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6 Schritte zum professionellen E-Mail-Signatur-Design

6 Schritte zum professionellen E-Mail-Signatur-Design

Suchen Sie nach einem einfachen Weg zum Design professioneller E-Mail-Signatur? Informativ, repräsentativ, prägnant und vor allem ohne anstrengendes HTML-Herumbasteln? Wenn doch, dann sind Sie am richtigen Platz. Ob Sie persönliche oder geschäftliche Signatur brauchen, spielt keine Rolle. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre gewünschte Signatur online erstellen: Schnell, einfach und kostenlos!

E-Mail-Signatur-Design: Praktisches Tool für Grafiker

Möchten Sie als Grafikdesigner das Signatur-Design optimieren? Folgen Sie dazu diese bewährte Schritte:

  1. Kennen Sie die Kernelemente einer E-Mail-Signatur kennen
  2. Lassen Sie sich inspirieren
  3. Wählen Sie das Layout
  4. Erstellen Sie Grafiken
  5. Setzen Sie alles zusammen
  6. Setzen Sie die Signatur ein

Kennen Sie die Kernelemente einer E-Mail-Signatur kennen

E-Mail-Signaturen sind leicht zu entwerfen, oder? Sie sind doch nur kleine Text- und Bilderblöcke am Ende der E-Mail: Was könnte schiefgehen? Es gibt aber einige Festpunkte, die zu beachten sind und die das professionelle Design Ihrer Signatur garantieren:

  • einfaches, durchgedachtes und geplantes Layout,
  • alle wichtigen Kontaktangaben,
  • grafische Elemente, die Ihre Signatur hervorheben.

Beim Zusammenfassen wäre doch HTML-Grundkenntnisse hilfreich. Andernfalls können Sie sich auf ein Tool für E-Mail-Signature-Design verlassen. Dieser kostenlose Signaturgenerator macht das für Sie.

Lassen Sie sich inspirieren

Bevor Sie mit Ihrem eigenen Signatur-Design anfangen, ist es eine gute Idee, sich ein paar bestehende Optionen wie fertige Vorlagen anzuschauen. Solche Profi-Designs können sich als unschätzbare Quelle für Inspiration erweisen.

Zu Beginn versuchen Sie die Signaturvorlagen-Bibliothek und den Signaturgenerator. Dort können Sie durch verschiedene Designs stöbern. Vielleicht finden Sie ein, das Ihrer Vorstellung einer perfekten E-Mail-Signatur entspricht.

Es kann ebenso vorteilhaft sein, unterschiedliche Signaturen für unterschiedliche Anlässe zu haben, wie:

Wählen Sie das Signatur-Layout

Wenn Sie Ihre Inspiration gefunden haben, sind Sie fast fertig, mit dem Entwerfen zu beginnen. Sie müssen nur noch die Größe von Logo und Banner bestimmen. Sie können unseren kostenlosen Signaturgenerator für diese Aufgabe verwenden. Wählen Sie eines der verfügbaren Layouts aus, zum Beispiel das hier mit Banner und Logo:

Kostenloser Signaturgenerator

Im linken Menü gehen Sie auf „Graphics“-Registerkarte, um die empfohlenen Bildabmessungen zu sehen:

E-Mail-Signatur: Bildgröße

Beachten Sie, dass Sie die beste Bildqualität erreichen, wenn Sie die minimale Breite (430 Pixel für das Banner im obigen Beispiel) genau oder vervielfacht (beispielsweise 860 Pixel) verwenden.

Jetzt können wir endlich die Bilder in Angriff nehmen.

Erstellen Sie Grafiken

Jetzt ist es an der Zeit einige weitere Schritte zu nennen, die Sie beachten sollten:

  • Banner in E-Mail-Signaturen sollten im Prinzip anklickbar sein. Deshalb brauchen Sie einen guten, klaren Call-to-Action-Button (CTA).
  • Verwenden Sie keine Bilder mit weißem Hintergrund. Während sie in den meisten E-Mail-Clients gut aussehen, verfügen einige Versionen von Outlook und Outlook on the Web über den Dunkelmodus, in dem weiße Flächen zu auffällig sind. Aus diesem Grund ist es besser, Bilder mit transparentem Hintergrund im PNG-Format zu verwenden oder einen neutralen Hintergrund zu wählen.
  • E-Mail-Signaturen sollten Aufmerksamkeit erregen, daher ist die Verwendung verschiedener Farben eine gute Idee. Beachten Sie jedoch dabei, dass das Design einheitlich und konform mit der Markenidentität bleibt.

Setzen Sie die Signatur zusammen

Nachdem Sie sich für das Design entschieden haben, ist es an der Zeit, die Signaturfelder anzupassen. Zuerst geben Sie die Kontaktinformationen ein, indem Sie die Anweisungen im Signaturgenerator befolgen. Fügen Sie dann die zuvor erstellten Bilder hinzu (denken Sie daran, direkte Bild-URLs zu verwenden) und überprüfen Sie in der Signaturvorschau, ob Ihre Signatur wie erwartet aussieht:

Signatur-Vorschau

Wenn Sie zu irgendeinem Punkt nicht weiterkommen, können Sie jederzeit im Benutzerhandbuch nach weiteren Anleitungen suchen und Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen finden.

Setzen Sie die Signatur ein

Wenn Sie die neu erstellte Signatur für sich selbst einrichten möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Apply your signature und befolgen Sie die im Generator aufgeführten Schritte. Wenn aber die Signatur für eine andere Person gemeint ist, haben Sie zwei Optionen:

  • Schicken Sie die vollständige Signatur per E-Mail. Fügen Sie die Signatur in den E-Mail-Inhalt statt in den Signatureditor Ihres E-Mail-Clients ein und senden Sie sie an den Empfänger. Das Risiko besteht darin, dass einige E-Mail-Clients (ich schaue dich an, Outlook!) der Signatur eine zusätzliche Formatierung hinzufügen. Daher ist es am sichersten, einen webbasierten E-Mail-Client zu verwenden, um solche Signaturen zu senden.
  • Senden Sie den HTML-Code der E-Mail-Signatur. Möglicherweise brauchen Sie die HTML-Signatur zu senden, wenn Ihr Empfänger beispielsweise eine globale E-Mail-Signatur in Office 365 einrichten möchte oder der E-Mail-Client rohen HTML-Code benötigt. Um den HTML-Code einer Signatur abzurufen, wählen Sie Thunderbird, Exchange Server oder Exchange Online als Ihre E-Mail-Plattform:
E-Mail-Signaturen für verschiedene Platformen

Klicken Sie dann auf Apply your signature und wählen Sie Generate HTML. Sie erhalten den HTML-Code der Signatur. Sie können diesen Code jetzt in einen Nur-Text-Editor kopieren, als TXT- oder HTM-Datei speichern und diese an Ihren Empfänger senden.

Alternative Lösung

Wenn Sie die obigen Anweisungen befolgt haben, müssen Sie dennoch die Signatur für jeden Benutzer einzeln bereitstellen. Wussten Sie, dass E-Mail-Signaturen sich ganz einfach zentral entwerfen und verwalten lassen? Und zwar für alle Benutzer in Ihrer Organisation? CodeTwo Email Signatures for Office 365 eignet sich perfekt für diesen Job. Es kommt mit einem modernen, benutzerfreundlichen WYSIWYG-E-Mail-Signatur-Editor, mit einer umfangreichen Signatur-Vorlagenbibliothek und mit einer 14-Tage-Trial-Version. Hört sich gut an, oder?

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