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Branding in E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signatur-Branding

Branding in E-Mail-Signaturen – das Mittel, welches Ihre geschäftlichen E-Mails dazu bringt, die Nachricht zu übermitteln, die Sie übermitteln wollen. Ist dies Ihnen egal? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Ihnen dieses Thema besonders wichtig sein sollte, zumal wenn Sie etwas mit Marketing zu tun haben.

Was ist E-Mail-Signatur-Branding?

Beim E-Mail-Signatur-Branding geht es darum, Ihre E-Mail-Kommunikation so zu gestalten, dass jede Ihrer Nachrichten zeigt, wie sehr dieser Aspekt für Sie wichtig ist. Schließlich geht es bei Aufbau und Stärkung Ihrer Marke darum, eine bestimmte Botschaft zu senden. Es ist ein Teil Ihrer Marketingstrategie, auf den Sie besonders achten sollten – trotz zahlreicher Prophezeiungen ist E-Mail-Kommunikation immer noch weit verbreitet. Jedes Mal, wenn eine der Millionen E-Mails Ihre Empfänger erreicht, hinterlassen Sie einen gewissen Eindruck. Jedes Mal, wenn eine E-Mail mit einer schönen, gut formatierten Signatur versehen wird, schätzt ein Kunde Sie ein wenig höher ein. Und wenn es ein Problem mit der E-Mail-Formatierung gibt, Sie veraltete Kontaktinformationen versenden oder eine schlecht gestaltete handgemachte Signatur haben, erleidet Ihre Marke einen Schlag.

Der Tod einer Marke ist weder spektakulär noch plötzlich – er ist traurig, still und schmerzhaft langsam.

Die E-Mail-Signatur – ein winziges Element ganz am Ende Ihrer E-Mail, von dem Sie vielleicht denken, dass es jeder ignoriert. Sie entscheidet oft darüber, ob Ihre E-Mails das Vertrauen der Kunden stärken oder zerstören.

MERKEN SIE SICH: Es ist nicht der richtige Weg, E-Mail-Signatur-Branding als Allheilmittel für alle möglichen Markenprobleme zu betrachten. Damit eine Marke wirklich erfolgreich ist, müssen Sie in allen geschäftlichen Aspekten Professionalität gewährleisten. Das E-Mail-Signatur-Branding ist unglaublich interessant, weil es einerseits äußerst einfach zu verwalten sein kann. Andererseits gibt es viele Möglichkeiten, bei denen etwas schiefgehen kann.

Gutes Beispiel für E-Mail-Signatur-Branding

Bevor wir uns mit der Liste möglicher Probleme bei Signaturen befassen, finden Sie nachfolgend ein Beispiel für eine gut gebrandete E-Mail-Signatur.

E-Mail-Signatur-Branding – gute Beispiele

Sauberes Layout, schöne Farben, alle Informationen, die ein Kunde benötigen könnte. Sie verstehen, was ich meine.

Holen Sie sich weitere Ideen und Richtlinien für das Branding von E-Mail-Signaturen

Die häufigsten Probleme bei E-Mail-Signaturen

Keine E-Mail-Signatur

Theoretisch ist das keine große Sache – Sie gewinnen eigentlich nichts, aber zumindest haben Sie nicht mit einer kaputten E-Mail-Signatur zu tun.

Das Problem ist, dass Ihre E-Mails ohne Signatur sich generisch anfühlen, selten einen bleibenden Eindruck hinterlassen und das Gefühl vermitteln, dass man mit einem Bot kommuniziert. Jede gesendete E-Mail ist eine Chance, die Sie verpassen. Sie müssen entscheiden, ob Sie es sich leisten können, jeden Tag Marketingchancen zu verpassen.

Fehlerhafte E-Mail-Signatur

Sie wissen es vielleicht nicht, aber es ist sehr einfach, das Design einer E-Mail-Signatur zu brechen.

Besonders hervorzuheben ist, dass E-Mail-Signaturen in HTML erstellt werden. Das Problem besteht darin, dass E-Mail-Clients nicht dasselbe sind wie Browser – einige fügen allen Elementen ihre eigene Formatierung hinzu, andere interpretieren den Code auf ihre eigene Art und Weise. Einige unterstützen HTML immer noch nicht und ignorieren daher einfach alle Bilder und Formatierungen.

E-Mail-Signatur-Branding – fehlerhafte Beispiele

Die Effekte können einem den Atem rauben.

Unprofessionelle Elemente

Wenn Sie das Branding von E-Mail-Signaturen den Endbenutzern überlassen, gelangen oftmals einige interessante Elemente an Ihre Kunden:

  • „Hasta la vista, baby“ als Lieblingszitat unter jeder E-Mail.
  • Señor Spaßverderber oder eine andere „urkomische“ Berufsbezeichnung.
  • Links zu verschiedenen Websites. Dies ist schlimm, selbst wenn es sich nicht um NSFW-Inhalte handelt.
  • Parodien von Haftungsausschlüssen (zum Beispiel: „Wenn Sie diese E-Mail lesen, gehören Sie und alles, was Sie haben, mir.“ Ja, solche Beispiele habe ich gesehen).

Ich stehe voll auf guten Sinn für Humor, aber nicht in professioneller Kommunikation. Es mag für jemanden lustig sein, wenn er solche Sachen zum ersten Mal sieht, aber beim zweiten Mal wird man eher entmutigt als belustigt. Und wenn es um Haftungsausschlüsse geht, sind sie in manchen Fällen immer noch erforderlich, daher ist es riskant, sie durch irgendwelche lustigen Formulierungen zu ersetzen.

E-Mail-Signatur-Branding -  unprofessionelle Elemente

Glauben Sie mir, es ist besser, das E-Mail-Signatur-Branding Ihrem Marketingteam zu überlassen.

Jeder versendet, was er will

Beim Branding geht es um Vertrauen. Wenn Sie ein Unternehmen kontaktieren und jedes Mal eine andere Erfahrung machen, sowohl was die Qualität als auch das visuelle Erlebnis angeht, fühlt sich da etwas falsch an. Keine Marke mit Selbstachtung wünscht sich so was.

E-Mail-Signatur-Branding – verschiedene Beispiele
E-Mail-Signatur-Branding – verschiedene Signaturen

Möglichkeiten zum Umgang mit dem E-Mail-Signatur-Branding

Keine Verwaltung

Die traurigste Option. Ein Muss für Unternehmen, für die E-Mail-Signaturen ein lästiges Ding sind, auf welches niemand achtet. Oder für reine B2C-Unternehmen, die E-Mail für passé halten.

Vorteile

  • Weniger Dinge, über die Sie sich Sorgen machen müssen.
  • Könnte funktionieren, wenn Sie Mitarbeiter haben, die sich um das Thema kümmern. Sehr gut kümmern.
  • Macht sehr viel Sinn, wenn Sie keine E-Mails verwenden. Von solchen Fabelwesen haben wir schon gehört.

Nachteile

  • Ehrlich? Das funktioniert nicht. Es bedeutet, ein wichtiges Unternehmensvermögen in die Hände einer Gottheit Ihrer Wahl zu legen.

Branding-Richtlinie für E-Mail-Signaturen

Bei der Richtlinienmethode schreiben Sie auf, was Sie in Bezug auf E-Mail-Signaturen von Benutzern erwarten. Diese Option ist eine große Unbekannte. Es hängt alles davon ab, wie Sie die Richtlinie ausführen, ob sie alle erforderlichen Informationen enthält, wie sie geschrieben ist, welche E-Mail-Clients verwendet werden und so weiter. Es hängt auch stark davon ab, ob sich die Mitarbeiter um alles kümmern und ob sie die Fähigkeit haben, alles zu tun, was Sie ihnen sagen.

Vorteile

  • Eine kostengünstige Lösung, insbesondere wenn Sie Zeit nicht als Kosten betrachten.

Nachteile

  • Das Verfassen einer guten Richtlinie erfordert viel Arbeit.
  • Die Umsetzung der Richtlinie erfordert sogar noch mehr Arbeit.
  • Viele Variablen.

Manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Dieses Szenario ist interessant. Kurz gesagt bedeutet die manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen, dass Sie jemanden beauftragen, E-Mail-Signaturen für alle einzurichten. Der politisch korrekte Begriff ist Delegation. Früher, als die Leute glaubten, dass die IT nur im Keller sitzt und zusieht, wie die LEDs blinken, hielten Unternehmen es für eine großartige Idee, das IT-Team zu schicken, um E-Mail-Signaturen für alle einzurichten. Heutzutage kann ein Teil davon aus der Ferne erledigt werden, nachdem die IT-Abteilung und die Benutzer einen Termin für eine Besprechung vereinbart haben, oder indem in die Benutzerkonten eingebrochen wird.

Es ist ein bisschen so, als hätten Sie das Wort „Verwaltung“ gehört, aber nicht ganz verstanden, was es bedeutet.

Vorteile

  • Diese Lösung ist „kostenlos“ und gibt der IT etwas zu tun.
  • Sie können sich darauf verlassen, dass die IT alles richtig einrichtet.
  • Wenn das Unternehmen keine neuen Mitarbeiter einstellt, die IT intensiv genug betet und das Marketing lange genug schläft, wird es funktionieren und die IT muss den Prozess nicht zu oft wiederholen.

Nachteile

  • Diese Drucker werden sich wahrscheinlich selbst reparieren müssen.
  • Nichts hindert Mitarbeiter daran, die Signatur zu entfernen oder zu ändern, sobald der IT-Mitarbeiter den Raum verlässt.
  • Hohe IT-Fluktuationsrate.

„Ich schaffe das selbst“-Verwaltung

Es gibt einige DIY-Methoden, mit denen Sie E-Mail-Signaturen für alle verwalten können, ohne große Umstände wie bei der oben erwähnten manuellen E-Mail-Signaturverwaltung.

Beispielsweise gibt es Skripte, die E-Mail-Signaturen für alle Benutzer in einigen E-Mail-Clients einrichten. Oder es gibt Möglichkeiten, nach dem Versand einer E-Mail automatisch eine Signatur hinzuzufügen (z. B. Einrichten unternehmensweiter Signaturen in Microsoft 365). Diese Methoden stellen sicher, dass jede E-Mail mit der von Ihnen eingerichteten Signaturvorlage versehen wird. Sie sind jedoch nicht frei von Einschränkungen.

Vorteile

  • Normalerweise funktionieren sie.
  • Benötigen weniger Zeit für die Konfiguration.

Nachteile

  • Jede Umgebung erfordert eine andere Methode.
  • Für die Einrichtung und Wartung sind ein Experte und die Zusammenarbeit zwischen IT und Marketing erforderlich.

Echte Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Schließlich gibt es Tools, mit denen Sie das Branding in E-Mail-Signaturen richtig verwalten können.

Mit Signaturmanagern können Sie in der Regel das Branding für die gesamte E-Mail-Kommunikation von einem Ort aus steuern. Der gängigste Ansatz funktioniert folgendermaßen:

  1. Die IT richtet den technischen Kram ein (Berechtigungen, Konnektoren, alle anderen technischen Dinge).
  2. Das Marketing-Team erstellt in wenigen Minuten ein charakteristisches Design – möglicherweise eines für das gesamte Unternehmen.
  3. Jeder erhält auf magische Weise eine E-Mail-Signatur mit seinen eigenen Kontaktdaten. Sie müssen nichts tun – alles geschieht automatisch und funktioniert mit allen E-Mail-Clients und Geräten.

Vorteile

  • Zentrale Verwaltung des E-Mail-Signatur-Brandings – von einem Ort aus, für das gesamte Unternehmen.
  • Einfaches E-Mail-Signatur-Marketing – bewerben Sie Ihre Angebote mit jeder gesendeten E-Mail.
  • Zusätzliche Funktionen (je nach konkreter Lösung).
  • Enorme Zeit- und Ressourceneinsparungen.

Nachteile

  • Kosten (Denken Sie daran, die eingesparte Zeit und die gewonnenen Leads nicht zu berücksichtigen).

Die besten Tools für E-Mail-Signatur-Branding

Kostenloser E-Mail-Signaturgenerator

Eine der einfachsten Möglichkeiten, ein professionelles E-Mail-Signaturdesign für eine einzelne Person zu erstellen. Sie befolgen ein paar einfache Schritte, um Ihre eigene gebrandete E-Mail-Signatur zu erstellen und diese manuell in einem beliebigen E-Mail-Client anzuwenden. Dies erleichtert die Erstellung eines gut formatierten, professionellen HTML-E-Mail-Signaturdesigns.

Es ist kein Tool zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, aber es erleichtert erheblich das Branding von E-Mail-Signaturen.

CodeTwo Email Signatures 365

Eine perfekte Lösung für Organisationen, die Microsoft 365 verwenden. Nachfolgend ihre Vorteile:

  • Nach der Ersteinrichtung ist die IT nicht mehr im Bild – das Marketing kann sich bei der Erstellung von E-Mail-Signaturdesigns austoben.
  • Fügen Sie allen E-Mails automatisch Signaturen hinzu – unabhängig davon, mit welchem E-Mail-Client die Nachrichten versendet werden.
  • Sorgen Sie für professionelles E-Mail-Signatur-Branding für jedes Team.
  • Verlinken Sie in jeder externen E-Mail auf Ihre Social-Media-Profile oder Landingpages.
  • Starten Sie E-Mail-Signatur-Marketingkampagnen in wenigen Minuten.

Sehen Sie sich das folgende Video an, um zu erfahren, warum es eine gute Idee ist, E-Mail-Signaturen mit CodeTwo zu verwalten.

Immer noch nicht überzeugt? 9 von 10 Vermarktern* garantieren, dass sich Kunden bei gutem Branding etwa folgendermaßen verhalten:

*Und einer dieser 10 Vermarkter wurde kürzlich entlassen.

Alles über vorgefertigte Antworten in Outlook, Teil 2: Outlook-Vorlagen und -E-Mail-Signaturen

Alles über vorgefertigte Antworten in Outlook, Teil 2: Outlook-Vorlagen und -E-Mail-Signaturen

Vorgefertigte Antworten können Ihre Arbeit viel einfacher machen. Sie ersparen Ihnen repetitive Arbeit und ermöglichen es, hilfreiche Antworten auf wiederkehrende Fragen schneller zu geben. Dieser Artikel zeigt, wie Sie vorgefertigte Antworten mit Outlook-E-Mail-Vorlagen (OFT-Dateien sowie mit dem My Templates Add-In) und mit E-Mail-Signaturen verwenden. Zum Schluss zeige ich Ihnen, wie Sie vorgefertigte Antworten für das gesamte Team oder die gesamte Organisation gleichzeitig verwalten können.

Dies ist der zweite Teil des Artikels über vorgefertigte Antworten in Outlook. Siehe Teil 1, in dem ich die Verwendung von Outlook-Schnellbausteinen erkläre.

Outlook-Vorlagen (OFT)

Es gibt zwei Arten von Outlook-Vorlagen: OFT und My Templates. Ich gehe zuerst auf die erste Variante ein, da sie die bekanntere ist.

OFT (Outlook File Template) ist eine separate Datei, die nicht nur den E-Mail-Text enthält, sondern auch einen von Ihnen definierten Betreff enthalten kann. Sie wird folgendermaßen verwendet:

  1. Um eine neue OFT-Datei zu erstellen, fangen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail in Outlook an. Sobald Sie Ihren E-Mail-Inhalt vorbereitet haben, klicken Sie auf File und Save as.
Outlook - neue OFT-Vorlage
  1. Wählen Sie nun aus dem Dropdown-Menü Save as type die Option Outlook Template aus. Geben Sie einen Dateinamen ein und speichern Sie die Datei.
Outlook - neue OFT-Vorlage - als OFT speichern
  1. Um eine gespeicherte Outlook-E-Mail-Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf New Items > More Items > Choose Form.
Outlook - Outlook-E-Mail-Vorlage verwenden
  1. Wählen Sie schließlich im Dropdown-Menü Look In die Option Templates in File System, klicken Sie auf die entsprechende Vorlage und dann auf Open.
Outlook-E-Mail-Vorlage verwenden

Vor- und Nachteile

Vorteile:

  • Alle Formatierungsoptionen werden in den Vorlagen unterstützt.
  • Geeignet für neue E-Mails.
  • Können in Outlook-Regeln als automatische Antwort verwendet werden.

Nachteile:

  • Es ist sehr mühsam, sie für Antworten und Weiterleitungen zu verwenden (und vorgefertigte Antworten sind per Definition Antworten).
  • Keine Möglichkeit, sie direkt in eine Antwort einzufügen.
  • Funktionieren nicht in Outlook im Web.
  • Keine Möglichkeit, sie zentral für ein Team oder die gesamte Organisation zu verwalten.

My Templates in Outlook

My Templates ist ein integriertes Outlook-Add-In, mit dem Sie vorgefertigte Antworten ähnlich wie bei Quick Parts hinzufügen können, aber ich finde es etwas intuitiver. So funktioniert es:

  1. Klicken Sie in einem Fenster zum Verfassen von Nachrichten (es funktioniert auch in der E-Mail-Vorschau) auf die Schaltfläche View Templates. Im Desktop-Outlook befindet sie sich unter Message > My Templates, während Sie in Outlook im Web auf weitere Optionen (das Symbol mit den drei Punkten) und dann auf My Templates klicken müssen.
Outlook-Desktop - Schaltfläche My Templates
Outlook im Web – Schaltfläche My Templates
  1. Wenn Sie in beiden Outlook-E-Mail-Clients auf diese Option klicken, wird rechts ein neuer Bereich angezeigt. Um eine neue vorgefertigte Antwort hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plussymbol (Template).
Outlook im Web – neue Vorlage hinzufügen
  1. Der My Templates Editor verfügt über keine Formatierungsoptionen. Sie können Tastenkombinationen verwenden, um geringfügige Anpassungen vorzunehmen (wie Strg+B für Fett), aber es ist am einfachsten, Ihre vorgefertigte Antwort einfach im Standardfenster für neue Nachrichten von Outlook zu verfassen und den Inhalt hier einzufügen. Klicken Sie auf Save, wenn Sie fertig sind.
Outlook im Web - neue Vorlage speichern
  1. Nachdem Ihre Vorlage gespeichert wurde, müssen Sie nur das My Templates Add-In öffnen und auf die Vorlage klicken, die Sie verwenden möchten.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

  • Ähnlich wie bei Outlook-Schnellbausteinen sind diese Vorlagen einfach zu bedienen.
  • Können verwendet werden, wenn Sie im E-Mail-Vorschaufenster antworten (Sie müssen die Nachricht nicht in einem neuen Fenster öffnen).
  • Funktionieren sowohl für Desktop-Outlook als auch für Outlook im Web.

Nachteile:

  • Der Editor unterstützt keine Formatierungsoptionen. Sie können formatierten Text und Bilder in den Add-In-Bereich einfügen, diese werden jedoch im Vorschaufeld nicht korrekt angezeigt.
  • Es gibt keine Möglichkeit, vorgefertigte Antworten für ein Team oder für das gesamte Unternehmen zentral zu verwalten.

E-Mail-Signaturen

Ich werde nicht näher darauf eingehen, wie E-Mail-Signaturen hinzugefügt und verwendet werden. Sie können in diesem Ratgeber nachschlagen, wenn Sie Anweisungen zum Einrichten benötigen.

Die E-Mail-Signaturfunktion wird normalerweise für Ihre professionellen HTML-E-Mail-Signaturen verwendet. Sie enthalten oft Kontaktdaten, Firmenbranding, ein Marketingbanner, vielleicht einen Haftungsausschluss. Aber wenn Sie sich trauen, ein bisschen über den Tellerrand hinauszudenken, ist die Signaturfunktion perfekt für vorgefertigte Antworten.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

  • Alle Formatierungselemente und Bilder werden unterstützt.
  • Funktionieren in Desktop-Outlook und in Outlook im Web.
  • Können zentral für ein Team oder für die gesamte Organisation verwaltet werden!

Nachteile:

  • Standardmäßig können Sie in Outlook im Web nur eine E-Mail-Signatur einrichten. Im nächsten Abschnitt werde ich Ihnen jedoch zeigen, wie Sie dies mit einem Drittanbieter-Tool beheben können.

Vorgefertigte Antworten für Ihr Team zentral verwalten

Wenn Sie vorgefertigte Antworten (über E-Mail-Signaturen) für Ihr Team mit nativen Optionen zentral verwalten möchten, können Sie die folgende Lösung verwenden:

VBScript: Erstellen Sie eine HTML-Outlook-E-Mail-Signatur für das gesamte Unternehmen – diese Methode verwendet GPO, um personalisierte HTML-E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen zu erstellen. Sie können damit auch vorgefertigte Antworten bereitstellen. Es stellt Signaturen für Outlook für Windows bereit. Das Problem bei dieser Lösung besteht darin, dass sie einige Skript- und HTML-Kenntnisse erfordert. Sie personalisiert auch Signaturen basierend auf lokalem AD, was ein Problem darstellt, wenn Sie Azure Active Directory verwenden. Sie ist auch ziemlich problematisch, wenn es um Updates geht.

Glücklicherweise gibt es eine Drittanbieter-Alternative, die nicht unter diesen Einschränkungen leidet.

Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen direkt über einen Webbrowser erstellen.

Eines der sofort einsatzbereiten Anwendungsbeispiele ist die Verwaltung vorgefertigter Antworten für ein Team oder für das gesamte Unternehmen. Sie können so viele vorgefertigte Antworten einrichten, wie Sie benötigen. Diese können den Nachrichtentext selbst sowie eine Signatur und einen entsprechenden Haftungsausschluss enthalten. Jeder Benutzer (oder Benutzer, die zu bestimmten Gruppen gehören) kann dann die vorgefertigte Antwort direkt in seinem Outlook oder Outlook im Web auswählen.

E-Mail-Signaturen als vorgefertigte Antworten verwenden – in diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie dies einrichten.