So speichern Sie E-Mail-Signatur im HTML-Format

So speichern Sie E-Mail-Signatur im HTML-Format

E-Mail-Signatur als HTML speichern

HTML wird häufig in E-Mails und E-Mail-Signaturen verwendet. Warum? Mit HTML fügen Sie dem E-Mail-Text oder der -Signatur Grafiken hinzu und wenden Farben und Textformatierungen an. Dadurch werden Ihre Nachrichten lesbarer und sehen besser aus. Außerdem bietet jede E-Mail die Möglichkeit, Ihr Markenimage zu stärken und Interesse des Empfängers zu wecken. Aber zurück zu E-Mail-Signaturen: Mit HTML können Sie sie speichern, sichern und für andere freigeben. Der Hauptvorteil dieser Lösung besteht darin, dass Sie dies einfach tun und dabei die ursprüngliche Formatierung beibehalten können.

Warum HTML-E-Mail-Signaturen nutzen?

Während E-Mail-Signaturen in verschiedenen Formaten erstellt werden, wie RTF und Nur-Text, wird die E-Mail-Welt fast vollständig von HTML dominiert. Dies ist keine Überraschung. HTML wird von den meisten E-Mail-Clients unterstützt und ermöglicht es, Ihren E-Mail-Signaturen alle Arten von Elementen hinzuzufügen: Bilder, Hyperlinks, Social Media Buttons & Co. All dies kann ein Teil Ihrer HTML-E-Mail-Signatur sein. Aber das ist nicht alles. Da HTML nicht einmal eine Programmiersprache ist, ist es recht einfach zu erlernen und zu nutzen.

Es gibt viele Gründe dafür, eine E-Mail-Signatur im HTML-Format zu speichern. Sie können beispielweise:

  • Ihre Signatur für später in einem E-Mail-Client aufbewahren, der nicht mehrere E-Mail-Signaturen gleichzeitig unterstützt.
  • E-Mail-Signatur mit anderen teilen, um die Signaturen in einer Organisation einheitlich zu halten.
  • Ihre aktuellen E-Mail-Signaturen auf einen anderen Client / ein anderes Gerät exportieren.
  • Formatierungsänderungen direkt im HTML-Code vornehmen, um eine Signatur zu aktualisieren oder verschiedene Designs zu testen.

Es ist aber nicht alles eitel Sonnenschein. HTML-Signaturen haben einige dunkle Geheimnisse und Probleme. Eine einfache E-Mail-Signatur zu erstellen ist zwar keine große Sache, es gibt aber jede Menge verschiedener E-Mail-Clients. Deswegen sieht dieselbe Signatur in Outlook perfekt aus aber in Google Mail nicht so sehr. Probleme mit der Codeinterpretation minimieren Sie mit der richtigen Formatierung der E-Mail-Signaturen. Am besten nutzen Sie aber eine der bewährten Signaturvorlagen und passen sie beliebig an. Und genau an dieser Stelle lohnt es sich zu wissen, wie eine E-Mail-Signatur als HTML zu speichern.

HTML-E-Mail-Signatur erstellen

Zuerst erstellen Sie die Signatur. Aber hier ein Mahnwort: Es ist keine gute Idee, Ihre E-Mail-Signatur in einem Textverarbeitungsprogramm zu erstellen und in E-Mail-Client zu kopieren. Warum? Solche Programme unterstützen normalerweise kein HTML. Wenn Sie also eine Signatur kopieren und in einen HTML-basierten Editor einfügen, wird eine Reihe versteckter Formatierungsinformationen mitkopiert. So sieht die Signatur entweder sofort oder nach dem E-Mail-Versand schlecht aus.

Um eine gut formatierte Signatur zu erstellen, nutzen Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator. Schneller geht es nicht. Einfach eine Signaturvorlage auswählen:

Die Signatur mit Grafiken, Kontaktdaten & Co. personalisieren:

Dann wählen Sie Thunderbird als E-Mail-Plattform und klicken Sie auf Apply your signature > Generate > Copy, um den HTML-Code zu generieren, den Sie für den nächsten Schritt brauchen.

HTML-Signatur speichern und einfügen

Wenn Sie schon den gewünschten HTML-Code haben, speichern Sie Ihre Signatur als HTML-Datei. Es ist recht einfach:

  1. Fügen Sie den HTML-Code der Signatur in ein einfaches Textverarbeitungsprogramm wie Notepad ein und klicken Sie auf File > Save as.
  2. Wählen Sie den Speicherort und benennen Sie Ihre Datei. Stellen Sie sicher, dass das Dateiformat .html oder .htm und nicht .txt ist. Belassen Sie die Codierung als UTF-8, insbesondere wenn Ihre Signatur Sonderzeichen enthält.
  3. Klicken Sie auf Save.

Um jetzt die Signatur in Ihrem E-Mail-Client einzufügen, öffnen Sie die HTML-Datei in Ihrem Browser und kopieren Sie die Signatur in den Signatureditor Ihres E-Mail-Clients.

HTML-E-Mail-Signatur bearbeiten

Vorlagen, die bei mail-signatures.com verfügbar sind, sollten in den meisten Szenarien funktionieren. Es kann aber manchmal sein, dass Sie Ihre Signatur weiter anpassen müssen. Damit meine ich erweiterte Elemente wie: Ein-Klick-CSAT-Umfragen, Teams- oder Zoom-Anruflink und Social Media Buttons.

Es gibt zwei übliche Methoden, um Ihre E-Mail-Signaturvorlage anzupassen:

  1. Kopieren Sie die Signatur, fügen Sie sie in einen Signatureditor Ihres E-Mail-Clients ein und bearbeiten Sie sie.
  2. Nutzen Sie die von Ihnen gespeicherte Datei und bearbeiten Sie den HTML-Code direkt, wie in diesem Artikel zu HTML in E-Mail-Signaturen beschrieben.

Die erste Methode ist normalerweise benutzerfreundlicher. Welche Methode Sie nutzen, hängt aber von Ihrem E-Mail-Client ab. Signatureditoren unterscheiden Sie nämlich je nach dem E-Mail-Client und haben unterschiedliche Funktionen. Wenn Sie sich für die zweite Methode entscheiden, brauchen Sie mindestens ein grundlegendes Verständnis von HTML.

E-Mail-Signaturen mit anderen teilen

Sie können auch Ihre E-Mail-Signatur, die als HTML-Datei gespeichert ist, für Ihre Teamkollegen oder Kunden freigeben: Als Anhang per E-Mail schicken oder die HTML-Datei hosten, sodass andere Benutzer über Browser darauf zugreifen und sie kopieren.

Dann müssen sie einfach die Datei mit der Signatur öffnen und die Signatur in deren Signatureditor kopieren.

Dabei sollten sie nicht vergessen, die Kontaktdaten zu ändern. Und das war’s.

E-Mail-Signaturen unternehmensweit verwalten

Wenn Sie eine HTML-Datei freigeben, ist das eine gute Möglichkeit, die Signaturen in Ihrem Team zu vereinheitlichen. Dadurch steigern Sie mit ein wenig Aufwand die Einheitlichkeit Ihrer E-Mail-Kommunikation. Je größer das Team ist, desto schwieriger ist es jedoch, es zum Laufen zu bringen. Und wenn Sie einheitliche E-Mai-Signaturen für Ihr gesamtes Unternehmen haben möchten, werden Sie möglicherweise überrascht sein, wie schnell Probleme eskalieren und außer Kontrolle geraten. Das folgende Video erläutert die möglichen Hindernisse:

Aus diesem Grund verlassen sich Unternehmen auf Tools zur E-Mail-Signaturverwaltung, um hohe Kommunikations- und Markenstandards zu erreichen und dabei viel Zeit und Mühe zu sparen.

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