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Mailto-Links in E-Mails: So nutzen Sie sie richtig

Mailto-Links in E-Mails: So nutzen Sie sie richtig

Mailto-Links in E-Mails: So nutzen Sie sie richtig

Mailto-Links sind Hyperlinks, mit denen Sie den Default-E-Mail-Client öffnen. Die Empfänger-Adresse befindet sich schon darin, wodurch Sie Ihre Nachricht schnell erfassen und gleich schicken können. Wussten Sie aber, dass Sie auch den Betreff, den E-Mail-Inhalt und die CC-Felder der neuen Nachricht vordefinieren können? So erstellen Sie Kontaktlinks, die die Kommunikation mit Ihnen wesentlich erleichtern. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie, wann und warum Sie Mailto-Links nutzen sollten.

Mailto-Links: Beispiele

Es ist wichtig zu verstehen, was genau Sie mit Mailto-Links tun können. Schließlich hat ein Website-Formular eine ähnliche Funktion. Und wir alle lieben Online-Formulare, oder? Eher zweifelhaft. Deshalb konzentrieren wir uns auf Szenarien, wo Mailto-Links sich als nützlich erweisen.

Vordefinierte Supportanfragen

Wenn Sie im Kundensupport arbeiten, wissen Sie bestimmt eins: Es ist wichtig, so viele Informationen wie möglich zu sammeln. Leider wissen Kunden nicht immer, welche Informationen für Sie hilfreich sind. Dies führt zu unnötigem Hin und Her, wobei das Problem hätte lange her gelöst werden können. Mit dem richtigen Mailto-Link können Sie Ihren Kunden helfen, alle benötigten Daten bereitzustellen. Fügen Sie einfach einige Fragen zu dem E-Mail-Inhalt hinzu, der mit einem Mailto-Link erstellt wird, und die meisten Leute sagen Ihnen gerne alles, was Sie brauchen.

Angebotsanfragen

Ähnlich wie bei Supportanfragen benötigen Sie bestimmte Informationen, um jemandem ein Angebot zu unterbreiten. Abhängig von Ihrer Preispolitik sind das möglicherweise Details wie die Anzahl der Benutzer, das Produkt, die Dienstleistung und vieles mehr. Eine vordefinierte Betreffzeile und ein E-Mail-Inhalt sollten auch in diesem Fall ausreichen.

Eisbrecher

Manchmal, bevor ein Kunde sich an Sie wendet, denkt er darüber, wie er Sie ansprechen soll. Formell oder informell? Kurz oder lang? Deshalb ist es eine gute Idee, ihm eine Vorlage vorzubereiten. Sie erleichtert die Kontaktaufnahme. Solcher Ansatz ist besonders für Benutzer hilfreich, die Ihre E-Mails auf Mobilgeräten lesen. Er erspart ihnen viel Zeit beim E-Mail-Schreiben.

Zusätzliche Elemente

Sie können die Mailto-Links auch dazu nutzen, den Betreff oder den E-Mail-Inhalt vorzudefinieren. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, nicht-standardmäßige Elemente wie Aktionscodes einzubetten. So erfahren Ihre Kunden mehr über Ihre Sonderangebote und Sonstiges.

Funktionsweise

Die Mailto-Links funktionieren unterschiedlich in E-Mail-Clients und in Webbrowsern.

Wenn jemand auf einen Mailto-Link auf einer Website klickt, öffnet sich die Standard-Mail-App des Benutzers. Hier stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr Standard-E-Mail-Client immer noch die Windows 10 Mail-App ist, obwohl Sie lange her Outlook oder Thunderbird nutzen.

Wenn Sie aber einen Mailto-Link in Ihrem E-Mail-Client anklicken (gilt auch für webbasierte Google Mail- und Yahoo-Clients), wird die neue Nachricht in diesem Client geöffnet. Und zwar ungeachtet Ihrer Default-Einstellungen für E-Mail-Client. Gleiches gilt für die meisten mobilen Clients.

Format

Die Mailto-Links haben das folgende HTML-Format:

<a href="mailto:{email address}?subject={subject}&cc={cc addresses}&body={body}">{clickable text or image}</a>

Wobei:

  • {email address} definiert die Adresse, die in das Feld an / Empfänger eingeht.
  • {subject} ist der Text, der in der Betreffzeile erscheint.
  • {cc address} ist eine durch Kommas getrennte Liste von E-Mails, die in das CC-Feld eingegeben werden.
  • {body} definiert den vorkonfigurierten Text der E-Mail (E-Mail-Inhalt).
  • {clickable text or image} ist das Element, das dem Benutzer angezeigt und mit einem Hyperlink versehen wird.

Also der folgende Mailto-Link:

mailto:j.doe@example.com?cc=m.bowen@example.com&subject=Quick%20question&body=Hi%20team%21%0aHow%20are%20you%20doing%3F

erzeugt diese neue Nachricht:

Neue Nachricht aus Mailto-Link

Und wenn Sie diesen Link mit dem Aufruf Contact us verlinken möchten, sieht der HTML-Code wie folgt aus:

<a href="mailto:j.doe@example.com?cc=m.bowen@example.com&subject=Quick%20question&body=Hi%20team%22%0aHow%20are%20you%20doing%3F">Contact us</a>

Alle Parameter (d. h. der Teil nach dem Fragezeichen) sind optional. Wie bei allen anderen URL-Attributen können Sie deren Reihenfolge frei ändern. Stellen Sie jedoch sicher, dass {email address} an erster Stelle steht, ein Fragezeichen direkt darauf folgt und jedes Attribut durch ein Et-Zeichen (&) getrennt ist.

Beachten Sie außerdem, dass Sie im Mailto-Link nicht jedes Zeichen verwenden können. Wie bei jeder URL müssen Sonderzeichen korrekt codiert sein. Wenn Sie also Ihrem E-Mail-Text ein Fragezeichen hinzufügen möchten, müssen Sie es durch %3F ersetzen. Alle Leerzeichen sollten durch %20 ersetzt werden (obwohl sie meistens automatisch konvertiert werden). Dies betrifft auch die deutschen Sonderzeichen. So steht zum Beispiel %FC für ü. W3schools bietet eine gute Anleitung zur URL-Codierung, wo Sie den Code für ein bestimmtes Sonderzeichen finden können.

Inhalt

Das body-Attribut in Mailto-Links enthält die meisten Informationen. Deshalb ist die obige Codierung äußerst wichtig. Sie können zwar lange URLs erstellen, die alle nötigen Informationen enthalten, aber seien Sie dabei vorsichtig. Zu lange Links sehen wie Spam aus. Und wenn Sie Ihrer Google Mail-Signatur einen großen Mailto-Link hinzuzufügen, besteht die Gefahr, dass der Fehler “Signatur zu lang” erscheint. Ein URL-Kürzer ist ebenso keine gute Idee. Da sie häufig von Betrügern verwendet werden, wird Ihre Nachricht möglicherweise von Spam-Filtern als verdächtig erkannt.

Mailto-Link einfügen

Es ist sehr einfach, einen Mailto-Link in einen E-Mail-Client einzufügen. Zu diesem Zweck markieren Sie das Element, das anklickbar sein soll, und klicken Sie auf add hyperlink. Sie können auch die Tastenkombination Strg+K verwenden, was für die meisten E-Mail-Clients gilt.

Wollen Sie den Mailto-Link zu einem Banner, einem Button oder einem Text einfügen? Dann lassen Sie den Benutzer einen Hinweis, was nach dem Klicken darauf passiert (eine neue Nachricht wird geöffnet). Dadurch verhindern Sie die Überraschung Ihrer Empfänger, wenn sich ein neues Fenster öffnet.

E-Mail-Signatur erstellen

Wenn Sie eine neue E-Mail-Signatur erstellen und einen Mailto-Link zu einem Banner hinzufügen möchten, können Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator nutzen.

Wählen Sie eine beliebige Signaturvorlage aus und geben Sie alle persönlichen Angaben und Unternehmensdaten ein. Unter Graphics gehen Sie auf Banner URL, um Ihren Banner einzufügen, und geben Sie Ihren Mailto-Link in das Feld Banner linking to.

Verlinktes Banner mit Mailto-Link

Wenn Sie jetzt die Signatur auf Ihren E-Mail-Client anwenden und jemand auf das Banner klickt, öffnet sich eine neue Nachricht. Wie zum Beispiel die folgende:

Neue Nachricht: Mailto-Link

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