Mit Microsoft 365 können Sie E-Mail-Signaturen und Disclaimer für das gesamte Unternehmen einrichten. Der Einrichtungsprozess umfasst die Verwendung von nativen Nachrichtenflussregeln mit der Option Append Disclaimer. Dadurch kann Ihr Unternehmen Nachrichtenfußzeilen, Haftungsausschlüsse und E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 zentral verwalten. Das Problem ist, dass der Prozess einige Schritte umfasst, die nicht gerade intuitiv sind, wenn Sie sie zum ersten Mal ausführen.
Aus diesem Grund haben wir eine Schritt-für-Schritt-Videoanleitung vorbereitet, die Ihnen zeigt, wie Sie E-Mail-Signaturen im neuen Exchange Admin Center ganz einfach einrichten.
Und wenn Sie mehr über die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 erfahren möchten, lesen Sie weiter.
Wie funktioniert das?
Nachrichtenflussregeln, die zum Einrichten von organisationsweiten E-Mail-Signaturen verwendet werden, werden auf Nachrichten bei deren Versand von Ihrer Microsoft 365-Organisation angewendet. So funktioniert es in der Praxis:
- Ein Microsoft 365-Administrator richtet die E-Mail-Signaturregel im Exchange Admin Center ein.
- Benutzer senden E-Mails, sehen jedoch keine Signaturen in ihren E-Mail-Clients.
- Exchange Online fügt die Signaturen am Ende jeder gesendeten E-Mail hinzu und ersetzt AD-Platzhalter durch die persönlichen Daten des Benutzers.
- Der Empfänger erhält die E-Mail mit der hinzugefügten Signatur.
Das Video zeigt, wie Sie allen E-Mails eine einheitliche E-Mail-Signatur hinzufügen, aber Sie können die Lösung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Da Nachrichtenflussregeln viele verschiedene Bedingungen und Ausnahmen enthalten, können Sie sie verwenden, um unterschiedliche Signaturvorlagen für verschiedene Teams oder sogar bestimmte Benutzer zu erstellen.
Warum E-Mail-Signaturen zentral verwalten?
Also, wie ist das besser als Benutzer E-Mail-Signaturen selbst einrichten zu lassen?
Der Aufbau und die Förderung Ihrer Marke ist ein kontinuierlicher Prozess. Jede Interaktion mit Ihren Kunden, Leads oder Partnern ist eine Gelegenheit, Ihre Produkte und Dienstleistungen zu bewerben oder einfach einen guten Eindruck zu hinterlassen. Durch die Vereinheitlichung Ihrer E-Mail-Signaturen können Sie sicherstellen, dass diese Gelegenheit nicht aufgrund von Nachlässigkeit oder mangelnden technischen Fähigkeiten der Benutzer verloren geht.
Erfahren Sie mehr über das Potenzial Ihrer E-Mail-Signaturen
Wenn Sie die Verwaltung von E-Mail-Signaturen nicht Ihrem Marketing- oder Kommunikationsteam überlassen, werden Sie keine konsistenten Ergebnisse erzielen. Einige Benutzer werden die von Ihnen bereitgestellte Vorlage modifizieren, während andere die Signatur überhaupt nicht einrichten werden. Es wird auch diejenigen geben, die während der Einrichtung auf verschiedene technische Probleme stoßen.
Und selbst wenn es allen Benutzern gelingt, ihre E-Mail-Signaturen erfolgreich zu erstellen, werden sie dafür verantwortlich bleiben, alles auf dem neuesten Stand zu halten und bei Bedarf zu aktualisieren. Infolgedessen wird die manuelle Einrichtung von E-Mail-Signaturen zu einer großen, äußerst zeitaufwändigen Ablenkung. Erfahren Sie mehr
Durch die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 können Sie jeden Benutzer zu einem Markenbotschafter machen. Sie ermöglicht Ihnen auch, eine eher uninteressante Aufgabe zu automatisieren, sodass sich Ihre Mitarbeiter auf ihre eigene Arbeit konzentrieren können.
Die Einschränkungen von Microsoft 365-Nachrichtenflussregeln
Die Verwendung von Nachrichtenflussregeln zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Disclaimern ist besser, als Benutzern deren Handhabung zu überlassen. Das Problem ist, dass die Verwendung von Nachrichtenflussregeln zum Verwalten von E-Mail-Signaturen nicht die perfekte Lösung ist. Es gibt zahlreiche Einschränkungen dieses nativen Mechanismus, zum Beispiel:
- Den Signaturen können keine eingebetteten Bilder hinzugefügt werden. Dies bedeutet, dass die meisten Empfänger beim ersten Öffnen Ihrer E-Mails keine Grafiken sehen werden.
- Signaturen können nicht direkt unter den letzten Antworten und Weiterleitungen hinzugefügt werden. Sie werden ganz am Ende der Konversation hinzugefügt, was sie in längeren E-Mail-Threads oft nutzlos macht.
- Benutzer können ihre Signaturen und Disclaimer sowohl bevor dem Versand ihrer E-Mails als auch in ihren Ordnern für gesendete Elemente nicht sehen.
- Veraltete oder leere AD-Felder können weder ersetzt noch weggelassen werden. Wenn einem Benutzer einige Attribute nicht zugewiesen sind, ist es daher unmöglich, stattdessen einen Standardwert zu verwenden oder die Signalphrase zu entfernen.
Erfahren Sie mehr über diese Einschränkungen
Wie man native Einschränkungen überwindet
Sie können die nativen Einschränkungen überwinden und viel mehr tun, indem Sie Ihre E-Mail-Signaturen über einen dedizierten Dienst wie CodeTwo Email Signatures 365 verwalten. Besuchen Sie die Produktseite, um mehr zu erfahren und den Service kostenlos zu testen, oder sehen Sie sich dieses kurze Video an, um zu erfahren, warum sich Unternehmen für unsere Software entscheiden:
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