Einheitliche, automatische E-Mail-Signatur in Google Workspace (G Suite)

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 15. Januar 2021 aktualisiert.

Google Workspace (G Suite) bietet die Möglichkeit, allen oder ausgewählten Benutzern automatische E-Mail-Signaturen hinzuzufügen. Sie ist in allen Google Workspace-Plänen enthalten: Mit Ausnahme der alten Google Apps Free-Edition.

Um eine firmenweite, automatische E-Mail-Signatur für Ihre Google Workplace-Organisation (oder ganze Domäne) mit der Option Append footer zu erstellen, folgen Sie den Schritten unten.

1. Auf admin.google.com melden Sie sich bei Ihrer Google Admin Console an und klicken Sie auf die Ikone Apps.

2. Im eingeblendeten Fenster klicken Sie auf Google Workspace.

3. Gehen Sie jetzt auf die Ikone Gmail. Beachten Sie dabei, dass der Status rechts eingeschaltet sein soll.

4. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie Advanced Settings.

5. Unter Advanced settings, gehen Sie auf Organizations und wählen Sie die Domäne oder Organisation, für die Sie eine E-Mail-Signatur erstellen wollen. Dann finden Sie die Leiste Append footer. Klicken Sie auf die Schaltfläche Configure, die angezeigt wird, wenn Sie mit dem Maus über die Leiste Append footer fahren.

6. Im Popup-Fenster Add setting können Sie ihre Signatur einrichten. Der Editor ist ähnlich wie der Signatureditor in Google Mail. Die Signatur kann Text, Hyperlinks und Bilder enthalten. Beachten Sie, dass die Signatur für alle Benutzer gleich ist. Geben Sie daher am besten nur allgemeine Informationen an. Sie können auch eine Beschreibung einfügen (wie „Unternehmensweite E-Mail-Signatur“) und entscheiden, ob die Signatur mit der Option Append the footer to messages being sent within your organization internen E-Mails hinzugefügt werden soll. Bestätigen Sie mit Add Setting, wenn Sie fertig sind.

7. Das Popup-Fenster wird automatisch geschlossen. Klicken Sie auf Save changes unten auf der Seite Advanced Settings.

8. Ihre Signatur ist jetzt fertig. Bevor Sie aber Ihre neue Signatur schicken, senden Sie zuerst eine Test-E-Mail. So sehen Sie, ob sie richtig funktioniert. Beachten Sie auch, dass die Signatur nicht beim E-Mail-Schreiben angezeigt wird. (Abb. 5.). Sie wird nämlich serverseitig angehängt. Dies bedeutet im Übrigen, dass Ihre Einstellung Append footer unabhängig vom verwendeten E-Mail-Client (Outlook, Apple Mail, Google Mail usw.) für Google Workspace-E-Mails gilt.

Wenn die E-Mail den Empfänger erreicht, ist die Signatur bereits da. Es ist zu bemerken, dass wenn die Benutzer eine E-Mail-Nachricht in Nur-Text-Format schicken, hat deren Signatur das gleiche Format. Anders gesagt, die im Google Admin Console-Editor definierten Bilder und Hyperlinks sind nicht sichtbar. Es wird nur der Textteil der Signatur angezeigt.

Einschränkungen der automatischen E-Mail-Signaturen in Google Workspace

Diese Funktionen finden Sie in dem Editor von Google Admin Console nicht:

• Anzeigename und E-Mail-Adressvariablen, die durch Informationen in den individuellen Benutzerprofilen aktualisiert werden;
• Tabellen;
• Hyperlinks und QuickInfos in Bildern;
• HTML-Quellzugriff;
• Signaturen werden beim Schreiben einer neuen Nachricht und im gesendeten Elementen nicht angezeigt.