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Der Aufstieg mobiler E-Mail-Signaturen

Written by Tomek

Published on 31.07.2024
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Der Aufstieg mobiler E-Mail-Signaturen

Es ist 2024. Wir checken unsere E-Mails häufiger auf Mobiltelefonen als auf Computern. Aber wenn man sich E-Mail-Signaturen ansieht, hat man oft das Gefühl, als wären die Menschen immer noch im letzten Jahrzehnt – mit Signaturen, die nicht für Mobiltelefone gedacht sind. Ich zeige Ihnen den einfachsten Weg, eine mobilfreundliche E-Mail-Signatur zu erstellen, die sowohl auf Mobilgeräten als auch auf größeren Bildschirmen gut aussieht.

Der Aufstieg mobiler E-Mail-Signaturen

Was ist eine mobile E-Mail-Signatur?

Es gibt zwei Definitionen einer mobilen E-Mail-Signatur:

  • Eine mobile E-Mail-Signatur ist in erster Linie die Signatur, die den E-Mails hinzugefügt wird, die Sie von Mobilgeräten aus senden.
  • Alternativ handelt es sich um eine Signatur, die E-Mails hinzugefügt wird, die auf einem Mobilgerät angezeigt werden.

Mit anderen Worten: wenn Sie Ihre E-Mail-Signaturen mobilfreundlich gestalten möchten, reicht es nicht aus, eine Signatur auf Ihrem Mobiltelefon einzurichten. Sie müssen auch an die Mobilgeräte Ihrer Empfänger denken. Schauen wir uns die Zahlen an, um zu sehen, ob das für Sie von Bedeutung sein sollte.

Nutzung von E-Mails auf Mobilgeräten in Zahlen

Reden wir über Zahlen. Da es keine standardisierte Kontrolle über E-Mails gibt, ist es nicht einfach, Statistiken zu erstellen. Es gibt jedoch einige Quellen, denen Sie vertrauen können.

Laut dem Email Client Market Share Report von Litmus, einer Studie von Statista, und der Zusammenfassung der Statistiken zur mobilen Nutzung von E-Mails von emailmonday nimmt die mobile Nutzung von E-Mails stetig zu.

Die im Jahr 2021 eingeführte Apple Mail Privacy Protection machte es schwierig, nachzuverfolgen, wie viele Personen genau welches Apple-Gerät verwenden, aber es gibt dennoch einige Daten, die man sich ansehen muss. Basierend auf den historischen Marktanteilsinformationen von Litmus war Apple iPhone hinsichtlich der Anzahl geöffneter E-Mails die Nr. 1. Im Jahr 2021 wurden insgesamt etwa 42% der E-Mails auf Mobilgeräten geöffnet. Dies ist möglicherweise untertrieben, da eine Studie von Adobe (Email Use 2017 – US Report) aus dem Jahr 2018 ergab, dass bis zu 81% der E-Mail-Benutzer ihre E-Mails lieber auf Mobilgeräten lesen.

Adobe Email Use 2017 – US Report

Warum sind diese Zahlen so unterschiedlich? Zunächst einmal basieren die meisten Untersuchungen auf der Verfolgung von E-Mail-Kampagnen. Dies bedeutet sofort eine Stichprobenverzerrung, ob es uns gefällt oder nicht. Und es gibt Möglichkeiten, diese Statistiken zu manipulieren. Die Apple Mail Privacy Protection ist nur ein Beispiel dafür.

Basierend auf der Anzahl der standardmäßigen „Von meinem iPhone gesendet“-Signaturen, die im Jahr 2024 noch zu sehen sind, nimmt die mobile Nutzung von E-Mails bei B2B-E-Mails nicht ab.

Denken Sie darüber nach. Für Unternehmen wird es immer einfacher, geschäftliche E-Mails einzurichten und zu sichern, sogar auf BYOD-Geräten. Detaillierte Statistiken hängen von der Branche und der beruflichen Tätigkeit ab, aber im Allgemeinen überprüfen die meisten Menschen ihre E-Mails auf Mobiltelefonen und möchten dabei wissen, wer sie gesendet hat.

Bei privaten E-Mails möchten wir auch unterwegs auf dem Laufenden bleiben. Heben Sie die Hand, wenn Sie Ihre E-Mails nicht auf dem Mobiltelefon abrufen… Nun, ich sehe nicht viele erhobene Hände.

Spaß beiseite: die Zahlen zeigen, dass es bei der Gestaltung von E-Mail-Signaturen immer wichtiger wird, sich auf Mobilgeräte zu konzentrieren.

Mobile-First-Ansatz beim Design von E-Mail-Signaturen

Die kluge Entscheidung ist, auf der Grundlage dieser Zahlen zu handeln und die Gewohnheiten zu ändern. Anstatt E-Mail-Signaturen zu entwerfen, die auf dem PC toll aussehen, auf Mobilgeräten jedoch nutzlos sind, sollten Sie zuerst über mobile E-Mail-Clients nachdenken. Wenn Sie allerdings Ihren Fokus ändern, sollten Sie nicht davon ausgehen, dass Desktops nicht mehr zählen.

Beispiel einer Mobile-First-E-Mail-Signatur

Best Practices bei mobilen E-Mail-Signaturen

Es gibt einige Designtipps, um Ihre E-Mail-Signaturen für Mobilgeräte zu optimieren.

Achten Sie auf die Größe

Beispiel einer mobilen E-Mail-Signatur – optimale Größe

Eine perfekte mobile E-Mail-Signatur hat eine Breite von nicht mehr als 440 Pixeln. Sehr breite E-Mail-Signaturen können zwei Konsequenzen haben, die Sie höchstwahrscheinlich vermeiden möchten:

  • Sie könnten dazu führen, dass der E-Mail-Text verkleinert wird. Um das gesamte Werbebanner im Anzeigebereich zu halten, kann die Größe des E-Mail-Texts möglicherweise automatisch angepasst werden, wodurch die E-Mail schwer lesbar wird.
  • Die E-Mail passt möglicherweise nicht in den Anzeigebereich. Wenn Ihre Empfänger also den gesamten Text lesen möchten, müssen sie möglicherweise horizontal scrollen oder herauszoomen. Beide Optionen führen zu einem schrecklichen Leseerlebnis.

Halten Sie die Signatur kurz und einfach

Das absolute Minimum jeder E-Mail-Signatur ist Ihr Name und eine alternative Kontaktmethode. Wenn Sie Ihre Signatur jedoch professionell halten möchten, benötigen Sie die folgenden Grundlagen:

  • Name und Stellenbezeichnung
  • Kontaktdetails
  • Logo des Unternehmens

Es gibt viele optionale Elemente, die nützlich sein können, aber Sie werden sie nicht alle in einem Design verwenden. Zum Beispiel:

Aus Compliance-Gründen erfordern Ihre geschäftlichen E-Mail-Signaturen möglicherweise einen Haftungsausschluss oder die Angabe der Firmenadresse. In Ihrer ersten E-Mail können Sie nicht viel dagegen tun. Sie können jedoch jederzeit ein zweites Design erstellen, das eine kürzere Variante Ihrer Hauptsignaturvorlage ist.

Lassen Sie sich von einigen minimalistischen Designs für E-Mail-Signaturen inspirieren

Berücksichtigen Sie den Dunkelmodus

Den Dunkelmodus gibt es schon seit langer Zeit. Während auf dem PC nicht jeder E-Mail-Client dies unterstützt und viele Menschen den traditionellen hellen Hintergrund bevorzugen, ist der Dunkelmodus auf Mobilgeräten oft standardmäßig aktiviert.

Mobile E-Mail-Signaturen vs. Dunkelmodus

Testen Sie immer Ihre E-Mail-Signaturen, um sicherzustellen, dass Sie bestens vorbereitet sind. Achten Sie darauf, wie Ihre Farben im Dunkelmodus aussehen – die ausgewählten Textfarben können auf einem dunklen Hintergrund nicht besonders gut aussehen oder sogar schwer zu erkennen sein. Bilder können einen weißen Hintergrund erhalten oder völlig unleserlich werden.

So gestalten Sie Ihre für den Dunkelmodus geeignete E-Mail-Signatur

Bilder

Obwohl sie klein sind, verfügen die meisten mobilen Displays über eine recht hohe Auflösung. Um zu verhindern, dass Ihre Bilder unscharf werden, gestalten Sie Bilder am besten mit der doppelten Zielauflösung und skalieren Sie diese mit HTML herunter. Und denken Sie daran: Ihr breitestes Bild bestimmt normalerweise die endgültige Breite Ihrer E-Mail-Signaturvorlage.

Sie denken vielleicht, dass Bilder in E-Mail-Signaturen mehr Probleme als Vorteile mit sich bringen. Auch wenn es mit etwas zusätzlichem Aufwand verbunden sein mag, sind alle professionellen E-Mail-Signaturen mit Branding versehen. Wenn Sie über eine geschäftliche E-Mail-Signatur nachdenken, ist ein Logo ein Muss. Bei persönlichen E-Mail-Signaturen empfiehlt es sich, ein professionelles Foto einzufügen.

Ohne Grafiken werden Signaturen leicht übersehen – Sie werden nicht die WOW-Reaktion auslösen, die Sie sich wünschen. Bilder erregen Aufmerksamkeit und eignen sich perfekt zum Hinzufügen von Links.

Erfahren Sie, wie Sie ein gehostetes Bild zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen

Links

Links in E-Mail-Signaturen sind eines der wichtigsten Elemente. Social Media Links können das Engagement in der Community steigern und die Verifizierung Ihres Unternehmens erleichtern. Das Hinzufügen von Links zu einem gut gestalteten Marketing-Banner kann bei Ihren Marketingkampagnen wirklich hilfreich sein. Bei der Verwendung von Links können Sie Tracking-Parameter hinzufügen, um Ihre Leistung zu analysieren und A/B-Tests durchzuführen.

Allerdings ist nicht jeder Link für Mobilgeräte geeignet. Hier sind ein paar gute Tipps zu Links:

  • Wenn Sie mikroskopisch kleine Social Media Buttons hinzufügen, müssen die Empfänger heranzoomen, um sie tatsächlich antippen zu können. Anstatt sechs verschiedene kleine Social Media Icons hinzuzufügen, ist es besser, die zwei bis drei wichtigsten hinzuzufügen und diese größer zu machen.
  • Erstellen Sie keine E-Mail-Signaturen, die nur aus Bildern bestehen. Sie könnten versucht sein, dies zu tun, um Ihr Design intakt zu halten. Dann halten Sie es vielleicht für eine gute Idee, dem Bild einen Link hinzuzufügen, um andere beispielsweise auf Ihre Profilkarte weiterzuleiten. Das ist einer der schlimmsten Fehler bei E-Mail-Signaturen überhaupt. Besonders im Fall von Mobilgeräten. Im Grunde bringen Sie Menschen dazu, auf das verlinkte Bild zu klicken (ob es ihnen gefällt oder nicht), während sie versuchen, durch den E-Mail-Thread zu scrollen.

Erfahren Sie mehr über Best Practices bei E-Mail-Signaturen

Einrichten einer E-Mail-Signatur auf Ihrem Telefon

Nun ja, es ist nicht so einfach, wie man denkt – es hängt davon ab, welches Betriebssystem und welchen E-Mail-Client Sie verwenden. Bei einigen E-Mail-Clients, wie etwa der Gmail-App, können Sie nicht einmal eine gut formatierte E-Mail-Signatur einrichten. Nachfolgend finden Sie Links mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Einrichtung:

Entwerfen einer perfekten mobilen E-Mail-Signatur

Das Entwerfen von E-Mail-Signaturen ist schwieriger, als es sich anhört. Der zugrunde liegende HTML-Code unterscheidet sich von dem, der auf den meisten Websites verwendet wird, da E-Mail-Clients ihn anders verstehen. Sie haben also vier Möglichkeiten, eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen, die eigentlich funktionieren. Es gibt dazu einige weitere Optionen, die nicht funktionieren, aber Menschen verwenden sie trotzdem:

Möglichkeiten zum Gestalten Ihrer E-Mail-Signatur (die funktionieren)

  1. Verwenden eines HTML-Editors, der für E-Mail-Signaturen entwickelt wurde. Wie dieser
  2. Generieren Ihrer E-Mail-Signatur. Hier ist ein benutzerfreundlicher (und kostenloser) E-Mail-Signaturgenerator
  3. Entwerfen Ihrer E-Mail-Signatur von Grund auf in HTML. Es ist zeitaufwändig und schwierig, aber Sie können Ihren Code auf einer funktionierenden E-Mail-Signaturvorlage aufbauen. Hier finden Sie eine Bibliothek mit HTML-E-Mail-Signaturdesigns
  4. Verwenden eines in Ihren E-Mail-Client integrierten E-Mail-Signatureditors. Jeder ist anders und bietet verschiedene Möglichkeiten, aber im Allgemeinen erledigen sie die Aufgabe.

Falsche Möglichkeiten zum Gestalten Ihrer E-Mail-Signatur

  1. Erstellen von E-Mail-Signaturen in Microsoft Word. Sie würden nicht glauben, wie viele seltsame, unsichtbare Formatierungen beim Entwerfen einer E-Mail-Signatur in einem Textverarbeitungsprogramm hinzugefügt werden. Diese unsichtbare Formatierung funktioniert normalerweise in Outlook für Windows, aber gleich nachdem eine E-Mail Ihr Postfach verlässt, wird sie üblicherweise entstellt.
  2. Verwenden von Grafikdesign-Tools. Es ist ein guter Ausgangspunkt, aber von hier bis zu einem funktionierenden HTML-Code ist es ein langer Weg. Die automatische Konvertierung des Designs in HTML funktioniert einfach nicht und die Verwendung einer E-Mail-Signatur, die nur aus Bildern besteht, hat viele Nachteile, besonders bei mobilen E-Mail-Signaturen.

Mobilfreundliche E-Mail-Signaturen für Unternehmen

Wenn Sie an ein Unternehmen als Ganzes denken, besteht das bestmögliche Szenario darin, unter jede einzelne E-Mail, die ein Mitarbeiter sendet, eine mobilfreundliche E-Mail-Signatur zu setzen.

Dies manuell zu machen, kommt nicht in Frage. Bei mehr als 10 Mitarbeitern dauert eine einfache Aktualisierung der E-Mail-Signatur zu lange, insbesondere wenn die Benutzer über mehr als einen E-Mail-Client auf ihre E-Mails zugreifen.

Ein Unternehmen kann es sich nicht leisten, mit jeder E-Mail, die ein Mitarbeiter verschickt, das Gesicht zu verlieren.

Glücklicherweise gibt es eine Lösung, die die Verwaltung mobiler E-Mail-Signaturen schnell und einfach macht.

Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie mobilfreundliche E-Mail-Signaturen ganz einfach erstellen. Darüber hinaus können Sie mit einem einzigen Signaturdesign die E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen bereitstellen. Jeder Benutzer erhält eine personalisierte mobile E-Mail-Signatur direkt in Outlook auf seinem Android- oder iOS-Gerät:

Das Beste daran ist, dass Sie mit CodeTwo Email Signatures 365 eine E-Mail-Signatur zu jeder gesendeten E-Mail sofort hinzufügen können. Zu den integrierten Funktionen gehören:

  • Separate Signaturdesigns für Antworten und Weiterleitungen,
  • Unterschiedliche Signaturen für verschiedene Teams,
  • Integrierte Kundenzufriedenheitsumfragen,
  • Automatisierung von E-Mail-Signaturkampagnen.

Erfahren Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten von CodeTwo Email Signatures 365

Die besten Ideen für eine geschäftliche E-Mail-Signatur

Written by Tomek

Published on 05.06.2024
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Die besten Ideen für eine geschäftliche E-Mail-Signatur

Die besten Ideen für geschäftliche E-Mail-Signaturen

Geschäftliche E-Mail-Signaturen – man mag sie lieben oder hassen, aber sie sind zum Standard bei E-Mail-Korrespondenz geworden. Wenn Sie alles richtig machen, erhält jeder Mitarbeiter eine professionelle Visitenkarte, die neue Marketingmöglichkeiten schafft. Wenn Ihnen dies nicht gelingt, wird Ihre Kommunikation als peinlich und unerwünscht angesehen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die perfekte geschäftliche E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen erhalten.

Warum sich die Mühe mit geschäftlichen E-Mail-Signaturen machen?

Bei geschäftlichen E-Mail-Signaturen gibt es drei gängigste Szenarien:

  • Keine oder nur eine lahme E-Mail-Signatur – sendet Ihren potenziellen Kunden automatisch ein Signal, dass die Qualität Ihrer Dienste möglicherweise minderwertig ist.
  • Gute E-Mail-Signatur – besser als nichts, aber realistisch gesehen erwartet dies jeder von jedem Unternehmen, das etwas auf sich hält. Eine Signatur mit aktuellen Kontaktdaten ist noch lange kein Grund, sich selbst auf die Schulter zu klopfen.
  • Großartige E-Mail-Signatur – wenn Sie bereits mit der ersten versendeten E-Mail aus der Masse herausstechen, gewinnen Sie sofort Vertrauen. Es funktioniert auf der unterbewussten Ebene.

Natürlich können Sie eine hervorragende geschäftliche E-Mail-Signatur haben und dennoch das Vertrauen Ihrer potenziellen Kunden verlieren, wenn Sie nicht hilfreich sind oder ein schreckliches Produkt haben. Aber es ist eine andere Geschichte – gehen wir mal davon aus, dass das hier nicht der Fall ist.

Wie gestaltet man eine großartige geschäftliche E-Mail-Signatur?

Nehmen wir an, Sie möchten die bestmögliche E-Mail-Signatur erstellen. Das perfekte Design einer E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen entsteht nicht von selbst – es ist ein sorgfältiger Prozess, der viele Schritte umfasst. Und wenn es Ihr erster Versuch ist, werden Sie am Ende wahrscheinlich viele Fragen haben. Aber keine Sorge. Ich führe Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Erstellung Ihrer perfekten geschäftlichen E-Mail-Signatur.

Aktuelle Kontaktdaten

„Aktuelle Kontaktdaten“ klingt offensichtlich, ich weiß. Aber gerade deshalb wird dieses Thema vernachlässigt. Die wesentlichen Kontaktdaten sind wie folgt:

Kontaktdaten in einer geschäftlichen E-Mail-Signatur
  • Vorname, Nachname und Stellenbezeichnung – das Trio, das jede geschäftliche E-Mail-Signatur benötigt. Schließlich schreiben Sie nicht als gesamtes Unternehmen, sondern als dessen Botschafter. Die Stellenbezeichnung macht für Ihre Empfänger einen großen Unterschied. Die Kommunikation mit einem Account Manager, einem CEO oder einem Junior Accountant wird anders aussehen.
  • Alternative Kontaktmöglichkeit – während die E-Mail immer noch die Nummer eins der asynchronen Kommunikation ist, kann manchmal ein kurzer Anruf einen Thread mit 20 E-Mails verhindern. Und es besteht immer die Möglichkeit, dass Ihre E-Mail nicht durchkommt. Zum Beispiel, wenn ein übereifriger Spamfilter Sie als Kriminellen einstuft.
  • Geschäftsadresse – aus Sicht des Empfängers ist es möglicherweise nicht immer sinnvoll. Allerdings gibt es gesetzliche Vorschriften, die Sie dazu verpflichten, sich bei geschäftlicher Korrespondenz auszuweisen. Erfahren Sie mehr

Social Media-Kanäle des Unternehmens

Social Media Icons in E-Mail-Signaturen

Es gibt zwei wichtige Gründe, warum die Verwendung von Social Media Buttons in geschäftlichen E-Mail-Signaturen eine gute Idee ist:

  • Verifizierung – Ihre Social Media-Präsenz sagt viel über Ihr Unternehmen aus. Aus diesem Grund nutzen die Menschen schon seit der Antike (etwa seit Anfang der 2000er Jahre) soziale Medien, um zu überprüfen, mit wem sie zu tun haben. Wählen Sie Ihre Seiten mit Bedacht aus, denn unvollständige Profile, mangelnde Aktivität oder schlechte Bewertungen sind viele Warnsignale. Wenn Sie als Unternehmen hingegen eine Nachricht senden, die Ihren Empfängern gefällt, ist alles in Ordnung.
  • Steigerung des Engagements – jeder organische Seiten-Follower erhöht Ihre Reichweite und die Chance zur Interaktion mit Ihren Inhalten. Wenn Ihre Social Media-Kanäle für Ihre potenziellen Kunden von Wert sind, ist eine E-Mail-Signatur eine gute Möglichkeit, Ihre Empfänger genau dorthin zu leiten, wo Sie sie brauchen.

Auf welche sozialen Medien sollten Sie verlinken? Dies hängt von Ihrer Tätigkeit und der Art Ihres Geschäfts ab. Stellen Sie nur sicher, dass Sie nicht auf Ihr Profil auf Google+ verlinken oder das alte Twitter-Logo verwenden. Dies wäre ein klares Zeichen dafür, dass Sie in der Vergangenheit leben.

Egal für welchen sozialen Kanal Sie sich entscheiden, hier sind einige Social Media Icons, die Sie kostenlos herunterladen und verwenden können. Darüber hinaus können Sie mit unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator Social Media Buttons zu einem Signaturdesign Ihrer Wahl hinzufügen.

Bilder in der geschäftlichen E-Mail-Signatur

E-Mail-Signaturen ohne Bilder sind wie Nudeln ohne Soße. Man sieht sofort, dass etwas fehlt.

Hier sind die beliebtesten Elemente, mit denen Sie Aufmerksamkeit erregen können:

  • Firmenlogo,
  • Benutzerfoto,
  • Marketing-Banner,
  • Social Media Buttons,
  • Buttons für Instant Messaging,
  • Buttons für Ein-Klick-Umfragen,
  • Hintergrundbilder,
  • Bilder als Separatoren,
  • rein dekorative Elemente.
Fast alle Elemente einer geschäftlichen E-Mail-Signatur

Das ist eine ziemlich lange Liste, nicht wahr? Sollten Sie alle diese Elemente in eine E-Mail-Signatur aufnehmen? Viel Glück dabei. Sie müssen auswählen, um das perfekte Design für Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur zusammenzustellen, ohne es zu übertreiben. Denken Sie daran, dass E-Mail-Signaturen vor allem hilfreich sein müssen. Wenn Sie die Wahl zwischen hilfreichen verknüpften Elementen und rein dekorativen Elementen haben, werden Sie sich in den meisten Fällen für erstere entscheiden.

Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie dies richtig machen, Links zu jedem einzelnen Signaturelement hinzufügen können. Es ist elegant, es ist nützlich, es ist der richtige Weg.

Arbeiten Sie an Ihren Schriftarten

Die Wahl der richtigen Schriftart ist wichtig. Experimentieren Sie mit Schriftgröße und -stärke, um die wichtigsten Signaturelemente hervorzuheben. Und wenn es um die Schriftfamilie geht, sollten Sie sich nach Möglichkeit an die websicheren Schriftarten halten. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Ihre gut gestaltete E-Mail-Signatur in den meisten E-Mail-Apps nicht korrekt angezeigt wird. Außerdem ist es wichtig, dass Sie den Richtlinien Ihrer Corporate Identity folgen und eine Farbpalette verwenden, die zum Firmenlogo passt. Hier geht es mehr um Kunst als um Wissenschaft.

Erfahren Sie mehr über Schriftarten in E-Mail-Signaturen

Achten Sie auf Ihre Disclaimer

Der Haftungsausschluss ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur. In diesem Artikel finden Sie einige Ideen, wie Sie Ihren Disclaimer verfassen und welche Informationen Sie zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften angeben sollten. Diese Gesetze und Vorschriften können jedoch von Land zu Land unterschiedlich sein. Wenn Ihr Unternehmen Geschäftspartner oder Kunden auf der ganzen Welt hat, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails nicht gegen die in deren Ländern geltenden Gesetze verstoßen. Mit großer Macht geht auch große Verantwortung einher.

Weitere Informationen zu E-Mail-Haftungsausschlüssen finden Sie in diesem Ratgeber

Wie man das alles unter einen Hut bringt

Wenn Sie sich nun die Liste ansehen und versuchen, das alles in ein einziges Signaturdesign zu integrieren, werden Sie kläglich scheitern. Und bei Mobilgeräten steigt der Schwierigkeitsgrad noch weiter an.

Überlegen Sie sich also zunächst, was am wichtigsten ist. Das Endergebnis muss nützlich sein und professionell aussehen. Und wenn Sie Ihren Empfängern dann wirklich zeigen möchten, wie großartig Sie sind, bereiten Sie eine verkürzte Version Ihrer Signatur für Antworten und Weiterleitungen vor. Eine umfassende Marketingsignatur eignet sich hervorragend für die erste Nachricht, aber wenn eine ganze E-Mail-Konversation mehr Signaturen als Text enthält, werden Sie die Menschen ärgern, die möchten, dass Sie direkt zur Sache kommen.

Anstatt zu versuchen, alles von Grund auf neu zu erstellen, werfen Sie einen Blick auf gute Beispiele für geschäftliche E-Mail-Signaturen, die einfach funktionieren.

Beispiele für großartige geschäftliche E-Mail-Signaturen

Es gibt viele Orte, an denen Sie nach Inspirationen für E-Mail-Signaturen suchen können. Ich möchte Ihnen zwei empfehlen, die den größten Nutzen bieten:

Schaltfläche zur Bibliothek mit kostenlosen E-Mail-Signatur-Inspirationen
Schaltfläche zum kostenlosen Ersteller von E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturbibliothek

E-Mail-Signaturersteller

Die Bibliothek umfasst über hundert großartige Designs. Sie können jedes davon herunterladen und als Ausgangspunkt für Ihre Designreise verwenden.

Mit dem Ersteller können Sie eine personalisierte E-Mail-Signatur entwerfen und sie zum beliebigen E-Mail-Client hinzufügen.

Was bei geschäftlichen E-Mail-Signaturen nicht geht

Schauen Sie sich nun als Übung die E-Mail-Signatur unten an, mit der offensichtlich etwas nicht stimmt.

Beispiel für eine fehlerhafte E-Mail-Signatur

Können Sie alle Probleme auflisten?

Weitere Hilfe finden Sie in den häufigsten Fehlern bei E-Mail-Signaturen.

Automatisierung geschäftlicher E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

Nun ist die Erstellung eines einzigen E-Mail-Signaturdesigns gar nicht so schwer, insbesondere mit Hilfe unserer Ressourcen. Aber im Fall einer Organisation ist das nicht so einfach. Hier haben Sie es mit Dutzenden, Hunderten oder Tausenden von E-Mail-Signaturen zu tun, die denselben Prinzipien und Richtlinien folgen müssen.

Wenn Sie dies den Endbenutzern überlassen:

  • Riskieren Sie ein völliges Chaos in der E-Mail-Kommunikation.
  • Haben Sie keine Möglichkeit zu kontrollieren, wie die Belegschaft Ihr Unternehmen repräsentiert.
  • Muss die ganze Belegschaft Zeit mit der Einrichtung der Signatur verschwenden.
  • Erhält die IT-Abteilung Unmengen von Anfragen bezüglich Signaturen.
  • Ist niemand glücklich.

Erfahren Sie, warum Unternehmen die Sache selbst in die Hand nehmen und die Verwaltung von ihrem E-Mail-Branding automatisieren:

Automatisieren Sie jetzt die Verwaltung Ihrer E-Mail-Signaturen

Empfohlene Links:

Einrichten einer organisationsweiten Outlook 365 (OWA)-Signatur mit PowerShell

Written by Tomek

Published on 22.05.2024
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Einrichten einer organisationsweiten Outlook 365 (OWA)-Signatur mit PowerShell

Einrichten einer organisationsweiten Outlook 365 (OWA)-Signatur mit PowerShell

Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 verwendet, können Sie mit PowerShell eine einheitliche E-Mail-Signatur für alle Personen in Ihrer Organisation einrichten. In diesem Artikel zeige ich Ihnen ein Skript, das jedem Postfach eine einheitliche, personalisierte E-Mail-Signatur hinzufügt. Auf diese Weise erhält jeder Benutzer von Outlook im Web automatisch eine E-Mail-Signatur in seinen Postfacheinstellungen.

Gründe für die Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen sind knifflig. Sie können aus einer einzigen Zeile bestehen und nur Ihren Namen enthalten oder ein kompaktes Design mit den wichtigsten Kontaktinformationen haben. Sie können auch ein peinliches „Von meinem <Gerätenamen einfügen> gesendet“ oder eine Monstrosität mit mehreren Bannern, einem zweiseitigen Haftungsausschluss und einem kaputten Layout sein, um das Ganze abzurunden.

Tatsache ist, dass jeder einzelnen E-Mail eine E-Mail-Signatur hinzugefügt wird (und üblicherweise auch erwartet wird). Eine Signatur (oder eine Fußzeile) ist eine eigenständige Nachricht. Darin wird unter anderem angegeben, ob:

  • Sie Wert auf Details legen,
  • Sie Ihren Job ernst nehmen,
  • dem Unternehmen sein Image wichtig ist,
  • das Unternehmen erreicht werden möchte.

Jeder einzelne Mitarbeiter ist ein Markenbotschafter. Die Tendenz zur Verallgemeinerung liegt in der Natur des Menschen – wenn einem Mitarbeiter in einem Gespräch an Professionalität fehlt, denken die Gesprächspartner oft, dass es nicht nur an dieser Person liegt. Deshalb bekommt Ihre Marke mit jeder schlechten Signatur einen Schlag ins Gesicht.

Verstehen Sie mich nicht falsch. Ich glaube nicht, dass die Welt untergeht, sobald eine fehlerhafte Signatur versendet wird. Normalerweise ist es ein viel langsamerer und traurigerer Prozess, bei dem die Marke und das Unternehmen allmählich das Vertrauen verlieren. Sie können entweder E-Mail-Signaturen vereinheitlichen und eine starke Botschaft senden, die der Marke hilft, Ihre Angebote bewirbt und Sie unterstützt, oder mit jeder gesendeten Nachricht einen Schlag erleiden. Ich zeige lediglich eine der Methoden zur Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen.

So funktioniert es

Bevor Sie das Skript zum Einrichten von E-Mail-Signaturen mit PowerShell ausführen, ist es wichtig, die Funktionsweise dieser Methode zu verstehen.

Das Skript ruft Benutzerinformationen von Entra ID (Azure Active Directory oder AAD) ab und fügt einen HTML-Code einer Signatur (mit diesen Details) zu den Postfacheinstellungen hinzu. Derzeit kann nur Outlook im Web (OWA) davon profitieren. Das bedeutet, dass die mit dieser Methode eingerichtete Signatur nicht angezeigt wird, wenn ein Benutzer seine E-Mail aus Outlook für Mac, dem „klassischen“ Outlook für Windows oder einem beliebigen Client außer Outlook im Web oder dem neuen Outlook für Windows sendet.

Beachten Sie, dass wenn die Informationen in Ihrer Microsoft 365-Benutzerdatenbank nicht aktualisiert oder unvollständig sind, wird das Endergebnis weder ansprechend noch hilfreich sein.

Es gibt andere Methoden zur Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen in einem Unternehmen, die für alle E-Mail-Clients funktionieren. Sehen Sie sich das folgende Video an, um mehr zu erfahren:

Erforderliche Berechtigungen

Die Verwendung von PowerShell zum Einrichten von E-Mail-Signaturen für Outlook im Web ist in jeder Microsoft 365-Organisation möglich. Um jedoch das Skript auszuführen, das diese Signaturen einrichtet, müssen Sie ein Administrator sein und zumindest über grundlegende Kenntnisse der Funktionsweise von PowerShell verfügen.

Zum erfolgreichen Ausführen des PowerShell-Skripts benötigen Sie einige Berechtigungen:

  1. Ihr Konto muss PowerShell-fähig sein. Das bedeutet, dass ein globaler Administrator ein einfaches Cmdlet verwenden kann, um einem bestimmten Benutzer Zugriff zu gewähren (Set-User -Identity <bestimmter Benutzer> -RemotePowerShellEnabled $true).
  2. Ihnen müssen die Administratorrollen User Options und Mail Recipients zugewiesen sein.

Holen Sie sich eine HTML-E-Mail-Signaturvorlage

Bevor Sie das Skript ausführen, benötigen Sie den HTML-Code der E-Mail-Signaturvorlage, die Sie verwenden werden.

Am besten nutzen Sie hierfür den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator.

  1. Wählen Sie Microsoft 365 als Ihre E-Mail-Plattform.
Signaturgenerator – Microsoft 365-E-Mail-Signatur
  1. Wählen Sie eine Signaturvorlage. Mit dem Generator können Sie Bilder und Elemente ändern, die für jeden Benutzer gleich sind, wie z. B. Firmenname, Haftungsausschluss usw.
Auswählen einer E-Mail-Signaturvorlage für Outlook im Web
  1. Klicken Sie auf Replace user data with Active Directory placeholders und Apply your signature. Die erste Schaltfläche ersetzt persönliche Daten durch Platzhalter, die normalerweise in Nachrichtenflussregeln verwendet werden, um Benutzerdaten in Signaturen automatisch zu personalisieren. Platzhalter funktionieren auf diese Weise nicht, wenn Sie die Signatur für OWA mit PowerShell einrichten. Das Skript wird Platzhalter in Entra-ID (Azure Active Directory)-Daten umwandeln.
Signaturgenerator – Ersetzen von Benutzerdaten durch Platzhalter
  1. Generieren Sie die HTML-Signatur, kopieren Sie sie und fügen Sie sie in eine TXT-Datei ein. Ich habe sie für den einfachen Zugriff unter C:\signature.txt erstellt. Sie können den HTML-Code frei ändern. Denken Sie jedoch daran, die %%AAD-Platzhalter%% am besten intakt zu lassen. Das Skript erwartet ein bestimmtes Format dieser Platzhalter, um relevante Benutzerinformationen einzugeben.
Signaturgenerator – Generieren und Kopieren von HTML

Einrichten einer HTML-E-Mail-Signatur für alle Nutzer (PowerShell)

In der Vergangenheit haben wir Get-AzureAdUser verwendet, um Benutzerdaten von Microsoft 365 abzurufen. Da das Azure AD-Modul jedoch veraltet ist, mussten wir uns auf Microsoft Graph PowerShell SDK umstellen.

Das für die Signatureinrichtung verantwortliche Cmdlet (Set-MailboxMessageConfiguration -Signature HTML) hat aufgrund der Signatur-Cloud-Einstellungen (auch Roaming-Signaturen genannt) aufgehört zu funktionieren. Für einige Zeit gab es nur eine Möglichkeit, das Skript zum Laufen zu bringen: sich an den Microsoft-Support wenden und bitten, Roaming-Signaturen für Ihren Microsoft 365-Tenant zu deaktivieren. Glücklicherweise ermöglicht Microsoft Ihnen jetzt, Roaming-Signaturen mit PowerShell selbst zu deaktivieren:

Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $true

Erfahren Sie mehr über die Deaktivierung von Roaming-Signaturen für Ihre Organisation

Bevor Sie das Skript ausführen, müssen Sie über Connect-ExchangeOnline eine Verbindung zu Exchange Online herstellen. Wenn Sie auf Probleme stoßen, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie es zum Laufen bringen.

Sie können den Rest des Skripts kopieren und in Ihre PowerShell-Konsole einfügen:

$users = (Get-AzureADUser | select GivenName, Surname, Title, TelephoneNumber, Mobile, Mail, CompanyName, StreetAddress, City, PostalCode, State, Country) <# Ruft alle Benutzerdaten von Entra ID (Azure AD) ab und speichert ausgewählte Informationen in einem Array. Wenn Sie möchten, können Sie weniger oder mehr Daten abrufen oder den Umfang von Benutzern ändern. #>

$HTMLsig = Get-Content "C:\signature.txt" <# Speichert den HTML-Code einer Signatur aus dem Signaturgenerator in einer Variablen. Ändern Sie den Pfad zum Speicherort Ihrer Datei. #>

foreach($user in $users){

$HTMLSigX = ""; <# Temporäre Variable mit HTML-Code einer personalisierten Signatur. #>

$HTMLSigX = $HTMLsig.replace('%%FirstName%%', $user.GivenName).replace('%%LastName%%', $user.Surname).replace('%%Title%%', $user.Title).replace('%%PhoneNumber%%', $user.TelephoneNumber).replace('%%MobileNumber%%', $user.Mobile).replace('%%Email%%', $user.Mail).replace('%%Company%%', $user.CompanyName).replace('%%Street%%', $user.StreetAddress).replace('%%City%%', $user.City).replace('%%ZipCode%%', $user.PostalCode).replace('%%State%%', $user.State).replace('%%Country%%', $user.Country) <# Ersetzen von Platzhaltern durch persönliche Benutzerdaten. #>

Set-MailboxMessageConfiguration $user.Mail -SignatureHTML $HTMLSigX -AutoAddSignature $true -AutoAddSignatureOnReply $true <# Speichert die personalisierte E-Mail-Signatur in den Postfacheinstellungen. Sie sollte sofort in Outlook im Web verfügbar sein. Der Parameter -AutoAddSignature legt die Signatur als Standard für neue Nachrichten fest und -AutoAddSignatureOnReply macht dasselbe für Antworten. Durch das Ändern der Parameter $true in $false wird verhindert, dass die neuen Signaturen automatisch angewendet werden. #>
}

Nach der Ausführung des Skripts sollten alle Benutzer ihre personalisierte E-Mail-Signatur in ihren Einstellungen in Outlook im Web erhalten:

Personalisierte E-Mail-Signatur für Outlook im Web

Einschränkungen von PowerShell-E-Mail-Signaturen

Obwohl das Cmdlet Set-MailboxMessageConfiguration nützlich ist, eignet es sich nicht perfekt für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen – hier sind einige Gründe dafür:

  • Erstens funktioniert das Ändern der Postfacheinstellungen nur in Outlook im Web (OWA) und dem neuen Outlook für Windows. Sie können VBScript verwenden, um die Einstellungen in dem älteren (aber immer noch beliebtesten) Outlook für Windows zu aktualisieren. Auf diese Weise müssen Sie jedoch zwei verschiedene Methoden verwenden, um jedes Signaturupdate durchzuführen. Darüber hinaus werden Sie immer noch nur mit einigen der möglichen E-Mail-Clients fertig.
  • Sie können keine eingebetteten Bilder verwenden. Das bedeutet, dass Ihre Empfänger in den meisten Fällen bewusst auf eine spezielle Schaltfläche klicken müssen, um die Grafiken zu sehen, die Sie so sorgfältig für Ihre E-Mail-Signatur entworfen haben. Andernfalls werden Bilder blockiert.
  • Es ist keine gute Idee, wenn Ihre Entra-ID (Azure AD)-Daten nicht auf dem neuesten Stand sind. Es gibt keine Möglichkeit, Benutzern die Aktualisierung ihrer AAD-Eigenschaften zu ermöglichen (es sei denn, Sie möchten ihnen Administratorzugriff gewähren, das glaube ich aber nicht).
  • Es gibt keine Möglichkeit, die Signatur dynamisch zu ändern, wenn beispielsweise bestimmte persönliche Informationen fehlen. Dies endet normalerweise damit, dass einige Benutzer die Phrase „Mobil:“ in ihrer Signatur haben und nichts daneben steht.
  • Bei jeder Änderung oder Aktualisierung müssen Sie HTML-Code bearbeiten. Es gibt keinen Editor, mit dem Sie am Design der Vorlage arbeiten können.
  • Es gibt keine einfache Möglichkeit, E-Mail-Signaturkampagnen zu planen oder unterschiedliche Designs für verschiedene Empfänger zu verwenden.

Wenn Sie E-Mail-Signaturen für Ihre gesamte Microsoft 365-Organisation ohne diese Einschränkungen verwalten möchten, gibt es eine einfachere Alternative. Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie Signaturen für alle Benutzer ohne Skripts verwalten. Signaturen werden zu E-Mails hinzugefügt, die von allen E-Mail-Clients und Geräten gesendet werden. Probieren Sie es kostenlos aus

15 gute Beispiele für E-Mail-Disclaimer

Written by Tomek

Published on 08.05.2024
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15 gute Beispiele für E-Mail-Disclaimer

[Update]: Dieser Blog wurde am 8. Mai 2024 mit neuen Beispielen für Disclaimer aktualisiert.

15 gute Beispiele für E-Mail-Disclaimer

E-Mail-Haftungsausschlüsse gibt es schon seit langem, und das aus gutem Grund. Trotz der anhaltenden Diskussion über ihre rechtliche Wirksamkeit und Durchsetzbarkeit bestehen die Rechtsabteilungen darauf, sie in E-Mails einzufügen. Haftungsausschlüsse informieren die Empfänger darüber, was sie mit den von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails tun dürfen und was nicht. Eine bescheidene Bitte, den Absender zu informieren, falls die Nachricht für jemand anderen bestimmt war, wird normalerweise funktionieren. Dadurch könnten Sie z. B. feststellen, dass etwas in Ihrer Newsletter-Abonnementliste nicht stimmt, oder sogar einen Deal retten, nachdem Sie einfach die E-Mail-Adresse Ihres Kunden falsch geschrieben haben.

Wenn Sie eine Aufgabe haben, einen E-Mail-Disclaimer oder eine E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen zu erstellen, und Ihr Kopf leer ist, keine Sorge. Wir sind hier, um Sie zu inspirieren. Sie wissen nicht, wovon wir reden? Ein Disclaimer sieht folgendermaßen aus:

Ein Beispiel für einen E-Mail-Haftungsausschluss

Vergessen Sie vor allem nicht, die Daten Ihres Unternehmens in den Haftungsausschluss einzutragen. Dies dient mehr als einem Zweck. Die Angabe von Informationen zu Ihrem Unternehmen in einigen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Weitere Informationen zu den rechtlichen Anforderungen für E-Mail-Haftungsausschlüsse finden Sie in diesem Artikel. Neben dem rechtlichen Aspekt gibt es auch einen hohen Marketingwert. Die Aufnahme Ihres Firmennamens und anderer Informationen in jede E-Mail macht Ihre Marke besser erkennbar und stärkt die Bindung zwischen Ihnen und dem Kunden.

Die hier bereitgestellten Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse sind in Abschnitte unterteilt, je nachdem, worauf sie sich beziehen:

Vertraulichkeit

Eines der wichtigsten Dinge, die in einem guten Beispiel für einen E-Mail-Haftungsausschluss erwähnt werden müssen, ist die Vertraulichkeit. Einfach gesagt bedeutet dies, dass die Nachricht nur vom ursprünglichen Empfänger gelesen werden sollte und dass die Weitergabe ihres Inhalts strengstens verboten ist. Denken Sie daran, dass das einfache Hinzufügen eines solchen Haftungsausschlusses nicht garantiert, dass die E-Mail nicht geteilt oder weitergeleitet wird. Wenn Sie streng vertrauliche Informationen weitergeben, ist es besser, Mechanismen wie Verschlüsselung zu verwenden.

Ein Beispiel für einen Haftungsausschluss – Vertraulichkeit
  1. Der Inhalt dieser E-Mail ist vertraulich und nur für den in der Nachricht angegebenen Empfänger bestimmt. Es ist strengstens verboten, Teile dieser Nachricht ohne schriftliche Zustimmung des Absenders an Dritte weiterzugeben. Wenn Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, antworten Sie bitte darauf, damit wir sicherstellen können, dass ein solcher Fehler in Zukunft nicht mehr vorkommt. Anschließend fahren Sie mit der Löschung der Nachricht fort.
  2. Diese Nachricht wurde im Rahmen einer Diskussion zwischen [Name des Absenders] und dem oben angegebenen Empfänger gesendet. Sollten Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, wären wir Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns mitteilen würden, dass die Nachricht an Sie gesendet wurde. In diesem Fall bitten wir Sie außerdem, diese Nachricht aus Ihrem Postfach zu löschen und sie oder Teile davon nicht an Dritte weiterzuleiten. Vielen Dank für Ihre Kooperation und Ihr Verständnis.

Sicherheit

Dies ist eine Erinnerung für den Adressaten, die Nachricht und Anhänge auf Viren zu überprüfen. Dies kann entweder verhindern, dass die Computer der Kunden infiziert werden, oder dass das Unternehmen für den durch Viren verursachten Schaden verklagt wird.

  1. [Ihr Unternehmen] legt großen Wert auf die Sicherheit des Kunden. Daher haben wir uns bemüht sicherzustellen, dass die Nachricht fehler- und virenfrei ist. Leider kann die vollständige Sicherheit der E-Mail nicht gewährleistet werden, da die in E-Mails enthaltenen Daten trotz unserer Bemühungen infiziert, abgefangen oder beschädigt werden können. Daher sollte der Empfänger die E-Mail mit geeigneter Software auf Bedrohungen prüfen, da der Absender keine Haftung für Schäden übernimmt, die durch das Anzeigen des Inhalts dieser E-Mail entstehen.

Verträge

Manchmal kann es vorkommen, dass der Empfänger bei einer Anfrage nach einem Angebot davon ausgeht, dass dies einem Vertragsabschluss gleichkommt. In anderen Situationen könnte sich ein Mitarbeiter hinreißen lassen und etwas versprechen, das seine Befugnisse überschreitet. Diese Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse helfen beiden Parteien, Missverständnisse zu vermeiden.

  1. Diese Angebotsanfrage dient dem Vergleich verfügbarer Angebote und stellt keinen rechtsverbindlichen Vertragsabschluss dar.
  2. Kein Mitarbeiter von [Name Ihres Unternehmens] ist befugt, ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung seines Vorgesetzten einen verbindlichen Vertrag abzuschließen. Daher muss jeder Wille zum Abschluss einer Vereinbarung durch den Vorgesetzten von [Name des Absenders] bestätigt werden.

Umwelt

Diese Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse sind sehr kurz. Versehen mit einem schönen grünen Symbol, können sie die Umwelt unterstützen und zeigen, dass dies ein wichtiges Anliegen für Sie ist.

Ein Beispiel für einen Haftungsausschluss – Umwelt/CSR
  1. Bitte drucken Sie diese E-Mail nicht aus, es sei denn, es ist notwendig. Jede nicht gedruckte E-Mail hilft der Umwelt.
  2. Ist es notwendig, diese E-Mail auszudrucken? Wenn Ihnen die Umwelt so am Herzen liegt wie uns, sehen Sie bitte davon ab, E-Mails auszudrucken. Dies trägt dazu bei, die Umwelt bewaldet und abfallfrei zu halten.

Mitarbeiterhaftung

Dieser E-Mail-Disclaimer bietet dem Unternehmen Hilfestellung, wenn z. B. ein Mitarbeiter etwas Beleidigendes schreibt. Es ist eine Sicherheitsmaßnahme, damit das Unternehmen nicht wegen persönlicher Standpunkte dessen Angestellten verklagt wird.

  1. Die in dieser E-Mail enthaltenen Ansichten und Meinungen gehören ihrem Autor und spiegeln nicht unbedingt die Ansichten und Meinungen des Unternehmens wider. Unsere Mitarbeiter sind verpflichtet, keine diffamierenden Klauseln aufzustellen, gesetzliche Rechte zu verletzen oder deren Verletzung zu genehmigen. Daher übernimmt das Unternehmen keine Haftung für solche Aussagen in E-Mails. Im Falle etwaiger Schäden oder sonstiger Verbindlichkeiten sind die Mitarbeiter für den Inhalt ihrer E-Mails voll verantwortlich.
  2. Die in dieser E-Mail geäußerten Meinungen und Überzeugungen sind meine und müssen nicht die Meinungen und Überzeugungen des Unternehmens widerspiegeln.

Geschätzte Antwortzeit

Die geschätzte Antwortzeit wird in der Regel zu E-Mails hinzugefügt, die von freigegebenen Postfächern mit intensivem E-Mail-Fluss gesendet werden. Ein gutes Beispiel ist eine E-Mail-Adresse für den technischen Support. Informationen darüber, wann mit einer Antwort zu rechnen ist, werden häufig einem Haftungsausschluss in der automatischen Antwort hinzugefügt.

  1. Aufgrund der erhöhten Anzahl von Supportanfragen, die wir derzeit erhalten, kann es bis zu X Tage dauern, bis Sie eine Antwort erhalten. Wir antworten immer zuerst lizenzierten Benutzern. Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten.

E-Mail-Disclaimer in Newslettern

Diese sind besonders wichtig, da sie mit Abonnentenlisten zu tun haben. Gemäß den Vorschriften bezüglich E-Mail-Spamming und Datenschutz müssen Sie eine einfache Möglichkeit bieten, sich von einer solchen Liste abzumelden. Fragen Sie sich vielleicht, was passieren könnte, wenn es keinen Abmeldemechanismus gäbe? Oder wenn Sie keine Angaben zu Ihrem Unternehmen bereitstellen würden? Beispielsweise kann gemäß der kanadischen Anti-Spam-Gesetzgebung (CASL) das Versenden einer kommerziellen elektronischen Nachricht innerhalb, von oder nach Kanada ohne einen solchen Mechanismus zu straf- und zivilrechtlichen Anklagen sowie zu hohen Geldstrafen führen. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Website. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse, die Ihnen zeigen, wie Sie damit umgehen können.

  1. Sie haben diese E-Mail erhalten, weil Sie einen Newsletter auf [Adresse Ihrer Website] abonniert haben. Sie können sich jederzeit von unserer Mailingliste abmelden, indem Sie auf Abmelden klicken. Sie können auch auf diese Nachricht antworten und im Betreff Abmelden angeben.
  2. Diese Nachricht wird an Sie gesendet, weil Ihre E-Mail-Adresse auf unserer Abonnentenliste steht. Wenn Sie nicht daran interessiert sind, weitere E-Mails wie diese zu erhalten, klicken Sie einfach auf Abmelden.
  3. Vielen Dank, dass Sie unseren Newsletter abonniert haben. Das Team von [Ihr Firmenname] wird hart daran arbeiten, qualitativ hochwertige Informationen in den Feldern zu liefern, die Sie bei der Anmeldung angegeben haben. Wenn Sie jedoch entscheiden, dass Sie solche E-Mails nicht mehr von uns erhalten möchten, können Sie auf den unten stehenden Link klicken. Klicken Sie hier, um sich abzumelden.

Wenn Sie Ihre Abonnentenliste selbst verwalten, können Sie ganz einfach einen Abmeldelink einrichten. Erstellen Sie einfach einen Hyperlink im Abmeldetext und verlinken Sie ihn auf: mailto:beispiel@beispiel.de?subject=Abmelden

Beispiele für vollständige E-Mail-Haftungsausschlüsse

In vielen Fällen werden Sie sich einen Haftungsausschluss wünschen, der in mehr als nur eine der aufgeführten Kategorien fällt. In einem solchen Fall ist die Gefahr groß, dass Ihr Disclaimer ärgerlich lang wird. Die Aufgabe, einen solchen Haftungsausschluss kurz und umfassend zu halten, ist nicht einfach. Nachstehend finden Sie Beispiele, die Sie verwenden können:

  1. Unternehmen ● Straße ● Stadt ● Postleitzahl ● Bundesland ● Land ● Website
    Der Inhalt dieser Nachricht ist vertraulich. Wenn Sie diese versehentlich erhalten haben, informieren Sie uns bitte per E-Mail und löschen Sie dann die Nachricht. Es ist verboten, den Inhalt dieser Nachricht zu kopieren, weiterzuleiten oder in irgendeiner Weise an Dritte weiterzugeben. Die Integrität und Sicherheit dieser E-Mail können über das Internet nicht garantiert werden. Daher haftet der Absender nicht für etwaige Schäden, die durch die Nachricht verursacht werden    .
  1. Unternehmen
    Straße
    Stadt
    Postleitzahl
    Land
    Website
Die in dieser E-Mail enthaltenen Informationen sind nur den Augen des benannten Adressaten vorbehalten. Sie dürfen diese Nachricht oder deren Anhänge nicht an Dritte weitergeben. Bitte beachten Sie, dass es in Ihrer Verantwortung als Empfänger liegt, die E-Mail auf schädliche Software zu prüfen. Schließlich müssen die vom Absender offenbarten Meinungen nicht die des Unternehmens widerspiegeln, daher lehnt das Unternehmen jegliche Haftung für die durch den Inhalt dieser E-Mail verursachten Schäden ab.

Beispiele für schlechte Haftungsausschlüsse

Die Rechtswirksamkeit von E-Mail-Disclaimern ist Gegenstand vieler Diskussionen. Einer der Hauptgründe dafür ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass E-Mail-Disclaimer wie ein rechtsgültiger Vertrag sind. Sie sind es nicht.

Die drei häufigsten Fälle einer unkorrekten Verwendung von E-Mail-Disclaimern sind:

  • Seitenlange (und ich habe noch längere gesehen) Haftungsausschlüsse in verschiedenen Sprachen, die versuchen, jede mögliche falsche Verwendung einer E-Mail aufzulisten. Sie sehen besonders schlimm aus, wenn sie zu einer einen Satz langen E-Mail hinzugefügt werden.
  • Aggressive Forderungen, die einem zufälligen Empfänger Angst machen sollen. Sie werden höchstwahrscheinlich nach hinten losgehen.
  • Humorvolle oder unprofessionelle Haftungsausschlüsse, die der Geschäftskorrespondenz hinzugefügt werden.

Einige Beispiele für schlechte Haftungsausschlüsse:

  1. Es ist strengstens untersagt, den Inhalt dieser E-Mail ohne schriftliche Zustimmung des Absenders zu teilen, zu kopieren, auszudrucken oder anderweitig zu verarbeiten.
  2. Sollten Sie diese E-Mail irrtümlicherweise erhalten haben, machen Sie damit, was Sie für richtig halten, bitte jedoch im Rahmen dessen, was der gesunde Menschenverstand Ihnen vorschreibt.
  3. Wenn ich Ihre E-Mail interessant finde, antworte ich sofort. Wenn es sich um eine weitere standardmäßige geschäftliche E-Mail handelt, erlauben Sie bitte 4 Werktage für eine Antwort.
  4. Es spielt keine Rolle, was ich hier schreibe, da Haftungsausschlüsse sowieso niemand liest.

Verwaltung von Haftungsausschlüssen für das gesamte Unternehmen

Um personalisierte E-Mail-Haftungsausschlüsse und -Signaturen automatisch einzufügen oder vollständig gebrandete automatische Antworten einzurichten, können Sie CodeTwo Email Signatures 365 (wenn Ihr Unternehmen Exchange Online in Microsoft 365 als E-Mail-Server verwendet) oder CodeTwo Exchange Rules Pro (wenn Ihr Unternehmen Microsoft Exchange verwendet) einsetzen. Mit beiden Tools erstellen und verwalten Sie zentral E-Mail-Haftungsausschlüsse, die automatisch allen von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails hinzugefügt werden (auch denen, die von Mobilgeräten gesendet werden). E-Mail-Haftungsausschlüsse können auf Serverebene (in der Cloud, nachdem eine E-Mail gesendet wurde) hinzugefügt werden, ohne dass Ihre Benutzer eingreifen müssen. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Benutzer vergessen, Haftungsausschlüsse für sich selbst festzulegen oder diese zu E-Mails hinzuzufügen. Darüber hinaus umfassen die Lösungen von CodeTwo eine Bibliothek mit vorgefertigten und grafisch ansprechenden Vorlagen für E-Mail-Signaturen und -Haftungsausschlüsse. Mit diesen Tools können Sie auch unterschiedliche E-Mail-Signaturvorlagen für verschiedene Benutzer/Abteilungen erstellen, automatisch bestimmte Haftungsausschlüsse abhängig von der E-Mail-Adresse des Empfängers verwenden und vieles mehr. Um mehr über diese und andere Funktionen der weltweit führenden Lösungen für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen von CodeTwo zu erfahren, folgen Sie den untenstehenden Links:

  • CodeTwo Email Signatures 365 (diese Software kann auch im (clientseitigen) Outlook-Signaturmodus betrieben werden, sodass Ihre Benutzer beim Verfassen einer E-Mail in Outlook zwischen verschiedenen Signatur- und Disclaimer-Varianten wählen können)
  • CodeTwo Exchange Rules Pro

Weitere Artikel:

Persönliche E-Mail-Signaturen: welche Details müssen sie enthalten und wie werden sie erstellt?

Written by Tomek

Published on 30.04.2024
Kommentare | Neuer Kommentar

Persönliche E-Mail-Signaturen: welche Details müssen sie enthalten und wie werden sie erstellt?

Persönliche E-Mail-Signaturen

[Update]: Dieser Artikel wurde aktualisiert, um neue Trends und Inspirationen für persönliche E-Mail-Signaturen widerzuspiegeln.

Personal Branding ist ein wichtiger Bestandteil, wenn Sie nach neuen Möglichkeiten suchen möchten. Es lohnt sich, etwas Zeit in den Aufbau einer Online-Präsenz zu investieren – zum Beispiel mit Ihrem persönlichen Blog oder Ihrer Website, Ihren professionellen Profilen, Social-Media-Kanälen oder durch die Gestaltung einer ansprechenden Signatur für Ihre E-Mail-Korrespondenz.

Private E-Mail-Signatur

Man könnte vielleicht denken, eine Signatur in privater E-Mail-Korrespondenz sei unnütz. Das ist aber falsch. Wenn die Signatur gut vorbereitet ist, können Sie damit mit Ihren Freunden und Ihrer Familie in Kontakt bleiben. Verweisen Sie einfach auf Ihr Social Media Profil um ihnen zu zeigen, was Sie gerade vorhaben. Sie können auch Ihre Hobbys mit der Welt teilen, indem Sie einen Link zu Ihrem Blog oder Portfolio hinzufügen.

Beispiel einer privaten E-Mail-Signatur mit Benutzerfoto und Social Media Icons

Und was noch wichtiger ist: Ihre private E-Mail-Signatur kann zudem als virtuelle Visitenkarte fungieren. Die wenigen zusätzlichen Zeilen können sich als sehr hilfreich erweisen, wenn es um die Jobsuche, das Versenden von Geschäftsangeboten oder den Aufbau Ihres persönlichen Brands geht. Haben wir Sie überzeugt? Fangen wir mit der Gestaltung einer perfekten persönlichen E-Mail-Signatur an.

Was gehört in eine private E-Mail-Signatur?

Die Gestaltung einer persönlichen E-Mail-Signatur mag einfach erscheinen. Aber wenn man es endlich angeht, können tatsächlich viele Fragen auftauchen. Soll ich meine E-Mail-Adresse in die Signatur aufnehmen? Welche Kontaktdaten sind erforderlich? Ist mein Urlaubsfoto gut genug, um es in die Signatur aufzunehmen? Wenn Sie mit diesen Zweifeln zu kämpfen haben, werfen Sie einen Blick auf die folgende kurze Liste.

Beispiel einer privaten E-Mail-Signatur mit Personal Branding

Ihr Name

Fangen Sie am besten mit Ihrem Vor- und Nachnamen an und fügen Sie optional Ihren Mittelnamen hinzu, falls Sie einen haben. Für eine bessere Informationshierarchie sollten Sie erwägen, eine größere Schriftart bzw. eine andere Farbe zu verwenden oder Ihre Details sogar zu unterstreichen. Verzichten Sie auf Spitznamen, es sei denn, Sie sind Banksy.

E-Mail-Adresse

Es ist sehr wichtig, dass Ihre E-Mail-Adresse professionell aussieht. Adressen wie hotbabe88[at]yourmailservice.com sind keine gute Idee: sie zeugen von mangelnder Kompetenz und sehen einfach albern aus. Es empfiehlt sich, eine Adresse zu verwenden, die sich aus Ihrem Vor- und Nachnamen (oder Ihren persönlichen Markennamen) zusammensetzt. Richten Sie übrigens bei der Konfiguration Ihrer E-Mail-Einstellungen den Namen ein, der für die von Ihrer E-Mail-Adresse gesendeten E-Mails angezeigt werden soll. Es sieht nicht nur professionell aus, sondern hilft auch anderen Personen, Ihre E-Mail zu finden (durch Suche nach Ihrem Namen oder Sortierung), wenn ihr Postfach voller Nachrichten ist. Die meisten Webmail-Dienste umfassen Konfigurationsoptionen sowohl für Anzeigenamen als auch für benutzerdefinierte E-Mail-Aliase, sodass Sie damit kein Problem haben sollten.

Telefonnummer

Geben Sie eine Nummer an, unter der Sie die meiste Zeit zu erreichen sind. Denken Sie daran, vor Ihrer Nummer die richtige Telefonvorwahl anzugeben: für das Festnetz die Landes- und Ortsvorwahl, und für Ihre Handynummer nur die Landesvorwahl. Fügen Sie in die Signatur nicht mehr als zwei Telefonnummern ein, sonst kann dies für andere verwirrend sein.

Webseite/Blog/Social Media URL

Wenn Sie Ihren persönlichen Brand aufbauen, darf in Ihrer E-Mail-Signatur ein Link zu Ihren aktiven Social Media-Seiten nicht fehlen. Sie können entsprechende Icons zur Darstellung von sozialen Profilen verwenden. Achten Sie jedoch darauf, dass Ihre Signatur nicht mit zu vielen Symbolen oder Bildern übersät wird. Wichtig: bevor Sie die Signatur auf Ihr Profil verlinken, prüfen Sie erstmal, ob es keine peinlichen Posts oder Fotos enthält.

Foto oder persönliches Logo (optional)

Falls Sie sich für eins entscheiden, stellen Sie sicher, dass es nicht zu groß ist, damit es nicht den gesamten E-Mail-Inhalt dominiert. Je nach Design der E-Mail-Signatur sollte es nicht größer als 80 x 80 Pixel sein. Und wenn Sie ernst genommen werden möchten, stellen Sie sicher, dass das Foto von guter Qualität ist (nicht verschwommen oder unscharf). Darüber hinaus sollte das Foto zeigen, wie Sie heute wirklich aussehen, nicht wie vor zehn Jahren oder nach der Verwendung von Filtern. Mehr über Fotos und Grafiken in E-Mail-Signaturen erfahren Sie hier.

Beispiel einer persönlichen E-Mail-Signatur mit persönlichem Markenlogo, Social Media Icons und Werbebanner

Achten Sie auf den Dunkelmodus

Wenn Sie Bilder in Ihrer E-Mail-Signatur verwenden, ist es wichtig, darauf zu achten, dass sie im PNG-Format mit transparentem Hintergrund vorliegen – so sehen sie im Hell- und Dunkelmodus gut aus. Die meisten E-Mail-Clients unterstützen mittlerweile beide Modi, daher sollten Sie dies beim Entwerfen des Inhalts Ihrer E-Mail-Signatur berücksichtigen. Diese Regel gilt für alle grafischen Elemente, die Sie in Ihre E-Mail-Signatur einbinden möchten. Egal, ob es sich um ein Logo, ein abgerundetes Foto von Ihnen oder ein umrissenes Social Media Icon handelt, der weiße Hintergrund darunter und drumherum sollte nicht vorhanden sein. Erfahren Sie mehr über E-Mail-Signaturen im Dunkelmodus.

Beispiel einer persönlichen E-Mail-Signatur im dunklen Modus

Smartphones

Weil immer mehr E-Mails auf mobilen Geräten gelesen werden, sollten Sie Ihre Signatur so gestalten, dass sie auch auf einem Smartphone professionell aussehen wird. Denken Sie daran, dass der Display eines Smartphones recht schmal ist, daher sollten Sie Ihre E-Mail-Signatur eher vertikal als horizontal ausrichten.

Lassen Sie sich inspirieren

Private E-Mail-Signaturen können in der alltäglichen E-Mail-Kommunikation nützlich sein, sind jedoch entscheidend für den Aufbau Ihres persönlichen Brands oder für die Gewinnung von mehr Followern, wenn Sie ein Social Media Influencer sind. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Signatur mit Personal Branding zu erstellen. Wenn Sie Inspiration brauchen, werfen Sie einen Blick auf die folgenden Beispiele, die Sie kostenlos herunterladen und verwenden können.

Beispiele für private E-Mail-Signaturen zum kostenlosen Herunterladen und Verwenden

Erfahren Sie, wie Sie eine persönliche E-Mail-Signatur konfigurieren in:

Konfigurieren einer vollständig gebrandeten geschäftlichen E-Mail-Signatur auf allen Geräten in Microsoft 365

Written by Tomek

Published on 29.02.2024
Kommentare | Neuer Kommentar

Konfigurieren einer vollständig gebrandeten geschäftlichen E-Mail-Signatur auf allen Geräten in Microsoft 365

Konfigurieren einer vollständig gebrandeten geschäftlichen E-Mail-Signatur auf allen Geräten in Microsoft 365

Das Markenimage zu verwalten ist nicht einfach. Da jeden Tag Tausende von E-Mails verschickt werden, muss das Unternehmen sicherstellen, dass alle E-Mails perfekt aussehen. Unabhängig davon, ob Sie Ihr Startup bewerben oder eine etablierte Marke stärken möchten, sollten Sie nach zuverlässigen Möglichkeiten zur Verwaltung Ihres E-Mail-Brandings suchen. Erfahren Sie, wie Sie einheitliche geschäftliche E-Mail-Signaturen auf allen Geräten in Ihrer Microsoft 365-Organisation sicherstellen können.

Konfiguration einer unternehmensweiten E-Mail-Signatur – native Methoden

Wenn Sie sich für die Nutzung der in Microsoft 365 nativ verfügbaren Methoden entscheiden, haben Sie folgende zwei Möglichkeiten:

  1. Eine E-Mail-Flussregel, die allen von Ihren Benutzern gesendeten E-Mails zentral eine unternehmensweite Signatur hinzufügt. Sehen Sie sich im folgenden Video an, wie die Konfiguration aussieht, oder lesen Sie diesen Artikel, wenn Sie weitere Informationen benötigen.

Mit diesem Ansatz können Sie eine unternehmensweite E-Mail-Signatur erhalten, aber aufgrund der von Microsoft aufgeführten (und in diesem Artikel erweiterten) Einschränkungen könnten sich Ihre Werbebemühungen letztendlich als erfolglos erweisen. Beispielsweise werden Ihre Empfänger verlinkte Bilder (z. B. Ihr Logo) nicht sofort sehen, sondern erst, nachdem sie auf Bilder herunterladen geklickt haben. Oder Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur wird wahrscheinlich unbemerkt bleiben, weil sie ganz unten im E-Mail-Thread angezeigt wird. Erfahren Sie mehr

  1. Ein nativer Signatureditor in einem E-Mail-Client bietet einige Vorteile gegenüber der zentralisierten Methode, beispielsweise die Möglichkeit für Ihre Endbenutzer, eine Signatur in der Vorschau anzuzeigen oder auszuwählen. Aber das Wichtigste ist, dass in diesem Fall das Anwenden derselben unternehmensweiten Signatur oder deren Aktualisierung auf allen E-Mail-Clients und Geräten nicht ohne großen Aufwand für Sie und Ihre Endbenutzer möglich ist. Obwohl Microsoft die Funktion namens „Roaming-Signaturen“ eingeführt hat, mit der Sie Ihre Signaturen zwischen Ihren Outlooks synchronisieren können, werden Ihre Signaturen in Outlook für Mac/Android/iOS weiterhin getrennt gespeichert. Und es gibt immer noch keine Möglichkeit, diese Signaturen zuverlässig von einem Ort aus zu verwalten.

Wie Sie sehen, gibt es keine einfache oder perfekte Möglichkeit, alle Aspekte Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur mit integrierten Mechanismen einzurichten.

Der bessere Weg, eine gebrandete E-Mail-Signatur für alle Benutzer zu implementieren

Microsoft ist sich der nativen Einschränkungen bewusst und empfiehlt die Verwendung eines Drittanbieter-Tools für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen im Kontext einer Unternehmensorganisation. CodeTwo Email Signatures 365 ist die Lösung, der Sie vertrauen können. Dafür sprechen folgende Argumente:

Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie beispielsweise einfach und schnell eine einheitliche E-Mail-Signatur für Ihr gesamtes Unternehmen konfigurieren. Diese wird auf allen E-Mail-Clients und Geräten, auch auf Mobiltelefonen, gleich aussehen.

Beispiel für eine gebrandete Signatur für geschäftliche E-Mails auf allen Geräten

Verwenden Sie eine Mischung aus E-Mail-Clients wie Outlook für Windows/Mac, Outlook im Web (OWA), Mozilla Thunderbird, Outlook für iOS, Gmail für Android und so weiter? Bei uns sind Sie an der richtigen Adresse. Versenden Ihre Endbenutzer E-Mails von PCs, Macs, iPads, Android-basierten Mobiltelefonen und iPhones? Überhaupt kein Problem.

Unternehmensweite E-Mail-Signatur für alle E-Mail-Apps

Richten Sie einfach CodeTwo Email Signatures 365 so ein, dass es im (serverseitigen) Cloud-Modus arbeitet, und konfigurieren Sie anschließend eine einheitliche serverseitige Signatur für alle Benutzer in Ihrem Microsoft 365 (Office 365). Mit einer solchen Konfiguration fügt die Software Ihre Signatur zu jeder Nachricht hinzu, die von der E-Mail-Adresse eines Endbenutzers in Ihrem Unternehmen gesendet wird – unabhängig davon, ob dieser sie beispielsweise auf dem iPhone oder aus Outlook für Windows sendet.

Beispiel für eine universelle und gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur

Dieser Ansatz basiert auf den gleichen Prinzipien wie die Nachrichtenflussregeln von Exchange Online (Signatur wird während der Übertragung in der Cloud hinzugefügt), weist jedoch gleichzeitig keine Einschränkungen der nativen Lösung auf. Mit anderen Worten, es ist eine Win-Win-Situation. Sehen Sie sich die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung an:

Erfahren Sie, wie Sie eine universelle, konsistente und vollständig gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen einrichten

Was, wenn meine Endbenutzer vor dem E-Mail-Versand ihre Signatur sehen möchten?

Cloud-Signaturen werden in der Regel gewählt, weil Benutzer sie nicht manipulieren können. Dadurch schützen Sie Ihre Bemühungen um ein einheitliches Branding. Da die Signaturen jedoch während der Übertragung hinzugefügt werden, werden sie Ihren Benutzern beim Versenden ihrer E-Mails nicht angezeigt. Dies gilt für native Lösungen, aber nicht für CodeTwo Email Signatures 365!

Sobald Sie das CodeTwo Signatures Web Add-in for Outlook bereitgestellt haben, können Ihre Endbenutzer eine Vorschau der Cloud-Signatur anzeigen. Das Add-In kann in Outlook Desktop, Mobile und OWA verwendet werden.

Vorschau der Cloud-Signatur mit dem CodeTwo Outlook Add-In

Sie können auch noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie den Combo-Modus einrichten und Ihren Outlook-Benutzern die Wahl lassen, welchen Typ von Signaturen sie verwenden möchten – Cloud- oder Outlook-Signaturen. Beispiel? Nehmen wir an, dass Ihre Marketingmitarbeiter manuell eine Signatur auswählen möchten, die ein individuelles oder saisonales Angebot bewirbt. Kein Problem – mit dem Add-In ist das in wenigen Schritten in Outlook erledigt. Nach dem Versenden der gezielten E-Mails können sie mithilfe der im Bild unten dargestellten Umschaltfläche schnell wieder zur in der Cloud hinzugefügten Standardsignatur wechseln. Und wenn Sie Cloud- und Outlook-Signaturen für denselben Benutzer konfigurieren, werden dessen E-Mails nicht mit doppelten Signaturen gesendet – dafür ist CodeTwo Email Signatures 365 zu schlau. Erfahren Sie mehr

CodeTwo Outlook Add-in – Wechsel zwischen Signaturmodi

Tipps und Tricks für geschäftliche E-Mail-Signaturen und mehr

Eine konsistente und gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur ist ein guter Anfang, aber es gibt einige Tipps und Tricks, um diese Signaturen noch besser zu machen:

  • Fügen Sie die Signatur unter jeder Benutzerantwort ein (und nicht am Ende eines E-Mail-Threads), damit die Empfänger sie tatsächlich sehen. Erfahren Sie mehr
  • Verwenden Sie die vollständige Version der Unternehmenssignatur in der ersten E-Mail und deren kompakte Version in nachfolgenden Antworten, um E-Mail-Threads nicht unnötig zu verlängern. Erfahren Sie mehr
  • Machen Sie Ihre Signatur interaktiv mit Links zu IM-Apps, Umfragen zur Kundenzufriedenheit usw. Erfahren Sie mehr

Wenn Sie Lust auf weitere Ideen für E-Mail-Signaturen haben, besuchen Sie diese Website, auf der Sie die komplette Liste interessanter Anwendungsfälle finden.

Schauen Sie sich diese Video-Tutorials an, um mehr über CodeTwo Email Signatures 365 zu erfahren oder schlagen Sie für weitere Einzelheiten im Benutzerhandbuch nach.

Wenn Sie unser Programm noch nicht genutzt haben, melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an und testen Sie das Tool für 14 Tage ohne Einschränkungen, um zu sehen, ob es absolut alle Ihre Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt.

Wie kann eine Microsoft 365-E-Mail-Signatur nur in neue E-Mails eingefügt werden?

Written by Tomek

Published on 13.02.2024
Kommentare | Neuer Kommentar

Wie kann eine Microsoft 365-E-Mail-Signatur nur in neue E-Mails eingefügt werden?

Hinzufügen einer Signatur nur zu neuen E-Mails in Microsoft 365

Stapeln sich Ihre E-Mail-Signaturen am Ende Ihrer Konversationsthreads? Nun, ich habe sowohl gute als auch schlechte Nachrichten für Sie. Die schlechte Nachricht ist, dass dies die Standardeinstellung für E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 / Office 365 ist. Die für das Anhängen von E-Mail-Signaturen zuständige Nachrichtenflussregel kann diese ganz oben oder ganz unten im gesamten E-Mail-Thread einfügen. Die gute Nachricht ist, dass es Möglichkeiten gibt, dies zu umgehen. Kommen wir gleich zu den Details.

Native Lösung für Microsoft 365

Um das Problem nativ zu lösen, müssen Sie eine Nachrichtenflussregel konfigurieren, die E-Mail-Signaturen nur zu neuen Nachrichten hinzufügt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine solche Regel einzurichten:

  1. Melden Sie sich beim Exchange Admin Center an. Gehen Sie zu Mail flow (E-Mail-Fluss) > Rules (Regeln). Klicken Sie auf Add a rule (Eine Regel hinzufügen) und wählen Sie Create a new rule (Eine neue Regel erstellen).
Erstellen einer neuen Regel
  1. Benennen Sie die Regel und legen Sie die Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, damit die Signaturregel ausgelöst wird.
Name und Bedingungen der neuen Regel
  1. Richten Sie als Nächstes im Abschnitt Do the following (Gehen Sie wie folgt vor) eine Aktion ein. Wählen Sie Apply a disclaimer to the message (Haftungsausschluss auf die Nachricht anwenden) > append a disclaimer (Haftungsausschluss anfügen) aus.
Haftungsausschluss anfügen
  1. Um den Texteditor für den Haftungsausschluss zu öffnen, klicken Sie unter der ausgewählten Aktion auf Enter text. Microsoft 365 unterstützt nur das HTML-Format. Um diesen Teil zu vereinfachen, können Sie professionelle Signaturvorlagen aus unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator oder unserer Signaturvorlagenbibliothek verwenden. Sobald die E-Mail-Signatur fertig ist, klicken Sie auf Save (Speichern).
Haftungsausschluss - HTML-Code
  1. Klicken Sie nun auf den Link Select one, um eine Fallback-Aktion für die Regel einzurichten, wenn der Haftungsausschluss nicht eingefügt werden kann (z. B. wenn die gesendete Nachricht verschlüsselt ist).
  2. Wählen Sie als Nächstes im Abschnitt Except if (Außer wenn) die Option The subject or body (Der Betreff oder der Text) > subject or body matches these text patterns (Betreff oder Text entspricht diesen Textmustern) aus.
Ausnahme von einer Regel
  1. Fügen Sie in dem sich öffnenden Bereich einen kopierten Teil Ihres Disclaimer-Textes ein. Klicken Sie auf Add (Hinzufügen) und bestätigen Sie mit Save (Speichern).
  2. Führen Sie die verbleibenden Schritte des Regel-Assistenten aus. Überprüfen Sie Ihre Regeleinstellungen und klicken Sie auf Finish (Fertig stellen), um die neue Regel zu erstellen.
  3. Nach der Erstellung ist die Nachrichtenflussregel standardmäßig deaktiviert. Wählen Sie sie aus der Regelliste aus und verwenden Sie den Schalter, um die Regel zu aktivieren.
Aktivieren der Nachrichtenflussregel

Mit dieser Nachrichtenflussregel wird die Signatur nur zu neuen Nachrichten in einem E-Mail-Thread hinzugefügt. Dies ist eine native Lösung, mit der Sie verhindern können, dass Signaturen am Ende der E-Mail-Konversation angezeigt werden.

Einschränkungen nativer E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

Native E-Mail-Signaturen weisen einige Einschränkungen auf:

  • Die Regeln werden auf Serverebene verwaltet und können nur in Microsoft 365 implementiert werden,
  • Sie können Ihre Signaturen nicht unter der neuesten Antwort einfügen,
  • Es gibt keinen Editor für HTML-Signaturvorlagen,
  • Es gibt keine Möglichkeit, Leerzeichen nach leeren Active Directory-Feldern zu entfernen,
  • Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar.

Erfahren Sie mehr über die Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

Da Microsoft 365 nicht in der Lage ist, eine Nachrichtenkette in Einheiten zu unterteilen, stapeln sich alle eingebetteten Signaturen am Ende eines E-Mail-Threads, anstatt direkt unter jeder Antwort hinzugefügt zu werden. Das ist nicht nur unästhetisch, sondern macht auch die Verwendung von E-Mail-Signaturen gewissermaßen sinnlos. Wenn Sie mehr Kontrolle über die E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 erhalten möchten, sollten Sie eine Lösung eines Drittanbieters in Betracht ziehen.

Überwindung der Einschränkungen: CodeTwo Email Signatures 365

Mit CodeTwo Email Signatures 365 stellen Sie sicher, dass alle Ihre Microsoft 365-E-Mails direkt unter der neuesten Antwort mit Signaturen versehen sind. Neue E-Mails können vollständige Kontaktinformationen über Sie und Ihr Unternehmen enthalten, einschließlich Links, Social Media Icons, Logos und Bilder. Wenn Sie jedoch auf eine Nachricht innerhalb desselben E-Mail-Threads antworten, müssen Sie diese vollständige E-Mail-Signatur nicht nochmals verwenden. Stattdessen können Sie eine vereinfachte Version Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur einrichten, um die Konversation etwas leichter und dennoch informativ zu gestalten.

CodeTwo Email Signatures 365 ist eine einzigartige cloudbasierte Anwendung, die entwickelt wurde, um Ihre Möglichkeiten zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Disclaimern in Exchange Online zu erweitern. Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um zu erfahren, wie Sie neuen und nachfolgenden E-Mails unterschiedliche Signaturen hinzufügen können:

  1. Melden Sie sich bei der Signaturverwaltungs-App an und verwenden Sie die Schaltfläche CREATE RULE, um eine neue Regel zu erstellen. Abhängig von Ihren Einstellungen im CodeTwo Admin Panel erstellen Sie entweder eine serverseitige oder eine clientseitige Regel.
Erstellen einer neuen Regel in der Signaturverwaltungs-App
  1. Definieren Sie in den Schritten Senders, Recipients und Keywords die Bedingungen und Ausnahmen für Ihre Regel. Mit anderen Worten: welche E-Mails die Signatur erhalten sollen.
  2. Sie können im Schritt Scheduler einen Aktivitätszeitraum für die Regel planen. Wenn Sie die Funktion deaktiviert lassen (Standardeinstellung), wird die Regel immer aktiv sein.
  3. Als Nächstes entscheiden Sie im Schritt Logic über das Verhalten anderer Regeln, wenn diese bestimmte Regel angewendet wird oder nicht.
Optionen für eine Signaturregel
  1. Gehen Sie zum Schritt Design und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Different signature in the first email and different in subsequent emails aus.
Einrichten unterschiedlicher E-Mail-Signaturen
  1. Erstellen Sie in den Tabs First signature und Subsequent signature separate Signaturen für neue Nachrichten und für nachfolgende Nachrichten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Edit signature, um eine der vordefinierten Signaturvorlagen zu laden oder Ihre eigene HTML-Signatur zu erstellen.
Einrichten der ersten Signatur in E-Mails
  1. In der Signaturvorlagenbibliothek können Sie verschiedene Kategorien auswählen und abwählen, um E-Mail-Signaturvorlagen nach Ihren Anforderungen auszufiltern.
Signaturvorlagenbibliothek
  1. Wenn Sie Ihre Signatur von Grund auf neu erstellen möchten, wählen Sie einfach ein leeres Layout aus.
  2. Im Signaturvorlagen-Editor können Sie die Signatur an Ihre Bedürfnisse anpassen. Es erleichtert das Entwerfen, sodass Sie mit wenigen Klicks E-Mail-Signaturen mit eingebetteten Bildern, Benutzerfotos, Social Media Links, Firmenlogos und Hyperlinks erstellen können.
Editor für Signaturvorlagen
  1. Um Signaturen für nachfolgende E-Mails zu erstellen, gehen Sie zum Tab Subsequent signatures und wiederholen Sie die Schritte, die Sie zum Erstellen der ersten Signatur ausgeführt haben.
  2. Sobald Ihre E-Mail-Signaturen fertig sind, klicken Sie auf Save & Publish, um Ihre Änderungen zu speichern und die Regel in Ihrer Organisation anzuwenden.
Veröffentlichung der Signaturregel

Sie haben soeben mit CodeTwo Email Signatures 365 zwei separate Microsoft 365-Signaturvorlagen sowohl für neue Nachrichten als auch für Weiterleitungen/Antworten erstellt.

Funktionen, die in CodeTwo Email Signatures 365 enthalten sind

Seit seiner ersten Veröffentlichung erfreut sich CodeTwo Email Signatures 365 großer Beliebtheit bei den Kunden von CodeTwo. Die Software wurde speziell entwickelt, um alle Probleme mit E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 zu lösen und die Signaturregeln so anpassbar wie möglich an Ihre Bedürfnisse zu gestalten. Das Team liefert kontinuierlich neue Features, von denen einige im Folgenden aufgeführt sind:

  • WYSIWYG-HTML-Vorlageneditor
    Sie müssen kein HTML-Experte sein, um professionelle E-Mail-Signaturen zu erstellen, die auf verschiedenen E-Mail-Clients und Mobilgeräten funktionieren werden. Das Tool verfügt über einen WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get). Er konvertiert Ihre Signatur automatisch in die Formate HTML, Nur-Text und RTF, fügt problemlos Entra ID (Azure AD)-Platzhalter ein, bearbeitet das Layout der Signatur, fügt Bilder, Logos oder Microsoft 365-Benutzerfotos ein, ändert Farben und Schriftarten usw.
  • Eingebettete Logos und Bilder
    Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie Firmenlogos und Marketingbanner als Inline-Anhänge hinzufügen.
  • Unterstützung für Entra ID (Azure AD)
    Personalisieren Sie E-Mail-Signaturen mit Benutzerkontaktdetails und Unternehmensinformationen aus Ihrem Microsoft Entra ID (Azure Active Directory). Verwalten Sie alle Attribute zentral, fügen Sie benutzerdefinierte CodeTwo-Attribute hinzu oder erlauben Sie Endbenutzern, ihre Kontaktdaten selbst zu aktualisieren.
  • Ein-Klick-CSAT-Umfragen
    Versehen Sie Ihre E-Mails oder E-Mail-Signaturen mit Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen (Ein-Klick-CSAT-Umfragen). Analysieren Sie das gesammelte Kundenfeedback, um Einblick in die Leistung Ihrer Mitarbeiter, Teams oder Dienste zu erhalten.
  • Benutzerfotos in Ihren E-Mail-Signaturen
    Fügen Sie Fotos von Microsoft 365-Benutzern zu E-Mail-Signaturen hinzu, indem Sie den Platzhalter {Foto} in die im Vorlageneditor erstellte Signaturvorlage eingefügen.
  • E-Mail-Signaturen in Gesendeten Elementen
    CodeTwo Email Signatures 365 ist die erste Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen für Microsoft 365, mit der Sie E-Mail-Signaturen in den Gesendeten Elementen der Benutzer auf verschiedenen Geräten anzeigen können.

Und noch vieles mehr. Probieren Sie es aus!

Weitere Informationen zum Programm finden Sie auf der offiziellen Website von CodeTwo Email Signatures 365.

Direkter Link zu einem gehosteten Bild in E-Mail-Signaturen

Written by Tomek

Published on 25.01.2024
Kommentare | Neuer Kommentar

Direkter Link zu einem gehosteten Bild in E-Mail-Signaturen

[Update]: Es gab wichtige Änderungen an der Art und Weise, wie Google Drive mit direkten Links umgeht. Erfahren Sie, worum es geht.

Sie fragen sich vielleicht, was eigentlich direkte Bildlinks oder direkte URLs mit E-Mail-Signaturen zu tun haben. Dort, wo Sie ein eingebettetes Bild verwenden können, müssen Sie sich um keine Links kümmern. Verlinkte Bilder haben jedoch einige Vorteile (beispielsweise erhöhen sie nicht die E-Mail-Größe). Darüber hinaus gibt es Situationen, in denen verlinkte Bilder die einzige Option sind. Zum Hinzufügen eines verlinkten Bildes benötigen Sie eine direkte URL.

Direkte Links in E-Mail-Signaturen

Beachten Sie, dass es immer besser ist, Bilder für E-Mail-Signaturen auf Ihren eigenen Servern zu hosten. Wenn Sie keinen Server oder keine WordPress-basierte Website besitzen, verwenden Sie am besten einen Image-Hosting-Service. Der folgende Artikel beschreibt, wie Sie einen direkten Link bei einigen bekannten Image- und Datei-Hosting-Diensten erhalten. Wie Sie gleich sehen werden, ist mehr als nur ein Rechtsklick auf das Bild und das Kopieren der Bildadresse erforderlich. Klicken Sie auf den entsprechenden Image-Hosting-Service, um zu erfahren, wie Sie eine direkte Image-URL erhalten:

Beachten Sie, dass alle angegebenen Methoden zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Artikels funktionieren. Es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass sich das Verfahren in Zukunft nicht ändert.

Wie erhält man eine direkte Bild-URL bei OneDrive

Das Erhalten eines direkten Links bei OneDrive ist schnell und erfordert keine Verwendung von Entwickler-Tools oder URL-Hokuspokus. Es funktioniert jedoch nicht in OneDrive for Business. Mit anderen Worten, Sie können keine Bilder aus dem SharePoint oder OneDrive Ihres Unternehmens verwenden. Das persönliche OneDrive funktioniert jedoch gut:

  1. Verwenden Sie zunächst eine beliebige Methode, um das Bild auf OneDrive hochzuladen:Direkter Bildlink bei OneDrive
  2. Wenn das Bild auf Ihr OneDrive hochgeladen ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Embed (Einbetten) aus dem Menü. Klicken Sie im Menü auf der rechten Seite auf Generate (Generieren). Direkter Bildlink bei OneDrive 2
  3. Dies erzeugt einen direkten Link. Direkter Bildlink bei OneDrive 3
  4. Bevor Sie diesen Link verwenden, löschen Sie seine Attribute (das Fragezeichen und den Teil rechts), da einige E-Mail-Clients bei der Anzeige von Bildern mit diesen Attributen wählerisch sind.

Wie erhält man einen direkten Bildlink bei Dropbox

Um einen direkten Link in Dropbox zu erhalten, ist auch ein simpler Trick erforderlich.

  1. Wie bei anderen Image-Hosting-Diensten beginnen Sie mit dem Hochladen Ihres Bildes. Ziehen Sie Ihr Bild via Drag & Drop oder klicken Sie auf Upload (Hochladen) > Files (Dateien) und wählen Sie das Bild von Ihrer Festplatte aus. Direkter Bildlink bei Dropbox
  2. Wenn Sie das Bild hochgeladen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Share (Teilen) neben dem Bild. Direkter Bildlink bei Dropbox 2
  3. Im neu geöffneten Fenster klicken Sie auf Create and copy link (Link kopieren). Der Link wird in Ihre Zwischenablage kopiert. Fügen Sie ihn in einen beliebigen Texteditor (oder in die Adressleiste) ein. Direkter Bildlink bei Dropbox 3
  4. Als letztes müssen Sie dropbox.com in dl.dropboxusercontent.com oder dl=0 in raw=1 ändern und die neue URL aufrufen. Beide Methoden generieren einen direkten Bildlink. Direkter Bildlink bei Dropbox 4Ein Beispiel für das korrekte Format einer direkten URL:
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/1gxdgxvj49zajft/admins%20blog.png

Wie erhält man eine direkte Bild-URL bei Imgur

Im Vergleich zu anderen Image-Hosting-Diensten ist hier das Abrufen einer direkten URL ein Kinderspiel.

  1. Beginnen Sie mit dem Hochladen des Bildes, das Sie hosten möchten. Wie bei anderen Diensten können Sie dies entweder via Drag & Drop tun oder die Schaltfläche Browse (Durchsuchen) verwenden. Direkter Bildlink bei Imgur
  2. Anschließend klicken Sie das hochgeladene Bild an. Direkter Bildlink bei Imgur 2
  3. Kopieren Sie schließlich die direkte URL aus dem Feld Direct Link auf der rechten Seite. Es sind keine Tricks oder andere Schritte erforderlich.Direkter Bildlink bei Imgur 3

Wie erhält man eine direkte URL zu einem Bild bei Flickr

Bei Flickr sind direkte Bildlinks ohne komplizierte Tricks sichtbar.

  1. Nachdem Sie das gewünschte Bild hochgeladen oder gefunden haben, klicken Sie auf Share Photo (Foto teilen). Direkter Bildlink bei Flickr
  2. Gehen Sie im Freigabefenster auf Embed (Einbetten) und kopieren Sie den Code aus dem Feld unten. Der direkte Link ist der Teil zwischen den Anführungszeichen, direkt nach src=. Direkter Bildlink bei Flickr 2

Wie erhält man einen direkten Bildlink bei Google Drive

Wenn Sie Google Drive-Links in E-Mail-Signaturen verwenden, müssen Sie damit aufhören. Google hat das Hotlinking dieser Bilder in externen Domains verhindert. Um es in einfachen Worten auszudrücken:

  • Die auf Google Drive gehosteten Bilder werden im Signaturgenerator nicht angezeigt.
  • Kein webbasierter E-Mail-Client wird die auf Google Drive gehosteten Bilder anzeigen.
  • Auch wenn die Bilder nicht im Signaturgenerator erscheinen, können sie beispielsweise in Outlook angezeigt werden.
  • Die auf Google Drive gehosteten Bilder können Anti-Spam-Lösungen auslösen, die Ihre E-Mails in den Junk-Ordner verschieben werden.

Sie wurden gewarnt. Verwenden Sie diese Bilder nicht für E-Mail-Signaturen. Nutzen Sie stattdessen einen von den oben aufgeführten Hosting-Diensten. Die folgenden Anweisungen zeigen, wie Sie eine direkte Bild-URL von Google Drive erhalten, wenn Sie diese für andere Zwecke als E-Mail-Signaturen benötigen. Bedenken Sie, dass die möglichen Einsatzszenarien bei blockiertem Hotlinking stark eingeschränkt sein werden.

Google Drive war möglicherweise der komplizierteste Image-Hosting-Service. Zumindest wenn Sie die dort gehosteten Bilder in E-Mail-Signaturen verwenden wollten. Das hat die Menschen nicht davon abgehalten, ihn zu nutzen – er war trotz der damit verbundenen Schwierigkeiten der beliebteste Image-Hosting-Dienst. Google Drive eignet sich hervorragend zum Teilen von Dateien mit anderen, wir würden es jedoch nicht mehr für direkte Links verwenden. Wenn Sie sich der Risiken bewusst sind, es aber trotzdem in Kauf nehmen möchten, erfahren Sie nachfolgend, wie Sie Bilder auf Google Drive hochladen und deren direkte URLs erhalten:

  1. Fangen wir mit dem Hinzufügen des Bildes an. Ziehen Sie das Bild entweder via Drag & Drop (somit können Sie zum Schritt 3 überspringen) oder gehen sie auf New (Neu) > File upload (Dateien hochladen).
Google Drive – Hochladen eines neuen Bildes
  1. Wählen Sie nun das Bild aus, das Sie in Google Drive hosten möchten:
Google Drive – Auswahl des Bildes zum Hochladen
  1. Jetzt können Sie auf Ihr Foto zugreifen. Wählen Sie es aus, klicken Sie auf die drei Punkte und gehen Sie zu Share (Freigeben) > Share (Freigeben), um die Freigabeoptionen anzuzeigen.
Google Drive – Zugriff auf Bildfreigabeoptionen
  1. Wenn Sie möchten, dass Ihr Online-Bild korrekt funktioniert (d. h. für alle angezeigt wird), müssen Sie sicherstellen, dass die Rolle Viewer (Betrachter) und die Option Anyone on the Internet with the link can view (Jeder im Internet kann das Element über den Link ansehen) ausgewählt sind. Bevor Sie den Link kopieren, gehen Sie zu den erweiterten Einstellungen, indem Sie auf das Zahnrad klicken:
Google Drive – die richtigen Einstellungen für die Bildfreigabe
  1. Stellen Sie sicher, dass in den erweiterten Freigabeoptionen beide Einstellungen aktiviert sind.
Viewers and commenters can see the option to download, print and copy
  1. Klicken Sie im Fenster zur Bildfreigabe oder in der Ordneransicht von Google Drive auf Copy link (Link kopieren).
Google Drive – Kopieren des Links

Hinweis: Beachten Sie, dass Sie in diesem Schritt noch keinen direkten Link erhalten, sondern es handelt sich um einen freigegebenen Link. Solcher Link kann nicht als Quelle in E-Mail-Signaturen verwendet werden. Zur Erinnerung: zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikelupdates scheint für diesen Zweck kein Google Drive-Link geeignet zu sein.

  1. Kopieren Sie nun den freigegebenen Link, indem Sie auf Copy link (Link kopieren) klicken und ihn in einen beliebigen Texteditor einfügen. Sie werden einen ähnlichen Link wie diesen sehen:
    https://drive.google.com/open?id=1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq
    oder
    https://drive.google.com/file/d/1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq/view?usp=share_link

    Die Reihe von Buchstaben und Zahlen in Fettdruck ist die Bild-ID (img_id) dieser bestimmten Grafikdatei. Sie müssen sie kopieren und in das folgende URL-Format einfügen
    https://drive.google.com/uc?export=view&id=*img_id*
    Ersetzen Sie einfach den gesamten img_id-Teil durch Ihre ID (in diesem Beispiel ist es 1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq). Auf diese Weise erhalten Sie die richtige direkte URL, die Sie in Ihrer Signatur verwenden können. Zum Beispiel:
    https://drive.google.com/uc?export=view&id=1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq

Wie verwendet man den direkten Bildlink in einer E-Mail-Signatur

Ihre Grafiken online zu bringen ist der erste Schritt. Danach ist es an der Zeit, diese Dateien in der Praxis zu verwenden. Jetzt zeige ich Ihnen, wie Sie dies tun können, um Ihre eigene, professionelle E-Mail-Signatur mit direkten Bildlinks zu erstellen.

  1. Wenn Sie Ihr Bild hochgeladen und die direkte URL erhalten haben, wechseln Sie zu unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator und wählen Sie die Signaturvorlage, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Sie können die Schaltflächen < und > verwenden, um weitere verfügbare Vorlagen anzuzeigen, oder Sie können auch durch alle verfügbaren Signaturen in unserer Galerie der Signaturvorlagen blättern. Signatur-Generator
  2. Geben Sie als Nächstes Ihre Daten ein und gehen Sie auf Graphics (Grafiken). Ersetzen Sie die Felder Logo URL und Banner URL durch die richtigen direkten Links, die Sie zuvor erworben haben. Die Felder Logo/Banner linking to (Logo/Banner verlinken auf) geben an, welche Website geöffnet wird, wenn das Logo oder Banner in der E-Mail-Signatur angeklickt wird. Wenn Sie diese Felder leer lassen, werden keine Hyperlinks hinzugefügt. Signatur-Generator 2
  3. Auf der rechten Seite sehen Sie die Signaturvorschau. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind und die Signatur gut aussieht, klicken Sie auf Apply your signature (Signatur anwenden) und befolgen Sie die Anweisungen für Ihren E-Mail-Client. Signatur-Generator 3

Ein paar gute Tipps:

  • Verwenden Sie für beste Ergebnisse Bilder in derselben Form wie das Musterlogo oder -banner. Die Verwendung eines rechteckigen Logos, wenn das Musterlogo quadratisch ist, führt in der Regel zu deformierten Grafiken.
  • Beachten Sie die empfohlenen Werte für Breite und Höhe. Am besten verwenden Sie genau die gleichen Dimensionen oder deren multiplizierten Werte. Auf diese Weise sollte ein Bild bei der Größenänderung nicht unscharf werden.
  • Nachdem Sie die Signatur angewendet haben, senden Sie eine Test-E-Mail an sich selbst. Wenn Sie Image-Hosting-Dienste verwenden, können Links beschädigt oder geändert werden. Es ist möglich, dass ein Bild in der Signaturvorschau angezeigt wird und nach dem Anwenden der Signatur verwschwindet.

Nützliche Links:

Erstellen einer HTML-E-Mail-Signatur in Outlook für iOS

Written by Tomek

Published on 12.01.2024
Kommentare | Neuer Kommentar

Erstellen einer HTML-E-Mail-Signatur in Outlook für iOS

Outlook für iOS ist ein mobiler E-Mail-Client, der seine Aufgabe gut erfüllt. Die Bewertung von 4,8 im App Store beweist, dass Benutzern Outlook für iOS sehr gut gefällt. Leider ist die Standardsignatur „Gesendet von Outlook für iOS“ fast so kitschig wie der Text „Von meinem iPhone gesendet“. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie den Slogan „Gesendet von Outlook für iOS“ in eine professionelle HTML-E-Mail-Signatur umwandeln können.

Erstellen einer HTML-E-Mail-Signatur in Outlook für iOS

Entwerfen Sie Ihre E-Mail-Signatur für Outlook für iOS

Wenn Sie Ihre perfekte mobile E-Mail-Signatur entwerfen möchten, müssen Sie sie in HTML vorbereiten. Ohne die Verwendung von HTML gibt es keine Möglichkeit, Ihr Logo, Banner oder Social Media Links in Outlook für iOS einzubinden. Der einfachste Weg, eine gut formatierte und professionelle E-Mail-Signatur zu entwerfen, ist die Verwendung unseres kostenlosen E-Mail-Signaturgenerators:

  1. Wählen Sie im E-Mail-Signaturgenerator Outlook als Ihre E-Mail-Signaturplattform aus:
E-Mail-Signaturgenerator – Auswahl von Outlook
  1. Wählen Sie Ihr Lieblingssignaturdesign aus, fügen Sie Ihre Kontaktinformationen und Bilder hinzu. Der Generator führt Sie durch alle Schritte. Nachdem Sie die Signatur an Ihre Bedürfnisse angepasst haben, klicken Sie auf Apply your signature (Ihre Signatur anwenden):
Einrichten einer E-Mail-Signatur in Outlook für iOS – Generator
  1. Als nächstes kopieren Sie Ihre Signatur in die Zwischenablage (auch bekannt als Pasteboard).
Einrichten einer E-Mail-Signatur in Outlook für iOS – Kopieren der Signatur

Wenn Sie den Signaturgenerator auf Ihrem iPhone verwenden, sollte Ihre Signatur zu diesem Zeitpunkt bereits in die Zwischenablage kopiert sein. Wenn Sie es bequemer finden, den Generator auf einem anderen Gerät zu verwenden, nutzen Sie einen beliebigen E-Mail-Client, um Ihre neue E-Mail-Signatur an die Outlook-App auf Ihrem iPhone zu senden. Fügen Sie einfach die Signatur, die Sie kopiert haben, in Ihre E-Mail-Nachricht ein und senden Sie sie an Ihre mit Outlook verknüpfte E-Mail-Adresse.

Hinweis: es ist sicherer, hierfür webbasierte E-Mail-Clients zu verwenden, da diese nicht dazu neigen, das Signaturlayout zu verzerren.

Öffnen Sie als Nächstes diese E-Mail in Outlook für iOS. Halten Sie einen Teil des Textes (der kein Link ist) gedrückt, und wählen Sie anschließend Select All (Alles auswählen) und Copy (Kopieren) aus dem Kontextmenü:

Outlook für iOS – Kopieren der Signatur

Richten Sie eine Signatur in Outlook für iOS ein

Sobald Sie Ihre E-Mail-Signatur kopiert haben, müssen Sie sie in Outlook für iOS hinzufügen. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die „Gesendet von Outlook für iOS“-Standardsignatur in eine attraktive und informative Signatur zu ändern:

  1. Wischen Sie in Outlook für iOS über den Bildschirm nach rechts, um das Optionsmenü aufzurufen. Tippen Sie auf das Zahnradsymbol, um auf die Optionen zuzugreifen:
Outlook für iOS – Zugriff auf die Optionen
  1. Scrollen Sie in den Optionen nach unten und tippen Sie auf Signature (Signatur), um auf den Signatureditor zuzugreifen:
Outlook für iOS – Optionen
  1. Löschen Sie im Editor Ihre aktuelle Signatur und fügen Sie die neue ein, die Sie zuvor kopiert haben:
Outlook für iOS – Signaturoptionen
  1. Da Änderungen automatisch gespeichert werden, können Sie den Signatureditor nach dem Einfügen des Codes verlassen.

Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail verfassen, sollte Ihre neue E-Mail-Signatur dort vorhanden sein:

Outlook für iOS – Signatur in neuer E-Mail

Jetzt können Sie E-Mail-Signaturen mit Social Media Links, anklickbaren Bannern und Ihren Kontaktinformationen genießen:

E-Mail-Signatur in Outlook für iOS

Denken Sie daran, dass die beste Vorgehensweise darin besteht, Ihre E-Mail-Signatur auf allen Geräten zu vereinheitlichen, wenn Sie für Ihre Marke werben und Vertrauen bei Ihren Empfängern aufbauen möchten. Während diese Aufgabe für kleine Teams machbar ist, wird sie für eine größere Anzahl von Benutzern immer umständlicher. Und wenn Sie mehrere E-Mail-Marketingkampagnen oder unterschiedliche Signaturen für verschiedene Empfänger verwalten möchten, ist diese Aufgabe ohne Signaturverwaltungstools schlichtweg unmöglich.

Richten Sie E-Mail-Signaturen für alle Benutzer gleichzeitig ein

Es ist möglich, E-Mail-Signaturen für alle Benutzer gleichzeitig zu erstellen und zu verwalten – unabhängig davon, welche Applikationen oder Geräte Sie zum Versenden von E-Mails verwenden. Mit Tools zur E-Mail-Signaturverwaltung können Sie das verborgene Potenzial Ihrer E-Mail-Kommunikation freisetzen. Dank solcher Tools können Sie:

  • E-Mail-Signaturen für alle von einem Ort aus verwalten.
  • Eine einzige Regel einrichten, um professionelle E-Mail-Signaturen zu E-Mails hinzuzufügen, die von jedem E-Mail-Client (einschließlich Outlook für iOS und jeder anderen App) aus gesendet werden.
  • Ihre Signaturen sehen, während Sie eine E-Mail in Outlook schreiben (einschließlich Outlook für iOS).
  • Unterschiedliche Signaturen für neue E-Mails und für Antworten/Weiterleitungen einrichten.
  • Teamspezifische E-Mail-Signaturen erstellen.
  • Zeitgesteuerte Marketingkampagnen planen.
  • Ganz einfach Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen zu E-Mail-Konversationen hinzufügen.
  • Benutzerfotos automatisch zu E-Mail-Signaturen hinzufügen.
  • Die Verwaltung von E-Mail-Signaturen an Nicht-IT-Teams delegieren, beispielsweise an die Marketingabteilung.
  • Und vieles mehr…

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