Wie verwaltet man Office-365-Signaturen ohne Beteiligung von der IT?

Die E-Mail-Signaturverwaltung – klingt etwa technisch. Einfach gesagt, ist das eine perfekte Möglichkeit, wie man gewährleisten kann, dass jede ausgehende E-Mail professionell gebrandet wird und den richtigen Werbeinhalt enthält. Das Problem liegt nur daran, dass Aspekte wie Corporate Identity, Marketingkampagnen und Werbebanner werden normalerweise vom Marketingteam behandelt. Gleichzeitig ist das Office-365-Management einschließlich globaler E-Mail-Signaturen standardmäßig eine Aufgabe, die zur Pflichten der IT-Abteilung gehört. Warum ist das ein Problem? Normalerweise bedeutet zentrales E-Mail-Signaturmanagement Folgendes:

  • Die IT-Abteilung erhält zusätzliche Verantwortlichkeiten. Das heißt nicht nur, dass die IT überlastet werden kann, sondern auch, dass das Marketing seine eigenen Projekte auslagern muss, anstatt sie alleine auszuführen.
  • Das Marketing muss zusätzliche Rechte für den Office-365-Tenant erhalten. Diese Option ist möglicherweise noch schlimmer, da dadurch ein erhebliches Nichtkonformitätsrisiko besteht. Eine falsch konfigurierte E-Mail-Flussregel kann Probleme beim Senden und Empfangen von E-Mails verursachen und den Administrator zum Eingreifen zwingen, damit der E-Mail-Fluss korrigiert wird.

Deshalb möchte ich Ihnen eine einfache Methode vorstellen, wie man Office-365-Signaturen hinter dem Rücken der IT-Abteilung verwalten kann. Keine Sorgen, obwohl dies ein bisschen wie ein Hacking-Tutorial klingt, ist keine schändliche Aktivität einbezogen. In der Tat ist das eine Win-Win-Situation für das Marketing- und das IT-Team. Die Lösung besteht darin, Zugriffsrechte für das Office-365-E-Mail-Signaturtool zu definieren. Bevor ich Ihnen aber diese Funktionsweise präsentiere, zeige ich Ihnen, wie das Verwenden des problematischen nativen Ansatzes zum Office-365-Signaturmanagement aussieht.

Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung in Office 365 – der traditionelle Weg

Office 365 enthält eine Funktion zum Erstellen von globalen E-Mail-Signaturen und Disclaimern. Sie können Details zum Thema in diesem Artikel lesen oder sich das Video unten ansehen.

Leider enthält weder der Artikel noch das Video ein vollständiges Bild (es sei denn, Sie haben einen Alleskönner, der sowohl die IT- als auch die Marketingaufgaben übernimmt – dann ist das gut für Sie!). Die Marketing-IT-Kooperation wird nicht gezeigt. Ändern wir es und sehen wir uns an, wie es normalerweise funktioniert:

  1. Das Marketing-Team erstellt eine schöne E-Mail-Signaturvorlage für ausgehende Nachrichten. Der Grafikdesigner sendet maßgeschneiderte Banner, Logos und das Projekt an ein HTML-versiertes Teammitglied, das das Bild schneidet, anpasst und in HTML übersetzt. Die Rechtsabteilung fügt ihre 2 Cent hinzu, indem sie einen Haftungsausschluss erstellt und schickt. Signatur
  2. Der HTML-Code wird an die IT gesendet. Nachdem der Administrator die Drucker repariert, die Treiber installiert und seine üblichen Wartungsaufgaben erledigt hat, schaut sich er das obige Video an, um schnell zu erfahren, wie man E-Mail-Signaturen in Office 365 einrichtet.
  3. Die Nachrichtenflussregel wird zu den bestehenden Regeln hinzugefügt. Bevor sie eingeschaltet wird, überprüft der Administrator, ob sie nicht miteinander kollidieren. Dann sendet er eine Test-E-Mail.
  4. Die Test-E-Mail fällt nicht so gut aus. Aufgrund eines Tippfehlers werden Kontaktdetails nicht automatisch ausgefüllt. Darüber hinaus sieht das Design in Outlook und Gmail völlig anders aus.
  5. Das Marketing-Team nimmt einige Änderungen am HTML-Code vor und sendet ihn an die IT… Das Hin und Her wird fortgesetzt, bis die Signatur die endgültige Form erreicht.

Warum das native Signaturmanagement auf lange Sicht nicht funktioniert

In der obigen Liste werden nur einige Probleme beschrieben, mit denen Sie möglicherweise konfrontiert werden. Und das ist das optimistische Szenario. Hinzu kommt, dass IT jede Menge ihrer eigenen Aufgaben haben und E-Mail-Signaturen stehen selten auf der Prioritätenliste. Und aus der Sicht des Marketing-Teams: Denken Sie daran, das gesamte Verfahren immer wieder wiederholen zu müssen, wenn Sie ein Banner ändern möchten. Vergessen Sie dabei nicht über die Erstellung mehrerer E-Mail-Kampagnen und verschiedener Designs für verschiedene Teams.

Aber nehmen wir an, die Aufgabe wurde erfolgreich ausgeführt. Es stellt sich nun heraus, dass die native Office-365-Funktion für die globale E-Mail-Signatur einige Einschränkungen aufweist. Um einige zu nennen:

  • Die Signaturen sind beim Erstellen von E-Mails oder sogar in Gesendeten Elementen nicht sichtbar. Dies führt zu Problemen aus der Sicht des Rechts-Teams. Es ist für einen Benutzer nicht einfach zu überprüfen, ob die Signatur zusammen mit dem Haftungsausschluss erfolgreich hinzugefügt wurde.
  • Es ist nicht möglich, Benutzerfotos automatisch zu Signaturen hinzuzufügen.
  • Unterschriften werden ganz am Ende der Konversation angehängt, wodurch sie für Antworten und Weiterleitungen fast völlig unbrauchbar werden.

Weitere Informationen über Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365 finden Sie hier.

Das sieht nach einer Aufgabe aus, die extrem einfach sein sollte, tatsächlich aber eine Menge Probleme aufwirft.

Dies scheint eine einfache Aufgabe zu sein. In Wirklichkeit kann es aber eine Menge Probleme aufwerfen.

Zentrale Signaturverwaltung mit Zugriffsrechten für Office 365

Aka der richtige Ansatz. Es erfordert einen Office-365-Tenant und ein Drittanbieter-Tool – CodeTwo Email Signatures for Office 365. Sehen Sie sich das kurze Video unten an, um zu erfahren, wie die Software funktioniert:

Und jetzt erfahren Sie, wie Sie mit diesem Tool den Verwaltungsprozess für E-Mail-Signaturen vereinfachen können:

  1. Ein Office-365-Administrator meldet sich beim Panel des Programms ein und lässt einen simplen Assistenten erforderliche Änderungen am Office-365-Tenant vornehmen. Als nächstes wählt er Benutzer und Gruppen aus, die Zugriffsrechte für den E-Mail-Signaturmanager erhalten sollen: Manage Signatures App
  2. So erhält das Marketing-Team Zugriff auf die Manage Signatures App. Jetzt kann es mithilfe eines einfachen WYSIWYG-E-Mail-Signatur-Editors E-Mail-Signaturen ohne Unterstützung von der IT bereitstellen sowie verschiedene E-Mail-Signaturkampagnen erstellen und deren Ergebnisse verfolgen: Manage Signatures App 2
  3. Und um das Aussehen Ihrer Signatur zu überprüfen, müssen Sie keine Test-E-Mails versenden. Es reicht aus, die Schaltfläche Preview zu verwenden und sieht man gleich, wie sich die Signatur für verschiedene Office-365-Postfächer ändert. Signatur-Vorschau

Einfacher kann das zentrale E-Mail-Signaturmanagement nicht sein. Um mehr über CodeTwo Email Signatures for Office 365 zu erfahren und dessen voll funktionsfähige 14-Tage-Testversion zu testen, besuchen Sie diese Website.

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