Einstellen und Ändern von E-Mail-Signaturen in Outlook im Web (Office 365 und Exchange 2016)

Die letzte Ausgabe von Exchange 2016 wurde in der Exchange-Welt gespannt erwartet. Es ist nicht schwer zu erkennen, dass sie mit sich einige interessante Neuheiten gebracht hat. Eine der Änderungen bezieht sich auch auf OWA, die nun durch ein brandneues und glänzendes Outlook im Web ersetzt wurde und einige neue Funktionen für noch bessere Benutzererfahrung eingeführt hat.

Wenn Sie noch keine Möglichkeit hatten, eine neue E-Mail-Signatur in Ihrem Outlook im Web einzurichten, folgen Sie einfach den unten genannten Schritten, um mehr zu erfahren.

Hinweis: Wenn Sie sich jetzt bei einem Microsoft-E-Mail-Konto anmelden, melden Sie sich tatsächlich bei Outlook im Web an.

Richten Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook im Web ein

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Outlook im Web-Konto an und rufen Sie die Mail-App auf. Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele für die Apps-Ansicht: in Office 365 und Exchange 2016 OWA.
    The main view of all apps in Office 365

    Und Exchange 2016 OWA:The Mail app in Exchange 2016 OWA
  2. Dann gehen Sie zu Settings (es ist ein Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms) und klicken Sie auf Mail (Office 365) oder Options (Exchange 2016).Go to the Option section in Outlook on the Web.
  3. Erweitern Sie im linken Bereich den Abschnitt Mail, dann Layout und wählen Sie Email signature.Go to the Email signature section in Outlook on the Web.
  4. Um die Signatur in jeder neuen E-Mail-Nachricht erscheinen zu lassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatically include my signature on new messages I compose. Dann Richten Sie Ihre E-Mail-Signatur mit den verfügbaren Formatierungstools ein. Sie können Ihre Signatur auch mit Hilfe von einem E-Mail-Signaturgenerator verfassen und dann sie in Outlook im Web-Editor einfügen.Use available formatting tools to create your email signature in Outlook on the Web.
  5.  Sobald Ihre Signatur erstellt wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Save, damit alle Änderungen wirksam werden.Click the Save button to submit all changes in your email signature.
  6. Gehen Sie zu Ihrer Mail-Hauptansicht zurück und klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Schaltfläche New, oder klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie Email message.Click the New button to open a new email message in Outlook on the Web.
  7. Ihre Signatur sollte bereits auf eine neu geöffnete Nachricht angewendet werden.Your email signature is already inserted to a new email message in Outlook on the Web.

Und das war‘s! Jetzt müssen Sie nicht mehr beim Erfassen eines jeden neuen E-Mails Ihre Zeit darauf verschwenden, eine Signatur zu erstellen. Ihre Signatur wird schon da sein.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur ändern möchten, widerholen Sie einfach den obigen Schritten.


Illegal email signatures


Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung

Während die obige Methode eine schnelle und einfache Möglichkeit bietet, E-Mail-Signaturen in OWA zu erstellen, hat sie auch einige Nachteile (Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Probleme und Risiken von E-Mail-Signaturen, die von Endbenutzern eingerichtet werden). Wenn Sie sicherstellen möchten, dass jede E-Mail gut gebrandet ist und alle benötigten Details enthält, sollen Sie die E-Mail-Signaturen zentral von einem Ort aus verwalten. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie man das mit nativen Tools schaffen kann.

Einstellen von E-Mail-Disclaimer auf Exchange Server

Einstellen von unternehmensweiten E-Mail-Signaturen und -Disclaimer in Office 365

Einschränkungen der nativen Lösung für E-Mail-Signaturen

Mit den nativen Methoden der zentralen E-Mail-Signaturverwaltung können Sie E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation vereinheitlichen. Leider ist dieser Ansatz immer noch nicht perfekt, da ihm einige wichtige Merkmale fehlen. Um nur ein paar zu nennen:

  • Signaturen direkt unter der letzten Antwort oder Weiterleitung
  • Eingebettete Bilder in E-Mail-Signaturen (damit sie nicht als Anhänge angezeigt werden)
  • E-Mail-Signaturen sichtbar in Gesendeten Objekten
  • Individuelle Benutzerbilder
  • Entfernen leerer Zeilen von Signaturen (z. B. wenn ein Benutzerattribut fehlt)

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die all diese Einschränkungen überwindet, müssen Sie ein Drittanbieter-Tool verwenden, wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 (für Office 365) oder CodeTwo Exchange Rules (für Exchange Server).

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