Spam oder Junkmail ist der Erzfeind der meisten E-Mail-Benutzer. Als ob Ihr Postfach nicht genüg unerwünschter Kommunikation hätte, schmuggeln Junk-E-Mails oft Malware und mehr oder weniger erfolgreiche Phishing-Versuchen ein. Um bescheidene E-Mail-Benutzer vor all diesen Bedrohungen zu schützen, wurde eine Vielzahl von Lösungen entwickelt, die diese bösen E-Mails in den Junk-Ordner oder in die Quarantäne verschieben – dort, wo sie hingehören. Was für eine Erleichterung! Bis IHRE E-Mail selbst in dem Spam-Ordner landet…
Das Hauptproblem liegt daran, dass keine einzelne Anti-Spam-Lösung perfekt ist. Es kann sein, dass Ihre E-Mails in den Junk-Ordner des Empfängers landen, direkt nachdem Sie eine brandneue E-Mail-Signatur angewendet haben. Lassen Sie mir erklären, warum dies passiert und wie man es vermeidet.
Trotzt der weit verbreiteten Meinung führen E-Mail-Signaturen nicht magischerweise dazu, dass E-Mails als Spam behandelt werden. Die wichtigste Frage lautet also: Was verursacht das?
Was löst Spam-Filters aus?
Die meisten Spam- (oder Anti-Spam-) Filter arbeiten nach einem punktbasierten System. Dies bedeutet, dass sie alle eingehenden E-Mails analysieren und jedem Element, das sie als Spam interpretieren, Punkte zuweisen. Wenn eine E-Mail genügend Punkte erhält, wird sie als Junk gekennzeichnet. Welche Faktoren erhöhen also die Punktzahl? Mögliche Beispiele sind:
- Fehlender SPF-Eintrag in Ihrer Domain-Zone oder falscher SPF-Eintrag.
- Die Antwortadresse stimmt nicht mit der Absenderadresse überein.
- Senden an mehrere Empfänger. Je mehr Empfänger, desto höhere Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail als Junk eigestuft wird.
- Verwenden eines anderen Zeichensatzes oder eines anderen Alphabet als der Empfänger.
- Die IP-Adresse, die Adresse oder die Domain des Absenders befinden sich auf der schwarzen Liste.
- Ihre E-Mail enthält Schlüsselwörter und Ausdrücke, die in die Kategorie “Nur für Erwachsene” fallen. Sie können sich zum Beispiel auf Dating-Sites oder bestimmte Arten von Drogen beziehen.
- Schlechte Direktmarketingpraktiken. Das heißt: Schreiben mit Großbuchstaben (aka SCHREIEN) mit vielen Ausrufezeichen oder Verkaufssätzen wie “Jetzt zugreifen!“ oder „Nur für kurze Zeit!“.
- Verwenden von verkürzten Hyperlinks oder von Links, die zu nicht vertrauenswürdigen Sites (aus der Schwarzliste) führen.
- Verwenden von verlinkten oder gehosteten Bildern, deren Anzeige extra vom Empfänger erlaubt werden muss. Sie werden nicht nur von den meisten E-Mail-Clients blockiert, sondern auch von einigen Spam-Filtern als Spam eingestuft.
Wegen der Signatur landen meine E-Mails in Junk!
Wenn Sie nach dem Hinzufügen einer E-Mail-Signatur feststellen, dass Ihre E-Mails die Empfänger nicht erreichen, kann dies bedeuten, dass Sie die zulässige Spam-Punktzahl überschritten haben. Normalerweise ist eine E-Mail in dem Spam-Ordner gleich wie eine ungelesene E-Mail. Höchstwahrscheinlich sind in so einem Fall einige Elemente Ihrer Signatur aus Sicht der Filter verdächtig. Was können Sie dagegen tun?
Untersuchen Sie Ihre Hyperlinks
Die Verwendung von verkürzten Links ist für die meisten Spam-Filter ein absolutes Nein. Es liegt daran, dass E-Mail-Clients nicht automatisch feststellen können, wohin der verkürzte Link führt. Verkürzte URLs werden häufig von Spammern verwendet, um das endgültige Ziel des Links zu verbergen. Vor allem, wenn die Zieladresse auf der schwarzen Liste steht. Das Blockieren solcher Links ist ein Präventivschlag gegen Spammer.
Steht Ihre IP-Adresse oder Ihre Domain auf der Schwarzliste?
Wenn entweder Ihre Domain oder Ihre IP-Adresse auf der Schwarzliste steht, müssen Sie die zulässige Spam-Punktzahl nicht überschreiten. Die Schwierigkeit besteht darin, dass es verschiedene Arten von solche Listen gibt und verschiedene Filter eine beliebige Anzahl von denen verwenden können. Mithilfe eines Werkzeugs zum Nachschlagen von IP-Adressen können Sie möglicherweise die Ursache des Problems ermitteln und feststellen, ob Sie auf einer Sperrliste als “falsch positiv” markiert sind. Diese Liste zu verlassen, sollte oberste Priorität haben. Denn neben der Zustellung Ihrer E-Mails an die Spam-Ordner der Empfänger auch die Zugriffszahlen und das Suchmaschinen-Ranking (SEO) beeinträchtigt werden können.
Verwenden Sie eingebettete Bilder
Einige Filter betrachten gehostete oder verlinkte Bilder als verdächtig. Abgesehen davon, dass sie sofort für die Anzeige gesperrt werden, können sie Ihren Spam-Punktzahl erhöhen. Allerdings unterstützt nicht jeder E-Mail-Client eingebettete Grafiken. Gleiches gilt für systemeigene Methoden zum Erstellen einer organisationsweiten E-Mail-Signatur. Der einzige Weg, dies reibungslos hinzukriegen, ist die Verwendung eines E-Mail-Signaturverwaltungstools.
Beachten Sie bewährte Marketingpraktiken
Nur weil Sie Ihrer E-Mail-Signatur ein Marketing-Banner hinzufügen können, ist es nicht ratsam, eine Menge Ausrufezeichen oder schreiende Farben anzuwenden, um die Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen. Ein klares (aka professionelles) Design und ein einfaches Banner werden bestimmt wirksamer sein. Und was noch wichtiger ist – Ihre E-Mails werden nicht als SPAM eingestuft.
Senden Sie keine standardmäßigen Mobil-Signaturen
Obwohl der Text “Von meinem iPhone gesendet” anstelle der Signatur von E-Mail-Filtern wohl nicht als Spam behandelt wird, können Ihre Empfänger ihn als solches ansehen. Während einige Leute diese Disclaimer als Relikt des letzten Jahrzehntes betrachten und einfach ignorieren, gibt es ebenso andere Gruppe, für die sie als höchst unprofessionell und nachlässig gelten. Wenn Ihnen das Branding am Herzen liegt, sollten Sie Ihre E-Mail-Signaturen auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients vereinheitlichen.
Testen Sie Ihre Signatur
Wenn Sie nicht sicher sind, ob alles mit Ihrer E-Mail-Signatur stimmt, sollten Sie diese gründlich testen: Fügen Sie schrittweise Elemente hinzu, senden Sie Test-E-Mails an verschiedene Empfänger und von verschiedenen IP-Adressen usw. Manchmal landen E-Mails in Spam, nur weil Sie versehentlich zu einer Schwarzliste hinzugefügt wurden. Dies ist besonders häufig bei mobilen Apps. Überraschenderweise kann dies auch Auswirkungen auf Desktop- Clients haben, selbst wenn auf die Schwarzliste über diese Desktop-Apps nicht zugegriffen werden kann.
Software für E-Mail-Signaturverwaltung
Die Verwendung eines E-Mail-Signatur-Managers erleichtert Ihnen das Leben erheblich. Das heißt, wenn Sie es richtig machen.
Warum überhaupt eine E-Mail-Signaturverwaltungssoftware verwenden? Unten finden Sie einige gute Gründe dafür, und zwar auf Beispiel einer führenden Lösung auf dem Markt – CodeTwo Email Signatures for Office 365:
- Erstellen Sie organisationsweite E-Mail-Signaturen von einem Ort aus (zentrale Verwaltung). Benutzer erhalten automatisch ihre eigene, personalisierte Visitenkarte, während Sie eine einzelne Vorlage entwerfen und sicherstellen, dass diese richtig verfasst und Spam-frei ist.
- Betten Sie Bilder automatisch in E-Mail-Signaturen ein, einschließlich Office 365-Benutzerfotos. Auf diese Weise verleihen Sie der Signatur eine persönliche Note und stellen sicher, dass die Empfänger immer die Bilder sehen, die Sie ihnen senden.
- Fügen Sie professionelle Signaturen zu E-Mails ein, die von einem beliebigen Gerät gesendet werden. Nie wieder schaden uneinheitliche Signaturen Ihrer Corporate Identity.
- Automatisieren Sie E-Mail-Marketingkampagnen und verfolgen Sie deren Ergebnisse, fügen Sie schnell Ein-Klick-Umfragen zum Messen der Kundenzufriedenheit hinzu und vieles mehr…
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