Link abrufen), um die Freigabeoptionen anzuzeigen. Hinweis: Beachten Sie, dass Sie in diesem Schritt noch keinen direkten Link erhalten, sondern es handelt sich um einen freigegebenen Link. Solcher Link kann nicht als Quelle in E-Mail-Signaturen verwendet werden.
Wenn Sie möchten, dass Ihr Online-Bild richtig funktioniert (d. h. für alle angezeigt wird), müssen Sie sicherstellen, dass die Rolle Viewer (Betrachter) und die Option Anyone on the Internet with the link can view (Jeder im Internet kann das Element über den Link ansehen) ausgewählt sind.
Kopieren Sie nun den freigegebenen Link, indem Sie auf Copy link (Link kopieren) klicken und ihn in einen beliebigen Texteditor einfügen. Sie werden einen ähnlichen Link wie diesen sehen: https://drive.google.com/open?id=1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq oder https://drive.google.com/file/d/1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq/view?usp=share_link Die Reihe von Buchstaben und Zahlen in Fettdruck ist die Bild-ID (*img_id*) dieser bestimmten Grafikdatei. Sie müssen sie kopieren und in das folgende URL-Format einfügen https://drive.google.com/uc?export=view&id=*img_id* Ersetzen Sie einfach den gesamten *img_id*-Teil durch Ihre ID (in diesem Beispiel ist es 1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq). Auf diese Weise erhalten Sie die richtige direkte URL, die Sie in Ihrer Signatur verwenden können. Zum Beispiel: https://drive.google.com/uc?export=view&id=1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq
Problembehandlung bei direkten Google Drive-Links
Wenn Sie alle oben genannten Schritte befolgt haben und die direkte URL immer noch nicht funktioniert, müssen Sie einige Einstellungen ändern.
Klicken Sie im Google Drive-Fenster, in dem Sie Ihr Bild hochgeladen haben, auf das Bild, für welches Sie den funktionierenden direkten Link aktivieren möchten. 2. Klicken Sie anschließend auf das Zahnrad, um auf die Freigabeeinstellungen zuzugreifen. 3. Stellen Sie abschließend sicher, dass das zweite Kontrollkästchen (Viewers and commenters can see the option to download, print, and copy – Betrachter und Kommentatoren sehen die Option zum Herunterladen, Drucken und Kopieren) aktiviert ist:
Wie erhält man eine direkte Bild-URL bei OneDrive
Das Erhalten eines direkten Links bei OneDrive ist viel schneller und erfordert keine Verwendung von Entwickler-Tools oder URL-Hokuspokus. Es funktioniert jedoch nicht in OneDrive for Business. Mit anderen Worten, Sie können keine Bilder aus dem SharePoint oder OneDrive Ihres Unternehmens verwenden. Das persönliche OneDrive funktioniert jedoch gut:
Verwenden Sie zunächst eine beliebige Methode, um das Bild auf OneDrive hochzuladen:
Wenn das Bild auf Ihr OneDrive hochgeladen ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Embed (Einbetten) aus dem Menü. Klicken Sie im Menü auf der rechten Seite auf Generate (Generieren).
Dies erzeugt einen direkten Link.
Bevor Sie diesen Link verwenden, löschen Sie seine Attribute (das Fragezeichen und den Teil rechts), da einige E-Mail-Clients bei der Anzeige von Bildern mit diesen Attributen wählerisch sind.
Wie erhält man einen direkten Bildlink bei Dropbox
Um einen direkten Link in Dropbox zu erhalten, ist auch ein simpler Trick erforderlich.
Wie bei anderen Image-Hosting-Diensten beginnen Sie mit dem Hochladen Ihres Bildes. Ziehen Sie Ihr Bild via Drag & Drop oder klicken Sie auf Upload (Hochladen) > Files (Dateien) und wählen Sie das Bild von Ihrer Festplatte aus.
Wenn Sie das Bild hochgeladen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Share (Teilen) neben dem Bild.
Im neu geöffneten Fenster klicken Sie auf Create and copy link (Link kopieren). Der Link wird in Ihre Zwischenablage kopiert. Fügen Sie ihn in einen beliebigen Texteditor (oder in die Adressleiste) ein.
Als letztes müssen Sie dropbox.com in dl.dropboxusercontent.com oder dl=0 in raw=1 ändern und die neue URL aufrufen. Beide Methoden generieren einen direkten Bildlink. Ein Beispiel für das korrekte Format einer direkten URL: https://dl.dropboxusercontent.com/s/1gxdgxvj49zajft/admins%20blog.png
Wie erhält man eine direkte Bild-URL bei Imgur
Im Vergleich zu anderen Image-Hosting-Diensten ist das Abrufen einer direkten URL ein Kinderspiel.
Beginnen Sie mit dem Hochladen des Bildes, das Sie hosten möchten. Wie bei anderen Diensten können Sie dies entweder via Drag & Drop tun oder die Schaltfläche Browse (Durchsuchen) verwenden.
Dann klicken Sie das hochgeladene Bild an.
Kopieren Sie schließlich die direkte URL aus dem Feld Direct Link auf der rechten Seite. Es sind keine Tricks oder andere Schritte erforderlich.
Wie erhält man eine direkte URL zu einem Bild bei Flickr
Bei Flickr sind direkte Bildlinks ohne komplizierte Tricks sichtbar.
Nachdem Sie das gewünschte Bild hochgeladen oder gefunden haben, klicken Sie auf Share Photo (Foto teilen).
Gehen Sie im Freigabefenster auf Embed (Einbetten) und kopieren Sie den Code aus dem Feld unten. Der direkte Link ist der Teil zwischen Anführungszeichen, direkt nach src=.
Wie verwendet man den direkten Bildlink in einer E-Mail-Signatur
Ihre Grafiken online zu bringen ist der erste Schritt. Danach ist es an der Zeit, diese Dateien in der Praxis zu verwenden. Jetzt zeige ich Ihnen, wie Sie dies tun können, um Ihre eigene, professionelle E-Mail-Signatur mit direkten Bildlinks zu erstellen.
Wenn Sie Ihr Bild hochgeladen und die direkte URL erhalten haben, wechseln Sie zu unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator und wählen Sie die Signaturvorlage, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Sie können die Schaltflächen < und > verwenden, um weitere verfügbare Vorlagen anzuzeigen, oder Sie können auch durch alle verfügbaren Signaturen in unserer Galerie der Signaturvorlagen blättern.
Geben Sie als Nächstes Ihre Daten ein und gehen Sie auf Graphics (Grafiken). Ersetzen Sie die Felder Logo URL und Banner URL durch die richtigen direkten Links, die Sie zuvor erworben haben. Die Felder Logo/Banner linking to (Logo/Banner verlinken auf) geben an, welche Website geöffnet wird, wenn das Logo oder Banner in der E-Mail-Signatur angeklickt wird. Wenn Sie diese Felder leer lassen, werden keine Hyperlinks hinzugefügt.
Auf der rechten Seite sehen Sie die Signaturvorschau. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind und die Signatur gut aussieht, klicken Sie auf Apply your signature (Signatur anwenden) und befolgen Sie die Anweisungen für Ihren E-Mail-Client.
Ein paar gute Tipps:
Verwenden Sie für beste Ergebnisse Bilder in derselben Form wie das Musterlogo oder -banner. Die Verwendung eines rechteckigen Logos, wenn das Musterlogo quadratisch ist, führt in der Regel zu deformierten Grafiken.
Beachten Sie die empfohlenen Werte für Breite und Höhe. Am besten verwenden Sie genau die gleichen Dimensionen oder deren multiplizierten Werte. Auf diese Weise sollte ein Bild bei der Größenänderung nicht unscharf werden.
Nachdem Sie die Signatur angewendet haben, senden Sie eine Test-E-Mail an sich selbst. Wenn Sie Image-Hosting-Dienste verwenden, können Links beschädigt oder geändert werden. Es ist möglich, dass ein Bild in der Signaturvorschau angezeigt wird und nach dem Anwenden der Signatur verwschwindet.