{"id":816,"date":"2019-01-16T15:07:37","date_gmt":"2019-01-16T13:07:37","guid":{"rendered":"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/?p=816"},"modified":"2023-05-15T12:31:34","modified_gmt":"2023-05-15T10:31:34","slug":"wie-verwaltet-man-office-365-signaturen-ohne-beteiligung-von-der-it","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/articles\/wie-verwaltet-man-office-365-signaturen-ohne-beteiligung-von-der-it\/","title":{"rendered":"E-Mail-Signaturverwaltung in Office 365: Schaffen Sie es allein"},"content":{"rendered":" <figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"620\" height=\"326\" src=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/Manage-Office-365-signatures-behind-IT_Blog-image.png\" alt=\"E-Mail-Signaturverwaltung in Office 365: Schaffen Sie es allein\" class=\"wp-image-1698\" srcset=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/Manage-Office-365-signatures-behind-IT_Blog-image.png 620w, https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/Manage-Office-365-signatures-behind-IT_Blog-image-300x158.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 620px) 100vw, 620px\" \/><\/figure>       <p>E-Mail-Signaturverwaltung: Klingt etwa technisch. Haben Sie aber keine Angst! Sie ist eine perfekte M\u00f6glichkeit, dass jede ausgehende E-Mail in Ihrer Organisation professionell gebrandet wird und den richtigen Werbeinhalt enth\u00e4lt. Das Problem liegt nur daran, dass Aspekte wie Corporate Identity, Marketingkampagnen und Werbebanner im Prinzip von Marketingleuten behandelt werden. Gleichzeitig geh\u00f6rt das Office 365-Management einschlie\u00dflich zentraler E-Mail-Signaturen gew\u00f6hnlich zur Pflichten der IT-Abteilung. Warum ist das ein Problem? Normalerweise bedeutet zentrales E-Mail-Signaturmanagement Folgendes:<\/p>    <!--more-->    <ul class=\"wp-block-list\"> <li>Die IT-Abteilung erh\u00e4lt zus\u00e4tzliche Aufgaben. Das hei\u00dft nicht nur, dass die IT \u00fcberlastet sein kann, sondern auch, dass das Marketing seine eigenen Projekte auslagern muss, anstatt sie allein auszuf\u00fchren.<\/li>    <li>Das Marketing muss zus\u00e4tzliche Zugriffrechte auf den Office 365-Tenant erhalten. Diese Option kann sich als noch schlimmer erweisen: Es besteht n\u00e4mlich ein erhebliches Compliance-Risiko. Eine falsch konfigurierte E-Mail-Flussregel kann Probleme verursachen, wenn Sie E-Mails senden oder empfangen m\u00f6chten. Und so muss der Administrator sowieso den Fehler selbst korrigieren.<\/li> <\/ul>    <p>Deshalb m\u00f6chte ich Ihnen eine einfache Methode vorstellen, wie Sie Office 365-Signaturen hinter dem R\u00fccken der IT-Abteilung verwalten k\u00f6nnen. Ja, vielleicht klinkt es ein bisschen wie ein Hacking-Tutorial. Sie haben aber mein Wort: Keine sch\u00e4ndliche Taten sind einbezogen. Beide Seiten, das Marketing- und das IT-Team, k\u00f6nnen von diesem Herangehensweise profitieren.<\/p>    <p>Die L\u00f6sung besteht darin, Zugriffsrechte des Signaturmanagers f\u00fcr Microsoft 365 zu definieren. Zuerst aber erkl\u00e4re ich Ihnen, wie die systemeigene Methode in Microsoft 365 funktioniert und welche Probleme sie verursacht.<\/p>    <h2 class=\"wp-block-heading\">Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung in Microsoft 365 \u2013 der traditionelle Weg<\/h2>    <p>Microsoft 365 enth\u00e4lt eine Funktion, mit der Sie unternehmensweite E-Mail-Signaturen und Disclaimer erstellen k\u00f6nnen. Mehr zu diesem Thema&nbsp;finden Sie <a href=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/articles\/unternehmensweite-e-mail-signaturen-und-disclaimer-in-office-365\/\">in diesem Artikel<\/a>&nbsp;und in dem folgenden Video.<\/p>    <p><iframe loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/sikndwzF5Io\" width=\"625\" height=\"352\" frameborder=\"0\" allowfullscreen=\"allowfullscreen\">Leider zeigt weder der Artikel noch das Video ein vollst\u00e4ndiges Bild (es sei denn, Sie haben einen Allesk\u00f6nner, der sowohl die IT- als auch die Marketingaufgaben \u00fcbernimmt \u2013 dann ist das gut f\u00fcr Sie!). Sie betrachten n\u00e4mlich nicht die Marketing-IT-Kooperation. Sehen wir uns also an, wie es \u00fcblicherweise funktioniert:<\/p><\/iframe><\/p>    <ol class=\"wp-block-list\"> <li>Das Marketing-Team erstellt eine sch\u00f6ne E-Mail-Signaturvorlage f\u00fcr ausgehende Nachrichten. Der Grafikdesigner sendet ma\u00dfgeschneiderte Banner, Logos und das Projekt an ein HTML-versiertes Teammitglied. Er schneidet das Bild, passt es an und \u00fcbersetzt in HTML. Die Rechtsabteilung f\u00fcgt ihre 2 Cent hinzu, indem sie einen Haftungsausschluss einf\u00fcgt.&nbsp;<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"501\" height=\"265\" class=\"size-full wp-image-817 aligncenter\" alt=\"Signatur\" src=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/ESigO365_Access-Rights_Stopka-Xmas-01.png\" srcset=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/ESigO365_Access-Rights_Stopka-Xmas-01.png 501w, https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/ESigO365_Access-Rights_Stopka-Xmas-01-300x159.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 501px) 100vw, 501px\" \/><\/li>    <li>Der HTML-Code wird an die IT gesendet. Nachdem der Administrator die Drucker repariert, die Treiber installiert und seine \u00fcblichen Wartungsaufgaben erledigt hat, schaut er sich das obige Video an, um schnell zu erfahren, wie man E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 einrichtet.<\/li>    <li>Die Nachrichtenflussregel wird zu den bestehenden Regeln hinzugef\u00fcgt. Bevor sie eingeschaltet wird, \u00fcberpr\u00fcft der Administrator, ob sie nicht miteinander kollidieren. Dann sendet er eine Test-E-Mail.<\/li>    <li>Die Test-E-Mail f\u00e4llt nicht so gut aus. Aufgrund eines Tippfehlers werden Kontaktdetails nicht automatisch ausgef\u00fcllt. Dar\u00fcber hinaus sieht das Design in Outlook und Gmail v\u00f6llig anders aus.<\/li>    <li>Das Marketing-Team nimmt einige \u00c4nderungen am HTML-Code vor und sendet ihn an die IT\u2026 Das Hin und Her widerholt sich bis die Signatur die endg\u00fcltige Form erreicht.<\/li> <\/ol>    <h2 class=\"wp-block-heading\">Warum das native Signaturmanagement auf lange Sicht nicht funktioniert<\/h2>    <p>In der obigen Liste werden nur einige Probleme beschrieben, auf die Sie m\u00f6glicherweise sto\u00dfen. Und das ist das optimistische Szenario. Hinzu kommt, dass das IT jede Menge eigener Aufgaben habt und E-Mail-Signaturen stehen selten auf der Priorit\u00e4tenliste. Und aus der Sicht des Marketing-Teams: Denken Sie daran, das gesamte Verfahren immer wieder wiederholen zu m\u00fcssen, wenn Sie ein Banner \u00e4ndern m\u00f6chten. Vergessen Sie dabei nicht \u00fcber die Erstellung mehrerer E-Mail-Kampagnen und verschiedener Designs f\u00fcr verschiedene Teams.<\/p>    <p>Aber nehmen wir an, die Aufgabe wurde erfolgreich ausgef\u00fchrt. Es stellt sich nun heraus, dass die native Office 365-Funktion f\u00fcr die globale E-Mail-Signatur einige Einschr\u00e4nkungen aufweist. Um einige zu nennen:<\/p>    <ul class=\"wp-block-list\"> <li>Die Signaturen sind beim E-Mail-Schreiben oder sogar in Gesendeten Elementen nicht zu sehen. Dies f\u00fchrt zu Problemen aus der Sicht des Rechts-Teams: Ein Benutzer kann nicht einfach \u00fcberpr\u00fcfen, ob die Signatur zusammen mit dem Haftungsausschluss tats\u00e4chlich hinzugef\u00fcgt wurde.<\/li>    <li>Es ist nicht m\u00f6glich, Benutzerfotos automatisch Signaturen hinzuzuf\u00fcgen.<\/li>    <li>Signaturen werden ganz am Ende der Konversation eingef\u00fcgt, wodurch sie f\u00fcr Antworten und Weiterleitungen fast v\u00f6llig unbrauchbar sind.<\/li> <\/ul>    <p>Weitere Informationen \u00fcber die Einschr\u00e4nkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365 finden Sie&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/articles\/limitations-office-365-email-signatures\/\">hier<\/a>.<\/p>    <p>Dies scheint eine einfache Aufgabe zu sein. In Wirklichkeit kann es aber eine Menge Probleme aufwerfen. Zum Gl\u00fcck gibt es eine einfache L\u00f6sung dieses Problems.<\/p>    <h2 class=\"wp-block-heading\">Zentrale Signaturverwaltung mit Zugriffsrechten f\u00fcr Microsoft 365<\/h2>    <p>Aka der richtige Ansatz. Es erfordert einen Office 365-Tenant und ein Drittanbieter-Tool \u2013\u00a0<a href=\"https:\/\/www.codetwo.de\/email-signatures\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">CodeTwo Email Signatures 365<\/a>. In dem kurzen Video unten erfahren Sie, wie die Software funktioniert:<\/p>    <p><iframe loading=\"lazy\" width=\"625\" height=\"352\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/5fsWE35h9GA\" frameborder=\"0\" allowfullscreen=\"allowfullscreen\">Schauen wir jetzt uns an, wie Sie mit diesem Tool den Verwaltungsprozess f\u00fcr E-Mail-Signaturen vereinfachen k\u00f6nnen:&amp;amp;amp;lt;\/p&amp;amp;amp;gt;<\/iframe><\/p>    <ol class=\"wp-block-list\"> <li>Ein Office 365-Administrator meldet sich beim Admin Panel des Programms ein und l\u00e4sst einen simplen Assistenten erforderliche \u00c4nderungen am Office 365-Tenant vornehmen. Als n\u00e4chstes w\u00e4hlt er Benutzer und Gruppen aus, die Zugriffsrechte f\u00fcr den E-Mail-Signaturmanager erhalten sollen:<a href=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/Email-Signature-management-access-rights.png\" class=\"fancybox\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"710\" height=\"526\" class=\"size-full wp-image-818 aligncenter\" alt=\"Manage Signatures App\" src=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/Email-Signature-management-access-rights.png\" srcset=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/Email-Signature-management-access-rights.png 710w, https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/Email-Signature-management-access-rights-300x222.png 300w, https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/Email-Signature-management-access-rights-624x462.png 624w\" sizes=\"auto, (max-width: 710px) 100vw, 710px\" \/><\/a><\/li>    <li>So erh\u00e4lt das Marketing-Team Zugriff auf die&nbsp;<strong>Manage Signatures App<\/strong>. Jetzt kann es mithilfe eines einfachen WYSIWYG-Editors E-Mail-Signaturen ohne Beteiligung der IT bereitstellen sowie verschiedene E-Mail-Signaturkampagnen erstellen und deren Ergebnisse verfolgen:&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/how-to-manage-office-365-signatures-behind-its-back-1-1.png\" class=\"fancybox\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"644\" height=\"536\" class=\"wp-image-1712\" style=\"width: px;\" src=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/how-to-manage-office-365-signatures-behind-its-back-1-1.png\" alt=\"Signatur-Editor\" srcset=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/how-to-manage-office-365-signatures-behind-its-back-1-1.png 644w, https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/how-to-manage-office-365-signatures-behind-its-back-1-1-300x250.png 300w, https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/how-to-manage-office-365-signatures-behind-its-back-1-1-624x519.png 624w\" sizes=\"auto, (max-width: 644px) 100vw, 644px\" \/><\/a><\/li>    <li>Um das Aussehen Ihrer Signatur zu \u00fcberpr\u00fcfen, m\u00fcssen Sie keine Test-E-Mails versenden. Es reicht aus, die Schaltfl\u00e4che&nbsp;<strong>Preview<\/strong>&nbsp;zu verwenden und Sie sehen gleich, wie sich die Signatur f\u00fcr verschiedene Office 365-Postf\u00e4cher \u00e4ndert.&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/how-to-manage-office-365-signatures-behind-its-back-2-preview-1.png\" class=\"fancybox\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"662\" height=\"641\" class=\"wp-image-1714\" style=\"width: px;\" src=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/how-to-manage-office-365-signatures-behind-its-back-2-preview-1.png\" alt=\"Signatur-\u00dcbersicht\" srcset=\"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/how-to-manage-office-365-signatures-behind-its-back-2-preview-1.png 662w, https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/how-to-manage-office-365-signatures-behind-its-back-2-preview-1-300x290.png 300w, https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/how-to-manage-office-365-signatures-behind-its-back-2-preview-1-624x604.png 624w\" sizes=\"auto, (max-width: 662px) 100vw, 662px\" \/><\/a><\/li> <\/ol>    <p>Einfacher kann das zentrale E-Mail-Signaturmanagement nicht sein. Um mehr \u00fcber CodeTwo Email Signatures 365 zu erfahren und dessen voll funktionsf\u00e4hige 14-Tage-Testversion zu testen, <a href=\"https:\/\/www.codetwo.de\/email-signatures\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">besuchen Sie diese Website<\/a>.<\/p>    <p><strong>Weitere Artikel:<\/strong><\/p>    <ul class=\"wp-block-list\"> <li><a href=\"https:\/\/www.codetwo.de\/email-signatures\/e-mail-marketingkampagnen-planen\">Planen Sie E-Mail-Marketingkampagnen<\/a><\/li>    <li><a href=\"https:\/\/www.codetwo.de\/email-signatures\/marketing\">Verwenden Sie E-Mail-Signaturen f\u00fcr Marketing und verfolgen Sie die Ergebnisse<\/a><\/li> <\/ul> ","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>E-Mail-Signaturverwaltung: Klingt etwa technisch. Haben Sie aber keine Angst! Sie ist eine perfekte M\u00f6glichkeit, dass jede ausgehende E-Mail in Ihrer Organisation professionell gebrandet wird und den richtigen Werbeinhalt enth\u00e4lt. 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