Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook im Web (Office 365 und Exchange 2016/2019

Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook im Web (Office 365 und Exchange 2016/2019

[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 16. Februar 2018 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um die aktuellen Schritte darzustellen, die zum Einrichten einer E-Mail-Signatur auf den jeweiligen Plattformen erforderlich sind.

Damals, als Exchange 2016 veröffentlicht wurde, wurde OWA durch ein brandneues, frisches Outlook im Web, bekannt aus Office 365 (oder Microsoft 365, da sich dieser Name zwischenzeitlich auch geändert hat), ersetzt. Seitdem hat Outlook im Web einige visuelle Upgrades durchlaufen, aber es gab (noch) keine weitere Namensänderung. Interessant ist, dass diese Outlook-Versionen trotz des gleichen Namens, der sowohl für lokale (Exchange 2016 und Exchange 2019) als auch für Cloud-Umgebungen verwendet wird, etwas anders sind. Und obwohl sich beide Clients hinsichtlich der Signaturerstellung ähneln, gibt es auch einige Unterschiede. Einer davon betrifft den Pfad zum Editor für E-Mail-Signaturen.

Einrichten der E-Mail-Signatur im cloudbasierten Outlook im Web

Das Layout des Signatureditors im standardmäßigen E-Mail-Client von Office 365 ist anders, obwohl seine Funktionen im Wesentlichen dieselben sind wie in der On-Prem-Version des Clients. Zwei zusätzliche Buttons sind vorhanden: format painter und quote.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an und gehen Sie auf Outlook oder verwenden Sie den direkten Link.
    E-Mail-Option im oberen Menü von Office 365
  1. Wechseln Sie als Nächstes zu Settings (klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke) und klicken Sie auf View all Outlook settings unten im Pop-up-Fenster.
    Zugriff auf die Optionen von Outlook im Web in  Office 365
  1. Gehen Sie auf MailCompose and reply. Hier können Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen oder bearbeiten und dabei bestimmen, ob sie automatisch in Ihren neuen Nachrichten bzw. Antworten/Weiterleitungen erscheinen soll. Wenn Sie beide Dropdown-Menüs mit ihren Standardwerten belassen (No signature), müssen Sie die Signatur später beim E-Mail-Schreiben manuell einfügen. Das Settings-Fenster sollte auch über diesen Link abrufbar sein. Editor für E-Mail-Signaturen im Outlook im Web
  1. Sie müssen Ihre Signatur nicht von Grund auf neu erstellen. Wenn Sie den kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator verwenden, erstellen Sie im Augenblick eine richtig formatierte E-Mail-Signatur, die Sie später in den Signatureditor von Outlook im Web einfügen können.
    Outlook im Web - Verfassen und Antworten
  1. Nachdem Sie die Signatur eingerichtet haben, klicken Sie auf Save. Die Signatureinstellungen sollten sofort angewendet werden. Im Gegensatz zur On-Prem-Version ist es möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu verwenden – ähnlich wie beim Outlook-Desktop-Client. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche New signature, nachdem Sie Ihre erste Signatur gespeichert haben, um eine weitere zu erstellen.

Einrichten der E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Exchange 2016 oder Exchange 2019)

Outlook im Web sieht hier etwas anders aus als sein Gegenstück in Microsoft 365. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie zu den Einstellungen für E-Mail-Signaturen in Ihrem Outlook im Web gelangen und wie Sie dort eine E-Mail-Signatur hinzufügen oder bearbeiten.

  1. Loggen Sie sich bei Ihrem Outlook im Web-Konto ein und gehen Sie auf die Mail-App.
    Exchange 2016 – Zugriff auf Outlook im Web
  1. Gehen Sie in Outlook im Web auf Settings (Zahnradsymbol oben rechts) und klicken Sie auf Options.
    Exchange 2016 OWA-Optionen
  1. Gehen Sie im linken Bereich auf MailLayout und wählen Sie Email signature.
    Exchange 2016 OWA - Editor für E-Mail-Signaturen
  1. Damit die Signatur in jeder neuen E-Mail-Nachricht erscheint, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatically include my signature on new messages I compose. Auch für Antworten und Weiterleitungen steht eine entsprechende Option zur Verfügung. Richten Sie Ihre E-Mail-Signatur mit den integrierten Formatierungstools ein. Sie können Ihre Signatur auch mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellen und sie dann in den Editor von Outlook im Web einfügen.
    Verwenden Sie verfügbare Formatierungstools, um Ihre E-Mail-Signatur in Outlook im Web zu erstellen
  1. Wenn Ihre Signatur fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Save, damit die Änderungen wirksam werden.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche Save, um alle Änderungen an Ihrer E-Mail-Signatur zu übernehmen.
  1. In Ihrem Outlook im Web können Sie überprüfen, ob die Einstellungen korrekt übernommen wurden. Wenn Sie festgelegt haben, dass Ihre Signatur automatisch hinzugefügt wird, sollte sie beim Erstellen einer neuen Nachricht am Ende Ihrer E-Mail angewendet werden.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche New, um eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook im Web zu öffnen

Und das ist alles! Jetzt müssen Sie nicht mehr bei jeder neuen E-Mail Ihre Zeit für eine Signatur verbraten. Ihre Signatur ist schon da.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur ändern möchten, wiederholen Sie einfach die obigen Schritte.


Während der Administrator darauf wartet, dass Benutzer ihre E-Mail-Signaturen aktualisieren, hat er sich in ein Skelett verwandelt.

Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung

Während die obige Methode eine schnelle und einfache Möglichkeit zum Festlegen von E-Mail-Signaturen in OWA darstellt, weist sie auch einige Nachteile auf (mehr zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel). Möchten Sie sicherstellen, dass jede E-Mail gut gebrandet ist und alle nötigen Details enthält? Dann ist die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung die Lösung für Sie. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie dies mit nativen Tools schaffen:

Einschränkungen der nativen Lösung für E-Mail-Signaturen

Mithilfe der nativen Methoden zur zentralen E-Mail-Signaturverwaltung erstellen Sie einheitliche E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation. Leider ist dieser Ansatz immer noch nicht perfekt, da ihm einige wichtige Funktionen fehlen. Um nur einige zu nennen:

  • Signaturen direkt unter der letzten Antwort oder Weiterleitung,
  • Eingebettete Bilder in E-Mail-Signaturen (die nicht als Anhänge angezeigt werden),
  • E-Mail-Signaturen angezeigt in Gesendeten Elementen,
  • Individuelle Benutzerbilder,
  • Ausblenden leerer Zeilen in Signaturen (z. B. wenn ein Benutzerattribut fehlt).

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die all diese Funktionen bietet, brauchen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 (für Office 365) oder CodeTwo Exchange Rules (für Exchange Server).

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