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E-Mail-Signaturen in Dark Mode

E-Mail-Signaturen in Dark Mode

Wenn nicht entsprechend konfiguriert, können E-Mail-Signaturen im Dunkelmodus sehr lustig (oder sogar gruselig) aussehen. Nun lustig für wen? Sie sehen sich solche fahrlässige Signatur an und rollen mit den Augen. Wiedermal ein seriöses Unternehmen sendet Ihnen eine E-Mail, deren Signatur in Ihrem Outlook oder OWA mit aktiviertem Dunkelmodus Chaos verursacht. Aber was ist, wenn Sie selbst ein solches Unternehmen betreiben und keine E-Mail-Signaturen haben, die den Dark Mode unterstützen? Keine Sorgen, in diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Signaturen an den dunklen Modus anpassen.

Wie wirkt sich Dark Mode auf Signaturen aus?

Meistens schlecht, leider. Warum? Denn beim Erstellen von E-Mail-Signaturen denken Benutzer nicht darüber nach, wie diese im Dunkelmodus auf der Empfängerseite aussieht. Und da die Umgebung mit dem dunklem Hintergrund immer beliebter wird, ist es ein Muss, Ihre E-Mail-Signatur daran anzupassen.

Ein Beispiel solcher Signatur, die nicht an den Dunkelmodus angepasst wurde, finden Sie hier:

Signatur in Light Mode

Die Farben sind ausgewogen, die benutzerdefinierten Social-Media-Symbole passen zur visuellen Identität des Unternehmens, das Banner sieht professionell und einladend aus. Das Problem liegt aber daran, dass sie nicht für den Dark Mode geeignet ist. Wenn also diese Signatur in Outlook mit aktiviertem Dunkelmodus landet, sieht der Empfänger Folgendes:

Signatur nicht an Dark Mode angepasst

Wenn im Dark Mode angezeigt, verliert diese E-Mail-Signatur ihren Reiz. Während die Kontaktdaten des Unternehmens recht gut konvertieren (weil sie textbasiert sind und die Standardfarbe haben), beginnt der Albtraum bei Bildern. Das Firmenlogo, die Social-Media-Symbole und das Marketing-Banner sind nicht für den dunklen Modus eingestellt. Das Logo hat einen weißen Hintergrund, der jetzt sichtbar ist, die Social-Media-Symbole sind keine perfekten Kreise mehr und das Marketing-Banner scheint unnötige weiße Ränder zu haben. Wie bereiten Sie also Ihre E-Mail-Signaturen vor, um diesen Kampf zu gewinnen?

E-Mail-Signatur für Dark Mode erstellen

Die gute Nachricht ist, dass Ihre E-Mail-Signaturen in beiden Modi immer gut aussehen können. Sie müssen nur wissen, wonach zu suchen. Das Endeffekt, wie dieses unten, ist nämlich in Ihrer Reichweite.

E-Mail-Signatur geeignet für Dark Mode

Es kann viele verschiedene Elemente geben, die Ihnen in einer Dunkelmodus-Signatur möglicherweise nicht gefallen. Es scheint aber, dass Bilder besonders anfällig sind.

Bilder sind wie Trojaner, die Ihre E-Mail-Signatur von innen zerstören, wenn die Dunkelheit den Posteingang bedeckt. Dann zeigen diese hübschen Logos, Social-Media-Buttons und Banner, die bei Tageslicht so hell leuchten, ihr wahres Gesicht. Im Folgenden finden Sie daher Tipps, die Sie dabei helfen, solche Überraschungen zu vermeiden.

Bilder im Dunkelmodus testen

Ganz eindeutig: Sie sollten zuerst selbst überprüfen, wie sich Ihre E-Mail-Signatur in E-Mail-Clients mit aktiviertem Dunkelmodus verhält. So wissen Sie Bescheid, was die Schwachstellen Ihrer E-Mail-Signatur sind, und können sie beheben.

Grafiken ohne Hintergrund

Der Hauptprinzip: Bilder im PNG-Format verwenden. In diesem Format erstellen Sie nämlich Elemente ohne Hintergrund (oder mit transparentem Hintergrund). Weißer Hintergrund ist immer noch ein Hintergrund, daher wird er im Dunkelmodus auch angezeigt. Um sicherzustellen, dass das Logo oder die Social Media-Symbole in beiden Modi gut aussehen, entfernen Sie den Hintergrund Ihrer Bilder.

Hell- und Dunkelmodus: Gleichgewicht

Es ist eine bewährte Praxis, Bilder zu verwenden, die in beiden Modi akzeptabel sind. Manche Farben sind einfach im Dunkelmodus nicht mehr attraktiv. In der Regel sehen lebendige Farben in den beiden Modi am besten aus.

Kostenlose Signaturen für Dark Mode

Sie müssen dabei kein Rad neu erfinden. Gebrauchsfertige E-Mail-Signaturvorlagen (für den Dark Mode geeignet) finden Sie in unserer Signatur-Vorlagenbibliothek. Außerdem können Sie eine Dunkelmodus-freundliche Signatur in unserem kostenlosem Signatur-Generator erstellen. Laden Sie einfach eine Vorlage herunter und nutzen sie für persönliche oder geschäftliche E-Mails. Es ist völlig kostenlos.

Wenn Sie aber E-Mail Signaturen in Ihrer Organisation zentral verwalten möchten, prüfen Sie CodeTwo Email Signatures for Office 365. Dort finden Sie einen integrierten Signatur Template Editor mit Vorlagenbibliothek, der eine Reihe Dunkelmodus-freundlicher Signaturen enthält.

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So fügen Sie ein Video zu Ihrer E-Mail-Signatur ein

So fügen Sie ein Video zu Ihrer E-Mail-Signatur ein

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur noch attraktiver machen können? Hier ist eine Idee: Ein Video einfügen! Es ist genauso schnell und einfach wie das Einbetten eines Social Media Links. Und auf die gleiche Weise stärkt das Video Ihr Corporate Identity. Dazu ist das eine hervorragende Möglichkeit, dessen Inhalt zu bewerben und völlig kostenlos Ihren Webverkehr zu steigern. Vergessen Sie dabei nicht, dass Sie den Verkehr aus Ihrem Video auch mit Google Analytics messen können (mehr Info darüber, wie Sie E-Mail-Signatur-Kampagnen auswerten können).

Einrichten eines Thumbnail-Foto

Ein Video kann leider nicht direkt in Ihrer E-Mail-Signatur erscheinen. Sie brauchen ein Bild, das Sie als Miniaturansicht zum Video nutzen. Dabei ist es wichtig, dass Ihr Video irgendwo online gehostet wird, um seine URL zu erhalten.

Das erste Schritt ist das Einrichten des Bildes. Es soll klar darstellen, dass beim Klicken ein Video abgespielt wird. Ein Screenshot des gesamten Videoplayers ist üblich, aber ein kleines Miniaturbild mit einem Wiedergabesymbol sieht am besten aus. Um das Bild für Ihre Signatur vorzubereiten, nehmen Sie einen Screenshot aus Ihrem Video auf und fügen Sie mit einem Grafikeditor ein Wiedergabesymbol darüber ein. Es ist eine gute Idee, das der Screenshot ein interessantes, nicht zufälliges Teil des Videos umfasst. Wenn Sie die Deckkraft der Wiedergabetaste richtig anpassen, sehen Ihre Empfänger den Videorahmen deutlicher. Ein Beispiel eines gut eingerichteten Thumbnail-Fotos sehen Sie unten:

Video-Thumbnail-Banner in E-Mail-Signature

Sobald das Bild fertig ist, entscheiden Sie, ob das Bild in der Signatur eingebettet oder verlinkt sein soll. Dieser Beitrag beschreibt das Pro und Kontra der beiden Varianten.

Video mit Link versehen

Unabhängig von Ihrem E-Mail-Client können Sie unseren kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator nutzen, um das Video zu Ihrer Signatur hinzuzufügen. Auf diese Weise müssen Sie es nicht von Grund auf neu entwerfen.

  1. Wählen Sie zunächst Ihr Design aus den verfügbaren Vorlagen. Stellen Sie sicher, dass es den Bannerplatzhalter enthält. Dies macht das Hinzufügen Ihrer Miniaturansicht super einfach.
Kostenloser Signaturgenerator: Wählen Sie Vorlage mit Banner
  1. Erweitern Sie die Registerkarte Graphics auf der linken Seite. Geben Sie dann die direkte URL zu Ihrem Miniaturbild in das Feld Banner URL und den Link zu Ihrem Video in das Feld Banner linking to ein.
Video im Generator einfügen
  1. Vergessen Sie nicht, Ihre Signaturdetails in anderen Feldern einzugeben: Personal Data (Personendaten), Company Data (Unternehmensdaten), Social Media Links und so weiter. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Apply your signature und genießen Sie Ihre neue Signatur, die genauso geschickt wie die folgende sein kann:
E-Mail-Signatur mit Video-Thumbnail

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E-Mail-Signatur in Outlook 2019: So richten Sie sie ein

E-Mail-Signatur in Outlook 2019

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook 2019 erstellen. Haben Sie eine ältere Outlook-Version? Für Signaturen in Outlook 2016/2013/2010 besuchen Sie diese Seite.

So erstellen Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook 2019

Es ist einfacher als Sie vermutlich denken. Das einzige Hindernis liegt daran, das der Signatureditor in Outlook nur über grundlegende Funktionen zur Formatierung verfügt. Um Ihre E-Mail-Signatur in Outlook 2019 einzurichten, brauchen Sie einfach diese Schritte zu folgen:

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook 2019 über das Startmenü oder über die Taskleiste. Outlook 2019 starten
  2. In Outlook 2019 gehen Sie auf Datei > Optionen > E-Mail E-Mail-Einstellungen in Outlook
  3. Jetzt, in Outlook-Optionen und auf der E-Mail-Registerkarte, gehen Sie auf die Schaltfläche Signaturen…, die Sie im Abschnitt Nachrichten verfassen finden. Outlook-Optionen: Signaturen
    Hinweis: Sie können auch auf Signaturen zugreifen, indem Sie eine Neue E-Mail öffnen und zu Signatur in der Gruppe Einfügen wechseln. Dann wieder zu Signaturen…
     
  4. Im Fenster Signaturen und Briefpapier klicken Sie auf Neu, um Ihre Outlook-Signatur zu erstellen. Dann geben Sie den Namen der Signatur ein. Signaturen und Briefpapier
  5. Im Abschnitt Signatur bearbeiten erstellen Sie Ihren Signaturblock. Nutzen Sie dazu die verfügbaren Formatierungstools. Externe Signatur
    Hinweis: Der Outlook-Editor bietet nur grundlegende Formatierungstools. Wenn Sie mit den Ergebnissen nicht zufrieden sind, nutzen Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator, der für Sie eine gebrauchsfertige Signaturvorlage erstellt. Nachdem Sie die Vorlage an Ihre Bedürfnisse angepasst haben, kopieren Sie sie einfach in den Outlook-Editor.
     
  6. Im Abschnitt Standardsignatur auswählen bestimmen Sie, welches E-Mail-Konto die Signatur erhalten soll (wenn Sie mehrere benutzen), und ob sie zu Neuen Nachrichten und/oder Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll. Wenn die Einstellungen fertig sind, bestätigen Sie mit OK. Standardsignatur auswählen
  7. Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht und sehen Sie, ob die Signatur richtig funktioniert. Sie soll bereits da sein. Neue E-Mail-Signatur
    Hinweis: Wenn Sie Ihre Signatur nicht als Standard ausgewählt haben, müssen Sie sie jedes Mal manuell hinzufügen, wenn Sie eine neue Nachricht schreiben. Sie können Ihre Signatur über die Schaltfläche Signatur im Ribbon hinzufügen. Signatur im Ribbon auswählen
    Und das ist es. Wenn Sie eine weitere Signatur für andere Empfänger erstellen möchten, befolgen Sie diese Anleitung einfach erneut. Sie können beliebig viele Outlook 2019-Signaturen erstellen, die dann über die Schaltfläche Signatur im neuen Nachrichtenfenster zu Ihrer Auswahl stehen.

Signaturmanager für Outlook 2019

Egal ob groß oder klein, Unternehmen möchten E-Mail-Signaturen in ihrer geschäftlichen E-Mail-Kommunikation haben. Dabei ist es aber wichtig, dass die Signaturen unternehmensweit einheitlich, aktuell und richtig gebrandet sind. Ohne einen dafür gedachten Signaturmanager ist das recht schwierig erreichbar. Ein solches Tool ermöglicht Administratoren, E-Mail-Signaturen global zu verwalten. Für Signaturen in Outlook 2019 haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten: clientseitige oder serverseitige Software.

Eine clientseitige Lösung für Outlook 2019 (ein Agent oder ein Add-In) muss auf jeder Workstation installiert werden. Wenn nötig aktualisiert oder fügt sie die Benutzersignaturen ein. Solche Lösung gibt Ihren Benutzern mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre E-Mail-Signaturen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Signaturen clientseitig mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 verwalten können

Eine serverseitige Lösung für E-Mail-Signaturen ist hingegen nützlich, wenn Sie Signaturen zu E-Mails hinzufügen möchten, die Sie von einem beliebigen Gerät schicken. Solche E-Mails erhalten die serverseitigen Signaturen, nachdem sie geschickt werden.

Die folgenden Tools sind für die Signaturverwaltung perfekt geeignet:

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Richtige Formatierung von E-Mail-Signaturen

Richtige Formatierung von E-Mail-Signaturen

Auf den ersten Blick scheinen E-Mail-Signaturen eher unwichtig zu sein, insbesondere wenn Sie sie mit anderen Vorgängen in Ihrem Unternehmen vergleichen. Wenn Sie jedoch einen tieferen Einblick darin geben, stellen Sie bald fest, dass sie doch eine wichtige Rolle spielen. Marketing, Branding oder gute Kundenbeziehungen: Diese Bereiche lassen sich mithilfe von E-Mail-Signaturen zu Ihren Gunsten beeinflussen. Darüber hinaus können auch die darin enthaltenen Haftungsausschlüsse Ihr Unternehmen von rechtlichen Problemen abhalten.

Selbst die am besten formulierte E-Mail wird ihre Aufgabe nicht erfüllen, wenn man nicht genug über den Empfänger und seine Geschäftsbedürfnisse weißt. Daher sollte es für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen heißen: Das Vertrauen eines Kunden zu gewinnen, ist der höchste Priorität. Eine geschickte E-Mail-Signatur mit nützlichen Informationen ist sicherlich ein guter Versuch, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Und wenn Sie sie mit einem attraktiven Marketing-Banner zusammenstellen, können die Ergebnisse Ihre Erwartungen übertreffen.

Es gibt einige Anforderungen, die jede Signatur erfüllen sollte. Gehen wir auf diese näher ein. Dazu zählen:

  1. Durchsichtiges und dennoch ansprechendes Design
  2. Kompatibilität mit mobilen Geräten
  3. Notwendige persönliche Angaben, die den Empfänger nicht überlasten
  4. Unterstützung für Social Media

Weniger Code, mehr Design

Formatierungsprobleme

Im Gegensatz zu Websites enthalten die meisten E-Mail-Signaturen keine externe CSS-Datei und keinen externen Stilabschnitt im HEAD-Teil des Dokuments. Grundsätzlich beschreibt der CSS-Code, wie der HTML-Code dargestellt wird, d. h. mit welchen Farben, Schriftgrößen, -Arten und so weiter. Selbst wenn E-Mail-Signaturen einen externen CSS enthalten würden, würde dies nicht funktionieren, da einige E-Mail-Clients den CSS vollständig ignorieren. Wenn Sie also zuverlässige Ergebnisse erzielen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie so wenig HTML-Container wie möglich verwenden und deren CSS-Regeln in jeden Container einfügen (mithilfe des style-Attributs). Beachten Sie dabei, dass die inneren Container die Formatierungsregeln deren Patenten nicht übernehmen. Sie müssen diese Regeln einfach direkt definieren. Wenn es beispielsweise um Tabellen geht, betten Sie Ihre Textformatierungsregeln in das <TD>-Element ein und fügen Sie im keinen Fall den <P>-Tag darin ein. Erstens ist es überhaupt nicht notwendig (Ihre Signatur ohne Grund komplex zu machen). Zweitens können einige E-Mail-Clients (insbesondere Outlook-Clients) die im TD-Element verwendete Textformatierung „vergessen“, den Inhalt unformatiert lassen und in Standardschriftarten wie Times New Roman anzeigen. Und das wollen Sie bestimmt nicht. Der Screenshot unten zeigt die Signaturschriftart, die nach dem Senden einer Antwort in Times New Roman umgewandelt wurde.

Schriftart in der E-Mail-Signatur

Beachten Sie beim Erstellen Ihrer Signatur, dass selbst verschiedene Versionen von Outlook oder anderen E-Mail-Clients einige grundlegende CSS- / HTML-Attribute unterstützen, während andere Versionen es nicht tun.

Hier können Sie herausfinden, welche Attribute unterstützt werden.

Eine andere Sache ist, dass Sie Ihre Signatur manuell oder mit einem für diesen Zweck optimierten Editor erstellen sollten. Die meisten WYSIWYG-Editoren (insbesondere Outlook und Word) fügen inoffiziellen CSS- und HTML-Code hinzu, mit dem Ihre Signatur perfekt für sie angezeigt wird aber für den Rest der E-Mail-Clients zerschlagen bleibt. Mit anderen Worten, das Kopieren des Signaturinhalts aus Word ist keine gute Idee: Es ist ein guter Dokumenteditor, aber definitiv kein Tool zum Erstellen von E-Mail-Signaturen.

Signaturen mit mindestens zwei Spalten

Je nach bevorzugtem Typ, gibt zwei bewährte Methoden zum Erstellen Ihrer Signatur. Bei breiteren und fortgeschrittenen Layouts erzielen Sie die besten Ergebnisse mit HTML-Tabellen. Alte gute Tabellen ermöglichen es Ihnen, auf praktisch jeder Plattform ein zuverlässiges und konsistentes Layout zu erhalten. Es gibt nämlich nicht viele Möglichkeiten, sie anders zu interpretieren – im Gegensatz zu <DIV>-Containern. In der Tat behandeln die meisten E-Mail-Clients die Float-Eigenschaft für HTML-Container nicht ordnungsgemäß und machen den gesamten Inhalt kaputt. Beachten Sie außerdem, dass jeder E-Mail-Client sich in den HTML-Code etwa einmischt (wenn er Nachrichten beantwortet oder weiterleitet), wodurch der Quellcode unklar wird.

Es ist am besten, diese Auswirkungen gleich zu Beginn zu vermeiden. Aus Erfahrung kennen wir einige Fälle von Benutzern, die ihre Tabelle so gestalteten, dass die erste Zeile der Tabelle aus zwei Spalten und die zweite aus zwei zusammengeführten Spalten bestand. Zumeist hatten die Zellen jedoch nicht die gewünschte Größe. Die beste Lösung wäre hier, zwei Tabellen nacheinander zu erstellen, wie in der Abbildung unten dargestellt.

E-Mail-Signatur: Tabelle mit zwei Spalten

Schließlich sollten Sie beachten, keine Tabellen zu verwenden, die breiter als 600 Pixel sind. Es kann nämlich dazu führen, dass auf einigen Geräten die gesamte E-Mail verkleinert wird (wir gehen noch später darauf).

Signaturen mit nur einer Spalte

Ein anderer Ansatz kann verwendet werden, wenn Ihre Signatur aus Elementen besteht, die untereinander erscheinen. In einem solchen Fall ist es besser, bei nur einem Container zu bleiben. In der Tat sollte ein Absatz ausreichen. Dies bedeutet natürlich nicht, dass Sie bestimmte Teile Ihrer Signatur nicht anders formatieren können. Sie können dazu einfach die <SPAN>-Tags verwenden. Und wenn Sie die Zeile unterbrechen möchten, verwenden Sie immer das <BR>-Tag anstatt eines neuen Absatzes. Dazu können Sie in den meisten WYSIWYG-Editoren (einschließlich der in CodeTwo-Produkten verfügbaren) einfach Umschalt + Eingabetaste drücken. Mit einer solch grundlegenden HTML-Syntax können Sie das beste Aussehen Ihrer E-Mail-Signatur erzielen, und zwar auch auf Mobilgeräten. Wenn Sie jedoch mehr als einen Absatz verwenden müssen, denken Sie daran, die Margins und die Paddings Ihrer Absätze klar zu definieren. Andernfalls können unerwünschte (verkleinerte / vergrößerte) Lücken zwischen ihnen auftreten. Schließlich kann das einzige Problem auftreten, wenn Sie ein ziemlich breites Bild einfügen (aber keine Sorge, wir haben dies später auch in diesem Artikel behandelt).

Vertikale E-Mail-Signatur

Unterstützung für Mobilgeräte

Schauen wir uns jetzt die mobilen E-Mail-Signaturen an. Die Zeiten, wenn E-Mails nur auf Desktops gelesen werden, sind bereits vorbei. Mehr als die Hälfte der E-Mails ist auf Mobilgeräten geöffnet: Handys und Tablets. Die meisten E-Mail-Signaturen sind nicht für mobile Plattformen optimiert und können tatsächlich Probleme beim Rendern einer gesamten E-Mail verursachen. Hersteller mobiler Geräte sind sich dieser Art von Problemen durchaus bewusst, ihre Lösungen für diese Probleme sind jedoch alle unterschiedlich. Die gleiche Nachricht und Signatur können je nach mobilem Betriebssystem unterschiedlich angezeigt werden. Alle diese Lösungen werden jedoch nur für den Fall verwendet, dass Ihr E-Mail-Inhalt aufgrund irgendeiner Einschränkungen nicht normal angezeigt werden kann. Wenn Ihre Signatur beispielsweise breiter als die Breite Ihres Bildschirms ist, kann Ihr Handy einen Teil der Signatur ausblenden oder eine gesamte Nachricht verkleinern, um sie in voller Breite anzuzeigen. Der Trick besteht jedoch darin, eine Signatur so zu gestalten, dass der E-Mail-Client diese zusätzlichen Lösungen nicht anwenden muss, um die Nachricht korrekt anzuzeigen.

E-Mail-Signatur auf Mobilgerät: Richtige Formatierung

Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihre Signatur so eng wie möglich halten, ohne feste Abmessungen zu verwenden, wenn diese nicht erforderlich sind. Überlegen Sie auch, was für Sie am besten ist: Wörter zu umbrechen und eine gute Schriftgröße beizubehalten (Standardverhalten) oder das Umbrechen zu verhindern und die Nachricht verkleinern zu lassen (Sie können die CSS-Eigenschaft white-space: nowrap hinzufügen).

Wenn Sie ein Banner oder ein breites Bild hinzufügen, stellen Sie möglicherweise fest, dass dieses Bild die Nachricht verkleinern kann, genauso wie es eine breite Tabelle machen würde. Daher überlegen Sie es, die CSS-Eigenschaft max-width: 100% zu verwenden, um dieses Bild automatisch zu skalieren. Ihr mobiler E-Mail-Client behält es so breit wie Ihr Bildschirm.

Darüber hinaus zeigen einige E-Mail-Clients keinen Text an, der kleiner als die gewünschte Größe ist. Es kann jedoch umgangen werden (wie in diesem Artikel für iOS-Geräte). Bevor Sie aber es versuchen, stellen Sie sicher, dass dies wirklich in Ihrem Fall nötig ist.

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, dass der Signaturtext (insbesondere dort, wo der Haftungsausschluss sich befindet) überschnitten ist. Dies liegt an der falsch verwendeten Eigenschaft für die Zeilenhöhe (line-height). Dieselben Werte, die perfekt auf Ihren Desktop-Computer passen, werden für mobile Geräte einfach nicht geeignet. Tatsächlich scheint es in diesem speziellen Fall wahr zu sein, dass das Beste des Guten Feind ist. Somit empfehlen wir, diese Eigenschaft nicht zu verwenden, da die Standardeinstellungen ihre Aufgabe perfekt erfüllen.

Für einige Geräte gibt es gar keine Option zum Konvertieren der Nachricht in HTML. Glücklicherweise einige Drittanbieter-Lösungen (wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules Pro) verfügen über diese und andere wertvolle Funktionen für HTML-Signaturen.

Eine gut servierte Information schmeckt besser

Natürlich muss der Inhalt Ihrer Signatur angemessen sein. Ihr Empfänger darf nicht den Eindruck haben, dass es fehlende Informationen über Ihr Unternehmen gibt. Andererseits kann die Signatur nicht überlastet sein. Schließlich ist die eigentliche Nachricht in Ihrer E-Mail weitaus wichtiger als die Signatur selbst.

Eine Signatur muss nämlich sowohl für jeden Benutzer personalisiert sein als auch Design-Eigenschaften haben, die für alle Mitarbeiter allgemein sind. Dadurch wird jede Signatur mit Ihrem Unternehmen identifizierbar. Zu diesem Zweck verwendet man am besten Lösungen, die eine zentralisierte E-Mail-Signaturverwaltung ermöglichen (wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 und CodeTwo Exchange Rules Pro) und die Benutzerinformationen aus Ihrem Office 365-Tenant oder aus Ihrem lokalen Active Directory ziehen. Wenn Sie nicht über eine solche Umgebung verfügen, kann dies ein echter Engpass bedeuten, da es keine Quelle gibt, aus der Sie Benutzerdetails abrufen können. Und was mit Signaturen eingerichtet über Gruppenrichtlinienobjekte? Die werden nicht von alle Plattformen unterstützt. Ja, das kann Kopfschmerzen bereiten.

Abgesehen davon müssen Sie es auch berücksichtigen, dass einige persönliche Benutzerdaten möglicherweise fehlen werden. So kann es zum Beispiel für eine Person, die Fernarbeit leistet, keine direkte Nummer geben. In solch einem Fall bleibt die ganze Signaturzeile leer. Es sei denn, sie verwenden die RT-Tags, die in CodeTwo-Software verfügbar sind. Diese Funktion blendet fehlende AD- / Office 365-Daten aus Ihrer Signatur zusammen mit der ganzen Zeile aus.

Um das Design attraktiver zu machen, verwenden Sie außerdem verschiedene Schriftgrößen und -familien sowie verschiedene Farben. Sie können jedoch keine Schriftarten verwenden, die nicht standardmäßig installiert sind. Stattdessen wird möglicherweise eine hässliche Alternative angezeigt. Und versuchen Sie nicht einmal, lächerliche Schriftfamilien wie Comic Sans oder schreiende Farben zu verwenden. Andernfalls rennen Ihre Kunden davon und teilen ihren Geschäftspartnern mit, dass Ihr Unternehmen die schlechtesten Signaturen im Internet hat. Ein Beispiel für eine gut gestaltete E-Mail-Signatur ist unten dargestellt.

Gute E-Mail-Signatur: Beispiel

Nicht zuletzt verwenden Sie nur gängige Bildformate wie JPEG oder PNG und setzen Sie deren gewünschte Größe ein, bevor Sie sie in Ihre Signatur einfügen, oder verkleinern Sie sie mit HTML und CSS.

Mit Social Media näher an Ihren Kunden

Heutzutage sind Social Media-Plattformen einer der besten Orte, wo man sein Web-Image aufbauen kann. Lassen Sie daher Ihre Kunden Ihre offizielle Profile wissen. Am besten erreichen Sie es, wenn Sie ein kleines Logo einer bestimmten Social Media-Plattform in Ihrer Signatur einbetten, das direkt zu Ihren Profil führt. Natürlich können Sie beliebig viele Social Media-Links in Ihre E-Mail-Signatur einfügen. Einige Editoren, die in den Signatur-Verwaltungstools verfügbar sind, können diesen Vorgang erheblich vereinfachen und so Ihnen die manuelle Arbeit sparen. Darüber hinaus können Sie die Benutzerdaten (z. B. aus Active Directory) verwenden, um die erforderlichen Links zu erstellen. Sie können natürlich nicht nur einen allgemeinen Profillink Ihres Unternehmens hinzufügen, sondern auch individuelle Benutzerkonten aus verschiedenen Plattformen.

Social Media Buttons in E-Mail-Signaturen

Während Sie Ihre Ikonen mit Social Media-Plattformen verlinken, stellen Sie dabei sicher, dass Sie entweder das PNG- oder das JPG-Format und das Attribut border = 0 für das Bild verwenden. Andernfalls kann ein unerwünschter blauer Rand um das gesamte Bild herum erscheinen.

Außerdem ist es eine gute Idee, Ihrer Signatur ein anklickbares Banner hinzuzufügen, das auf Ihre Veranstaltung oder Aktivität verweist und später von Ihren Kunden geteilt werden kann (beachten Sie dabei, dass die Versendung des Banners an den Empfänger mit dem deutschen Gesetzgebung konform ist). Auf diese Weise können Sie Ihre wichtigen Marketingkampagnen nahezu mühelos bewerben.

Hoffentlich haben Sie jetzt ein klares Bild davon, wie Sie eine geschickte E-Mail-Signatur entwerfen und sie auch an mobilen Plattformen anpassen können. Das Hauptprinzip lautet: Halten Sie das Design so einfach wie möglich und verlassen Sie sich auf bewährte Praktiken. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Signaturen, die am besten verwendet werden können: Horizontale, die in einer HTML-Tabelle mit richtiger Breite eingebettet ist, und vertikale, die Angaben untereinander anzeigt.

Wenn Sie Signaturen zu Ihren Geschäfts-E-Mails hinzufügen möchten, verwenden Sie am besten dazu eine Lösung zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen. Sie verwenden nämlich die in Active Directory oder in Office 365 gespeicherten persönlichen Benutzerdaten, um individuelle Signaturen zu erstellen oder sogar personalisierte Social Media-Links einzufügen. Solche Lösungen erlauben Ihnen außerdem, mühelos Banners in den Signaturen einzufügen, sodass Ihre Empfänger über die wichtigsten Unternehmensereignisse informiert sind.

Versuchen Sie kostenlos CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules Pro und erstellen Sie Ihre einheitliche und professionelle E-Mail-Signatur mit einem integrierten Signature Template Editor.

Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt (nicht als Anhänge)

Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt (nicht als Anhänge)

Das Anzeigen von Bildern in E-Mail-Signaturen als Anlagen ist ein oft vorkommendes Problem. Die Lösung dafür ist auch nicht klar, weil es unterschiedliche Ursachen dieser Lage geben kann. Probleme kommen beispielsweise vor, wenn die Nachricht in das Nur-Text-Format konvertiert wird oder wenn etwas mit dem HTML-Code einer E-Mail-Signatur nicht stimmt. Schließlich kann auch eine bestimmte Outlook-Konfiguration die Schuld tragen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Bilder nicht als Anhänge in den erwähnten Situationen erscheinen.

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Outlook: Email-Signatur mit verlinktem Bild/Bild aus dem Internet erstellen

Outlook: Email-Signatur mit verlinktem Bild/Bild aus dem Internet erstellen

Anders als Web-basierte Mailclients wie Gmail oder OWA bettet Microsoft Outlook Bilder in Email-Signaturen ein, anstatt nur auf den Speicherort im Internet zu verlinken.

Zwar haben verlinkte Bilder einige Nachteile (siehe dazu diesen Artikel), dennoch können sie verwendet werden, wenn beispielsweise die Größe von Emails möglichst überschaubar bleiben soll. Nachstehend finden Sie eine Anleitung, wie man das Standardverhalten von Outlook ändern kann, um verlinkte Bilder/Bilder aus dem Internet zu nutzen. Continue reading

Erstellung und Bearbeitung von Signaturen in Outlook 2010 / 2013

Erstellung und Bearbeitung von Signaturen in Outlook 2010 / 2013

Die nachfolgende Anleitung bezieht sich auf Outlook 2010 und Outlook 2013.

I. Um in Outlook 2010 oder 2013 eine neue Signatur zu hinterlegen, öffnen Sie das Menü Signatures and Stationery (Abb. 5). Es gibt zwei Methoden, wie man dorthin gelangt. Continue reading

Welche Angaben sollte eine private E-Mail-Signatur enthalten?

Eine private E-Mail-Signatur gehört heute zum Personal Branding ebenso wie ein Blog, eine Webseite oder ein Social Media Channel. Es lohnt, etwas Zeit in die Gestaltung der Fußzeile zu investieren. Denn, für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. blog-sygnatury-11

Erfahren Sie, welche Daten Sie unbedingt in Ihre private E-Mail-Signatur mit aufnehmen sollten.

Private E-Mail-Signatur

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E-Mail-Signatur in Outlook – Speicherort und Back-up

Standardmäßig werden E-Mail-Signaturen aus MS Outlook unter folgenden Lokationen gespeichert:

Windows XP:
C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

Windows 8 /7 / Vista:
C:\User\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Den Ordner erreichen Sie entweder, indem Sie den o.g. Pfad in die Adressleiste von Windows‘ Datei-Explorer (in Abb.1 rot markiert ) eingeben…

Datei-Explorer

Abb. 1: Ordner mit Signaturen in Windows 8.

…oder wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten und in Outlook unter Options auf den Button Signatures klicken:

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