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Wie fügt man automatisch eine E-Mail-Signatur zur Antwortnachricht in Office 365 ein?

Wie fügt man automatisch eine E-Mail-Signatur zur Antwortnachricht in Office 365 ein?

Wenn es um E-Mail-Signaturen in Office 365 geht, ist es eine gute Idee, verschiedene Variante für verschiedene Zwecke parat zu haben. Es ist üblich, zwei Signaturen für denselben Absender einzurichten: Eine mit vollständigen Kontaktangaben und Grafiken und eine mit Informationen beschränkt auf das Wesentlichste. Die erste Signatur ist nur beim ersten E-Mail-Versand anwendbar, während die zweite in allen späteren Nachrichten derselben E-Mail-Konversation erscheint. Somit bleibt der E-Mail-Thread lesbar und die wichtigsten Informationen sind immer zur Hand.

Automatische Signaturen in Office 365

Überraschenderweise liefert Office 365 keine systemeigene Lösung dafür. Das Definieren von Nachrichtenflussregeln hilft ebenso nicht: Die E-Mail-Signaturen landen immer am Ende des E-Mail-Threads und das Signaturdesign ist gleich für neue und nachfolgende Nachrichten. In diesem Artikel zeige ich, wie man diese native Einschränkung mit einem Drittanbieter-Signaturmanager umgeht, und zwar mit CodeTwo Email Signatures for Office 365.

HINWEIS: Wenn die selbe Signatur bei allen Nachrichten und der Signaturstapel am Ende der E-Mail-Konversation Ihnen nicht stören, erfahren Sie, wie man unternehmensweite Signaturen in Office 365 ohne Drittanbieterlösung erstellt.

Wo fängt man an

Um diese Anleitung durchzuführen, brauchen Sie eine gültige Subskription von CodeTwo Email Signatures for Office 365. Sie können sich auch für eine kostenlose 14-tägige Testversion registrieren.

Die Anwendung bietet vier Optionen zur Signaturverwaltung innerhalb einer E-Mail-Konversation:

  • dieselbe Signatur in jeder E-Mail;
  • verschiedene Signaturen für neue und nachfolgende E-Mails;
  • Signatur nur im ersten E-Mail;
  • Benutzerdefinierte Einstellung.

E-Mail-Signaturen in Antworten

Dieser Artikel betrachtet hauptsachlich das Thema unterschiedlicher Signaturen in ersten und nachfolgenden E-Mail-Nachrichten. Befolgen Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung unten, um diese Methode in Ihrer Organisation anzuwenden.

  1. Zunächst starten Sie die Manage Signatures App, wo Sie E-Mail-Signaturregeln erstellen und verwalten können.

    HINWEIS: Ich gehe davon aus, dass Sie die Anwendung bereits verwendet haben oder zumindest den Konfigurationsprozess durchlaufen haben.
  2. Erstellen Sie in der Manage Signatures App eine neue Regel, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken. Konfigurieren Sie sie nach Ihren Bedarf.
  3. Im Tab Design wechseln Sie zu der Option Different signature in the first email and different in subsequent emails.
    Set up different signatures for new emails and replies.
  4. Erstellen Sie dann im Tab First signature eine vollständige Signatur, die Sie in neuen E-Mails haben möchten (oder in erster Antwort eines E-Mail-Threads). Danach gehen Sie zum Tab Subsequent signatures und richten Sie eine E-Mail-Signatur ein, die Sie zu Ihren nachfolgenden E-Mails im selben Thread hinzufügen möchten.
    Create two different signatures
    HINWEIS: Mit der Schaltfläche Copy first signature können Sie die vollständige Signatur, die Sie im Tab First signature erstellt haben, einfach kopieren. Klicken Sie dann auf Edit signature um diese Vorlage im Editor wieter anpassen zu können.
  5. Im Signature Template Editor können Sie ganz einfach die Elemente des Signaturblocks entfernen, die nicht in den Antworten erscheinen sollen. In der Regel sind dies Banner, Social-Media-Symbole, Ihre Adressdaten und ein Haftungsausschluss. Das Grundprinzip: Alles kompakt halten und sich nur auf grundlegende Kontaktdaten und Absenderinformationen konzentrieren.
    Signature template editor
  6. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, speichern Sie die Änderungen über die Schaltfläche Apply & Close.

Und das ist es. Ihre perfekt gestaltete E-Mail-Signaturen werden jetzt automatisch zu Office 365-E-Mails hinzugefügt. Die vollständige Signatur wird in neuen E-Mails angezeigt, sodass die Empfänger Sie und Ihr Unternehmen besser kennenlernen können. Wenn Sie innerhalb desselben Threads antworten, wird stattdessen die kürzere Version Ihrer Signatur eingefügt. Dadurch wird die Konversation übersichtlich, wobei die wichtigsten Informationen werden unter jeder Ihrer Antworten enthalten:

Antwort-Signatur

Dies ist natürlich nur ein Beispiel dafür, wie Ihre Office 365-E-Mail-Signaturen aussehen können. CodeTwo Email Signatures for Office 365 liefert zahlreiche vordefinierte Signaturvorlagen, dank denen Sie praktisch jedes gewünschte Layout erstellen können.

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