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Mensch oder Bot? Kennzeichnen Sie Ihre E-Mails mit „von Menschen geschrieben“-Badges

Mensch oder Bot? Kennzeichnen Sie Ihre E-Mails mit „Von Menschen geschrieben“-Badges

KI ist Segen und Fluch zugleich. Einerseits kann sie Ihnen bei alltäglichen Aufgaben helfen und Ihr Leben erheblich erleichtern – manchmal leistet sie sogar bessere Arbeit als ein frischgebackener Praktikant. Andererseits kann übermäßiger Einsatz von KI dazu führen, dass Sie ganz schön faul werden. Aber das Wichtigste: haben Sie schon einmal versucht, ein komplexes Problem mit einem KI-gestützten Support-Bot zu lösen? Um Himmels willen! Immer mehr Menschen haben die Nase voll von der KI-Überlastung und bevorzugen menschliche Interaktionen.

Aus diesem Grund haben wir einige kostenlose Badges erstellt, die Sie zu Ihren E-Mail-Signaturen (und darüber hinaus) hinzufügen können, um klarzumachen, dass hinter Ihrer E-Mail ein Mensch steckt.

Warum menschliche Interaktionen fördern?

Während der KI-Hype weiter anhält, sind wir möglicherweise nur einen Schritt davon entfernt, beim Öffnen des Kühlschranks von KI-Inhalten überflutet zu werden.

Verstehen Sie mich nicht falsch, es handelt sich hier nicht um eine Schimpftirade über KI. Ich nutze KI regelmäßig und ignoriere mit Vergnügen ihre Vorschläge zu meinen umständlichen Formulierungen.

Es lässt sich nicht leugnen: LLMs können unglaublich hilfreich sein. Verdammt, KI-generierte Inhalte können manchmal einfühlsamer wirken als etwas, das von einem echten Menschen erstellt wurde. Aber ich bin wohl ein Dinosaurier, der in der Interaktion zwischen Menschen mehr Wert sieht.

Wenn Sie also ein Dinosaurier wie ich sind, dann lassen Sie ruhig alle davon wissen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, E-Mails zu lesen, zu verstehen und echte Antworten zu schreiben, zeigen Sie das gern mit einem unserer „zu 100% von Menschen geschrieben“-Badges.

Über unsere „von Menschen geschrieben“-Badges

Unsere Badges wurden zu 100% von Menschen erstellt. Es gibt übrigens mehr als eine Möglichkeit, sie einzusetzen. Hier sind einige Ideen:

  • Sie können sie zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen,
  • sie auf Ihrer Website verwenden,
  • oder sie ausdrucken und auf etwas kleben, das Sie selbst gebastelt haben (meine Kinder lieben es zum Beispiel, sich Aufkleber auf die Stirn zu kleben. Ich denke, von KI-generierten echten Menschen sind wir noch weit entfernt 😉).

Also immer, wenn Sie zeigen möchten, dass Sie etwas Eigenes geschaffen haben, helfen Ihnen unsere Badges dabei, diese Botschaft klar zu vermitteln.

Wie fügen Sie Ihren E-Mails einen “von Menschen erstellt”-Badge hinzu?

Es ist ganz einfach:

  1. Laden Sie das Paket mit “von Menschen geschrieben“-Badges herunter.
  2. Wählen Sie den Badge, der Ihnen am besten gefällt.
  3. Fügen Sie den Badge zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzu.
Von Menschen geschrieben - Badge-Set

Hier sind Links zu unseren Badges:

Sie brauchen Inspiration, wo Sie einen Badge einfügen können? Sehen Sie sich diese Beispiele für E-Mail-Signaturen an:

Von Menschen erstellte E-Mail-Signatur
"Zu 100% von Menschen geschrieben"-Badge hinzugefügt zu einer E-Mail-Signatur
E-Mail-Signatur mit dem „Von Menschen erstellt“-Badge

Wie beweisen Sie, dass Sie kein Bot sind?

Sie wären überrascht, wie oft diese Frage heutzutage gestellt wird. Versuchen wir also, sie zu beantworten – ganz ohne den Einsatz von KI-Tools.

Ja, das Hinzufügen eines „Keine KI“-Badges zu Ihrer E-Mail-Signatur kann den Eindruck vermitteln, dass Ihre Nachricht von einem Menschen stammt. Aber ehrlich gesagt: auch automatisch generierte E-Mails könnten mit einem solchen Badge versehen sein.

Wie beweisen Sie also am besten, dass Sie kein Bot sind? Hier sind einige Ideen:

  1. Lesen Sie E-Mails sorgfältig.
    Ich weiß nicht, wie Ihre Erfahrungen sind, aber nach allem, was ich bisher gesehen habe, wirken die meisten KI-generierten Antworten zunächst hilfreich, gut formuliert und beruhigend – insbesondere, wenn es um die Bedeutung des Kundenerlebnisses geht. Stellen Sie einem Support-Bot jedoch eine etwas komplexere Frage, erhalten Sie eine wunderbare, grammatikalisch einwandfreie, ausführliche – und dennoch absolut nicht hilfreiche – Antwort. Es ist, als hätte der Bot die Frage gar nicht richtig verstanden, versucht aber trotzdem, eine Antwort zu liefern. Auch schön formuliert bleibt nutzlos eben nutzlos.
  2. Beantworten Sie Fragen.
    Dies ist die natürliche Fortsetzung des obigen Punktes. Oft war ich mir selbst nach der Weiterleitung an einen menschlichen Agenten nicht sicher, ob tatsächlich ein Mensch antwortet. Manchmal lag das daran, dass ich meine Frage mehrfach umformulieren musste, bevor ich überhaupt eine relevante Antwort bekam (oder auch gar keine). Manchmal daran, dass die Antwort zwar von einem echten Menschen kam, aber offensichtlich aus einer vorgefertigten Vorlage stammte – und schlicht nicht zu meinem Anliegen passte. Wenn Sie also eine Frage erhalten, beantworten Sie sie. So einfach ist das. Und wenn Sie die Antwort nicht wissen, ist es viel besser, das offen zu sagen, als die Frage zu ignorieren oder irgendetwas zu erfinden.
  3. Gehen Sie die Extrameile.
    Wenn Sie wirklich positiv auffallen möchten, hören Sie hier nicht auf. Überlegen Sie, wie Sie darüber hinaus weiterhelfen können. Dies ist eine der wirksamsten Methoden, um echte Kundenbindung aufzubauen, und ein Bot wird dabei wahrscheinlich nicht gut abschneiden.
  4. Fügen Sie eine personalisierte E-Mail-Signatur hinzu.
    Obwohl Sie nichts davon abhält, einen Bot mit einer tollen, personalisierten E-Mail-Signatur einzurichten, werden sich die meisten Menschen nicht die Mühe machen, dies zu tun. Deshalb ist eine gut formatierte E-Mail-Signatur mit einem professionellen Foto Ihres echten Gesichts eine kostengünstige und dennoch äußerst wirksame Methode, Ihre Glaubwürdigkeit zu stärken.

Erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur mit unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator

Fördern Sie eine Kultur mit keinem (oder nur geringem) KI-Einsatz in der gesamten Organisation

Setzt Ihre Organisation nicht überall auf KI? Dann ist es eine gute Idee, Ihre Kunden darüber zu informieren.

Wenn Sie ein kreatives Team haben, das mit viel Herzblut arbeitet, zeigen Sie es – mit einem „von Menschen erstellt“-Badge in jeder E-Mail-Signatur.

Ich bin überzeugt, dass Ihr Team großartige Arbeit leistet. Erschweren Sie ihm diese also nicht, indem Sie es die E-Mail-Signaturen manuell anpassen lassen. Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, können wir Sie dabei unterstützen.

Wir haben ein Tool entwickelt, das sich nahtlos in Ihre Datenbank integrieren lässt und automatisch professionelle E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen hinzufügt. Die Automatisierung der alltäglichen Aufgabe, eine E-Mail-Signatur einzurichten und aktuell zu halten, ist ein kluger Schritt. Und zwar aus folgenden Gründen:

Und ja – die Lösung ist zu 100% von Menschen entwickelt und wird von einem Support-Team betreut, das ebenfalls zu 100% aus echten Menschen besteht – von uns erhalten Sie keine KI-generierten Antworten.

Lernen Sie das preisgekrönte menschliche Team hinter CodeTwo Email Signatures 365 kennen

Interne E-Mail-Signaturen: der komplette Leitfaden

Interne E-Mail-Signaturen werden meist stark unterschätzt. Da sie das Unternehmen nicht verlassen, besteht bei internen E-Mails die Möglichkeit, etwas informeller zu sein. Die Wahrheit ist jedoch, dass E-Mails in den meisten Unternehmen immer noch das primäre Kommunikationsmittel sind. Und eine gut gestaltete interne E-Mail-Signatur kann diese Kommunikation effektiver machen.

Interne E-Mail-Signaturen: der vollständige Leitfaden

Warum Signaturen in unternehmensinternen E-Mails verwenden?

Zunächst einige Zahlen:

Laut dem Bericht The State of Business Communication von Grammarly und The Harris Poll verbrachten Fachkräfte im Jahr 2024 fast ihre gesamte Arbeitswoche (88%) damit, zu kommunizieren. Wissensarbeiter widmeten fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit – durchschnittlich 19 Stunden – der schriftlichen Kommunikation. E-Mails sind einer der am häufigsten genutzten Kanäle, da Sie damit Sachen asynchron erledigen können, ohne den ganzen Tag in Besprechungen zu verschwenden. Gleichzeitig bestätigt derselbe Bericht, dass schlechte Kommunikation zu geringerer Produktivität, längeren Bearbeitungszeiten und höheren Kosten führt.

Fazit? Unternehmen müssen an der Produktivität ihrer internen E-Mail-Kommunikation arbeiten. Eine Möglichkeit zu deren Steigerung ist die korrekte Verwendung von E-Mail-Signaturen. In diesem Artikel soll erläutert werden, was „die korrekte Verwendung von E-Mail-Signaturen“ ist.

Wesentliche Elemente einer internen E-Mail-Signatur

Wir haben bereits einiges darüber geschrieben, was in eine interne E-Mail-Signatur gehört. Der verlinkte Artikel enthält die wesentlichen Elemente einer unternehmensinternen E-Mail-Signatur. Werfen Sie einen Blick darauf für eine kurze Einführung. Wenn Sie nicht zwischen zwei separaten Artikeln in zwei verschiedenen Sprachen wechseln möchten, sollten Sie wissen, dass sich interne E-Mail-Signaturen von externen unterscheiden sollten. Sie richten sich an unterschiedliche Zielgruppen und dienen unterschiedlichen Zwecken.

Ideen für interne E-Mail-Signaturen

Benutzerfoto

Beispiel einer internen E-Mail-Signatur mit Benutzerfoto

Wenn man hinter einer E-Mail ein Gesicht sieht, ist es leichter, den Absender der E-Mail als Mensch zu betrachten. Ein schönes Benutzerfoto trägt zum Aufbau gesunder Beziehungen zwischen Mitarbeitern bei. Mutter Natur hat uns beigebracht, in Gesichter zu schauen und sie zu lesen. Aber das wissen Sie wahrscheinlich. Was Sie vielleicht nicht wissen: E-Mail-Signaturen können als Gegenmaßnahme gegen Phishing eingesetzt werden.

Ein Beispiel für eine Cyberbedrohung mit hoher Wahrscheinlichkeit ist, wenn sich ein Angreifer für einen anderen Mitarbeiter (meistens Ihren Chef) ausgibt. Es ist sogar technisch möglich, dass Angreifer die E-Mail-Adresse Ihres Chefs verwenden. Hier können interne E-Mail-Signaturen nützlich sein – sie verlassen in der Regel das Unternehmen nicht, sodass es für Angreifer schwierig sein kann, herauszufinden, wie diese eingerichtet sein sollen. Und wenn diese E-Mail-Signaturen Benutzerfotos enthalten, die außerhalb des Unternehmens nicht zu finden sind, werden Sie sofort merken, dass etwas nicht stimmt, wenn die E-Mail-Signatur Ihres Chefs ganz anders aussieht als sonst.

Anerkennung der Mitarbeiter

Beispiel für eine E-Mail-Signatur – Best Employee

Sie haben wahrscheinlich von der Maslowschen Bedürfnishierarchie gehört. Einer der wichtigsten Aspekte dieser psychologischen Theorie besteht darin, dass es für Menschen selbstverständlich ist, für ihre Leistungen Anerkennung zu erhalten. Es hilft ihnen, motiviert und in Höchstform zu bleiben.

Eine interne E-Mail-Signatur ist eine gute Stelle, um die Erfolge hervorzuheben. Sie können kleine Symbole für die Meilensteine der Mitarbeiter, den Titel „Mitarbeiter des Monats“ und alle anderen Auszeichnungen hinzufügen, die Ihr Mitarbeiteranerkennungsprogramm umfasst.

Marketingbanner

Fördern Sie Ihre CSR-Initiativen mit E-Mail-Signaturen

Nun ja, Sie würden keine standardmäßigen Marketingbanner für interne E-Mails verwenden. Es gibt jedoch Fälle, in denen Sie zusätzliche Kanäle für die Bekanntmachung wichtiger Unternehmensankündigungen nutzen könnten. Hier sind einige der gängigsten Beispiele:

  • Firmenevent steht vor der Tür – Sie können schon vor dem Event für Spannung sorgen oder mehr Leute zur Anmeldung bewegen.
  • Mitarbeitervorteile – gehen Sie nicht davon aus, dass jeder über alle möglichen Mitarbeitervergünstigungen Bescheid weiß. Manchmal brauchen Menschen eine Erinnerung daran, dass das Unternehmen sich gut um sie kümmert.
  • CSR-Initiativen – ob Sie nun mehr Leute zum Mitmachen bewegen oder die News verbreiten möchten, eine E-Mail-Signatur ist eine gute Stelle, um alle über die Aktivitäten des Unternehmens zu informieren. In jedem Fall werden Sie wahrscheinlich die Moral stärken.

Ein-Klick-Umfragen

Fortgeschrittene interne E-Mail-Signaturen – Ein-Klick-Umfragen

Ein-Klick-Umfragen sind eine einfache und effektive Möglichkeit, Feedback einzuholen. Ihre Empfänger klicken auf einen Bewertungsbutton und hinterlassen optional einen Kommentar. Am häufigsten werden sie zur Messung der Kundenzufriedenheit eingesetzt, aber Sie können Ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Hier finden Sie einige Ideen für interne Ein-Klick-Umfragen:

  • Überwachen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit.
  • Erfahren Sie, wie Menschen den neuesten Firmen-Retreat bewerten.
  • Sammeln Sie Ideen, um die Büroumgebung zu verbessern.

Erinnerungen an Unternehmensrichtlinien

Interne E-Mail-Signaturen – Erinnerung an Richtlinien

Eine gelegentliche freundliche Erinnerung an die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zur Produktivität (oder zu anderen Themen) kann nützlich sein. Jeder braucht von Zeit zu Zeit eine Auffrischung.

Bevorstehende Abwesenheiten

Bevorstehende Abwesenheiten in internen E-Mail-Signaturen

Wäre es nicht wunderbar, wenn Sie Ihre Projekte ohne Überraschungen im Voraus planen könnten? Nun, das ist Wunschdenken, aber wenn Sie anstehende Abwesenheitszeiten zu Ihren E-Mail-Signaturen hinzufügen, sollte zumindest eine Art von Überraschungen seltener vorkommen. Es ist unglaublich hilfreich, insbesondere wenn komplexe Projekte besprochen werden, bei denen mehrere Teams zusammenarbeiten müssen.

So fügen Sie bevorstehende Abwesenheiten zu E-Mail-Signaturen hinzu

Arbeitszeiten

Beispiele für E-Mail-Signaturen: Arbeitszeiten

In Ihrem Unternehmen haben Sie wahrscheinlich eine Möglichkeit, zu überprüfen, ob eine bestimmte Person online ist oder nicht. Das gibt Ihnen jedoch nicht den vollständigen Kontext. Wenn Sie eine zeitaufwändige Aufgabe so schnell wie möglich erledigen müssen, müssen Sie wissen, ob Ihre Empfänger ihre Schicht nicht in den nächsten 15 Minuten beenden.

Diese Ergänzung zu E-Mail-Signaturen ist besonders hilfreich, wenn Ihr Unternehmen über mehrere Niederlassungen verfügt, die Benutzer flexible Arbeitszeiten haben oder in Schichten arbeiten. Der einfachste Weg, individuelle Arbeitszeiten zu Signaturen hinzuzufügen, besteht darin, dass Benutzer diese selbst ergänzen. An dieser Stelle kann es knifflig werden, da jeder möglicherweise seine eigene Vorstellung davon hat, wie diese Werte hinzugefügt werden sollen. Im folgenden Artikel wird erläutert, wie Sie mit einer fortschrittlichen E-Mail-Signaturlösung solche Szenarien am besten bewältigen:

So fügen Sie Ihrer Signatur zusätzliche Informationen hinzu

So vereinheitlichen Sie alle geschäftlichen E-Mail-Signaturen

Egal wie clever Ihre Ideen für interne E-Mail-Signaturen sind, sie sind nur dann etwas wert, wenn sie tatsächlich umgesetzt werden. Es gibt verschiedene Methoden zum Einsatz von E-Mail-Signaturen. Das folgende Video soll Ihnen einen schnellen Eindruck davon geben, wie schwierig dieser Prozess sein kann:

Hier noch eine kurze Liste der Vorteile von CodeTwo Email Signatures 365, unserem Tool zur E-Mail-Signaturverwaltung:

  • Jeder erhält einheitliche, unternehmenseigene E-Mail-Signaturen.
  • Die Einrichtung und Aktualisierung von Signaturen erfolgt blitzschnell und erfordert keine Interaktion der Endbenutzer.
  • Sie können unterschiedliche E-Mail-Signaturen für die interne und externe Kommunikation erstellen.
  • Benutzer können ihren Signaturen Elemente wie Abwesenheitszeiten hinzufügen, ohne dass das E-Mail-Branding dadurch beeinträchtigt wird.

Wie fügt man in Outlook eine automatische E-Mail-Signatur hinzu? Die einfachste Anleitung aller Zeiten

Wie fügt man in Outlook eine automatische E-Mail-Signatur hinzu?

Das Einrichten einer automatischen E-Mail-Signatur in Outlook ist kein Hexenwerk. Wenn Sie jedoch eine perfekte E-Mail-Signatur unter jeder gesendeten E-Mail haben möchten, könnte dieser Leitfaden für Sie hilfreich sein. Ich zeige Ihnen den einfachsten Weg, Signaturen in Outlook einzufügen.

Schritt 1: Entwerfen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur

  1. Gehen Sie zum kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator und wählen Sie ein Signaturdesign aus, das Ihnen am besten gefällt.
  2. Ersetzen Sie die Standarddaten, fügen Sie Ihre Social-Media-Handles hinzu, ändern Sie das Marketing-Banner in einem Tool wie Canva (hier erfahren Sie, wie es geht) und generieren Sie Ihre Signatur, sobald Sie der Meinung sind, dass sie fertig ist.
  3. Sie können den Schalter Remember my details (Meine Daten merken) verwenden, damit Sie beim nächsten Besuch des Generators nicht alles erneut eingeben müssen. Und Sie können das Signaturdesign jederzeit ändern. Denken Sie jedoch daran, dass nicht jedes Bild für jedes Design geeignet ist. Daher müssen Sie möglicherweise Ihre Banner-, Foto- und Logo-Exporte optimieren.

Schritt 2: Öffnen Sie die Signatureinstellungen in Outlook

Wählen Sie Ihre Outlook-Version aus, um zu sehen, wie Sie auf Ihre Signatureinstellungen zugreifen.

Klassisches Outlook für Windows

Neues Outlook für Windows

Outlook im Web

Outlook für Mac

Outlook für iOS

Outlook für Android

Alle Versionen von Outlook für alle Benutzer in einem Unternehmen

Schritt 3: Fügen Sie die Signatur zu den Outlook-Einstellungen hinzu

Sobald Sie in den Signatureinstellungen sind, fügen Sie die im Schritt 1 erstellte Signatur ein (oder ziehen Sie sie per Drag-and-Drop).

In Outlook für Windows, Mac und im Web können Sie eine separate automatische E-Mail-Signatur für neue Nachrichten und für Antworten und Weiterleitungen einrichten. In den mobilen Versionen von Outlook können Sie nur eine Standardsignatur einrichten.

Ihre automatische Outlook-Signatur ist einsatzbereit? Großartig! Wenn Sie immer noch wissenshungrig sind, wollen wir uns jetzt eingehend mit E-Mail-Signaturen befassen.

Was ist eine professionelle E-Mail-Signatur?

Eine professionelle E-Mail-Signatur zeigt, dass Sie und Ihr Unternehmen nicht zu verachten sind.

Natürlich macht eine Signatur allein aus unprofessionellen E-Mails noch keine guten Nachrichten. Aber es macht aus guten E-Mails noch bessere. Eine professionelle E-Mail-Signatur benötigt folgende Elemente:

Warum einen E-Mail-Signaturgenerator verwenden?

Mit E-Mail-Signaturgeneratoren können Sie eine großartige E-Mail-Signatur erstellen. Es gibt zwei Hauptgründe für ihre Verwendung.

Um die Dinge einfacher zu machen

Das Entwerfen einer Signatur von Grund auf ist keine leichte Aufgabe. Sie müssen entscheiden, welche Elemente für Ihr Unternehmen von ausschlaggebender Bedeutung sind und wie Sie sie zusammenführen.

Mit einem guten E-Mail-Signaturgenerator können Sie aus einem Katalog ein Design auswählen, das Ihnen gefällt, und es dann entsprechend Ihren Anforderungen konvertieren. Einfacher geht es nicht.

Damit alles funktioniert

Guten HTML-Code zu schreiben ist nicht jedermanns Sache. Wenn es um E-Mail-Signaturen geht, müssen Sie einen Schritt zurück in die Vergangenheit machen, Inline-Styling verwenden und alles in Tabellen organisieren, damit nichts kaputt geht. Und E-Mail-Signaturen können sofort kaputt gehen, nachdem Sie sie zu Outlook hinzugefügt haben oder nachdem jemand sie in einem anderen E-Mail-Client geöffnet hat. Nur weil etwas in Outlook gut aussieht, heißt das nicht, dass Gmail oder Mac Mail denselben Code auf die gleiche Weise interpretieren werden.

Warum braucht mein Unternehmen eine professionelle E-Mail-Signatur?

Halten wir es einfach und teilen wir die wesentlichen Informationen in separate Abschnitte auf:

Marketing

Wie viele E-Mails versenden Sie täglich? Diese Zahl ist je nach Branche, Unternehmen und Team unterschiedlich. Nehmen wir jedoch an, dass Sie im Durchschnitt etwa 40 externe E-Mails versenden.

Multiplizieren Sie diesen Wert mit der Anzahl der Postfächer Ihres Unternehmens. Nehmen wir an, Ihr nach außen gerichtetes Team besteht aus 100 Personen.

Das sind 4000 potenzielle Impressionen Ihrer Marke täglich. Dieser Kanal gehört Ihnen und normalerweise sind die Personen, denen Sie E-Mails senden, Ihre Zielgruppe.

Seien wir jetzt ehrlich. Wollen Sie täglich 4000 Impressionen verlieren? Denn genau das tun Sie, wenn Sie keine professionelle E-Mail-Signatur haben. Sie verschwenden das Potenzial, Ihre heißen Angebote, Kundenbindungsprogramme oder andere Aktionen zu bewerben.

Compliance

Die geschäftliche E-Mail-Kommunikation muss bestimmten Vorschriften folgen, die je nach Standort Ihres Unternehmens unterschiedlich sein können. Manchmal müssen Sie die physische Adresse Ihres Unternehmens angeben. In anderen Fällen müssen Sie einen Abmeldelink einfügen. Einige der Vorschriften, von denen Sie vielleicht schon gehört haben, sind CASL, die Companies (Trading Disclosures) Regulations oder das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister.

Alles über E-Mail-Disclaimer und warum Sie sie möglicherweise benötigen | Die besten Beispiele für E-Mail-Disclaimer

CSAT

Kunden sind wichtig. Ihre Meinung zählt.

Das sagt jeder, aber um Ihren Worten auch Taten folgen zu lassen, müssen Sie Feedback sammeln und entsprechend handeln.

Eine der einfachsten und effektivsten Möglichkeiten, Informationen zur Kundenzufriedenheit zu sammeln, ist die Verwendung von E-Mail-Signaturen. Das Ausfüllen langer traditioneller Umfragen macht den Menschen selten Spaß und sie sind oft auch nicht bereit, dies zu tun. Wenn Sie jedoch nur auf eine Schaltfläche klicken und einen Kommentar hinzufügen müssen, sind sie möglicherweise eher geneigt, Feedback zu geben, welches zur Verbesserung Ihres Unternehmens beitragen kann.

Warum einen E-Mail-Signaturmanager verwenden?

Ein E-Mail-Signaturmanager ist das Hauptquartier eines Vermarkters. Es geht nicht mehr nur darum, eine einzelne E-Mail-Signatur zu erstellen – das ist erst der Anfang.

Ein guter E-Mail-Signaturmanager verwandelt Ihr perfektes E-Mail-Signaturdesign in etwas mehr. Er nimmt Ihre Unternehmensdaten wie Namen, Telefonnummern und Benutzerfotos und fügt sie in Signaturen ein. Sie erhalten automatische Outlook-Signaturen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie Outlook im Web, Outlook für Mac oder einen anderen E-Mail-Client verwenden. Solange sie Teil der Organisation sind, werden sie über aktuelle Signaturdesigns verfügen.

Rebranding des Unternehmens? Start einer weiteren Marketingkampagne? Ihr Marketing-Team kann alles von einem Ort aus verwalten und Änderungen in Sekundenschnelle ohne Benutzerinteraktion an alle weitergeben. Die IT-Abteilung muss den Benutzern nicht beim Einrichten ihrer E-Mail-Signaturen helfen. Dies spart allen Zeit und schafft Marketing-Möglichkeiten, die sonst verloren gehen würden.

Weitere Artikel:

Warum und wie nutzt man Umfragen in E-Mail-Signaturen?

So sammeln Sie Feedback mit Umfragen in E-Mail-Signaturen

Umfragen in E-Mail-Signaturen sind, wenn sie richtig eingesetzt werden, eine der besten Möglichkeiten, Kundenfeedback zu sammeln. Und für moderne Unternehmen ist das Feedback der Kunden äußerst wertvoll. Neue Meinungen geben Organisationen Hinweise darauf, ob der von ihnen eingeschlagene Weg der richtige ist oder nicht. Positives Feedback hilft Ihnen, Ihren Kundenstamm zu halten und neue Fans Ihrer Marke zu gewinnen. Andererseits geben Ihnen negative Meinungen Aufschluss darüber, was falsch läuft und wie Sie es verbessern können. Sind Sie daran interessiert, Feedback von Ihren Kunden per E-Mail zu sammeln? Sehen wir uns an, wie man es richtig macht.

Warum Umfragen in E-Mail-Signaturen verwenden?

Um Feedback effektiv zu sammeln, müssen Sie einen Kanal auswählen, dem die Zielempfänger vertrauen und der Ihnen ermöglicht, ein möglichst großes Publikum zu erreichen. Und E-Mails bieten das alles.

Es ist gut möglich, dass Sie E-Mails bereits für die Abwicklung vieler unterschiedlicher Angelegenheiten nutzen, von Supportanfragen über Produktverkäufe und Marketingkampagnen bis hin zu Beschwerden. Ihre Kunden sind daher an diesen Kanal gewöhnt und vertrauen ihm. Sie könnten dieses Vertrauen missbrauchen, indem Sie per Massen-E-Mail Links zu altmodischen Kundenzufriedenheitsumfragen versenden:

Ein Beispiel für eine zu lange klassische Umfrage

Oder Sie könnten klug damit umgehen. Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie es richtig machen können.

Welche Befragungsmethode soll ich für E-Mails wählen?

Heutzutage ist es nicht einfach, Feedback zu sammeln. Menschen sind in der Regel mit mehreren Aufgaben beschäftigt und ständig in Eile. Meistens wollen sie kein Feedback geben, es sei denn, man treibt sie richtig in den Wahnsinn oder bietet ihnen einen Anreiz, um ihnen für ihre Zeit zu danken. Unter Berücksichtigung dieser Faktoren werden Sie beim Einholen von Feedback höchstwahrscheinlich nur dann erfolgreich sein, wenn Sie die Methode wählen, die für Ihre Kunden am wenigsten lästig und zeitaufwändig ist – schauen Sie sich einfach dieses kurze Video an:

Wie Sie sehen, stellen Ein-Klick-Umfragen eine der besten Möglichkeiten dar, weil sie wirklich schnell und einfach sind. Darüber hinaus gibt es Net Promoter Score (NPS)-Umfragen, mit denen Ihre Kunden ebenfalls in Sekundenschnelle ihre Meinung äußern können, allerdings auf eine etwas andere Art und Weise. Hier ist eine kurze Erläuterung erforderlich.

Bei Ein-Klick-Umfragen muss der E-Mail-Empfänger lediglich auf eine der Optionen klicken, die normalerweise durch „Gesichter“ oder andere Symbole dargestellt werden, die er leicht mit seiner Einstellung oder seinen Gefühlen in Verbindung bringen kann. Ein Beispiel für eine solche Umfrage sieht ungefähr folgendermaßen aus:

Ein Beispiel für eine Ein-Klick-Umfrage (CSAT) zum Einbinden in die E-Mail-Kommunikation

Bei einer Net Promoter Score (NPS)-Umfrage ist es ähnlich – ein Klick reicht aus, um Ihre Meinung zu teilen. Der Unterschied besteht darin, dass Sie aus einer numerischen Skala (normalerweise von 0 bis 10) auswählen können. Das Design einer NPS-Umfrage basiert in der Regel auf Zahlen, kann aber auch Symbole enthalten – genau wie bei Ein-Klick-Umfragen. Hier ist ein Beispiel für eine NPS-Umfrage:

Ein Beispiel für eine NPS-Umfrage zum Einbinden in E-Mail-Nachrichten

Wie geht man praktisch mit dem Sammeln von Feedback per E-Mail-Signaturen um?

Wenn es um den E-Mail-Inhalt (oder -Text) geht, gibt es im Wesentlichen zwei Hauptteile einer E-Mail: Ihre Nachricht und Ihre Signatur. In den meisten Fällen sollte die Nachricht unverändert bleiben, damit man sich leicht darauf konzentrieren kann. Die E-Mail-Signatur hingegen ist die perfekte Stelle, um eine Ein-Klick-Umfrage einzubinden.

Sie können das Sammeln von Feedback per E-Mail-Signaturen auf zwei Arten angehen:

  • Fügen Sie eine Ein-Klick-Umfrage in Ihre übliche E-Mail-Signatur ein – so werden Ihre Kunden die Möglichkeit haben, in jeder E-Mail, die sie von Ihnen erhalten, ihre Meinung zu äußern.
  • Bereiten Sie eine separate E-Mail-Signatur mit einer Ein-Klick-Umfrage vor – auf diese Weise können Sie die Signatur dann verwenden, wenn Sie tatsächlich Feedback sammeln wollen. Beispielsweise, nachdem Sie ein Produkt verkauft oder einen Supportfall geschlossen haben. Dieser Ansatz bringt bestimmte Vorteile mit sich. Erstens überfordern Sie Ihre Kunden nicht mit wiederholten Feedback-Anfragen, die dazu führen könnten, dass sie Ihre Umfrage auf längere Sicht ignorieren. Zweitens sind Ihre E-Mail-Threads kürzer und leichter zu verfolgen, wenn Ihre E-Mail-Signatur einfacher ist.

Inspirationen für Umfragen in E-Mail-Signaturen

Ein Beispiel für eine E-Mail-Signatur mit der einfachsten Ein-Klick-Umfrage (CSAT) mit zwei Optionen

Hier sehen Sie eine E-Mail-Signatur mit der einfachsten Form einer Ein-Klick-Umfrage. Ihr Benutzer muss sich nicht ausführlich mit den möglichen Optionen auseinandersetzen, sondern kann einfach entscheiden, ob ihm Ihre Dienstleistung, Ihr Produkt usw. gefällt oder nicht. Verwenden Sie dieses Design mit zwei Optionen, um den Benutzern das einfachste Erlebnis zu bieten und nur die grundlegenden Daten an den äußersten Enden der Skala zu erfassen.

Ein Beispiel für eine E-Mail-Signatur mit der einfachsten Ein-Klick-Umfrage (CSAT) mit fünf Optionen

Diese Umfrage mit fünf Optionen, die Sie Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen können, könnte eine gute Quelle für differenzierteres Feedback sein. Im Gegensatz zum vorherigen Beispiel können Sie hierdurch sowohl die gemäßigteren als auch die neutraleren Gefühle Ihrer Kunden erfahren und die Umfrage ist für die E-Mail-Empfänger immer noch relativ einfach. Verwenden Sie sie, um einen umfassenderen Datensatz für Analyse zu erhalten.

Ein Beispiel für eine E-Mail-Signatur mit einer NPS-Umfrage

Eine NPS-Umfrage erfordert zwar etwas mehr Engagement Ihrer Kunden, liefert Ihnen aber noch genauere Daten über deren Einstellungen. NPS-Befragungen sind eng mit der Messung der Kundenloyalität verbunden und sollten genau zu diesem Zweck eingesetzt werden.

Ein Beispiel für ein Feedback-Formular nach der Umfrage

Wenn Sie eine Ein-Klick-Umfrage oder eine NPS-Umfrage konfigurieren, können Sie sich auch für die Gestaltung eines speziellen Feedback-Formulars entscheiden, welches den Kunden angezeigt wird, nachdem sie auf eine Umfrageoption geklickt haben. Mithilfe des Formulars kann ein Kunde optional Kommentare zu Ihrem Service, Produkt, Ihrer Organisation usw. abgeben. Nicht jeder wird einen Kommentar hinterlassen, aber diejenigen, die es tun, werden Ihnen wahrscheinlich wertvolle Einblicke geben und die Bereiche mit Verbesserungspotenzial hervorheben.

Ein-Klick-Umfragen mit CodeTwo Email Signatures 365

Obwohl es viele Lösungen gibt, mit denen Sie Ein-Klick- oder NPS-Umfragen erstellen können, könnten Sie daran interessiert sein, ein Tool zu testen, das erstklassige Verwaltung von E-Mail-Signaturen mit E-Mail-Umfragen und -Analysen kombiniert. CodeTwo Email Signatures 365 ist definitiv eine Lösung, mit der Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen können:

  • Erstellen Sie anpassbare Ein-Klick-Umfragen für mehrere Szenarien.
  • Bereiten Sie eine Danke-Seite vor, auf der nach der Teilnahme an einer Umfrage optionale Kommentare abgegeben werden können.
  • Integrieren Sie die Umfragen nahtlos mit einer E-Mail-Signatur oder mit mehreren Signaturen, je nach Szenario und Ansatz.
  • Überprüfen und analysieren Sie die Ergebnisse mit dem leistungsstarken Analyse-Dashboard in CodeTwo Insights.
  • Verwalten Sie sowohl E-Mail-Signaturen als auch Umfragen in E-Mail-Signaturen für alle Benutzer in Ihrer Organisation von einem Ort aus.

Sie können CodeTwo One-click surveys (und Insights) sofort testen, indem Sie sich für eine kostenlose 14-tägige Trial-Version anmelden (ohne Kreditkartenangabe). Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie E-Mail-Signaturen, Ein-Klick-Umfragen sowie automatische Antworten verwalten und mehr. Besuchen Sie die Website des Programms, um mehr über alle Möglichkeiten zu erfahren.

Empfohlene Links:

Der Aufstieg mobiler E-Mail-Signaturen

Es ist 2024. Wir checken unsere E-Mails häufiger auf Mobiltelefonen als auf Computern. Aber wenn man sich E-Mail-Signaturen ansieht, hat man oft das Gefühl, als wären die Menschen immer noch im letzten Jahrzehnt – mit Signaturen, die nicht für Mobiltelefone gedacht sind. Ich zeige Ihnen den einfachsten Weg, eine mobilfreundliche E-Mail-Signatur zu erstellen, die sowohl auf Mobilgeräten als auch auf größeren Bildschirmen gut aussieht.

Der Aufstieg mobiler E-Mail-Signaturen

Was ist eine mobile E-Mail-Signatur?

Es gibt zwei Definitionen einer mobilen E-Mail-Signatur:

  • Eine mobile E-Mail-Signatur ist in erster Linie die Signatur, die den E-Mails hinzugefügt wird, die Sie von Mobilgeräten aus senden.
  • Alternativ handelt es sich um eine Signatur, die E-Mails hinzugefügt wird, die auf einem Mobilgerät angezeigt werden.

Mit anderen Worten: wenn Sie Ihre E-Mail-Signaturen mobilfreundlich gestalten möchten, reicht es nicht aus, eine Signatur auf Ihrem Mobiltelefon einzurichten. Sie müssen auch an die Mobilgeräte Ihrer Empfänger denken. Schauen wir uns die Zahlen an, um zu sehen, ob das für Sie von Bedeutung sein sollte.

Nutzung von E-Mails auf Mobilgeräten in Zahlen

Reden wir über Zahlen. Da es keine standardisierte Kontrolle über E-Mails gibt, ist es nicht einfach, Statistiken zu erstellen. Es gibt jedoch einige Quellen, denen Sie vertrauen können.

Laut dem Email Client Market Share Report von Litmus, einer Studie von Statista, und der Zusammenfassung der Statistiken zur mobilen Nutzung von E-Mails von emailmonday nimmt die mobile Nutzung von E-Mails stetig zu.

Die im Jahr 2021 eingeführte Apple Mail Privacy Protection machte es schwierig, nachzuverfolgen, wie viele Personen genau welches Apple-Gerät verwenden, aber es gibt dennoch einige Daten, die man sich ansehen muss. Basierend auf den historischen Marktanteilsinformationen von Litmus war Apple iPhone hinsichtlich der Anzahl geöffneter E-Mails die Nr. 1. Im Jahr 2021 wurden insgesamt etwa 42% der E-Mails auf Mobilgeräten geöffnet. Dies ist möglicherweise untertrieben, da eine Studie von Adobe (Email Use 2017 – US Report) aus dem Jahr 2018 ergab, dass bis zu 81% der E-Mail-Benutzer ihre E-Mails lieber auf Mobilgeräten lesen.

Adobe Email Use 2017 – US Report

Warum sind diese Zahlen so unterschiedlich? Zunächst einmal basieren die meisten Untersuchungen auf der Verfolgung von E-Mail-Kampagnen. Dies bedeutet sofort eine Stichprobenverzerrung, ob es uns gefällt oder nicht. Und es gibt Möglichkeiten, diese Statistiken zu manipulieren. Die Apple Mail Privacy Protection ist nur ein Beispiel dafür.

Basierend auf der Anzahl der standardmäßigen „Von meinem iPhone gesendet“-Signaturen, die im Jahr 2024 noch zu sehen sind, nimmt die mobile Nutzung von E-Mails bei B2B-E-Mails nicht ab.

Denken Sie darüber nach. Für Unternehmen wird es immer einfacher, geschäftliche E-Mails einzurichten und zu sichern, sogar auf BYOD-Geräten. Detaillierte Statistiken hängen von der Branche und der beruflichen Tätigkeit ab, aber im Allgemeinen überprüfen die meisten Menschen ihre E-Mails auf Mobiltelefonen und möchten dabei wissen, wer sie gesendet hat.

Bei privaten E-Mails möchten wir auch unterwegs auf dem Laufenden bleiben. Heben Sie die Hand, wenn Sie Ihre E-Mails nicht auf dem Mobiltelefon abrufen… Nun, ich sehe nicht viele erhobene Hände.

Spaß beiseite: die Zahlen zeigen, dass es bei der Gestaltung von E-Mail-Signaturen immer wichtiger wird, sich auf Mobilgeräte zu konzentrieren.

Mobile-First-Ansatz beim Design von E-Mail-Signaturen

Die kluge Entscheidung ist, auf der Grundlage dieser Zahlen zu handeln und die Gewohnheiten zu ändern. Anstatt E-Mail-Signaturen zu entwerfen, die auf dem PC toll aussehen, auf Mobilgeräten jedoch nutzlos sind, sollten Sie zuerst über mobile E-Mail-Clients nachdenken. Wenn Sie allerdings Ihren Fokus ändern, sollten Sie nicht davon ausgehen, dass Desktops nicht mehr zählen.

Beispiel einer Mobile-First-E-Mail-Signatur

Best Practices bei mobilen E-Mail-Signaturen

Es gibt einige Designtipps, um Ihre E-Mail-Signaturen für Mobilgeräte zu optimieren.

Achten Sie auf die Größe

Beispiel einer mobilen E-Mail-Signatur – optimale Größe

Eine perfekte mobile E-Mail-Signatur hat eine Breite von nicht mehr als 440 Pixeln. Sehr breite E-Mail-Signaturen können zwei Konsequenzen haben, die Sie höchstwahrscheinlich vermeiden möchten:

  • Sie könnten dazu führen, dass der E-Mail-Text verkleinert wird. Um das gesamte Werbebanner im Anzeigebereich zu halten, kann die Größe des E-Mail-Texts möglicherweise automatisch angepasst werden, wodurch die E-Mail schwer lesbar wird.
  • Die E-Mail passt möglicherweise nicht in den Anzeigebereich. Wenn Ihre Empfänger also den gesamten Text lesen möchten, müssen sie möglicherweise horizontal scrollen oder herauszoomen. Beide Optionen führen zu einem schrecklichen Leseerlebnis.

Halten Sie die Signatur kurz und einfach

Das absolute Minimum jeder E-Mail-Signatur ist Ihr Name und eine alternative Kontaktmethode. Wenn Sie Ihre Signatur jedoch professionell halten möchten, benötigen Sie die folgenden Grundlagen:

  • Name und Stellenbezeichnung
  • Kontaktdetails
  • Logo des Unternehmens

Es gibt viele optionale Elemente, die nützlich sein können, aber Sie werden sie nicht alle in einem Design verwenden. Zum Beispiel:

Aus Compliance-Gründen erfordern Ihre geschäftlichen E-Mail-Signaturen möglicherweise einen Haftungsausschluss oder die Angabe der Firmenadresse. In Ihrer ersten E-Mail können Sie nicht viel dagegen tun. Sie können jedoch jederzeit ein zweites Design erstellen, das eine kürzere Variante Ihrer Hauptsignaturvorlage ist.

Lassen Sie sich von einigen minimalistischen Designs für E-Mail-Signaturen inspirieren

Berücksichtigen Sie den Dunkelmodus

Den Dunkelmodus gibt es schon seit langer Zeit. Während auf dem PC nicht jeder E-Mail-Client dies unterstützt und viele Menschen den traditionellen hellen Hintergrund bevorzugen, ist der Dunkelmodus auf Mobilgeräten oft standardmäßig aktiviert.

Mobile E-Mail-Signaturen vs. Dunkelmodus

Testen Sie immer Ihre E-Mail-Signaturen, um sicherzustellen, dass Sie bestens vorbereitet sind. Achten Sie darauf, wie Ihre Farben im Dunkelmodus aussehen – die ausgewählten Textfarben können auf einem dunklen Hintergrund nicht besonders gut aussehen oder sogar schwer zu erkennen sein. Bilder können einen weißen Hintergrund erhalten oder völlig unleserlich werden.

So gestalten Sie Ihre für den Dunkelmodus geeignete E-Mail-Signatur

Bilder

Obwohl sie klein sind, verfügen die meisten mobilen Displays über eine recht hohe Auflösung. Um zu verhindern, dass Ihre Bilder unscharf werden, gestalten Sie Bilder am besten mit der doppelten Zielauflösung und skalieren Sie diese mit HTML herunter. Und denken Sie daran: Ihr breitestes Bild bestimmt normalerweise die endgültige Breite Ihrer E-Mail-Signaturvorlage.

Sie denken vielleicht, dass Bilder in E-Mail-Signaturen mehr Probleme als Vorteile mit sich bringen. Auch wenn es mit etwas zusätzlichem Aufwand verbunden sein mag, sind alle professionellen E-Mail-Signaturen mit Branding versehen. Wenn Sie über eine geschäftliche E-Mail-Signatur nachdenken, ist ein Logo ein Muss. Bei persönlichen E-Mail-Signaturen empfiehlt es sich, ein professionelles Foto einzufügen.

Ohne Grafiken werden Signaturen leicht übersehen – Sie werden nicht die WOW-Reaktion auslösen, die Sie sich wünschen. Bilder erregen Aufmerksamkeit und eignen sich perfekt zum Hinzufügen von Links.

Erfahren Sie, wie Sie ein gehostetes Bild zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen

Links

Links in E-Mail-Signaturen sind eines der wichtigsten Elemente. Social Media Links können das Engagement in der Community steigern und die Verifizierung Ihres Unternehmens erleichtern. Das Hinzufügen von Links zu einem gut gestalteten Marketing-Banner kann bei Ihren Marketingkampagnen wirklich hilfreich sein. Bei der Verwendung von Links können Sie Tracking-Parameter hinzufügen, um Ihre Leistung zu analysieren und A/B-Tests durchzuführen.

Allerdings ist nicht jeder Link für Mobilgeräte geeignet. Hier sind ein paar gute Tipps zu Links:

  • Wenn Sie mikroskopisch kleine Social Media Buttons hinzufügen, müssen die Empfänger heranzoomen, um sie tatsächlich antippen zu können. Anstatt sechs verschiedene kleine Social Media Icons hinzuzufügen, ist es besser, die zwei bis drei wichtigsten hinzuzufügen und diese größer zu machen.
  • Erstellen Sie keine E-Mail-Signaturen, die nur aus Bildern bestehen. Sie könnten versucht sein, dies zu tun, um Ihr Design intakt zu halten. Dann halten Sie es vielleicht für eine gute Idee, dem Bild einen Link hinzuzufügen, um andere beispielsweise auf Ihre Profilkarte weiterzuleiten. Das ist einer der schlimmsten Fehler bei E-Mail-Signaturen überhaupt. Besonders im Fall von Mobilgeräten. Im Grunde bringen Sie Menschen dazu, auf das verlinkte Bild zu klicken (ob es ihnen gefällt oder nicht), während sie versuchen, durch den E-Mail-Thread zu scrollen.

Erfahren Sie mehr über Best Practices bei E-Mail-Signaturen

Einrichten einer E-Mail-Signatur auf Ihrem Telefon

Nun ja, es ist nicht so einfach, wie man denkt – es hängt davon ab, welches Betriebssystem und welchen E-Mail-Client Sie verwenden. Bei einigen E-Mail-Clients, wie etwa der Gmail-App, können Sie nicht einmal eine gut formatierte E-Mail-Signatur einrichten. Nachfolgend finden Sie Links mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Einrichtung:

Entwerfen einer perfekten mobilen E-Mail-Signatur

Das Entwerfen von E-Mail-Signaturen ist schwieriger, als es sich anhört. Der zugrunde liegende HTML-Code unterscheidet sich von dem, der auf den meisten Websites verwendet wird, da E-Mail-Clients ihn anders verstehen. Sie haben also vier Möglichkeiten, eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen, die eigentlich funktionieren. Es gibt dazu einige weitere Optionen, die nicht funktionieren, aber Menschen verwenden sie trotzdem:

Möglichkeiten zum Gestalten Ihrer E-Mail-Signatur (die funktionieren)

  1. Verwenden eines HTML-Editors, der für E-Mail-Signaturen entwickelt wurde. Wie dieser
  2. Generieren Ihrer E-Mail-Signatur. Hier ist ein benutzerfreundlicher (und kostenloser) E-Mail-Signaturgenerator
  3. Entwerfen Ihrer E-Mail-Signatur von Grund auf in HTML. Es ist zeitaufwändig und schwierig, aber Sie können Ihren Code auf einer funktionierenden E-Mail-Signaturvorlage aufbauen. Hier finden Sie eine Bibliothek mit HTML-E-Mail-Signaturdesigns
  4. Verwenden eines in Ihren E-Mail-Client integrierten E-Mail-Signatureditors. Jeder ist anders und bietet verschiedene Möglichkeiten, aber im Allgemeinen erledigen sie die Aufgabe.

Falsche Möglichkeiten zum Gestalten Ihrer E-Mail-Signatur

  1. Erstellen von E-Mail-Signaturen in Microsoft Word. Sie würden nicht glauben, wie viele seltsame, unsichtbare Formatierungen beim Entwerfen einer E-Mail-Signatur in einem Textverarbeitungsprogramm hinzugefügt werden. Diese unsichtbare Formatierung funktioniert normalerweise in Outlook für Windows, aber gleich nachdem eine E-Mail Ihr Postfach verlässt, wird sie üblicherweise entstellt.
  2. Verwenden von Grafikdesign-Tools. Es ist ein guter Ausgangspunkt, aber von hier bis zu einem funktionierenden HTML-Code ist es ein langer Weg. Die automatische Konvertierung des Designs in HTML funktioniert einfach nicht und die Verwendung einer E-Mail-Signatur, die nur aus Bildern besteht, hat viele Nachteile, besonders bei mobilen E-Mail-Signaturen.

Mobilfreundliche E-Mail-Signaturen für Unternehmen

Wenn Sie an ein Unternehmen als Ganzes denken, besteht das bestmögliche Szenario darin, unter jede einzelne E-Mail, die ein Mitarbeiter sendet, eine mobilfreundliche E-Mail-Signatur zu setzen.

Dies manuell zu machen, kommt nicht in Frage. Bei mehr als 10 Mitarbeitern dauert eine einfache Aktualisierung der E-Mail-Signatur zu lange, insbesondere wenn die Benutzer über mehr als einen E-Mail-Client auf ihre E-Mails zugreifen.

Ein Unternehmen kann es sich nicht leisten, mit jeder E-Mail, die ein Mitarbeiter verschickt, das Gesicht zu verlieren.

Glücklicherweise gibt es eine Lösung, die die Verwaltung mobiler E-Mail-Signaturen schnell und einfach macht.

Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie mobilfreundliche E-Mail-Signaturen ganz einfach erstellen. Darüber hinaus können Sie mit einem einzigen Signaturdesign die E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen bereitstellen. Jeder Benutzer erhält eine personalisierte mobile E-Mail-Signatur direkt in Outlook auf seinem Android- oder iOS-Gerät:

Das Beste daran ist, dass Sie mit CodeTwo Email Signatures 365 eine E-Mail-Signatur zu jeder gesendeten E-Mail sofort hinzufügen können. Zu den integrierten Funktionen gehören:

  • Separate Signaturdesigns für Antworten und Weiterleitungen,
  • Unterschiedliche Signaturen für verschiedene Teams,
  • Integrierte Kundenzufriedenheitsumfragen,
  • Automatisierung von E-Mail-Signaturkampagnen.

Erfahren Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten von CodeTwo Email Signatures 365

Die besten Ideen für eine geschäftliche E-Mail-Signatur

Die besten Ideen für geschäftliche E-Mail-Signaturen

Geschäftliche E-Mail-Signaturen – man mag sie lieben oder hassen, aber sie sind zum Standard bei E-Mail-Korrespondenz geworden. Wenn Sie alles richtig machen, erhält jeder Mitarbeiter eine professionelle Visitenkarte, die neue Marketingmöglichkeiten schafft. Wenn Ihnen dies nicht gelingt, wird Ihre Kommunikation als peinlich und unerwünscht angesehen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die perfekte geschäftliche E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen erhalten.

Warum sich die Mühe mit geschäftlichen E-Mail-Signaturen machen?

Bei geschäftlichen E-Mail-Signaturen gibt es drei gängigste Szenarien:

  • Keine oder nur eine lahme E-Mail-Signatur – sendet Ihren potenziellen Kunden automatisch ein Signal, dass die Qualität Ihrer Dienste möglicherweise minderwertig ist.
  • Gute E-Mail-Signatur – besser als nichts, aber realistisch gesehen erwartet dies jeder von jedem Unternehmen, das etwas auf sich hält. Eine Signatur mit aktuellen Kontaktdaten ist noch lange kein Grund, sich selbst auf die Schulter zu klopfen.
  • Großartige E-Mail-Signatur – wenn Sie bereits mit der ersten versendeten E-Mail aus der Masse herausstechen, gewinnen Sie sofort Vertrauen. Es funktioniert auf der unterbewussten Ebene.

Natürlich können Sie eine hervorragende geschäftliche E-Mail-Signatur haben und dennoch das Vertrauen Ihrer potenziellen Kunden verlieren, wenn Sie nicht hilfreich sind oder ein schreckliches Produkt haben. Aber es ist eine andere Geschichte – gehen wir mal davon aus, dass das hier nicht der Fall ist.

Wie gestaltet man eine großartige geschäftliche E-Mail-Signatur?

Nehmen wir an, Sie möchten die bestmögliche E-Mail-Signatur erstellen. Das perfekte Design einer E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen entsteht nicht von selbst – es ist ein sorgfältiger Prozess, der viele Schritte umfasst. Und wenn es Ihr erster Versuch ist, werden Sie am Ende wahrscheinlich viele Fragen haben. Aber keine Sorge. Ich führe Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Erstellung Ihrer perfekten geschäftlichen E-Mail-Signatur.

Aktuelle Kontaktdaten

„Aktuelle Kontaktdaten“ klingt offensichtlich, ich weiß. Aber gerade deshalb wird dieses Thema vernachlässigt. Die wesentlichen Kontaktdaten sind wie folgt:

Kontaktdaten in einer geschäftlichen E-Mail-Signatur
  • Vorname, Nachname und Stellenbezeichnung – das Trio, das jede geschäftliche E-Mail-Signatur benötigt. Schließlich schreiben Sie nicht als gesamtes Unternehmen, sondern als dessen Botschafter. Die Stellenbezeichnung macht für Ihre Empfänger einen großen Unterschied. Die Kommunikation mit einem Account Manager, einem CEO oder einem Junior Accountant wird anders aussehen.
  • Alternative Kontaktmöglichkeit – während die E-Mail immer noch die Nummer eins der asynchronen Kommunikation ist, kann manchmal ein kurzer Anruf einen Thread mit 20 E-Mails verhindern. Und es besteht immer die Möglichkeit, dass Ihre E-Mail nicht durchkommt. Zum Beispiel, wenn ein übereifriger Spamfilter Sie als Kriminellen einstuft.
  • Geschäftsadresse – aus Sicht des Empfängers ist es möglicherweise nicht immer sinnvoll. Allerdings gibt es gesetzliche Vorschriften, die Sie dazu verpflichten, sich bei geschäftlicher Korrespondenz auszuweisen. Erfahren Sie mehr

Social Media-Kanäle des Unternehmens

Social Media Icons in E-Mail-Signaturen

Es gibt zwei wichtige Gründe, warum die Verwendung von Social Media Buttons in geschäftlichen E-Mail-Signaturen eine gute Idee ist:

  • Verifizierung – Ihre Social Media-Präsenz sagt viel über Ihr Unternehmen aus. Aus diesem Grund nutzen die Menschen schon seit der Antike (etwa seit Anfang der 2000er Jahre) soziale Medien, um zu überprüfen, mit wem sie zu tun haben. Wählen Sie Ihre Seiten mit Bedacht aus, denn unvollständige Profile, mangelnde Aktivität oder schlechte Bewertungen sind viele Warnsignale. Wenn Sie als Unternehmen hingegen eine Nachricht senden, die Ihren Empfängern gefällt, ist alles in Ordnung.
  • Steigerung des Engagements – jeder organische Seiten-Follower erhöht Ihre Reichweite und die Chance zur Interaktion mit Ihren Inhalten. Wenn Ihre Social Media-Kanäle für Ihre potenziellen Kunden von Wert sind, ist eine E-Mail-Signatur eine gute Möglichkeit, Ihre Empfänger genau dorthin zu leiten, wo Sie sie brauchen.

Auf welche sozialen Medien sollten Sie verlinken? Dies hängt von Ihrer Tätigkeit und der Art Ihres Geschäfts ab. Stellen Sie nur sicher, dass Sie nicht auf Ihr Profil auf Google+ verlinken oder das alte Twitter-Logo verwenden. Dies wäre ein klares Zeichen dafür, dass Sie in der Vergangenheit leben.

Egal für welchen sozialen Kanal Sie sich entscheiden, hier sind einige Social Media Icons, die Sie kostenlos herunterladen und verwenden können. Darüber hinaus können Sie mit unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator Social Media Buttons zu einem Signaturdesign Ihrer Wahl hinzufügen.

Bilder in der geschäftlichen E-Mail-Signatur

E-Mail-Signaturen ohne Bilder sind wie Nudeln ohne Soße. Man sieht sofort, dass etwas fehlt.

Hier sind die beliebtesten Elemente, mit denen Sie Aufmerksamkeit erregen können:

  • Firmenlogo,
  • Benutzerfoto,
  • Marketing-Banner,
  • Social Media Buttons,
  • Buttons für Instant Messaging,
  • Buttons für Ein-Klick-Umfragen,
  • Hintergrundbilder,
  • Bilder als Separatoren,
  • rein dekorative Elemente.
Fast alle Elemente einer geschäftlichen E-Mail-Signatur

Das ist eine ziemlich lange Liste, nicht wahr? Sollten Sie alle diese Elemente in eine E-Mail-Signatur aufnehmen? Viel Glück dabei. Sie müssen auswählen, um das perfekte Design für Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur zusammenzustellen, ohne es zu übertreiben. Denken Sie daran, dass E-Mail-Signaturen vor allem hilfreich sein müssen. Wenn Sie die Wahl zwischen hilfreichen verknüpften Elementen und rein dekorativen Elementen haben, werden Sie sich in den meisten Fällen für erstere entscheiden.

Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie dies richtig machen, Links zu jedem einzelnen Signaturelement hinzufügen können. Es ist elegant, es ist nützlich, es ist der richtige Weg.

Arbeiten Sie an Ihren Schriftarten

Die Wahl der richtigen Schriftart ist wichtig. Experimentieren Sie mit Schriftgröße und -stärke, um die wichtigsten Signaturelemente hervorzuheben. Und wenn es um die Schriftfamilie geht, sollten Sie sich nach Möglichkeit an die websicheren Schriftarten halten. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Ihre gut gestaltete E-Mail-Signatur in den meisten E-Mail-Apps nicht korrekt angezeigt wird. Außerdem ist es wichtig, dass Sie den Richtlinien Ihrer Corporate Identity folgen und eine Farbpalette verwenden, die zum Firmenlogo passt. Hier geht es mehr um Kunst als um Wissenschaft.

Erfahren Sie mehr über Schriftarten in E-Mail-Signaturen

Achten Sie auf Ihre Disclaimer

Der Haftungsausschluss ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur. In diesem Artikel finden Sie einige Ideen, wie Sie Ihren Disclaimer verfassen und welche Informationen Sie zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften angeben sollten. Diese Gesetze und Vorschriften können jedoch von Land zu Land unterschiedlich sein. Wenn Ihr Unternehmen Geschäftspartner oder Kunden auf der ganzen Welt hat, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails nicht gegen die in deren Ländern geltenden Gesetze verstoßen. Mit großer Macht geht auch große Verantwortung einher.

Weitere Informationen zu E-Mail-Haftungsausschlüssen finden Sie in diesem Ratgeber

Wie man das alles unter einen Hut bringt

Wenn Sie sich nun die Liste ansehen und versuchen, das alles in ein einziges Signaturdesign zu integrieren, werden Sie kläglich scheitern. Und bei Mobilgeräten steigt der Schwierigkeitsgrad noch weiter an.

Überlegen Sie sich also zunächst, was am wichtigsten ist. Das Endergebnis muss nützlich sein und professionell aussehen. Und wenn Sie Ihren Empfängern dann wirklich zeigen möchten, wie großartig Sie sind, bereiten Sie eine verkürzte Version Ihrer Signatur für Antworten und Weiterleitungen vor. Eine umfassende Marketingsignatur eignet sich hervorragend für die erste Nachricht, aber wenn eine ganze E-Mail-Konversation mehr Signaturen als Text enthält, werden Sie die Menschen ärgern, die möchten, dass Sie direkt zur Sache kommen.

Anstatt zu versuchen, alles von Grund auf neu zu erstellen, werfen Sie einen Blick auf gute Beispiele für geschäftliche E-Mail-Signaturen, die einfach funktionieren.

Beispiele für großartige geschäftliche E-Mail-Signaturen

Es gibt viele Orte, an denen Sie nach Inspirationen für E-Mail-Signaturen suchen können. Ich möchte Ihnen zwei empfehlen, die den größten Nutzen bieten:

Schaltfläche zur Bibliothek mit kostenlosen E-Mail-Signatur-Inspirationen
Schaltfläche zum kostenlosen Ersteller von E-Mail-Signaturen

Die Bibliothek umfasst über hundert großartige Designs. Sie können jedes davon herunterladen und als Ausgangspunkt für Ihre Designreise verwenden.

Mit dem Ersteller können Sie eine personalisierte E-Mail-Signatur entwerfen und sie zum beliebigen E-Mail-Client hinzufügen.

Was bei geschäftlichen E-Mail-Signaturen nicht geht

Schauen Sie sich nun als Übung die E-Mail-Signatur unten an, mit der offensichtlich etwas nicht stimmt.

Beispiel für eine fehlerhafte E-Mail-Signatur

Können Sie alle Probleme auflisten?

Weitere Hilfe finden Sie in den häufigsten Fehlern bei E-Mail-Signaturen.

Automatisierung geschäftlicher E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

Nun ist die Erstellung eines einzigen E-Mail-Signaturdesigns gar nicht so schwer, insbesondere mit Hilfe unserer Ressourcen. Aber im Fall einer Organisation ist das nicht so einfach. Hier haben Sie es mit Dutzenden, Hunderten oder Tausenden von E-Mail-Signaturen zu tun, die denselben Prinzipien und Richtlinien folgen müssen.

Wenn Sie dies den Endbenutzern überlassen:

  • Riskieren Sie ein völliges Chaos in der E-Mail-Kommunikation.
  • Haben Sie keine Möglichkeit zu kontrollieren, wie die Belegschaft Ihr Unternehmen repräsentiert.
  • Muss die ganze Belegschaft Zeit mit der Einrichtung der Signatur verschwenden.
  • Erhält die IT-Abteilung Unmengen von Anfragen bezüglich Signaturen.
  • Ist niemand glücklich.

Erfahren Sie, warum Unternehmen die Sache selbst in die Hand nehmen und die Verwaltung von ihrem E-Mail-Branding automatisieren:

Automatisieren Sie jetzt die Verwaltung Ihrer E-Mail-Signaturen

Empfohlene Links:

Einrichten einer organisationsweiten Outlook 365 (OWA)-Signatur mit PowerShell

Einrichten einer organisationsweiten Outlook 365 (OWA)-Signatur mit PowerShell

Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 verwendet, können Sie mit PowerShell eine einheitliche E-Mail-Signatur für alle Personen in Ihrer Organisation einrichten. In diesem Artikel zeige ich Ihnen ein Skript, das jedem Postfach eine einheitliche, personalisierte E-Mail-Signatur hinzufügt. Auf diese Weise erhält jeder Benutzer von Outlook im Web automatisch eine E-Mail-Signatur in seinen Postfacheinstellungen.

Gründe für die Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen sind knifflig. Sie können aus einer einzigen Zeile bestehen und nur Ihren Namen enthalten oder ein kompaktes Design mit den wichtigsten Kontaktinformationen haben. Sie können auch ein peinliches „Von meinem <Gerätenamen einfügen> gesendet“ oder eine Monstrosität mit mehreren Bannern, einem zweiseitigen Haftungsausschluss und einem kaputten Layout sein, um das Ganze abzurunden.

Tatsache ist, dass jeder einzelnen E-Mail eine E-Mail-Signatur hinzugefügt wird (und üblicherweise auch erwartet wird). Eine Signatur (oder eine Fußzeile) ist eine eigenständige Nachricht. Darin wird unter anderem angegeben, ob:

  • Sie Wert auf Details legen,
  • Sie Ihren Job ernst nehmen,
  • dem Unternehmen sein Image wichtig ist,
  • das Unternehmen erreicht werden möchte.

Jeder einzelne Mitarbeiter ist ein Markenbotschafter. Die Tendenz zur Verallgemeinerung liegt in der Natur des Menschen – wenn einem Mitarbeiter in einem Gespräch an Professionalität fehlt, denken die Gesprächspartner oft, dass es nicht nur an dieser Person liegt. Deshalb bekommt Ihre Marke mit jeder schlechten Signatur einen Schlag ins Gesicht.

Verstehen Sie mich nicht falsch. Ich glaube nicht, dass die Welt untergeht, sobald eine fehlerhafte Signatur versendet wird. Normalerweise ist es ein viel langsamerer und traurigerer Prozess, bei dem die Marke und das Unternehmen allmählich das Vertrauen verlieren. Sie können entweder E-Mail-Signaturen vereinheitlichen und eine starke Botschaft senden, die der Marke hilft, Ihre Angebote bewirbt und Sie unterstützt, oder mit jeder gesendeten Nachricht einen Schlag erleiden. Ich zeige lediglich eine der Methoden zur Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen.

So funktioniert es

Bevor Sie das Skript zum Einrichten von E-Mail-Signaturen mit PowerShell ausführen, ist es wichtig, die Funktionsweise dieser Methode zu verstehen.

Das Skript ruft Benutzerinformationen von Entra ID (Azure Active Directory oder AAD) ab und fügt einen HTML-Code einer Signatur (mit diesen Details) zu den Postfacheinstellungen hinzu. Derzeit kann nur Outlook im Web (OWA) davon profitieren. Das bedeutet, dass die mit dieser Methode eingerichtete Signatur nicht angezeigt wird, wenn ein Benutzer seine E-Mail aus Outlook für Mac, dem „klassischen“ Outlook für Windows oder einem beliebigen Client außer Outlook im Web oder dem neuen Outlook für Windows sendet.

Beachten Sie, dass wenn die Informationen in Ihrer Microsoft 365-Benutzerdatenbank nicht aktualisiert oder unvollständig sind, wird das Endergebnis weder ansprechend noch hilfreich sein.

Es gibt andere Methoden zur Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen in einem Unternehmen, die für alle E-Mail-Clients funktionieren. Sehen Sie sich das folgende Video an, um mehr zu erfahren:

Erforderliche Berechtigungen

Die Verwendung von PowerShell zum Einrichten von E-Mail-Signaturen für Outlook im Web ist in jeder Microsoft 365-Organisation möglich. Um jedoch das Skript auszuführen, das diese Signaturen einrichtet, müssen Sie ein Administrator sein und zumindest über grundlegende Kenntnisse der Funktionsweise von PowerShell verfügen.

Zum erfolgreichen Ausführen des PowerShell-Skripts benötigen Sie einige Berechtigungen:

  1. Ihr Konto muss PowerShell-fähig sein. Das bedeutet, dass ein globaler Administrator ein einfaches Cmdlet verwenden kann, um einem bestimmten Benutzer Zugriff zu gewähren (Set-User -Identity <bestimmter Benutzer> -RemotePowerShellEnabled $true).
  2. Ihnen müssen die Administratorrollen User Options und Mail Recipients zugewiesen sein.

Holen Sie sich eine HTML-E-Mail-Signaturvorlage

Bevor Sie das Skript ausführen, benötigen Sie den HTML-Code der E-Mail-Signaturvorlage, die Sie verwenden werden.

Am besten nutzen Sie hierfür den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator.

  1. Wählen Sie Microsoft 365 als Ihre E-Mail-Plattform.
Signaturgenerator – Microsoft 365-E-Mail-Signatur
  1. Wählen Sie eine Signaturvorlage. Mit dem Generator können Sie Bilder und Elemente ändern, die für jeden Benutzer gleich sind, wie z. B. Firmenname, Haftungsausschluss usw.
Auswählen einer E-Mail-Signaturvorlage für Outlook im Web
  1. Klicken Sie auf Replace user data with Active Directory placeholders und Apply your signature. Die erste Schaltfläche ersetzt persönliche Daten durch Platzhalter, die normalerweise in Nachrichtenflussregeln verwendet werden, um Benutzerdaten in Signaturen automatisch zu personalisieren. Platzhalter funktionieren auf diese Weise nicht, wenn Sie die Signatur für OWA mit PowerShell einrichten. Das Skript wird Platzhalter in Entra-ID (Azure Active Directory)-Daten umwandeln.
Signaturgenerator – Ersetzen von Benutzerdaten durch Platzhalter
  1. Generieren Sie die HTML-Signatur, kopieren Sie sie und fügen Sie sie in eine TXT-Datei ein. Ich habe sie für den einfachen Zugriff unter C:\signature.txt erstellt. Sie können den HTML-Code frei ändern. Denken Sie jedoch daran, die %%AAD-Platzhalter%% am besten intakt zu lassen. Das Skript erwartet ein bestimmtes Format dieser Platzhalter, um relevante Benutzerinformationen einzugeben.
Signaturgenerator – Generieren und Kopieren von HTML

Einrichten einer HTML-E-Mail-Signatur für alle Nutzer (PowerShell)

In der Vergangenheit haben wir Get-AzureAdUser verwendet, um Benutzerdaten von Microsoft 365 abzurufen. Da das Azure AD-Modul jedoch veraltet ist, mussten wir uns auf Microsoft Graph PowerShell SDK umstellen.

Das für die Signatureinrichtung verantwortliche Cmdlet (Set-MailboxMessageConfiguration -Signature HTML) hat aufgrund der Signatur-Cloud-Einstellungen (auch Roaming-Signaturen genannt) aufgehört zu funktionieren. Für einige Zeit gab es nur eine Möglichkeit, das Skript zum Laufen zu bringen: sich an den Microsoft-Support wenden und bitten, Roaming-Signaturen für Ihren Microsoft 365-Tenant zu deaktivieren. Glücklicherweise ermöglicht Microsoft Ihnen jetzt, Roaming-Signaturen mit PowerShell selbst zu deaktivieren:

Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $true

Erfahren Sie mehr über die Deaktivierung von Roaming-Signaturen für Ihre Organisation

Bevor Sie das Skript ausführen, müssen Sie über Connect-ExchangeOnline eine Verbindung zu Exchange Online herstellen. Wenn Sie auf Probleme stoßen, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie es zum Laufen bringen.

Sie können den Rest des Skripts kopieren und in Ihre PowerShell-Konsole einfügen:

$users = (Get-AzureADUser | select GivenName, Surname, Title, TelephoneNumber, Mobile, Mail, CompanyName, StreetAddress, City, PostalCode, State, Country) <# Ruft alle Benutzerdaten von Entra ID (Azure AD) ab und speichert ausgewählte Informationen in einem Array. Wenn Sie möchten, können Sie weniger oder mehr Daten abrufen oder den Umfang von Benutzern ändern. #>

$HTMLsig = Get-Content "C:\signature.txt" <# Speichert den HTML-Code einer Signatur aus dem Signaturgenerator in einer Variablen. Ändern Sie den Pfad zum Speicherort Ihrer Datei. #>

foreach($user in $users){

$HTMLSigX = ""; <# Temporäre Variable mit HTML-Code einer personalisierten Signatur. #>

$HTMLSigX = $HTMLsig.replace('%%FirstName%%', $user.GivenName).replace('%%LastName%%', $user.Surname).replace('%%Title%%', $user.Title).replace('%%PhoneNumber%%', $user.TelephoneNumber).replace('%%MobileNumber%%', $user.Mobile).replace('%%Email%%', $user.Mail).replace('%%Company%%', $user.CompanyName).replace('%%Street%%', $user.StreetAddress).replace('%%City%%', $user.City).replace('%%ZipCode%%', $user.PostalCode).replace('%%State%%', $user.State).replace('%%Country%%', $user.Country) <# Ersetzen von Platzhaltern durch persönliche Benutzerdaten. #>

Set-MailboxMessageConfiguration $user.Mail -SignatureHTML $HTMLSigX -AutoAddSignature $true -AutoAddSignatureOnReply $true <# Speichert die personalisierte E-Mail-Signatur in den Postfacheinstellungen. Sie sollte sofort in Outlook im Web verfügbar sein. Der Parameter -AutoAddSignature legt die Signatur als Standard für neue Nachrichten fest und -AutoAddSignatureOnReply macht dasselbe für Antworten. Durch das Ändern der Parameter $true in $false wird verhindert, dass die neuen Signaturen automatisch angewendet werden. #>
}

Nach der Ausführung des Skripts sollten alle Benutzer ihre personalisierte E-Mail-Signatur in ihren Einstellungen in Outlook im Web erhalten:

Personalisierte E-Mail-Signatur für Outlook im Web

Einschränkungen von PowerShell-E-Mail-Signaturen

Obwohl das Cmdlet Set-MailboxMessageConfiguration nützlich ist, eignet es sich nicht perfekt für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen – hier sind einige Gründe dafür:

  • Erstens funktioniert das Ändern der Postfacheinstellungen nur in Outlook im Web (OWA) und dem neuen Outlook für Windows. Sie können VBScript verwenden, um die Einstellungen in dem älteren (aber immer noch beliebtesten) Outlook für Windows zu aktualisieren. Auf diese Weise müssen Sie jedoch zwei verschiedene Methoden verwenden, um jedes Signaturupdate durchzuführen. Darüber hinaus werden Sie immer noch nur mit einigen der möglichen E-Mail-Clients fertig.
  • Sie können keine eingebetteten Bilder verwenden. Das bedeutet, dass Ihre Empfänger in den meisten Fällen bewusst auf eine spezielle Schaltfläche klicken müssen, um die Grafiken zu sehen, die Sie so sorgfältig für Ihre E-Mail-Signatur entworfen haben. Andernfalls werden Bilder blockiert.
  • Es ist keine gute Idee, wenn Ihre Entra-ID (Azure AD)-Daten nicht auf dem neuesten Stand sind. Es gibt keine Möglichkeit, Benutzern die Aktualisierung ihrer AAD-Eigenschaften zu ermöglichen (es sei denn, Sie möchten ihnen Administratorzugriff gewähren, das glaube ich aber nicht).
  • Es gibt keine Möglichkeit, die Signatur dynamisch zu ändern, wenn beispielsweise bestimmte persönliche Informationen fehlen. Dies endet normalerweise damit, dass einige Benutzer die Phrase „Mobil:“ in ihrer Signatur haben und nichts daneben steht.
  • Bei jeder Änderung oder Aktualisierung müssen Sie HTML-Code bearbeiten. Es gibt keinen Editor, mit dem Sie am Design der Vorlage arbeiten können.
  • Es gibt keine einfache Möglichkeit, E-Mail-Signaturkampagnen zu planen oder unterschiedliche Designs für verschiedene Empfänger zu verwenden.

Wenn Sie E-Mail-Signaturen für Ihre gesamte Microsoft 365-Organisation ohne diese Einschränkungen verwalten möchten, gibt es eine einfachere Alternative. Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie Signaturen für alle Benutzer ohne Skripts verwalten. Signaturen werden zu E-Mails hinzugefügt, die von allen E-Mail-Clients und Geräten gesendet werden. Probieren Sie es kostenlos aus

15 gute Beispiele für E-Mail-Disclaimer

[Update]: Dieser Blog wurde am 8. Mai 2024 mit neuen Beispielen für Disclaimer aktualisiert.

15 gute Beispiele für E-Mail-Disclaimer

E-Mail-Haftungsausschlüsse gibt es schon seit langem, und das aus gutem Grund. Trotz der anhaltenden Diskussion über ihre rechtliche Wirksamkeit und Durchsetzbarkeit bestehen die Rechtsabteilungen darauf, sie in E-Mails einzufügen. Haftungsausschlüsse informieren die Empfänger darüber, was sie mit den von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails tun dürfen und was nicht. Eine bescheidene Bitte, den Absender zu informieren, falls die Nachricht für jemand anderen bestimmt war, wird normalerweise funktionieren. Dadurch könnten Sie z. B. feststellen, dass etwas in Ihrer Newsletter-Abonnementliste nicht stimmt, oder sogar einen Deal retten, nachdem Sie einfach die E-Mail-Adresse Ihres Kunden falsch geschrieben haben.

Wenn Sie eine Aufgabe haben, einen E-Mail-Disclaimer oder eine E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen zu erstellen, und Ihr Kopf leer ist, keine Sorge. Wir sind hier, um Sie zu inspirieren. Sie wissen nicht, wovon wir reden? Ein Disclaimer sieht folgendermaßen aus:

Ein Beispiel für einen E-Mail-Haftungsausschluss

Vergessen Sie vor allem nicht, die Daten Ihres Unternehmens in den Haftungsausschluss einzutragen. Dies dient mehr als einem Zweck. Die Angabe von Informationen zu Ihrem Unternehmen in einigen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Weitere Informationen zu den rechtlichen Anforderungen für E-Mail-Haftungsausschlüsse finden Sie in diesem Artikel. Neben dem rechtlichen Aspekt gibt es auch einen hohen Marketingwert. Die Aufnahme Ihres Firmennamens und anderer Informationen in jede E-Mail macht Ihre Marke besser erkennbar und stärkt die Bindung zwischen Ihnen und dem Kunden.

Die hier bereitgestellten Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse sind in Abschnitte unterteilt, je nachdem, worauf sie sich beziehen:

Vertraulichkeit

Eines der wichtigsten Dinge, die in einem guten Beispiel für einen E-Mail-Haftungsausschluss erwähnt werden müssen, ist die Vertraulichkeit. Einfach gesagt bedeutet dies, dass die Nachricht nur vom ursprünglichen Empfänger gelesen werden sollte und dass die Weitergabe ihres Inhalts strengstens verboten ist. Denken Sie daran, dass das einfache Hinzufügen eines solchen Haftungsausschlusses nicht garantiert, dass die E-Mail nicht geteilt oder weitergeleitet wird. Wenn Sie streng vertrauliche Informationen weitergeben, ist es besser, Mechanismen wie Verschlüsselung zu verwenden.

Ein Beispiel für einen Haftungsausschluss – Vertraulichkeit
  1. Der Inhalt dieser E-Mail ist vertraulich und nur für den in der Nachricht angegebenen Empfänger bestimmt. Es ist strengstens verboten, Teile dieser Nachricht ohne schriftliche Zustimmung des Absenders an Dritte weiterzugeben. Wenn Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, antworten Sie bitte darauf, damit wir sicherstellen können, dass ein solcher Fehler in Zukunft nicht mehr vorkommt. Anschließend fahren Sie mit der Löschung der Nachricht fort.
  2. Diese Nachricht wurde im Rahmen einer Diskussion zwischen [Name des Absenders] und dem oben angegebenen Empfänger gesendet. Sollten Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, wären wir Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns mitteilen würden, dass die Nachricht an Sie gesendet wurde. In diesem Fall bitten wir Sie außerdem, diese Nachricht aus Ihrem Postfach zu löschen und sie oder Teile davon nicht an Dritte weiterzuleiten. Vielen Dank für Ihre Kooperation und Ihr Verständnis.

Sicherheit

Dies ist eine Erinnerung für den Adressaten, die Nachricht und Anhänge auf Viren zu überprüfen. Dies kann entweder verhindern, dass die Computer der Kunden infiziert werden, oder dass das Unternehmen für den durch Viren verursachten Schaden verklagt wird.

  1. [Ihr Unternehmen] legt großen Wert auf die Sicherheit des Kunden. Daher haben wir uns bemüht sicherzustellen, dass die Nachricht fehler- und virenfrei ist. Leider kann die vollständige Sicherheit der E-Mail nicht gewährleistet werden, da die in E-Mails enthaltenen Daten trotz unserer Bemühungen infiziert, abgefangen oder beschädigt werden können. Daher sollte der Empfänger die E-Mail mit geeigneter Software auf Bedrohungen prüfen, da der Absender keine Haftung für Schäden übernimmt, die durch das Anzeigen des Inhalts dieser E-Mail entstehen.

Verträge

Manchmal kann es vorkommen, dass der Empfänger bei einer Anfrage nach einem Angebot davon ausgeht, dass dies einem Vertragsabschluss gleichkommt. In anderen Situationen könnte sich ein Mitarbeiter hinreißen lassen und etwas versprechen, das seine Befugnisse überschreitet. Diese Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse helfen beiden Parteien, Missverständnisse zu vermeiden.

  1. Diese Angebotsanfrage dient dem Vergleich verfügbarer Angebote und stellt keinen rechtsverbindlichen Vertragsabschluss dar.
  2. Kein Mitarbeiter von [Name Ihres Unternehmens] ist befugt, ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung seines Vorgesetzten einen verbindlichen Vertrag abzuschließen. Daher muss jeder Wille zum Abschluss einer Vereinbarung durch den Vorgesetzten von [Name des Absenders] bestätigt werden.

Umwelt

Diese Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse sind sehr kurz. Versehen mit einem schönen grünen Symbol, können sie die Umwelt unterstützen und zeigen, dass dies ein wichtiges Anliegen für Sie ist.

Ein Beispiel für einen Haftungsausschluss – Umwelt/CSR
  1. Bitte drucken Sie diese E-Mail nicht aus, es sei denn, es ist notwendig. Jede nicht gedruckte E-Mail hilft der Umwelt.
  2. Ist es notwendig, diese E-Mail auszudrucken? Wenn Ihnen die Umwelt so am Herzen liegt wie uns, sehen Sie bitte davon ab, E-Mails auszudrucken. Dies trägt dazu bei, die Umwelt bewaldet und abfallfrei zu halten.

Mitarbeiterhaftung

Dieser E-Mail-Disclaimer bietet dem Unternehmen Hilfestellung, wenn z. B. ein Mitarbeiter etwas Beleidigendes schreibt. Es ist eine Sicherheitsmaßnahme, damit das Unternehmen nicht wegen persönlicher Standpunkte dessen Angestellten verklagt wird.

  1. Die in dieser E-Mail enthaltenen Ansichten und Meinungen gehören ihrem Autor und spiegeln nicht unbedingt die Ansichten und Meinungen des Unternehmens wider. Unsere Mitarbeiter sind verpflichtet, keine diffamierenden Klauseln aufzustellen, gesetzliche Rechte zu verletzen oder deren Verletzung zu genehmigen. Daher übernimmt das Unternehmen keine Haftung für solche Aussagen in E-Mails. Im Falle etwaiger Schäden oder sonstiger Verbindlichkeiten sind die Mitarbeiter für den Inhalt ihrer E-Mails voll verantwortlich.
  2. Die in dieser E-Mail geäußerten Meinungen und Überzeugungen sind meine und müssen nicht die Meinungen und Überzeugungen des Unternehmens widerspiegeln.

Geschätzte Antwortzeit

Die geschätzte Antwortzeit wird in der Regel zu E-Mails hinzugefügt, die von freigegebenen Postfächern mit intensivem E-Mail-Fluss gesendet werden. Ein gutes Beispiel ist eine E-Mail-Adresse für den technischen Support. Informationen darüber, wann mit einer Antwort zu rechnen ist, werden häufig einem Haftungsausschluss in der automatischen Antwort hinzugefügt.

  1. Aufgrund der erhöhten Anzahl von Supportanfragen, die wir derzeit erhalten, kann es bis zu X Tage dauern, bis Sie eine Antwort erhalten. Wir antworten immer zuerst lizenzierten Benutzern. Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten.

E-Mail-Disclaimer in Newslettern

Diese sind besonders wichtig, da sie mit Abonnentenlisten zu tun haben. Gemäß den Vorschriften bezüglich E-Mail-Spamming und Datenschutz müssen Sie eine einfache Möglichkeit bieten, sich von einer solchen Liste abzumelden. Fragen Sie sich vielleicht, was passieren könnte, wenn es keinen Abmeldemechanismus gäbe? Oder wenn Sie keine Angaben zu Ihrem Unternehmen bereitstellen würden? Beispielsweise kann gemäß der kanadischen Anti-Spam-Gesetzgebung (CASL) das Versenden einer kommerziellen elektronischen Nachricht innerhalb, von oder nach Kanada ohne einen solchen Mechanismus zu straf- und zivilrechtlichen Anklagen sowie zu hohen Geldstrafen führen. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Website. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse, die Ihnen zeigen, wie Sie damit umgehen können.

  1. Sie haben diese E-Mail erhalten, weil Sie einen Newsletter auf [Adresse Ihrer Website] abonniert haben. Sie können sich jederzeit von unserer Mailingliste abmelden, indem Sie auf Abmelden klicken. Sie können auch auf diese Nachricht antworten und im Betreff Abmelden angeben.
  2. Diese Nachricht wird an Sie gesendet, weil Ihre E-Mail-Adresse auf unserer Abonnentenliste steht. Wenn Sie nicht daran interessiert sind, weitere E-Mails wie diese zu erhalten, klicken Sie einfach auf Abmelden.
  3. Vielen Dank, dass Sie unseren Newsletter abonniert haben. Das Team von [Ihr Firmenname] wird hart daran arbeiten, qualitativ hochwertige Informationen in den Feldern zu liefern, die Sie bei der Anmeldung angegeben haben. Wenn Sie jedoch entscheiden, dass Sie solche E-Mails nicht mehr von uns erhalten möchten, können Sie auf den unten stehenden Link klicken. Klicken Sie hier, um sich abzumelden.

Wenn Sie Ihre Abonnentenliste selbst verwalten, können Sie ganz einfach einen Abmeldelink einrichten. Erstellen Sie einfach einen Hyperlink im Abmeldetext und verlinken Sie ihn auf: mailto:beispiel@beispiel.de?subject=Abmelden

Beispiele für vollständige E-Mail-Haftungsausschlüsse

In vielen Fällen werden Sie sich einen Haftungsausschluss wünschen, der in mehr als nur eine der aufgeführten Kategorien fällt. In einem solchen Fall ist die Gefahr groß, dass Ihr Disclaimer ärgerlich lang wird. Die Aufgabe, einen solchen Haftungsausschluss kurz und umfassend zu halten, ist nicht einfach. Nachstehend finden Sie Beispiele, die Sie verwenden können:

  1. Unternehmen ● Straße ● Stadt ● Postleitzahl ● Bundesland ● Land ● Website
    Der Inhalt dieser Nachricht ist vertraulich. Wenn Sie diese versehentlich erhalten haben, informieren Sie uns bitte per E-Mail und löschen Sie dann die Nachricht. Es ist verboten, den Inhalt dieser Nachricht zu kopieren, weiterzuleiten oder in irgendeiner Weise an Dritte weiterzugeben. Die Integrität und Sicherheit dieser E-Mail können über das Internet nicht garantiert werden. Daher haftet der Absender nicht für etwaige Schäden, die durch die Nachricht verursacht werden
    .
  1. Unternehmen
    Straße
    Stadt
    Postleitzahl
    Land
    Website
Die in dieser E-Mail enthaltenen Informationen sind nur den Augen des benannten Adressaten vorbehalten. Sie dürfen diese Nachricht oder deren Anhänge nicht an Dritte weitergeben. Bitte beachten Sie, dass es in Ihrer Verantwortung als Empfänger liegt, die E-Mail auf schädliche Software zu prüfen. Schließlich müssen die vom Absender offenbarten Meinungen nicht die des Unternehmens widerspiegeln, daher lehnt das Unternehmen jegliche Haftung für die durch den Inhalt dieser E-Mail verursachten Schäden ab.

Beispiele für schlechte Haftungsausschlüsse

Die Rechtswirksamkeit von E-Mail-Disclaimern ist Gegenstand vieler Diskussionen. Einer der Hauptgründe dafür ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass E-Mail-Disclaimer wie ein rechtsgültiger Vertrag sind. Sie sind es nicht.

Die drei häufigsten Fälle einer unkorrekten Verwendung von E-Mail-Disclaimern sind:

  • Seitenlange (und ich habe noch längere gesehen) Haftungsausschlüsse in verschiedenen Sprachen, die versuchen, jede mögliche falsche Verwendung einer E-Mail aufzulisten. Sie sehen besonders schlimm aus, wenn sie zu einer einen Satz langen E-Mail hinzugefügt werden.
  • Aggressive Forderungen, die einem zufälligen Empfänger Angst machen sollen. Sie werden höchstwahrscheinlich nach hinten losgehen.
  • Humorvolle oder unprofessionelle Haftungsausschlüsse, die der Geschäftskorrespondenz hinzugefügt werden.

Einige Beispiele für schlechte Haftungsausschlüsse:

  1. Es ist strengstens untersagt, den Inhalt dieser E-Mail ohne schriftliche Zustimmung des Absenders zu teilen, zu kopieren, auszudrucken oder anderweitig zu verarbeiten.
  2. Sollten Sie diese E-Mail irrtümlicherweise erhalten haben, machen Sie damit, was Sie für richtig halten, bitte jedoch im Rahmen dessen, was der gesunde Menschenverstand Ihnen vorschreibt.
  3. Wenn ich Ihre E-Mail interessant finde, antworte ich sofort. Wenn es sich um eine weitere standardmäßige geschäftliche E-Mail handelt, erlauben Sie bitte 4 Werktage für eine Antwort.
  4. Es spielt keine Rolle, was ich hier schreibe, da Haftungsausschlüsse sowieso niemand liest.

Verwaltung von Haftungsausschlüssen für das gesamte Unternehmen

Um personalisierte E-Mail-Haftungsausschlüsse und -Signaturen automatisch einzufügen oder vollständig gebrandete automatische Antworten einzurichten, können Sie CodeTwo Email Signatures 365 (wenn Ihr Unternehmen Exchange Online in Microsoft 365 als E-Mail-Server verwendet) oder CodeTwo Exchange Rules Pro (wenn Ihr Unternehmen Microsoft Exchange verwendet) einsetzen. Mit beiden Tools erstellen und verwalten Sie zentral E-Mail-Haftungsausschlüsse, die automatisch allen von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails hinzugefügt werden (auch denen, die von Mobilgeräten gesendet werden). E-Mail-Haftungsausschlüsse können auf Serverebene (in der Cloud, nachdem eine E-Mail gesendet wurde) hinzugefügt werden, ohne dass Ihre Benutzer eingreifen müssen. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Benutzer vergessen, Haftungsausschlüsse für sich selbst festzulegen oder diese zu E-Mails hinzuzufügen. Darüber hinaus umfassen die Lösungen von CodeTwo eine Bibliothek mit vorgefertigten und grafisch ansprechenden Vorlagen für E-Mail-Signaturen und -Haftungsausschlüsse. Mit diesen Tools können Sie auch unterschiedliche E-Mail-Signaturvorlagen für verschiedene Benutzer/Abteilungen erstellen, automatisch bestimmte Haftungsausschlüsse abhängig von der E-Mail-Adresse des Empfängers verwenden und vieles mehr. Um mehr über diese und andere Funktionen der weltweit führenden Lösungen für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen von CodeTwo zu erfahren, folgen Sie den untenstehenden Links:

  • CodeTwo Email Signatures 365 (diese Software kann auch im (clientseitigen) Outlook-Signaturmodus betrieben werden, sodass Ihre Benutzer beim Verfassen einer E-Mail in Outlook zwischen verschiedenen Signatur- und Disclaimer-Varianten wählen können)
  • CodeTwo Exchange Rules Pro

Weitere Artikel:

Persönliche E-Mail-Signaturen: welche Details müssen sie enthalten und wie werden sie erstellt?

Persönliche E-Mail-Signaturen

[Update]: Dieser Artikel wurde aktualisiert, um neue Trends und Inspirationen für persönliche E-Mail-Signaturen widerzuspiegeln.

Personal Branding ist ein wichtiger Bestandteil, wenn Sie nach neuen Möglichkeiten suchen möchten. Es lohnt sich, etwas Zeit in den Aufbau einer Online-Präsenz zu investieren – zum Beispiel mit Ihrem persönlichen Blog oder Ihrer Website, Ihren professionellen Profilen, Social-Media-Kanälen oder durch die Gestaltung einer ansprechenden Signatur für Ihre E-Mail-Korrespondenz.

Private E-Mail-Signatur

Man könnte vielleicht denken, eine Signatur in privater E-Mail-Korrespondenz sei unnütz. Das ist aber falsch. Wenn die Signatur gut vorbereitet ist, können Sie damit mit Ihren Freunden und Ihrer Familie in Kontakt bleiben. Verweisen Sie einfach auf Ihr Social Media Profil um ihnen zu zeigen, was Sie gerade vorhaben. Sie können auch Ihre Hobbys mit der Welt teilen, indem Sie einen Link zu Ihrem Blog oder Portfolio hinzufügen.

Beispiel einer privaten E-Mail-Signatur mit Benutzerfoto und Social Media Icons

Und was noch wichtiger ist: Ihre private E-Mail-Signatur kann zudem als virtuelle Visitenkarte fungieren. Die wenigen zusätzlichen Zeilen können sich als sehr hilfreich erweisen, wenn es um die Jobsuche, das Versenden von Geschäftsangeboten oder den Aufbau Ihres persönlichen Brands geht. Haben wir Sie überzeugt? Fangen wir mit der Gestaltung einer perfekten persönlichen E-Mail-Signatur an.

Was gehört in eine private E-Mail-Signatur?

Die Gestaltung einer persönlichen E-Mail-Signatur mag einfach erscheinen. Aber wenn man es endlich angeht, können tatsächlich viele Fragen auftauchen. Soll ich meine E-Mail-Adresse in die Signatur aufnehmen? Welche Kontaktdaten sind erforderlich? Ist mein Urlaubsfoto gut genug, um es in die Signatur aufzunehmen? Wenn Sie mit diesen Zweifeln zu kämpfen haben, werfen Sie einen Blick auf die folgende kurze Liste.

Beispiel einer privaten E-Mail-Signatur mit Personal Branding

Ihr Name

Fangen Sie am besten mit Ihrem Vor- und Nachnamen an und fügen Sie optional Ihren Mittelnamen hinzu, falls Sie einen haben. Für eine bessere Informationshierarchie sollten Sie erwägen, eine größere Schriftart bzw. eine andere Farbe zu verwenden oder Ihre Details sogar zu unterstreichen. Verzichten Sie auf Spitznamen, es sei denn, Sie sind Banksy.

E-Mail-Adresse

Es ist sehr wichtig, dass Ihre E-Mail-Adresse professionell aussieht. Adressen wie hotbabe88[at]yourmailservice.com sind keine gute Idee: sie zeugen von mangelnder Kompetenz und sehen einfach albern aus. Es empfiehlt sich, eine Adresse zu verwenden, die sich aus Ihrem Vor- und Nachnamen (oder Ihren persönlichen Markennamen) zusammensetzt. Richten Sie übrigens bei der Konfiguration Ihrer E-Mail-Einstellungen den Namen ein, der für die von Ihrer E-Mail-Adresse gesendeten E-Mails angezeigt werden soll. Es sieht nicht nur professionell aus, sondern hilft auch anderen Personen, Ihre E-Mail zu finden (durch Suche nach Ihrem Namen oder Sortierung), wenn ihr Postfach voller Nachrichten ist. Die meisten Webmail-Dienste umfassen Konfigurationsoptionen sowohl für Anzeigenamen als auch für benutzerdefinierte E-Mail-Aliase, sodass Sie damit kein Problem haben sollten.

Telefonnummer

Geben Sie eine Nummer an, unter der Sie die meiste Zeit zu erreichen sind. Denken Sie daran, vor Ihrer Nummer die richtige Telefonvorwahl anzugeben: für das Festnetz die Landes- und Ortsvorwahl, und für Ihre Handynummer nur die Landesvorwahl. Fügen Sie in die Signatur nicht mehr als zwei Telefonnummern ein, sonst kann dies für andere verwirrend sein.

Webseite/Blog/Social Media URL

Wenn Sie Ihren persönlichen Brand aufbauen, darf in Ihrer E-Mail-Signatur ein Link zu Ihren aktiven Social Media-Seiten nicht fehlen. Sie können entsprechende Icons zur Darstellung von sozialen Profilen verwenden. Achten Sie jedoch darauf, dass Ihre Signatur nicht mit zu vielen Symbolen oder Bildern übersät wird. Wichtig: bevor Sie die Signatur auf Ihr Profil verlinken, prüfen Sie erstmal, ob es keine peinlichen Posts oder Fotos enthält.

Foto oder persönliches Logo (optional)

Falls Sie sich für eins entscheiden, stellen Sie sicher, dass es nicht zu groß ist, damit es nicht den gesamten E-Mail-Inhalt dominiert. Je nach Design der E-Mail-Signatur sollte es nicht größer als 80 x 80 Pixel sein. Und wenn Sie ernst genommen werden möchten, stellen Sie sicher, dass das Foto von guter Qualität ist (nicht verschwommen oder unscharf). Darüber hinaus sollte das Foto zeigen, wie Sie heute wirklich aussehen, nicht wie vor zehn Jahren oder nach der Verwendung von Filtern. Mehr über Fotos und Grafiken in E-Mail-Signaturen erfahren Sie hier.

Beispiel einer persönlichen E-Mail-Signatur mit persönlichem Markenlogo, Social Media Icons und Werbebanner

Achten Sie auf den Dunkelmodus

Wenn Sie Bilder in Ihrer E-Mail-Signatur verwenden, ist es wichtig, darauf zu achten, dass sie im PNG-Format mit transparentem Hintergrund vorliegen – so sehen sie im Hell- und Dunkelmodus gut aus. Die meisten E-Mail-Clients unterstützen mittlerweile beide Modi, daher sollten Sie dies beim Entwerfen des Inhalts Ihrer E-Mail-Signatur berücksichtigen. Diese Regel gilt für alle grafischen Elemente, die Sie in Ihre E-Mail-Signatur einbinden möchten. Egal, ob es sich um ein Logo, ein abgerundetes Foto von Ihnen oder ein umrissenes Social Media Icon handelt, der weiße Hintergrund darunter und drumherum sollte nicht vorhanden sein. Erfahren Sie mehr über E-Mail-Signaturen im Dunkelmodus.

Beispiel einer persönlichen E-Mail-Signatur im dunklen Modus

Smartphones

Weil immer mehr E-Mails auf mobilen Geräten gelesen werden, sollten Sie Ihre Signatur so gestalten, dass sie auch auf einem Smartphone professionell aussehen wird. Denken Sie daran, dass der Display eines Smartphones recht schmal ist, daher sollten Sie Ihre E-Mail-Signatur eher vertikal als horizontal ausrichten.

Lassen Sie sich inspirieren

Private E-Mail-Signaturen können in der alltäglichen E-Mail-Kommunikation nützlich sein, sind jedoch entscheidend für den Aufbau Ihres persönlichen Brands oder für die Gewinnung von mehr Followern, wenn Sie ein Social Media Influencer sind. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Signatur mit Personal Branding zu erstellen. Wenn Sie Inspiration brauchen, werfen Sie einen Blick auf die folgenden Beispiele, die Sie kostenlos herunterladen und verwenden können.

Beispiele für private E-Mail-Signaturen zum kostenlosen Herunterladen und Verwenden

Erfahren Sie, wie Sie eine persönliche E-Mail-Signatur konfigurieren in: