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Dank Deep Links von Microsoft Teams in E-Mail-Signaturen können Sie chatten und dabei Meetings planen

Dank Deep Links von Microsoft Teams in E-Mail-Signaturen können Sie chatten und dabei Meetings planen

Microsoft Teams: Deep Links in E-Mail-Signaturen

Nutzen Sie Microsoft Teams? Beworben als „die Drehscheibe für Teamarbeit in Office 365“ erlaubt dieser Cloud-Dienst effektive Kommunikation und Zusammenarbeit für Mitarbeiter. Wenn Sie Teams als Hauptkommunikationsmittel einsetzen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter auf diesen Kanal verweisen. Gibt es dazu eine verlässliche Methode? Klar doch! Deep Links sind hier der geheime Schlüssel zum Erfolg. Sie können sie beispielsweise in E-Mail-Signaturen einfügen.

Deep Links können sowohl Ihre E-Mail-Signaturen als auch Ihre Teams noch nützlicher machen. Sie wissen nicht, was Deep Links sind? Die Erklärung finden Sie in diesem Beitrag.

Deep Links werden am häufigsten von Entwicklern verwendet, die Teams in andere Anwendungen integrieren möchten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie nur für erfahrene Nutzer gemeint sind. Hier erfahren sie, wie Sie Deep Links in E-Mail-Signaturen einbetten, und zwar um:

Abschließend erfahren Sie auch, wie diese Funktionen an alle Mitarbeiter verteilt werden können, ohne dass sie einen Finger rühren.

Wer liebt E-Mails nicht? Sie sind doch der Kernelement unserer alltäglichen Geschäftskommunikation. In einigen Fällen ist es jedoch effizienter, einige Themen in einem Gruppenchat zu besprechen. Microsoft Teams ermöglicht das Erstellen solcher Chats und dank dem Deep Linking ist dies direkt aus einer E-Mail möglich. Schauen wir uns zunächst das Format eines Deep Links an:

https://teams.microsoft.com/l/chat/0/0?users=<Postfach 1>,<Postfach 2>&message=<Nachrichteninhalt>

Wenn ein solcher Link angeklickt oder in einen Browser eingefügt wird, wird ein Teams-Chatfenster mit den durch Kommas getrennten Benutzernamen geöffnet, die durch ihre UPNs identifiziert werden. Außerdem wird der <Nachrichteninhalt> im Chat-Fenster angezeigt und kann gesendet werden.

Wie Sie vielleicht wissen, gibt es Zeichen, die in URLs nicht so gern angenommen werden. Während es vollkommen in Ordnung ist, eine Nachricht mit Leerzeichen einzugeben (sie werden in den URL-Wert %20 umgewandelt), müssen Fragezeichen und alle anderen Satzzeichen manuell mit den entsprechenden Codes eingefügt werden. W3schools bietet dafür einen guten Richtwert.

So öffnet beispielsweise der folgende Link ein Chatfenster mit T. Edison und F. Sinatra mit der Meldung „Hallo Leute! Wie laufen die Vorbereitungen der Veranstaltung?“

https://teams.microsoft.com/l/chat/0/0?users=t.edison@beispiel.de,f.sinatra@beispiel.de&message=Hallo Leute%21Wie laufen die Vorbereitungen der Veranstaltung%3F

Verlinken zum Planungsdialogfeld

Eine andere Art von Deep Link für Teams, die bei E-Mail-Signaturen nützlich sein kann, ist der Planungslink. Wenn Sie auf einen solchen Link klicken, wird ein Planungsdialogfeld mit der Organisator und mit den im Link angegebenen Teilnehmern angezeigt. Das Format ist wie folgt:

https://teams.microsoft.com/l/meeting/new?subject=<Betreff>&startTime=<Datum>&endTime=<Datum>&content=<Inhalt>&attendees=<Liste der durch Kommas getrennten Benutzer-UPNs>

Es wird nicht empfohlen, die zeitbezogenen Attribute in E-Mail-Signaturen zu verwenden. Die Erklärung finden Sie unten im Abschnitt Einschränkungen.

Ein Beispiellink unten öffnet einen Dialogfeld mit dem Betreff “Mittagessen” und “Erstellt aus einer Signatur” als Inhalt. Markus M. und Hans K. werden als Teilnehmer der Besprechung ausgewählt. Mit dem Terminplanungs-Assistenten können Sie einen bequemen Zeitpunkt für das Meeting auswählen.

https://teams.microsoft.com/l/meeting/new?subject=Mittagessen&content=Erstellt aus einer Signatur&attendees=markus.m@beispiel.de,hans.k@beispiel.de
Teams: Neue Besprechung

Einschränkungen

Leider funktionieren die Links nur für diejenigen, die den Teams-Client installiert haben (die Browserversion scheint diese Option nicht völlig zu unterstützen) und die Teil Ihrer Organisation sind. Genauer gesagt ist der Link in beiden Fällen anklickbar und ruft Teams auf, aber alle sorgfältig vorbereiteten Attribute (wie Teilnehmer, Titel, Details) gehen dabei verloren.

Wenn es um den Planungsdialogfeld geht, scheinen die Attribute startTime und endTime nützlich zu sein, jedoch nicht für statische Links in E-Mail-Signaturen. Warum? Es gibt dafür einige Gründe.

Erstens müssen Sie gemäß dem Microsoft Docs-Artikel zum Thema Deep Links das Datum im „langen ISO 8601-Format“ eingeben. Und da URLs nicht alle Sonderzeichen unterstützen, wird die richtige Formatierung zu einer sehr mühsamen Aufgabe.

Zweitens denken Sie darüber nach, ob ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit in einem solchen Link sinnvoll sind. In den meisten Fällen werden Sie den Link regelmäßig aktualisieren müssen. Und was, wenn die von Ihnen angegebene Zeit bereits besetzt ist? Viel sinnvoller ist es, diese optionalen Attribute nicht zu verwenden und Ihre Mitarbeiter darum zu bieten, den passenden Zeitpunkt mithilfe des Terminplanungs-Assistenten auszuwählen.

Schließlich aber können Deep Links in E-Mail-Signaturen trotz dieser Probleme nützlich sein. Glücklicherweise besteht die Möglichkeit, sie automatisch in E-Mail-Signaturen anzuzeigen, ohne jegliche Handlung seitens des Endbenutzers.

Personalisierte Links für alle Signaturen

Wenn Sie nun möchten, dass jeder Benutzer in Ihrer Organisation diese Links verwendet, stoßen Sie möglicherweise auf einige Hindernisse:

  • Erstellen von Deep Links mit den richtigen Attributen für jeden Benutzer.
  • Verteilen dieser Links an Outlook, OWA und jeden anderen E-Mail-Client, den Ihre Benutzer möglicherweise haben, bzw. Veranlassen der Benutzer dazu, die Links selbst einzurichten.
  • Sicherstellen, dass diese Links nur innerhalb der Organisation gesendet werden, da sie für externe Empfänger nicht funktionieren.

Wenn Sie all diese Dinge zusammenbringen, stellt sich heraus, dass das Hinzufügen dieser Links zu den Signaturen für alle Benutzer eine äußerst zeitaufwändige oder sogar nahezu unmögliche Aufgabe ist. Glücklicherweise können Sie all diese Hürden mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 bewältigen.

CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist ein Tool zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, mit dem Sie sicherstelle, dass Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation professionelle E-Mail-Signaturen enthält. So verwenden Sie es, um E-Mail-Signaturen mit personalisierten Deep Links automatisch bereitzustellen:

  1. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Signaturregel nur für interne E-Mails.
  2. Wählen Sie ein passendes Design aus der Signaturvorlagenbibliothek aus. Da es sich um eine interne E-Mail-Signatur handelt, ist eine kurze und einfache Vorlage empfehlenswert.
  3. Fügen Sie nun im Signatur-Editor einen Text hinzu, der einen Deep Link beinhalten soll. Markieren Sie den Text und klicken Sie auf die Schaltfläche Link in der Multifunktionsleiste. Chat in E-Mail-Signatur verlinken
  4. Geben Sie nun einen Deep Link in der allgemeinen Form ein (ohne spezifische Referenzen). Hyperlink einbetten
  5. Greifen Sie über die Multifunktionsleiste auf die HTML-Quellcodeansicht zu. HTML-Quellcodeansicht
  6. Suchen Sie in der HTML-Codeansicht den Teil <Postfach> und ersetzen Sie ihn durch den Platzhalter {E-Mail}. Geben Sie dann den <Nachrichteninhalt> an. Sie können den Nachrichteninhalt für jeden Benutzer mithilfe benutzerdefinierter Attribute personalisieren (erfahren Sie mehr über die Verwendung benutzerdefinierter Attribute in E-Mail-Signaturen). Sie können diese Änderungen auch auf andere Links anwenden (z. B. einen Planungslink). Wenn Sie fertig sind, klicken Sie Apply & Close an, um die Quellcodeansicht zu schließen und Änderungen auf Ihre Vorlage anzuwenden. HTML-Ansicht

Nachdem Sie die Regel speichern, hat jeder Mitarbeiter, der dieser Regel zugeordnet ist, einen Deep Link (der einen Chat startet oder eine Besprechung mit dieser Person plant) in seiner E-Mail-Signatur.

Es hat 5 Minuten gedauert, um diese Regel hinzuzufügen. 5 Minuten und alle Mitarbeiter haben einheitliche E-Mail-Signaturen mit ihren Kontaktdaten, Fotos und personalisierten Deep Links zu einem Teams-Chat und zu einem Planungsdialogfeld:

E-Mail-Signatur mit Links

Das ist nur ein kleiner Bruchteil dessen, was die Software anbietet. Erfahren Sie mehr über ihre Funktionen.

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