Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt (nicht als Anhänge)

Das Anzeigen von Bildern in E-Mail-Signaturen als Anlagen ist ein oft vorkommendes Problem. Die Lösung dafür ist auch nicht klar, weil es unterschiedliche Ursachen dieser Lage geben kann. Probleme kommen beispielsweise vor, wenn die Nachricht in das Nur-Text-Format konvertiert wird oder wenn etwas mit dem HTML-Code einer E-Mail-Signatur nicht stimmt. Schließlich kann auch eine bestimmte Outlook-Konfiguration die Schuld tragen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Bilder nicht als Anhänge in den erwähnten Situationen erscheinen.

HTML als E-Mail-Format

Der häufigste Grund dafür, dass Bilder als Anhänge angezeigt werden, besteht darin, dass einige Nachrichten anstelle des HTML-Formats das Nur-Text-Format verwenden, welches kein Einbetten und Anzeigen von Bildern unterstützt. Deswegen werden alle Bilder automatisch an die Nachricht angehängt.

Automatische Formatänderung kann entweder aufgrund von Outlook- oder Exchange-Server-Einstellungen auftreten:

Outlook

In Outlook 2010, 2013 und 2016 können Sie die Einstellungen so festlegen, dass alle Nachrichten standardmäßig als HTML gesendet werden.

Gehen Sie auf File > Options > Mail > Compose messages und wählen Sie HTML im Feld Compose messages in this format.

Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt (nicht als Anhänge)

In Outlook 2007 wechseln Sie zu Tools > Options > Mail Format. Danach wählen Sie HTML aus der Liste, die sich neben dem Feld Compose in this message format befindet.

Vergessen Sie nicht, dass das standardmäßige Nachrichtenformat bei Antworten und Weiterleitungen dem Format der ursprünglichen Nachricht entspricht. Wenn Sie also auf eine Nur-Text-Nachricht antworten möchten, müssen Sie das Nachrichtenformat manuell ändern, indem Sie auf der Registerkarte Format Text klicken und HTML auswählen.

Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt (nicht als Anhänge)

Wenn Sie eine Nachricht im Lesebereich verfassen, achten Sie darauf, zuerst auf die Schaltfläche Pop Out zu klicken:

Pop Out klicken

Beachten Sie, dass es in Outlook die Option gibt, alle Nachrichten im Nur-Text-Format zu empfangen. Der Nebeneffekt dieser Option ist, dass alle Antworten und Weiterleitungen standardmäßig ebenfalls in diesem Format vorliegen. Wenn Sie mehr über die Deaktivierung dieser Option wissen möchten, gehen Sie zu Der Empfänger konvertiert alle Nachrichten in das Nur-Text-Format.

On-premises-Exchange-Server und Office 365

Ihr Exchange-Server kann ausgehende Nachrichten in das Nur-Text-Format konvertieren. Dies kann auf jedem lokalen Exchange-Server sowie in Office 365 mit Exchange Online passieren. Standardmäßig werden alle Nachrichten in das HTML-Format konvertiert, sofern sie nicht ursprünglich im Nur-Text-Format vorliegen. Ist das jedoch der Fall, wird weiterhin die einfache Textformatierung verwendet. Manchmal werden aber einige HTML-formatierte Nachrichten trotzdem in Nur-Text umgewandelt, insbesondere in Office 365. Und weil es auf Serverebene passiert, kann man dies mit Outlook nicht beeinflussen. Zum Glück gibt es ein PowerShell-Cmdlet, mit dem Sie diese Exchange-Richtlinie schnell ändern können:

Get-RemoteDomain | Set-RemoteDomain –ContentType MimeHtml

Dieses Cmdlet sollte für alle außerhalb der Organisation gesendeten E-Mails funktionieren und diese so konvertieren, dass sie HTML-Format nutzen.

Der Empfänger konvertiert alle Nachrichten in das Nur-Text-Format

Andere Möglichkeit ist, dass die Schuld an der Empfängerseite liegt. MS Outlook und einige Sicherheitsprogramme können alle Nachrichten automatisch ins Nur-Text-Format konvertieren. In Outlook wird in so einem Fall folgender Hinweis oberhalb der Nachricht angezeigt: „This message was converted to plain text“ (Diese Nachricht wurde in Nur-Text konvertiert). Eine solche Nachricht kann in das HTML-Format konvertiert werden, indem Sie auf die Infoleiste klicken und Display as HTML wählen:

Als HTML anzeigen

Die automatische E-Mail-Konvertierung kann in den Einstellungen von Trust Center unter Email Security -> Read all standard mail in plain text durchs Klicken auf das Kontrollkästchen deaktiviert werden.

E-Mail-Konvertierung deaktivieren

Wenn Sie jedoch der Absender der Nachricht sind, haben Sie keinen großen Einfluss auf diese Einstellungen auf der Empfängerseite.

Anpassen der HTML-Anzeigegröße und der tatsächlichen Bildgröße

Outlook ist für seine besondere Weise der HTML-Code-Interpretierung bekannt. Als Folge dessen können Bilder als Anhänge und nicht als Teil der Nachricht angezeigt werden. Dies kann vorkommen, wenn die Breite– und Höhe-Parameter (engl. width und height) eines Bildes nicht der tatsächlichen Bildgröße entsprechen. Aus diesem Grund muss der HTML-Code Ihrer E-Mail-Signatur keine solche Unterschiede aufweisen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Bilder die richtige Auflösung haben und passen Sie sie bei Bedarf an (Sie können dazu ein beliebiges Bildbearbeitungsprogramm wie Paint, GIMP oder Photoshop verwenden). Fügen Sie dann die Breite- und Höhe-Tags entsprechend den Bildabmessungen hinzu.

Bearbeiten des HTML-Codes einer E-Mail-Signatur

Der E-Mail-Signatureditor in Outlook erlaubt keine Modifizierung von HTML-Quellcode. Es gibt jedoch eine einfache Möglichkeit, Outlook-E-Mail-Signaturen zu bearbeiten:

  1. Wenn Sie eine Signatur in Outlook erstellt haben, gehen Sie zu E-Mail-Optionen und klicken Sie auf Signatures… während Sie die Strg-Taste gedrückt halten:Bearbeiten des HTML-Codes einer E-Mail-Signatur
  2. Ein Fenster mit Ihren definierten Signaturen wird geöffnet. Um den gewünschten Eintrag zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie einen einfachen Texteditor wie Notepad. (Sie können auch einen fortgeschritteneren Code-Editor wie Notepad ++ verwenden). Bearbeiten des HTML-Codes einer E-Mail-Signatur
  3. Jetzt müssen Sie nur noch das img-Tag finden und die Breite- und Höhe-Attribute ändern. Bearbeiten des HTML-Codes einer E-Mail-Signatur

Verlinkte Bilder werden als eingebettet gesendet

Dieses Problem kommt hauptsächlich in den älteren Versionen von Outlook (Outlook 2007 und Outlook 2010) vor, kann aber auch in Outlook 2013 und 2016 auftreten, wenn einige Einstellungen migriert wurden oder wenn jemand die Outlook-Konfiguration geändert hat.

Normalerweise sollten verlinkte Bilder keine Anhänge werden – das ist einer der Unterschiede zwischen verlinkten und eingebetteten Bildern (mehr Unterschiede in diesem Blogbeitrag). Manchmal lädt Outlook verlinkte Bilder jedoch automatisch herunter und bettet sie in die Nachricht ein. Um dieses Verhalten zu vermeiden, müssen Sie einige Änderungen in der Registry vornehmen.

Hinweis: Bearbeiten Sie die Registry mit Vorsicht. Wenn man nicht sicher ist, was man tun, kann man seinen Computer oder die verwendeten Programme beschädigen.

  1. Starten Sie zuerst Regedit mit der Tastenkombination “Win + R” und geben Sie Regedit ein. Verlinkte Bilder werden als eingebettet gesendet
  2. Danach greifen Sie auf den folgenden Pfad zu:

    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\X\Outlook\Options\Mail

    Bemerken Sie, dass das X für Ihre Outlook-Version steht. Wenn Sie also Outlook 2016 haben, wäre es „16.0“Verlinkte Bilder werden als eingebettet gesendet
    Nachdem Sie auf diese Speicherstelle zugegriffen haben, müssen Sie den Schlüssel „Send Pictures With Document REG_DWORD“ entweder suchen oder hinzufügen und dessen Wert auf 0 setzen.

    Dadurch werden die Bilder vor dem Versenden der Nachricht nicht von Ihrem Outlook heruntergeladen.

Alternative Möglichkeit

Wenn Sie Fehlerbehebung problematisch finden, können Sie sich für eine andere Vorgehensweise entscheiden, bei dem Bilder in E-Mail-Signaturen jedes Mal korrekt angezeigt werden. Bilder werden nicht vom Outlook der Empfänger blockiert (es sei denn, er liest E-Mails lediglich im Nur-Text-Format), und sie werden auch nicht als Anhänge angezeigt. Die Lösung ist ein Drittanbieter-Tool für Office 365 oder Exchange Server.

Unabhängig von der Plattform werden E-Mail-Signaturen auf Serverebene hinzugefügt, wodurch Probleme mit E-Mail-Clients irrelevant werden.

Sie können Bilder mit einer einzigen Schaltfläche hinzufügen und entscheiden, ob Sie sie einbetten oder als verlinkte Bilder hinzufügen möchten (Unterschiede zwischen verlinkten und eingebetteten Bildern finden Sie in diesem Artikel).

Bild einfügen

Um mehr über diese Drittanbieter-Tools zu erfahren, gehen Sie auf folgende Links:

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