Author Archives: Paweł

Written by Paweł

Published on 28.06.2021
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Erstellen einer HTML-E-Mail-Signatur in Apple Mail

[Update]: dieser Artikel wurde am 18. Januar 2022 aktualisiert.

Das Erstellen und Hinzufügen einer E-Mail-Signatur in Apple Mail (oder Mac Mail, je nachdem, welchen Namen Sie bevorzugen) sollte ein Kinderspiel sein. Ist es aber wirklich so? Wenn Sie jemals Probleme damit hatten, ist diese Anleitung für Sie. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie eine E-Mail-Signatur mit einem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellen und sie zum nativen E-Mail-Client von Apple hinzufügen.

HTML-E-Mail-Signatur in Apple Mail erstellen: der einfache Weg

UPDATE: Wir haben unseren kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator mit einer speziellen Option für Apple Mail aktualisiert. Es ist nicht mehr nötig, das Dateisystem zu durchsuchen oder HTML-Code direkt in Textdateien einzufügen. Gern geschehen.

Um eine professionelle E-Mail-Signatur in Apple Mail zu erstellen, tun Sie Folgendes:

Bevor Sie beginnen, ein Mahnwort: Verwenden Sie falls möglich den E-Mail-Signaturgenerator nicht mit dem Safari-Browser. Dieser Browser neigt dazu, Signaturen unnötig zu formatieren. Wenn Sie also nicht vorhaben, eine Picasso-Stimmung mit einer abstrakten Signaturformatierung zu erzeugen, nutzen Sie einen anderen Browser. Mit Safari tun Sie es auf eigene Gefahr.
Gehen Sie zum Signaturgenerator, wählen Sie Apple Mail und folgen Sie der intuitiven Benutzeroberfläche, um Ihre eigene E-Mail-Signatur zu erstellen. Im Zweifelsfall können Sie jederzeit auf die Bedienungsanleitung zurückgreifen. Wenn die Vorschau der E-Mail-Signatur auf der rechten Seite gut aussieht, klicken Sie auf Apply your signature.

Kopieren Sie (Copy) als Nächstes Ihre Signatur in die Zwischenablage.

Kopieren der HTML-Signatur von Apple Mail

Starten Sie Apple Mail.

Danach gehen Sie auf Mail > Preferences > Signatures.

Bevor Sie fortfahren, wechseln Sie von All signatures zu Ihrem E-Mail-Konto (1), fügen Sie mit der Schaltfläche + eine neue E-Mail-Signatur hinzu (2) und deaktivieren Sie die Option Always match my default message font (3). Wenn Sie es nicht tun, wird die Signatur wahrscheinlich nicht korrekt angezeigt. Als nächstes fügen Sie die zuvor kopierte Signatur ein (4) und wählen Sie sie (optional) als Standard aus (5). Beachten Sie, dass die Signatur zu diesem Zeitpunkt im Editor von Apple Mail nicht richtig aussehen wird – machen Sie sich darüber keine Sorgen.

Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, sollte die Signatur mit allen Formatierungen und Bildern korrekt angezeigt werden (auch wenn sie im Signatureditor fehlten).

Standardmäßige E-Mail-Signatur in Apple Mail

Das war nicht so schwer, oder?

Jetzt haben Sie eine professionelle E-Mail-Signatur in Ihrem Apple Mail-Client. Aber vielleicht möchten Sie, dass jeder in Ihrem Unternehmen eine ähnliche Signatur erhält? Sie könnten den gesamten Vorgang für alle wiederholen, aber es könnte ewig dauern, bis Sie eine solche Aufgabe abgeschlossen haben. Vor allem, wenn einige Benutzer mehr als einen E-Mail-Client nutzen. Deshalb habe ich mir die beste Methode zum Schluss aufgehoben.

Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung (der einfachste Weg)

Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 oder Exchange Server als E-Mail-Plattform verwendet, können Sie E-Mail-Signaturen für alle auf schlaue Weise verwalten. Unabhängig davon, welche E-Mail-Clients Sie nutzen und egal wie viele Benutzer es gibt: Sie können innerhalb von Minuten Signaturen für alle bereitstellen. Ob Apple Mail, Outlook für iOS oder ein anderer E-Mail-Client, der mit einem anderen Gerät arbeitet, mit Tools zur E-Mail-Signaturverwaltung aktualisieren Sie die Signaturen in Ihrem Unternehmen sofort.

CodeTwo Email Signatures 365 – die Nr. 1 E-Mail-Signaturlösung für Microsoft 365-Tenants. Mit diesem flexiblen, webbasierten E-Mail-Signaturdienst verwalten Sie Ihre Microsoft 365-Signaturen ganz einfach von jedem Gerät aus. Die Lösung unterstützt Webanalysetools, CSAT-Umfragetools und Planungstools und ist die erste unter den Wettbewerbern, die die neuesten Technologien einsetzt, um Sie bei der effektiven Verwaltung Ihres Brandings zu unterstützen.
CodeTwo Exchange Rules – die beste Signaturlösung für Exchange Server. Damit wandeln Sie eine einfache E-Mail-Signatur in einen effektiven Marketingkanal um. Und mit der Pro-Version erhalten Sie neben E-Mail-Signaturen auch volle Kontrolle über Ihren E-Mail-Fluss.

So speichern Sie E-Mail-Signatur im HTML-Format

HTML wird häufig in E-Mails und E-Mail-Signaturen verwendet. Warum? Mit HTML fügen Sie dem E-Mail-Text oder der -Signatur Grafiken hinzu und wenden Farben und Textformatierungen an. Dadurch werden Ihre Nachrichten lesbarer und sehen besser aus. Außerdem bietet jede E-Mail die Möglichkeit, Ihr Markenimage zu stärken und Interesse des Empfängers zu wecken. Aber zurück zu E-Mail-Signaturen: Mit HTML können Sie sie speichern, sichern und für andere freigeben. Der Hauptvorteil dieser Lösung besteht darin, dass Sie dies einfach tun und dabei die ursprüngliche Formatierung beibehalten können.

Warum HTML-E-Mail-Signaturen nutzen?

Während E-Mail-Signaturen in verschiedenen Formaten erstellt werden, wie RTF und Nur-Text, wird die E-Mail-Welt fast vollständig von HTML dominiert. Dies ist keine Überraschung. HTML wird von den meisten E-Mail-Clients unterstützt und ermöglicht es, Ihren E-Mail-Signaturen alle Arten von Elementen hinzuzufügen: Bilder, Hyperlinks, Social Media Buttons & Co. All dies kann ein Teil Ihrer HTML-E-Mail-Signatur sein. Aber das ist nicht alles. Da HTML nicht einmal eine Programmiersprache ist, ist es recht einfach zu erlernen und zu nutzen.

Es gibt viele Gründe dafür, eine E-Mail-Signatur im HTML-Format zu speichern. Sie können beispielweise:

Ihre Signatur für später in einem E-Mail-Client aufbewahren, der nicht mehrere E-Mail-Signaturen gleichzeitig unterstützt.
E-Mail-Signatur mit anderen teilen, um die Signaturen in einer Organisation einheitlich zu halten.
Ihre aktuellen E-Mail-Signaturen auf einen anderen Client / ein anderes Gerät exportieren.
Formatierungsänderungen direkt im HTML-Code vornehmen, um eine Signatur zu aktualisieren oder verschiedene Designs zu testen.

Es ist aber nicht alles eitel Sonnenschein. HTML-Signaturen haben einige dunkle Geheimnisse und Probleme. Eine einfache E-Mail-Signatur zu erstellen ist zwar keine große Sache, es gibt aber jede Menge verschiedener E-Mail-Clients. Deswegen sieht dieselbe Signatur in Outlook perfekt aus aber in Google Mail nicht so sehr. Probleme mit der Codeinterpretation minimieren Sie mit der richtigen Formatierung der E-Mail-Signaturen. Am besten nutzen Sie aber eine der bewährten Signaturvorlagen und passen sie beliebig an. Und genau an dieser Stelle lohnt es sich zu wissen, wie eine E-Mail-Signatur als HTML zu speichern.

HTML-E-Mail-Signatur erstellen

Zuerst erstellen Sie die Signatur. Aber hier ein Mahnwort: Es ist keine gute Idee, Ihre E-Mail-Signatur in einem Textverarbeitungsprogramm zu erstellen und in E-Mail-Client zu kopieren. Warum? Solche Programme unterstützen normalerweise kein HTML. Wenn Sie also eine Signatur kopieren und in einen HTML-basierten Editor einfügen, wird eine Reihe versteckter Formatierungsinformationen mitkopiert. So sieht die Signatur entweder sofort oder nach dem E-Mail-Versand schlecht aus.

Um eine gut formatierte Signatur zu erstellen, nutzen Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator. Schneller geht es nicht. Einfach eine Signaturvorlage auswählen:

Die Signatur mit Grafiken, Kontaktdaten & Co. personalisieren:

Dann wählen Sie Thunderbird als E-Mail-Plattform und klicken Sie auf Apply your signature > Generate > Copy, um den HTML-Code zu generieren, den Sie für den nächsten Schritt brauchen.

HTML-Signatur speichern und einfügen

Wenn Sie schon den gewünschten HTML-Code haben, speichern Sie Ihre Signatur als HTML-Datei. Es ist recht einfach:

Fügen Sie den HTML-Code der Signatur in ein einfaches Textverarbeitungsprogramm wie Notepad ein und klicken Sie auf File > Save as.
Wählen Sie den Speicherort und benennen Sie Ihre Datei. Stellen Sie sicher, dass das Dateiformat .html oder .htm und nicht .txt ist. Belassen Sie die Codierung als UTF-8, insbesondere wenn Ihre Signatur Sonderzeichen enthält.
Klicken Sie auf Save.

Um jetzt die Signatur in Ihrem E-Mail-Client einzufügen, öffnen Sie die HTML-Datei in Ihrem Browser und kopieren Sie die Signatur in den Signatureditor Ihres E-Mail-Clients.

HTML-E-Mail-Signatur bearbeiten

Vorlagen, die bei mail-signatures.com verfügbar sind, sollten in den meisten Szenarien funktionieren. Es kann aber manchmal sein, dass Sie Ihre Signatur weiter anpassen müssen. Damit meine ich erweiterte Elemente wie: Ein-Klick-CSAT-Umfragen, Teams- oder Zoom-Anruflink und Social Media Buttons.

Es gibt zwei übliche Methoden, um Ihre E-Mail-Signaturvorlage anzupassen:

Kopieren Sie die Signatur, fügen Sie sie in einen Signatureditor Ihres E-Mail-Clients ein und bearbeiten Sie sie.
Nutzen Sie die von Ihnen gespeicherte Datei und bearbeiten Sie den HTML-Code direkt, wie in diesem Artikel zu HTML in E-Mail-Signaturen beschrieben.

Die erste Methode ist normalerweise benutzerfreundlicher. Welche Methode Sie nutzen, hängt aber von Ihrem E-Mail-Client ab. Signatureditoren unterscheiden Sie nämlich je nach dem E-Mail-Client und haben unterschiedliche Funktionen. Wenn Sie sich für die zweite Methode entscheiden, brauchen Sie mindestens ein grundlegendes Verständnis von HTML.

E-Mail-Signaturen mit anderen teilen

Sie können auch Ihre E-Mail-Signatur, die als HTML-Datei gespeichert ist, für Ihre Teamkollegen oder Kunden freigeben: Als Anhang per E-Mail schicken oder die HTML-Datei hosten, sodass andere Benutzer über Browser darauf zugreifen und sie kopieren.

Dann müssen sie einfach die Datei mit der Signatur öffnen und die Signatur in deren Signatureditor kopieren.

Dabei sollten sie nicht vergessen, die Kontaktdaten zu ändern. Und das war’s.

E-Mail-Signaturen unternehmensweit verwalten

Wenn Sie eine HTML-Datei freigeben, ist das eine gute Möglichkeit, die Signaturen in Ihrem Team zu vereinheitlichen. Dadurch steigern Sie mit ein wenig Aufwand die Einheitlichkeit Ihrer E-Mail-Kommunikation. Je größer das Team ist, desto schwieriger ist es jedoch, es zum Laufen zu bringen. Und wenn Sie einheitliche E-Mai-Signaturen für Ihr gesamtes Unternehmen haben möchten, werden Sie möglicherweise überrascht sein, wie schnell Probleme eskalieren und außer Kontrolle geraten. Das folgende Video erläutert die möglichen Hindernisse:

Aus diesem Grund verlassen sich Unternehmen auf Tools zur E-Mail-Signaturverwaltung, um hohe Kommunikations- und Markenstandards zu erreichen und dabei viel Zeit und Mühe zu sparen.

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Written by Paweł

Published on 17.03.2021
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So erstellen Sie eine E-Mail-Signatur in Yahoo Mail

Yahoo Mail ist mit fast 228 Millionen Nutzern einer der beliebtesten E-Mail-Dienste. Die Chancen stehen also gut, dass Sie auch ihn nutzen. Und genauso wie andere Yahoo-Nutzer möchten Sie wahrscheinlich dort eine E-Mail-Signatur einrichten. Dann sind Sie am richtigen Platz angekommen! Hier erfahren Sie, wie Sie eine professionelle E-Mail-Signatur für Yahoo Mail erstellen: mit Kontaktangaben, Bilder, Logo und Banner. Auch wenn Sie Ihr Konto nur für private Kommunikation nutzen, zeigt eine geschickte E-Mail-Signatur, dass Sie den Blick fürs Detail haben.

E-Mail-Signaturen in Yahoo Mail

Standardmäßig fügt Yahoo Mail keine E-Mail-Signatur hinzu. Wenn Sie also eine haben möchten, brauchen Sie zunächst eine entsprechende Option zu aktivieren.

E-Mail-Signatur in Yahoo Mail aktivieren

Es ist recht einfach: Melden Sie sich bei Ihrem Yahoo Account an. Öffnen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts. Dann gehen Sie auf Weitere Einstellungen.

In dem Menü links gehen Sie auf Mail verfassen. Dann schalten Sie die Signatur-Option, um das Hinzufügen von E-Mail-Signaturen zu aktivieren.

E-Mail-Signatur einfügen oder ändern

Wenn Sie E-Mail-Signaturen in Yahoo aktivieren, öffnet sich ein Signatureditor. Standardmäßig ist er leer, verfügt aber über einige Tools, mit denen Sie Ihre eigene E-Mail-Signatur erstellen. Rechts wird die Vorschau Ihrer Signatur angezeigt.

Wenn Sie jedoch mit dem Design Ihrer Signatur aufs Ganze gehen wollen, nutzen Sie unseren kostenlosen Signaturgenerator. So heben Sie Ihre E-Mails von der Masse ab. Erstellen Sie also im Signaturgenerator eine E-Mail-Signatur und wählen Sie dabei die Standard-E-Mail-Plattform (Outlook) aus. Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche Apply your signature. Kopieren Sie dann Ihre Signatur in die Zwischenablage und fügen Sie sie in den E-Mail-Signatureditor von Yahoo ein. Das Endeffekt sieht ungefähr so aus:

E-Mail-Signatur mit Grafik in Yahoo Mail

In unserer Signaturvorlagen-Bibliothek finden Sie zahlreiche Signaturvorlagen, die kostenlos zum Download verfügbar sind. Und wenn Sie sich mit HTML auskennen, können Sie Ihre E-Mail-Signatur noch weiter aufpeppen.

Hinweis: Wenn Sie Ihr Yahoo Account in anderen E-Mail-Clients nutzen, müssen Sie Ihre E-Mail-Signatur in jedem Client separat einrichten.

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Written by Paweł

Published on 10.02.2021
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Was ist die beste Größe für eine E-Mail-Signatur?

Was ist die beste Größe für E-Mail-Signatur?

Das ist eine gute Frage. Die Größe der E-Mail-Signatur ist wichtig, da sie die Leistung von E-Mail-Systemen und die Benutzererfahrung beeinflussen kann. Mit der Größe meine ich hier das Gewicht und die Abmessungen (Höhe und Breite) der Signatur. In diesem Beitrag erhalten Sie einige praktische Tipps dazu, wie Sie die Gleichgewicht finden, damit Ihre Signatur in jedem E-Mail-Client richtig funktioniert.

E-Mail-Signaturgröße – das Gewicht

Die Faustregel für die Größe der E-Mail-Signatur heißt: „Je weniger Kilobytes, desto besser“. Wenn Sie es unter 100 KB halten, sollten Sie keine Leistungsstörungen merken. Und obwohl moderne E-Mail-Server in der Regel größere Nachrichten verarbeiten können, gibt es einige triftige Gründe dafür, keine „schweren“ Signaturen zu nutzen:

Die Verarbeitung größerer E-Mails dauert länger – sowohl von Servern als auch von E-Mail-Clients. Mobile E-Mail-Clients sind hier am meisten betroffen.
Die Verwendung einer großen E-Mail-Signatur in längeren Konversationen führt dazu, dass jede nachfolgende E-Mail größer wird. Dies kann eine starke Kommunikationsverzögerung verursachen.
Zwar haben moderne Postfächer normalerweise viel Platz, aber er ist nicht unbegrenzt. Überfüllte Postfächer lassen sich nur langsam durchsuchen und müssen häufiger gereinigt werden.
Je schwerer die E-Mail ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie von Spam-Filtern abgefangen wird.
Wenn Sie auf die Dateigröße achten, können Sie Ihre E-Mail-Signatur mit einem Logo, einem Marketing-Banner und Social Media Icons erstellen, ohne deren Qualität zu verlieren.

Um eine geschickte und leichte E-Mail-Signatur zu erstellen, müssen Sie mit verschiedenen Dateiformaten für Marketing-Banner und Firmenlogo experimentieren. Manchmal ist ein verlustfreies PNG-Bild kleiner und andersmal eignet sich eine komprimierte JPG-Datei besser. Wenn Sie ein Bild im JPG-Format speichern, können Sie normalerweise die Bildqualität oder die Komprimierungsrate auswählen, je nachdem, welche Software Sie nutzen. Das Exportieren von Bildern mit hoher Qualität (d.h. über 75%) oder mit niedriger Komprimierungsrate führt nur zu einer extremen Größenzunahme. Die tatsächlichen Qualitätsgewinne sind aber nicht bemerkbar.

Achten Sie besonders auf animierte Gifs. Einerseits können Sie Ihre E-Mail-Signatur richtig gut aufpeppen und sind dabei relativ leicht. Andererseits ist es ganz einfach zu übertreiben und eine E-Mail-Größe von mehr als 1 MB zu erhalten, die einfach inakzeptabel ist.

E-Mail-Signaturgröße – die Abmessungen

Die Abmessungen einer E-Mail-Signatur sollten sich auf etwa 300 bis 600 Pixel in Breite und 150 bis 200 Pixel in Höhe belaufen. Während die Breite durch die Größe des Bildschirms begrenzt ist, auf dem die Signatur angezeigt wird, gibt es keine technischen Grenzen für die Höhe. Trotzdem würde ich empfehlen, die Abmessungen irgendwo innerhalb der oben vorgeschlagenen Bereiche zu halten. Dies sollte Ihnen genügend Platz geben, um alle erforderlichen Kontaktdaten, ein Marketingbanner, Ihr Firmenlogo und einen Haftungsausschluss aufzunehmen. Gleichzeitig passt eine solche Signatur immer noch auf den Bildschirm älterer oder kleinerer Geräte mit geringerer Bildschirmauflösung.

Eine der schlechtesten Ideen ist es, große, komplexe E-Mail-Signaturvorlagen für jede E-Mail zu nutzen. Sicher haben Sie schon E-Mail-Konversationen gesehen, wo Signaturen viel mehr Platz als der eigentliche E-Mail-Inhalt einnahmen. Fügen Sie dazu einen Haftungsausschluss in drei Sprachen hinzu und Sie erhalten ein Rezept für eine E-Mail-Katastrophe. Aus diesem Grund wird es empfohlen, für neue E-Mails eine andere Signatur als für Antworten und Weiterleitungen zu nutzen. Somit bringen Sie Ordnung in Ihre Konversationen. In unserer Online-Signaturvorlagenbibliothek finden Sie Beispiele, wie Sie verschiedene Elemente in Ihrer E-Mail-Signatur gestalten können. Alle Vorlagen sind kostenlos. Sie können sie beliebig in Ihre Geschäfts-E-Mails einfügen.

Verlinkte Bilder = kleinere E-Mail-Größe

Bilder wie ein Firmenlogo, ein Marketingbanner oder Social Media Icons sind wichtige Elemente einer geschäftlichen E-Mail-Signatur. Wie halten Sie also die goldene Mitte zwischen Bildern in Signaturen und niedrigerer Signaturgröße ein? Sie können beispielsweise verlinkte Bilder verwenden, anstatt sie an die E-Mail anzuhängen. Anhänge erhöhen die Größe Ihrer Nachricht und wenn sie wirklich groß ist, kann sie die E-Mail-Leistung beeinträchtigen. Auf lange Sicht verstopfen diese zusätzlichen Bilder das Postfach mit GB nutzloser Daten. Um dies zu vermeiden, laden Sie Ihre Signaturbilder auf Ihren Server hoch und verlinken Sie sie einfach in Ihrer E-Mail-Signatur. So werden sie jedes Mal beim Öffnen der Nachricht heruntergeladen und das Problem unerwünschter Bildanhänge loswird.

Nur eine kurze Erinnerung: Verlinkte (gehostete) Bilder werden normalerweise vom E-Mail-Client des Empfängers blockiert. Bis also Ihr Empfänger sie entsperrt, wird anstelle der tatsächlichen Bilder ein Feld mit rotem Kreuz angezeigt.

Hier erfahren Sie mehr über verlinkte und eigebettete Bilder

E-Mail-Signaturen geeignet für Retina-Displays

Retina-Displays lassen Text und Bilder schärfer aussehen als übliche Bildschirme. Dies wird erreicht dadurch, dass es pro Zoll / cm mehr Pixel gibt. Deshalb müssen die Breite und Höhe der Bilder doppelt so groß sein. Somit können Sie E-Mail-Signaturbilder haben, die zweimal breiter und zweimal höher als die Originalgröße sind. Auf diese Weise verlieren sie nicht ihre Schärfe, wenn sie auf Retina-Displays angezeigt werden.

Der “zweimal”-Teil ist ziemlich wichtig. Die Verwendung von Bildern, deren Abmessungen nicht genau doppelt so groß sind wie die beabsichtigten Anzeigeabmessungen, kann dazu führen, dass sie falsch skaliert werden. Infolgedessen können Bilder noch unschärfer aussehen.

Schlechte Praktiken vermeiden

Eine der schlechtesten Praktiken ist es, große Quellbilder zu verwenden. Bilder, die ein paar MB groß sind, sehen zwar in jedem E-Mail-Client scharf aus, aber Sie landen dafür früher als später auf der schwarzen Liste. Wenn Ihre E-Mail den Empfänger überhaupt erreicht…

Denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter am ehesten gute Absichten haben, wenn sie ihre E-Mail-Signaturen aufpeppen. Dennoch ist es besser, sich mit dem Branding auf Experten zu verlassen. Sie können dies mithilfe eines E-Mail-Signaturmanagers tun.

Mit E-Mail-Signaturmanager geht’s einfacher

Dank der E-Mail-Signaturlösungen wie CodeTwo Email Signatures 365 oder CodeTwo Exchange Rules können Sie sich auf das Design Ihrer E-Mail-Signatur konzentrieren und die technischen Aspekte einfach vergessen. Außerdem steht Ihnen in der integrierten Signaturvorlagenbibliothek große Auswahl an Signaturvorlagen. Bestimmt finden Sie die richtige Vorlage für Sie!

Mit den Tools von CodeTwo verwalten Sie problemlos E-Mail-Signaturen im ganzen Unternehmen. Unabhängig davon, welche E-Mail-Clients verwendet werden, können Sie Ihre Signaturen optimieren und sie attraktiv und leicht halten. Mit einem Signaturmanager können Sie:

Unterschiedliche E-Mail-Signaturen für erste und nachfolgende E-Mails erstellen. So können Sie eine vollständige E-Mail-Signatur mit Bannern, Logo und Social Media Icons für die erste Nachricht in einer Konversation und eine verkürzte, aber markenbezogene und attraktive Signatur für die nächsten E-Mails erstellen.
Verschiedene E-Mail-Signaturvorlagen für interne und externe E-Mails erstellen.
Umfragen zur Kundenzufriedenheit oder andere benutzerdefinierte Elemente mit einem Klick hinzufügen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Dies sind nur einige Möglichkeiten, wie diese Tools Ihnen helfen können. Erfahren sie mehr über die E-Mail-Signaturverwaltung.

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Written by Paweł

Published on 22.12.2020
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Neue E-Mail-Signaturen: Weihnachtsedition

Dieses Jahr ist bestimmt nicht das Beste. Und ob das nächste besser sein wird? Darauf können wir nur hoffen. Wie wäre es, wenn wir genau diese Hoffnung in diesjährige Weihnachts- und Silvesterwünsche miteinbeziehen würden? Wir haben ein paar E-Mail-Signaturvorlagen vorbereitet, um dies zu vereinfachen. Lassen Sie bisschen Weihnachtsstimmung in die Korrespondenz mit Ihren Kolleginnen und Kollegen ein!

Alle Signaturen sind kostenlos zum Download verfügbar. Unter jeder Signatur gibt es einen Download-Link mit allen Grafiken, Ikonen und Bannern, die Sie für eine bestimmte Signatur brauchen. Sie können dann die ausgewählte Signatur in unserem Signaturgenerator anpassen (Personalangaben, Foto, Disclaimer). Wenn Sie Ihre Signatur im Signaturgenerator bearbeiten, können Sie deren einsatzbereiten HTML-Code einfach kopieren.

Also, weiter zu den Weihnachtssignaturen:

Geschenke

Jeder liebt es, Geschenke zu bekommen und es gibt auch viele, die sie gerne verschenken. Diese Signatur ist ein Klassiker der Weihnachtszeit mit leuchtendem Rot als Hauptfarbe und Social Media Ikonen als Geschenke. So wird jede Ihre E-Mail zu Weihnachtsgeschenk!

Schneefall

Stellen Sie sich eine wunderschöne Winterlandschaft vor, wo der Schnee sanft vom Himmel fällt und die kristallartigen Frostmuster auf Ihrer Fensterscheibe erscheinen. Unsere winterliche E-Mail-Signatur bringt Sie an diesen Ort. Teilen Sie die Freude eines schönen kalten Wintermorgens mit Ihren E-Mail-Empfängern.

Weihnachtsdekorationen

In der Ferienzeit schmücken wir unsere Häuser mit bunten Sternen, Spielzeugen, Schneeflocken und Lebkuchen. Fügen Sie Ihrer E-Mail-Signatur die gleiche Note hinzu. Diese Vorlage enthält sie alle sowie ein schönes Weihnachtsbanner, mit dem Sie Ihre besten Wünsche mit allen teilen können.

Klassiker

Für alle Anlässe, wann Ihre E-Mails formell und elegant aussehen müssen, haben wir diese Vorlage in Gold und Weiß vorbereitet. Wenn Sie an Ihren wichtigsten Kunden schreiben müssen, ist das die erste Wahl.

Written by Paweł

Published on 10.11.2020
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Mailto-Links in E-Mails: So nutzen Sie sie richtig

Mailto-Links sind Hyperlinks, mit denen Sie den Default-E-Mail-Client öffnen. Die Empfänger-Adresse befindet sich schon darin, wodurch Sie Ihre Nachricht schnell erfassen und gleich schicken können. Wussten Sie aber, dass Sie auch den Betreff, den E-Mail-Inhalt und die CC-Felder der neuen Nachricht vordefinieren können? So erstellen Sie Kontaktlinks, die die Kommunikation mit Ihnen wesentlich erleichtern. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie, wann und warum Sie Mailto-Links nutzen sollten.

Mailto-Links: Beispiele

Es ist wichtig zu verstehen, was genau Sie mit Mailto-Links tun können. Schließlich hat ein Website-Formular eine ähnliche Funktion. Und wir alle lieben Online-Formulare, oder? Eher zweifelhaft. Deshalb konzentrieren wir uns auf Szenarien, wo Mailto-Links sich als nützlich erweisen.

Vordefinierte Supportanfragen

Wenn Sie im Kundensupport arbeiten, wissen Sie bestimmt eins: Es ist wichtig, so viele Informationen wie möglich zu sammeln. Leider wissen Kunden nicht immer, welche Informationen für Sie hilfreich sind. Dies führt zu unnötigem Hin und Her, wobei das Problem hätte lange her gelöst werden können. Mit dem richtigen Mailto-Link können Sie Ihren Kunden helfen, alle benötigten Daten bereitzustellen. Fügen Sie einfach einige Fragen zu dem E-Mail-Inhalt hinzu, der mit einem Mailto-Link erstellt wird, und die meisten Leute sagen Ihnen gerne alles, was Sie brauchen.

Angebotsanfragen

Ähnlich wie bei Supportanfragen benötigen Sie bestimmte Informationen, um jemandem ein Angebot zu unterbreiten. Abhängig von Ihrer Preispolitik sind das möglicherweise Details wie die Anzahl der Benutzer, das Produkt, die Dienstleistung und vieles mehr. Eine vordefinierte Betreffzeile und ein E-Mail-Inhalt sollten auch in diesem Fall ausreichen.

Eisbrecher

Manchmal, bevor ein Kunde sich an Sie wendet, denkt er darüber, wie er Sie ansprechen soll. Formell oder informell? Kurz oder lang? Deshalb ist es eine gute Idee, ihm eine Vorlage vorzubereiten. Sie erleichtert die Kontaktaufnahme. Solcher Ansatz ist besonders für Benutzer hilfreich, die Ihre E-Mails auf Mobilgeräten lesen. Er erspart ihnen viel Zeit beim E-Mail-Schreiben.

Zusätzliche Elemente

Sie können die Mailto-Links auch dazu nutzen, den Betreff oder den E-Mail-Inhalt vorzudefinieren. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, nicht-standardmäßige Elemente wie Aktionscodes einzubetten. So erfahren Ihre Kunden mehr über Ihre Sonderangebote und Sonstiges.

Funktionsweise

Die Mailto-Links funktionieren unterschiedlich in E-Mail-Clients und in Webbrowsern.

Wenn jemand auf einen Mailto-Link auf einer Website klickt, öffnet sich die Standard-Mail-App des Benutzers. Hier stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr Standard-E-Mail-Client immer noch die Windows 10 Mail-App ist, obwohl Sie lange her Outlook oder Thunderbird nutzen.

Wenn Sie aber einen Mailto-Link in Ihrem E-Mail-Client anklicken (gilt auch für webbasierte Google Mail- und Yahoo-Clients), wird die neue Nachricht in diesem Client geöffnet. Und zwar ungeachtet Ihrer Default-Einstellungen für E-Mail-Client. Gleiches gilt für die meisten mobilen Clients.

Format

Die Mailto-Links haben das folgende HTML-Format:

<a href="mailto:{email address}?subject={subject}&cc={cc addresses}&body={body}">{clickable text or image}</a>

Wobei:

{email address} definiert die Adresse, die in das Feld an / Empfänger eingeht.
{subject} ist der Text, der in der Betreffzeile erscheint.
{cc address} ist eine durch Kommas getrennte Liste von E-Mails, die in das CC-Feld eingegeben werden.
{body} definiert den vorkonfigurierten Text der E-Mail (E-Mail-Inhalt).
{clickable text or image} ist das Element, das dem Benutzer angezeigt und mit einem Hyperlink versehen wird.

Also der folgende Mailto-Link:

mailto:j.doe@example.com?cc=m.bowen@example.com&subject=Quick%20question&body=Hi%20team%21%0aHow%20are%20you%20doing%3F

erzeugt diese neue Nachricht:

Und wenn Sie diesen Link mit dem Aufruf Contact us verlinken möchten, sieht der HTML-Code wie folgt aus:

<a href="mailto:j.doe@example.com?cc=m.bowen@example.com&subject=Quick%20question&body=Hi%20team%22%0aHow%20are%20you%20doing%3F">Contact us</a>

Alle Parameter (d. h. der Teil nach dem Fragezeichen) sind optional. Wie bei allen anderen URL-Attributen können Sie deren Reihenfolge frei ändern. Stellen Sie jedoch sicher, dass {email address} an erster Stelle steht, ein Fragezeichen direkt darauf folgt und jedes Attribut durch ein Et-Zeichen (&) getrennt ist.

Beachten Sie außerdem, dass Sie im Mailto-Link nicht jedes Zeichen verwenden können. Wie bei jeder URL müssen Sonderzeichen korrekt codiert sein. Wenn Sie also Ihrem E-Mail-Text ein Fragezeichen hinzufügen möchten, müssen Sie es durch %3F ersetzen. Alle Leerzeichen sollten durch %20 ersetzt werden (obwohl sie meistens automatisch konvertiert werden). Dies betrifft auch die deutschen Sonderzeichen. So steht zum Beispiel %FC für ü. W3schools bietet eine gute Anleitung zur URL-Codierung, wo Sie den Code für ein bestimmtes Sonderzeichen finden können.

Inhalt

Das body-Attribut in Mailto-Links enthält die meisten Informationen. Deshalb ist die obige Codierung äußerst wichtig. Sie können zwar lange URLs erstellen, die alle nötigen Informationen enthalten, aber seien Sie dabei vorsichtig. Zu lange Links sehen wie Spam aus. Und wenn Sie Ihrer Google Mail-Signatur einen großen Mailto-Link hinzuzufügen, besteht die Gefahr, dass der Fehler “Signatur zu lang” erscheint. Ein URL-Kürzer ist ebenso keine gute Idee. Da sie häufig von Betrügern verwendet werden, wird Ihre Nachricht möglicherweise von Spam-Filtern als verdächtig erkannt.

Mailto-Link einfügen

Es ist sehr einfach, einen Mailto-Link in einen E-Mail-Client einzufügen. Zu diesem Zweck markieren Sie das Element, das anklickbar sein soll, und klicken Sie auf add hyperlink. Sie können auch die Tastenkombination Strg+K verwenden, was für die meisten E-Mail-Clients gilt.

Wollen Sie den Mailto-Link zu einem Banner, einem Button oder einem Text einfügen? Dann lassen Sie den Benutzer einen Hinweis, was nach dem Klicken darauf passiert (eine neue Nachricht wird geöffnet). Dadurch verhindern Sie die Überraschung Ihrer Empfänger, wenn sich ein neues Fenster öffnet.

E-Mail-Signatur erstellen

Wenn Sie eine neue E-Mail-Signatur erstellen und einen Mailto-Link zu einem Banner hinzufügen möchten, können Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator nutzen.

Wählen Sie eine beliebige Signaturvorlage aus und geben Sie alle persönlichen Angaben und Unternehmensdaten ein. Unter Graphics gehen Sie auf Banner URL, um Ihren Banner einzufügen, und geben Sie Ihren Mailto-Link in das Feld Banner linking to.

Wenn Sie jetzt die Signatur auf Ihren E-Mail-Client anwenden und jemand auf das Banner klickt, öffnet sich eine neue Nachricht. Wie zum Beispiel die folgende:

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Written by Paweł

Published on 19.10.2020
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E-Mail-Signatur für Windows 10 Mail: Schrittweise Anleitung

So erstellen Sie E-Mail-Signatur in der integrierten Mail-App von Windows 10

Die Mail-App in Windows 10 ist ein kompakter E-Mail-Client, der mit Windows 10 geliefert wird. Obwohl es bei weitem nicht so modern oder populär ist wie Outlook oder Thunderbird, wird er von einer bedeutsamen Benutzeranzahl genutzt. Bis vor kurzem war es nicht möglich, E-Mail-Signaturen in der Mail-App ordentlich zu formatieren. Glücklicherweise können Sie Ihrer E-Mail jetzt eine gut aussehende HTML-E-Mail-Signatur hinzufügen. Standargsignaturen wie “Gesendet von Mail für Windows 10” oder traurige Nur-Text-Signaturen gehören der Vergangenheit an.

Gute HTML-Signatur entwerfen

Eine der bewährten Praktiken, einheitliche (oder zumindest ähnliche) E-Mail-Signaturen auf verschiedenen E-Mail-Clients zu haben, sind Tabellen und Inline-HTML-Stilen. Leider verfügt die Windows 10 Mail-App nur über einen grundlegenden E-Mail-Signatur-Editor mit begrenzten Formatierungsoptionen. Wenn Ihre Signatur nur eine Spalte mit Ihren Namen, Kontaktdaten und Logo sein soll, ist das möglich. Möchten Sie aber dazu Social Media Buttons und günstige Formatierung haben, müssen Sie Ihre Signatur in einem anderen Editor erstellen und in die Windows-App einfügen.

Am einfachsten geht es mit unserem kostenlosen Signatur-Generator. Sie können auch eine der kostenlosen Signaturvorlagen herunterladen. Wenn Sie sich für den Generator entscheiden, bleiben Sie bei der voreingestellten E-Mail-Plattform (Outlook) und führen Sie die aufgelisteten Schritte aus. Sie erhalten Ihre neue Signatur in wenigen Minuten. Dann kopieren Sie sie in die Mail-App für Windows 10.

Wenn Sie aber eine HTML-E-Mail-Signatur von Grund auf neu erstellen möchten, finden Sie hier einige hilfreiche Artikel:

HTML-E-Mail-Signatur in Windows 10 Mail einfügen

Der Prozess ist ziemlich einfach. Beachten Sie, dass Sie mit diesem E-Mail-Client nicht mehrere E-Mail-Signaturen oder unterschiedliche Signaturen für Antworten und Weiterleitungen verwenden können.

Hier verwende ich Windows 10 Mail Version 16005.12827.20560.0, die mit einem Microsoft 365-Konto konfiguriert ist. Obwohl der Posteingang für Google Mail- und Outlook.com-Konten, die in der App konfiguriert sind, etwas anders aussieht, sind nach meinen Tests E-Mail-Signaturen für beide E-Mail-Dienste genau gleich konfiguriert.

Zunächst starten Sie Ihre Windows 10 Mail-App:

Gehen Sie auf Settings (das Symbol ⚙ unten) und wählen Sie Signature aus dem Menü auf der rechten Seite des Fensters:

Dies öffnet den Signatureditor der Windows 10 Mail-App. Stellen Sie sicher, dass die Option Use an email signature aktiviert ist und dass das Dropdown-Menü auf das richtige E-Mail-Konto verweist (wenn Sie mehr als ein Konto konfiguriert haben). Dem Editor stehen einige grundlegende Formatierungsoptionen zur Verfügung und die Standardsignatur “Gesendet von Mail für Windows 10” ist bereits eingerichtet. Löschen Sie diesen Text und fügen Sie Ihre E-Mail-Signatur ein (Strg + A und dann Strg + V dürfte reichen, vorausgesetzt, Sie haben die Signatur in die Zwischenablage kopiert).

Sobald Ihre Signatur im Editor ist, können Sie sie entsprechend anpassen. Suchen Sie nach Tippfehlern und prüfen Sie, ob die Links korrekt funktionieren. Wie Sie unten sehen, passt die Signatur nicht vollständig in den kleinen Editorbereich. Testen wir also jetzt, wie sie in einer E-Mail aussieht.

E-Mail-Signatur in Signatureditor von Windows 10 Mail einfügen

Nachdem Sie Ihre Signatur in der Windows 10 Mail-App eingerichtet haben, senden Sie am besten zuerst eine E-Mail an sich selbst. So prüfen Sie, ob Bilder in Ihrer Signatur gut aussehen und es keine Formatierungsprobleme gibt.

Unternehmensweite E-Mail-Signaturen

Es ist eher eine leichte Aufgabe, E-Mail-Signatur für einen einzelnen E-Mail-Client einzurichten, insbesondere mit einer gut gestalteten Vorlage als Ausgangspunkt. Anders sieht es auf Unternehmensebene aus. Unternehmen, die sich um ihre Marken- und visuelle Identität kümmern, brauchen einheitliche E-Mail-Signaturen. Somit bauen sie ihre Marke mit einem der am populärsten Kommunikationskanäle auf – E-Mails.

Wie schwierig kann es sein, organisationsweite Signatur einzurichten?

Die manuelle Bereitstellung einheitlicher E-Mail-Signaturen ist zwar möglich, die Wartung ist jedoch nicht einfach (wie globale Updates, Änderungen oder Ähnliches). Insbesondere, wenn Mitarbeiter verschiedene E-Mail-Clients und -Geräte nutzen.

Aus diesem Grund haben wir diese Tools zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen entwickelt, mit denen das Entwerfen und Bereitstellen von E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen zum Kinderspiel wird und Ihnen viel Zeit und Mühe erspart.

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Written by Paweł

Published on 13.07.2020
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Keine generische Android-Signatur mehr: Peppen Sie Ihre E-Mail-Signatur für Anrdoid mit diesen Tipps auf

E-Mail-Signatur für Android: Tipps zur Erstellung und Bearbeitung

Senden Sie Ihre geschäftliche E-Mails über ein Android-Mobilgerät? Wenn doch, dann wussten Sie, dass Sie Ihre Android-E-Mail-Signatur erstellen und bearbeiten können? Dies ist besonders wichtig, wenn an ihrer Stelle eine Nachricht wie die folgende steht: “Sent from my Sony Xperia smartphone.” Oder auch etwas ähnlich Generisches. Dies ist natürlich nicht die Signatur, die Sie in geschäftlichen E-Mails haben möchten. Für persönliche Online-Gesprächen eignet sie sich ebenso nicht gut. Im Weiteren finden Sie Anweisungen dazu, wie Sie Ihre Signatur in einer der folgenden E-Mail-Apps für Android erstellen und ändern:

Gmail-App für Android
Android-E-Mail-App

E-Mail Signatur in Gmail-App für Android

Wenn Sie die Gmail-App auf Ihrem Android-Gerät nutzen, befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um Ihre mobile Signatur einzurichten oder zu aktualisieren:

Öffnen Sie die Gmail-App auf Ihrem Android-Gerät und klicken Sie auf das Symbol More in der linken oberen Ecke.

Gehen Sie auf Settings.

Tippen Sie im Settings-Menü auf das Konto, für das Sie Ihre mobile Signatur einrichten.

Im Abschnitt General klicken Sie Mobile Signature an.

Fügen Sie Ihre Android-E-Mail-Signatur in Fenster Signature ein. Wenn sie fertig ist, bestätigen Sie mit OK.

Hinweis: Mit der Gmail-App für Android es ist möglich, eine Signatur lediglich im Nur-Text-Format zu erstellen. Anders gesagt, es besteht keine Option, Ihrer Android-Signatur HTML-Elemente wie Hyperlinks, Bilder und Social Media Buttons hinzuzufügen. Diese Einschränkungen lassen sich aber überwinden. Den E-Mails, die Sie von Android-Geräten senden, können Sie nämlich mithilfe einer E-Mail-Signatursoftware eines Drittanbieters funktionsreiche E-Mail-Signaturen hinzufügen.

Wenn Sie in der Gmail-App ein neues Fenster Compose öffnen, sollte dort Ihre Signatur erscheinen.

Testen Sie, ob Ihre E-Mail-Signatur richtig funktioniert, indem Sie ene Testnachricht senden.

Und das ist es. Jetzt ist Ihre E-Mail-Signatur bereit, damit Sie sie über die Gmail-App auf Ihrem Android-Gerät senden.

E-Mail-Signatur in Android-E-Mail-App

Wenn Sie eine systemeigene E-Mail-App verwenden, die auf Ihrem Android-Gerät läuft, kann das Erstellen Ihrer E-Mail-Signatur je nach Modell des Mobilgeräts etwas anders aussehen. Die Schritte sollten jedoch ähnlich sein:

Öffnen Sie die Android-E-Mail-App auf Ihrem Mobilgerät und tappen Sie More an.

Gehen Sie auf Settings.

Erstellen der E-Mail-Signatur in Android-E-Mail-App

Im Settings-Menü wechseln Sie zu Signature.

Geben Sie Ihre Android-Signatur im Fenster Signature ein und bestätigen mit OK.

Testen Sie, ob Ihre E-Mail-Signatur richtig funktioniert, indem Sie eine Testnachricht senden.

Organisationsweite HTML-E-Mail-Signaturen auf Android-Geräten

Die obigen Anweisungen zum Einrichten der Android-Signatur sind hauptsächlich hilfreich, wenn Sie eine einfache E-Mail-Signatur für sich selbst oder für einige Mitarbeiter erstellen oder ändern wollen. Wenn Sie jedoch eine erweiterte HTML- Signatur für Ihre geschäftlichen E-Mails brauchen, die von zehn, Hunderten oder sogar Tausenden von Benutzern verwendet wird, reicht dies nicht aus. Um organisationsweite Signaturen erfolgreich zentral zu verwalten, müssen Sie unterschiedliche erweiterte Signatur-Aspekte in berücksichtigen: Firmenlogo, Benutzerfotos, Links zu Ihrer Website oder Social Media Buttons. Ihre geschäftlichen E-Mail-Signaturen sollten unternehmensweit einheitlich und gleichzeitig personalisiert sein. Sie sollten ordnungsgemäß funktionieren, unabhängig davon, welcher E-Mail-Client oder welches mobile Gerät Sie nutzen, um jederzeit eine visuelle Konsistenz zu gewährleisten.

Wenn Sie also allen Benutzern und deren unterschiedlichen Mobilgeräten (mit Android oder iOS) eine einheitliche E-Mail-Signatur geben möchten, sehen Sie sich Drittanbieter-Tools wie CodeTwo Email Signatures 365 oder CodeTwo Exchange Rules Pro näher an, mit denen Sie die volle Kontrolle über E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation erhalten.

Hatten Sie schon folgende oder ähnliche Schwierigkeiten mit der mobilen Signaturen?

Probleme beim Einrichten einer ansehnlichen HTML-E-Mail-Signatur.
Schwierigkeiten beim Hinzufügen von Bildern zu E-Mail-Signaturen und mit deren korrekten Anzeigen.
Unfähigkeit, einen Haftungsausschluss mit Links zu den Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens hinzuzufügen.
Verschiedene mobile Signaturen, die nicht einmal einheitlich aussehen (was sich auf die Markenbekanntheit auswirkt).
Keine zentrale Kontrolle über E-Mail-Signaturen für alle Benutzer und die keine Möglichkeit, neue Signaturen schnell unternehmensweit bereitzustellen.

CodeTwo-Lösungen nehmen die Last der E-Mail-Signaturverwaltung von Ihren Schultern und gestalten den Prozess ohne Stress und mit voller Effektivität.

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Written by Paweł

Published on 01.07.2020
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VCards in E-Mail-Signaturen

Während die meisten Benutzer vCards als abgenutzt betrachten (oder wissen einfach nicht, was sie sind), nutzen andere sie täglich in ihrer E-Mail-Kommunikation. Was sind eigentlich diese vCards? Warum eine vCard als QR Code in E-Mail-Signaturen einfügen? Und wie tun Sie das? Das genau erklärt Ihnen der folgende Beitrag.

Was ist eine vCard?

Eine vCard ist eine Art elektronischer Visitenkarte. Es ist eine einfache Textdatei, die bestimmte Felder enthält. Eine vCard hat die Erweiterung .VCF und wird von Microsoft Outlook (98-2019), Mozilla Thunderbird und den meisten mobilen Clients unterstützt.

Eine Beispiel-vCard hat die folgende Struktur:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
N:Lynch;Natalie
FN:Natalie Lynch
TITLE:Sales Representative
ORG:pencloud
URL:https://my-company.url/
EMAIL;TYPE=INTERNET:natalie.lynch@pencloud.com
TEL;TYPE=voice,work,pref:+ 1 202 555 0141
TEL;TYPE=voice,cell,pref:+1 504 899 7214
ADR:;648;S.Sobieski Ave., Richmond Hill, 11418 NY
END:VCARD

Warum vCards nutzen?

Da vCards Kontaktinformationen enthalten, scheint es vielleicht nicht sinnvoll, sie zu einer E-Mail-Signatur hinzuzufügen. Sie ist doch selbst eine Art Visitenkarte, oder? Warum also überhaupt vCards nutzen? Dafür gibt es einige gute Gründe:

Mit vCards fügen Sie schnell einen Kontakt zu verschiedenen Adressbüchern hinzu (Desktop- und mobile Kontakt-Apps, E-Mail-Clients und so weiter).
Sie werden von fast jedem E-Mail-Client und Mobilgerät unterstützt.
Wenn Sie eine vCard als QR-Code einfügen, passt sie normalerweise ziemlich gut zum Signaturdesign.

Gute Nachrichten sind: Sie können eine geschickte E-Mail-Signatur auch ohne eine vCard erstellen. Sie haben selbst die Wahl.

Wie nutze ich vCards?

Es gibt einige Optionen. Um eine vCard zu nutzen, können Sie:

eine VCF-Datei an eine E-Mail / Nachricht anhängen,
Ihre vCard im Web hosten und der Signatur einen Hyperlink hinzufügen,
eine vCard hosten und sie mit einem QR-Code verlinken,
eine vCard direkt im QR-Code encodieren.

Der letzte Punkt ist wahrscheinlich der interessanteste, da Ihre Empfänger den Code einfach scannen können, um die zugehörigen Kontaktinformationen automatisch zu Mobiltelefon hinzuzufügen. Und da ein QR-Code eigentlich ein Bild ist, kann er auch direkt mit der vCard verlinkt werden. So können nicht nur mobile, sondern auch Desktop-Benutzer einen Kontakt schnell und einfach hinzufügen.

Wie erstelle ich eine vCard in Outlook?

In Ihrer Kontaktansicht wählen Sie den Kontakt aus, den Sie in die VCF-Datei exportieren möchten (erstellen Sie einen Kontakt, falls Sie keinen haben) und wechseln Sie zur Registerkarte Datei:

Auf der Datei-Registerkarte klicken Sie auf Speichern unter:

Wählen Sie abschließend den Speicherort für Ihre vCard. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie die VCF-Erweiterung verwenden:

Outlook-Kontakt als vCard speichern - VCF-Format

Jetzt können Sie Ihre vCard als Anhang senden oder in Ihre E-Mail-Signatur einfügen. Die Letztere erfordert, dass Sie die vCard zuerst hochladen (am liebsten auf Ihrer Website, aber eine Dateifreigabeplattform ginge auch).

VCard als QR-Code in E-Mail-Signatur

Jetzt können Sie entweder einen Hyperlink oder einen QR-Code verwenden, um Ihre VCF-Datei für andere freizustellen. Der Hyperlink ist eher eine leichte Aufgabe. Der QR-Code kann aber für manche mysteriös sein. Um auch diese Aufgabe zu vereinfachen, haben wir ein kostenloses Tool freigegeben: CodeTwo QR Code Desktop Reader & Generator. Das Erstellen und Lesen von QR-Codes sind jetzt einfacher dann je.

Klicken Sie einfach auf den Button Generate mode on, sodass er grün wird, und fügen Sie Ihren vCard-Link ein. Die App generiert automatisch den richtigen QR-Code:

Anschließend können Sie den QR-Code kopieren und als Bild in Ihre Signatur einfügen. Es ist auch eine gute Idee, den Code mit einem Icon zu versehen, das Ihre Empfänger auf die darin enthaltenen Kontaktinformationen hindeutet, wie etwa:

Sie können solche QR-Codes mit Ihrem Mobiltelefon oder mit unserem kostenlosen QR Code Reader & Generator direkt vom Bildschirm scannen. Diese Methode ist jedoch nicht immer optimal. Da ein QR-Code als Link zur vCard aufgelöst wird, können mobile Benutzer durch Scannen dieses QR-Codes keine Kontakte automatisch hinzufügen. Soll der QR-Code eine Kontakt-App auf Ihrem Gerät auslösen, ist es besser, eine vCard direkt im QR-Code zu encodieren.

VCard im QR-Code encodieren

Es ist recht einfach. Encodieren Sie die Syntax aus dieser Beispiel-vCard. Sie können die VCF-Datei in einem Nur-Text-Editor öffnen und ihren Inhalt in den Generator kopieren:

Arbeiten Sie mit Office 365 oder Exchange Server? Dann können Sie allen Benutzern in Ihrem Unternehmen mit einer einzigen Regel einen personalisierten QR-Code hinzufügen. Alles, was sie dazu brauchen ist das richtige Tool zur E-Mail-Signaturverwaltung.

So fügen Sie vCard allen Office 365-Benutzern ein

Mit CodeTwo Email Signatures 365 erstellen Sie einfach und schnell ein einheitliches E-Mail-Signaturdesign, das:

geschickt aussieht,
Ihre Marke verstärkt,
automatisch für jeden Benutzer personalisiert wird,
großartige Marketingchancen schafft,
und vieles mehr.

Aber lassen wir uns zunächst auf die vCard-QR-Codes konzentrieren:

Methode 1: Links zu vCards generieren

Wenn Sie QR-Codes für jeden Ihrer Benutzer an denselben Speicherort hochladen und sie beispielsweise nach deren Anzeigenamen benennen, müssen Sie lediglich den Platzhalter für das QR-Code-Bild einfügen:

QR-Code in CodeTwo Email Signatures for Office 365

Im neuen Fenster fügen Sie den Link zum vCard-Speicherort und den Platzhalter {Display name} hinzu. Dieser Platzhalter wird beim E-Mail-Versand durch den Anzeigenamen des Absenders ersetzt.

QR-Code zu vCard in CodeTwo Email Signatures for Office 365

Auf diese Weise erhalten alle Benutzer, deren Signatur von der CodeTwo-Software hinzugefügt wurde, ihren eigenen, personalisierten QR-Code, der mit ihrer vCard verlinkt ist. So zum Beispiel erhält Max Mustermann einen QR-Code, der zu https://example.com/vCards/Max Mustermann.vcf führt.

Methode 2: vCards direkt generieren

Eine noch bessere Methode zum Verwenden der Platzhalter besteht darin, eine vCard für alle Benutzer direkt im QR-Code automatisch zu generieren:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
N:{Last name};{First name}
FN:{First name} {Last name}
TITLE:{Title}
ORG:{Company}
URL:https://my-company.url/
EMAIL;TYPE=INTERNET:{E-mail}
TEL;TYPE=voice,work,pref:{Phone}
TEL;TYPE=voice,cell,pref:{Mobile}
ADR:;;{Street}, {City}, {Postal Code} {State}
END:VCARD

Mit dieser Methode können Sie vCards nutzen, ohne sie zuerst erstellen und hosten zu müssen.

Dies ist nur ein einziges Beispiel dessen, wie CodeTwo Email Signatures 365 die Arbeit eines Marketingspezialisten oder Brandmanagers erleichtern kann. Weitere Funktionen der Software finden Sie auf der Website des Produkts.

Eine ausführliche Anleitung darüber, wie man personalisierter QR-Codes zu E-Mail-Signaturen in Office 365 oder Exchange Server hinzufügt, finden Sie in diesem Wissensbank-Artikel.

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