Exchange Server 2016: Email-Signatur erstellen

Die wahrscheinlich größte Überraschung hinsichtlich des Release von Exchange 2016 war dessen geringe Abgrenzung zu Exchange 2013. In puncto Email-Signaturverwaltung gibt es kaum Unterschiede (sprich, wenn Sie mit der 2013er Version vertraut sind, können Sie in 2016 direkt loslegen). Wenn Sie allerdings noch keine Gelegenheit hatten, an Exchange 2013 herum zu probieren, ist die nachstehende Anleitung für Sie.

WICHTIG: In dem nachstehenden Beispiel wird eine unternehmensweite HTML-Signatur für Emails erstellt, welche an externe Adressen gesendet werden.

1. Über Ihren Internetbrowser öffnen Sie das Exchange Admin Center (tippen Sie https://<CASServerName>/ecp oder https://mail.contoso.com/ecp in die Adresszeile ein), indem Sie sich mit Zugangsdaten vom Transportregeln-Administrator anmelden.

2. In der Funktionsübersicht links gehen Sie auf mail flow. Anschließend klicken Sie auf den Tab rules:

mail-flow-rules

3. Klicken Sie auf den Plus-Button (+) und wählen Sie Apply disclaimers…*:

add-rule

* Es ist eine kleine Abkürzung. Wenn Sie auf Create a new rule… gehen, werden Sie sich in dem Fenster new rule zu der Aktion Apply disclaimers durchklicken müssen. Das ist alles. Egal für welche Aktion Sie sich entscheiden, werden Sie in dem Fenster new rule zu einer anderen Aktion wechseln können.

4. Benennen Sie Ihre Signaturregel (in unserem Beispiel heißt sie “External signature”). Unter *Apply this rule if… definieren Sie, welche Kondition gegeben sein muss, damit die Regel getriggert wird.

Weil die Signatur an alle Emails angefügt werden soll, die an externe Kontakte rausgehen, definieren Sie The recipient is located… und in dem nachfolgenden Fenster Outside the organization.

new-rule-conditions

WICHTIG: Im Fall, dass Sie weitere Konditionen oder Ausnahmen hinzufügen möchten, klicken Sie auf More options… unten im Fenster new rule.

5. Unter *Do the following… sollte bereits die Aktion Append the disclaimer… stehen (falls nicht, nutzen Sie das Dropdown-Menü). Klicken Sie auf Enter text…:

enter-text

6. Im Fenster specify disclaimer text definieren Sie den Text bzw. den HTML-Code Ihrer Email-Signatur.

specify-disclaimer-text

Sie können auf Variablen Ihrer Exchange-Postfächer zurückgreifen, indem Sie sie wie folgt eingeben: %%[Name der Variablen]%%. Folgende Variablen sind in Exchange 2010 und 2013 verfügbar:

  • DisplayName
  • FirstName
  • Initials
  • LastName
  • Office
  • PhoneNumber
  • OtherPhoneNumber
  • Email
  • Street
  • POBox
  • City
  • State
  • ZipCode
  • Country
  • UserLogonName
  • HomePhoneNumber
  • OtherHomePhoneNumber
  • PagerNumber
  • MobileNumber
  • FaxNumber
  • OtherFaxNumber
  • Notes
  • Title
  • Department
  • Company
  • Manager
  • CustomAttribute1 – CutomAttribute15

7. Nachdem Sie den Signaturinhalt festgelegt haben, klicken Sie auf Select one… und entscheiden Sie, was geschehen soll, wenn eine Nachricht nicht verarbeitet werden kann (das kann z.B. bei verschlüsselten Emails passieren).

fall-back-action

Sie haben die Wahl zwischen:
Wrap – Die ursprüngliche Nachricht wird an eine neue Email angefügt, welche dann durch die Regel verarbeitet wird.
Ignore – Die ursprüngliche Nachricht wird unverarbeitet gesendet.
Reject – Die ursprüngliche Nachricht wird nicht gesendet.

8. Im Bereich Properties of this rule können Sie die Standardeinstellungen anpassen. Es sind:

– Die Regelpriorität im Verhältnis zu anderen Regeln (0 wird als erstes verarbeitet, 1 als zweites etc.):

Priority

– Regel-Audit (die Leistung der Regel kann via Exchange-Berichte ausgewertet werden, ein Feature verfügbar nur für Exchange Online):

Audit-this-rule-with-severity-level

– Die Regel kann auf drei Wegen gespeichert werden:

Choose-a-mode-for-this-rule

Enforce – Die Regel greift sofort nach dem Speichern.
Test with Policy Tips – Gilt nur für DLP-Regeln (Weitere Infos finden Sie in diesem TechNet-Artikel: https://technet.microsoft.com/de-de/library/jj150527%28v=exchg.150%29.aspx)
Test without Policy Tips – Die Regel bleibt nach dem Speichern inaktiv. Um sie zu testen, müssen Sie die Aktion Generate incident report… hinzufügen (Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen mehrerer Aktionen zu einer Regel).

9. In der rechten unteren Ecke klicken Sie auf Save und prüfen Sie Ihre Regel.

testing

Mehr Optionen…

Wenn Sie in Ihre Regel mehrere Konditionen, Ausnahmen und Aktionen einbinden möchten, klicken Sie auf More options… im unteren Bereich des Editorfensters:

more-options

Nun können Sie zu Ihrer Regel mehrere Konditionen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen:

More-conditions-esceptions

Mit dem Editor legen Sie zudem fest:

  • wann die Regel greifen soll (keine Rekurrenzfunktion verfügbar),
  • ob weitere Regeln verarbeitet werden sollen,
  • ob die Sendung ausgesetzt werden soll, falls die Regel nicht verarbeitet werden kann,
  • ob der Sender auf Basis von Header, Umschlag oder beiden abgeglichen werden soll,
  • den Kommentar zu der Regel.

Additional-options

Einschränkungen der nativen Email-Signaturfunktion in Exchange 2016

Auch hinsichtlich der Einschränkungen unterscheidet sich Exchange 2016 kaum von der Vorgängerversion. Es ist nach wie vor nicht möglich:

  • Signatur direkt unterhalb der letzten Email anfügen zu lassen,
  • Signatur im Ordner Gesendete Elemente anzeigen zu lassen,
  • Grafik einzubetten,
  • andere Active Directory-Variablen zu verwenden, als die in der oben stehenden Übersicht.

Um die Einschränkungen zu überwinden und Features wie kontrollierten Fernzugriff auf Email-Signaturregeln und HTML-Template-Editor zu nutzen, können Sie zu CodeTwo Exchange Rules 2016 greifen.

2 thoughts on “Exchange Server 2016: Email-Signatur erstellen

  1. Bernhard Gavra

    Hallo,

    Erst einmal Danke für diesen ausführlichen Beitrag.
    Eine Anmerkung erlaube ich mir dann aber doch!

    dies ist ein zutreffender Beitrag, wenn es um den Haftungsausschluss/Diclaimer geht.
    Die Tatsache, dass Dieser am ende einer Mail hinzugefügt wird ist rein Rechtlich genau richtig!

    Dieser Beitrag ist also nur dann richtig zu verstehen wenn es um den Haftungsausshluss geht und dieser hat nichts mit der E-Mil Signatur zu tun! Eine Signaturverwaltung gibt es in Exchange also überhaupt nicht.

    Beste Grüße,
    Bernhard Gavra

    Reply
    1. Paweł Socha

      Hallo Herr Gavra,

      Natürlich haben Sie Recht, die Disclaimer-Funktion ist keine ideale Lösung, wenn es um die Verwaltung von E-Mail-Signaturen auf dem Exchange-Server geht.

      Trotz der zahlreichen Nachteile einer solchen Lösung verwenden viele Unternehmen diese Funktion zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen. Diese Aufgabe wird häufig dadurch erleichtert, dass man in unserem kostenlosen Signaturgenerator vorgefertigter HTML-Code mit AD-Attributen generiert.

      Die echte Verwaltung von E-Mail-Signaturen erfordert ein spezielles Tool, wie z. B. CodeTwo Exchange Rules.

      MfG
      Pawel Socha

      Reply

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