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E-Mail-Signaturen für Outlook im Web: Office 365, Exchange 2016 & Exchange 2019

E-Mail-Signaturen für Outlook im Web: Office 365, Exchange 2016 & Exchange 2019

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 22. Oktober 2020 aktualisiert.

Als Exchange 2016 erschien, wurde OWA durch ein brandneues, frisches Outlook im Web ersetzt. Einige Jahre später gilt der Name OWA immer noch gewöhnlich als Bezeichnung für Outlook im Web, das schon zur Standardoption für Office 365-Benutzer geworden ist (was früher optional war). In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie in Ihrem Outlook im Web eine E-Mail-Signatur einrichten und ändern.

Hatten Sie noch nie eine neue E-Mail-Signatur in Ihrem Outlook im Web eingerichtet? Wissen Sie nicht, wie es geht? Dann führen Sie einfach die folgenden Schritten aus. Beachten Sie dabei, dass der Pfad zu den Signatureinstellungen in Outlook im Web sich geändert hat. Hier zeige ich Ihnen zwei Varianten:

E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Office 365 / Microsoft 365) erstellen

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an und gehen Sie auf Outlook. Alternativ nutzen Sie den direkten OWA-Link.
Outlook-App in Office 365 / Microsoft 365
  1. Dann wechseln Sie zu Settings (ein Zahnrad-Symbol oben rechts) und klicken Sie auf View all Outlook settings unten im Pop-up-Fenster.
Signatureinstellungen
  1. Unter Compose and reply können Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen oder bearbeiten. Hier bestimmen Sie auch, ob sie automatisch in Ihren Nachrichten erscheinen soll. Wenn Sie die beiden Kontrollkästchen leer lassen, können Sie später die Signatur manuell einfügen. Das folgende Fenster soll auch unter diesen Link abrufbar sein:
    https://outlook.office365.com/mail/options/mail/messageContent
Signatur-Editor
  1. Sie müssen Ihre Signatur nicht von Grund auf neu erstellen. Wenn Sie diesen Signatur-Generator nutzen, erstellen Sie im Augenblick eine richtig formatierte E-Mail-Signatur, die Sie später in den OWA-Editor einfügen können.
E-Mail-Signatur in OWA

E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Exchange 2016 & Exchange 2019) erstellen

  1. Loggen Sie sich bei Ihrem Outlook im Web-Konto ein und gehen Sie auf die Mail-App. Unten sehen Sie zwei Beispiele, wie sie aussieht: in Office 365 und Exchange 2016 OWA.
Mail-App in Office 365
Mail-App in Office 365
Mail-App in Exchange 2016 OWA
Mail-App in Exchange 2016 OWA
  1. Gehen Sie jetzt auf Settings (Zahnrad-Symbol oben rechts) und klicken Sie auf Mail (Office 365) oder Options (Exchange 2016).
Settings > Mail
  1. Erweitern Sie im linken Bereich den Abschnitt Mail, dann Layout und wählen Sie Email signature.
  1. Um die Signatur in jeder neuen E-Mail-Nachricht einzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatically include my signature on new messages I compose. Dann Richten Sie Ihre E-Mail-Signatur mit den integrierten Formatierungstools ein. Sie können Ihre Signatur auch in einem E-Mail-Signaturgenerator verfassen und in den Editor von Outlook im Web einfügen.
Signatur-Editor
  1. Sobald Ihre Signatur fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Save, um die Änderungen zu bestätigen.
Signatur speichern
  1. Gehen Sie zu Ihrer Mail-Hauptansicht zurück und klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Schaltfläche New. Oder klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie Email message.
Neue E-Mail
  1. Wenn Sie jetzt eine neue Nachricht öffnen, soll Ihre neue E-Mail-Signatur bereits da sein.
Neue E-Mail mit Signatur

Und das war‘s! Jetzt müssen Sie nicht mehr bei jeder neuen E-Mail Ihre Zeit für eine Signatur verbraten. Ihre Signatur ist schon da.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur ändern möchten, widerholen Sie einfach den obigen Schritten.


Illegal email signatures

Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung

Obwohl diese Methode schnell und einfach ist, hat sie auch einige Nachteile (mehr zu diesem Thema finden Sie unter Probleme und Risiken von E-Mail-Signaturen, die von Endbenutzern eingerichtet werden).

Möchten Sie sicherstellen, dass jede E-Mail gut gebrandet ist und alle benötigten Details enthält? Dann ist die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung die Lösung für Sie. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie dies mit nativen Tools schaffen:

Einschränkungen der nativen Lösung für E-Mail-Signaturen

Mithilfe der nativen Methoden zur zentralen E-Mail-Signaturverwaltung erhalten Sie einheitliche E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation. Leider ist dieser Ansatz immer noch nicht perfekt, da ihm einige wichtige Funktionen fehlen. Um nur ein paar zu nennen:

  • Signaturen direkt unter der letzten Antwort oder Weiterleitung,
  • Eingebettete Bilder in E-Mail-Signaturen (die nicht als Anhänge angezeigt werden),
  • E-Mail-Signaturen sichtbar in Gesendeten Objekten,
  • Individuelle Benutzerbilder,
  • Ausblenden leerer Zeilen von Signaturen (z. B. wenn ein Benutzerattribut fehlt).

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die all diese Funktionen bietet, brauchen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 (für Office 365) oder CodeTwo Exchange Rules (für Exchange Server).

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