[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 17. Januar 2022 veröffentlicht.
E-Mail-Schlussformeln oder E-Mail-Abschlüsse bestehen normalerweise aus wenigen Worten oder sogar aus einem einzelnen Wort. Nachdem Sie viel Zeit damit verbracht haben, eine perfekte E-Mail zu verfassen, sollte es theoretisch ein Kinderspiel sein, sie zu beenden. Man könnte meinen, dass sich alle anderen ihre E-Mail-Schlussformeln blitzschnell einfallen lassen. Nun, wenn Sie Schwierigkeiten haben, die perfekte E-Mail-Schlussformel zu finden, sind Sie nicht der Einzige. Glücklicherweise finden Sie in diesem Artikel den besten E-Mail-Abschluss für jeden Anlass. Sehen Sie sich einige Tipps und Beispiele für Schlussformeln an, damit Sie nie wieder durch den kürzesten und theoretisch einfachsten Teil einer E-Mail blockiert werden.
- Was ist eine E-Mail-Schlussformel?
- Gute Praktiken
- Schlechte Praktiken (oder welche Schlussformeln NICHT verwendet werden sollten)
- Universelle E-Mail-Schlussformeln
- Formelle E-Mail-Schlussformeln
- Informelle E-Mail-Schlussformeln
- Schlussformeln in der Privatkorrespondenz
- Professionelle E-Mail-Schlussformeln
- Einzigartige E-Mail-Schlussformeln
- Schlussformeln versus Signaturen
- Automatische E-Mail-Schlussformeln
Was ist eine E-Mail-Schlussformel?
Eine E-Mail-Schlussformel (E-Mail-Ende/E-Mail-Abschluss) ist eine kurze Phrase, die am Ende einer E-Mail direkt über Ihrer E-Mail-Signatur hinzugefügt wird. Die Verwendung ergibt sich aus der einfachen Wahrheit, die die meisten Menschen in der Grundschule lernen – jeder Text sollte einen Anfang, eine Mitte und ein Ende haben. Die Schlussphrase zeigt an, wo der Text der E-Mail endet und ist eines der Hauptelemente der Netiquette. Es ist ein Indikator für gute oder schlechte Manieren und kann Ihre Erwartungen deutlich hervorheben. Ohne dieses E-Mail-Ende kann Ihre Nachricht möglicherweise als nicht beendet angesehen werden. Kurz gesagt, es ist ziemlich wichtig.
Gute Praktiken
- Halten Sie Ihre Schlussformel mit dem E-Mail-Text konsistent. In einem super formalen Stil zu schreiben und mit „tschau“ zu enden wäre lächerlich. Ebenso ist eine informelle, private E-Mail, die mit „Hochachtungsvoll“ endet, einfach abwegig.
- Im Zweifelsfall nachmachen. Die Verwendung derselben Schlussformel wie die Person, die Ihnen eine E-Mail gesendet hat, ist die sichere Option. Es ist nichts falsch daran, auf Nummer sicher zu gehen. Es sei denn, der Absender wählt etwas wirklich Seltsames oder Beleidigendes als Schlussphrase und es wäre umständlich, es wiederzuverwenden.
- Es ist in Ordnung, eine Schlussformel in einem Thread auszulassen. Solange Sie nicht drei Werktage brauchen, um jede E-Mail zu beantworten, erfordert nicht jede einzelne Antwort eine Schlussformel. E-Mails wurden zwar nicht für Instant Messaging entwickelt, werden jedoch häufig auf diese Weise verwendet. Es ist nicht erforderlich, Nachrichtenanfang und -ende beim schnellen E-Mail-Austausch hinzuzufügen.
- Fügen Sie eine persönliche Note hinzu. Sie haben wahrscheinlich keine Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie jede E-Mail einzigartig machen können. Aus diesem Grund verwenden Sie in den meisten Fällen einfache, langweilige Schlussformeln, die für jede Situation geeignet sind. Von Zeit zu Zeit können Sie jedoch eine persönliche Note hinzufügen, zum Beispiel indem Sie „Danke für (geben Sie den konkreten Grund)“ oder „Gute Reise“ schreiben, wenn Sie wissen, dass jemand eine Reise unternehmen wird. Es lohnt sich, denn solche gesunden Interaktionen tragen zum Aufbau stärkerer Beziehungen bei.
5 schlechte Praktiken (oder welche Schlussformeln NICHT verwendet werden sollten)
Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihrem Professor eine formelle E-Mail schreiben oder Ihrem Freund einige Bücher in einem Anhang per E-Mail senden, es gibt E-Mail-Schlussformeln, die im Allgemeinen eine schlechte Idee sind.
- Von meinem iPhone gesendet – eine wahrhaft peinliche Schlussformel. Man hat sich darüber lustig gemacht; Organisationen suchen nach Möglichkeiten, sie automatisch loszuwerden, aber sie bleibt bestehen. Wenn Sie sie verwenden, ist nicht klar, was Sie damit meinen. Dies kann bedeuten, dass der Empfänger möglicherweise Symptome des Wurstfinger-Syndroms sieht oder dass der Absender diese Art von Mobilgerät bevorzugt. Im Allgemeinen macht es für den Empfänger keinen Unterschied, ob Sie E-Mails von einem iPhone, Android-Gerät, Toaster oder einer fliegenden Untertasse senden, solange er die Nachricht erhält.
- „Schau immer auf die Sonnenseite des Lebens“ – oder irgendein anderes Zitat, Motto oder ein Witz. Wenn dem Empfänger das Zitat gefällt, freut er sich vielleicht, wenn er es zum ersten Mal sieht. Später wird es nur zu einem unnötigen und nervigen Raumfüller, egal wie großartig „Das Leben des Brian“ (oder eine andere Zitatquelle) war.
- Danke im Vorhaus – dies kann zusammen mit vielen anderen falsch geschriebenen Schlussformeln Ihren Empfänger reizen. Es ist, als würde man über „Netiquette“ lesen.
- ASAP – wenn Sie es eilig haben, eine blitzschnelle Antwort benötigen und im Allgemeinen viel von einer schnellen Reaktion abhängt, ist nichts dagegen, Ihre Empfänger darüber zu informieren. Aber selbst, wenn die Priorität des Problems hoch ist, ist es ein bisschen zu viel, eine E-Mail mit einem sterilen ASAP zu beenden.
- Ich hoffe auf eine positive Rückmeldung – die Phrase selbst könnte im richtigen Kontext als i. O. angesehen werden. Das Problem ist, dass ihr normalerweise ein Angebot vorausgeht, das abgelehnt werden kann und in den meisten Fällen auch wird. Die Schlussformel selbst verbessert die Chancen auf eine tatsächlich positive Reaktion definitiv nicht.
Universelle E-Mail-Schlussformeln
Die folgenden Schlussformeln sollten in den meisten Szenarien funktionieren:
- Beste Grüße – eine der neutralsten Optionen zum Beenden einer E-Mail.
- Vielen Dank im Voraus – dies ist eine gute Option, wenn Ihre E-Mail eine Anfrage enthält. Abgesehen davon, dass Sie gute Manieren zeigen, kann sie sehr hilfreich sein, wenn Ihr Empfänger den Sinn verfehlt, dass Sie etwas von ihm brauchen.
- Bitte lassen Sie mich wissen, falls ich Ihnen weiter behilflich sein kann – etwas wortreich, aber dennoch eine gute Möglichkeit, eine Konversation zu beenden, in der Sie Hilfe geleistet haben.
- Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter / Lassen Sie mich wissen, ob es geholfen hat – es ist eine großartige Option direkt nachdem Sie jemandem Anweisungen zum Beheben von Problemen gegeben haben.
- Vielen Dank für Ihre Zeit – wenn Ihnen jemand geholfen hat, ist es viel besser, sich bei ihm zu bedanken, als mit einem allgemeinen „Beste Grüße“ zu enden.
- Danke/Danke Ihnen/dir – einfach, aber funktioniert in fast jeder Situation.
- Schönes Wochenende / schönen Urlaub / usw. – Sie werden dies nicht immer nutzen können, aber diese Personalisierung beweist, dass Sie sich für andere interessieren und ihnen zuhören.
- Bleiben Sie dran – geeignet für formelle und informelle E-Mails, wenn Sie möchten, dass andere mit Follow-ups oder wichtigen Neuigkeiten rechnen sollen.
- Sie sind die Besten! / Du bist die/der Beste! – Diese und jede andere Variation, wie „Sie sind großartig“, sind ein guter Ersatz für das übliche „Danke“. Sie funktionieren sehr gut, besonders wenn sich jemand die Mühe macht, einem zu helfen.
Formelle E-Mail-Schlussformeln
Formelle E-Mail-Schlussformeln sollten Sie verwenden, wenn Sie jemanden zum ersten Mal kontaktieren, ihn nicht persönlich kennen oder sich nicht sicher sind, was Sie verwenden sollen. Denken Sie daran, dass Sie in geschäftlichen E-Mails nicht unbedingt formelle Optionen verwenden müssen – auch hier ist Kontext alles.
- Viele Grüße / Beste Grüße –diese Optionen sind für E-Mail-Schlussformeln ziemlich universell. Formell, aber nicht zu formell, Sie können sie so ziemlich in jeder E-Mail verwenden. Selbst gelegentliches Erscheinen in informellen E-Mails wird niemanden töten.
- Mit freundlichen Grüßen – die gebräuchlichste Schlussformel, die noch etwas formeller ist.
- Hochachtungsvoll – die super formelle Variante einer E-Mail-Schlussformel.
- Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören – das ist eine nette Art zu sagen, dass Sie es kaum erwarten können, eine Antwort zu erhalten.
- Ich erwarte Ihre Antwort – die kältere Variante der obigen Schlussformel. Sie werden sie üblicherweise in Follow-ups sehen.
Informelle E-Mail-Schlussformeln
Wie bereits erwähnt, können in der Geschäftskorrespondenz informelle E-Mail-Schlussformeln vorkommen. Normalerweise ist nichts dagegen einzuwenden, ein Gespräch locker zu führen, besonders wenn Ihr Empfänger kein völlig Fremder ist und vorzugsweise in Ihrem Alter ist.
- 😁, ;] – manche Leute 💗 es, ihre 📧 mit einem 😊, 😅, 🤗 oder einem anderen Emoji zu beenden. Es ist ganz 👍 für informelle Nachrichten. Denken Sie aber daran, dass manche Leute einfach Worte bevorzugen. Zu viele Emoticons könnten jedoch zum Folgenden führen: (╯°□°）╯︵ ┻━┻
- Tschüss/tschau – eine der kürzesten verwendeten informellen E-Mail-Schlussformeln. Einfacher geht es nicht.
- Machen Sie‘s gut / Mach‘s gut – normalerweise für das Ende einer Konversation reserviert, wenn Sie wissen, dass alles, was Sie zu einem bestimmten Thema besprechen wollten, bereits besprochen wurde.
- Herzliche Grüße / Herzlichst – vermitteln Wertschätzung und bauen eine herzliche Verbindung auf.
- Was halten Sie davon? / Was meinst du dazu? – für Ihren Empfänger ist diese Schlussformel ein klarer Indikator dafür, dass seine Meinung erwartet wird. Ohne sie werden einige E-Mails wahrscheinlich gelesen, archiviert und vergessen.
Schlussformeln in der Privatkorrespondenz
Dieser Abschnitt unterscheidet sich von dem obigen Abschnitt zu den informellen E-Mail-Schlussformeln darin, dass die folgenden Vorschläge nicht für geschäftliche E-Mails funktionieren werden.
- Liebe Grüße / Gruß und Kuss / XOXO – es gibt viel mehr Variationen; all diese emotional aufgeladenen Schlussformeln sind schön, wenn Sie jemandem, der Ihnen sehr nahe steht, eine E-Mail senden.
- Thx – Dankbarkeit und Anerkennung auszudrücken ist eine gute Praxis. Um diese Abkürzung, die heutzutage auch im deutschen Sprachraum häufig im Internet vorkommt, zu verwenden, müssen Sie den Empfänger jedoch ziemlich gut kennen.
- Machen wir sie fertig! – solche Hinweise auf einen … gesunden Wettbewerb könnten die Moral inspirieren und stärken. Diese Schlussformel könnte jedoch als etwas zu informell oder direkt beleidigend angesehen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die allgemeine Situation und den ganzheitlichen Kontext erfassen, bevor Sie eine solche Schlussformel an jemanden senden.
Professionelle E-Mail-Schlussformeln
Wie bereits erwähnt, ist es nicht der formelle oder informelle Stil, der eine Unterschrift für die professionelle Geschäftskorrespondenz geeignet macht. Je nach Kontext können Sie eine beliebige Schlussformel aus der universellen, formellen und informellen Gruppe verwenden. Aus diesem Grund habe ich diesen Teil für alternative Möglichkeiten zur Verwendung von Schlussformeln in Ihrer E-Mail vorbereitet.
- Wenn Sie ein Treffen mit mir vereinbaren möchten, klicken Sie in meiner E-Mail-Signatur auf die Schaltfläche Jetzt buchen – eine moderne E-Mail-Signatur hat sich von einer einfachen Zeile mit Ihrem Namen zu etwas viel Nützlicherem entwickelt. Eine der Möglichkeiten, wie es verwendet werden kann, ist die einfache Planung von Besprechungen. Die Erwähnung dieser Tatsache in Ihrer Schlussformel zeigt Ihrem Empfänger, dass die Schaltfläche nicht nur eine Attrappe, sondern tatsächlich der bevorzugte Weg ist, Sie zu kontaktieren.
- Weitere hilfreiche Artikel sind auf meinem Blog zu finden (siehe Link in meiner Signatur) – Ihre E-Mail-Signatur kann einen direkten Link zu einer beliebigen externen Quelle enthalten. Ein Hinweis darauf könnte hilfreich sein, wenn jemand solche Informationen in einer E-Mail-Signatur nicht erwartet.
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, E-Mail-Signaturen zu verwenden. Seien Sie jedoch vorsichtig. Wenn Sie jeder E-Mail eine vollständige E-Mail-Signatur mit Marketingbannern, Schaltflächen für soziale Medien, Umfragen zur Kundenzufriedenheit usw. hinzufügen, kann der eigentliche Inhalt der Konversation mit Signaturen überflutet werden.
Eine gute Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, für die erste und die nachfolgenden Nachrichten unterschiedliche Signaturen zu verwenden.
Einzigartige E-Mail-Schlussformeln
Nachfolgend finden Sie Phrasen, die Sie wahrscheinlich nicht oft sehen werden. Ich werde diese weniger beliebten Schlussformeln zusammen mit der wahrscheinlichsten Erklärung dafür auflisten, warum sie die Welt der E-Mails nicht erobert haben.
- Hav (Hochachtungsvoll) – dieser Fall ist ziemlich seltsam, da es sich um eine sehr formelle Schlussformel handelt, die durch die Abkürzung sehr informell gemacht wird. Auch die Tatsache, dass die meisten Leute eine Erklärung brauchen, was diese Abkürzung bedeutet, macht es unwahrscheinlich, dass sie zu einer üblichen E-Mail-Schlussformel wird.
- MfG/VG/LG – Schlussformeln sollen ausgeschrieben werden, da Abkürzungen salopp und wenig wertschätzend wirken. Theoretisch sollte jeder verstehen, was sie bedeuten. Leider fragen sich die Empfänger möglicherweise, wie viel Zeit Sie gespart haben, wenn sie ein paar Buchstaben weniger eingegeben haben.
- Bis zur Unendlichkeit, und noch viel weiter! – OK, ich habe dieses Beispiel im wirklichen Leben noch nie gesehen und es würde in die Kategorie der Zitate fallen, aber ich versuche (erfolglos) mich davon zu überzeugen, dass es für eine gelegentliche informelle E-Mail funktionieren könnte.
- Wenn ich keinen Sinn mache, ist dafür die Autokorrektur verantwortlich – ich finde dies (und all die anderen Tribute an die Autokorrektur oder Wurstfinger) eine bessere Alternative als „Von meinem iPhone gesendet“, aber dennoch, wenn Sie Zeit haben, so ausführlich zu sein, sollten Sie auch in der Lage sein, die gesamte E-Mail auf Tipp- und Autokorrekturfehler zu überprüfen.
Schlussformeln versus Signaturen
Eine E-Mail-Schlussformel ist nicht dasselbe wie eine E-Mail-Signatur oder ein Haftungsausschluss. Obwohl sie normalerweise zusammenkommen, dienen sie unterschiedlichen Zwecken.
- E-Mail-Schlussformeln zählen immer noch als Mitte des E-Mail-Textes (E-Mail-Bodys). Abgesehen von der Netiquette machen sie den E-Mail-Inhalt vollständig. Ohne das Ende einer E-Mail sieht eine Nachricht oft unvollständig aus, und der Empfänger fragt sich möglicherweise, ob die E-Mail nicht vorzeitig gesendet wurde.
- E-Mail-Signaturen dienen anderen wichtigen Zwecken, von denen die wichtigsten darin bestehen, den Absender zu identifizieren und einige Informationen über ihn zu geben. Sie tragen aber auch den Markenwert, machen E-Mails Corporate Identity-konform, können für verschiedene Marketingaktivitäten verwendet werden, binden Links zur Terminplanung/Besprechung ein oder sammeln Kundenfeedback. Wenn Sie Ihre eigene professionelle E-Mail-Signatur erstellen möchten, können Sie unseren kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden.
- E-Mail-Haftungsausschlüsse sind das juristische Kauderwelsch am Ende einer E-Mail. Während ihre rechtliche Wirksamkeit vielfach in Frage gestellt wurde, gibt es Situationen, in denen sie für die Geschäftskommunikation erforderlich sind. Dennoch kann nichts entschuldigen, dass ein Haftungsausschluss ein zweiseitiger Aufsatz ist, besonders wenn er zu einer drei Wörter langen E-Mail hinzugefügt wird. Sehen Sie sich einige gute Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse an.
Automatische E-Mail-Schlussformeln
Wenn Sie sich beim Verfassen Ihrer E-Mails nicht jedes Mal um das Ende der Nachricht kümmern möchten, können Sie Ihrer automatischen E-Mail-Signatur, direkt über der Signatur selbst, eines der neutralen Beispiele hinzufügen.
Auf diese Weise können Sie sich auf den Kern Ihrer E-Mail konzentrieren und die Kommunikation beschleunigen. Es scheint vielleicht nicht so viel zu sein, aber glauben Sie mir: wenn Sie aufhören, sich über alle Möglichkeiten zum Beenden einer E-Mail Gedanken zu machen, sparen Sie viel Zeit und können sich um andere Dinge kümmern.
Ein echter Gamechanger ist es, wenn Sie Ihre E-Mail-Schlussformeln zusammen mit den E-Mail-Signaturen für die gesamte Organisation verwalten. Mit anderen Worten, wenn das gesamte Unternehmen auf magische Weise E-Mail-Schlussformeln und E-Mail-Signaturen unter allen E-Mails erhält. Sehen Sie sich dieses kurze Video an, um besser zu verstehen, wovon ich spreche:
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