[Update]: Dieser Beitrag wurde am 19. November 2020 aktualisiert.
E-Mail-Signaturverwaltung: Klingt etwa technisch. Haben Sie aber keine Angst! Sie ist eine perfekte Möglichkeit, dass jede ausgehende E-Mail in Ihrer Organisation professionell gebrandet wird und den richtigen Werbeinhalt enthält. Das Problem liegt nur daran, dass Aspekte wie Corporate Identity, Marketingkampagnen und Werbebanner im Prinzip von Marketingleuten behandelt werden. Gleichzeitig gehört das Office 365-Management einschließlich zentraler E-Mail-Signaturen gewöhnlich zur Pflichten der IT-Abteilung. Warum ist das ein Problem? Normalerweise bedeutet zentrales E-Mail-Signaturmanagement Folgendes:
- Die IT-Abteilung erhält zusätzliche Aufgaben. Das heißt nicht nur, dass die IT überlastet sein kann, sondern auch, dass das Marketing seine eigenen Projekte auslagern muss, anstatt sie allein auszuführen.
- Das Marketing muss zusätzliche Zugriffrechte auf den Office 365-Tenant erhalten. Diese Option kann sich als noch schlimmer erweisen: Es besteht nämlich ein erhebliches Compliance-Risiko. Eine falsch konfigurierte E-Mail-Flussregel kann Probleme verursachen, wenn Sie E-Mails senden oder empfangen möchten. Und so muss der Administrator sowieso den Fehler selbst korrigieren.
Deshalb möchte ich Ihnen eine einfache Methode vorstellen, wie Sie Office 365-Signaturen hinter dem Rücken der IT-Abteilung verwalten können. Ja, vielleicht klinkt es ein bisschen wie ein Hacking-Tutorial. Sie haben aber mein Wort: Keine schändliche Taten sind einbezogen. Beide Seiten, das Marketing- und das IT-Team, können von diesem Herangehensweise profitieren.
Die Lösung besteht darin, Zugriffsrechte des Signaturmanagers für Microsoft 365 zu definieren. Zuerst aber erkläre ich Ihnen, wie die systemeigene Methode in Microsoft 365 funktioniert und welche Probleme sie verursacht.
Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung in Microsoft 365 – der traditionelle Weg
Microsoft 365 enthält eine Funktion, mit der Sie unternehmensweite E-Mail-Signaturen und Disclaimer erstellen können. Mehr zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel und in dem folgenden Video.
- Das Marketing-Team erstellt eine schöne E-Mail-Signaturvorlage für ausgehende Nachrichten. Der Grafikdesigner sendet maßgeschneiderte Banner, Logos und das Projekt an ein HTML-versiertes Teammitglied. Er schneidet das Bild, passt es an und übersetzt in HTML. Die Rechtsabteilung fügt ihre 2 Cent hinzu, indem sie einen Haftungsausschluss einfügt.
- Der HTML-Code wird an die IT gesendet. Nachdem der Administrator die Drucker repariert, die Treiber installiert und seine üblichen Wartungsaufgaben erledigt hat, schaut er sich das obige Video an, um schnell zu erfahren, wie man E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 einrichtet.
- Die Nachrichtenflussregel wird zu den bestehenden Regeln hinzugefügt. Bevor sie eingeschaltet wird, überprüft der Administrator, ob sie nicht miteinander kollidieren. Dann sendet er eine Test-E-Mail.
- Die Test-E-Mail fällt nicht so gut aus. Aufgrund eines Tippfehlers werden Kontaktdetails nicht automatisch ausgefüllt. Darüber hinaus sieht das Design in Outlook und Gmail völlig anders aus.
- Das Marketing-Team nimmt einige Änderungen am HTML-Code vor und sendet ihn an die IT… Das Hin und Her widerholt sich bis die Signatur die endgültige Form erreicht.
Warum das native Signaturmanagement auf lange Sicht nicht funktioniert
In der obigen Liste werden nur einige Probleme beschrieben, auf die Sie möglicherweise stoßen. Und das ist das optimistische Szenario. Hinzu kommt, dass das IT jede Menge eigener Aufgaben habt und E-Mail-Signaturen stehen selten auf der Prioritätenliste. Und aus der Sicht des Marketing-Teams: Denken Sie daran, das gesamte Verfahren immer wieder wiederholen zu müssen, wenn Sie ein Banner ändern möchten. Vergessen Sie dabei nicht über die Erstellung mehrerer E-Mail-Kampagnen und verschiedener Designs für verschiedene Teams.
Aber nehmen wir an, die Aufgabe wurde erfolgreich ausgeführt. Es stellt sich nun heraus, dass die native Office 365-Funktion für die globale E-Mail-Signatur einige Einschränkungen aufweist. Um einige zu nennen:
- Die Signaturen sind beim E-Mail-Schreiben oder sogar in Gesendeten Elementen nicht zu sehen. Dies führt zu Problemen aus der Sicht des Rechts-Teams: Ein Benutzer kann nicht einfach überprüfen, ob die Signatur zusammen mit dem Haftungsausschluss tatsächlich hinzugefügt wurde.
- Es ist nicht möglich, Benutzerfotos automatisch Signaturen hinzuzufügen.
- Signaturen werden ganz am Ende der Konversation eingefügt, wodurch sie für Antworten und Weiterleitungen fast völlig unbrauchbar sind.
Weitere Informationen über die Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365 finden Sie hier.
Dies scheint eine einfache Aufgabe zu sein. In Wirklichkeit kann es aber eine Menge Probleme aufwerfen. Zum Glück gibt es eine einfache Lösung dieses Problems.
Zentrale Signaturverwaltung mit Zugriffsrechten für Microsoft 365
Aka der richtige Ansatz. Es erfordert einen Office 365-Tenant und ein Drittanbieter-Tool – CodeTwo Email Signatures 365. In dem kurzen Video unten erfahren Sie, wie die Software funktioniert:
- Ein Office 365-Administrator meldet sich beim Admin Panel des Programms ein und lässt einen simplen Assistenten erforderliche Änderungen am Office 365-Tenant vornehmen. Als nächstes wählt er Benutzer und Gruppen aus, die Zugriffsrechte für den E-Mail-Signaturmanager erhalten sollen:
- So erhält das Marketing-Team Zugriff auf die Manage Signatures App. Jetzt kann es mithilfe eines einfachen WYSIWYG-Editors E-Mail-Signaturen ohne Beteiligung der IT bereitstellen sowie verschiedene E-Mail-Signaturkampagnen erstellen und deren Ergebnisse verfolgen:
- Um das Aussehen Ihrer Signatur zu überprüfen, müssen Sie keine Test-E-Mails versenden. Es reicht aus, die Schaltfläche Preview zu verwenden und Sie sehen gleich, wie sich die Signatur für verschiedene Office 365-Postfächer ändert.
Einfacher kann das zentrale E-Mail-Signaturmanagement nicht sein. Um mehr über CodeTwo Email Signatures 365 zu erfahren und dessen voll funktionsfähige 14-Tage-Testversion zu testen, besuchen Sie diese Website.
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