Einheitliche, automatische Firmensignatur in Google Apps

Ihre automatische E-Mail-Signatur hängt von der Version des Google Apps-Dienstes ab:

  • In Google Apps (Free Edition) gibt es keine zentrale Signaturen – die Anwender können sie nur selbst erstellen.
  • In Google Apps for Education und Business ist die Option nur via Google Email Settings API verfügbar.
  • In Google Apps for Business können Sie entweder Google Email Settings API verwenden oder die Option Append footer, verfügbar in der Google Admin Console.

Zum Erstellen einer firmenweiten, automatischen E-Mail-Signatur für Ihre Google Apps-Domäne befolgen Sie diese Anleitung.

1. Auf admin.google.com melden Sie sich zu Ihrer Google Admin Console an und klicken Sie auf das Symbol Google Apps (Abb. 1).

Google AppsAbb. 1: Google Apps-Symbol in der Google Admin Console.

2. Im eingeblendeten Fenster klicken Sie auf Gmail. Vergewissern Sie sich, dass es für alle Anwender aktiviert wurde. Falls nicht, kann es nachträglich aktiviert werden (Abb. 2), indem Sie auf das Statusmenü unter dem großen Gmail-Symbol oben links klicken und ON for everyone auswählen. Anschließend klicken Sie auf Advanced settings >> im unteren Bereich des Bildschirms.

EinstellungenAbb. 2: Google Apps – Gmail-Einstellungen.

3. Sie befinden sich nun in Google Apps, Settings for Gmail, Advanced Settings. Der Tab General Settings sollte standardmäßig ausgewählt sein (falls nicht, klicken Sie darauf). Geben Sie append in das Suchfeld ein oder wechseln Sie direkt zum Menü Append footer. Klicken Sie auf den Button Configure, der angezeigt wird, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Menü Append footer drüberfahren (Abb. 3).

Disclaimer TextAbb. 3: Erweiterte Einstellungen – Apend footer.

4. Im Fenster Add setting (Abb. 4) entwerfen Sie Ihre Signatur. Diese kann Text, Hyperlinks und Bilder enthalten (Bilder können jedoch nicht verlinkt werden). Bitte bedenken Sie, dass die Signatur für alle Anwender identisch sein wird. Sie sollten deshalb nur allgemeine Angaben verwenden.

Sie können auch eine Beschreibung hinzufügen (z.B. ‘Firmensignatur’) und entscheiden, ob die Signatur an interne Nachrichten angehängt werden soll mittels der Funktion Append the footer to messages being sent within your organization.
Abschließend klicken Sie auf Add Setting.

EditorAbb. 4: Fußzeilen-Editor.

5. Das Fenster wird geschlossen. Klicken Sie auf Save changes im oberen Bereich der Seite Advanced settings.

6. Ihre Signatur ist einsatzbereit. Sie wird beim Verfassen der Nachricht nicht angezeigt (Abb. 5):

Neue NachrichtAbb. 5: Testnachricht – die Fußzeile wird nicht angezeigt.

Aber keine Sorge, für den Empfänger der Nachricht ist sie sofort sichtbar (Abb. 6):

E-Mail-SignaturAbb. 6: Testnachricht – Fußzeile angezeigt im Client des Empfängers.

Die Erstellung und Anpassung Ihrer Signaturen und Disclaimer für Google Apps-Anwender kann zusätzlich vereinfacht werden. Zu diesem Zweck können Sie sich CodeTwo Email Signatures herunterladen – klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.

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