Einrichten von konsistenten und gebrandeten Abwesenheitsantworten

Wenn wir an Abwesenheitsantworten (OOO/OOF) denken, nehmen wir sie oft als einfache Textnachrichten wahr. Möglicherweise aufgrund ihrer Funktionsweise in Outlook und anderen gängigen E-Mail-Clients. Abwesenheitsnotizen können jedoch viel mehr anbieten. Bei richtiger Konfiguration können sie sogar genauso gut aussehen wie normale E-Mails. Mit anderen Worten: Sie können sie nicht nur dazu nutzen, um andere über Ihre Abwesenheit zu informieren, sondern auch, um für Ihre Marke zu werben. Sehen wir uns an, wie Sie das alles erreichen können.

Konfiguration von Abwesenheitsnachrichten in Microsoft 365

In Microsoft 365 (Office 365) können Sie Abwesenheitsantworten an mehreren Stellen oder in mehreren Apps einrichten. Obwohl Ihre Abwesenheitsnachrichten problemlos zwischen diesen Einheiten synchronisiert werden können, bieten deren Editoren interessanterweise unterschiedliche Formatierungsoptionen. Deshalb überspringe ich die berühmte „Automatische Antworten“-Funktion in Outlook, die Bilder oder den Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams nicht unterstützt und Ihnen nur die Konfiguration von Abwesenheitsnachrichten im Nur-Text-Format ermöglicht.

Wenn Sie nach weiteren Details zum Einrichten von Abwesenheitsnotizen in Microsoft 365 suchen, schauen Sie sich diesen Artikel an.

Automatische Antworten in Outlook im Web (OWA)

Der Editor für Abwesenheitsantworten in der Webversion von Outlook bietet die größte Auswahl an Formatierungsoptionen in Microsoft 365. Neben der Gestaltung Ihrer Schriftart können Sie auch Links und verlinkte (Online-)Bilder hinzufügen, indem Sie diese per Drag-and-drop in das Editor-Fenster ziehen.

Wenn Sie Ihre gebrandete Abwesenheitsantwort von Grund auf neu entwerfen, haben Sie zwar mehr Kontrolle, es ist jedoch wahrscheinlich besser, Ihren individuellen Text mit einem attraktiven, vorgefertigten Design zu kombinieren, das in einem Tool wie unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellt wurde. Und so geht es:

1. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Geschäftskonto bei Outlook im Web (OWA) an.
2. Greifen Sie auf die Einstellungen für automatische Antworten zu, indem Sie auf das Zahnrad in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken und zu Mail > Automatic replies (Automatische Antworten) gehen.
3. Schalten Sie die automatischen Antworten mit der Umschalttaste ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Send replies outside your organization (Automatische Antwortnachrichten an Absender außerhalb der Organisation senden).
4. Geben Sie Ihre individuelle Nachricht ein – Sie können dieselbe Nachricht für Abwesenheitsnachrichten verwenden, die innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden.

5. Navigieren Sie jetzt zu unserem E-Mail-Signaturgenerator.
6. Stellen Sie Ihre E-Mail-Plattform auf Outlook 365 ein (Schritt 1) und wählen Sie eine Signaturvorlage aus (Schritt 2).
7. Bearbeiten Sie Ihre Angaben in den Abschnitten Personal Data (Persönliche Daten) und Company Data (Unternehmensdaten) – das Design der Signatur ändert sich in Echtzeit.

8. Im Abschnitt Graphics (Grafiken) können Sie das Standardlogo und andere Bilder ändern, indem Sie deren URLs einfügen. Mehr darüber erfahren Sie in diesem Artikel.
9. Konfigurieren Sie die Einstellungen in anderen Abschnitten – wenn Sie Hilfe benötigen, schauen Sie im Benutzerhandbuch des Generators nach.
10. Klicken Sie abschließend unten auf Apply your signature (Signatur anwenden) und dann auf Copy (Kopieren), um den Inhalt der gebrandeten Signatur für Ihre Abwesenheitsantwort zu erhalten.
11. Gehen Sie als Nächstes zurück zu den Einstellungen für automatische Antworten in Outlook im Web (OWA) und fügen Sie Ihre gebrandete Signatur unter dem Text Ihrer individuellen Abwesenheitsnachricht ein. Es ist eine gute Idee, die Signatur nur in automatischen Antworten zu verwenden, die außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden.

12. Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf Save (Speichern) klicken. Am besten geben Sie den Zeitraum für das Senden von Abwesenheitsantworten an.

Um die Konsistenz zu gewährleisten, können Sie die oben genannten Anweisungen an Ihre Mitarbeiter/Kollegen weitergeben. Da Ihre Kollegen den Inhalt ihrer Abwesenheitsantworten frei bearbeiten können, gibt es leider keine hundertprozentige Garantie dafür, dass Ihr Logo, Ihre Firmenfarben usw. Ihren Kunden und Partnern auf die gleiche Weise oder gar überhaupt präsentiert werden.

Automatische Antworten im Exchange Admin Center (nur für Administratoren)

Diese Methode ist interessant, da sie es einer Person (z. B. einem IT-Administrator) ermöglicht, Abwesenheitsantworten für alle Benutzer zentral zu verwalten und dabei die erweiterte HTML-Formatierung zu verwenden. Auf den Editor für Abwesenheitsantworten im Exchange Admin Center können Sie zugreifen, indem Sie zu Recipients (Empfänger) > Mailboxes (Postfächer) > Benutzer (für den Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten möchten) > Others (die Andere-Registerkarte) > Manage automatic replies (Automatische Antworten verwalten) gehen.

Im Wesentlichen können Sie den Anweisungen aus dem vorherigen Abschnitt folgen, wobei Sie bedenken sollten, dass Microsoft 365 als E-Mail-Plattform zu wählen ist (Schritt 6).

Obwohl diese Methode auf den ersten Blick gut aussieht, wirft sie in der Praxis eine Reihe von Problemen auf:

• Eine Menge zusätzlicher Arbeit für eine Person, die täglich die Abwesenheitsnachrichten verwaltet.
• Keine Unterstützung für Platzhalter (auch bekannt als AAD-Attribute) in Microsoft 365 – alle persönlichen Daten müssen für jeden Benutzer manuell eingegeben werden.
• Wenn Sie Abwesenheitsantworten formatieren möchten, sind HTML- und CSS-Kenntnisse erforderlich.
• Häufige Probleme bei der Formatierung auf verschiedenen E-Mail-Clients – es kann passieren, dass Sie eine Abwesenheitsnotiz erhalten, die dem nachfolgenden Beispiel ähnelt.

CodeTwo Autoresponder für Microsoft 365

Wie Sie sehen, gibt es in Microsoft 365 keine perfekte Lösung, mit der Sie im Hinblick auf Konsistenz und Branding schöne Abwesenheitsnachrichten einrichten können. Wenn die nativen Mittel versagen, ist es die beste Idee, auf Tools von Drittanbietern zurückzugreifen, die speziell für die Verarbeitung professioneller Abwesenheitsnachrichten entwickelt wurden. Sie können beispielsweise CodeTwo Autoresponder (integraler Bestandteil von CodeTwo Email Signatures 365) ausprobieren, welcher eine einfache Möglichkeit bietet:

• Abwesenheitsnachrichten zentral für einen einzelnen Benutzer, eine Gruppe von Benutzern oder die gesamte Organisation einzurichten,
• sie visuell oder mit HTML frei zu gestalten, um unabhängig von Ihrem Anwendungsfall hundertprozentige Individualisierung und Branding zu gewährleisten,
• konsistente und manipulationssichere Abwesenheitsantworten zu genießen, bei denen Sie für das gesamte Design verantwortlich sind, oder Ihre Benutzer Abwesenheitsantworten selbst aktivieren zu lassen und nur grundlegende Informationen wie Abwesenheitszeitraum, Name des Stellvertreters usw. einzugeben,
• zahlreiche Bedingungen und Ausnahmen zu nutzen, um je nach Absender, Empfänger, Domäne, Zeitraum usw. unterschiedliche Abwesenheitsnotizen zu versenden,
• den Scheduler zu verwenden, um das Senden von Abwesenheitsnotizen automatisch zu starten und zu stoppen,
• und mehr.

Autoresponder ist eine kostenlose Erweiterung von CodeTwo Email Signatures 365, der weltweit führenden Cloud-Software zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, Haftungsausschlüssen und E-Mail-Marketingkampagnen für Microsoft 365 (Office 365), der über 110 000 Unternehmen weltweit vertrauen.

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• So fügen Sie Ihrer E-Mail-Signatur einen bevorstehenden Abwesenheitszeitraum hinzu