Vorgefertigte Antworten können Ihre Arbeit viel einfacher machen. Sie ersparen Ihnen repetitive Arbeit und ermöglichen es, hilfreiche Antworten auf wiederkehrende Fragen schneller zu geben. Dieser Artikel zeigt, wie Sie vorgefertigte Antworten mit Outlook-E-Mail-Vorlagen (OFT-Dateien sowie mit dem My Templates Add-In) und mit E-Mail-Signaturen verwenden. Zum Schluss zeige ich Ihnen, wie Sie vorgefertigte Antworten für das gesamte Team oder die gesamte Organisation gleichzeitig verwalten können.

Dies ist der zweite Teil des Artikels über vorgefertigte Antworten in Outlook. Siehe Teil 1, in dem ich die Verwendung von Outlook-Schnellbausteinen erkläre.

Outlook-Vorlagen (OFT)

Es gibt zwei Arten von Outlook-Vorlagen: OFT und My Templates. Ich gehe zuerst auf die erste Variante ein, da sie die bekanntere ist.

OFT (Outlook File Template) ist eine separate Datei, die nicht nur den E-Mail-Text enthält, sondern auch einen von Ihnen definierten Betreff enthalten kann. Sie wird folgendermaßen verwendet:

1. Um eine neue OFT-Datei zu erstellen, fangen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail in Outlook an. Sobald Sie Ihren E-Mail-Inhalt vorbereitet haben, klicken Sie auf File und Save as.

2. Wählen Sie nun aus dem Dropdown-Menü Save as type die Option Outlook Template aus. Geben Sie einen Dateinamen ein und speichern Sie die Datei.

3. Um eine gespeicherte Outlook-E-Mail-Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf New Items > More Items > Choose Form.

4. Wählen Sie schließlich im Dropdown-Menü Look In die Option Templates in File System, klicken Sie auf die entsprechende Vorlage und dann auf Open.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Alle Formatierungsoptionen werden in den Vorlagen unterstützt.
• Geeignet für neue E-Mails.
• Können in Outlook-Regeln als automatische Antwort verwendet werden.

Nachteile:

• Es ist sehr mühsam, sie für Antworten und Weiterleitungen zu verwenden (und vorgefertigte Antworten sind per Definition Antworten).
• Keine Möglichkeit, sie direkt in eine Antwort einzufügen.
• Funktionieren nicht in Outlook im Web.
• Keine Möglichkeit, sie zentral für ein Team oder die gesamte Organisation zu verwalten.

My Templates in Outlook

My Templates ist ein integriertes Outlook-Add-In, mit dem Sie vorgefertigte Antworten ähnlich wie bei Quick Parts hinzufügen können, aber ich finde es etwas intuitiver. So funktioniert es:

1. Klicken Sie in einem Fenster zum Verfassen von Nachrichten (es funktioniert auch in der E-Mail-Vorschau) auf die Schaltfläche View Templates. Im Desktop-Outlook befindet sie sich unter Message > My Templates, während Sie in Outlook im Web auf weitere Optionen (das Symbol mit den drei Punkten) und dann auf My Templates klicken müssen.

2. Wenn Sie in beiden Outlook-E-Mail-Clients auf diese Option klicken, wird rechts ein neuer Bereich angezeigt. Um eine neue vorgefertigte Antwort hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plussymbol (Template).

3. Der My Templates Editor verfügt über keine Formatierungsoptionen. Sie können Tastenkombinationen verwenden, um geringfügige Anpassungen vorzunehmen (wie Strg+B für Fett), aber es ist am einfachsten, Ihre vorgefertigte Antwort einfach im Standardfenster für neue Nachrichten von Outlook zu verfassen und den Inhalt hier einzufügen. Klicken Sie auf Save, wenn Sie fertig sind.

4. Nachdem Ihre Vorlage gespeichert wurde, müssen Sie nur das My Templates Add-In öffnen und auf die Vorlage klicken, die Sie verwenden möchten.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Ähnlich wie bei Outlook-Schnellbausteinen sind diese Vorlagen einfach zu bedienen.
• Können verwendet werden, wenn Sie im E-Mail-Vorschaufenster antworten (Sie müssen die Nachricht nicht in einem neuen Fenster öffnen).
• Funktionieren sowohl für Desktop-Outlook als auch für Outlook im Web.

Nachteile:

• Der Editor unterstützt keine Formatierungsoptionen. Sie können formatierten Text und Bilder in den Add-In-Bereich einfügen, diese werden jedoch im Vorschaufeld nicht korrekt angezeigt.
• Es gibt keine Möglichkeit, vorgefertigte Antworten für ein Team oder für das gesamte Unternehmen zentral zu verwalten.

E-Mail-Signaturen

Ich werde nicht näher darauf eingehen, wie E-Mail-Signaturen hinzugefügt und verwendet werden. Sie können in diesem Ratgeber nachschlagen, wenn Sie Anweisungen zum Einrichten benötigen.

Die E-Mail-Signaturfunktion wird normalerweise für Ihre professionellen HTML-E-Mail-Signaturen verwendet. Sie enthalten oft Kontaktdaten, Firmenbranding, ein Marketingbanner, vielleicht einen Haftungsausschluss. Aber wenn Sie sich trauen, ein bisschen über den Tellerrand hinauszudenken, ist die Signaturfunktion perfekt für vorgefertigte Antworten.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Alle Formatierungselemente und Bilder werden unterstützt.
• Funktionieren in Desktop-Outlook und in Outlook im Web.
• Können zentral für ein Team oder für die gesamte Organisation verwaltet werden!

Nachteile:

• Standardmäßig können Sie in Outlook im Web nur eine E-Mail-Signatur einrichten. Im nächsten Abschnitt werde ich Ihnen jedoch zeigen, wie Sie dies mit einem Drittanbieter-Tool beheben können.

Vorgefertigte Antworten für Ihr Team zentral verwalten

Wenn Sie vorgefertigte Antworten (über E-Mail-Signaturen) für Ihr Team mit nativen Optionen zentral verwalten möchten, können Sie die folgende Lösung verwenden:

VBScript: Erstellen Sie eine HTML-Outlook-E-Mail-Signatur für das gesamte Unternehmen – diese Methode verwendet GPO, um personalisierte HTML-E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen zu erstellen. Sie können damit auch vorgefertigte Antworten bereitstellen. Es stellt Signaturen für Outlook für Windows bereit. Das Problem bei dieser Lösung besteht darin, dass sie einige Skript- und HTML-Kenntnisse erfordert. Sie personalisiert auch Signaturen basierend auf lokalem AD, was ein Problem darstellt, wenn Sie Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) verwenden. Sie ist auch ziemlich problematisch, wenn es um Updates geht.

Glücklicherweise gibt es eine Drittanbieter-Alternative, die nicht unter diesen Einschränkungen leidet.

Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen direkt über einen Webbrowser erstellen.

Eines der sofort einsatzbereiten Anwendungsbeispiele ist die Verwaltung vorgefertigter Antworten für ein Team oder für das gesamte Unternehmen. Sie können so viele vorgefertigte Antworten einrichten, wie Sie benötigen. Diese können den Nachrichtentext selbst sowie eine Signatur und einen entsprechenden Haftungsausschluss enthalten. Jeder Benutzer (oder Benutzer, die zu bestimmten Gruppen gehören) kann dann die vorgefertigte Antwort direkt in seinem Outlook oder Outlook im Web auswählen.

E-Mail-Signaturen als vorgefertigte Antworten verwenden – in diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie dies einrichten.