Dieser Artikel enthält eine schrittweise Anleitung zum Erstellen einer zentralen E-Mail-Signatur in Exchange 2019 mithilfe einer systemeigenen Methode. Obwohl die native Methode nicht frei von Einschränkungen ist, erfüllt sie die grundlegenden Anforderungen hinsichtlich der E-Mail-Signaturverwaltung für Unternehmen.
Hinweis: Im letzten Abschnitt des Artikels erfahren Sie, wie man die Einschränkungen der nativen E-Mail-Signaturen überwinden kann.
Erstellen von E-Mail-Signatur in Exchange 2019
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine E-Mail-Signatur in Exchange 2019 zu erstellen:
- Greifen Sie zunächst auf das Exchange Admin Center.
- Im Exchange Admin Center klicken Sie auf mail flow > rules.
- Jetzt klicken Sie auf das Plus-Symbol und Apply disclaimers.
- Ein neues Regelfenster wird geöffnet. Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Signaturregel beginnen, können Sie auf More options klicken, um zusätzliche Bedingungen freizuschalten.
- Geben Sie einen Namen für Ihre Regel an. Wählen Sie anschließend im Abschnitt Apply this rule if… eine Bedingung aus, nach deren Erfüllung die Regel ausgelöst wird. In meinem Fall wäre das The sender > is external/internal.
- Im folgenden Fenster wähle ich Inside the organization aus, sodass die Regel für alle Benutzer innerhalb der Organisation gilt.
- Wenn Sie den Umfang Ihrer Regel einschränken möchten, können Sie auf add condition klicken, um eine weitere Bedingung festzulegen. Zum Beispiel recipients is located > Outside the organization. Auf diese Weise wird die Signatur nur den an externe Empfänger gesendeten E-Mails hinzugefügt.
- Jetzt sollen Sie im Abschnit Do the following… die vorgewählte Aktion sehen, nämlich Apply a disclaimer to the message > append a disclaimer. Falls nicht, fügen Sie sie wie unten dargestellt ein.
- Geben Sie nun den Text Ihrer Signatur an, indem Sie auf entert text klicken. Da es keinen WYSIWYG-Editor gibt, müssen Sie Ihren Signaturtext in HTML-Code einbetten, wenn Sie sie ansprechend gestalten möchten.
Hinweis: Wenn Sie selbst keine HTML-Signatur erstellen möchten, können Sie eine der gebrauchsfertigen E-Mail-Signaturvorlagen oder diesen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden (er generiert den HTML-Code einer ausgewählten Signatur, den Sie einfach kopieren und in den Exchange-Textfeld einfügen können). - Klicken Sie auf Select one, um eine Ausweichaktion festzulegen, falls der Haftungsausschluss nicht hinzugefügt werden kann.
Hinweis: Sie können aus drei Ausweichaktionen auswählen. Wrap ist der Standardwert. Er fügt die ursprüngliche Nachricht als Anlage und die Signatur (dem E-Mail-Körper) der neuen Nachricht hinzu. Ignore beachtet die Regel überhaupt nicht, sodass die E-Mail keine Signatur erhält. Reject löscht die Nachricht und benachrichtigt den Absender mit einem Unzustellbarkeitsbericht. - Sobald Ihre E-Mail-Signatur fertig ist, können Sie zu anderen Optionen der Regel (z. B. Ausnahmen) wechseln oder die Einrichtung abschließen, indem Sie die Änderungen speichern.
- Senden Sie eine Testnachricht, um zu sehen, ob die Signatur wie erwartet funktioniert.
Das ist es! Ihre E-Mail-Signatur für Exchange Server 2019 ist einsatzbereit.
Einschränkungen der nativen E-Mail-Signaturverwaltung von Exchange 2019
Wenn Sie E-Mail-Signaturen mit nativen Funktionen verwalten, sollten Sie einige Einschränkungen beachten, die mit dieser Lösung verbunden sind:
- Signatur-Editor – Das Fehlen von WYSIWYG-Signatur-Editor kann beim Entwerfen komplexer E-Mail-Signaturen peinlich sein. Um einen funktionierenden Code zu schreiben, der Signaturen auf verschiedenen E-Mail-Clients korrekt anzeigt, sind fortgeschrittene HTML-Kompetenzen erforderlich.
- Signaturen werden immer am Ende des E-Mail-Threads eingefügt – wenn Sie auf eine Nachricht antworten, erwarten Sie, dass die Signatur unter Ihrer Antwort angezeigt wird. Stattdessen wird die Signatur am Ende einer E-Mail-Konversation eingefügt. Je länger der Austausch von E-Mails, desto größer der Stapel Signaturen. Dies ist ein Standardverhalten von Exchange.
- Leerzeichen in Signaturen – Benutzerinformationen in Signaturen werden in den meisten Fällen dynamisch aus Active Directory abgerufen. Wenn jedoch einige Felder in AD keine Werte enthalten, können keine Informationen in eine Signatur gezogen werden. Im Ergebnis enthält die Signatur Leerzeichen, die nicht mit Kontaktdaten gefüllt sind. Zum Beispiel können Sie anstelle der Handynummer des Benutzers einen leeren Bereich wie “Handy: [Leerzeichen]” sehen.
- Keine Signaturen in den Gesendeten Elementen – systemeigene Exchange-Signaturen werden auf der Serverebene hinzugefügt, nachdem Sie auf die Schaltfläche Senden geklickt haben. Aus diesem Grund können Sie Ihre Signatur nicht im Ordner “Gesendete Elemente” sehen, um zu überprüfen, ob sie wie erwartet aussieht.
Die obigen Beispiele sind nur einige Einschränkungen von Exchange 2019. Wenn diese für Ihr Unternehmen nicht akzeptabel sind und Sie E-Mail-Signaturen mit einem WYSIWYG-HTML-Editor erstellen, sie direkt unter der letzten Antwort hinzufügen oder in Gesendeten Elementen anzeigen möchten, brauchen Sie eine Drittanbieterlösung wie CodeTwo Exchange Rules Pro.
Eigentlich traurig, dass man 2024 noch immer auf solch eine Lösung zurückgreifen muss. =\
Hallo Flavius,
Sie können immer CodeTwo Exchange Rules verwenden – es funktioniert viel besser.
Gruß,
Tomek
diese Option gibt es seit vielen Jahren und ist absolut unbrauchbar. Ein Disclaimer ist einfach keine Signatur.
Hallo Martin,
Das stimmt, wir schreiben direkt, dass die Lösung nicht perfekt ist, aber nur diese Art der zentralen Verwaltung ist nativ vorhanden. Für Unternehmen, die eine professionelle Verwaltung des Branding in E-Mails benötigen, haben wir CodeTwo Exchange Rules vorbereitet.
Mit freundlichen Grüßen,
Tomek