Ein durchschnittlicher User verschickt pro Woche knapp 200 geschäftliche Emails. Dabei sind Mails nicht ausschließlich ein Medium für Informationen in Textform, sie sind ebenfalls Träger für Marketing-Inhalte, in denen Grafik eine bedeutende Rolle spielt.
Im Zentrum dieser Strategie steht die Email-Signatur. In den meisten Fällen enthält sie neben Pflichtangaben zu Unternehmen und Absender auch weitere Elemente wie Banner, Infos zu anstehenden Events, Social Media Buttons etc. In ihrer Gesamtheit ist sie daher prägend die Corporate Identity.
Nachstehend werden zehn Signaturkonzepte für Geschäfts-Emails vorgestellt. Alle Designs wurden mit CodeTwo Exchange Rules Pro erstellt – einem dedizierten Signaturmanager für Microsoft Exchange Server 2019, 2016, 2013, 2010 und 2007.
Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Erstellung von E-Mail-Signaturen und -Bannern sowie bei der Versendung von Geschäfts-E-Mails dies in Übereinstimmung mit der in Deutschland geltenden Rechtsvorschriften tun. Daher, wenn Sie sich für die Nutzung der in diesem Artikel angegebenen Beispiele entscheiden, sollen sie von Ihnen dementsprechend angepasst werden.
Klassische Signatur in der Email-Fußzeile
Dieser Typ zeichnet sich durch schlichte Komposition und Layout aus. Die Signatur enthält grundlegende Absenderdaten, Firmenlogo, Social Media Buttons, Hyperlinks, Banner, Haftungsnotiz etc.
- Ein klassisches Beispiel für ein Design mit Kontaktdaten und dezenter Grafik, schlicht und aufgeräumt: Es enthält die wichtigsten Informationen über den Absender.
- Zusätzliche Elemente (Social Media Buttons und/oder ein QR-Code) ermöglichen schnelle und unkoplizierte Kontaktaufnahme über soziale Kanäle und vereinfachen die Übertragung der Absenderdaten auf Smartphone oder Tablet.
- Dieses Design enthält ein nettes Extraelement in Form einer Weltkarte, auf der alle Niederlassungen des Unternehmens markiert sind.
- Ein Banner, welches ein Produkt oder einen Dienst bewirbt, kann die Wirkung von Marketing-Kampagnen steigern.
Signatur mit Foto in der Email-Fußzeile
Als Nächstes werden Email-Signaturen mit Absenderfoto und Kontaktdaten vorgestellt.
- Eine klassische Signatur für Geschäfts-Emails, mit Absenderbild auf der linken Seite. Schlicht und dezent.
- Ein ähnliches Design mit Absenderfoto auf der rechten Seite. Das Layout erinnert an eine Visitenkarte.
- Ein ansprechendes Bild verleiht der Korrespondenz einen persönlicheren Charakter und wertet die Signatur optisch auf.
Email-Signatur mit Grafik in Kopf-, Fußzeile oder als Seiten-Banner: Perfekt für Markting-Zwecke
Nachstehend werden einige komplexe Layouts vorgestellt, mit Elementen in Kopf- und Fußzeile bzw. links und rechts vom Email-Text. Diese Designs sollen nicht nur Angaben zum Absender liefern, sondern den Empfänger über aktuelle Angebote und anstehende Events informieren. Durch Einbindung von Bannern und Werbung lassen sich Email-Signaturen in ein günstiges und effektives Marketing-Tool verwandeln, welches die Wirkung von Werbekampagnen zusätzlich verbessert.
WICHTIG: Die präsentierten Designs wurden mit CodeTwo Exchange Rules erstellt und können nicht mit Standardfunktionen eines Email-Clients nachgebildet werden.
- Marketing-Banner in Kopfzeile und seitlich vom Email-Text können Angaben zum Unternehmen und eine Terminübersicht für Events enthalten.
- Das unten abgebildete Beispiel enthält ausführliche Angaben zu Unternehmen und Absender. Layouts wie dieses verbessern den Wiederkennungswert der Marke und prägen die CI.
- Dieses Layout beeinflusst maßgeblich den Inhalt von E-Mails. Logo und Werbeparole befinden sich in der Kopfzeile, persönliche Daten stehen links vom Text, während Banner und Produktangebot auf der gegenüberliegenden Seite zu sehen sind. In dem unteren Bereich befinden sich mehrere CTA-Buttons.
Entwerfen Sie Ihre eigene Email-Signatur
Es gibt mehrere Wege, wie Sie Ihre Signatur-Designs entwerfen können. Sie können auf die Standardeinstellung in Ihrem Email-Client zurückgreifen oder den HTML-Code der Signatur bearbeiten. Im Fall, dass Ihre HTML-Kenntnisse nicht ausreichen, können Sie sich eines kostenlosen Signaturgenerators aus dem Web bedienen.
Falls Sie mit Microsoft Exchange oder Office 365 arbeiten, sollten Sie die Signaturmanager von odeTwo kennenlernen.
Wenn Deutsche von Design reden ist das immer sehr amüsant.
Hallo,
an sich ein netter Beitrag.
Aber mit Verlaub,
die Etiquette von Signaturen besagt 5 Zeilen max.
In einem permanenten Schriftverkehr sind das sogar noch zu viele.
Die hier dargestellten Signaturen blähen Mails unnötig auf.
Ich kann nur davon abraten, solche wuchtigen Signaturen zu verwenden, weil
– sie unnötig den Speicher des Mailpostfachs strapazieren
– ein ewiges scrollen in Mails verursachen
– und Mailservern entsprechend CPU und RAM kosten (was dem Enduser aber natürlich egal sein kann).
Grüße
Ralf
Hallo Ralf,
Aus diesem Grund wird es empfohlen, zwei verschiedene Signaturvorlagen zu verwenden: eine vollständige Signatur für die erste E-Mail / Antwort und eine verkürzte Version für nachfolgende Nachrichten. Die E-Mail-Konversation ist dadurch leicht lesbar und sieht professionell aus. Dies kann zum Beispiel mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 erreicht werden. Über verkürzte Signaturen haben wir auch in diesem Beitrag geschrieben.
Grüße,
Pawel
Keines der Beispiele für Email-Abbinder ist konform mit der deutschen Gesetzgebung…
Hallo Olle,
Danke für deinen Kommentar. In diesem Artikel beschreiben wir Vorschläge für verschiedene grafische Signaturvorlagen. Der Inhalt von Signaturen kann beliebig an entsprechende Bedürfnisse oder auch gesetzliche Bestimmungen angepasst werden, auch im Disclaimer-Abschnitt.
Grüße,
Pawel