Der Speicherort der Outlook-E-Mail-Signatur hängt davon ab, mit welchem Outlook Sie es zu tun haben. In diesem Artikel werde ich die möglichen Speicherorte von Outlook-Signaturen auflisten und Ihnen zeigen, wie Sie diese sichern und wiederherstellen können.
Continue readingWährend einige Meschen denken, dass Emojis in der alltäglichen E-Mail-Kommunikation ein Muss sind, halten andere sie für unprofessionell und kindisch. Aus diesem Grund möchten einige Unternehmen auf Emoticons verzichten, um einen formelleren Stil beizubehalten. Leider bietet Exchange Server nicht genügend Tools, um unerwünschte Zeichenfolgen herauszufiltern oder zu ersetzen. Der einzige Ausweg ist die Nutzung einer Drittanbieterlösung.
CodeTwo Exchange Rules Pro ist ein zentral verwaltetes Tool, mit dem Sie den E-Mail-Fluss im lokalen Exchange steuern können. Der Hauptdienst wird direkt auf der Kommunikations-Pipeline des Servers bereitgestellt und erfordert nur wenige Eingriffe eines Administrators, um ihn zu konfigurieren und zu starten. Mit dieser funktionsreichen Toolbox können Benutzer, durch einfache Einrichtung entsprechender Regeln, eingehende und ausgehende Nachrichten schnell modifizieren. Das Erstellen einer Regel zum Entfernen von Emojis aus Ihrer Exchange-E-Mails ist ein Kinderspiel.
Die Verwaltung benutzerdefinierter Regeln für den Nachrichtenfluss auf Ihrem Exchange Server ist eine der vielen Funktionen, mit denen CodeTwo Exchange Rules Pro ausgestattet ist. Das Programm bietet zahlreiche Möglichkeiten, darunter die Personalisierung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen, das Hinzufügen von Marketing-Bannern und Bildern zu E-Mails, die Verwaltung von Anhängen, die Suche nach vertraulichen Inhalten, das Hinzufügen eines Abmeldemechanismus und vieles mehr.
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Branding in E-Mail-Signaturen – das Mittel, welches Ihre geschäftlichen E-Mails dazu bringt, die Nachricht zu übermitteln, die Sie übermitteln wollen. Ist dies Ihnen egal? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Ihnen dieses Thema besonders wichtig sein sollte, zumal wenn Sie etwas mit Marketing zu tun haben.
Beim E-Mail-Signatur-Branding geht es darum, Ihre E-Mail-Kommunikation so zu gestalten, dass jede Ihrer Nachrichten zeigt, wie sehr dieser Aspekt für Sie wichtig ist. Schließlich geht es bei Aufbau und Stärkung Ihrer Marke darum, eine bestimmte Botschaft zu senden. Es ist ein Teil Ihrer Marketingstrategie, auf den Sie besonders achten sollten – trotz zahlreicher Prophezeiungen ist E-Mail-Kommunikation immer noch weit verbreitet. Jedes Mal, wenn eine der Millionen E-Mails Ihre Empfänger erreicht, hinterlassen Sie einen gewissen Eindruck. Jedes Mal, wenn eine E-Mail mit einer schönen, gut formatierten Signatur versehen wird, schätzt ein Kunde Sie ein wenig höher ein. Und wenn es ein Problem mit der E-Mail-Formatierung gibt, Sie veraltete Kontaktinformationen versenden oder eine schlecht gestaltete handgemachte Signatur haben, erleidet Ihre Marke einen Schlag.
Der Tod einer Marke ist weder spektakulär noch plötzlich – er ist traurig, still und schmerzhaft langsam.
Die E-Mail-Signatur – ein winziges Element ganz am Ende Ihrer E-Mail, von dem Sie vielleicht denken, dass es jeder ignoriert. Sie entscheidet oft darüber, ob Ihre E-Mails das Vertrauen der Kunden stärken oder zerstören.
MERKEN SIE SICH: Es ist nicht der richtige Weg, E-Mail-Signatur-Branding als Allheilmittel für alle möglichen Markenprobleme zu betrachten. Damit eine Marke wirklich erfolgreich ist, müssen Sie in allen geschäftlichen Aspekten Professionalität gewährleisten. Das E-Mail-Signatur-Branding ist unglaublich interessant, weil es einerseits äußerst einfach zu verwalten sein kann. Andererseits gibt es viele Möglichkeiten, bei denen etwas schiefgehen kann.
Bevor wir uns mit der Liste möglicher Probleme bei Signaturen befassen, finden Sie nachfolgend ein Beispiel für eine gut gebrandete E-Mail-Signatur.
Sauberes Layout, schöne Farben, alle Informationen, die ein Kunde benötigen könnte. Sie verstehen, was ich meine.
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Theoretisch ist das keine große Sache – Sie gewinnen eigentlich nichts, aber zumindest haben Sie nicht mit einer kaputten E-Mail-Signatur zu tun.
Das Problem ist, dass Ihre E-Mails ohne Signatur sich generisch anfühlen, selten einen bleibenden Eindruck hinterlassen und das Gefühl vermitteln, dass man mit einem Bot kommuniziert. Jede gesendete E-Mail ist eine Chance, die Sie verpassen. Sie müssen entscheiden, ob Sie es sich leisten können, jeden Tag Marketingchancen zu verpassen.
Sie wissen es vielleicht nicht, aber es ist sehr einfach, das Design einer E-Mail-Signatur zu brechen.
Besonders hervorzuheben ist, dass E-Mail-Signaturen in HTML erstellt werden. Das Problem besteht darin, dass E-Mail-Clients nicht dasselbe sind wie Browser – einige fügen allen Elementen ihre eigene Formatierung hinzu, andere interpretieren den Code auf ihre eigene Art und Weise. Einige unterstützen HTML immer noch nicht und ignorieren daher einfach alle Bilder und Formatierungen.
Die Effekte können einem den Atem rauben.
Wenn Sie das Branding von E-Mail-Signaturen den Endbenutzern überlassen, gelangen oftmals einige interessante Elemente an Ihre Kunden:
Ich stehe voll auf guten Sinn für Humor, aber nicht in professioneller Kommunikation. Es mag für jemanden lustig sein, wenn er solche Sachen zum ersten Mal sieht, aber beim zweiten Mal wird man eher entmutigt als belustigt. Und wenn es um Haftungsausschlüsse geht, sind sie in manchen Fällen immer noch erforderlich, daher ist es riskant, sie durch irgendwelche lustigen Formulierungen zu ersetzen.
Glauben Sie mir, es ist besser, das E-Mail-Signatur-Branding Ihrem Marketingteam zu überlassen.
Beim Branding geht es um Vertrauen. Wenn Sie ein Unternehmen kontaktieren und jedes Mal eine andere Erfahrung machen, sowohl was die Qualität als auch das visuelle Erlebnis angeht, fühlt sich da etwas falsch an. Keine Marke mit Selbstachtung wünscht sich so was.
Die traurigste Option. Ein Muss für Unternehmen, für die E-Mail-Signaturen ein lästiges Ding sind, auf welches niemand achtet. Oder für reine B2C-Unternehmen, die E-Mail für passé halten.
Bei der Richtlinienmethode schreiben Sie auf, was Sie in Bezug auf E-Mail-Signaturen von Benutzern erwarten. Diese Option ist eine große Unbekannte. Es hängt alles davon ab, wie Sie die Richtlinie ausführen, ob sie alle erforderlichen Informationen enthält, wie sie geschrieben ist, welche E-Mail-Clients verwendet werden und so weiter. Es hängt auch stark davon ab, ob sich die Mitarbeiter um alles kümmern und ob sie die Fähigkeit haben, alles zu tun, was Sie ihnen sagen.
Dieses Szenario ist interessant. Kurz gesagt bedeutet die manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen, dass Sie jemanden beauftragen, E-Mail-Signaturen für alle einzurichten. Der politisch korrekte Begriff ist Delegation. Früher, als die Leute glaubten, dass die IT nur im Keller sitzt und zusieht, wie die LEDs blinken, hielten Unternehmen es für eine großartige Idee, das IT-Team zu schicken, um E-Mail-Signaturen für alle einzurichten. Heutzutage kann ein Teil davon aus der Ferne erledigt werden, nachdem die IT-Abteilung und die Benutzer einen Termin für eine Besprechung vereinbart haben, oder indem in die Benutzerkonten eingebrochen wird.
Es ist ein bisschen so, als hätten Sie das Wort „Verwaltung“ gehört, aber nicht ganz verstanden, was es bedeutet.
Es gibt einige DIY-Methoden, mit denen Sie E-Mail-Signaturen für alle verwalten können, ohne große Umstände wie bei der oben erwähnten manuellen E-Mail-Signaturverwaltung.
Beispielsweise gibt es Skripte, die E-Mail-Signaturen für alle Benutzer in einigen E-Mail-Clients einrichten. Oder es gibt Möglichkeiten, nach dem Versand einer E-Mail automatisch eine Signatur hinzuzufügen (z. B. Einrichten unternehmensweiter Signaturen in Microsoft 365). Diese Methoden stellen sicher, dass jede E-Mail mit der von Ihnen eingerichteten Signaturvorlage versehen wird. Sie sind jedoch nicht frei von Einschränkungen.
Schließlich gibt es Tools, mit denen Sie das Branding in E-Mail-Signaturen richtig verwalten können.
Mit Signaturmanagern können Sie in der Regel das Branding für die gesamte E-Mail-Kommunikation von einem Ort aus steuern. Der gängigste Ansatz funktioniert folgendermaßen:
Eine der einfachsten Möglichkeiten, ein professionelles E-Mail-Signaturdesign für eine einzelne Person zu erstellen. Sie befolgen ein paar einfache Schritte, um Ihre eigene gebrandete E-Mail-Signatur zu erstellen und diese manuell in einem beliebigen E-Mail-Client anzuwenden. Dies erleichtert die Erstellung eines gut formatierten, professionellen HTML-E-Mail-Signaturdesigns.
Es ist kein Tool zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, aber es erleichtert erheblich das Branding von E-Mail-Signaturen.
Eine perfekte Lösung für Organisationen, die Microsoft 365 verwenden. Nachfolgend ihre Vorteile:
Sehen Sie sich das folgende Video an, um zu erfahren, warum es eine gute Idee ist, E-Mail-Signaturen mit CodeTwo zu verwalten.
Immer noch nicht überzeugt? 9 von 10 Vermarktern* garantieren, dass sich Kunden bei gutem Branding etwa folgendermaßen verhalten:
*Und einer dieser 10 Vermarkter wurde kürzlich entlassen.
Wenn wir an Abwesenheitsantworten (OOO/OOF) denken, nehmen wir sie oft als einfache Textnachrichten wahr. Möglicherweise aufgrund ihrer Funktionsweise in Outlook und anderen gängigen E-Mail-Clients. Abwesenheitsnotizen können jedoch viel mehr anbieten. Bei richtiger Konfiguration können sie sogar genauso gut aussehen wie normale E-Mails. Mit anderen Worten: Sie können sie nicht nur dazu nutzen, um andere über Ihre Abwesenheit zu informieren, sondern auch, um für Ihre Marke zu werben. Sehen wir uns an, wie Sie das alles erreichen können.
In Microsoft 365 (Office 365) können Sie Abwesenheitsantworten an mehreren Stellen oder in mehreren Apps einrichten. Obwohl Ihre Abwesenheitsnachrichten problemlos zwischen diesen Einheiten synchronisiert werden können, bieten deren Editoren interessanterweise unterschiedliche Formatierungsoptionen. Deshalb überspringe ich die berühmte „Automatische Antworten“-Funktion in Outlook, die Bilder oder den Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams nicht unterstützt und Ihnen nur die Konfiguration von Abwesenheitsnachrichten im Nur-Text-Format ermöglicht.
Wenn Sie nach weiteren Details zum Einrichten von Abwesenheitsnotizen in Microsoft 365 suchen, schauen Sie sich diesen Artikel an.
Der Editor für Abwesenheitsantworten in der Webversion von Outlook bietet die größte Auswahl an Formatierungsoptionen in Microsoft 365. Neben der Gestaltung Ihrer Schriftart können Sie auch Links und verlinkte (Online-)Bilder hinzufügen, indem Sie diese per Drag-and-drop in das Editor-Fenster ziehen.
Wenn Sie Ihre gebrandete Abwesenheitsantwort von Grund auf neu entwerfen, haben Sie zwar mehr Kontrolle, es ist jedoch wahrscheinlich besser, Ihren individuellen Text mit einem attraktiven, vorgefertigten Design zu kombinieren, das in einem Tool wie unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellt wurde. Und so geht es:
Um die Konsistenz zu gewährleisten, können Sie die oben genannten Anweisungen an Ihre Mitarbeiter/Kollegen weitergeben. Da Ihre Kollegen den Inhalt ihrer Abwesenheitsantworten frei bearbeiten können, gibt es leider keine hundertprozentige Garantie dafür, dass Ihr Logo, Ihre Firmenfarben usw. Ihren Kunden und Partnern auf die gleiche Weise oder gar überhaupt präsentiert werden.
Diese Methode ist interessant, da sie es einer Person (z. B. einem IT-Administrator) ermöglicht, Abwesenheitsantworten für alle Benutzer zentral zu verwalten und dabei die erweiterte HTML-Formatierung zu verwenden. Auf den Editor für Abwesenheitsantworten im Exchange Admin Center können Sie zugreifen, indem Sie zu Recipients (Empfänger) > Mailboxes (Postfächer) > Benutzer (für den Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten möchten) > Others (die Andere-Registerkarte) > Manage automatic replies (Automatische Antworten verwalten) gehen.
Im Wesentlichen können Sie den Anweisungen aus dem vorherigen Abschnitt folgen, wobei Sie bedenken sollten, dass Microsoft 365 als E-Mail-Plattform zu wählen ist (Schritt 6).
Obwohl diese Methode auf den ersten Blick gut aussieht, wirft sie in der Praxis eine Reihe von Problemen auf:
Wie Sie sehen, gibt es in Microsoft 365 keine perfekte Lösung, mit der Sie im Hinblick auf Konsistenz und Branding schöne Abwesenheitsnachrichten einrichten können. Wenn die nativen Mittel versagen, ist es die beste Idee, auf Tools von Drittanbietern zurückzugreifen, die speziell für die Verarbeitung professioneller Abwesenheitsnachrichten entwickelt wurden. Sie können beispielsweise CodeTwo Autoresponder (integraler Bestandteil von CodeTwo Email Signatures 365) ausprobieren, welcher eine einfache Möglichkeit bietet:
Autoresponder ist eine kostenlose Erweiterung von CodeTwo Email Signatures 365, der weltweit führenden Cloud-Software zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, Haftungsausschlüssen und E-Mail-Marketingkampagnen für Microsoft 365 (Office 365), der über 110 000 Unternehmen weltweit vertrauen.
Um CodeTwo Email Signatures 365 (und CodeTwo Autoresponder) ohne Einschränkungen zu testen, starten Sie eine kostenlose 14-tägige Trial-Version (keine Kreditkarte erforderlich) mit 100% kostenlosem Kundensupport zur Beantwortung jeglicher Fragen, die Sie möglicherweise haben werden.
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[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 17. Januar 2022 veröffentlicht.
E-Mail-Schlussformeln oder E-Mail-Abschlüsse bestehen normalerweise aus wenigen Worten oder sogar aus einem einzelnen Wort. Nachdem Sie viel Zeit damit verbracht haben, eine perfekte E-Mail zu verfassen, sollte es theoretisch ein Kinderspiel sein, sie zu beenden. Man könnte meinen, dass sich alle anderen ihre E-Mail-Schlussformeln blitzschnell einfallen lassen. Nun, wenn Sie Schwierigkeiten haben, die perfekte E-Mail-Schlussformel zu finden, sind Sie nicht der Einzige. Glücklicherweise finden Sie in diesem Artikel den besten E-Mail-Abschluss für jeden Anlass. Sehen Sie sich einige Tipps und Beispiele für Schlussformeln an, damit Sie nie wieder durch den kürzesten und theoretisch einfachsten Teil einer E-Mail blockiert werden.
Eine E-Mail-Schlussformel (E-Mail-Ende/E-Mail-Abschluss) ist eine kurze Phrase, die am Ende einer E-Mail direkt über Ihrer E-Mail-Signatur hinzugefügt wird. Die Verwendung ergibt sich aus der einfachen Wahrheit, die die meisten Menschen in der Grundschule lernen – jeder Text sollte einen Anfang, eine Mitte und ein Ende haben. Die Schlussphrase zeigt an, wo der Text der E-Mail endet und ist eines der Hauptelemente der Netiquette. Es ist ein Indikator für gute oder schlechte Manieren und kann Ihre Erwartungen deutlich hervorheben. Ohne dieses E-Mail-Ende kann Ihre Nachricht möglicherweise als nicht beendet angesehen werden. Kurz gesagt, es ist ziemlich wichtig.
Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihrem Professor eine formelle E-Mail schreiben oder Ihrem Freund einige Bücher in einem Anhang per E-Mail senden, es gibt E-Mail-Schlussformeln, die im Allgemeinen eine schlechte Idee sind.
Die folgenden Schlussformeln sollten in den meisten Szenarien funktionieren:
Formelle E-Mail-Schlussformeln sollten Sie verwenden, wenn Sie jemanden zum ersten Mal kontaktieren, ihn nicht persönlich kennen oder sich nicht sicher sind, was Sie verwenden sollen. Denken Sie daran, dass Sie in geschäftlichen E-Mails nicht unbedingt formelle Optionen verwenden müssen – auch hier ist Kontext alles.
Wie bereits erwähnt, können in der Geschäftskorrespondenz informelle E-Mail-Schlussformeln vorkommen. Normalerweise ist nichts dagegen einzuwenden, ein Gespräch locker zu führen, besonders wenn Ihr Empfänger kein völlig Fremder ist und vorzugsweise in Ihrem Alter ist.
Dieser Abschnitt unterscheidet sich von dem obigen Abschnitt zu den informellen E-Mail-Schlussformeln darin, dass die folgenden Vorschläge nicht für geschäftliche E-Mails funktionieren werden.
Wie bereits erwähnt, ist es nicht der formelle oder informelle Stil, der eine Unterschrift für die professionelle Geschäftskorrespondenz geeignet macht. Je nach Kontext können Sie eine beliebige Schlussformel aus der universellen, formellen und informellen Gruppe verwenden. Aus diesem Grund habe ich diesen Teil für alternative Möglichkeiten zur Verwendung von Schlussformeln in Ihrer E-Mail vorbereitet.
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, E-Mail-Signaturen zu verwenden. Seien Sie jedoch vorsichtig. Wenn Sie jeder E-Mail eine vollständige E-Mail-Signatur mit Marketingbannern, Schaltflächen für soziale Medien, Umfragen zur Kundenzufriedenheit usw. hinzufügen, kann der eigentliche Inhalt der Konversation mit Signaturen überflutet werden.
Eine gute Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, für die erste und die nachfolgenden Nachrichten unterschiedliche Signaturen zu verwenden.
Nachfolgend finden Sie Phrasen, die Sie wahrscheinlich nicht oft sehen werden. Ich werde diese weniger beliebten Schlussformeln zusammen mit der wahrscheinlichsten Erklärung dafür auflisten, warum sie die Welt der E-Mails nicht erobert haben.
Eine E-Mail-Schlussformel ist nicht dasselbe wie eine E-Mail-Signatur oder ein Haftungsausschluss. Obwohl sie normalerweise zusammenkommen, dienen sie unterschiedlichen Zwecken.
Wenn Sie sich beim Verfassen Ihrer E-Mails nicht jedes Mal um das Ende der Nachricht kümmern möchten, können Sie Ihrer automatischen E-Mail-Signatur, direkt über der Signatur selbst, eines der neutralen Beispiele hinzufügen.
Auf diese Weise können Sie sich auf den Kern Ihrer E-Mail konzentrieren und die Kommunikation beschleunigen. Es scheint vielleicht nicht so viel zu sein, aber glauben Sie mir: wenn Sie aufhören, sich über alle Möglichkeiten zum Beenden einer E-Mail Gedanken zu machen, sparen Sie viel Zeit und können sich um andere Dinge kümmern.
Ein echter Gamechanger ist es, wenn Sie Ihre E-Mail-Schlussformeln zusammen mit den E-Mail-Signaturen für die gesamte Organisation verwalten. Mit anderen Worten, wenn das gesamte Unternehmen auf magische Weise E-Mail-Schlussformeln und E-Mail-Signaturen unter allen E-Mails erhält. Sehen Sie sich dieses kurze Video an, um besser zu verstehen, wovon ich spreche:
Weitere Artikel:
Beim Erstellen einer E-Mail-Signatur kann es leicht zu Fehlern kommen. Signaturen sehen schön aus und scheinen einfach zum Erstellen zu sein, aber wenn man genauer hinschaut, gehen sie leicht kaputt. Lesen Sie weiter, um die häufigsten E-Mail-Signaturfehler beim privaten und geschäftlichen Gebrauch kennenzulernen und zu erfahren, wie Sie diese vermeiden können.
Es gibt Situationen in Office 365, in denen Ihre E-Mail-Signaturen aufhören zu funktionieren. Hier ist eine Schnellzugriffsliste der häufigsten Probleme bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen samt deren Lösungen:
Obwohl das Problem nicht auf Office 365 beschränkt ist, kommt es auf dieser Plattform häufig vor.
Sie erstellen eine schöne E-Mail-Signatur in Outlook und nachdem Sie eine E-Mail mit der Signatur gesendet haben, sieht diese nicht korrekt aus. Das Layout ist anders, Zeilenumbrüche erscheinen aus dem Nichts, Schriftarten sehen nicht so aus, wie Sie sie eingerichtet haben usw. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann liegt ein HTML-Problem vor. Der häufigste Grund dafür ist die Erstellung Ihrer E-Mail-Signatur in Microsoft Word. Während sie in Word und in Ihren Signatureinstellungen gut aussieht, enthält sie viele versteckte Formatierungsinformationen, die das Layout normalerweise direkt nach dem Senden einer E-Mail zerstören.
Die Lösung besteht darin, Ihre E-Mail-Signatur mit dem richtigen HTML-Code zu erstellen. Wenn Sie ein HTML-Experte sind, können Sie diese Profi-Tipps nutzen, um eine korrekt formatierte Signatur zu erstellen. Wenn Sie, wie die meisten Menschen, nur eine entfernte Ahnung davon haben, was HTML ist, können Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden. Auf diese Weise kann jeder eine gut aussehende Signatur einrichten, die nicht kaputt geht, sobald Sie Ihre E-Mail versenden.
Sie haben 30 verschiedene E-Mail-Signaturdesigns eingerichtet und plötzlich sind sie alle weg? Oder haben Sie auf Ihren Geräten unterschiedliche E-Mail-Signaturen eingerichtet, die nun alle gleich aussehen?
Der wahrscheinlichste Grund für dieses Phänomen ist die von Microsoft eingeführte Funktion namens „Roaming-Signatures“ (oder „Signatur-Cloud-Einstellungen“). Mit der Implementierung änderte sich der Speicherort der Outlook-E-Mail-Signaturen von Ihrem lokalen Windows-Ordner zu den Postfacheinstellungen in der Cloud. Die Funktion soll Ihnen das Leben erleichtern – Sie müssen nicht mehr E-Mail-Signaturen in jedem von Ihnen verwendeten Outlook separat einrichten. Der Haken dabei ist, dass dadurch möglicherweise versehentlich die zuvor eingerichteten Signaturen überschrieben werden.
Um das Problem zu beheben, können Sie die Roaming-Signaturen deaktivieren, wodurch Ihre fehlenden Signaturen automatisch wiederhergestellt werden. Alternativ können Sie auch versuchen, Ihre fehlenden Signaturen wieder zu erstellen, indem Sie zum lokalen Outlook-Signaturspeicher gehen und den Inhalt von HTML- oder RTF-Signaturdateien kopieren. Erfahren Sie mehr
Das Problem der doppelten E-Mail-Signaturen hat viele schockiert und sollte nicht sonderlich überraschen, da es auf den ersten Blick keinen Sinn ergibt. Die Situation stellt sich folgendermaßen dar:
Sie versenden eine E-Mail mit Ihrer Signatur. Alles scheint in Ordnung zu sein, bis Sie eine Antwort erhalten, in der sich unter Ihrer Nachricht zwei E-Mail-Signaturen befinden. Eine der Signaturen kennen Sie. Die andere enthält Ihre persönlichen Daten, sieht aber völlig anders aus. Darüber hinaus gibt es beim Überprüfen Ihres Ordners „Gesendete Elemente“ nur eine E-Mail-Signatur.
Es mag überraschen, aber das Problem kommt recht häufig vor und ist kein Scherz. Die zweite Signatur wird üblicherweise von Ihrer Organisation hinzugefügt, nachdem eine E-Mail gesendet wurde. Die meisten bekannten Marken verfügen über eingerichtete Richtlinien, die steuern, wie die Marke über verschiedene Kanäle hinweg (einschließlich E-Mails) präsentiert wird. Sie verwenden „E-Mail-Flussregeln“ oder spezielle Tools, um nach dem Senden einer E-Mail eine bestimmte Signatur hinzuzufügen, sodass diese nicht von Endbenutzern geändert werden kann. Nebenwirkungen? Doppelte Signaturen, falls Endbenutzer sich eines solchen Mechanismus nicht bewusst sind.
Das Problem liegt wahrscheinlich nicht bei Ihnen – Ihre Organisation sollte die Verwendung solcher Methoden immer klar kommunizieren oder Brand Management Tools verwenden, die es den Benutzern ermöglichen, die von der Organisation hinzugefügten Signaturen zu sehen.
Manchmal kann es bei der Verwendung von Office 365 Outlook im Web (OWA) zu Problemen kommen, wenn Sie versuchen, eine E-Mail-Signatur für Ihr Konto festzulegen. Wenn Sie die E-Mail-Einstellungen durchgehen, fehlt möglicherweise im Menü Layout die Schaltfläche E-Mail-Signatur. Dadurch ist es für Benutzer unmöglich, Änderungen an ihren Office 365-E-Mail-Signaturen vorzunehmen. Die wahrscheinlichste Ursache ist die Blockierung dieser Funktion durch eine OWA-Richtlinie. So beheben Sie das Problem:
Hinweis:
Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie eine Office 365-E-Mail-Signatur einrichten, kann dieser Artikel hilfreich sein.
Sie haben Ihrer E-Mail-Signatur ein Bild hinzugefügt, welches jedoch nicht angezeigt wird? Haben Sie Probleme mit dem gefürchteten roten X, das anstelle Ihrer Marketingbanner oder Social Media Icons zu sehen ist? Dies kann daran liegen, dass Sie ein verlinktes Bild (auch gehostetes Bild genannt) verwendet haben. Verlinkte Bilder werden von den meisten E-Mail-Clients automatisch blockiert. Darüber hinaus wird das Bild nicht angezeigt, wenn ein Web-Speicherort, an dem das Bild gespeichert ist, vorübergehend oder dauerhaft nicht verfügbar ist. Es wird auch nicht angezeigt, wenn Sie E-Mails im Offline-Modus durchsuchen. Sie können dieses Problem beheben, indem Sie stattdessen eingebettete Grafiken verwenden:
Hinweis:
Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen verlinkten und eingebetteten (Inline-)Bildern finden Sie in diesem Blogbeitrag.
Beim Bearbeiten einer HTML-E-Mail-Signatur in OWA oder Outlook kommt es häufig vor, dass Ihre Vorlage nicht so angezeigt wird, wie Sie sie entworfen haben. Das häufigste Problem ist der doppelte Zeilenabstand:
Obwohl es eine ganze Reihe von Möglichkeiten gibt, das Problem zu lösen, gibt es eine, die für jedes Formatierungsproblem funktioniert, einschließlich des Problems mit doppelten Abständen:
Das Problem der doppelten Abstände könnte auch durch die Verwendung der Kombination Umschalt + Eingabetaste gelöst werden, anstatt einen neuen Absatz einfach durch Drücken der Eingabetaste zu beginnen. Manchmal kann es jedoch passieren, dass die Signatur als eine einzelne Textzeile erscheint. Die obige Lösung garantiert, dass dieses Problem gelöst wird. Darüber hinaus bietet sie Ihnen mehr Bearbeitungsmöglichkeiten als der integrierte E-Mail-Signatureditor von OWA oder Outlook.
Dieses Problem kann auftreten, wenn Sie auf Ihr Office 365-E-Mail-Konto über Outlook zugreifen. Wenn Sie keine E-Mail-Signatur ändern oder neue Signatur hinzufügen können, liegt dies höchstwahrscheinlich an einem bestimmten Wert, der in der Registrierung eingegeben wurde. Es hat nichts mit der Verwaltung von Office 365 zu tun, sondern ist vollständig von den Funktionen von Microsoft Windows abhängig. Um das Problem zu beheben, befolgen Sie die folgenden einfachen Schritte:
Wichtig:
Ein bekanntes Problem, das unter Exchange Online-Administratoren häufig diskutiert wird, sind E-Mail-Signaturen, die am Ende von E-Mail-Konversationen landen. Leider bietet Exchange Online keine Möglichkeit, dieses Problem mit Bordmitteln zu lösen. Wenn Sie außerdem keine Ausnahme zu Ihrer E-Mail-Flussregel hinzufügen, kann es passieren, dass Ihre E-Mail-Signatur verdoppelt wird.
Derzeit besteht die einzige Möglichkeit, E-Mail-Signaturen automatisch direkt unter Antworten oder Weiterleitungen hinzuzufügen, in der Verwendung einer Drittanbieterlösung. Am besten probieren Sie CodeTwo Email Signatures 365 aus.
Ein weiteres Problem, mit dem Unternehmen häufig konfrontiert werden, besteht darin, dass serverseitig eingefügte E-Mail-Signaturen im Ordner „Gesendete Elemente“ des Absenders nicht sichtbar sind. Dies kann zu Problemen führen, wenn Sie einen Disclaimer haben, der an jede gesendete E-Mail angehängt werden sollte, Sie diesen aber nicht überprüfen können. Das Fehlen von Haftungsausschlüssen in Ihren E-Mails kann zu rechtlichen Problemen führen.
Es gibt jedoch einen Workaround: statt Haftungsausschlüsse auf Serverebene anzuhängen, können Sie eine E-Mail-Signaturvorlage erstellen und diese an alle Benutzer verteilen. Dann weisen Sie sie einfach an, den Haftungsausschluss in ihren E-Mail-Clients einzufügen.
Obwohl dadurch ein Problem gelöst wird, kann es leider dazu kommen, dass eine Liste neuer Probleme entsteht. Um nur einige zu nennen:
Um Office 365-E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse in den Gesendeten Elementen anzuzeigen, müssen Sie CodeTwo Email Signatures 365 verwenden – den ersten Office 365-Signaturmanager auf dem Markt, der eine solche Funktion bietet.
Dies sind die häufigsten Probleme, die bei E-Mail-Signaturen in Office 365 auftreten können. Wenn Sie auf andere Probleme stoßen, teilen Sie uns diese unbedingt in den Kommentaren mit. Wir werden versuchen, sie nach besten Kräften anzugehen.
[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 7. Juli 2021 veröffentlicht. Dem Beitrag wurden neue Abschnitte hinzugefügt, um aktuelle Trends und Änderungen bei bewährten Verfahren im Fall von E-Mail-Signaturen widerzuspiegeln.
Jedes Element eines Signaturblocks spielt eine wichtige Rolle. Kontaktdaten, Benutzerfoto, Werbebanner, Hyperlinks und Social Media Icons müssen alle zusammenpassen, damit die Signatur professionell aussieht. Es gibt aber ein grundlegendes Element, das, wenn es übersehen wird, die Lesbarkeit und die visuelle Wahrnehmung der Signatur erheblich beeinträchtigen kann – die Schriftart. In Anbetracht dessen zeige ich in diesem Beitrag die besten Schriftarten für E-Mail-Signaturen.
Um die beste Schriftart für Ihre E-Mail-Signatur auszuwählen, müssen Sie nach einer der websicheren Schriftarten suchen. Und mit „sicheren Schriftarten“ meine ich diese, die auf den meisten Geräten vorinstalliert sind. Egal ob Windows, Mac, iPhone oder Android. Sie müssen sicher sein, dass die Schriftart, die Sie in Ihrer Signatur nutzen, auch auf der Empfängerseite verfügbar ist. Nur so haben Sie die Garantie, dass die Signaturvorlage genauso aussieht, wie Sie sie auf Ihrem Bildschirm sehen.
Ein weiterer großer Pluspunkt für sichere Schriftarten – sie sind gut lesbar, ohne unnötigen Dekorationen, die die Lesbarkeit des Signaturtextes beeinträchtigen würden. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier eine Liste der besten Schriftarten für E-Mail-Signaturen:
Mit den oben genannten Schriftarten erstellen Sie ordentliche und professionell aussehende E-Mail-Signaturen. So wie im Beispiel unten. Die in dieser Signaturvorlage verwendete Schriftart ist Arial, Größe 18pt für den Namen, Größe 11pt für die Stellenbezeichnung und Größe 9pt für Kontaktdaten. Die Signatur ist nicht nur elegant, sondern ermöglicht es dem Empfänger auch, alle notwendigen Kontaktdaten leicht zu finden und zu lesen.
Was aber, wenn die in Signaturen verwendete Schriftart schwer lesbar ist? Finden wir es heraus.
Obwohl sie in kreativen Marketingprojekten willkommen sind, sollten Sie auf jeden Fall die Verwendung von benutzerdefinierten oder dekorativen Schriftarten in E-Mail-Signaturen vermeiden. Im Internet finden Sie zahlreiche Websites mit unzähligen kunstvollen Schriftarten. Es ist einfach, sie herunterzuladen und auf Ihren Geräten zu installieren. Aber selbst wenn Sie eine solche Option haben, bedeutet das nicht, dass Sie diese Schriftarten in Ihrer E-Mail-Signaturvorlage verwenden sollten.
Hier sind einige Gründe, die dafür sprechen, keine dekorativen Schriftarten für Ihre E-Mail-Signatur zu wählen:
Die folgende Vorlage zeigt, wie man Schriftarten in Signaturen NICHT verwenden soll. Diese dekorative Schriftart erschwert es, alle Kontaktdaten von John zu entschlüsseln.
Für E-Mail-Signaturzwecke wird empfohlen, immer websichere Schriftarten (oben in diesem Artikel aufgeführt) zu verwenden. Der Grund dafür ist ihre allgemeine Verfügbarkeit sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Geräten. Alle Schriftarten außerhalb dieser Liste können speziell für Windows oder für Mac entwickelt sein, was bedeutet, dass ein Risiko besteht, dass eine ausgewählte Schriftart auf den meisten Geräten der Empfänger nicht unterstützt wird. Wenn Sie sich trotzdem für diesen Weg entscheiden, empfiehlt es sich, einige Fallback-Schriftarten festzulegen.
Fallback-Schriftarten sind nicht obligatorisch, aber es empfiehlt sich, sie in Ihren E-Mail-Signaturen festzulegen. Warum? Wenn die Schriftart Ihrer ersten Wahl auf dem Gerät des Endbenutzers nicht verfügbar ist, wird die Signatur stattdessen die Fallback-Schriftart anzeigen. Indem Sie die Fallback-Schriftart einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihr Signaturdesign höchstwahrscheinlich auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten ähnlich aussehen wird.
Im HTML-Code Ihrer Signatur können Sie eine Zeile hinzufügen, die zwei oder drei Schriftnamen auflistet.
style="font-family: font-one, font-two, font-three;"
Wo:
Hier ist eine Beispielzeile des Codes:
style="font-family: Arial, Verdana, sans-serif;"
Die erste Schriftart in der Reihenfolge, Arial, ist die wichtigste für den Absender. Es ist die bevorzugte Schriftart, die immer verwendet wird. Die zweite angegebene Schriftart, Verdana, wird angezeigt, wenn die Schriftart Arial auf dem Gerät des Empfängers nicht unterstützt wird. Wenn die beiden ersten Schriftarten nicht gefunden werden, wird eine standardmäßige serifenlose Schriftart verwendet, die auf dem System des Endbenutzers verfügbar ist.
Zu den häufig verwendeten Fallback-Schriftarten gehören:
Dies sind generische Schriftartfamiliennamen, von denen einer immer als letzte Option in der Schriftartenliste im HTML-Code Ihrer Signaturvorlage angegeben werden sollte. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen Serif-, Sans-Serif- und Monospace-Schriftfamilien finden Sie auf dieser Website.
Überall. Ich meine, in jedem HTML-Tag, wo Sie Elemente wie <body>, <p>, <td>, <tr>, oder <table> finden können. Dies ist einfach die sicherste Option. Sie können nur ein Tag auswählen, aber die Erfahrungen aus erster Hand zeigen, dass dies möglicherweise nicht in allen Szenarien ausreicht. Sehen Sie sich unten ein Beispiel an, wie Sie Ihre Signatur gegen unerwartete Schriftartänderungen „sichern“ können:
Wie Sie sehen können, erscheint die Codezeile mehrmals in der obigen Signaturvorlage.
Brauchen Sie inspirierende Beispiele für ordentliche und sichere E-Mail-Signaturvorlagen? Sie finden sie in diesem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator und in dieser Bibliothek mit Signaturvorlagen. Lassen Sie sich durch diese fertigen Signaturvorlagen inspirieren und erstellen Sie Ihren eigenen Signaturblock, der Ihre geschäftliche E-Mail-Korrespondenz bereichern wird. Alle in diesen Ressourcen aufgeführten E-Mail-Signaturen basieren auf den beliebtesten sicheren Schriftarten – Arial und Verdana.
Laden Sie einfach eine der E-Mail-Signaturvorlagen herunter, die Sie interessant finden, und verwenden Sie sie sofort als Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur. Sie sind völlig kostenlos!
Weitere Artikel:
[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 1. März 2019 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um die aktuellen Schritte darzustellen, die erforderlich sind, um direkte Links in den aufgeführten Image- und Datei-Hosting-Diensten zu erhalten.
Sie fragen sich vielleicht, was eigentlich direkte Bildlinks oder direkte URLs mit E-Mail-Signaturen zu tun haben. Dort, wo Sie ein eingebettetes Bild verwenden können, müssen Sie sich um keine Links kümmern. Verlinkte Bilder haben jedoch einige Vorteile (beispielsweise erhöhen sie nicht die E-Mail-Größe). Darüber hinaus gibt es Situationen, in denen verlinkte Bilder die einzige Option sind. Zum Hinzufügen eines verlinkten Bildes benötigen Sie eine direkte URL.
Beachten Sie, dass es immer besser ist, Bilder für E-Mail-Signaturen auf Ihren eigenen Servern zu hosten. Wenn Sie keinen Server besitzen, verwenden Sie am besten einen Image-Hosting-Service. Der folgende Artikel beschreibt, wie Sie einen direkten Link bei einigen bekannten Image- und Datei-Hosting-Diensten erhalten. Wie Sie gleich sehen werden, ist mehr als nur ein Rechtsklick auf das Bild und das Kopieren der Bildadresse erforderlich. Klicken Sie auf den entsprechenden Image-Hosting-Service, um zu erfahren, wie Sie eine direkte Image-URL erhalten:
Beachten Sie, dass alle angegebenen Methoden zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Artikels funktionieren. Es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass sich das Verfahren in Zukunft nicht ändert.
Google Drive ist möglicherweise der komplizierteste Image-Hosting-Service. Zumindest wenn Sie einen direkten Link bekommen möchten.
Hinweis: Beachten Sie, dass Sie in diesem Schritt noch keinen direkten Link erhalten, sondern es handelt sich um einen freigegebenen Link. Solcher Link kann nicht als Quelle in E-Mail-Signaturen verwendet werden.
https://drive.google.com/open?id=1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJqhttps://drive.google.com/file/d/1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq/view?usp=share_linkhttps://drive.google.com/uc?export=view&id=*img_id*1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq). Auf diese Weise erhalten Sie die richtige direkte URL, die Sie in Ihrer Signatur verwenden können. Zum Beispiel:https://drive.google.com/uc?export=view&id=1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJqWenn Sie alle oben genannten Schritte befolgt haben und die direkte URL immer noch nicht funktioniert, müssen Sie einige Einstellungen ändern.
2. Klicken Sie anschließend auf das Zahnrad, um auf die Freigabeeinstellungen zuzugreifen.
3. Stellen Sie abschließend sicher, dass das zweite Kontrollkästchen (Viewers and commenters can see the option to download, print, and copy – Betrachter und Kommentatoren sehen die Option zum Herunterladen, Drucken und Kopieren) aktiviert ist:
Das Erhalten eines direkten Links bei OneDrive ist viel schneller und erfordert keine Verwendung von Entwickler-Tools oder URL-Hokuspokus. Es funktioniert jedoch nicht in OneDrive for Business. Mit anderen Worten, Sie können keine Bilder aus dem SharePoint oder OneDrive Ihres Unternehmens verwenden. Das persönliche OneDrive funktioniert jedoch gut:
Um einen direkten Link in Dropbox zu erhalten, ist auch ein simpler Trick erforderlich.
Ein Beispiel für das korrekte Format einer direkten URL:https://dl.dropboxusercontent.com/s/1gxdgxvj49zajft/admins%20blog.pngIm Vergleich zu anderen Image-Hosting-Diensten ist das Abrufen einer direkten URL ein Kinderspiel.
Bei Flickr sind direkte Bildlinks ohne komplizierte Tricks sichtbar.
Ihre Grafiken online zu bringen ist der erste Schritt. Danach ist es an der Zeit, diese Dateien in der Praxis zu verwenden. Jetzt zeige ich Ihnen, wie Sie dies tun können, um Ihre eigene, professionelle E-Mail-Signatur mit direkten Bildlinks zu erstellen.
Ein paar gute Tipps:
Nützliche Links:
