E-Mail-Haftungsausschlüsse gibt es schon seit langem, und das aus gutem Grund. Trotz anhaltender Debatten über ihre rechtliche Wirksamkeit und Durchsetzbarkeit bestehen die Rechtsabteilungen weiterhin darauf, sie in E‑Mails aufzunehmen. Haftungsausschlüsse informieren die Empfänger darüber, was sie mit den von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails tun dürfen und was nicht. Eine höfliche Bitte, den Absender zu informieren, falls die Nachricht für jemand anderen bestimmt war, funktioniert in der Regel. Auf diese Weise können Sie beispielsweise feststellen, dass etwas in Ihrer Newsletter-Abonnementliste nicht stimmt, oder sogar einen Deal retten, wenn Sie einfach die E-Mail-Adresse Ihres Kunden falsch eingegeben haben. Doch beginnen wir zunächst mit einer einfachen Definition.
Was ist ein E-Mail-Haftungsausschluss?
Ein E-Mail-Haftungsausschluss ist eine Erklärung, die üblicherweise an geschäftliche E-Mails angehängt wird. Er folgt in der Regel direkt auf die E‑Mail-Signatur und soll dazu beitragen, die Einhaltung verschiedener gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
Wenn Sie eine Aufgabe haben, einen E-Mail-Disclaimer oder eine E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen zu erstellen, und Ihnen gerade die Ideen fehlen, keine Sorge. Wir sind hier, um Sie zu inspirieren. Sie wissen nicht genau, was wir meinen? Ein Disclaimer sieht folgendermaßen aus:
Was sollte ein Haftungsausschluss enthalten?
Vergessen Sie vor allem nicht, die Daten Ihres Unternehmens in den Haftungsausschluss einzutragen. Dies dient mehr als einem Zweck. Die Angabe von Informationen zu Ihrem Unternehmen ist in einigen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Weitere Informationen zu den rechtlichen Anforderungen für E-Mail-Haftungsausschlüsse finden Sie in diesem Artikel.
Über den rechtlichen Aspekt hinaus gibt es auch einen hohen Marketingwert. Die Aufnahme Ihres Firmennamens und anderer Informationen in jede E-Mail macht Ihre Marke besser erkennbar und stärkt die Bindung zwischen Ihnen und den Kunden.
Ein E-Mail-Haftungsausschluss ist auch ein idealer Ort, um den Abmeldelink einzufügen, der erforderlich ist, wenn Sie Marketing-E-Mails versenden.
Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse
In diesem Artikel finden Sie verschiedene Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse. Wenn Sie diesen ein ansprechendes Design verleihen und sie mit einer professionell aussehenden E-Mail-Signatur kombinieren möchten, können Sie dafür unseren kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator verwenden. Die folgenden Beispiele sind in Abschnitte unterteilt, je nachdem, worauf sie sich beziehen. Verwenden Sie das Inhaltsverzeichnis, um bequem durch die Liste zu navigieren.
Vertraulichkeit
Eines der wichtigsten Elemente, die in einem guten Beispiel für einen E-Mail-Haftungsausschluss enthalten sein sollten, ist der Hinweis auf die Vertraulichkeit. Einfach gesagt bedeutet dies, dass die Nachricht nur vom ursprünglichen Empfänger gelesen werden sollte und dass die Weitergabe ihres Inhalts strengstens verboten ist. Denken Sie daran, dass das einfache Hinzufügen eines solchen Haftungsausschlusses nicht garantiert, dass die E‑Mail nicht geteilt oder weitergeleitet wird. Wenn Sie streng vertrauliche Informationen weitergeben, ist es besser, Mechanismen wie Verschlüsselung zu verwenden.
- Der Inhalt dieser E-Mail ist vertraulich und nur für den in dieser Nachricht angegebenen Empfänger bestimmt. Es ist strengstens verboten, Teile dieser Nachricht ohne schriftliche Zustimmung des Absenders an Dritte weiterzugeben. Wenn Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, antworten Sie bitte darauf, damit wir sicherstellen können, dass ein solcher Fehler in Zukunft nicht mehr vorkommt. Anschließend fahren Sie mit der Löschung der Nachricht fort.
- Diese Nachricht wurde im Rahmen einer Diskussion zwischen [Name des Absenders] und dem oben angegebenen Empfänger gesendet. Sollten Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, wären wir Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns mitteilen würden, dass die Nachricht an Sie gesendet wurde. In diesem Fall bitten wir Sie außerdem, diese Nachricht aus Ihrem Postfach zu löschen und sie oder Teile davon nicht an Dritte weiterzuleiten. Vielen Dank für Ihre Kooperation und Ihr Verständnis.
Sicherheit
Dies ist eine Erinnerung für den Adressaten, die Nachricht und Anhänge auf Viren zu überprüfen. Dies kann entweder verhindern, dass die Computer der Kunden infiziert werden, oder dass das Unternehmen für den durch Viren verursachten Schaden verklagt wird.
- [Name Ihres Unternehmens] legt großen Wert auf die Sicherheit der Kunden. Daher haben wir uns bemüht sicherzustellen, dass die Nachricht fehler- und virenfrei ist. Leider kann die vollständige Sicherheit der E-Mail nicht gewährleistet werden, da die in E-Mails enthaltenen Daten trotz unserer Bemühungen infiziert, abgefangen oder beschädigt werden können. Daher sollte der Empfänger die E-Mail mit geeigneter Software auf Bedrohungen prüfen, da der Absender keine Haftung für Schäden übernimmt, die durch das Anzeigen des Inhalts dieser E-Mail entstehen.
Verträge
Manchmal kann es vorkommen, dass der Empfänger bei einer Anfrage nach einem Angebot davon ausgeht, dass dies einem Vertragsabschluss gleichkommt. In anderen Situationen könnte sich ein Mitarbeiter hinreißen lassen und etwas versprechen, das seine Befugnisse überschreitet. Diese Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse helfen beiden Parteien, Missverständnisse zu vermeiden.
- Diese Angebotsanfrage dient dem Vergleich verfügbarer Angebote und stellt keinen rechtsverbindlichen Vertragsabschluss dar.
- Kein Mitarbeiter von [Name Ihres Unternehmens] ist befugt, ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung seines Vorgesetzten einen verbindlichen Vertrag abzuschließen. Daher muss jeder Wille zum Abschluss einer Vereinbarung durch den Vorgesetzten von [Name des Absenders] bestätigt werden.
Umwelt
Wir leben im 21. Jahrhundert und dennoch werden einige E-Mails immer noch ausgedruckt. Wenn ein Ausdruck aus Compliance- oder Archivierungsgründen erforderlich ist, lässt sich das natürlich nicht vermeiden. In vielen Fällen sind solche Ausdrucke jedoch schlicht eine Verschwendung von Papier. Darauf können Sie in Ihrem umweltfreundlichen E-Mail-Haftungsausschluss hinweisen. Wenn Ihr Unternehmen nachhaltige CSR-Initiativen verfolgt, schadet es außerdem nicht, diese zu erwähnen und auf diese Weise zu unterstützen.
Diese Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse sind kurz, können einen kleinen Beitrag zum Umweltschutz leisten und zeigen, dass Ihnen dieses Thema wichtig ist. Fügen Sie gerne ein kleines 🍃-Symbol hinzu, um den Hinweis hervorzuheben.
- [Name Ihres Unternehmens] engagiert sich für die Umwelt. Erfahren Sie, wie wir X Bäume gepflanzt und einen klimaneutralen Betrieb erreicht haben: [Link]
- Bitte drucken Sie diese E-Mail nicht aus, es sei denn, es ist notwendig. Jede nicht gedruckte E-Mail hilft der Umwelt.
- Ist es notwendig, diese E-Mail auszudrucken? Wenn Ihnen die Umwelt so am Herzen liegt wie uns, sehen Sie bitte davon ab, E-Mails auszudrucken. Dies trägt dazu bei, die Umwelt bewaldet und abfallfrei zu halten.
Arbeitgeberhaftung
Dieser E-Mail-Disclaimer schützt das Unternehmen, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter etwas Beleidigendes schreibt. Er dient als Sicherheitsmaßnahme, um zu verhindern, dass das Unternehmen für persönliche Ansichten oder Aussagen seiner Angestellten haftbar gemacht wird.
- Die in dieser E-Mail enthaltenen Ansichten und Meinungen gehören ihrem Autor und spiegeln nicht unbedingt die Ansichten und Meinungen des Unternehmens wider. Unsere Mitarbeiter sind verpflichtet, keine diffamierenden Klauseln aufzustellen, gesetzliche Rechte zu verletzen oder deren Verletzung zu genehmigen. Daher übernimmt das Unternehmen keine Haftung für solche Aussagen in E‑Mails. Im Falle etwaiger Schäden oder sonstiger Verbindlichkeiten sind die Mitarbeiter für den Inhalt ihrer E-Mails voll verantwortlich.
- Die in dieser E-Mail geäußerten Meinungen und Überzeugungen sind meine und müssen nicht die Meinungen und Überzeugungen des Unternehmens widerspiegeln.
Geschätzte Antwortzeit
Die geschätzte Antwortzeit wird in der Regel zu E-Mails hinzugefügt, die von freigegebenen Postfächern mit intensivem E-Mail-Fluss gesendet werden. Ein gutes Beispiel ist eine E-Mail-Adresse für den technischen Support. Informationen darüber, wann mit einer Antwort zu rechnen ist, werden häufig einem Haftungsausschluss in der automatischen Antwort hinzugefügt.
- Aufgrund der erhöhten Anzahl von Supportanfragen, die wir derzeit erhalten, kann es bis zu X Tage dauern, bis Sie eine Antwort erhalten. Wir antworten immer zuerst lizenzierten Benutzern. Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten.
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E-Mail-Disclaimer in Newslettern
Diese sind besonders wichtig, da sie sich auf Abonnentenlisten beziehen. Gemäß den Vorschriften bezüglich E-Mail-Spamming und Datenschutz müssen Sie eine einfache Möglichkeit bieten, sich von einer solchen Liste abzumelden. Sie fragen sich vielleicht, was passieren könnte, wenn es keinen Abmeldemechanismus gäbe? Oder wenn Sie keine Angaben zu Ihrem Unternehmen bereitstellen würden? Beispielsweise kann gemäß der kanadischen Anti-Spam-Gesetzgebung (CASL) das Versenden einer kommerziellen elektronischen Nachricht ohne einen solchen Mechanismus innerhalb, von oder nach Kanada zu straf- und zivilrechtlichen Konsequenzen sowie zu hohen Geldstrafen führen. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Website. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse, die Ihnen zeigen, wie Sie damit umgehen können.
- Sie haben diese E-Mail erhalten, weil Sie einen Newsletter auf [Adresse Ihrer Website] abonniert haben. Sie können sich jederzeit von unserer Mailingliste abmelden, indem Sie auf Abmelden klicken. Sie können auch auf diese Nachricht antworten und im Betreff Abmelden angeben.
- Diese Nachricht wird an Sie gesendet, weil Ihre E-Mail-Adresse auf unserer Abonnentenliste steht. Wenn Sie nicht daran interessiert sind, weitere E-Mails wie diese zu erhalten, klicken Sie einfach auf Abmelden.
- Vielen Dank, dass Sie unseren Newsletter abonniert haben. Das Team von [Name Ihres Unternehmens] wird hart daran arbeiten, qualitativ hochwertige Informationen in den Feldern zu liefern, die Sie bei der Anmeldung angegeben haben. Wenn Sie jedoch entscheiden, dass Sie solche E-Mails nicht mehr von uns erhalten möchten, können Sie auf den unten stehenden Link klicken. Klicken Sie hier, um sich abzumelden.
Wenn Sie Ihre Abonnentenliste selbst verwalten, können Sie ganz einfach einen Abmeldelink einrichten. Erstellen Sie einfach einen Hyperlink im Abmeldetext und verlinken Sie ihn auf: mailto:beispiel@beispiel.de?subject=Abmelden
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DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)
Ein rechtlicher E-Mail-Haftungsausschluss ist die umstrittenste Art des Haftungsausschlusses. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass ein Haftungsausschluss allein, egal wie ausgeklügelt er ist, nicht ausreicht, um Sie DSGVO-konform zu machen.
Wenn Sie personenbezogene Daten an jemanden senden, an den Sie sie nicht senden sollten, könnten Sie versucht sein, potenzielle falsche Empfänger mit rechtlichen Schritten einzuschüchtern, falls sie die in der E‑Mail enthaltenen Informationen speichern oder verwenden. Die Wahrheit ist jedoch: wenn Sie eine E-Mail an die falsche Person senden, sind Sie verantwortlich, nicht der Empfänger. Gemäß der DSGVO müssen Sie in einem solchen Fall den Vorfall melden und die betroffenen Parteien benachrichtigen. Und dafür haben Sie nur begrenzt Zeit, wenn Sie Bußgelder vermeiden möchten. Was ist also ein guter DSGVO-konformer E-Mail-Haftungsausschluss? Hier ist ein Beispiel:
- Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. [Name Ihres Unternehmens] verarbeitet Ihre Daten gemäß der Datenschutzerklärung [Link]. Diese E-Mail kann personenbezogene Daten enthalten, die durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt sind. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger dieser E-Mail sind, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten [Link], entfernen Sie diese E-Mail und alle ihre Anhänge von Ihren Geräten.
- Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß unserer Datenschutzerklärung [Link] und in Übereinstimmung mit der DSGVO. Wenn Sie Fragen zum Umgang mit Ihren Daten haben oder von Ihrem Recht auf Vergessenwerden Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten [Link].
Beispiele für kombinierte E-Mail-Haftungsausschlüsse
In vielen Fällen werden Sie sich einen Haftungsausschluss wünschen, der in mehr als nur eine der aufgeführten Kategorien fällt. In einem solchen Fall ist die Gefahr groß, dass Ihr Disclaimer ärgerlich lang wird. Die Aufgabe, einen solchen Haftungsausschluss kurz und umfassend zu halten, ist nicht einfach. Nachstehend finden Sie Beispiele, die Sie verwenden können:
- Unternehmen ● Straße ● Stadt ● Postleitzahl ● Bundesland ● Land ● Website
Der Inhalt dieser Nachricht ist vertraulich. Wenn Sie diese versehentlich erhalten haben, informieren Sie uns bitte per E-Mail und löschen Sie dann die Nachricht. Es ist verboten, den Inhalt dieser Nachricht zu kopieren, weiterzuleiten oder in irgendeiner Weise an Dritte weiterzugeben. Die Integrität und Sicherheit dieser E-Mail können über das Internet nicht garantiert werden. Daher haftet der Absender nicht für etwaige Schäden, die durch die Nachricht verursacht werden.
| Die in dieser E-Mail enthaltenen Informationen sind nur den Augen des benannten Adressaten vorbehalten. Sie dürfen diese Nachricht oder deren Anhänge nicht an Dritte weitergeben. Bitte beachten Sie, dass es in Ihrer Verantwortung als Empfänger liegt, die E-Mail auf schädliche Software zu prüfen. Schließlich müssen die vom Absender offenbarten Meinungen nicht die des Unternehmens widerspiegeln, daher lehnt das Unternehmen jegliche Haftung für die durch den Inhalt dieser E-Mail verursachten Schäden ab. |
Beispiele für schlechte Haftungsausschlüsse
Die Rechtswirksamkeit von E-Mail-Disclaimern ist Gegenstand vieler Diskussionen. Einer der Hauptgründe dafür ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass E-Mail-Disclaimer wie ein rechtsgültiger Vertrag sind. Sie sind es nicht.
Die drei häufigsten Fälle einer unkorrekten Verwendung von E-Mail-Disclaimern sind:
- Seitenlange (und ich habe noch längere gesehen) Haftungsausschlüsse in verschiedenen Sprachen, die versuchen, jede mögliche falsche Verwendung einer E-Mail aufzulisten. Sie wirken besonders unpassend, wenn sie E-Mails hinzugefügt werden, die nur aus einem Satz bestehen.
- Aggressive Forderungen, die einem zufälligen Empfänger Angst machen sollen. Sie werden höchstwahrscheinlich nach hinten losgehen.
- Humorvolle oder unprofessionelle Haftungsausschlüsse, die der Geschäftskorrespondenz hinzugefügt werden.
Einige Beispiele für schlechte Haftungsausschlüsse:
- Es ist strengstens untersagt, den Inhalt dieser E-Mail ohne schriftliche Zustimmung des Absenders zu teilen, zu kopieren, auszudrucken oder anderweitig zu verarbeiten.
- Diese E-Mail enthält vertrauliche Informationen. Das Kopieren, Speichern, Drucken oder Weiterleiten des Inhalts dieser E-Mail ist strengstens untersagt. Wenn Sie diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, löschen Sie sie zusammen mit allen Anhängen umgehend von Ihren Systemen. Jede unbefugte Nutzung der in dieser E-Mail enthaltenen Informationen kann rechtliche Schritte nach sich ziehen.
- Sollten Sie diese E-Mail irrtümlicherweise erhalten haben, machen Sie damit, was Sie für richtig halten, bitte jedoch im Rahmen dessen, was der gesunde Menschenverstand Ihnen vorschreibt.
- Wenn ich Ihre E-Mail interessant finde, antworte ich sofort. Wenn es sich um eine weitere standardmäßige geschäftliche E-Mail handelt, erlauben Sie bitte 4 Werktage für eine Antwort.
- Es spielt keine Rolle, was ich hier schreibe, da Haftungsausschlüsse sowieso niemand liest.
Verwaltung von Haftungsausschlüssen für das gesamte Unternehmen
Einen perfekten E-Mail-Haftungsausschluss zu formulieren, ist eine Sache. Sicherzustellen, dass er zu jeder vom Unternehmen gesendeten E-Mail hinzugefügt wird, ist eine andere.
Um personalisierte E-Mail-Haftungsausschlüsse und -Signaturen automatisch einzufügen oder vollständig gebrandete automatische Antworten einzurichten, können Sie CodeTwo Email Signatures 365 (wenn Ihr Unternehmen Exchange Online in Microsoft 365 als E-Mail-Server verwendet) oder CodeTwo Email Signatures On-prem (wenn Ihr Unternehmen Microsoft Exchange verwendet) einsetzen. Mit beiden Tools erstellen und verwalten Sie zentral E-Mail-Haftungsausschlüsse, die automatisch allen von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails hinzugefügt werden (auch denen, die von Mobilgeräten gesendet werden). E-Mail-Haftungsausschlüsse können auf Serverebene (in der Cloud, nachdem eine E-Mail gesendet wurde) hinzugefügt werden, ohne dass Ihre Benutzer eingreifen müssen. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Benutzer vergessen, Haftungsausschlüsse für sich selbst festzulegen oder diese zu E-Mails hinzuzufügen. Darüber hinaus umfassen die Lösungen von CodeTwo eine Bibliothek mit vorgefertigten und grafisch ansprechenden Vorlagen für E-Mail-Signaturen und -Haftungsausschlüsse. Mit diesen Tools können Sie auch unterschiedliche E-Mail-Signaturvorlagen für verschiedene Benutzer/Abteilungen erstellen, automatisch bestimmte Disclaimer abhängig von der E-Mail-Adresse des Empfängers verwenden und vieles mehr. Um mehr über diese und andere Funktionen der weltweit führenden Lösungen für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen von CodeTwo zu erfahren, folgen Sie den untenstehenden Links:
- CodeTwo Email Signatures 365 (diese Software kann auch im (clientseitigen) Outlook-Signaturmodus betrieben werden, sodass Ihre Benutzer beim Verfassen einer E-Mail in Outlook zwischen verschiedenen Signatur- und Disclaimer-Varianten wählen können)
- CodeTwo Email Signatures On-prem (die beste Lösung für Exchange Server SE)
Weitere Artikel:
Als ich den Artikel gelesen habe, musste ich an meinen Onkel denken, der in einem Küchenstudio arbeitet. Dort werden täglich viele E-Mails verschickt, und er hat mir einmal erzählt, dass sie dort immer Haftungsausschlüsse in ihre E-Mails aufnehmen müssen. Er betonte jedoch, dass es nicht nur um die rechtliche Absicherung geht, sondern auch um die Möglichkeit, wichtige Informationen über das Unternehmen zu kommunizieren. Ich denke, der Artikel gibt gute Tipps, wie man einen Haftungsausschluss sinnvoll und wirkungsvoll gestalten kann. Besonders wichtig ist es, das Unternehmen klar zu identifizieren und gegebenenfalls auch gesetzlich vorgeschriebene Informationen aufzunehmen. Dadurch kann man nicht nur rechtliche Probleme vermeiden, sondern auch das Markenimage stärken und eine Bindung zu den Kunden aufbauen. Insgesamt finde ich den Artikel sehr informativ und hilfreich für alle, die sich mit dem Thema E-Mail-Kommunikation beschäftigen.
Die Bedeutung von E-Mail-Haftungsausschlüssen wird in diesem Artikel sehr deutlich gemacht. Insbesondere der Mitarbeiterhaftung-Hinweis kann für Unternehmen von großer Bedeutung sein, um sich vor etwaigen juristischen Konsequenzen zu schützen. Ich erinnere mich daran, wie mein Chef vor einigen Jahren einen E-Mail-Haftungsausschluss für unser Büro eingeführt hat, nachdem es zu einem Vorfall kam, bei dem ein Mitarbeiter versehentlich sensible Informationen an eine falsche Person gesendet hatte. Seitdem hat sich die Art und Weise, wie wir E-Mails behandeln, geändert und wir sind uns bewusster geworden, wie wichtig es ist, auf die Art und Weise zu achten, wie wir uns in E-Mails ausdrücken. Ich denke, dass Technik und Büro heute mehr denn je aufeinander angewiesen sind und die Verwendung von Haftungsausschlüssen dazu beitragen kann, eine klare Trennung zwischen persönlichen und geschäftlichen E-Mails zu schaffen.