[Update]: Dieser Beitrag wurde am 26. November 2020 aktualisiert.

Um eine Signatur in Exchange 2013 zu erstellen, folgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zur Exchange-Verwaltungskonsole. Zu diesem Zweck öffnen Sie Ihr Internetbrowser und geben Sie Folgendes ein:
   
   https://localhost/ecp oder https://<CASServerName>/ecp
   
   (wo <CASServerName> der Name des Client Access Servers ist). Jetzt loggen Sie sich als Administrator ein.

2. Gehen Sie auf mail flow, rules, um den Editor für Exchange 2013 Transportregeln zu öffnen.

3. Klicken Sie auf den Plus-Button, um direkt zu dem Assistenten für Transportregeln zu wechseln (und bestimmen Sie den Typ später), oder gehen Sie auf den kleinen Abwärtspfeil, wenn Sie den Typ jetzt bestimmen möchten (Apply disclaimers…).

4. Standardmäßig startet der Assistent mit nur zwei Konfigurationsoptionen: 1 Bedingung (z. B. Absenderkreis) und 1 Aktion (Append the disclaimer…). Im Abschnitt *Apply this rule if… definieren Sie die Bedingungen Ihrer Regel (vollständige Liste finden Sie hier).

5. Im Abschnitt *Do the following… wählen Sie Append the disclaimer… aus und klicken Sie auf Enter text…. Ihre Signatur kann Folgendes enthalten: Text, Active Directory-Variablen im Format %%name_of_variable%% (mehr darüber in diesem Artikel), HTML-Tags (einschl. verlinkter Grafik) und CSS-Stile.
   
   Hinweis: Sie können Ihre Signatur in diesem kostenlosen Signaturgenerator erstellen und deren HTML-Code kopieren.

6. Zudem definieren Sie, was geschehen soll, wenn die Aktion nicht ausgeführt werden kann. Die Optionen sind: wrap (Signatur zusammen mit dem Text der originalen Nachricht anhängen), reject (Nachricht blockieren und einen NDR an den Absender schicken) und ignore (Nachricht ohne Signatur senden).

7. Gehen Sie auf save, um Ihre Regel zu testen.

Weitere Konfigurationsoptionen verbergen sich hinter More options…. Dort können Sie zusätzliche Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen sowie festlegen, wann mehrere Regeln gelten sollen, die Dauer bestimmen (Wiederholungen werden nicht unterstützt) und den Test einstellen.

Im Bereich Choose a mode for this rule gehen Sie auf Enforce, um die Regel anzuwenden, oder wählen Sie eine der Optionen unter Test… aus. Im letzteren Fall werden die Aktionen Ihrer Regel in den Tracking-Logs der Nachrichten protokolliert, ohne jedoch die E-Mail-Inhalte zu beeinträchtigen.

Anschließend können Sie die Regel aktivieren / deaktivieren (Checkbox in der ON-Spalte) und deren Zusammenfassung einsehen. Dazu brauchen Sie den Assistenten nicht zu öffnen. Um die Regeleinstellungen zu bearbeiten, markieren Sie die Regel und klicken auf den Bleistift-Button (siehe Abb. 6).

Einschränkungen der nativen E-Mail-Signaturen in Exchange Server

Diese nützlichen Funktionen finden Sie in Exchange 2013 nicht:

X Signatur direkt unter der Antwort / Weiterleitung eingefügt
X Grafiken eingebettet in der Signatur (kein Papierklammer-Symbol) 
X Ausblendung fehlender Angaben
X Rekurrenz für E-Mail-Regeln
X Fernzugriff auf Regeln (z. B. für Sales / Marketing)

All das setzen Sie mit dem Signaturmanager für Exchange Server 2013 um – CodeTwo Exchange Rules 2013.