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Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange 2013

1. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole. Zu diesem Zweck geben Sie https://localhost/ecp oder https://<CASServerName>/ecp (wo <CASServerName> der Name des Client Access Servers ist) in die Adressleiste Ihres Internetbrowsers ein und loggen Sie sich mit den Zugangsdaten des Administrators ein.

2. Gehen Sie auf mail flow, rules, um zu dem Editor für Exchange 2013 Transportregeln zu gelangen.

ECP-mailFlow-rules-croppedAbb. 1: Editor für Transportregeln in Exchange 2013.

3. Klicken Sie auf den Button + , um direkt zu dem Assistenten für Transportregeln zu wechseln (den Typ bestimmen Sie später), oder auf den kleinen Abwärtspfeil, um zunächst den Typ zu bestimmen (Apply disclaimers…).

NewRule-ApplyDisclaimersAbb. 2: Hinzufügen einer neuen ‘Apply disclaimers…’-Regel

4. Standardmäßig startet der Assistant im vereinfachten Modus mit nur 2 Konfigurationsoptionen: 1 Kondition (z.B. Absenderkreis) und 1 Aktion (Append the disclaimer…).

New-Rule-Configuration-674pxAbb. 3: Transportregel für E-Mail-Signaturen – einfache Konfiguration.

In der Sektion *Apply this rule if… definieren Sie Konditionen für Ihre Regel. (Für vollständige Liste klicken Sie hier).

In der Sektion *Do the following… wählen Sie Append the disclaimer… aus und klicken Sie auf den Link Enter text… Ihre Signatur kann Text, Active Directory-Variablen im Format %%name_of_variable%% (Näheres dazu finden Sie in diesem Artikel) HTMLTags (einschl. verlinkter Grafik) und einen CSS-Stil enthalten.

Zudem definieren Sie, was geschehen soll, wenn die Aktion nicht ausgeführt wird. Die Optionen sind: wrap (Signatur zusammen mit dem Text der originalen Nachricht anhängen), reject (Nachricht blockieren und einen NDR an den Absender schicken) und ignore (Nachricht ohne Signatur senden).

MarektingSignature-Configuration-Simple-674pxAbb. 4: Automatisches Set-up der Signatur für zwei User in Exchange 2013.

Weitere Konfigurationsoptionen verbergen sich hinter More options… . Sie können zusätzliche Konditionen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen, festlegen, wann mehrere Regeln angewandt werden sollen, die Dauer bestimmen (Wiederholungen werden nicht unterstützt) und den Test einstellen.

NewRule-Configuration-MoreOptions-674pxAbb. 5: Konfiguration der Regel für eine E-Mail-Signatur – zusätzliche Optionen.

Im Bereich Choose a mode for this rule wählen Sie Enforce aus, um die Regel anzuwenden, oder eine von den Test…-Optionen.

Klicken Sie auf save, wenn die Konfiguration fertig ist – im Fall, dass Sie Enforce ausgewählt haben oder nur den vereinfachten Konfigurationsmodus verwendet haben, wird die Regel automatisch aktiviert.

Anschließend können Sie die Regel aktivieren/deaktivieren (Checkbox in der ON-Spalte) und deren Zusammenfassung einsehen, ohne den Assistenten zu öffnen. Zur Bearbeitung der Regeleinstellungen markieren Sie die Regel und klicken auf den Bleistift-Button (siehe Abb. 6).

RuleSummary-674pxAbb. 6: Exchange 2013 – Zusammenfassung der Transportregel und der Bleistift-Button.

Was lässt sich in Exchange Server nativ nicht umsetzen?

Es gibt Dinge, die sich in Exchange 2013 nativ nicht lösen lassen:

X Signatur direkt unterhalb des Textes in Antworten / weitergeleiteten E-Mails
X Grafiken, eingebettet (kein Papierklammer-Symbol) in die Signatur
X Ausblendung fehlender Angaben
X Rekurrenz für E-Mail-Regeln
X Fernzugriff auf Regeln (z.B. für Sales / Marketing)

All das setzen Sie um mit dem Signaturen-Tool für Exchange Server 2013, CodeTwo Exchange Rules 2013.