{"id":279,"date":"2014-11-13T16:37:56","date_gmt":"2014-11-13T14:37:56","guid":{"rendered":"http:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/articles\/?p=279"},"modified":"2021-05-31T11:04:22","modified_gmt":"2021-05-31T09:04:22","slug":"unternehmensweite-e-mail-signatur-in-office-365","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.mail-signatures.com\/de\/articles\/unternehmensweite-e-mail-signatur-in-office-365\/","title":{"rendered":"Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365"},"content":{"rendered":"\n
\"Unternehmensweite<\/figure>\n\n\n

Wichtig: Die aktuelle Version dieses Beitrags finden Sie hier<\/a>.<\/em><\/p>\n

Aus der nachfolgenden Anleitung erfahren Sie, wie man mit dem integrierten Tool von Office 365 eine unternehmensweite E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer einrichtet. \u00c4hnlich wie die meisten modernen L\u00f6sungen f\u00fcr E-Mail-Fu\u00dfzeilen unterst\u00fctzt das Tool auch HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu Google Apps for Business<\/a> o.\u00c4. erm\u00f6glicht das Tool ebenfalls Erstellung einer automatisch personalisierten Anwendersignatur<\/a>. Auf eine ziemlich unsch\u00f6ne Einschr\u00e4nkung st\u00f6\u00dft man allerdings in Antworten und Weiterleitungen \u2013 dort erscheinen die Signaturen \u00fcbereinandergestapelt, am Ende der Nachricht. Es fehlt zudem eine Vorschaum\u00f6glichkeit auf der Enduserseite (Mehr erfahren\u2026<\/a>).<\/p>\n

    \n
  1. Melden Sie sich zu Ihrem Microsoft-365-Admin-Center mit Zugangsdaten des Exchange-Online-Administrators an: portal.microsoftonline.com<\/a><\/li>\n
  2. In dem Hauptmen\u00fc gehen Sie auf Admin<\/strong>, Exchange<\/strong> (Abb. 1). Das Exchange-Admin-Center wird ge\u00f6ffnet.<\/li>\n<\/ol>\n

    \"blog<\/a>Abb. 1: Option Exchange in dem Hauptmen\u00fc von Microsoft-365-Admin-Center.<\/p>\n

      \n
    1. Im Navigationsbereich des Exchange-Admin-Center klicken Sie auf mail flow<\/strong> (s. rot in Abb. 2). In dem Bereich rechts wechseln Sie zum Tab rules<\/strong> (s. gelb in Abb. 2).<\/li>\n<\/ol>\n

      \"blog<\/a>Abb. 2: Exchange-Admin-Center und die Oberfl\u00e4che f\u00fcr Mail-Flow-Regeln.<\/p>\n

        \n
      1. Klicken Sie auf das Plussymbol<\/strong> und gehen Sie auf Apply disclaimers\u2026<\/strong> (Abb. 3).<\/li>\n<\/ol>\n

        In dem nachfolgenden Pop-up-Fenster new rule<\/strong> ist die Aktion Apply disclaimers<\/strong> bereits aktiviert (Wenn man hingegen auf die Option Create new rule\u2026<\/strong> klickt, erscheint das Fenster new rule<\/strong>, ohne dass darin bestimmte Attribute vorgegeben sind).<\/p>\n

        \"blog<\/a>Abb. 3: Liste der verf\u00fcgbaren Aktionen f\u00fcr eine Mail-Flow-Regel. Aktion Apply disclaimer rot markiert.<\/p>\n

          \n
        1. In dem Fenster new rule<\/strong> benennen Sie Ihre Regel und passen die Einstellungen an Ihre Anforderungen an.<\/li>\n<\/ol>\n

          WICHTIG: F\u00fcr mehr Optionen (z.B. Ausnahmen, Voranstellung des Disclaimers etc.) klicken Sie unten im Fenster auf den Link More options\u2026<\/strong> (Abb. 4):<\/p>\n

          \"blogAbb. 4: Button More options\u2026 im Fenster der neuen Transportregel.<\/p>\n

          Unter *Apply this rule if\u2026<\/strong> definieren Sie Konditionen, welche erf\u00fcllt werden m\u00fcssen, damit die Aktion greift. Die Liste der Konditionen finden Sie auf dieser TechNet-Seite<\/a>.<\/p>\n

          Unter *Do the following\u2026<\/strong> sollte die Aktion Append the disclaimer\u2026<\/strong> bereits ausgew\u00e4hlt sein (falls nicht, nutzen Sie das Drop-down-Men\u00fc, um die Aktion auszuw\u00e4hlen). Nun entwerfen Sie Ihre Signatur. Dazu klicken Sie auf den Link Enter text\u2026<\/strong> und in dem Pop-up-Fenster specify disclaimer text<\/strong> definieren Sie Text oder HTML-Code f\u00fcr Ihre unternehmensweite Fu\u00dfzeile (Abb. 5).<\/p>\n

          \"blogAbb. 5: Mail-Flow-Regeln in Exchange Online: Fenster specify disclaimer text.<\/p>\n

          Damit die Fu\u00dfzeile automatisch personalisiert wird, verwenden Sie Exchange Property Variables<\/strong> wie Frist name, Last name, Phone number etc. Die Variablen f\u00fcgen Sie nach dem Muster %%PropertyName%% ein. Eine \u00dcbersicht aller unterst\u00fctzten Werte finden Sie auf dieser TechNet-Seite<\/a>.<\/p>\n

          Als N\u00e4chstes w\u00e4hlen Sie die pr\u00e4ferierte Fallback Action<\/strong> aus, f\u00fcr den Fall, dass beim Einf\u00fcgen der Signatur Probleme auftreten. Zur Auswahl stehen: wrap<\/strong> (die originale Nachricht geht als Anhang mit Signatur raus), ignore<\/strong> (die Nachricht geht ohne Signatur raus) oder reject<\/strong> (die Nachricht geht nicht raus).<\/p>\n

          TIPP: Sie m\u00fcssen nicht zwingend ein HTML-Experte sein, um eine professionelle Signatur zu erstellen. Laden Sie ein Template aus unserer Bibliothek mit kostenlosen Signaturtemplates<\/span> herunter und passen Sie es an, sodass alle Variablen dem Muster %%PropertyName%% folgen. F\u00fcgen Sie den HTML-Code des Templates in Office 365 ein und befolgen Sie weitere Anweisungen dieser Anleitung.<\/span><\/p>\n

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          1. Die restlichen Regeleigenschaften k\u00f6nnen beibehalten oder angepasst werden. F\u00fcr mehr Informationen \u00fcber diese Einstellungen und Differenzen bei Bearbeitung von Nachrichten unterschiedlichen Typs lesen Sie diesen Artikel<\/a>.<\/li>\n
          2. Speichern Sie Ihre Regeleinstellungen, indem Sie unten im Fenster auf Save<\/strong> klicken.<\/li>\n
          3. Testen Sie Ihre neue Signatur.<\/li>\n<\/ol>\n

            Einschr\u00e4nkungen der nativen L\u00f6sung in Office 365<\/h2>\n

            Es gibt einige wichtige Dinge, die sich mit der integrierten L\u00f6sung von Office 365 nicht erledigen lassen. Dazu geh\u00f6rt:<\/p>\n