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Wie kann eine Microsoft 365-E-Mail-Signatur nur in neue E-Mails eingefügt werden?

Written by Tomek

Published on 13.02.2024
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Wie kann eine Microsoft 365-E-Mail-Signatur nur in neue E-Mails eingefügt werden?

Hinzufügen einer Signatur nur zu neuen E-Mails in Microsoft 365

Stapeln sich Ihre E-Mail-Signaturen am Ende Ihrer Konversationsthreads? Nun, ich habe sowohl gute als auch schlechte Nachrichten für Sie. Die schlechte Nachricht ist, dass dies die Standardeinstellung für E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 / Office 365 ist. Die für das Anhängen von E-Mail-Signaturen zuständige Nachrichtenflussregel kann diese ganz oben oder ganz unten im gesamten E-Mail-Thread einfügen. Die gute Nachricht ist, dass es Möglichkeiten gibt, dies zu umgehen. Kommen wir gleich zu den Details.

Native Lösung für Microsoft 365

Um das Problem nativ zu lösen, müssen Sie eine Nachrichtenflussregel konfigurieren, die E-Mail-Signaturen nur zu neuen Nachrichten hinzufügt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine solche Regel einzurichten:

  1. Melden Sie sich beim Exchange Admin Center an. Gehen Sie zu Mail flow (E-Mail-Fluss) > Rules (Regeln). Klicken Sie auf Add a rule (Eine Regel hinzufügen) und wählen Sie Create a new rule (Eine neue Regel erstellen).
Erstellen einer neuen Regel
  1. Benennen Sie die Regel und legen Sie die Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, damit die Signaturregel ausgelöst wird.
Name und Bedingungen der neuen Regel
  1. Richten Sie als Nächstes im Abschnitt Do the following (Gehen Sie wie folgt vor) eine Aktion ein. Wählen Sie Apply a disclaimer to the message (Haftungsausschluss auf die Nachricht anwenden) > append a disclaimer (Haftungsausschluss anfügen) aus.
Haftungsausschluss anfügen
  1. Um den Texteditor für den Haftungsausschluss zu öffnen, klicken Sie unter der ausgewählten Aktion auf Enter text. Microsoft 365 unterstützt nur das HTML-Format. Um diesen Teil zu vereinfachen, können Sie professionelle Signaturvorlagen aus unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator oder unserer Signaturvorlagenbibliothek verwenden. Sobald die E-Mail-Signatur fertig ist, klicken Sie auf Save (Speichern).
Haftungsausschluss - HTML-Code
  1. Klicken Sie nun auf den Link Select one, um eine Fallback-Aktion für die Regel einzurichten, wenn der Haftungsausschluss nicht eingefügt werden kann (z. B. wenn die gesendete Nachricht verschlüsselt ist).
  2. Wählen Sie als Nächstes im Abschnitt Except if (Außer wenn) die Option The subject or body (Der Betreff oder der Text) > subject or body matches these text patterns (Betreff oder Text entspricht diesen Textmustern) aus.
Ausnahme von einer Regel
  1. Fügen Sie in dem sich öffnenden Bereich einen kopierten Teil Ihres Disclaimer-Textes ein. Klicken Sie auf Add (Hinzufügen) und bestätigen Sie mit Save (Speichern).
  2. Führen Sie die verbleibenden Schritte des Regel-Assistenten aus. Überprüfen Sie Ihre Regeleinstellungen und klicken Sie auf Finish (Fertig stellen), um die neue Regel zu erstellen.
  3. Nach der Erstellung ist die Nachrichtenflussregel standardmäßig deaktiviert. Wählen Sie sie aus der Regelliste aus und verwenden Sie den Schalter, um die Regel zu aktivieren.
Aktivieren der Nachrichtenflussregel

Mit dieser Nachrichtenflussregel wird die Signatur nur zu neuen Nachrichten in einem E-Mail-Thread hinzugefügt. Dies ist eine native Lösung, mit der Sie verhindern können, dass Signaturen am Ende der E-Mail-Konversation angezeigt werden.

Einschränkungen nativer E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

Native E-Mail-Signaturen weisen einige Einschränkungen auf:

  • Die Regeln werden auf Serverebene verwaltet und können nur in Microsoft 365 implementiert werden,
  • Sie können Ihre Signaturen nicht unter der neuesten Antwort einfügen,
  • Es gibt keinen Editor für HTML-Signaturvorlagen,
  • Es gibt keine Möglichkeit, Leerzeichen nach leeren Active Directory-Feldern zu entfernen,
  • Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar.

Erfahren Sie mehr über die Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

Da Microsoft 365 nicht in der Lage ist, eine Nachrichtenkette in Einheiten zu unterteilen, stapeln sich alle eingebetteten Signaturen am Ende eines E-Mail-Threads, anstatt direkt unter jeder Antwort hinzugefügt zu werden. Das ist nicht nur unästhetisch, sondern macht auch die Verwendung von E-Mail-Signaturen gewissermaßen sinnlos. Wenn Sie mehr Kontrolle über die E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 erhalten möchten, sollten Sie eine Lösung eines Drittanbieters in Betracht ziehen.

Überwindung der Einschränkungen: CodeTwo Email Signatures 365

Mit CodeTwo Email Signatures 365 stellen Sie sicher, dass alle Ihre Microsoft 365-E-Mails direkt unter der neuesten Antwort mit Signaturen versehen sind. Neue E-Mails können vollständige Kontaktinformationen über Sie und Ihr Unternehmen enthalten, einschließlich Links, Social Media Icons, Logos und Bilder. Wenn Sie jedoch auf eine Nachricht innerhalb desselben E-Mail-Threads antworten, müssen Sie diese vollständige E-Mail-Signatur nicht nochmals verwenden. Stattdessen können Sie eine vereinfachte Version Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur einrichten, um die Konversation etwas leichter und dennoch informativ zu gestalten.

CodeTwo Email Signatures 365 ist eine einzigartige cloudbasierte Anwendung, die entwickelt wurde, um Ihre Möglichkeiten zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Disclaimern in Exchange Online zu erweitern. Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um zu erfahren, wie Sie neuen und nachfolgenden E-Mails unterschiedliche Signaturen hinzufügen können:

  1. Melden Sie sich bei der Signaturverwaltungs-App an und verwenden Sie die Schaltfläche CREATE RULE, um eine neue Regel zu erstellen. Abhängig von Ihren Einstellungen im CodeTwo Admin Panel erstellen Sie entweder eine serverseitige oder eine clientseitige Regel.
Erstellen einer neuen Regel in der Signaturverwaltungs-App
  1. Definieren Sie in den Schritten Senders, Recipients und Keywords die Bedingungen und Ausnahmen für Ihre Regel. Mit anderen Worten: welche E-Mails die Signatur erhalten sollen.
  2. Sie können im Schritt Scheduler einen Aktivitätszeitraum für die Regel planen. Wenn Sie die Funktion deaktiviert lassen (Standardeinstellung), wird die Regel immer aktiv sein.
  3. Als Nächstes entscheiden Sie im Schritt Logic über das Verhalten anderer Regeln, wenn diese bestimmte Regel angewendet wird oder nicht.
Optionen für eine Signaturregel
  1. Gehen Sie zum Schritt Design und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Different signature in the first email and different in subsequent emails aus.
Einrichten unterschiedlicher E-Mail-Signaturen
  1. Erstellen Sie in den Tabs First signature und Subsequent signature separate Signaturen für neue Nachrichten und für nachfolgende Nachrichten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Edit signature, um eine der vordefinierten Signaturvorlagen zu laden oder Ihre eigene HTML-Signatur zu erstellen.
Einrichten der ersten Signatur in E-Mails
  1. In der Signaturvorlagenbibliothek können Sie verschiedene Kategorien auswählen und abwählen, um E-Mail-Signaturvorlagen nach Ihren Anforderungen auszufiltern.
Signaturvorlagenbibliothek
  1. Wenn Sie Ihre Signatur von Grund auf neu erstellen möchten, wählen Sie einfach ein leeres Layout aus.
  2. Im Signaturvorlagen-Editor können Sie die Signatur an Ihre Bedürfnisse anpassen. Es erleichtert das Entwerfen, sodass Sie mit wenigen Klicks E-Mail-Signaturen mit eingebetteten Bildern, Benutzerfotos, Social Media Links, Firmenlogos und Hyperlinks erstellen können.
Editor für Signaturvorlagen
  1. Um Signaturen für nachfolgende E-Mails zu erstellen, gehen Sie zum Tab Subsequent signatures und wiederholen Sie die Schritte, die Sie zum Erstellen der ersten Signatur ausgeführt haben.
  2. Sobald Ihre E-Mail-Signaturen fertig sind, klicken Sie auf Save & Publish, um Ihre Änderungen zu speichern und die Regel in Ihrer Organisation anzuwenden.
Veröffentlichung der Signaturregel

Sie haben soeben mit CodeTwo Email Signatures 365 zwei separate Microsoft 365-Signaturvorlagen sowohl für neue Nachrichten als auch für Weiterleitungen/Antworten erstellt.

Funktionen, die in CodeTwo Email Signatures 365 enthalten sind

Seit seiner ersten Veröffentlichung erfreut sich CodeTwo Email Signatures 365 großer Beliebtheit bei den Kunden von CodeTwo. Die Software wurde speziell entwickelt, um alle Probleme mit E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 zu lösen und die Signaturregeln so anpassbar wie möglich an Ihre Bedürfnisse zu gestalten. Das Team liefert kontinuierlich neue Features, von denen einige im Folgenden aufgeführt sind:

  • WYSIWYG-HTML-Vorlageneditor
    Sie müssen kein HTML-Experte sein, um professionelle E-Mail-Signaturen zu erstellen, die auf verschiedenen E-Mail-Clients und Mobilgeräten funktionieren werden. Das Tool verfügt über einen WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get). Er konvertiert Ihre Signatur automatisch in die Formate HTML, Nur-Text und RTF, fügt problemlos Entra ID (Azure AD)-Platzhalter ein, bearbeitet das Layout der Signatur, fügt Bilder, Logos oder Microsoft 365-Benutzerfotos ein, ändert Farben und Schriftarten usw.
  • Eingebettete Logos und Bilder
    Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie Firmenlogos und Marketingbanner als Inline-Anhänge hinzufügen.
  • Unterstützung für Entra ID (Azure AD)
    Personalisieren Sie E-Mail-Signaturen mit Benutzerkontaktdetails und Unternehmensinformationen aus Ihrem Microsoft Entra ID (Azure Active Directory). Verwalten Sie alle Attribute zentral, fügen Sie benutzerdefinierte CodeTwo-Attribute hinzu oder erlauben Sie Endbenutzern, ihre Kontaktdaten selbst zu aktualisieren.
  • Ein-Klick-CSAT-Umfragen
    Versehen Sie Ihre E-Mails oder E-Mail-Signaturen mit Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen (Ein-Klick-CSAT-Umfragen). Analysieren Sie das gesammelte Kundenfeedback, um Einblick in die Leistung Ihrer Mitarbeiter, Teams oder Dienste zu erhalten.
  • Benutzerfotos in Ihren E-Mail-Signaturen
    Fügen Sie Fotos von Microsoft 365-Benutzern zu E-Mail-Signaturen hinzu, indem Sie den Platzhalter {Foto} in die im Vorlageneditor erstellte Signaturvorlage eingefügen.
  • E-Mail-Signaturen in Gesendeten Elementen
    CodeTwo Email Signatures 365 ist die erste Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen für Microsoft 365, mit der Sie E-Mail-Signaturen in den Gesendeten Elementen der Benutzer auf verschiedenen Geräten anzeigen können.

Und noch vieles mehr. Probieren Sie es aus!

Weitere Informationen zum Programm finden Sie auf der offiziellen Website von CodeTwo Email Signatures 365.

Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365

Written by Tomek

Published on 23.09.2022
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Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365

Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365

Die Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen ist eine Aufgabe, die nicht unterschätzt werden sollte. Durchdachte Vorlagendesigns in Kombination mit der Personalisierung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen für Benutzer können ein erheblicher PR-Booster sein. Office 365 mit Exchange Online ermöglicht es Benutzern, Haftungsausschlüsse und Signaturen zu erstellen, die auf E-Mails angewendet werden können. Dies kann mit Nachrichtenflussregeln erfolgen. Obwohl in der Cloud wertvolle Funktionen verfügbar sind, gibt es einige Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365:

  1. Kein HTML-Editor. Obwohl dies für HTML- und CSS-Meister kein Hindernis darstellt, kann nicht jeder das volle HTML-Potenzial durch einfaches Eintippen von Code freisetzen. Vorgefertigte Vorlagen können im Internet gefunden und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden, helfen jedoch nicht viel bei der Erstellung echter einzigartiger Projekte.
  2. Keine automatischen Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen. Diejenigen, die sich in ihrer Arbeit mit Branding befassen, wissen, dass das Einfügen von Fotos in E-Mail-Signaturen eine sehr gute Praxis ist. Es sieht nicht nur professionell aus, sondern bietet den Empfängern auch ein besseres, persönlicheres Erlebnis. Menschen erinnern sich gut an Gesichter und neigen dazu, sich mit Menschen zu verbinden, deren Gesichter sie kennen. Leider bietet Office 365 keine Möglichkeit, solche Fotos automatisch in E-Mail-Signaturen aufzunehmen.
  3. Delegation von Signaturverwaltungsrechten nicht möglich. Administratoren müssen vielseitig sein, jedoch die Gestaltung grafisch ansprechender Signaturen mit hohem Werbewert ist eher die Aufgabe einer Marketingabteilung. Leider gibt es keine Möglichkeit, nur die Signaturverwaltung an sie zu delegieren – sie müssten Zugriff auf die Nachrichtenflussregeln erhalten, was unnötige Risiken erzeugt.
  4. Signaturen können nicht direkt unter Antworten/Weiterleitungen platziert werden. Die Verwaltungstools von Office 365 ermöglichen Ihnen das Senden von Signaturen. Jede Nachricht wird jedoch auf die gleiche Weise behandelt und dieselbe oder eine andere Signatur wird unter- oder oberhalb der gesamten Nachricht hinzugefügt. Effekt? Entweder nur eine Signatur oder eine mit jeder Nachricht wachsende Signaturstapel ganz unten in der Konversation.
  5. Keine Möglichkeit, das Blockieren von Bildern zu verhindern.
    Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365 – Bilder werden als blockierter Inhalt angezeigtDa E-Mail-Signaturen in Office 365 auf HTML-Code in Haftungsausschlüssen basieren, ist es möglich, Bilder in Signaturen zu verwenden. Es gibt jedoch ein kleines Problem. Diese Bilder werden von den meisten E-Mail-Clients automatisch blockiert. Anstelle von schönen Logos und Grafiken sieht der Empfänger als erstes rote Kreuze. Dies hält verständlicherweise manche Leute davon ab, sich den Inhalt überhaupt anzusehen.
  6. Seitenbanner können nicht an Nachrichten angehängt werden. Office 365 hat es ermöglicht, Signaturen als Kopfzeilen hinzuzufügen, wodurch schöne vollständige Nachrichten mit Bannern erstellt werden können. Nur ein Schritt weiter – die Möglichkeit zum Hinzufügen von Seitenbannern – würde Designern die volle Kontrolle über E-Mails geben.
  7. Signaturen sind in Gesendeten Elementen nicht sichtbar. Es gibt keine Möglichkeit sicherzustellen, dass gesendete E-Mails die gewünschte Signatur und den für jede Nachricht erforderlichen Haftungsausschluss enthalten. Wenn es einen Fehler in der Nachrichtenflussregel gibt oder etwas anderes schief geht, werden Sie es wahrscheinlich nicht einmal bemerken. Es sei denn natürlich, Sie schicken E-Mails an Ihre Kunden mit der Frage: “Entschuldigung, können Sie mir sagen, ob der Haftungsausschluss und die Signatur in meiner letzten E-Mail gut aussahen?”
  8. Keine Möglichkeit, Signalphrasen neben leeren Active Directory-Feldern zu entfernen.
    Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Office 365Die Verwaltung der gesamten Organisation ist etwas kompliziert. Manche Nutzer haben Handys, andere sind nur per E-Mail erreichbar. Es ist schade, aber Exchange Online kann nicht prüfen, ob ein AD-Feld leer ist oder nicht. Sie müssen sich also entscheiden, ob Sie unprofessionell aussehende Signaturen mit leeren Feldern verwenden oder die Benutzerdaten auf ein Minimum beschränken werden, um sicherzustellen, dass keine schwarzen Löcher entstehen. Oder Sie könnten für jeden Benutzer eine separate Vorlage entwerfen, was irgendwie mit der Idee der zentralen Verwaltung oder der Vereinfachung der Dinge argumentiert.
  9. Keine Auswahl von Active Directory-Attributen möglich. Alle AD-Variablen müssen manuell eingefügt werden, wobei der Name des ausgewählten Feldes in “%%”-Symbole eingeschlossen sein muss, wie folgt: %%FirstName%%. Daher ist es notwendig, die Namen der AD-Variablen zu kennen und sie korrekt einzufügen. Es ist zwar keine große Sache, aber es ist ein weiterer Punkt, an dem etwas schief gehen kann.
  10. Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar. Es ist nicht möglich, das E-Mail-Format Ihrer Wahl zu erzwingen. Was bedeutet das auf Deutsch? Viele mobile Geräte senden E-Mails im Nur-Text-Format, wodurch sie mit einer im HTML-Format entworfenen Signatur nicht kompatibel sind. Es ist eine Schande, da der Zugriff auf E-Mail-Konten über mobile Geräte so beliebt ist.
  11. Fehlende Unterstützung für die Mehrinstanzenfähigkeit. Funktioniert ein Unternehmen auf zwei oder mehr unterschiedlichen Tenants, muss jede Regel manuell repliziert werden. Dies ist eine weitere Möglichkeit, die Dinge zeitaufwändiger und komplizierter zu machen, auch wenn es nicht jeden Administrator betrifft.
  12. Zeichenbeschränkung. Der Haftungsausschluss, den Sie über eine Nachrichtenflussregel einrichten, ist auf 5120 Zeichen beschränkt. Obwohl es für jede E-Mail-Signatur oder jeden Haftungsausschluss mehr als genug erscheinen mag, ist es möglicherweise nicht der Fall. Schicke HTML-E-Mail-Signaturen erfordern zusätzliches Styling, insbesondere wenn sie in Outlook korrekt angezeigt werden sollen. Fügen Sie die Einschränkung für nur Online-Bilder und lange direkte Links zu Bannern hinzu, und es könnte sich herausstellen, dass Sie nicht in der Lage sind, gut formatierte E-Mail-Signaturen für Ihr Unternehmen hinzuzufügen.

Wie Sie sehen können, weist Office 365 in seiner ganzen Pracht immer noch Einschränkungen in Bezug auf E-Mail-Signaturen auf. Einige davon halten Sie möglicherweise für unwichtig, während sich andere auf lange Sicht als inakzeptabel erweisen können.

Wie geht man mit diesen Einschränkungen um?

Tatsächlich ist die Überwindung all dieser Einschränkungen einfacher als erwartet. Obwohl sie nicht nativ behoben werden können, gibt es Tools von Drittanbietern, die zur Rettung kommen:

CodeTwo Email Signatures 365 ist eine einfache und leicht zu handhabende Software. Fügen Sie eine intuitive Benutzeroberfläche, eine Vielzahl gebrauchsfertiger Vorlagen und viele andere Funktionen hinzu, um ein leistungsstarkes Tool für die zentrale Signaturverwaltung zu erhalten.