Der Speicherort von Outlook-Signaturen und deren Sicherung

Der Speicherort von Outlook-Signaturen und deren Sicherung

Speicherort und Backup von Outlook-Signaturen

Der Speicherort der Outlook-E-Mail-Signatur hängt davon ab, mit welchem Outlook Sie es zu tun haben. In diesem Artikel werde ich die möglichen Speicherorte von Outlook-Signaturen auflisten und Ihnen zeigen, wie Sie diese sichern und wiederherstellen können.

Speicherort der Outlook-Signatur

Der genaue Speicherort der E-Mail-Signaturen hängt von der verwendeten Version von Outlook und dem Betriebssystem ab.

Outlook für Windows

Das „klassische“ Outlook für Windows speichert Signaturen an den folgenden Orten:

Für jedes Windows nach Vista (einschließlich Windows 10 und Windows 11): C:\Benutzer\%Benutzername%\AppData\Roaming\Microsoft\Signaturen

Wenn Sie aus irgendeinem Grund vergessen haben, mit der Technologie Schritt zu halten, ist der Speicherort für Windows XP wie folgt: C:\Dokumente und Einstellungen\%Benutzername%\Anwendungsdaten\Microsoft\Signaturen

HINWEIS: Ist die Anzeigesprache in Windows eine andere als Deutsch, entspricht der Pfad Ihrem Sprachäquivalent zum oben genannten, z. B. (Englisch): C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Sie können auf den Speicherort der Signaturen zugreifen, indem Sie den entsprechenden Pfad in die Adressleiste des Windows Datei-Explorers einfügen (unten orange markiert):

Speicherort der Outlook-Signatur in Windows

Sie können auch im Menüband des Programms zum Tab File (Datei) > Options (Optionen) > Mail (E-Mail) wechseln. Halten Sie dann die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie auf die Schaltfläche Signatures (Signaturen). Dadurch gelangen Sie direkt zum Speicherort des Signaturordners:

Signaturoptionen in Outlook für Windows

Im Fall des neuen Outlook für Windows oder des klassischen Outlook für Windows mit aktivierten Signatur-Cloud-Einstellungen (Roaming-Signaturen) werden Signaturen nicht mehr lokal gespeichert. Sie werden in den Postfacheinstellungen in der Cloud gespeichert. Der Pfad zu ihren Einstellungen ist:

Das neue Outlook für Windows: Settings (Einstellungen) > Mail (E-Mail) > Compose and reply (Verfassen und antworten)

Outlook im Web

Genau wie beim neuen Outlook für Windows ist der Pfad Settings > Mail > Compose and reply:

Signatureinstellungen in OWA

Outlook für Mac

Um auf den physischen Speicherort Ihrer Outlook-Signaturen auf dem Mac zuzugreifen, starten Sie den Finder, gehen Sie zu Go (Gehe zu) > Go to folder (Gehe zum Ordner) und geben Sie den folgenden Pfad ein:

~/library/mail

Wählen Sie dann den Ordner mit der Version (z. B. V9) und gehen Sie zu Signatures (Signaturen). Dort werden Ihre HTML-Signaturen gespeichert.

Signaturspeicherort in Outlook für Mac

Sicherung und Wiederherstellung von Outlook-Signaturen

Um Ihre E-Mail-Signaturen aus Outlook für Windows oder Outlook für Mac zu sichern, kopieren Sie einfach alle Inhalte von ihrem Speicherort an einen anderen Ort.

Etwas komplizierter ist es, wenn Sie versuchen, Outlook-Signaturen zu sichern, für die es keine lokale Kopie gibt, wie im neuen Outlook für Windows, Outlook im Web (OWA) oder Outlook mit aktivierten Roaming-Signaturen. In diesem Fall müssen Sie diese Signaturen in HTML-Dateien übertragen.

Eine Möglichkeit hierfür besteht darin, sich selbst eine E-Mail mit einer Signatur zu senden und diese im HTML-Format zu speichern. Anschließend können Sie den Nachrichtentext löschen und die Signatur als HTML-Datei speichern. Das Problem besteht darin, dass die meisten E-Mail-Clients dem HTML-Code einige unsichtbare Formatierungsinformationen hinzufügen. Diese Informationen sind möglicherweise unsichtbar, können sich jedoch auf unerwartete Weise manifestieren. Wenn Sie beispielsweise später versuchen, Ihre gesicherte Signatur in den Einstellungen Ihres E-Mail-Clients einzurichten. Aus diesem Grund ist es möglicherweise eine gute Idee, den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator zu verwenden. Auf diese Weise können Sie beliebig viele E-Mail-Signaturdesigns erstellen und diese sichern. Um eine Ihrer gesicherten E-Mail-Signaturen wiederherzustellen, öffnen Sie die HTML-Datei in einem Webbrowser, kopieren Sie die Signatur und fügen Sie sie in die Signatureinstellungen Ihres E-Mail-Clients ein. Ausführlichere Anleitungen zum Einrichten Ihrer E-Mail-Signaturen finden Sie in unseren Anleitungsartikeln.

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