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Wie kann eine Microsoft 365-E-Mail-Signatur nur in neue E-Mails eingefügt werden?

Hinzufügen einer Signatur nur zu neuen E-Mails in Microsoft 365

Stapeln sich Ihre E-Mail-Signaturen am Ende Ihrer Konversationsthreads? Nun, ich habe sowohl gute als auch schlechte Nachrichten für Sie. Die schlechte Nachricht ist, dass dies die Standardeinstellung für E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 / Office 365 ist. Die für das Anhängen von E-Mail-Signaturen zuständige Nachrichtenflussregel kann diese ganz oben oder ganz unten im gesamten E-Mail-Thread einfügen. Die gute Nachricht ist, dass es Möglichkeiten gibt, dies zu umgehen. Kommen wir gleich zu den Details.

Native Lösung für Microsoft 365

Um das Problem nativ zu lösen, müssen Sie eine Nachrichtenflussregel konfigurieren, die E-Mail-Signaturen nur zu neuen Nachrichten hinzufügt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine solche Regel einzurichten:

  1. Melden Sie sich beim Exchange Admin Center an. Gehen Sie zu Mail flow (E-Mail-Fluss) > Rules (Regeln). Klicken Sie auf Add a rule (Eine Regel hinzufügen) und wählen Sie Create a new rule (Eine neue Regel erstellen).
Erstellen einer neuen Regel
  1. Benennen Sie die Regel und legen Sie die Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, damit die Signaturregel ausgelöst wird.
Name und Bedingungen der neuen Regel
  1. Richten Sie als Nächstes im Abschnitt Do the following (Gehen Sie wie folgt vor) eine Aktion ein. Wählen Sie Apply a disclaimer to the message (Haftungsausschluss auf die Nachricht anwenden) > append a disclaimer (Haftungsausschluss anfügen) aus.
Haftungsausschluss anfügen
  1. Um den Texteditor für den Haftungsausschluss zu öffnen, klicken Sie unter der ausgewählten Aktion auf Enter text. Microsoft 365 unterstützt nur das HTML-Format. Um diesen Teil zu vereinfachen, können Sie professionelle Signaturvorlagen aus unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator oder unserer Signaturvorlagenbibliothek verwenden. Sobald die E-Mail-Signatur fertig ist, klicken Sie auf Save (Speichern).
Haftungsausschluss - HTML-Code
  1. Klicken Sie nun auf den Link Select one, um eine Fallback-Aktion für die Regel einzurichten, wenn der Haftungsausschluss nicht eingefügt werden kann (z. B. wenn die gesendete Nachricht verschlüsselt ist).
  2. Wählen Sie als Nächstes im Abschnitt Except if (Außer wenn) die Option The subject or body (Der Betreff oder der Text) > subject or body matches these text patterns (Betreff oder Text entspricht diesen Textmustern) aus.
Ausnahme von einer Regel
  1. Fügen Sie in dem sich öffnenden Bereich einen kopierten Teil Ihres Disclaimer-Textes ein. Klicken Sie auf Add (Hinzufügen) und bestätigen Sie mit Save (Speichern).
  2. Führen Sie die verbleibenden Schritte des Regel-Assistenten aus. Überprüfen Sie Ihre Regeleinstellungen und klicken Sie auf Finish (Fertig stellen), um die neue Regel zu erstellen.
  3. Nach der Erstellung ist die Nachrichtenflussregel standardmäßig deaktiviert. Wählen Sie sie aus der Regelliste aus und verwenden Sie den Schalter, um die Regel zu aktivieren.
Aktivieren der Nachrichtenflussregel

Mit dieser Nachrichtenflussregel wird die Signatur nur zu neuen Nachrichten in einem E-Mail-Thread hinzugefügt. Dies ist eine native Lösung, mit der Sie verhindern können, dass Signaturen am Ende der E-Mail-Konversation angezeigt werden.

Einschränkungen nativer E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

Native E-Mail-Signaturen weisen einige Einschränkungen auf:

  • Die Regeln werden auf Serverebene verwaltet und können nur in Microsoft 365 implementiert werden,
  • Sie können Ihre Signaturen nicht unter der neuesten Antwort einfügen,
  • Es gibt keinen Editor für HTML-Signaturvorlagen,
  • Es gibt keine Möglichkeit, Leerzeichen nach leeren Active Directory-Feldern zu entfernen,
  • Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar.

Erfahren Sie mehr über die Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

Da Microsoft 365 nicht in der Lage ist, eine Nachrichtenkette in Einheiten zu unterteilen, stapeln sich alle eingebetteten Signaturen am Ende eines E-Mail-Threads, anstatt direkt unter jeder Antwort hinzugefügt zu werden. Das ist nicht nur unästhetisch, sondern macht auch die Verwendung von E-Mail-Signaturen gewissermaßen sinnlos. Wenn Sie mehr Kontrolle über die E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 erhalten möchten, sollten Sie eine Lösung eines Drittanbieters in Betracht ziehen.

Überwindung der Einschränkungen: CodeTwo Email Signatures 365

Mit CodeTwo Email Signatures 365 stellen Sie sicher, dass alle Ihre Microsoft 365-E-Mails direkt unter der neuesten Antwort mit Signaturen versehen sind. Neue E-Mails können vollständige Kontaktinformationen über Sie und Ihr Unternehmen enthalten, einschließlich Links, Social Media Icons, Logos und Bilder. Wenn Sie jedoch auf eine Nachricht innerhalb desselben E-Mail-Threads antworten, müssen Sie diese vollständige E-Mail-Signatur nicht nochmals verwenden. Stattdessen können Sie eine vereinfachte Version Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur einrichten, um die Konversation etwas leichter und dennoch informativ zu gestalten.

CodeTwo Email Signatures 365 ist eine einzigartige cloudbasierte Anwendung, die entwickelt wurde, um Ihre Möglichkeiten zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Disclaimern in Exchange Online zu erweitern. Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um zu erfahren, wie Sie neuen und nachfolgenden E-Mails unterschiedliche Signaturen hinzufügen können:

  1. Melden Sie sich bei der Signaturverwaltungs-App an und verwenden Sie die Schaltfläche CREATE RULE, um eine neue Regel zu erstellen. Abhängig von Ihren Einstellungen im CodeTwo Admin Panel erstellen Sie entweder eine serverseitige oder eine clientseitige Regel.
Erstellen einer neuen Regel in der Signaturverwaltungs-App
  1. Definieren Sie in den Schritten Senders, Recipients und Keywords die Bedingungen und Ausnahmen für Ihre Regel. Mit anderen Worten: welche E-Mails die Signatur erhalten sollen.
  2. Sie können im Schritt Scheduler einen Aktivitätszeitraum für die Regel planen. Wenn Sie die Funktion deaktiviert lassen (Standardeinstellung), wird die Regel immer aktiv sein.
  3. Als Nächstes entscheiden Sie im Schritt Logic über das Verhalten anderer Regeln, wenn diese bestimmte Regel angewendet wird oder nicht.
Optionen für eine Signaturregel
  1. Gehen Sie zum Schritt Design und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Different signature in the first email and different in subsequent emails aus.
Einrichten unterschiedlicher E-Mail-Signaturen
  1. Erstellen Sie in den Tabs First signature und Subsequent signature separate Signaturen für neue Nachrichten und für nachfolgende Nachrichten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Edit signature, um eine der vordefinierten Signaturvorlagen zu laden oder Ihre eigene HTML-Signatur zu erstellen.
Einrichten der ersten Signatur in E-Mails
  1. In der Signaturvorlagenbibliothek können Sie verschiedene Kategorien auswählen und abwählen, um E-Mail-Signaturvorlagen nach Ihren Anforderungen auszufiltern.
Signaturvorlagenbibliothek
  1. Wenn Sie Ihre Signatur von Grund auf neu erstellen möchten, wählen Sie einfach ein leeres Layout aus.
  2. Im Signaturvorlagen-Editor können Sie die Signatur an Ihre Bedürfnisse anpassen. Es erleichtert das Entwerfen, sodass Sie mit wenigen Klicks E-Mail-Signaturen mit eingebetteten Bildern, Benutzerfotos, Social Media Links, Firmenlogos und Hyperlinks erstellen können.
Editor für Signaturvorlagen
  1. Um Signaturen für nachfolgende E-Mails zu erstellen, gehen Sie zum Tab Subsequent signatures und wiederholen Sie die Schritte, die Sie zum Erstellen der ersten Signatur ausgeführt haben.
  2. Sobald Ihre E-Mail-Signaturen fertig sind, klicken Sie auf Save & Publish, um Ihre Änderungen zu speichern und die Regel in Ihrer Organisation anzuwenden.
Veröffentlichung der Signaturregel

Sie haben soeben mit CodeTwo Email Signatures 365 zwei separate Microsoft 365-Signaturvorlagen sowohl für neue Nachrichten als auch für Weiterleitungen/Antworten erstellt.

Funktionen, die in CodeTwo Email Signatures 365 enthalten sind

Seit seiner ersten Veröffentlichung erfreut sich CodeTwo Email Signatures 365 großer Beliebtheit bei den Kunden von CodeTwo. Die Software wurde speziell entwickelt, um alle Probleme mit E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 zu lösen und die Signaturregeln so anpassbar wie möglich an Ihre Bedürfnisse zu gestalten. Das Team liefert kontinuierlich neue Features, von denen einige im Folgenden aufgeführt sind:

  • WYSIWYG-HTML-Vorlageneditor
    Sie müssen kein HTML-Experte sein, um professionelle E-Mail-Signaturen zu erstellen, die auf verschiedenen E-Mail-Clients und Mobilgeräten funktionieren werden. Das Tool verfügt über einen WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get). Er konvertiert Ihre Signatur automatisch in die Formate HTML, Nur-Text und RTF, fügt problemlos Entra ID (Azure AD)-Platzhalter ein, bearbeitet das Layout der Signatur, fügt Bilder, Logos oder Microsoft 365-Benutzerfotos ein, ändert Farben und Schriftarten usw.
  • Eingebettete Logos und Bilder
    Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie Firmenlogos und Marketingbanner als Inline-Anhänge hinzufügen.
  • Unterstützung für Entra ID (Azure AD)
    Personalisieren Sie E-Mail-Signaturen mit Benutzerkontaktdetails und Unternehmensinformationen aus Ihrem Microsoft Entra ID (Azure Active Directory). Verwalten Sie alle Attribute zentral, fügen Sie benutzerdefinierte CodeTwo-Attribute hinzu oder erlauben Sie Endbenutzern, ihre Kontaktdaten selbst zu aktualisieren.
  • Ein-Klick-CSAT-Umfragen
    Versehen Sie Ihre E-Mails oder E-Mail-Signaturen mit Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen (Ein-Klick-CSAT-Umfragen). Analysieren Sie das gesammelte Kundenfeedback, um Einblick in die Leistung Ihrer Mitarbeiter, Teams oder Dienste zu erhalten.
  • Benutzerfotos in Ihren E-Mail-Signaturen
    Fügen Sie Fotos von Microsoft 365-Benutzern zu E-Mail-Signaturen hinzu, indem Sie den Platzhalter {Foto} in die im Vorlageneditor erstellte Signaturvorlage eingefügen.
  • E-Mail-Signaturen in Gesendeten Elementen
    CodeTwo Email Signatures 365 ist die erste Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen für Microsoft 365, mit der Sie E-Mail-Signaturen in den Gesendeten Elementen der Benutzer auf verschiedenen Geräten anzeigen können.

Und noch vieles mehr. Probieren Sie es aus!

Weitere Informationen zum Programm finden Sie auf der offiziellen Website von CodeTwo Email Signatures 365.

Branding in E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signatur-Branding

Branding in E-Mail-Signaturen – das Mittel, welches Ihre geschäftlichen E-Mails dazu bringt, die Nachricht zu übermitteln, die Sie übermitteln wollen. Ist dies Ihnen egal? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Ihnen dieses Thema besonders wichtig sein sollte, zumal wenn Sie etwas mit Marketing zu tun haben.

Was ist E-Mail-Signatur-Branding?

Beim E-Mail-Signatur-Branding geht es darum, Ihre E-Mail-Kommunikation so zu gestalten, dass jede Ihrer Nachrichten zeigt, wie sehr dieser Aspekt für Sie wichtig ist. Schließlich geht es bei Aufbau und Stärkung Ihrer Marke darum, eine bestimmte Botschaft zu senden. Es ist ein Teil Ihrer Marketingstrategie, auf den Sie besonders achten sollten – trotz zahlreicher Prophezeiungen ist E-Mail-Kommunikation immer noch weit verbreitet. Jedes Mal, wenn eine der Millionen E-Mails Ihre Empfänger erreicht, hinterlassen Sie einen gewissen Eindruck. Jedes Mal, wenn eine E-Mail mit einer schönen, gut formatierten Signatur versehen wird, schätzt ein Kunde Sie ein wenig höher ein. Und wenn es ein Problem mit der E-Mail-Formatierung gibt, Sie veraltete Kontaktinformationen versenden oder eine schlecht gestaltete handgemachte Signatur haben, erleidet Ihre Marke einen Schlag.

Der Tod einer Marke ist weder spektakulär noch plötzlich – er ist traurig, still und schmerzhaft langsam.

Die E-Mail-Signatur – ein winziges Element ganz am Ende Ihrer E-Mail, von dem Sie vielleicht denken, dass es jeder ignoriert. Sie entscheidet oft darüber, ob Ihre E-Mails das Vertrauen der Kunden stärken oder zerstören.

MERKEN SIE SICH: Es ist nicht der richtige Weg, E-Mail-Signatur-Branding als Allheilmittel für alle möglichen Markenprobleme zu betrachten. Damit eine Marke wirklich erfolgreich ist, müssen Sie in allen geschäftlichen Aspekten Professionalität gewährleisten. Das E-Mail-Signatur-Branding ist unglaublich interessant, weil es einerseits äußerst einfach zu verwalten sein kann. Andererseits gibt es viele Möglichkeiten, bei denen etwas schiefgehen kann.

Gutes Beispiel für E-Mail-Signatur-Branding

Bevor wir uns mit der Liste möglicher Probleme bei Signaturen befassen, finden Sie nachfolgend ein Beispiel für eine gut gebrandete E-Mail-Signatur.

E-Mail-Signatur-Branding – gute Beispiele

Sauberes Layout, schöne Farben, alle Informationen, die ein Kunde benötigen könnte. Sie verstehen, was ich meine.

Holen Sie sich weitere Ideen und Richtlinien für das Branding von E-Mail-Signaturen

Die häufigsten Probleme bei E-Mail-Signaturen

Keine E-Mail-Signatur

Theoretisch ist das keine große Sache – Sie gewinnen eigentlich nichts, aber zumindest haben Sie nicht mit einer kaputten E-Mail-Signatur zu tun.

Das Problem ist, dass Ihre E-Mails ohne Signatur sich generisch anfühlen, selten einen bleibenden Eindruck hinterlassen und das Gefühl vermitteln, dass man mit einem Bot kommuniziert. Jede gesendete E-Mail ist eine Chance, die Sie verpassen. Sie müssen entscheiden, ob Sie es sich leisten können, jeden Tag Marketingchancen zu verpassen.

Fehlerhafte E-Mail-Signatur

Sie wissen es vielleicht nicht, aber es ist sehr einfach, das Design einer E-Mail-Signatur zu brechen.

Besonders hervorzuheben ist, dass E-Mail-Signaturen in HTML erstellt werden. Das Problem besteht darin, dass E-Mail-Clients nicht dasselbe sind wie Browser – einige fügen allen Elementen ihre eigene Formatierung hinzu, andere interpretieren den Code auf ihre eigene Art und Weise. Einige unterstützen HTML immer noch nicht und ignorieren daher einfach alle Bilder und Formatierungen.

E-Mail-Signatur-Branding – fehlerhafte Beispiele

Die Effekte können einem den Atem rauben.

Unprofessionelle Elemente

Wenn Sie das Branding von E-Mail-Signaturen den Endbenutzern überlassen, gelangen oftmals einige interessante Elemente an Ihre Kunden:

  • „Hasta la vista, baby“ als Lieblingszitat unter jeder E-Mail.
  • Señor Spaßverderber oder eine andere „urkomische“ Berufsbezeichnung.
  • Links zu verschiedenen Websites. Dies ist schlimm, selbst wenn es sich nicht um NSFW-Inhalte handelt.
  • Parodien von Haftungsausschlüssen (zum Beispiel: „Wenn Sie diese E-Mail lesen, gehören Sie und alles, was Sie haben, mir.“ Ja, solche Beispiele habe ich gesehen).

Ich stehe voll auf guten Sinn für Humor, aber nicht in professioneller Kommunikation. Es mag für jemanden lustig sein, wenn er solche Sachen zum ersten Mal sieht, aber beim zweiten Mal wird man eher entmutigt als belustigt. Und wenn es um Haftungsausschlüsse geht, sind sie in manchen Fällen immer noch erforderlich, daher ist es riskant, sie durch irgendwelche lustigen Formulierungen zu ersetzen.

E-Mail-Signatur-Branding -  unprofessionelle Elemente

Glauben Sie mir, es ist besser, das E-Mail-Signatur-Branding Ihrem Marketingteam zu überlassen.

Jeder versendet, was er will

Beim Branding geht es um Vertrauen. Wenn Sie ein Unternehmen kontaktieren und jedes Mal eine andere Erfahrung machen, sowohl was die Qualität als auch das visuelle Erlebnis angeht, fühlt sich da etwas falsch an. Keine Marke mit Selbstachtung wünscht sich so was.

E-Mail-Signatur-Branding – verschiedene Beispiele
E-Mail-Signatur-Branding – verschiedene Signaturen

Möglichkeiten zum Umgang mit dem E-Mail-Signatur-Branding

Keine Verwaltung

Die traurigste Option. Ein Muss für Unternehmen, für die E-Mail-Signaturen ein lästiges Ding sind, auf welches niemand achtet. Oder für reine B2C-Unternehmen, die E-Mail für passé halten.

Vorteile

  • Weniger Dinge, über die Sie sich Sorgen machen müssen.
  • Könnte funktionieren, wenn Sie Mitarbeiter haben, die sich um das Thema kümmern. Sehr gut kümmern.
  • Macht sehr viel Sinn, wenn Sie keine E-Mails verwenden. Von solchen Fabelwesen haben wir schon gehört.

Nachteile

  • Ehrlich? Das funktioniert nicht. Es bedeutet, ein wichtiges Unternehmensvermögen in die Hände einer Gottheit Ihrer Wahl zu legen.

Branding-Richtlinie für E-Mail-Signaturen

Bei der Richtlinienmethode schreiben Sie auf, was Sie in Bezug auf E-Mail-Signaturen von Benutzern erwarten. Diese Option ist eine große Unbekannte. Es hängt alles davon ab, wie Sie die Richtlinie ausführen, ob sie alle erforderlichen Informationen enthält, wie sie geschrieben ist, welche E-Mail-Clients verwendet werden und so weiter. Es hängt auch stark davon ab, ob sich die Mitarbeiter um alles kümmern und ob sie die Fähigkeit haben, alles zu tun, was Sie ihnen sagen.

Vorteile

  • Eine kostengünstige Lösung, insbesondere wenn Sie Zeit nicht als Kosten betrachten.

Nachteile

  • Das Verfassen einer guten Richtlinie erfordert viel Arbeit.
  • Die Umsetzung der Richtlinie erfordert sogar noch mehr Arbeit.
  • Viele Variablen.

Manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Dieses Szenario ist interessant. Kurz gesagt bedeutet die manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen, dass Sie jemanden beauftragen, E-Mail-Signaturen für alle einzurichten. Der politisch korrekte Begriff ist Delegation. Früher, als die Leute glaubten, dass die IT nur im Keller sitzt und zusieht, wie die LEDs blinken, hielten Unternehmen es für eine großartige Idee, das IT-Team zu schicken, um E-Mail-Signaturen für alle einzurichten. Heutzutage kann ein Teil davon aus der Ferne erledigt werden, nachdem die IT-Abteilung und die Benutzer einen Termin für eine Besprechung vereinbart haben, oder indem in die Benutzerkonten eingebrochen wird.

Es ist ein bisschen so, als hätten Sie das Wort „Verwaltung“ gehört, aber nicht ganz verstanden, was es bedeutet.

Vorteile

  • Diese Lösung ist „kostenlos“ und gibt der IT etwas zu tun.
  • Sie können sich darauf verlassen, dass die IT alles richtig einrichtet.
  • Wenn das Unternehmen keine neuen Mitarbeiter einstellt, die IT intensiv genug betet und das Marketing lange genug schläft, wird es funktionieren und die IT muss den Prozess nicht zu oft wiederholen.

Nachteile

  • Diese Drucker werden sich wahrscheinlich selbst reparieren müssen.
  • Nichts hindert Mitarbeiter daran, die Signatur zu entfernen oder zu ändern, sobald der IT-Mitarbeiter den Raum verlässt.
  • Hohe IT-Fluktuationsrate.

„Ich schaffe das selbst“-Verwaltung

Es gibt einige DIY-Methoden, mit denen Sie E-Mail-Signaturen für alle verwalten können, ohne große Umstände wie bei der oben erwähnten manuellen E-Mail-Signaturverwaltung.

Beispielsweise gibt es Skripte, die E-Mail-Signaturen für alle Benutzer in einigen E-Mail-Clients einrichten. Oder es gibt Möglichkeiten, nach dem Versand einer E-Mail automatisch eine Signatur hinzuzufügen (z. B. Einrichten unternehmensweiter Signaturen in Microsoft 365). Diese Methoden stellen sicher, dass jede E-Mail mit der von Ihnen eingerichteten Signaturvorlage versehen wird. Sie sind jedoch nicht frei von Einschränkungen.

Vorteile

  • Normalerweise funktionieren sie.
  • Benötigen weniger Zeit für die Konfiguration.

Nachteile

  • Jede Umgebung erfordert eine andere Methode.
  • Für die Einrichtung und Wartung sind ein Experte und die Zusammenarbeit zwischen IT und Marketing erforderlich.

Echte Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Schließlich gibt es Tools, mit denen Sie das Branding in E-Mail-Signaturen richtig verwalten können.

Mit Signaturmanagern können Sie in der Regel das Branding für die gesamte E-Mail-Kommunikation von einem Ort aus steuern. Der gängigste Ansatz funktioniert folgendermaßen:

  1. Die IT richtet den technischen Kram ein (Berechtigungen, Konnektoren, alle anderen technischen Dinge).
  2. Das Marketing-Team erstellt in wenigen Minuten ein charakteristisches Design – möglicherweise eines für das gesamte Unternehmen.
  3. Jeder erhält auf magische Weise eine E-Mail-Signatur mit seinen eigenen Kontaktdaten. Sie müssen nichts tun – alles geschieht automatisch und funktioniert mit allen E-Mail-Clients und Geräten.

Vorteile

  • Zentrale Verwaltung des E-Mail-Signatur-Brandings – von einem Ort aus, für das gesamte Unternehmen.
  • Einfaches E-Mail-Signatur-Marketing – bewerben Sie Ihre Angebote mit jeder gesendeten E-Mail.
  • Zusätzliche Funktionen (je nach konkreter Lösung).
  • Enorme Zeit- und Ressourceneinsparungen.

Nachteile

  • Kosten (Denken Sie daran, die eingesparte Zeit und die gewonnenen Leads nicht zu berücksichtigen).

Die besten Tools für E-Mail-Signatur-Branding

Kostenloser E-Mail-Signaturgenerator

Eine der einfachsten Möglichkeiten, ein professionelles E-Mail-Signaturdesign für eine einzelne Person zu erstellen. Sie befolgen ein paar einfache Schritte, um Ihre eigene gebrandete E-Mail-Signatur zu erstellen und diese manuell in einem beliebigen E-Mail-Client anzuwenden. Dies erleichtert die Erstellung eines gut formatierten, professionellen HTML-E-Mail-Signaturdesigns.

Es ist kein Tool zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, aber es erleichtert erheblich das Branding von E-Mail-Signaturen.

CodeTwo Email Signatures 365

Eine perfekte Lösung für Organisationen, die Microsoft 365 verwenden. Nachfolgend ihre Vorteile:

  • Nach der Ersteinrichtung ist die IT nicht mehr im Bild – das Marketing kann sich bei der Erstellung von E-Mail-Signaturdesigns austoben.
  • Fügen Sie allen E-Mails automatisch Signaturen hinzu – unabhängig davon, mit welchem E-Mail-Client die Nachrichten versendet werden.
  • Sorgen Sie für professionelles E-Mail-Signatur-Branding für jedes Team.
  • Verlinken Sie in jeder externen E-Mail auf Ihre Social-Media-Profile oder Landingpages.
  • Starten Sie E-Mail-Signatur-Marketingkampagnen in wenigen Minuten.

Sehen Sie sich das folgende Video an, um zu erfahren, warum es eine gute Idee ist, E-Mail-Signaturen mit CodeTwo zu verwalten.

Immer noch nicht überzeugt? 9 von 10 Vermarktern* garantieren, dass sich Kunden bei gutem Branding etwa folgendermaßen verhalten:

*Und einer dieser 10 Vermarkter wurde kürzlich entlassen.

So erstellen Sie eine unternehmensweite E-Mail-Signatur im neuen Exchange Admin Center

Erstellen unternehmensweiter E-Mail-Signaturen im neuen Exchange Admin Center

Mit Microsoft 365 können Sie E-Mail-Signaturen und Disclaimer für das gesamte Unternehmen einrichten. Der Einrichtungsprozess umfasst die Verwendung von nativen Nachrichtenflussregeln mit der Option Append Disclaimer. Dadurch kann Ihr Unternehmen Nachrichtenfußzeilen, Haftungsausschlüsse und E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 zentral verwalten. Das Problem ist, dass der Prozess einige Schritte umfasst, die nicht gerade intuitiv sind, wenn Sie sie zum ersten Mal ausführen.

Aus diesem Grund haben wir eine Schritt-für-Schritt-Videoanleitung vorbereitet, die Ihnen zeigt, wie Sie E-Mail-Signaturen im neuen Exchange Admin Center ganz einfach einrichten.

Und wenn Sie mehr über die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 erfahren möchten, lesen Sie weiter.

Wie funktioniert das?

Nachrichtenflussregeln, die zum Einrichten von organisationsweiten E-Mail-Signaturen verwendet werden, werden auf Nachrichten bei deren Versand von Ihrer Microsoft 365-Organisation angewendet. So funktioniert es in der Praxis:

  1. Ein Microsoft 365-Administrator richtet die E-Mail-Signaturregel im Exchange Admin Center ein.
  2. Benutzer senden E-Mails, sehen jedoch keine Signaturen in ihren E-Mail-Clients.
  3. Exchange Online fügt die Signaturen am Ende jeder gesendeten E-Mail hinzu und ersetzt AD-Platzhalter durch die persönlichen Daten des Benutzers.
  4. Der Empfänger erhält die E-Mail mit der hinzugefügten Signatur.

Das Video zeigt, wie Sie allen E-Mails eine einheitliche E-Mail-Signatur hinzufügen, aber Sie können die Lösung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Da Nachrichtenflussregeln viele verschiedene Bedingungen und Ausnahmen enthalten, können Sie sie verwenden, um unterschiedliche Signaturvorlagen für verschiedene Teams oder sogar bestimmte Benutzer zu erstellen.

Warum E-Mail-Signaturen zentral verwalten?

Also, wie ist das besser als Benutzer E-Mail-Signaturen selbst einrichten zu lassen?

Der Aufbau und die Förderung Ihrer Marke ist ein kontinuierlicher Prozess. Jede Interaktion mit Ihren Kunden, Leads oder Partnern ist eine Gelegenheit, Ihre Produkte und Dienstleistungen zu bewerben oder einfach einen guten Eindruck zu hinterlassen. Durch die Vereinheitlichung Ihrer E-Mail-Signaturen können Sie sicherstellen, dass diese Gelegenheit nicht aufgrund von Nachlässigkeit oder mangelnden technischen Fähigkeiten der Benutzer verloren geht.

Erfahren Sie mehr über das Potenzial Ihrer E-Mail-Signaturen

Wenn Sie die Verwaltung von E-Mail-Signaturen nicht Ihrem Marketing- oder Kommunikationsteam überlassen, werden Sie keine konsistenten Ergebnisse erzielen. Einige Benutzer werden die von Ihnen bereitgestellte Vorlage modifizieren, während andere die Signatur überhaupt nicht einrichten werden. Es wird auch diejenigen geben, die während der Einrichtung auf verschiedene technische Probleme stoßen.

Und selbst wenn es allen Benutzern gelingt, ihre E-Mail-Signaturen erfolgreich zu erstellen, werden sie dafür verantwortlich bleiben, alles auf dem neuesten Stand zu halten und bei Bedarf zu aktualisieren. Infolgedessen wird die manuelle Einrichtung von E-Mail-Signaturen zu einer großen, äußerst zeitaufwändigen Ablenkung. Erfahren Sie mehr

Durch die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 können Sie jeden Benutzer zu einem Markenbotschafter machen. Sie ermöglicht Ihnen auch, eine eher uninteressante Aufgabe zu automatisieren, sodass sich Ihre Mitarbeiter auf ihre eigene Arbeit konzentrieren können.

Die Einschränkungen von Microsoft 365-Nachrichtenflussregeln

Die Verwendung von Nachrichtenflussregeln zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Disclaimern ist besser, als Benutzern deren Handhabung zu überlassen. Das Problem ist, dass die Verwendung von Nachrichtenflussregeln zum Verwalten von E-Mail-Signaturen nicht die perfekte Lösung ist. Es gibt zahlreiche Einschränkungen dieses nativen Mechanismus, zum Beispiel:

  • Den Signaturen können keine eingebetteten Bilder hinzugefügt werden. Dies bedeutet, dass die meisten Empfänger beim ersten Öffnen Ihrer E-Mails keine Grafiken sehen werden.
  • Signaturen können nicht direkt unter den letzten Antworten und Weiterleitungen hinzugefügt werden. Sie werden ganz am Ende der Konversation hinzugefügt, was sie in längeren E-Mail-Threads oft nutzlos macht.
  • Benutzer können ihre Signaturen und Disclaimer sowohl bevor dem Versand ihrer E-Mails als auch in ihren Ordnern für gesendete Elemente nicht sehen.
  • Veraltete oder leere AD-Felder können weder ersetzt noch weggelassen werden. Wenn einem Benutzer einige Attribute nicht zugewiesen sind, ist es daher unmöglich, stattdessen einen Standardwert zu verwenden oder die Signalphrase zu entfernen.

Erfahren Sie mehr über diese Einschränkungen

Wie man native Einschränkungen überwindet

Sie können die nativen Einschränkungen überwinden und viel mehr tun, indem Sie Ihre E-Mail-Signaturen über einen dedizierten Dienst wie CodeTwo Email Signatures 365 verwalten. Besuchen Sie die Produktseite, um mehr zu erfahren und den Service kostenlos zu testen, oder sehen Sie sich dieses kurze Video an, um zu erfahren, warum sich Unternehmen für unsere Software entscheiden:

Weitere Artikel:

So fügen Sie E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web (OWA) hinzu

Microsoft Outlook ist der bevorzugte E-Mail-Client für die meisten Unternehmen. Kein Wunder, denn diese Anwendung gibt es schon seit Jahrzehnten und sie hat sich mittlerweile zum “Goldstandard” dieser Softwarekategorie entwickelt. Outlook hat sich seit seinem ersten Erscheinen stark weiterentwickelt, was zu seiner vermeintlich finalen Form von “Outlook 365” geführt hat. In diesem Artikel werde ich kurz erklären, was Outlook 365 bedeutet und wie Sie E-Mail-Signaturen in diesem Microsoft 365-basierten E-Mail-Client einrichten.

So fügen Sie E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web (OWA) hinzu

Outlook 365: Outlook für Microsoft 365 vs. Outlook im Web (OWA)

Es mag überraschen, aber offiziell gibt es so etwas wie “Outlook 365” nicht. Es gibt zwei Versionen von Outlook, auf die sich dieser Name beziehen kann: Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web. Beide sind Teil des Microsoft 365-Abonnements, was wahrscheinlich der Grund dafür ist, dass so viele Benutzer sie “Outlook 365” nennen. Das kann sehr verwirrend sein, zumal der Name nicht erklärt, ob der Nutzer die lokal installierte App oder die Webmail-Version meint. Der Name blieb dennoch hängen und ist heutzutage überall im Internet zu finden, einschließlich Tech-Community-Foren und Fachwebseiten.

Genauer gesagt ist Outlook für Microsoft 365 die Version der App, die auf Desktop- oder Laptop-Computern installiert wird. Es ist die neueste Iteration, die aus einer langen Reihe von Apps stammt, die in Microsoft Office-Suiten enthalten sind und als eigenständige Programme funktionieren. Man könnte also sagen, dass dies die am längsten bekannte Version ist, da sie alle Funktionen und Verbesserungen auf den Tisch bringt, die im Laufe der Jahre implementiert wurden.

Outlook im Web hingegen ist die Webmail-Version von Outlook, mit der Sie über Ihren Webbrowser auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen können. Abgesehen davon, dass die App Teil eines Microsoft 365-Abonnements ist, ist sie auch für Organisationen verfügbar, die lokale Microsoft Exchange Server 2016 und 2019 verwenden. Übrigens wird der Name “Outlook im Web” synonym mit “OWA” verwendet. Die Abkürzung steht eigentlich für “Outlook Web App”, was der offizielle Name der App war, die mit Microsoft Exchange Server 2013 und 2010 verwendet wurde. Früher war es “Outlook Web Access” im Fall von Microsoft Exchange Server-Versionen älter als 2010. Der größte Unterschied im Vergleich zu Outlook für Microsoft 365 besteht darin, dass Sie nichts auf Ihrem Computer oder Mobilgerät installieren müssen, um Outlook im Web zu verwenden.

Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen den Outlook-Versionen auf dieser Microsoft-Website

Einrichtung von E-Mail-Signaturen

Lassen Sie uns nun eintauchen und einen Blick auf einzelne Prozesse zum Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web werfen.

Outlook für Microsoft 365

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine E-Mail-Signatur in der Desktop-Version von Outlook 365 einzurichten:

  1. Öffnen Sie Outlook für PC über das Startmenü oder die Taskleiste.
Öffnen der Outlook-App für PC
  1. Klicken Sie in Outlook auf File (Datei) > Options (Optionen).
Öffnen des Outlook-Optionen-Fensters
  1. Wählen Sie im Fenster Outlook Options (Outlook-Optionen) die Registerkarte Mail (E-Mail) und klicken Sie im Abschnitt Compose messages (Nachrichten verfassen) auf Signatures (Signaturen).
Navigieren zum Fenster Signaturen und Briefpapier

Hinweis: Eine andere Möglichkeit, mit der Konfiguration Ihrer Signaturen zu beginnen, besteht darin, eine neue E-Mail-Nachricht zu öffnen, in der Gruppe Include (Einschließen) auf Signature (Signatur) und erneut auf Signatures (Signaturen) zu klicken.

Navigieren vom Fenster einer neuen E-Mail-Nachricht
  1. Klicken Sie im Fenster Signatures and Stationery (Signaturen und Briefpapier) auf New (Neu) und geben Sie einen Namen für Ihre Signatur ein.
Erstellen einer neuen Signatur
  1. Erstellen Sie Ihre Signatur im Abschnitt Edit signature (Signatur bearbeiten). Verwenden Sie die verfügbaren Formatierungswerkzeuge, um ihr Erscheinungsbild zu ändern.
Bearbeiten der Signatur

Hinweis: Die im Signatureditor von Outlook angebotenen Formatierungswerkzeuge sind recht einfach. Wenn Sie ein anspruchsvolleres und ausgefeilteres Design erreichen möchten, können Sie einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden, um eine fortgeschrittene Signaturvorlage zu erstellen. Wählen Sie einfach Outlook als Ziel-E-Mail-Plattform, wählen Sie eine der vielen verfügbaren Vorlagen aus, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und los geht’s. Ihre Signatur kann kopiert und in den Outlook-Editor eingefügt werden.

  1. Im Abschnitt Choose default signature (Standardsignatur auswählen) kann festgelegt werden, welches E-Mail-Konto die Signatur erhalten soll (falls in Outlook mehr als ein E-Mail-Konto eingerichtet ist) und ob sie zu neuen Nachrichten und/oder Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf OK klicken.
Auswählen von Standardsignaturen
  1. Falls Sie ausgewählt haben, dass Ihre Signatur als Standard für neue Nachrichten behandelt wird, wird sie jedes Mal angezeigt, wenn Sie eine neue E-Mail verfassen.
Standardsignatur für neue Nachrichten

Hinweis: Wenn Sie Ihre Signatur nicht als Standard ausgewählt haben, können Sie sie immer noch manuell hinzufügen, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben. Sie ist verfügbar, nachdem Sie auf die Schaltfläche Signature (Signatur) in der Gruppe Include (Einschließen) geklickt haben.

Manuelles Hinzufügen der Signatur zu einer neuen Nachricht

Das ist alles. Wenn Sie weitere Outlook-Signaturen erstellen möchten, folgen Sie einfach den Schritten ab Punkt 3. Sie können so viele davon erstellen, wie Sie benötigen – sie erscheinen in einer Liste, die sichtbar ist, nachdem Sie auf die oben erwähnte Schaltfläche Signature (Signatur) geklickt haben.

Outlook im Web

Die Schritte zum Konfigurieren von E-Mail-Signaturen in der Webmail-Version von “Outlook 365” sind etwas anders als bei der Desktop-App:

  1. Öffnen Sie Ihr Outlook im Web, indem Sie entweder die Outlook-App auf Ihrer Office-Startseite auswählen oder diesen direkten Link verwenden.
Öffnen von Outlook im Web
  1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und wählen Sie View all Outlook settings (Alle Outlook-Einstellungen anzeigen) aus.
Öffnen des Einstellungsmenüs von Outlook im Web
  1. Gehen Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite zu Mail (E-Mail) > Compose and reply (Verfassen und antworten). Sie können auch diesen direkten Link verwenden, um das Panel mit dem Signatureditor zu erreichen. Verwenden Sie das bereitgestellte Editorfeld, um Ihren Signaturtext einzugeben, Formatierungen anzuwenden sowie Bilder oder Links hinzuzufügen.
Navigieren zum Panel mit dem Signatureditor

Hinweis: Wenn Sie ein raffinierteres Erscheinungsbild erzielen möchten, können Sie einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator mit vielen fortgeschrittenen Signaturvorlagen verwenden, die Sie mit allen erforderlichen Details ausfüllen und in das Editorfeld in Outlook im Web kopieren können.

  1. Über die beiden Dropdown-Menüs unter dem Signatureditor können Sie entscheiden, ob die erstellte Signatur automatisch zu Ihren neuen Nachrichten bzw. Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll.

Hinweis: Es ist möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu verwenden – ähnlich wie bei dem Desktop-Client von Outlook. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche New signature (Neue Signatur), nachdem Sie Ihre erste Signatur gespeichert haben, um eine weitere zu erstellen.

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Einstellungsfenster.

Speichern der E-Mail-Signatur
  1. Wenn Sie Ihre Signatur(en) in einem oder in beiden Dropdown-Menüs auswählen, werden sie im Fenster zum Verfassen von Nachrichten angezeigt, während Sie Ihre E-Mail im entsprechenden Szenario eingeben. Falls Sie die Standardeinstellungen der Menüs (No signature – Keine Signatur) verlassen haben, können Sie Ihre Signatur beim Verfassen einer E-Mail weiterhin manuell hinzufügen.
Manuelles Hinzufügen der Signatur beim Verfassen einer E-Mail

Einschränkungen der von Benutzern eingerichteten Signaturen

Wie Sie in den obigen Anleitungen sehen können, ist das Einrichten einer professionellen E-Mail-Signatur ein vollständig manueller Prozess. Aus Sicht des Unternehmens ist dies mit einigen Einschränkungen und Risiken verbunden:

  • Wenn sich ein Unternehmen um seine Marke kümmert und ein einheitliches Erscheinungsbild seiner E-Mails haben möchte, muss der Prozess individuell für jeden oder von jedem innerhalb des Unternehmens wiederholt werden. Dies ist sehr zeitaufwändig, insbesondere wenn Sie einige weniger erfahrene Benutzer in Betracht ziehen, die Unterstützung benötigen, um ihre Signaturen ordnungsgemäß anzuwenden. Ganz zu schweigen von den wiederkehrenden Aufwänden im Fall zukünftiger Signaturaktualisierungen.
  • Je mehr Benutzer Signaturen benötigen, desto höher ist das Risiko unvollständiger oder veralteter Daten, uneinheitlicher Gestaltung, fehlender gesetzlich vorgeschriebener Informationen (keine Haftungsausschlüsse oder Firmendaten).
  • Das Erstellen von originellen, visuell ansprechenden (und auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten funktionierenden) Signaturen erfordert fortgeschrittene HTML- und CSS-Kenntnisse.
  • Nichts hindert Benutzer daran, falsche persönliche Informationen zu verwenden oder ein benutzerdefiniertes Layout anzuwenden.
  • Und mehr.

Wenn Sie sich dieser Einschränkungen bewusst sind, möchten Sie möglicherweise die Art und Weise ändern, wie E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation verwaltet werden. Anstatt diese Aufgabe den Benutzern zu überlassen, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, E-Mail-Signaturen zentral zu verwalten.

Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Der Aufbau und die Förderung der Marke eines Unternehmens ist ein kontinuierlicher Prozess und jeder Mitarbeiter, der mit Kunden oder Geschäftspartnern interagiert, muss als Markenbotschafter betrachtet werden. Die E-Mail-Korrespondenz nimmt einen beträchtlichen Teil dieser beruflichen Interaktion ein, daher sollten E-Mail-Signaturen nicht unterschätzt werden. Sie sind ein wirkungsvolles Mittel, um die Professionalität des Absenders zu vermitteln und den Empfängern mitzuteilen, ob sich das Unternehmen um sein Image kümmert.

Die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen sorgt dafür, dass sie unter Kontrolle und aktuell bleiben, einheitlich in Design und Ästhetik sind und im gesamten Unternehmen personalisiert bereitgestellt werden. Auf diese Weise können E-Mail-Signaturen sorgfältig erstellt (und unternehmensweit implementiert) werden, um eine starke Botschaft zu senden, die der Marke hilft, für die Angebote wirbt und das Unternehmen unterstützt.

Sie ermöglicht auch die Automatisierung einer eher langweiligen Aufgabe, sodass sich die Mitarbeiter stattdessen auf ihre eigene Arbeit konzentrieren können.

Zentrale Verwaltung über Exchange Online

Exchange Online ermöglicht die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen für die gesamte Microsoft 365-Organisation. Es ist möglich, E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse einzurichten, die den E-Mail-Nachrichten hinzugefügt werden, die Ihre Organisation erreichen oder verlassen. Um dies zu erreichen, ist es erforderlich, eine Nachrichtenflussregel zu erstellen (mit der konfigurierten Aktion Haftungsausschluss anfügen), die die erforderlichen Informationen zu E-Mail-Nachrichten hinzufügt. Und da Nachrichtenflussregeln viele verschiedene Bedingungen und Ausnahmen enthalten können, ist es auch möglich, separate Signaturvorlagen für verschiedene Abteilungen oder sogar bestimmte Benutzer zu erstellen.

Der Prozess kann sich jedoch für jemanden, der dies zum ersten Mal macht, als mühsam erweisen. Aus diesem Grund haben wir eine kurze Videoanleitung vorbereitet, die Folgendes erklärt:

  • Wie eine E-Mail-Signaturregel im Exchange Admin Center eingerichtet wird.
  • Woher man den HTML-Code mit Active Directory-Platzhaltern für die Signaturvorlage erhält.
  • Wie die globalen E-Mail-Signaturen aus Benutzersicht funktionieren.
  • Was die Einschränkungen von Signaturregeln sind.
  • Welche Tricks möglich sind, um die Signatur-Regel nützlicher zu machen.

Neben dem Exchange Admin Center ist es auch möglich, ähnliche Ergebnisse mit PowerShell und VBScript zu erzielen. Der unmittelbare Nachteil dieser beiden Methoden besteht darin, dass die erste nur für Outlook im Web (OWA) und die zweite nur für den Desktop-Client funktioniert.

Einschränkungen

Obwohl diese Verwaltungsmethoden besser sind, als alle E-Mail-Clients separat einzurichten, sind sie immer noch nicht perfekt. Sie sind mit vielen Einschränkungen verbunden:

  • Mangel an einem dedizierten, benutzerfreundlichen HTML-Editor.
  • Keine automatischen Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen.
  • Die Delegation von Signaturverwaltungsrechten ist nicht möglich.
  • Signaturen werden nicht direkt unter Antworten/Weiterleitungen angezeigt.
  • Es ist nicht möglich, eingebettete Bilder zu verwenden.
  • Signaturen sind beim Verfassen der Nachrichten oder in den gesendeten Elementen nicht sichtbar.
  • Leerzeichen in Signaturen bei fehlenden Active Directory-Werten.
  • Keine Auswahl von Active Directory-Attributen möglich.
  • Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar.
  • Fehlende Unterstützung für die Mehrinstanzenfähigkeit.

Die obige Liste soll die Einschränkungen aufzeigen, mit denen Unternehmen am häufigsten konfrontiert sind, und ist daher nicht erschöpfend.

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Einschränkungen nativer Funktionen zu erfahren

Zentrale Verwaltung über CodeTwo Email Signatures 365

Obwohl die obige Liste lang erscheint, ist die Überwindung all dieser Einschränkungen einfacher als Sie vielleicht denken. Obwohl sie nicht nativ behoben werden können, kann ein spezielles Tool wie CodeTwo Email Signatures 365 alle damit verbundenen Probleme lösen und noch viel mehr.

Die Lösung erfindet den Umgang mit E-Mail-Signaturen in Microsoft 365-Organisationen neu:

  • Zentrale Verwaltung aller Signaturen
    Sie können eine einzelne Regel verwenden, um personalisierte E-Mail-Signaturen auf alle Personen in einer Microsoft 365-Organisation anzuwenden. Signaturen werden zu E-Mails hinzugefügt, die von jedem Gerät und E-Mail-Client gesendet werden. Sie können Signaturvorlagen so anpassen, dass sie für ausgewählte Abteilungen oder Benutzer anders aussehen.
  • WYSIWYG-Editor für HTML-Vorlagen
    Erstellen Sie ganz einfach fortgeschrittene E-Mail-Signaturen, die auf allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten funktionieren, konvertieren Sie Ihre Signaturen automatisch in HTML-, Nur-Text- und RTF-Formate, fügen Sie Active-Directory-Platzhalter ein, bearbeiten Sie das Signatur-Layout, ändern Sie Farben und Schriftarten, fügen Sie Bilder, Logos oder Microsoft 365-Benutzerfotos ein usw.
  • Signaturen sichtbar beim Verfassen von E-Mails und in Gesendeten Elementen
    CodeTwo Email Signatures 365 ist die erste Software zur E-Mail-Signaturverwaltung für Microsoft 365, mit der Sie Signaturen, die in der Cloud hinzugefügt werden, in der Vorschau anzeigen und in Gesendeten Elementen auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients sehen können.
  • Unterstützung für Entra ID-Felder und benutzerdefinierte Attribute
    Neben den in Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) verfügbaren Feldern können Sie benutzerdefinierte Attribute hinzufügen, die in Entra ID nicht verfügbar sind, oder Sie können Ihre Endbenutzer ihre Signaturinformationen selbst aktualisieren lassen (ohne Auswirkungen auf die in Entra ID gespeicherten ursprünglichen Werte).
  • Eingebettete Logos und Bilder
    Fügen Sie Firmenlogo und Marketingbanner als Inline-Anhänge hinzu. Auf diese Weise werden Bilder beim Empfang einer E-Mail nicht von den E-Mail-Clients der Empfänger blockiert.
  • Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen
    Fügen Sie Fotos von Microsoft 365-Benutzern zu E-Mail-Signaturen hinzu.
  • Und noch viel mehr.

Besuchen Sie die Produktseite, um mehr zu erfahren und das Tool kostenlos zu testen, oder sehen Sie sich das folgende kurze Video an, um zu erfahren, warum sich Unternehmen für unsere Software entscheiden:

E-Mail-Signaturen kontra Spam

Spam oder Junkmail ist der Erzfeind der meisten E-Mail-Benutzer. Als ob Ihr Postfach nicht genüg unerwünschter Kommunikation hätte, schmuggeln Junk-E-Mails oft Malware und mehr oder weniger erfolgreiche Phishing-Versuchen ein. Um bescheidene E-Mail-Benutzer vor all diesen Bedrohungen zu schützen, wurde eine Vielzahl von Lösungen entwickelt, die diese bösen E-Mails in den Junk-Ordner oder in die Quarantäne verschieben – dort, wo sie hingehören. Was für eine Erleichterung! Bis IHRE E-Mail selbst in dem Spam-Ordner landet…

Das Hauptproblem liegt daran, dass keine einzelne Anti-Spam-Lösung perfekt ist. Es kann sein, dass Ihre E-Mails in den Junk-Ordner des Empfängers landen, direkt nachdem Sie eine brandneue E-Mail-Signatur angewendet haben. Lassen Sie mir erklären, warum dies passiert und wie man es vermeidet.

E-Mail-Signaturen kontra Spam
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Wie fügt man automatisch eine E-Mail-Signatur zur Antwortnachricht in Office 365 ein?

Wenn es um E-Mail-Signaturen in Office 365 geht, ist es eine gute Idee, verschiedene Variante für verschiedene Zwecke parat zu haben. Es ist üblich, zwei Signaturen für denselben Absender einzurichten: Eine mit vollständigen Kontaktangaben und Grafiken und eine mit Informationen beschränkt auf das Wesentlichste. Die erste Signatur ist nur beim ersten E-Mail-Versand anwendbar, während die zweite in allen späteren Nachrichten derselben E-Mail-Konversation erscheint. Somit bleibt der E-Mail-Thread lesbar und die wichtigsten Informationen sind immer zur Hand.

Automatische Signaturen in Office 365
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E-Mail-Signaturverwaltung in Office 365: Schaffen Sie es allein

E-Mail-Signaturverwaltung in Office 365: Schaffen Sie es allein

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 19. November 2020 aktualisiert.

E-Mail-Signaturverwaltung: Klingt etwa technisch. Haben Sie aber keine Angst! Sie ist eine perfekte Möglichkeit, dass jede ausgehende E-Mail in Ihrer Organisation professionell gebrandet wird und den richtigen Werbeinhalt enthält. Das Problem liegt nur daran, dass Aspekte wie Corporate Identity, Marketingkampagnen und Werbebanner im Prinzip von Marketingleuten behandelt werden. Gleichzeitig gehört das Office 365-Management einschließlich zentraler E-Mail-Signaturen gewöhnlich zur Pflichten der IT-Abteilung. Warum ist das ein Problem? Normalerweise bedeutet zentrales E-Mail-Signaturmanagement Folgendes:

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