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VCards in E-Mail-Signaturen

VCards in E-Mail-Signaturen

Während die meisten Benutzer vCards als abgenutzt betrachten (oder wissen einfach nicht, was sie sind), nutzen andere sie täglich in ihrer E-Mail-Kommunikation. Was sind eigentlich diese vCards? Warum eine vCard als QR Code in E-Mail-Signaturen einfügen? Und wie tun Sie das? Das genau erklärt Ihnen der folgende Beitrag.

VCards in email signatures

Was ist eine vCard?

Eine vCard ist eine Art elektronischer Visitenkarte. Es ist eine einfache Textdatei, die bestimmte Felder enthält. Eine vCard hat die Erweiterung .VCF und wird von Microsoft Outlook (98-2019), Mozilla Thunderbird und den meisten mobilen Clients unterstützt.

Eine Beispiel-vCard hat die folgende Struktur:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
N:Lynch;Natalie
FN:Natalie Lynch
TITLE:Sales Representative
ORG:pencloud
URL:https://my-company.url/
EMAIL;TYPE=INTERNET:natalie.lynch@pencloud.com
TEL;TYPE=voice,work,pref:+ 1 202 555 0141
TEL;TYPE=voice,cell,pref:+1 504 899 7214
ADR:;648;S.Sobieski Ave., Richmond Hill, 11418 NY
END:VCARD 

Warum vCards nutzen?

Da vCards Kontaktinformationen enthalten, scheint es vielleicht nicht sinnvoll, sie zu einer E-Mail-Signatur hinzuzufügen. Sie ist doch selbst eine Art Visitenkarte, oder? Warum also überhaupt vCards nutzen? Dafür gibt es einige gute Gründe:

  • Mit vCards fügen Sie schnell einen Kontakt zu verschiedenen Adressbüchern hinzu (Desktop- und mobile Kontakt-Apps, E-Mail-Clients und so weiter).
  • Sie werden von fast jedem E-Mail-Client und Mobilgerät unterstützt.
  • Wenn Sie eine vCard als QR-Code einfügen, passt sie normalerweise ziemlich gut zum Signaturdesign.

Gute Nachrichten sind: Sie können eine geschickte E-Mail-Signatur auch ohne eine vCard erstellen. Sie haben selbst die Wahl.

Wie nutze ich vCards?

Es gibt einige Optionen. Um eine vCard zu nutzen, können Sie:

  • eine VCF-Datei an eine E-Mail / Nachricht anhängen,
  • Ihre vCard im Web hosten und der Signatur einen Hyperlink hinzufügen,
  • eine vCard hosten und sie mit einem QR-Code verlinken,
  • eine vCard direkt im QR-Code encodieren.

Der letzte Punkt ist wahrscheinlich der interessanteste, da Ihre Empfänger den Code einfach scannen können, um die zugehörigen Kontaktinformationen automatisch zu Mobiltelefon hinzuzufügen. Und da ein QR-Code eigentlich ein Bild ist, kann er auch direkt mit der vCard verlinkt werden. So können nicht nur mobile, sondern auch Desktop-Benutzer einen Kontakt schnell und einfach hinzufügen.

Wie nutze ich vCards?

Wie erstelle ich eine vCard in Outlook?

In Ihrer Kontaktansicht wählen Sie den Kontakt aus, den Sie in die VCF-Datei exportieren möchten (erstellen Sie einen Kontakt, falls Sie keinen haben) und wechseln Sie zur Registerkarte Datei:

Wie erstelle ich eine vCard in Outlook?

Auf der Datei-Registerkarte klicken Sie auf Speichern unter:

Outlook-Kontakt als vCard speichern

Wählen Sie abschließend den Speicherort für Ihre vCard. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie die VCF-Erweiterung verwenden:

Outlook-Kontakt als vCard speichern - VCF-Format

Jetzt können Sie Ihre vCard als Anhang senden oder in Ihre E-Mail-Signatur einfügen. Die Letztere erfordert, dass Sie die vCard zuerst hochladen (am liebsten auf Ihrer Website, aber eine Dateifreigabeplattform ginge auch).

VCard als QR-Code in E-Mail-Signatur

Jetzt können Sie entweder einen Hyperlink oder einen QR-Code verwenden, um Ihre VCF-Datei für andere freizustellen. Der Hyperlink ist eher eine leichte Aufgabe. Der QR-Code kann aber für manche mysteriös sein. Um auch diese Aufgabe zu vereinfachen, haben wir ein kostenloses Tool freigegeben: CodeTwo QR Code Desktop Reader & Generator. Das Erstellen und Lesen von QR-Codes sind jetzt einfacher dann je.

Klicken Sie einfach auf den Button Generate mode on, sodass er grün wird, und fügen Sie Ihren vCard-Link ein. Die App generiert automatisch den richtigen QR-Code:

Outlook-Kontakt als vCard speichern - VCF-Format

Anschließend können Sie den QR-Code kopieren und als Bild in Ihre Signatur einfügen. Es ist auch eine gute Idee, den Code mit einem Icon zu versehen, das Ihre Empfänger auf die darin enthaltenen Kontaktinformationen hindeutet, wie etwa:

QR-Code mit Kontakticon

Sie können solche QR-Codes mit Ihrem Mobiltelefon oder mit unserem kostenlosen QR Code Reader & Generator direkt vom Bildschirm scannen. Diese Methode ist jedoch nicht immer optimal. Da ein QR-Code als Link zur vCard aufgelöst wird, können mobile Benutzer durch Scannen dieses QR-Codes keine Kontakte automatisch hinzufügen. Soll der QR-Code eine Kontakt-App auf Ihrem Gerät auslösen, ist es besser, eine vCard direkt im QR-Code zu encodieren.

VCard im QR-Code encodieren

Es ist recht einfach. Encodieren Sie die Syntax aus dieser Beispiel-vCard. Sie können die VCF-Datei in einem Nur-Text-Editor öffnen und ihren Inhalt in den Generator kopieren:

VCard im OR-Code encodiert

Arbeiten Sie mit Office 365 oder Exchange Server? Dann können Sie allen Benutzern in Ihrem Unternehmen mit einer einzigen Regel einen personalisierten QR-Code hinzufügen. Alles, was sie dazu brauchen ist das richtige Tool zur E-Mail-Signaturverwaltung.

So fügen Sie vCard allen Office 365-Benutzern ein

Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 erstellen Sie einfach und schnell ein einheitliches E-Mail-Signaturdesign, das:

  • geschickt aussieht,
  • Ihre Marke verstärkt,
  • automatisch für jeden Benutzer personalisiert wird,
  • großartige Marketingchancen schafft,
  • und vieles mehr.

Aber lassen wir uns zunächst auf die vCard-QR-Codes konzentrieren:

Methode 1: Links zu vCards generieren

Wenn Sie QR-Codes für jeden Ihrer Benutzer an denselben Speicherort hochladen und sie beispielsweise nach deren Anzeigenamen benennen, müssen Sie lediglich den Platzhalter für das QR-Code-Bild einfügen:

QR-Code in CodeTwo Email Signatures for Office 365

Im neuen Fenster fügen Sie den Link zum vCard-Speicherort und den Platzhalter {Display name} hinzu. Dieser Platzhalter wird beim E-Mail-Versand durch den Anzeigenamen des Absenders ersetzt.

QR-Code zu vCard in CodeTwo Email Signatures for Office 365

Auf diese Weise erhalten alle Benutzer, deren Signatur von der CodeTwo-Software hinzugefügt wurde, ihren eigenen, personalisierten QR-Code, der mit ihrer vCard verlinkt ist. So zum Beispiel erhält Max Mustermann einen QR-Code, der zu https://example.com/vCards/Max Mustermann.vcf führt.

Methode 2: vCards direkt generieren

Eine noch bessere Methode zum Verwenden der Platzhalter besteht darin, eine vCard für alle Benutzer direkt im QR-Code automatisch zu generieren:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
N:{Last name};{First name}
FN:{First name} {Last name}
TITLE:{Title}
ORG:{Company}
URL:https://my-company.url/
EMAIL;TYPE=INTERNET:{E-mail}
TEL;TYPE=voice,work,pref:{Phone}
TEL;TYPE=voice,cell,pref:{Mobile}
ADR:;;{Street}, {City}, {Postal Code} {State}
END:VCARD 

Mit dieser Methode können Sie vCards nutzen, ohne sie zuerst erstellen und hosten zu müssen.

Dies ist nur ein einziges Beispiel dessen, wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 die Arbeit eines Marketingspezialisten oder Brandmanagers erleichtern kann. Weitere Funktionen der Software finden Sie auf der Website des Produkts.

Eine ausführliche Anleitung darüber, wie man personalisierter QR-Codes zu E-Mail-Signaturen in Office 365 oder Exchange Server hinzufügt, finden Sie in diesem Wissensbank-Artikel.

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