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E-Mail-Signaturen in Outlook im Web erstellen: Office 365 & Exchange 2016

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 31. März 2021 aktualisiert.

Als Exchange 2016 erschien, wurde OWA durch ein brandneues, frisches Outlook im Web ersetzt. Einige Jahre später gilt der Name OWA immer noch gewöhnlich als Bezeichnung für Outlook im Web, das schon zur Standardoption für Office 365-Benutzer geworden ist (oder Microsoft 365-Benutzer, da der Name inzwischen geändert wurde). Dies war früher nur optional. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie in Outlook im Web eine E-Mail-Signatur einrichten und ändern.

Während die ältere Version in Exchange 2016 und Exchange 2019 funktioniert, ist das neue Outlook im Web für Cloud-Postfächer in Exchange Online (Office 365) bestimmt. Und obwohl beide Clients hinsichtlich der Signaturerstellung ähnlich sind, gibt es auch einige Unterschiede. Einer davon betrifft die Art und Weise, wie Sie zum E-Mail-Signatur-Editor gelangen.

E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Office 365 / Microsoft 365) erstellen

Im neuen E-Mail-Client hat sich das Layout des Signatureditors geändert. Seine Funktionen sind aber vorwiegend gleich wie im alten Client. Es gibt zwei neue Buttons: format painter und quote.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an und gehen Sie auf Outlook. Alternativ nutzen Sie den direkten Link zu dem neuen E-Mail-Client.
  1. Dann wechseln Sie zu Settings (ein Zahnrad-Symbol oben rechts) und klicken Sie auf View all Outlook settings unten im Pop-up-Fenster.
    In Office 365 auf Optionen für Outlook im Web gelangen
  1. Gehen Sie auf MailCompose and reply. Hier können Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen oder bearbeiten und dabei bestimmen, ob sie automatisch in Ihren Nachrichten erscheinen soll. Wenn Sie die beiden Kontrollkästchen leer lassen, können Sie die Signatur später beim E-Mail-Schreiben manuell einfügen. Das Settings-Fenster soll auch unter diesen Link abrufbar sein. Signatureditor in Outlook im Web
  1. Sie müssen Ihre Signatur nicht von Grund auf neu erstellen. Wenn Sie diesen Signatur-Generator nutzen, erstellen Sie im Augenblick eine richtig formatierte E-Mail-Signatur, die Sie später in den Editor von Outlook im Web einfügen.
    E-Mail-Signatur in OWA
  1. Nachdem Sie die Signatur erstellt haben, klicken Sie auf Save. Die Signatureinstellungen sollten ab sofort gelten.

E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Exchange 2016 & Exchange 2019) erstellen

Outlook im Web sieht etwas anders aus als sein Gegenstück in Microsoft 365. Unten erfahren Sie, wie Sie zu den Einstellungen für E-Mail-Signaturen in Ihrem Outlook im Web gelangen und wie Sie dort eine E-Mail-Signatur einrichten.

  1. Loggen Sie sich bei Ihrem Outlook im Web-Konto ein und gehen Sie auf die Mail-App.
    Exchange 2016: Outlook im Web öffnen
  1. Gehen Sie in Outlook im Web auf Settings (Zahnrad-Symbol oben rechts) und klicken Sie auf Options.
    Exchange 2016: Optionen für Outlook im Web
  1. Gehen Sie im linken Bereich auf MailLayout und wählen Sie Email signature.
    Exchange 2016: Signatureditor in Outlook im Web
  1. Um die Signatur in jeder neuen E-Mail-Nachricht einzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatically include my signature on messages I send. Dann Richten Sie Ihre E-Mail-Signatur mit den integrierten Formatierungstools ein. Sie können Ihre Signatur auch in einem E-Mail-Signaturgenerator verfassen und sie in den Editor von Outlook im Web einfügen.
    Signatur-Editor
  1. Wenn Ihre Signatur fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Save, um die Änderungen zu bestätigen.
    Signatur speichern
  1. In Ihrem Outlook im Web testen Sie, ob die Einstellungen korrekt funktionieren. Wenn Sie festgelegt haben, dass Ihre Signatur automatisch hinzugefügt wird, sollte sie beim Erstellen einer neuen Nachricht am Ende Ihrer E-Mail erscheinen.
    Outlook im Web für Exchange 2016: Neue E-Mail-Signatur erstellen

Und das war‘s! Jetzt müssen Sie nicht mehr bei jeder neuen E-Mail Ihre Zeit für eine Signatur verbraten. Ihre Signatur ist schon da.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur ändern möchten, widerholen Sie einfach den obigen Schritten.


Illegal email signatures

E-Mail-Signaturen zentral verwalten

Obwohl diese Methode schnell und einfach ist, hat sie auch einige Nachteile (mehr zu diesem Thema finden Sie unter Probleme und Risiken von E-Mail-Signaturen, die von Endbenutzern eingerichtet werden).

Möchten Sie sicherstellen, dass jede E-Mail gut gebrandet ist und alle nötigen Details enthält? Dann ist die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung die Lösung für Sie. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie dies mit nativen Tools schaffen:

Einschränkungen der nativen Lösung für E-Mail-Signaturen

Mithilfe der nativen Methoden zur zentralen E-Mail-Signaturverwaltung erstellen Sie einheitliche E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation. Leider ist dieser Ansatz immer noch nicht perfekt, da ihm einige wichtige Funktionen fehlen. Um nur ein paar zu nennen:

  • Signaturen direkt unter der letzten Antwort oder Weiterleitung,
  • Eingebettete Bilder in E-Mail-Signaturen (die nicht als Anhänge angezeigt werden),
  • E-Mail-Signaturen angezeigt in Gesendeten Objekten,
  • Individuelle Benutzerbilder,
  • Ausblenden leerer Zeilen in Signaturen (z. B. wenn ein Benutzerattribut fehlt).

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die all diese Funktionen bietet, brauchen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 (für Office 365) oder CodeTwo Exchange Rules (für Exchange Server).

So erstellen und ändern Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Microsoft 365 / Office 365)

Erstellen und Hinzufügen einer Signatur in Office 365 OWA

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 29. März 2021 aktualisiert.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie E-Mail-Signaturen in dem Web-E-Mail-Client von Microsoft 365 (früher Office 365) bearbeiten. Möchten Sie erfahren, wie Sie unternehmensweite E-Mail-Signaturen in einer Microsoft 365-Organisation einrichten? Dann besuchen Sie diesen Blogbeitrag.

1. Öffnen Sie Outlook im Web: Entweder mit einem Klick auf der Outlook-App auf der Office 365-Startseite oder über diesen direkten Link.

E-Mail-App in Office 365

2. Oben rechts klicken Sie auf das Zahnradsymbol und scrollen Sie nach View all Outlook settings.

View all Outlook settings

3. In dem Navigationsbereich links gehen Sie auf Mail > Compose and reply. Den Editor für E-Mail-Signaturen finden Sie direkt unter der Überschrift Email signature. Im eingeblendeten Fenster geben Sie den Signatur-Text ein. Dann fügen Sie Bilder oder Hyperlinks und formatieren Sie den Text.

Hinweis: Dieser Signaturgenerator bietet zahlreiche, professionelle Signaturvorlagen. Einfach die Vorlage mit Ihren Kontaktdaten ausfüllen, in den OWA-Signatureditor einfügen und kostenlos genießen.

Signatureditor in Outlook im Web

Es ist leider nicht möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu nutzen.

Unter dem Signatureditor finden Sie zwei Kontrollkästchen (siehe Bild unten), mit denen Sie Ihren E-Mails die Signatur automatisch hinzufügen:

  • Automatically include my signature on new messages that I compose fügt die Signatur jedes Mal hinzu, wenn Sie eine neue Nachricht in Outlook im Web schreiben.
  • Automatically include my signature on messages I forward or reply to fügt dieselbe Signatur später in Ihrer E-Mail-Konversation hinzu.

Jetzt speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Fenster.

Signatureditor in Outlook im Web 2

Wenn Sie eine oder beide Optionen eingecheckt haben, wird die Signatur beim Verfassen einer neuen E-Mail (und / oder einer Antwort oder Weiterleitung) angezeigt:

Beispiel-E-Mail-Signatur in Outlook im Web

Wenn Sie keines der Kontrollkästchen eingecheckt haben, können Sie Ihre Signatur weiterhin manuell im Nachrichtenfenster hinzufügen.

E-Mail-Signatur in Outlook im Web manuell einfügen

Software-Tipp

Möchten Sie unternehmensweite E-Mail-Signaturen in Office 365 zentral erstellen und verwalten? Dann CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist die Lösung für Sie! Sie bietet zahlreiche Vorteile gegenüber den Boardmitteln in Microsoft 365. Zu diesen zählen unter anderen:

  1. Integrierter, grafischer HTML-Editor für Signaturvorlagen;
  2. Einfaches Hinzufügen eingebetteter oder verlinkter Grafiken;
  3. Dynamische Platzhalter, die Benutzerdaten ausfüllen;
  4. Signaturen eingefügt beim E-Mail-Schreiben;
  5. Unterstützung für alle Geräte und E-Mail-Clients.

Mehr über die Software erfahren

E-Mail-Fußzeile in Outlook.com

E-Mail-Fußzeile in Outlook.com

Es stellt sich heraus, dass die Einrichtung einer Fußzeile in dem Webpanel von Outlook.com anders abläuft als in Office 365 OWA. Wir zeigen Ihnen, wie man das anstellt:

1. Loggen Sie sich zu Ihrem Outlook.com-Account ein und klicken Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol oben rechts. Wählen Sie Weitere E-Mail-Einstellungen aus (Abb. 1).

Erweiterte Optionen

Abb. 1: Zahnrad-Symbol und Option „Weitere E-Mail-Einstellungen“.

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Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen

Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 07. Oktober 2020 aktualisiert.

Immer häufiger tauchen Fotos, Logos, Werbebanner, Social Media Icons und Ähnliches in E-Mail-Signaturen auf. Leider nicht alle E-Mail-Plattformen unterstützen das Einfügen von Bildern und Grafiken in Signaturen. Wie gehen Sie mit diesem Problem um?

Hier schauen wir uns die folgenden zwei Lösungen an:

  • verlinkte Bilder – die sich auf einem Webserver befinden und jedes Mal beim Öffnen einer E-Mail heruntergeladen werden;
  • eingebettete Bilder (auch als Inline-Bilder bekannt) – die ein Teil einer E-Mail sind und als versteckte Anhänge gesendet werden.
E-Mail-PlattformEingebettete GrafikVerlinkte Grafik
Office 365NeinJa
Google AppsNeinJa
Exchange 2013NeinJa
Exchange 2010NeinJa
Exchange 2007NeinNein
Exchange 2003NeinNein
Outlook 2013JaJa
Outlook 2010JaJa
Outlook 2007JaJa
Outlook 2003JaJa
OWA (für Office 365 oder Exchange)NeinNein
GmailJaJa
Outlook.comNeinNein

Workarounds und Tricks

OFFICE 365 OWA

Es gibt einen einfachen Weg, Ihrer E-Mail-Signatur eine verlinktes Bild hinzufügen. Öffnen Sie dazu das Bild in einem Browser und kopieren Sie es in den Signatureditor von Office 365 OWA (mehr dazu in diesem Artikel).

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