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E-Mail-Signatur für Exchange Server 2016

E-Mail-Signatur für Exchange Server 2016

Exchange Server 2016: Email-Signatur erstellen

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 15. Oktober 2020 aktualisiert.

Die wahrscheinlich größte Überraschung hinsichtlich des Release von Exchange 2016 war dessen Ähnlichkeit zu Exchange 2013. Hinsichtlich der E-Mail-Signaturverwaltung gibt es kaum Unterschiede (wenn Sie mit der 2013-Version vertraut sind, sehen Sie bald, was ich meine). Viele von Ihnen hatten möglicherweise jedoch keine Gelegenheit, mit Exchange 2013 herumzuspielen. Machen wir uns also an die Arbeit:

WICHTIG: Diese Lösung weist mehrere Einschränkungen auf: Ich erkläre sie im letzten Abschnitt des Artikels.

So erstellen Sie E-Mail-Signatur in Exchange 2016

  1. Greifen Sie auf das Exchange Admin Center über Ihren Internetbrowser zu (tippen Sie dazu Folgendes in die Adresszeile ein: https://<CASServerName>/ecp oder https://mail.contoso.com/ecp). Zu diesem Zweck melden Sie sich mit Zugangsdaten vom  Transportregeln-Administrator an.
  1. In der Funktionsübersicht links gehen Sie auf mail flow und dann auf den Tab rules:
  1. Klicken Sie auf den Plus-Symbol (+) und wählen Sie Apply disclaimers…*:
    * Es ist eine kleine Abkürzung. Wenn Sie auf Create a new rule… gehen, müssen Sie sich in dem Fenster new rule zu der Option Apply disclaimers durchklicken. Das ist alles. Egal für welche Option Sie sich entscheiden, können Sie in dem Fenster new rule zu einer anderen Option wechseln.
  1. Benennen Sie Ihre Signaturregel (in unserem Beispiel heißt sie “External signature”). Unter *Apply this rule if… definieren Sie, welche Bedingung die Regel auslösen soll.

    Da unsere Signatur in alle externen E-Mails eingefügt werden soll, gehen Sie auf The recipient is located… und in dem nachfolgenden Fenster auf Outside the organization. WICHTIG: Wenn Sie weitere Bedingungen oder Ausnahmen hinzufügen möchten, klicken Sie auf More options… unten im Fenster new rule.
  1. Unter *Do the following… sollte bereits die Option Append the disclaimer… stehen (falls nicht, nutzen Sie das Dropdown-Menü). Klicken Sie jetzt auf Enter text…:
  1. Im Fenster specify disclaimer text definieren Sie den Text bzw. den HTML-Code Ihrer E-Mail-Signatur.

    Sie können auch Variablen Ihrer Exchange-Postfächer verwenden, indem Sie sie im folgenden Format eingeben: %%[Name der Variablen]%%.

    Liste der verfügbaren Variablen
  1. Nachdem Sie den Inhalt im Fenster disclaimer text festgelegt haben, klicken Sie auf Select one… und entscheiden Sie, was geschehen soll, wenn eine Nachricht nicht verarbeitet werden kann (was z. B. bei verschlüsselten E-Mails passieren kann).

    Hier haben Sie die Wahl zwischen den folgenden Optionen:
    Wrap – Die ursprüngliche Nachricht wird als Anhang an eine neue E-Mail angefügt, die dann durch die Regel verarbeitet wird.
    Ignore – Die ursprüngliche Nachricht wird unverarbeitet gesendet.
    Reject – Die ursprüngliche Nachricht wird nicht gesendet.
  1. Unter Properties of this rule können Sie folgende Standardeinstellungen anpassen:
    – Die Regelpriorität im Verhältnis zu anderen Regeln (0 wird als erstes verarbeitet, 1 als zweites etc.):

    – Der Regel-Audit (die Leistung der Regel kann via Exchange-Berichte ausgewertet werden. Diese Funktion ist bisher nur in Exchange Online verfügbar):

    – Die Regel kann auf dreierlei Art gespeichert werden:

    Enforce – Die Regel gilt sofort nach dem Speichern.
    Test with Policy Tips – Gilt nur für DLP-Regeln (Weitere Infos finden Sie in diesem TechNet-Artikel)
    Test without Policy Tips– Die Regel bleibt nach dem Speichern inaktiv. Um sie zu testen, müssen Sie die Option Generate incident report… hinzufügen (Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mehrere Optionen zu einer Regel hinzufügen).
  1. In der rechten unteren Ecke klicken Sie auf Save und testen Sie Ihre Regel.

Mehr Optionen…

Wenn Sie in Ihre Regel mehrere Bedingungen, Ausnahmen und Optionen einbinden möchten, klicken Sie auf More options… unten im Editorfenster:

more-options

In dem Editor legen Sie zudem Folgendes fest:

  • wann die Regel gelten soll (keine Rekurrenzfunktion verfügbar),
  • ob weitere Regeln verarbeitet werden sollen,
  • ob der E-Mail-Versand zurückgestellt werden soll, falls die Regel nicht verarbeitet werden kann,
  • ob der Sender auf Basis von Header, Umschlag oder beiden angepasst werden soll,
  • den Kommentar zu der Regel.

Einschränkungen der nativen E-Mail-Signaturfunktion in Exchange 2016

Auch hinsichtlich der Einschränkungen unterscheidet sich Exchange 2016 kaum von seiner Vorgängerversion. Es ist nach wie vor nicht möglich:

  • Signatur direkt unterhalb der letzten E-Mail einzufügen,
  • Signatur in Gesendeten Elementen anzuzeigen,
  • Grafiken in Signaturen einzubetten,
  • andere Active Directory-Variablen zu verwenden, als die, die oben aufgelistet wurden.

Um diese Einschränkungen zu überwinden und Features wie kontrollierten Fernzugriff auf E-Mail-Signaturregeln und HTML-Template-Editor zu nutzen, prüfen Sie CodeTwo Exchange Rules 2016.

2 thoughts on “E-Mail-Signatur für Exchange Server 2016

  1. Bernhard Gavra

    Hallo,

    Erst einmal Danke für diesen ausführlichen Beitrag.
    Eine Anmerkung erlaube ich mir dann aber doch!

    dies ist ein zutreffender Beitrag, wenn es um den Haftungsausschluss/Diclaimer geht.
    Die Tatsache, dass Dieser am ende einer Mail hinzugefügt wird ist rein Rechtlich genau richtig!

    Dieser Beitrag ist also nur dann richtig zu verstehen wenn es um den Haftungsausshluss geht und dieser hat nichts mit der E-Mil Signatur zu tun! Eine Signaturverwaltung gibt es in Exchange also überhaupt nicht.

    Beste Grüße,
    Bernhard Gavra

    Reply
    1. Paweł Socha

      Hallo Herr Gavra,

      Natürlich haben Sie Recht, die Disclaimer-Funktion ist keine ideale Lösung, wenn es um die Verwaltung von E-Mail-Signaturen auf dem Exchange-Server geht.

      Trotz der zahlreichen Nachteile einer solchen Lösung verwenden viele Unternehmen diese Funktion zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen. Diese Aufgabe wird häufig dadurch erleichtert, dass man in unserem kostenlosen Signaturgenerator vorgefertigter HTML-Code mit AD-Attributen generiert.

      Die echte Verwaltung von E-Mail-Signaturen erfordert ein spezielles Tool, wie z. B. CodeTwo Exchange Rules.

      MfG
      Pawel Socha

      Reply

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