Wiederholungen sind ein normaler Teil der E-Mail-Kommunikation. Für die meisten Postfachbenutzer ist es sehr üblich, ständig fast identische Fragen von verschiedenen Absendern zu erhalten. Hier sind vorgefertigte Antworten hilfreich. Anstatt jedes Mal dieselbe Lösung einzugeben (oder einzufügen), können Sie Outlook anweisen, eine zuvor vorbereitete E-Mail-Vorlage zu verwenden. Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie dies einrichten können. In Teil 1 des Artikels erkläre ich, wie Sie Schnellbausteine in Outlook für Ihre vordefinierten Antworten verwenden.
Vorgefertigte Antworten im Allgemeinen
Manche Leute mögen denken, dass die Verwendung einer vorgefertigten Vorlage zeigt, dass der Empfänger Ihnen egal ist. Schließlich verwenden Sie eine generische Nachricht für alle. Es ist so, als würden Sie Ihre Empfänger nicht als individuelle Menschen mit ihren eigenen Angelegenheiten, Problemen und Fragen behandeln.
FALSCH!
Die Verwendung vorgefertigter Antworten bedeutet, abgesehen von der Steigerung Ihrer Produktivität, dass Sie sich eigentlich mehr für die Empfänger interessieren. Nämlich:
- Sie können Ihre vorgefertigten Antworten so verfeinern, dass sie so hilfreich wie möglich sind. Fügen Sie nützliche Links hinzu, stellen Sie sicher, dass die Formatierung perfekt ist usw.
- Eine vorgefertigte Antwort wird normalerweise basierend auf einer tatsächlichen E-Mail erstellt, die Sie als Antwort auf eine bestimmte Frage oder ein bestimmtes Problem senden. Aber anstatt eine E-Mail in Eile zu senden, können Sie sich die Zeit nehmen, sie Korrektur zu lesen und sicherzustellen, dass die Nachricht leicht zu verstehen ist.
- Vorgefertigte Antworten zu haben bedeutet nicht, dass Sie generische Nachrichten senden müssen. Einige Teile sollen personalisiert werden. Hoffentlich werden Sie keine E-Mails senden, die mit Sehr geehrter Empfänger oder Hallo *Vorname* beginnen.
- Wenn Sie Follow-ups zu Ihren vorgefertigten Antworten erhalten, ist es normalerweise eine gute Idee, einige Änderungen daran vorzunehmen, z. B. weitere Informationen hinzuzufügen, sodass Sie besonders hilfreich sind und die Extrameile für Ihre Empfänger gehen. Die Empfänger werden zufriedener sein und Sie werden imstande sein, schneller Hilfe zu leisten, wodurch mehr Zeit bleibt, sich auf andere Dinge zu konzentrieren.
Letztendlich kommt es wie bei jedem anderen Tool darauf an, wie Sie Ihre vorgefertigten Antworten verwenden. Nur weil Sie sich mit einem Hammer den Finger brechen können, heißt das nicht, dass Sie ihn als gefährlich bezeichnen und aufhören sollten, ihn zu benutzen.
Outlook-Schnellbausteine
Schnellbausteine sind wahrscheinlich das am häufigsten verwendete Tool zum Verwalten von vorgefertigten Antworten in Outlook. Sie enthalten Textbausteine, die Sie in jede Ihrer Nachrichten einfügen können. Sie basieren auf einem bestehenden E-Mail-Fragment, was bedeutet, dass Sie formatierten Text, Bilder, GIFs – alles, was Sie normalerweise in einer E-Mail sehen würden – speichern können.
Neuen Outlook-Schnellbaustein erstellen
- Um einen neuen Outlook-Schnellbaustein zu erstellen, verfassen Sie zuerst seinen Inhalt. Dann markieren Sie ihn und gehen Sie zu Insert > Text > Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery.
- Das neue Fenster (Create New Building Block) enthält einige Felder, die Sie bearbeiten können:
- Name: standardmäßig wird der Wert automatisch auf den Anfang Ihrer vorgefertigten Antwort eingestellt. Ändern Sie ihn in etwas verständliches und leicht zu findendes.
- Gallery: Am besten belassen Sie Quick Parts als Standard. Wenn Sie den Wert in etwas anderes ändern, wird es im Outlook-Menüband nicht leicht verfügbar sein.
- Category: Sie können Ihre vorgefertigten Antworten in verschiedene Kategorien gruppieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie über viele vorgefertigte Antworten für verschiedene Zwecke verfügen. Standardmäßig gibt es nur eine Kategorie: General.
- Description: gibt die QuickInfo an, die angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus über einen ausgewählten Schnellbaustein fahren.
- Save in: gibt die Word-Vorlage an, die von Outlook zum Verfassen von E-Mails verwendet wird. In den meisten Fällen werden Sie den Wert wahrscheinlich als Standard belassen.
- Options: legt fest, wie der Baustein später eingefügt wird. Die Option Insert content only ist die vielseitigste Möglichkeit, Sie können jedoch auch Inhalte in einen eigenen Absatz oder eine eigene Seite einfügen. Kurz gesagt, es werden verschiedene nicht druckbare Zeichen hinzugefügt.
Schnellbausteine verwenden
Die Verwendung von Schnellbausteinen ist äußerst einfach:
- Gehen Sie in Outlook zu Insert > Quick Parts und klicken Sie auf einen Baustein Ihrer Wahl. Wenn Sie mit der linken Maustaste darauf klicken, wird Ihre vorgefertigte Antwort sofort zu Ihrer aktuellen Cursorposition hinzugefügt. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Schnellbaustein klicken, können Sie ihn an der aktuellen Position (Standard), am Anfang einer E-Mail oder am Ende einfügen.
Schnellbausteine bearbeiten
Das ist jetzt etwas knifflig. Wenn Sie den Inhalt eines Bausteins bearbeiten möchten, müssen Sie einen vorhandenen Schnellbaustein überschreiben.
- Wenn Sie den Namen eines Schnellbausteins bearbeiten, seine Beschreibung ändern oder ihn einer anderen Kategorie zuweisen möchten, öffnen Sie eine neue E-Mail in Outlook, gehen Sie zu Insert > Text > Quick Parts. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die entsprechende vorgefertigte Antwort und wählen Sie Edit Properties.
- Das Problem ist, dass Sie beim Bearbeiten von Eigenschaften den offensichtlichsten Teil des Schnellbausteins nicht ändern können: seinen Inhalt. Um den Inhalt zu bearbeiten, öffnen Sie eine neue Nachricht und fügen Sie den Schnellbaustein ein, den Sie bearbeiten möchten.
- Nehmen Sie alle notwendigen Anpassungen vor. Wählen Sie anschließend alles aus (Strg+A), klicken Sie auf Quick Parts > Save selection to Quick Parts Gallery.
- Verwenden Sie genau die gleichen Parameter wie bei der erstmaligen Erstellung des Bausteins (d. h. Name, Category, Save in).
- Wenn Outlook Sie fragt, ob Sie den Bausteineintrag neu definieren möchten, bestätigen Sie Ihre Absicht. Wenn kein Bestätigungsfenster angezeigt wird, bedeutet dies, dass Sie gerade ein Duplikat von einem Schnellbaustein erstellt haben.
Schnellbausteine löschen
Das Löschen von Schnellbausteinen ist eine sehr nützliche Funktion. Der offensichtliche Anwendungsfall besteht darin, dass einige Vorlagen veraltet oder nicht mehr nützlich sind. Da Schnellbausteine jedoch das sind, was sie sind, macht es der Bearbeitungsprozess einfach, Duplikate zu erstellen, was dazu führen kann, dass Schnellbausteine ihre Effektivität verlieren.
- Um einen Outlook-Schnellbaustein zu löschen, beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail in Outlook, klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Nachrichtentext und gehen Sie zu Insert > Text > Quick Parts. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Schnellbaustein und wählen Sie Organize and Delete.
- Klicken Sie in dem Bausteine-Manager (Building Blocks Organizer) auf den Schnellbaustein, den Sie löschen möchten, und klicken Sie unten auf die Schaltfläche Delete.
Vor- und Nachteile
Vorteile:
- Sobald Sie gelernt haben, wie man sie verwendet, ist das Verfahren schnell und einfach.
- Sie unterstützen alle Formatierungsoptionen.
Nachteile:
Es gibt einige Szenarien, in denen Sie Outlook-Schnellbausteine nicht verwenden können:
- Wenn Sie auf eine Nachricht in der Vorschau (Lesebereich) antworten, steht Ihnen der Schnellbaustein-Katalog nicht zur Verfügung – der Tab Insert ist dort nicht verfügbar. Quick Parts funktionieren nur, wenn Sie eine E-Mail in einem separaten Fenster öffnen. Wenn Sie sich also im Lesebereich befinden, verwenden Sie die Option Pop Out, um Ihre vorgefertigten Antworten verfügbar zu machen.
- Wenn das Schnellbausteine-Symbol (Quick Parts) ausgegraut ist, befindet sich Ihr Cursor höchstwahrscheinlich außerhalb des E-Mail-Texts. Kein großer Nachteil, aber das kann ärgerlich sein.
- Sie funktionieren nicht in Outlook im Web.
- Es gibt keine Möglichkeit, sie zentral für ein Team oder das gesamte Unternehmen zu verwalten.
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