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Wie verwaltet man Office-365-Signaturen ohne Beteiligung von der IT?

Die E-Mail-Signaturverwaltung – klingt etwa technisch. Einfach gesagt, ist das eine perfekte Möglichkeit, wie man gewährleisten kann, dass jede ausgehende E-Mail professionell gebrandet wird und den richtigen Werbeinhalt enthält. Das Problem liegt nur daran, dass Aspekte wie Corporate Identity, Marketingkampagnen und Werbebanner werden normalerweise vom Marketingteam behandelt. Gleichzeitig ist das Office-365-Management einschließlich globaler E-Mail-Signaturen standardmäßig eine Aufgabe, die zur Pflichten der IT-Abteilung gehört. Warum ist das ein Problem? Normalerweise bedeutet zentrales E-Mail-Signaturmanagement Folgendes:

  • Die IT-Abteilung erhält zusätzliche Verantwortlichkeiten. Das heißt nicht nur, dass die IT überlastet werden kann, sondern auch, dass das Marketing seine eigenen Projekte auslagern muss, anstatt sie alleine auszuführen.
  • Das Marketing muss zusätzliche Rechte für den Office-365-Tenant erhalten. Diese Option ist möglicherweise noch schlimmer, da dadurch ein erhebliches Nichtkonformitätsrisiko besteht. Eine falsch konfigurierte E-Mail-Flussregel kann Probleme beim Senden und Empfangen von E-Mails verursachen und den Administrator zum Eingreifen zwingen, damit der E-Mail-Fluss korrigiert wird.

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