Online-Meetings werden zu einer immer wichtigeren Form der Kommunikation zwischen Unternehmen und Geschäftspartnern. Eine der populärsten Plattformen, wo Sie solche Online-Besprechungen veranstalten können, ist Zoom. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie Ihre Online-Besprechungen optimal nutzen können, indem Sie die jeweiligen Personen erfolgreich einladen und sie mithilfe von E-Mail-Signaturen über Details auf dem Laufenden halten.
Zoom-Besprechung und Besprechungslink erstellen
Ein nach dem anderen: Wir müssen zuerst ein Zoom-Meeting erstellen. Zoom bietet eine Reihe von Einstellungen und Funktionen zur Verfügung. Wir werden sie jedoch einfach halten. Um eine Zoom-Besprechung zu erstellen, tun Sie Folgendes:
- Führen Sie die Zoom-App aus (hier verwenden wir einen Windows-Desktop-Client, aber auch Mac OS-, iOS- und Android-Apps werden unterstützt).
- Klicken Sie auf Planen.
- Geben Sie die Besprechungsdetails in das neue Fenster ein (Sie können an dieser Stelle einige Optionen und Einstellungen ändern).
- Klicken Sie unten auf Planung.
Dies öffnet ein neues Fenster mit dem Besprechungslink. 
Problematische Einladungen
Wenn Sie ein großes Zoom-Meeting (eine Konferenz oder ein Webinar) veranstalten, senden Sie Einladungen, um die Teilnehmer darüber zu informieren. Aber wie viele Einladungen können Sie tatsächlich an einen einzelnen Kontakt senden? Wenn Sie Ihre Kunden mit einer Nachricht nach der anderen bombardieren, werden sie nur verärgert. Eine Einladung reicht: per E-Mail, per Telefon oder sogar per Chat, wenn das Ihre Präferenz ist.
Auf der anderen Seite möchten Sie auch Ihre Gäste immer wieder daran erinnern, wo und wann Ihre Präsenz erwartet wird. Daher werden Sie die Einladungen wahrscheinlich weit im Voraus schicken. So besteht die Gefahr, dass die Gäste früher oder später darüber vergessen. Um diese Lage ins Gleichgewicht zu bringen, brauchen Sie eine echt elegante Lösung.
Die elegante Lösung
Zwischen dem Versand der ersten Besprechungseinladung und der Besprechung selbst haben Sie wahrscheinlich mehrere Möglichkeiten, Ihre Kunden oder Partner per E-Mail anzusprechen. Benötigt Ihre Unternehmenszusammenarbeit regelmäßigen Kontakt, da haben Sie viele Anlässe, an sie eine E-Mail zu schicken. Sie können dabei Ihrer E-Mail-Signatur eine kleine Erinnerung an das Zoom-Meeting hinzufügen. Es ist wirklich so einfach! Und die Vorteile liegen auf der Hand: Die Erinnerung erfolgt auf eine nicht aufdringliche Weise und wenn die Zeit fürs Online-Meeting endlich gekommen ist, ist der Link sehr leicht zu finden.
Zoom-Einladung in E-Mail-Signatur
Bereiten wir jetzt unsere E-Mail-Signatur vor, sodass sie Ihre Gäste über das Online-Meeting informieret. Zunächst benötigen Sie den zuvor vorbereiteten Zoom-Besprechungslink. Sobald Sie ihn parat haben, können wir losgehen.
Der Link in Ihrer E-Mail-Signatur wirkt als Reminder sowie als Zugangspunkt für Ihre Gäste. Aber eine einfache Textzeile ist nicht auffällig genug. Wie wäre es mit einem Banner? Es erregt die Aufmerksamkeit besser. Vielleicht können die Grafikdesigner Ihres Unternehmens ein für Sie erstellen. Danach können Sie das Banner auch verlinken.
Sie können verschiedene Tools zur Bearbeitung Ihrer E-Mail-Signatur verwenden. In diesem kostenlosen Signaturgenerator können Sie die vordefinierten Vorlagen bearbeiten, Ihr eigenes Signaturdesign erstellen und auf eine beliebte E-Mail-Plattform anwenden.
Wenn Sie Signaturen für Ihr gesamtes Unternehmen zentral verwalten möchten oder erweiterte Funktionen benötigen, können Sie einen Signaturmanager wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 mit einem integrierten Signaturvorlagen-Editor verwenden. Unten wird angezeigt, wie einfach es ist, einen Zoom-Link zur E-Mail-Signaturvorlage hinzuzufügen.
So fügen Sie Ihrer Signatur ein Banner mithilfe von CodeTwo Email Signatures for Office 365 hinzu:
- Öffnen Sie die Manage Signatures App.
- Wählen Sie eine Signaturregel zum Bearbeiten aus (oder erstellen Sie eine neue).
- Gehen Sie auf Design und klicken Edit signature an.
- Klicken Sie auf Picture und fügen Sie Ihr Banner ein, indem Sie entweder einen Dateipfad oder eine URL in das Fenster Insert picture eingeben.
- Markieren Sie das Banner, indem Sie darauf klicken.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Link und fügen Sie den Zoom-Besprechungslink in das Feld URL Address ein.
Das Banner zieht Aufmerksamkeit auf sich, enthält visuelle Informationen (Datum und Uhrzeit des Meetings) und, wenn angeklickt, führt direkt zum Meeting (nach deren Start natürlich). Was für eine Vielseitigkeit!
Was jetzt?
Wenn Sie sich für CodeTwo Email Signatures for Office 365 entscheiden, können Sie zahlreiche zusätzliche Funktionen verwenden, um Teilnehmer zu Ihrem Zoom-Meeting einzuladen. Vor allem können Sie die E-Mail-Signatur sofort für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen (oder z. B. in der Marketingabteilung) zentral bereitstellen. Auf diese Weise sendet jeder die richtige Nachricht.
Sie können auch festlegen, welche Empfänger die Einladungen erhalten sollen. Sie wollen doch keine Meeting-Reminder an Kunden senden, die keine Interesse daran haben, weil sie zum Beispiel die dort diskutierten Produkte oder Dienstleistungen nicht nutzen.
Um das professionelle Image Ihres Unternehmens zu verbessern, können Sie mithilfe der Scheduler-Funktion sicherstellen, dass nach Abschluss Ihres Online-Meetings keine Reminder mehr zu den Signaturen hinzugefügt werden. Dies gilt auch automatisch für alle Benutzer. So besteht kein Risiko, dass jemand in Ihrem Unternehmen weiterhin veraltete Informationen sendet.
