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So fügen Sie E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web (OWA) hinzu

Microsoft Outlook ist der bevorzugte E-Mail-Client für die meisten Unternehmen. Kein Wunder, denn diese Anwendung gibt es schon seit Jahrzehnten und sie hat sich mittlerweile zum “Goldstandard” dieser Softwarekategorie entwickelt. Outlook hat sich seit seinem ersten Erscheinen stark weiterentwickelt, was zu seiner vermeintlich finalen Form von “Outlook 365” geführt hat. In diesem Artikel werde ich kurz erklären, was Outlook 365 bedeutet und wie Sie E-Mail-Signaturen in diesem Microsoft 365-basierten E-Mail-Client einrichten.

So fügen Sie E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web (OWA) hinzu

Outlook 365: Outlook für Microsoft 365 vs. Outlook im Web (OWA)

Es mag überraschen, aber offiziell gibt es so etwas wie “Outlook 365” nicht. Es gibt zwei Versionen von Outlook, auf die sich dieser Name beziehen kann: Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web. Beide sind Teil des Microsoft 365-Abonnements, was wahrscheinlich der Grund dafür ist, dass so viele Benutzer sie “Outlook 365” nennen. Das kann sehr verwirrend sein, zumal der Name nicht erklärt, ob der Nutzer die lokal installierte App oder die Webmail-Version meint. Der Name blieb dennoch hängen und ist heutzutage überall im Internet zu finden, einschließlich Tech-Community-Foren und Fachwebseiten.

Genauer gesagt ist Outlook für Microsoft 365 die Version der App, die auf Desktop- oder Laptop-Computern installiert wird. Es ist die neueste Iteration, die aus einer langen Reihe von Apps stammt, die in Microsoft Office-Suiten enthalten sind und als eigenständige Programme funktionieren. Man könnte also sagen, dass dies die am längsten bekannte Version ist, da sie alle Funktionen und Verbesserungen auf den Tisch bringt, die im Laufe der Jahre implementiert wurden.

Outlook im Web hingegen ist die Webmail-Version von Outlook, mit der Sie über Ihren Webbrowser auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen können. Abgesehen davon, dass die App Teil eines Microsoft 365-Abonnements ist, ist sie auch für Organisationen verfügbar, die lokale Microsoft Exchange Server 2016 und 2019 verwenden. Übrigens wird der Name “Outlook im Web” synonym mit “OWA” verwendet. Die Abkürzung steht eigentlich für “Outlook Web App”, was der offizielle Name der App war, die mit Microsoft Exchange Server 2013 und 2010 verwendet wurde. Früher war es “Outlook Web Access” im Fall von Microsoft Exchange Server-Versionen älter als 2010. Der größte Unterschied im Vergleich zu Outlook für Microsoft 365 besteht darin, dass Sie nichts auf Ihrem Computer oder Mobilgerät installieren müssen, um Outlook im Web zu verwenden.

Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen den Outlook-Versionen auf dieser Microsoft-Website

Einrichtung von E-Mail-Signaturen

Lassen Sie uns nun eintauchen und einen Blick auf einzelne Prozesse zum Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web werfen.

Outlook für Microsoft 365

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine E-Mail-Signatur in der Desktop-Version von Outlook 365 einzurichten:

  1. Öffnen Sie Outlook für PC über das Startmenü oder die Taskleiste.
Öffnen der Outlook-App für PC
  1. Klicken Sie in Outlook auf File (Datei) > Options (Optionen).
Öffnen des Outlook-Optionen-Fensters
  1. Wählen Sie im Fenster Outlook Options (Outlook-Optionen) die Registerkarte Mail (E-Mail) und klicken Sie im Abschnitt Compose messages (Nachrichten verfassen) auf Signatures (Signaturen).
Navigieren zum Fenster Signaturen und Briefpapier

Hinweis: Eine andere Möglichkeit, mit der Konfiguration Ihrer Signaturen zu beginnen, besteht darin, eine neue E-Mail-Nachricht zu öffnen, in der Gruppe Include (Einschließen) auf Signature (Signatur) und erneut auf Signatures (Signaturen) zu klicken.

Navigieren vom Fenster einer neuen E-Mail-Nachricht
  1. Klicken Sie im Fenster Signatures and Stationery (Signaturen und Briefpapier) auf New (Neu) und geben Sie einen Namen für Ihre Signatur ein.
Erstellen einer neuen Signatur
  1. Erstellen Sie Ihre Signatur im Abschnitt Edit signature (Signatur bearbeiten). Verwenden Sie die verfügbaren Formatierungswerkzeuge, um ihr Erscheinungsbild zu ändern.
Bearbeiten der Signatur

Hinweis: Die im Signatureditor von Outlook angebotenen Formatierungswerkzeuge sind recht einfach. Wenn Sie ein anspruchsvolleres und ausgefeilteres Design erreichen möchten, können Sie einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden, um eine fortgeschrittene Signaturvorlage zu erstellen. Wählen Sie einfach Outlook als Ziel-E-Mail-Plattform, wählen Sie eine der vielen verfügbaren Vorlagen aus, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und los geht’s. Ihre Signatur kann kopiert und in den Outlook-Editor eingefügt werden.

  1. Im Abschnitt Choose default signature (Standardsignatur auswählen) kann festgelegt werden, welches E-Mail-Konto die Signatur erhalten soll (falls in Outlook mehr als ein E-Mail-Konto eingerichtet ist) und ob sie zu neuen Nachrichten und/oder Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf OK klicken.
Auswählen von Standardsignaturen
  1. Falls Sie ausgewählt haben, dass Ihre Signatur als Standard für neue Nachrichten behandelt wird, wird sie jedes Mal angezeigt, wenn Sie eine neue E-Mail verfassen.
Standardsignatur für neue Nachrichten

Hinweis: Wenn Sie Ihre Signatur nicht als Standard ausgewählt haben, können Sie sie immer noch manuell hinzufügen, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben. Sie ist verfügbar, nachdem Sie auf die Schaltfläche Signature (Signatur) in der Gruppe Include (Einschließen) geklickt haben.

Manuelles Hinzufügen der Signatur zu einer neuen Nachricht

Das ist alles. Wenn Sie weitere Outlook-Signaturen erstellen möchten, folgen Sie einfach den Schritten ab Punkt 3. Sie können so viele davon erstellen, wie Sie benötigen – sie erscheinen in einer Liste, die sichtbar ist, nachdem Sie auf die oben erwähnte Schaltfläche Signature (Signatur) geklickt haben.

Outlook im Web

Die Schritte zum Konfigurieren von E-Mail-Signaturen in der Webmail-Version von “Outlook 365” sind etwas anders als bei der Desktop-App:

  1. Öffnen Sie Ihr Outlook im Web, indem Sie entweder die Outlook-App auf Ihrer Office-Startseite auswählen oder diesen direkten Link verwenden.
Öffnen von Outlook im Web
  1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und wählen Sie View all Outlook settings (Alle Outlook-Einstellungen anzeigen) aus.
Öffnen des Einstellungsmenüs von Outlook im Web
  1. Gehen Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite zu Mail (E-Mail) > Compose and reply (Verfassen und antworten). Sie können auch diesen direkten Link verwenden, um das Panel mit dem Signatureditor zu erreichen. Verwenden Sie das bereitgestellte Editorfeld, um Ihren Signaturtext einzugeben, Formatierungen anzuwenden sowie Bilder oder Links hinzuzufügen.
Navigieren zum Panel mit dem Signatureditor

Hinweis: Wenn Sie ein raffinierteres Erscheinungsbild erzielen möchten, können Sie einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator mit vielen fortgeschrittenen Signaturvorlagen verwenden, die Sie mit allen erforderlichen Details ausfüllen und in das Editorfeld in Outlook im Web kopieren können.

  1. Über die beiden Dropdown-Menüs unter dem Signatureditor können Sie entscheiden, ob die erstellte Signatur automatisch zu Ihren neuen Nachrichten bzw. Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll.

Hinweis: Es ist möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu verwenden – ähnlich wie bei dem Desktop-Client von Outlook. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche New signature (Neue Signatur), nachdem Sie Ihre erste Signatur gespeichert haben, um eine weitere zu erstellen.

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Einstellungsfenster.

Speichern der E-Mail-Signatur
  1. Wenn Sie Ihre Signatur(en) in einem oder in beiden Dropdown-Menüs auswählen, werden sie im Fenster zum Verfassen von Nachrichten angezeigt, während Sie Ihre E-Mail im entsprechenden Szenario eingeben. Falls Sie die Standardeinstellungen der Menüs (No signature – Keine Signatur) verlassen haben, können Sie Ihre Signatur beim Verfassen einer E-Mail weiterhin manuell hinzufügen.
Manuelles Hinzufügen der Signatur beim Verfassen einer E-Mail

Einschränkungen der von Benutzern eingerichteten Signaturen

Wie Sie in den obigen Anleitungen sehen können, ist das Einrichten einer professionellen E-Mail-Signatur ein vollständig manueller Prozess. Aus Sicht des Unternehmens ist dies mit einigen Einschränkungen und Risiken verbunden:

  • Wenn sich ein Unternehmen um seine Marke kümmert und ein einheitliches Erscheinungsbild seiner E-Mails haben möchte, muss der Prozess individuell für jeden oder von jedem innerhalb des Unternehmens wiederholt werden. Dies ist sehr zeitaufwändig, insbesondere wenn Sie einige weniger erfahrene Benutzer in Betracht ziehen, die Unterstützung benötigen, um ihre Signaturen ordnungsgemäß anzuwenden. Ganz zu schweigen von den wiederkehrenden Aufwänden im Fall zukünftiger Signaturaktualisierungen.
  • Je mehr Benutzer Signaturen benötigen, desto höher ist das Risiko unvollständiger oder veralteter Daten, uneinheitlicher Gestaltung, fehlender gesetzlich vorgeschriebener Informationen (keine Haftungsausschlüsse oder Firmendaten).
  • Das Erstellen von originellen, visuell ansprechenden (und auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten funktionierenden) Signaturen erfordert fortgeschrittene HTML- und CSS-Kenntnisse.
  • Nichts hindert Benutzer daran, falsche persönliche Informationen zu verwenden oder ein benutzerdefiniertes Layout anzuwenden.
  • Und mehr.

Wenn Sie sich dieser Einschränkungen bewusst sind, möchten Sie möglicherweise die Art und Weise ändern, wie E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation verwaltet werden. Anstatt diese Aufgabe den Benutzern zu überlassen, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, E-Mail-Signaturen zentral zu verwalten.

Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Der Aufbau und die Förderung der Marke eines Unternehmens ist ein kontinuierlicher Prozess und jeder Mitarbeiter, der mit Kunden oder Geschäftspartnern interagiert, muss als Markenbotschafter betrachtet werden. Die E-Mail-Korrespondenz nimmt einen beträchtlichen Teil dieser beruflichen Interaktion ein, daher sollten E-Mail-Signaturen nicht unterschätzt werden. Sie sind ein wirkungsvolles Mittel, um die Professionalität des Absenders zu vermitteln und den Empfängern mitzuteilen, ob sich das Unternehmen um sein Image kümmert.

Die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen sorgt dafür, dass sie unter Kontrolle und aktuell bleiben, einheitlich in Design und Ästhetik sind und im gesamten Unternehmen personalisiert bereitgestellt werden. Auf diese Weise können E-Mail-Signaturen sorgfältig erstellt (und unternehmensweit implementiert) werden, um eine starke Botschaft zu senden, die der Marke hilft, für die Angebote wirbt und das Unternehmen unterstützt.

Sie ermöglicht auch die Automatisierung einer eher langweiligen Aufgabe, sodass sich die Mitarbeiter stattdessen auf ihre eigene Arbeit konzentrieren können.

Zentrale Verwaltung über Exchange Online

Exchange Online ermöglicht die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen für die gesamte Microsoft 365-Organisation. Es ist möglich, E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse einzurichten, die den E-Mail-Nachrichten hinzugefügt werden, die Ihre Organisation erreichen oder verlassen. Um dies zu erreichen, ist es erforderlich, eine Nachrichtenflussregel zu erstellen (mit der konfigurierten Aktion Haftungsausschluss anfügen), die die erforderlichen Informationen zu E-Mail-Nachrichten hinzufügt. Und da Nachrichtenflussregeln viele verschiedene Bedingungen und Ausnahmen enthalten können, ist es auch möglich, separate Signaturvorlagen für verschiedene Abteilungen oder sogar bestimmte Benutzer zu erstellen.

Der Prozess kann sich jedoch für jemanden, der dies zum ersten Mal macht, als mühsam erweisen. Aus diesem Grund haben wir eine kurze Videoanleitung vorbereitet, die Folgendes erklärt:

  • Wie eine E-Mail-Signaturregel im Exchange Admin Center eingerichtet wird.
  • Woher man den HTML-Code mit Active Directory-Platzhaltern für die Signaturvorlage erhält.
  • Wie die globalen E-Mail-Signaturen aus Benutzersicht funktionieren.
  • Was die Einschränkungen von Signaturregeln sind.
  • Welche Tricks möglich sind, um die Signatur-Regel nützlicher zu machen.

Neben dem Exchange Admin Center ist es auch möglich, ähnliche Ergebnisse mit PowerShell und VBScript zu erzielen. Der unmittelbare Nachteil dieser beiden Methoden besteht darin, dass die erste nur für Outlook im Web (OWA) und die zweite nur für den Desktop-Client funktioniert.

Einschränkungen

Obwohl diese Verwaltungsmethoden besser sind, als alle E-Mail-Clients separat einzurichten, sind sie immer noch nicht perfekt. Sie sind mit vielen Einschränkungen verbunden:

  • Mangel an einem dedizierten, benutzerfreundlichen HTML-Editor.
  • Keine automatischen Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen.
  • Die Delegation von Signaturverwaltungsrechten ist nicht möglich.
  • Signaturen werden nicht direkt unter Antworten/Weiterleitungen angezeigt.
  • Es ist nicht möglich, eingebettete Bilder zu verwenden.
  • Signaturen sind beim Verfassen der Nachrichten oder in den gesendeten Elementen nicht sichtbar.
  • Leerzeichen in Signaturen bei fehlenden Active Directory-Werten.
  • Keine Auswahl von Active Directory-Attributen möglich.
  • Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar.
  • Fehlende Unterstützung für die Mehrinstanzenfähigkeit.

Die obige Liste soll die Einschränkungen aufzeigen, mit denen Unternehmen am häufigsten konfrontiert sind, und ist daher nicht erschöpfend.

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Einschränkungen nativer Funktionen zu erfahren

Zentrale Verwaltung über CodeTwo Email Signatures for Office 365

Obwohl die obige Liste lang erscheint, ist die Überwindung all dieser Einschränkungen einfacher als Sie vielleicht denken. Obwohl sie nicht nativ behoben werden können, kann ein spezielles Tool wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 alle damit verbundenen Probleme lösen und noch viel mehr.

Die Lösung erfindet den Umgang mit E-Mail-Signaturen in Microsoft 365-Organisationen neu:

  • Zentrale Verwaltung aller Signaturen
    Sie können eine einzelne Regel verwenden, um personalisierte E-Mail-Signaturen auf alle Personen in einer Microsoft 365-Organisation anzuwenden. Signaturen werden zu E-Mails hinzugefügt, die von jedem Gerät und E-Mail-Client gesendet werden. Sie können Signaturvorlagen so anpassen, dass sie für ausgewählte Abteilungen oder Benutzer anders aussehen.
  • WYSIWYG-Editor für HTML-Vorlagen
    Erstellen Sie ganz einfach fortgeschrittene E-Mail-Signaturen, die auf allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten funktionieren, konvertieren Sie Ihre Signaturen automatisch in HTML-, Nur-Text- und RTF-Formate, fügen Sie Active-Directory-Platzhalter ein, bearbeiten Sie das Signatur-Layout, ändern Sie Farben und Schriftarten, fügen Sie Bilder, Logos oder Microsoft 365-Benutzerfotos ein usw.
  • Signaturen sichtbar beim Verfassen von E-Mails und in Gesendeten Elementen
    CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist die erste Software zur E-Mail-Signaturverwaltung für Microsoft 365, mit der Sie Signaturen, die in der Cloud hinzugefügt werden, in der Vorschau anzeigen und in Gesendeten Elementen auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients sehen können.
  • Unterstützung für AAD-Felder und benutzerdefinierte Attribute
    Neben den in Azure Active Directory verfügbaren Feldern können Sie benutzerdefinierte Attribute hinzufügen, die in Azure AD nicht verfügbar sind, oder Sie können Ihre Endbenutzer ihre Signaturinformationen selbst aktualisieren lassen (ohne Auswirkungen auf die in AAD gespeicherten ursprünglichen Werte).
  • Eingebettete Logos und Bilder
    Fügen Sie Firmenlogo und Marketingbanner als Inline-Anhänge hinzu. Auf diese Weise werden Bilder beim Empfang einer E-Mail nicht von den E-Mail-Clients der Empfänger blockiert.
  • Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen
    Fügen Sie Fotos von Microsoft 365-Benutzern zu E-Mail-Signaturen hinzu.
  • Und noch viel mehr.

Besuchen Sie die Produktseite, um mehr zu erfahren und das Tool kostenlos zu testen, oder sehen Sie sich das folgende kurze Video an, um zu erfahren, warum sich Unternehmen für unsere Software entscheiden:

Animierte GIFs in E-Mail-Signaturen

Für manche Menschen sind animierte GIFs die Essenz des Internets – vor ihnen gab es nichts Interessantes. GIFs haben uns die Augen für die Magie von ultra-süßen, animierten Kätzchen, Memes und epischen Fehlschlägen geöffnet, um nur einige Beispiele zu nennen. Aber abgesehen von diesen sehr beliebten und wiederverwendbaren GIFs gibt es noch eine andere Art von GIFs – einfache Animationen, die in der Geschäftswelt als professionell angesehen werden könnten.

Wie wäre es dann, sie in E-Mail-Signaturen einzufügen? Dank unseres atavistischen Raubtierinstinkts erregt nichts unsere Aufmerksamkeit so sehr wie ein sich bewegendes Objekt vor einem statischen Hintergrund (d. h. dem üblichen E-Mail-Inhalt). Animierte GIFs scheinen genau für diesen Zweck geschaffen zu sein. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn der Grat zwischen „Aufmerksamkeit erregend“ und „extrem nervig“ ist schmaler als Sie vielleicht denken.

Nachfolgend finden Sie die ultimative Anleitung zu animierten GIFs in E-Mail-Signaturen. Erfahren Sie, ob Sie sie verwenden sollten, wie Sie sie hinzufügen und wie Sie sicherstellen, dass sie nicht fehlschlagen.

Ein paar Worte zu animierten GIFs

Im Allgemeinen sind animierte GIFs wahrscheinlich die einfachste Form der Animation. Technisch gesehen ist ein GIF eine Reihe von (Einzel)Bildern die in einer Sequenz gezeigt werden, um Bewegungen zu imitieren. Wenn Sie sie zerlegen, enthält jedes dieser Einzelbilder Informationen darüber, wie lange es auf dem Bildschirm bleiben soll, bevor es zum nächsten wechselt. Schließlich hat die GIF-Datei ein “Flag”, das darüber informiert, ob die Animation endlos oder nur einmal wiederholt werden soll. Natürlich steckt hinter GIFs noch mehr, aber aus Sicht der E-Mail-Signaturen ist dieses Wissen ausreichend.

Einfachheit ist eine gute Sache. Es gibt unzählige animierte GIFs im Internet und Sie können Ihre eigenen mit verschiedenen Grafikeditoren erstellen. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Produkte, die über diese Funktion verfügen.

Da das GIF-Format so einfach ist, werden diese Dateien weitgehend unterstützt. Da zum Abspielen keine ausgeklügelten Codecs erforderlich sind, werden sie höchstwahrscheinlich von jeder webbasierten Anwendung und Website ohne Probleme angezeigt.

Da andererseits jeder Frame ein separates Bild ist, kann die Größe Ihres GIFs in die Höhe schnellen, selbst wenn es scheint, dass nicht viel passiert. Das müssen Sie beim Designen berücksichtigen, um Ladeprobleme zu vermeiden.

Unterstützte E-Mail-Clients

Wenn es um das Versenden von animierten GIFs geht – jeder E-Mail-Client, der das HTML-Format unterstützt, ist ausreichend. Wenn Sie Ihre Nachricht im Nur-Text senden, ist dies nicht der Fall.

Wenn es darum geht, animierte GIFs anzuzeigen, wird es kompliziert. Alle webbasierten E-Mail-Clients (wie OWA, Gmail oder Yahoo) sollten keine Probleme haben, animierte GIFs anzuzeigen. In den meisten Fällen zeigen Outlook für mobile Geräte und native Android- und iPhone-Mail-Apps auch animierte GIFs normal an.

Desktop-Versionen von Outlook unterstützen im Allgemeinen keine Animationen in E-Mails. “Mangelnde Unterstützung” bedeutet, dass GIFs zwar erscheinen, aber nicht animiert sind – diese Clients zeigen ein statisches Bild von dem ersten Frame des GIFs an. Die einzigen Outlooks, in denen animierte GIFs funktionieren, sind Outlook 2003 und Outlook ProPlus (Outlook als Teil des Office/Microsoft 365-Abonnements), laut offiziellen Versionshinweisen, beginnend mit Version 1901 des monatlichen Updatekanals. Im Fall des halbjährlichen Updatekanals werden animierte GIFs seit Version 1908 unterstützt.

Die obigen Informationen zählen kaum als vollständige Liste der unterstützten E-Mail-Clients. Aber darum geht es nicht. Es geht darum, dass entweder aufgrund der Version vom E-Mail-Client Ihres Empfängers oder aufgrund nicht standardmäßiger Einstellungen das animierte GIF möglicherweise überhaupt nicht animiert wird. Wenn Sie Ihr Logo animieren möchten, müssen Sie sich fragen, ob Sie bereit sind, das Risiko einzugehen, dass das wichtigste Element Ihres Designs nicht auftaucht, und was zu tun ist, wenn es nicht animiert wird.

Vor- und Nachteile von animierten GIFs in E-Mail-Signaturen

Bevor Sie einen Haufen Animationen in Ihre E-Mail-Signatur einwerfen, lohnt es sich, die Vor- und Nachteile zu betrachten. Oder genauer gesagt, die möglichen Vorteile und Risiken der Verwendung von animierten GIFs in E-Mail-Signaturen. Sie profitieren wahrscheinlich von der richtigen Art von GIFs und riskieren mehr mit deren falschen Art.

Mögliche Vorteile

Beachten Sie, dass ein animiertes GIF nicht auf magische Weise alle der folgenden Vorteile wahr werden lässt. Selbst wenn Sie Ihrer Animation einen Zauberstab hinzufügen. Sie müssen Ihre E-Mail-Signatur als Ganzes sorgfältig zusammenstellen und dafür sorgen, dass sie mit Ihrer visuellen Identität übereinstimmt.

  • Lenken Sie die Aufmerksamkeit auf Ihre Marketingkampagnen. Manchmal reicht eine leichte Bewegung aus, damit die Augen Ihrer potenziellen Kunden einen Blick auf Ihr neuestes Sonderangebot werfen.
  • Zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie E-Mails wie ein Profi vorbereiten können. Die richtige Art vom GIF – eine flüssige und gut aussehende Animation, die gut zum Rest der Signatur passt, wird wahrscheinlich die professionelle Stimmung vermitteln und ein Vertrauensgefühl schaffen. Das leisten professionelle E-Mail-Signaturen.
  • Sagen Sie mehr als mit einem statischen Bild. Natürlich haben Animationen mehr Potential als statische Bilder. Dank dessen können Sie GIFs für mehr Zwecke verwenden, als nur um Aufmerksamkeit zu erregen. Mit genügend Kreativität können Sie beispielsweise zeigen, was Ihr Unternehmen macht oder was die Unternehmensmission ist.
  • Sie sind ein perfekter Vorwand, um Ihr Logo zu animieren. Ein animiertes Logo eignet sich beispielsweise hervorragend als Teil Ihres Produktvideos. Wenn Sie es zum Zweck einer E-Mail-Signatur animieren, können Sie es auf viele verschiedene Arten wiederverwenden.

Risiken

Warum denke ich, dass Risiken passender als Nachteile sind? Es kommt ganz darauf an, wer ihre Empfänger sind, welche Art von GIFs Sie verwenden und von welchen E-Mail-Clients diese angezeigt werden. Tatsache ist, dass Sie sie (Risiken) im Auge behalten und die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens minimieren müssen, indem Sie einige der folgenden Tipps anwenden.

  • Animierte GIFs können lästig sein. In Wirklichkeit ist dies sehr einfach zu erreichen. Versuchen Sie, sich auf ein komplexes Problem oder etwas Ernstes zu konzentrieren, während etwas in Ihrem Augenwinkel blinkt, sich bewegt oder springt.
  • Ihre Empfänger sehen die Animation möglicherweise nicht. Wie ich oben erwähnt habe, gibt es einige E-Mail-Clients, die animierte GIFs nicht unterstützen. Darüber hinaus können Empfänger eine Option oder ein Add-in für den genauen Zweck des Blockierens von Animationen verwenden. Wieso denn? Werfen Sie zunächst einen Blick auf Risiko Nummer 1 oben. Aus diesem Grund müssen Sie sicherstellen, dass Sie genau wissen, was passiert, wenn sie Ihre E-Mail erhalten (siehe Abschnitt Tipps unten).
  • Sie können die E-Mail-Größe erheblich erhöhen. Wie ich bereits erwähnt habe, ist es einfach, riesige animierte GIFs zu erstellen. Wenn Sie sie in Ihre E-Mail-Signatur einbetten, können Sie von Spamfiltern erwischt werden. Es kann auch dazu führen, dass Ihre E-Mails lange geladen werden und Ihr Postfach sowie die Postfächer anderer überlasten. Wenn Sie Ihre GIFs hosten und sie als verknüpfte Bilder hinzufügen, sollte die Größe der E-Mails gering bleiben, aber Sie werden das Problem des langsamen Ladens nicht lösen. Einige Empfänger könnten sogar denken, dass Sie versuchen, ihnen eine Art Malware zu senden.

Tipps zur Verwendung animierter GIFs

Seien Sie subtil

Selbst die tollste Animation, wenn sie oft genug wiederholt wird, wird Ihre Empfänger dazu bringen, sich die Haare zu raufen. Oder Sie als Spammer und Bedrohung für die Gesellschaft zu melden. Um sicherzustellen, dass Sie es nicht übertreiben, öffnen Sie ein Fenster mit Ihrem animierten GIF neben Ihren E-Mails und sehen Sie, ob diese Ansicht Ihre Augen erfreut.

Endlosschleife oder einmalige Animationen?

Beide Optionen können in Ihren E-Mail-Signaturen gut aussehen. Mit einmaligen Animationen können Sie Ihrer Fantasie freien Lauf lassen. Da sie nur einmal auftauchen, können Sie Ihr Logo zum Tanzen bringen, ohne den “Ärgerfaktor” zu sehr zu riskieren. Aber was ist, wenn Ihre E-Mails normalerweise lang sind und jemand sie auf einem relativ kleinen Display öffnet? Ihre Animation wird höchstwahrscheinlich irgendwo im Posteingang einer anderen Person leise sterben. Endlosschleifen sind eher zu sehen, aber wenn Sie Animationen zu häufig machen, werden sie sowohl Sie als auch den Rest der zivilisierten Welt ablenken.

Achten Sie auf die Größe!

Es ist überraschend einfach, übergroße animierte GIFs zu erstellen. Sie könnten denken, dass zwei kleine Fotos mit einem einfachen Übergang zwischen ihnen wahrscheinlich nicht viel Platz beanspruchen. Es hängt alles von der Größe, den Quellgrafiken und der Anzahl der Einzelbilder ab, aber es ist nicht selten, ein paar Sekunden lange GIFs mit einer Größe von 1 MB und manchmal viel mehr zu erstellen. Es ist zwar nichts, was E-Mail-Nachrichten nicht unterstützen können, es kann jedoch dazu führen, dass E-Mail-Clients verzögert arbeiten und Postfächer ihr Kontingent viel zu schnell erreichen. Oder die E-Mail wird eine Sekunde zu lange geladen. Oder Ihre Nachricht wird direkt in den Junk-Ordner verschoben. Aus kreativer Sicht könnte es sich also richtig anhören, ein Banner zu erstellen, das Ihr Portfolio präsentiert. Aus technischer Sicht – tun Sie es nicht. Sie wollen doch nicht das Internet kaputt machen, oder?

Womit soll man anfangen?

Nun, Sie denken vielleicht, dass ein Logo, das aus dem Nichts auftaucht, ein guter Anfang ist. Sie haben Recht, es hat ein hohes “sieht wirklich gut aus”-Potenzial. Was aber, wenn die E-Mail-Clients Ihrer Empfänger keine animierten GIFs unterstützen? Alles, was Ihre Empfänger sehen werden, ist ein leerer Platz, der bereit ist, Ihr Logo nicht anzuzeigen. Sie können dem auf zwei Arten entgegenwirken: lassen Sie entweder Ihr erstes Einzelbild das Logo in voller Pracht anzeigen, oder lassen Sie das Logo verschwinden und später in der Schleife auftauchen. Der Nebeneffekt der Methode mit dem ersten Einzelbild ist, dass es höchstwahrscheinlich merklich blinken wird, wenn die E-Mail geladen wird. Die zweite Methode mag nicht perfekt klingen, weil sie Ihr ursprüngliches Design mit dem aus dem Nichts auftauchenden Logo verändert. In Wirklichkeit besteht jedoch eine gute Chance, dass die meisten Ihrer Empfänger sich das GIF nicht von Anfang an ansehen werden. Bleiben Sie flexibel und passen Sie sich der Situation an.

Womit soll man enden?

Auch wenn es zu offensichtlich klingt, müssen Sie darüber gründlich nachdenken. Eine einfache Möglichkeit, das animierte GIF zu beenden, besteht darin, sicherzustellen, dass das letzte und erste Einzelbild gleich sind. Dadurch wird ein fließender Übergang gewährleistet. Andernfalls könnte Ihr GIF so aussehen, als wäre es schlecht gemacht, egal wie viel Aufwand Sie in die Erstellung gesteckt haben.

Testen Sie Ihre E-Mail-Signatur

Es ist immer gut, Ihre E-Mail-Signatur in verschiedenen E-Mail-Clients zu testen, bevor Sie sie tatsächlich implementieren. Das Hinzufügen von animierten GIFs macht diese Notwendigkeit noch wichtiger. Worauf sollte man sich konzentrieren? Einige Grafikeditoren ändern möglicherweise den Hintergrund Ihres animierten GIFs von weiß zu gräulich, fügen einige Artefakte oder Störungen hinzu, insbesondere bei Übergängen. Ihr Designtool kann die Animation auch überoptimieren, wodurch sie etwas kleiner wird, während ihre Qualität stark abnimmt.

Wie werden animierte GIFs zu E-Mail-Signaturen hinzugefügt

Nun, dieser Teil ist einfach. Sie fügen sie genau so hinzu, wie Sie ein statisches PNG- oder JPG-Bild hinzufügen würden.

Tipps zum Hinzufügen als verknüpfte Bilder finden Sie in diesem Artikel: Direkter Link zu einem gehosteten Bild in E-Mail-Signaturen. Anschließend können Sie Ihre GIFs mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator zu einem E-Mail-Signaturdesign Ihrer Wahl hinzufügen. Dank dessen können Sie ganz einfach eine professionelle E-Mail-Signatur erstellen, die gut aussieht und funktioniert.

Beispiele animierter GIFs für E-Mail-Signaturen

Sie können die folgenden Beispiele von animierten GIFs als Referenz und Inspiration für Ihre eigenen Projekte verwenden. Oder um eine Vorstellung davon zu bekommen, was bei E-Mail-Signaturen funktioniert. Alle der folgenden GIFs werden in einer Endlosschleife abgespielt, da sie zu dem Zeitpunkt, an dem Sie zu diesem Teil des Artikels gekommen sind, wahrscheinlich aufgehört hätten, sich zu bewegen.

Animiertes GIF in E-Mail-Signatur - Fox-Logo

Signatur 1. BeaseFox

Das BeaseFox-Logo zeigt, dass Sie keine komplexen Animationen erstellen müssen, um die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger zu erregen. Drei einfache animierte Aktionen machen das Logo sichtbar. Gleichzeitig sorgt die kurze Animation zusammen mit einer längeren Pause dafür, dass Ihre Empfänger konzentriert bleiben, anstatt ständig abgelenkt zu werden. Es ist auch entscheidend, dass die Animation zum Rest des Designs passt – das animierte GIF hat genau die richtige Größe und verwendet ähnliche Farben.

Animiertes GIF in der E-Mail-Signatur - Padbox

Signatur 2. Padbox

Das obige animierte Logo ist komplexer. Dank größerer Abmessungen des GIF ist es möglich, mehr zu sagen. Eine Animation wie diese eignet sich besonders gut für kurze, informative E-Mails. Bei GIFs mit Verschwindeeffekten ist es wichtig, das erste Einzelbild auf das vollständige Logo zu setzen, falls bei dem Empfänger keine Animationen angezeigt werden.

Animiertes GIF in der E-Mail-Signatur - BotClock

Signatur 3. BotClock

Das BotClock-Logo enthält eine kurze Schreibanimation. Solche Animationen funktionieren besonders gut, wenn Ihr Logo kalligrafischen Text enthält. Die Platzierung verlinkter Social Media Icons neben dem Logo erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Empfänger Ihre Profile besuchen werden.

Animiertes GIF in der E-Mail-Signatur - Streamwatch

Signatur 4. Streamwatch

Das animierte Logo von Streamwatch ist dezent, aber gleichzeitig auffällig. Da das Logo nicht den größten Teil des Designs der Signatur einnimmt, ist es einfach, sich auf andere Elemente zu konzentrieren, insbesondere auf das Banner. Verwenden Sie es, um Ihre Produkte, Dienstleistungen oder Inhalte zu bewerben.

Möchten Sie mehr über E-Mail-Signaturen erfahren? Werfen Sie einen Blick in unsere Wissensbank, um alles über E-Mail-Signaturen zu erfahren.

Weitere Artikel:

Alles über vorgefertigte Antworten in Outlook, Teil 2: Outlook-Vorlagen und -E-Mail-Signaturen

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Vorgefertigte Antworten können Ihre Arbeit viel einfacher machen. Sie ersparen Ihnen repetitive Arbeit und ermöglichen es, hilfreiche Antworten auf wiederkehrende Fragen schneller zu geben. Dieser Artikel zeigt, wie Sie vorgefertigte Antworten mit Outlook-E-Mail-Vorlagen (OFT-Dateien sowie mit dem My Templates Add-In) und mit E-Mail-Signaturen verwenden. Zum Schluss zeige ich Ihnen, wie Sie vorgefertigte Antworten für das gesamte Team oder die gesamte Organisation gleichzeitig verwalten können.

Dies ist der zweite Teil des Artikels über vorgefertigte Antworten in Outlook. Siehe Teil 1, in dem ich die Verwendung von Outlook-Schnellbausteinen erkläre.

Outlook-Vorlagen (OFT)

Es gibt zwei Arten von Outlook-Vorlagen: OFT und My Templates. Ich gehe zuerst auf die erste Variante ein, da sie die bekanntere ist.

OFT (Outlook File Template) ist eine separate Datei, die nicht nur den E-Mail-Text enthält, sondern auch einen von Ihnen definierten Betreff enthalten kann. Sie wird folgendermaßen verwendet:

  1. Um eine neue OFT-Datei zu erstellen, fangen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail in Outlook an. Sobald Sie Ihren E-Mail-Inhalt vorbereitet haben, klicken Sie auf File und Save as.
Outlook - neue OFT-Vorlage
  1. Wählen Sie nun aus dem Dropdown-Menü Save as type die Option Outlook Template aus. Geben Sie einen Dateinamen ein und speichern Sie die Datei.
Outlook - neue OFT-Vorlage - als OFT speichern
  1. Um eine gespeicherte Outlook-E-Mail-Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf New Items > More Items > Choose Form.
Outlook - Outlook-E-Mail-Vorlage verwenden
  1. Wählen Sie schließlich im Dropdown-Menü Look In die Option Templates in File System, klicken Sie auf die entsprechende Vorlage und dann auf Open.
Outlook-E-Mail-Vorlage verwenden

Vor- und Nachteile

Vorteile:

  • Alle Formatierungsoptionen werden in den Vorlagen unterstützt.
  • Geeignet für neue E-Mails.
  • Können in Outlook-Regeln als automatische Antwort verwendet werden.

Nachteile:

  • Es ist sehr mühsam, sie für Antworten und Weiterleitungen zu verwenden (und vorgefertigte Antworten sind per Definition Antworten).
  • Keine Möglichkeit, sie direkt in eine Antwort einzufügen.
  • Funktionieren nicht in Outlook im Web.
  • Keine Möglichkeit, sie zentral für ein Team oder die gesamte Organisation zu verwalten.

My Templates in Outlook

My Templates ist ein integriertes Outlook-Add-In, mit dem Sie vorgefertigte Antworten ähnlich wie bei Quick Parts hinzufügen können, aber ich finde es etwas intuitiver. So funktioniert es:

  1. Klicken Sie in einem Fenster zum Verfassen von Nachrichten (es funktioniert auch in der E-Mail-Vorschau) auf die Schaltfläche View Templates. Im Desktop-Outlook befindet sie sich unter Message > My Templates, während Sie in Outlook im Web auf weitere Optionen (das Symbol mit den drei Punkten) und dann auf My Templates klicken müssen.
Outlook-Desktop - Schaltfläche My Templates
Outlook im Web – Schaltfläche My Templates
  1. Wenn Sie in beiden Outlook-E-Mail-Clients auf diese Option klicken, wird rechts ein neuer Bereich angezeigt. Um eine neue vorgefertigte Antwort hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plussymbol (Template).
Outlook im Web – neue Vorlage hinzufügen
  1. Der My Templates Editor verfügt über keine Formatierungsoptionen. Sie können Tastenkombinationen verwenden, um geringfügige Anpassungen vorzunehmen (wie Strg+B für Fett), aber es ist am einfachsten, Ihre vorgefertigte Antwort einfach im Standardfenster für neue Nachrichten von Outlook zu verfassen und den Inhalt hier einzufügen. Klicken Sie auf Save, wenn Sie fertig sind.
Outlook im Web - neue Vorlage speichern
  1. Nachdem Ihre Vorlage gespeichert wurde, müssen Sie nur das My Templates Add-In öffnen und auf die Vorlage klicken, die Sie verwenden möchten.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

  • Ähnlich wie bei Outlook-Schnellbausteinen sind diese Vorlagen einfach zu bedienen.
  • Können verwendet werden, wenn Sie im E-Mail-Vorschaufenster antworten (Sie müssen die Nachricht nicht in einem neuen Fenster öffnen).
  • Funktionieren sowohl für Desktop-Outlook als auch für Outlook im Web.

Nachteile:

  • Der Editor unterstützt keine Formatierungsoptionen. Sie können formatierten Text und Bilder in den Add-In-Bereich einfügen, diese werden jedoch im Vorschaufeld nicht korrekt angezeigt.
  • Es gibt keine Möglichkeit, vorgefertigte Antworten für ein Team oder für das gesamte Unternehmen zentral zu verwalten.

E-Mail-Signaturen

Ich werde nicht näher darauf eingehen, wie E-Mail-Signaturen hinzugefügt und verwendet werden. Sie können in diesem Ratgeber nachschlagen, wenn Sie Anweisungen zum Einrichten benötigen.

Die E-Mail-Signaturfunktion wird normalerweise für Ihre professionellen HTML-E-Mail-Signaturen verwendet. Sie enthalten oft Kontaktdaten, Firmenbranding, ein Marketingbanner, vielleicht einen Haftungsausschluss. Aber wenn Sie sich trauen, ein bisschen über den Tellerrand hinauszudenken, ist die Signaturfunktion perfekt für vorgefertigte Antworten.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

  • Alle Formatierungselemente und Bilder werden unterstützt.
  • Funktionieren in Desktop-Outlook und in Outlook im Web.
  • Können zentral für ein Team oder für die gesamte Organisation verwaltet werden!

Nachteile:

  • Standardmäßig können Sie in Outlook im Web nur eine E-Mail-Signatur einrichten. Im nächsten Abschnitt werde ich Ihnen jedoch zeigen, wie Sie dies mit einem Drittanbieter-Tool beheben können.

Vorgefertigte Antworten für Ihr Team zentral verwalten

Wenn Sie vorgefertigte Antworten (über E-Mail-Signaturen) für Ihr Team mit nativen Optionen zentral verwalten möchten, können Sie die folgende Lösung verwenden:

VBScript: Erstellen Sie eine HTML-Outlook-E-Mail-Signatur für das gesamte Unternehmen – diese Methode verwendet GPO, um personalisierte HTML-E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen zu erstellen. Sie können damit auch vorgefertigte Antworten bereitstellen. Es stellt Signaturen für Outlook für Windows bereit. Das Problem bei dieser Lösung besteht darin, dass sie einige Skript- und HTML-Kenntnisse erfordert. Sie personalisiert auch Signaturen basierend auf lokalem AD, was ein Problem darstellt, wenn Sie Azure Active Directory verwenden. Sie ist auch ziemlich problematisch, wenn es um Updates geht.

Glücklicherweise gibt es eine Drittanbieter-Alternative, die nicht unter diesen Einschränkungen leidet.

Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 können Sie E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen direkt über einen Webbrowser erstellen.

Eines der sofort einsatzbereiten Anwendungsbeispiele ist die Verwaltung vorgefertigter Antworten für ein Team oder für das gesamte Unternehmen. Sie können so viele vorgefertigte Antworten einrichten, wie Sie benötigen. Diese können den Nachrichtentext selbst sowie eine Signatur und einen entsprechenden Haftungsausschluss enthalten. Jeder Benutzer (oder Benutzer, die zu bestimmten Gruppen gehören) kann dann die vorgefertigte Antwort direkt in seinem Outlook oder Outlook im Web auswählen.

E-Mail-Signaturen als vorgefertigte Antworten verwenden – in diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie dies einrichten.

E-Mail-Signaturen in Dark Mode

E-Mail-Signaturen in Dark Mode

Wenn nicht entsprechend konfiguriert, können E-Mail-Signaturen im Dunkelmodus sehr lustig (oder sogar gruselig) aussehen. Nun lustig für wen? Sie sehen sich solche fahrlässige Signatur an und rollen mit den Augen. Wiedermal ein seriöses Unternehmen sendet Ihnen eine E-Mail, deren Signatur in Ihrem Outlook oder OWA mit aktiviertem Dunkelmodus Chaos verursacht. Aber was ist, wenn Sie selbst ein solches Unternehmen betreiben und keine E-Mail-Signaturen haben, die den Dark Mode unterstützen? Keine Sorgen, in diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Signaturen an den dunklen Modus anpassen.

Wie wirkt sich Dark Mode auf Signaturen aus?

Meistens schlecht, leider. Warum? Denn beim Erstellen von E-Mail-Signaturen denken Benutzer nicht darüber nach, wie diese im Dunkelmodus auf der Empfängerseite aussieht. Und da die Umgebung mit dem dunklem Hintergrund immer beliebter wird, ist es ein Muss, Ihre E-Mail-Signatur daran anzupassen.

Ein Beispiel solcher Signatur, die nicht an den Dunkelmodus angepasst wurde, finden Sie hier:

Signatur in Light Mode

Die Farben sind ausgewogen, die benutzerdefinierten Social-Media-Symbole passen zur visuellen Identität des Unternehmens, das Banner sieht professionell und einladend aus. Das Problem liegt aber daran, dass sie nicht für den Dark Mode geeignet ist. Wenn also diese Signatur in Outlook mit aktiviertem Dunkelmodus landet, sieht der Empfänger Folgendes:

Signatur nicht an Dark Mode angepasst

Wenn im Dark Mode angezeigt, verliert diese E-Mail-Signatur ihren Reiz. Während die Kontaktdaten des Unternehmens recht gut konvertieren (weil sie textbasiert sind und die Standardfarbe haben), beginnt der Albtraum bei Bildern. Das Firmenlogo, die Social-Media-Symbole und das Marketing-Banner sind nicht für den dunklen Modus eingestellt. Das Logo hat einen weißen Hintergrund, der jetzt sichtbar ist, die Social-Media-Symbole sind keine perfekten Kreise mehr und das Marketing-Banner scheint unnötige weiße Ränder zu haben. Wie bereiten Sie also Ihre E-Mail-Signaturen vor, um diesen Kampf zu gewinnen?

E-Mail-Signatur für Dark Mode erstellen

Die gute Nachricht ist, dass Ihre E-Mail-Signaturen in beiden Modi immer gut aussehen können. Sie müssen nur wissen, wonach zu suchen. Das Endeffekt, wie dieses unten, ist nämlich in Ihrer Reichweite.

E-Mail-Signatur geeignet für Dark Mode

Es kann viele verschiedene Elemente geben, die Ihnen in einer Dunkelmodus-Signatur möglicherweise nicht gefallen. Es scheint aber, dass Bilder besonders anfällig sind.

Bilder sind wie Trojaner, die Ihre E-Mail-Signatur von innen zerstören, wenn die Dunkelheit den Posteingang bedeckt. Dann zeigen diese hübschen Logos, Social-Media-Buttons und Banner, die bei Tageslicht so hell leuchten, ihr wahres Gesicht. Im Folgenden finden Sie daher Tipps, die Sie dabei helfen, solche Überraschungen zu vermeiden.

Bilder im Dunkelmodus testen

Ganz eindeutig: Sie sollten zuerst selbst überprüfen, wie sich Ihre E-Mail-Signatur in E-Mail-Clients mit aktiviertem Dunkelmodus verhält. So wissen Sie Bescheid, was die Schwachstellen Ihrer E-Mail-Signatur sind, und können sie beheben.

Grafiken ohne Hintergrund

Der Hauptprinzip: Bilder im PNG-Format verwenden. In diesem Format erstellen Sie nämlich Elemente ohne Hintergrund (oder mit transparentem Hintergrund). Weißer Hintergrund ist immer noch ein Hintergrund, daher wird er im Dunkelmodus auch angezeigt. Um sicherzustellen, dass das Logo oder die Social Media-Symbole in beiden Modi gut aussehen, entfernen Sie den Hintergrund Ihrer Bilder.

Hell- und Dunkelmodus: Gleichgewicht

Es ist eine bewährte Praxis, Bilder zu verwenden, die in beiden Modi akzeptabel sind. Manche Farben sind einfach im Dunkelmodus nicht mehr attraktiv. In der Regel sehen lebendige Farben in den beiden Modi am besten aus.

Kostenlose Signaturen für Dark Mode

Sie müssen dabei kein Rad neu erfinden. Gebrauchsfertige E-Mail-Signaturvorlagen (für den Dark Mode geeignet) finden Sie in unserer Signatur-Vorlagenbibliothek. Außerdem können Sie eine Dunkelmodus-freundliche Signatur in unserem kostenlosem Signatur-Generator erstellen. Laden Sie einfach eine Vorlage herunter und nutzen sie für persönliche oder geschäftliche E-Mails. Es ist völlig kostenlos.

Wenn Sie aber E-Mail Signaturen in Ihrer Organisation zentral verwalten möchten, prüfen Sie CodeTwo Email Signatures for Office 365. Dort finden Sie einen integrierten Signatur Template Editor mit Vorlagenbibliothek, der eine Reihe Dunkelmodus-freundlicher Signaturen enthält.

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E-Mail-Signatur mit Video? So machen Sie es richtig

So fügen Sie ein Video zu Ihrer E-Mail-Signatur ein

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur noch attraktiver machen können? Hier ist eine Idee: Ein Video einfügen! Es ist genauso schnell und einfach wie das Einbetten eines Social Media Links. Und auf die gleiche Weise stärkt das Video Ihr Corporate Identity. Dazu ist das eine hervorragende Möglichkeit, dessen Inhalt zu bewerben und völlig kostenlos Ihren Webverkehr zu steigern. Vergessen Sie dabei nicht, dass Sie den Verkehr aus Ihrem Video auch mit Google Analytics messen können (mehr Info darüber, wie Sie E-Mail-Signatur-Kampagnen auswerten können).

Einrichten eines Thumbnail-Foto

Ein Video kann leider nicht direkt in Ihrer E-Mail-Signatur erscheinen. Sie brauchen ein Bild, das Sie als Miniaturansicht zum Video nutzen. Dabei ist es wichtig, dass Ihr Video irgendwo online gehostet wird, um seine URL zu erhalten.

Das erste Schritt ist das Einrichten des Bildes. Es soll klar darstellen, dass beim Klicken ein Video abgespielt wird. Ein Screenshot des gesamten Videoplayers ist üblich, aber ein kleines Miniaturbild mit einem Wiedergabesymbol sieht am besten aus. Um das Bild für Ihre Signatur vorzubereiten, nehmen Sie einen Screenshot aus Ihrem Video auf und fügen Sie mit einem Grafikeditor ein Wiedergabesymbol darüber ein. Es ist eine gute Idee, das der Screenshot ein interessantes, nicht zufälliges Teil des Videos umfasst. Wenn Sie die Deckkraft der Wiedergabetaste richtig anpassen, sehen Ihre Empfänger den Videorahmen deutlicher. Ein Beispiel eines gut eingerichteten Thumbnail-Fotos sehen Sie unten:

Video-Thumbnail-Banner in E-Mail-Signature

Sobald das Bild fertig ist, entscheiden Sie, ob das Bild in der Signatur eingebettet oder verlinkt sein soll. Dieser Beitrag beschreibt das Pro und Kontra der beiden Varianten.

Video mit Link versehen

Unabhängig von Ihrem E-Mail-Client können Sie unseren kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator nutzen, um das Video zu Ihrer Signatur hinzuzufügen. Auf diese Weise müssen Sie es nicht von Grund auf neu entwerfen.

  1. Wählen Sie zunächst Ihr Design aus den verfügbaren Vorlagen. Stellen Sie sicher, dass es den Bannerplatzhalter enthält. Dies macht das Hinzufügen Ihrer Miniaturansicht super einfach.
Kostenloser Signaturgenerator: Wählen Sie Vorlage mit Banner
  1. Erweitern Sie die Registerkarte Graphics auf der linken Seite. Geben Sie dann die direkte URL zu Ihrem Miniaturbild in das Feld Banner URL und den Link zu Ihrem Video in das Feld Banner linking to ein.
Video im Generator einfügen
  1. Vergessen Sie nicht, Ihre Signaturdetails in anderen Feldern einzugeben: Personal Data (Personendaten), Company Data (Unternehmensdaten), Social Media Links und so weiter. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Apply your signature und genießen Sie Ihre neue Signatur, die genauso geschickt wie die folgende sein kann:
E-Mail-Signatur mit Video-Thumbnail

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Folgen Sie diese einfachen Schritte und genießen Sie Ihre professionelle E-Mail-Signatur in Outlook 2019

E-Mail-Signatur in Outlook 2019

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook 2019 erstellen. Haben Sie eine ältere Outlook-Version? Für Signaturen in Outlook 2016/2013/2010 besuchen Sie diese Seite.

So erstellen Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook 2019

Es ist einfacher als Sie vermutlich denken. Das einzige Hindernis liegt daran, dass der Signatureditor in Outlook nur über grundlegende Funktionen zur Formatierung verfügt. Um Ihre E-Mail-Signatur in Outlook 2019 einzurichten, brauchen Sie einfach diese Schritte zu folgen:

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook 2019 über das Startmenü oder über die Taskleiste. Outlook 2019 starten
  2. In Outlook 2019 gehen Sie auf Datei > Optionen > E-Mail E-Mail-Einstellungen in Outlook
  3. Jetzt, in Outlook-Optionen und auf der E-Mail-Registerkarte, gehen Sie auf die Schaltfläche Signaturen…, die Sie im Abschnitt Nachrichten verfassen finden. Outlook-Optionen: Signaturen
    Hinweis: Sie können auch auf Signaturen zugreifen, indem Sie eine Neue E-Mail öffnen und zu Signatur in der Gruppe Einfügen wechseln. Dann wieder zu Signaturen…
     
  4. Im Fenster Signaturen und Briefpapier klicken Sie auf Neu, um Ihre Outlook-Signatur zu erstellen. Dann geben Sie den Namen der Signatur ein. Signaturen und Briefpapier
  5. Im Abschnitt Signatur bearbeiten erstellen Sie Ihren Signaturblock. Nutzen Sie dazu die verfügbaren Formatierungstools. Externe Signatur
    Hinweis: Der Outlook-Editor bietet nur grundlegende Formatierungstools. Wenn Sie mit den Ergebnissen nicht zufrieden sind, nutzen Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator, der für Sie eine gebrauchsfertige Signaturvorlage erstellt. Nachdem Sie die Vorlage an Ihre Bedürfnisse angepasst haben, kopieren Sie sie einfach in den Outlook-Editor.
     
  6. Im Abschnitt Standardsignatur auswählen bestimmen Sie, welches E-Mail-Konto die Signatur erhalten soll (wenn Sie mehrere benutzen), und ob sie zu Neuen Nachrichten und/oder Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll. Wenn die Einstellungen fertig sind, bestätigen Sie mit OK. Standardsignatur auswählen
  7. Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht und sehen Sie, ob die Signatur richtig funktioniert. Sie soll bereits da sein. Neue E-Mail-Signatur
    Hinweis: Wenn Sie Ihre Signatur nicht als Standard ausgewählt haben, müssen Sie sie jedes Mal manuell hinzufügen, wenn Sie eine neue Nachricht schreiben. Sie können Ihre Signatur über die Schaltfläche Signatur im Menüband hinzufügen. Signatur im Ribbon auswählen
    Und das ist es. Wenn Sie eine weitere Signatur für andere Empfänger erstellen möchten, befolgen Sie diese Anleitung einfach erneut. Sie können beliebig viele Outlook 2019-Signaturen erstellen, die dann über die Schaltfläche Signatur im neuen Nachrichtenfenster zu Ihrer Auswahl stehen.

Signaturmanager für Outlook 2019

Egal ob groß oder klein, Unternehmen möchten E-Mail-Signaturen in ihrer geschäftlichen E-Mail-Kommunikation haben. Dabei ist es aber wichtig, dass die Signaturen unternehmensweit einheitlich, aktuell und richtig gebrandet sind. Ohne einen dafür gedachten Signaturmanager ist das recht schwierig erreichbar. Ein solches Tool ermöglicht Administratoren, E-Mail-Signaturen global zu verwalten. Für Signaturen in Outlook 2019 haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten: clientseitige oder serverseitige Software.

Eine clientseitige Lösung für Outlook 2019 (ein Agent oder ein Add-In) muss auf jeder Workstation installiert werden. Wenn nötig aktualisiert oder fügt sie die Benutzersignaturen ein. Solche Lösung gibt Ihren Benutzern mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre E-Mail-Signaturen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Signaturen clientseitig mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 verwalten können

Eine serverseitige Lösung für E-Mail-Signaturen ist hingegen nützlich, wenn Sie Signaturen zu E-Mails hinzufügen möchten, die Sie von einem beliebigen Gerät schicken. Solche E-Mails erhalten die serverseitigen Signaturen, nachdem sie geschickt werden.

Die folgenden Tools sind für die Signaturverwaltung perfekt geeignet:

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So formatieren Sie Ihre E-Mail-Signatur richtig

Richtige Formatierung von E-Mail-Signaturen

Auf den ersten Blick scheinen E-Mail-Signaturen eher unwichtig zu sein, insbesondere wenn Sie sie mit anderen Vorgängen in Ihrem Unternehmen vergleichen. Wenn Sie jedoch einen tieferen Einblick darin geben, stellen Sie bald fest, dass sie doch eine wichtige Rolle spielen. Marketing, Branding oder gute Kundenbeziehungen: Diese Bereiche lassen sich mithilfe von E-Mail-Signaturen zu Ihren Gunsten beeinflussen. Darüber hinaus können auch die darin enthaltenen Haftungsausschlüsse Ihr Unternehmen von rechtlichen Problemen abhalten.

Selbst die am besten formulierte E-Mail wird ihre Aufgabe nicht erfüllen, wenn man nicht genug über den Empfänger und seine Geschäftsbedürfnisse weißt. Daher sollte es für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen heißen: Das Vertrauen eines Kunden zu gewinnen, ist der höchste Priorität. Eine geschickte E-Mail-Signatur mit nützlichen Informationen ist sicherlich ein guter Versuch, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Und wenn Sie sie mit einem attraktiven Marketing-Banner zusammenstellen, können die Ergebnisse Ihre Erwartungen übertreffen.

Es gibt einige Anforderungen, die jede Signatur erfüllen sollte. Gehen wir auf diese näher ein. Dazu zählen:

  1. Durchsichtiges und dennoch ansprechendes Design
  2. Kompatibilität mit mobilen Geräten
  3. Notwendige persönliche Angaben, die den Empfänger nicht überlasten
  4. Unterstützung für Social Media

Weniger Code, mehr Design

Formatierungsprobleme

Im Gegensatz zu Websites enthalten die meisten E-Mail-Signaturen keine externe CSS-Datei und keinen externen Stilabschnitt im HEAD-Teil des Dokuments. Grundsätzlich beschreibt der CSS-Code, wie der HTML-Code dargestellt wird, d. h. mit welchen Farben, Schriftgrößen, -Arten und so weiter. Selbst wenn E-Mail-Signaturen einen externen CSS enthalten würden, würde dies nicht funktionieren, da einige E-Mail-Clients den CSS vollständig ignorieren. Wenn Sie also zuverlässige Ergebnisse erzielen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie so wenig HTML-Container wie möglich verwenden und deren CSS-Regeln in jeden Container einfügen (mithilfe des style-Attributs). Beachten Sie dabei, dass die inneren Container die Formatierungsregeln deren Patenten nicht übernehmen. Sie müssen diese Regeln einfach direkt definieren. Wenn es beispielsweise um Tabellen geht, betten Sie Ihre Textformatierungsregeln in das <TD>-Element ein und fügen Sie im keinen Fall den <P>-Tag darin ein. Erstens ist es überhaupt nicht notwendig (Ihre Signatur ohne Grund komplex zu machen). Zweitens können einige E-Mail-Clients (insbesondere Outlook-Clients) die im TD-Element verwendete Textformatierung „vergessen“, den Inhalt unformatiert lassen und in Standardschriftarten wie Times New Roman anzeigen. Und das wollen Sie bestimmt nicht. Der Screenshot unten zeigt die Signaturschriftart, die nach dem Senden einer Antwort in Times New Roman umgewandelt wurde.

Schriftart in der E-Mail-Signatur

Beachten Sie beim Erstellen Ihrer Signatur, dass selbst verschiedene Versionen von Outlook oder anderen E-Mail-Clients einige grundlegende CSS- / HTML-Attribute unterstützen, während andere Versionen es nicht tun.

Hier können Sie herausfinden, welche Attribute unterstützt werden.

Eine andere Sache ist, dass Sie Ihre Signatur manuell oder mit einem für diesen Zweck optimierten Editor erstellen sollten. Die meisten WYSIWYG-Editoren (insbesondere Outlook und Word) fügen inoffiziellen CSS- und HTML-Code hinzu, mit dem Ihre Signatur perfekt für sie angezeigt wird aber für den Rest der E-Mail-Clients zerschlagen bleibt. Mit anderen Worten, das Kopieren des Signaturinhalts aus Word ist keine gute Idee: Es ist ein guter Dokumenteditor, aber definitiv kein Tool zum Erstellen von E-Mail-Signaturen.

Signaturen mit mindestens zwei Spalten

Je nach bevorzugtem Typ, gibt zwei bewährte Methoden zum Erstellen Ihrer Signatur. Bei breiteren und fortgeschrittenen Layouts erzielen Sie die besten Ergebnisse mit HTML-Tabellen. Alte gute Tabellen ermöglichen es Ihnen, auf praktisch jeder Plattform ein zuverlässiges und konsistentes Layout zu erhalten. Es gibt nämlich nicht viele Möglichkeiten, sie anders zu interpretieren – im Gegensatz zu <DIV>-Containern. In der Tat behandeln die meisten E-Mail-Clients die Float-Eigenschaft für HTML-Container nicht ordnungsgemäß und machen den gesamten Inhalt kaputt. Beachten Sie außerdem, dass jeder E-Mail-Client sich in den HTML-Code etwa einmischt (wenn er Nachrichten beantwortet oder weiterleitet), wodurch der Quellcode unklar wird.

Es ist am besten, diese Auswirkungen gleich zu Beginn zu vermeiden. Aus Erfahrung kennen wir einige Fälle von Benutzern, die ihre Tabelle so gestalteten, dass die erste Zeile der Tabelle aus zwei Spalten und die zweite aus zwei zusammengeführten Spalten bestand. Zumeist hatten die Zellen jedoch nicht die gewünschte Größe. Die beste Lösung wäre hier, zwei Tabellen nacheinander zu erstellen, wie in der Abbildung unten dargestellt.

E-Mail-Signatur: Tabelle mit zwei Spalten

Schließlich sollten Sie beachten, keine Tabellen zu verwenden, die breiter als 600 Pixel sind. Es kann nämlich dazu führen, dass auf einigen Geräten die gesamte E-Mail verkleinert wird (wir gehen noch später darauf).

Signaturen mit nur einer Spalte

Ein anderer Ansatz kann verwendet werden, wenn Ihre Signatur aus Elementen besteht, die untereinander erscheinen. In einem solchen Fall ist es besser, bei nur einem Container zu bleiben. In der Tat sollte ein Absatz ausreichen. Dies bedeutet natürlich nicht, dass Sie bestimmte Teile Ihrer Signatur nicht anders formatieren können. Sie können dazu einfach die <SPAN>-Tags verwenden. Und wenn Sie die Zeile unterbrechen möchten, verwenden Sie immer das <BR>-Tag anstatt eines neuen Absatzes. Dazu können Sie in den meisten WYSIWYG-Editoren (einschließlich der in CodeTwo-Produkten verfügbaren) einfach Umschalt + Eingabetaste drücken. Mit einer solch grundlegenden HTML-Syntax können Sie das beste Aussehen Ihrer E-Mail-Signatur erzielen, und zwar auch auf Mobilgeräten. Wenn Sie jedoch mehr als einen Absatz verwenden müssen, denken Sie daran, die Margins und die Paddings Ihrer Absätze klar zu definieren. Andernfalls können unerwünschte (verkleinerte / vergrößerte) Lücken zwischen ihnen auftreten. Schließlich kann das einzige Problem auftreten, wenn Sie ein ziemlich breites Bild einfügen (aber keine Sorge, wir haben dies später auch in diesem Artikel behandelt).

Vertikale E-Mail-Signatur

Unterstützung für Mobilgeräte

Schauen wir uns jetzt die mobilen E-Mail-Signaturen an. Die Zeiten, wenn E-Mails nur auf Desktops gelesen werden, sind bereits vorbei. Mehr als die Hälfte der E-Mails ist auf Mobilgeräten geöffnet: Handys und Tablets. Die meisten E-Mail-Signaturen sind nicht für mobile Plattformen optimiert und können tatsächlich Probleme beim Rendern einer gesamten E-Mail verursachen. Hersteller mobiler Geräte sind sich dieser Art von Problemen durchaus bewusst, ihre Lösungen für diese Probleme sind jedoch alle unterschiedlich. Die gleiche Nachricht und Signatur können je nach mobilem Betriebssystem unterschiedlich angezeigt werden. Alle diese Lösungen werden jedoch nur für den Fall verwendet, dass Ihr E-Mail-Inhalt aufgrund irgendeiner Einschränkungen nicht normal angezeigt werden kann. Wenn Ihre Signatur beispielsweise breiter als die Breite Ihres Bildschirms ist, kann Ihr Handy einen Teil der Signatur ausblenden oder eine gesamte Nachricht verkleinern, um sie in voller Breite anzuzeigen. Der Trick besteht jedoch darin, eine Signatur so zu gestalten, dass der E-Mail-Client diese zusätzlichen Lösungen nicht anwenden muss, um die Nachricht korrekt anzuzeigen.

E-Mail-Signatur auf Mobilgerät: Richtige Formatierung

Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihre Signatur so eng wie möglich halten, ohne feste Abmessungen zu verwenden, wenn diese nicht erforderlich sind. Überlegen Sie auch, was für Sie am besten ist: Wörter zu umbrechen und eine gute Schriftgröße beizubehalten (Standardverhalten) oder das Umbrechen zu verhindern und die Nachricht verkleinern zu lassen (Sie können die CSS-Eigenschaft white-space: nowrap hinzufügen).

Wenn Sie ein Banner oder ein breites Bild hinzufügen, stellen Sie möglicherweise fest, dass dieses Bild die Nachricht verkleinern kann, genauso wie es eine breite Tabelle machen würde. Daher überlegen Sie es, die CSS-Eigenschaft max-width: 100% zu verwenden, um dieses Bild automatisch zu skalieren. Ihr mobiler E-Mail-Client behält es so breit wie Ihr Bildschirm.

Darüber hinaus zeigen einige E-Mail-Clients keinen Text an, der kleiner als die gewünschte Größe ist. Es kann jedoch umgangen werden (wie in diesem Artikel für iOS-Geräte). Bevor Sie aber es versuchen, stellen Sie sicher, dass dies wirklich in Ihrem Fall nötig ist.

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, dass der Signaturtext (insbesondere dort, wo der Haftungsausschluss sich befindet) überschnitten ist. Dies liegt an der falsch verwendeten Eigenschaft für die Zeilenhöhe (line-height). Dieselben Werte, die perfekt auf Ihren Desktop-Computer passen, werden für mobile Geräte einfach nicht geeignet. Tatsächlich scheint es in diesem speziellen Fall wahr zu sein, dass das Beste des Guten Feind ist. Somit empfehlen wir, diese Eigenschaft nicht zu verwenden, da die Standardeinstellungen ihre Aufgabe perfekt erfüllen.

Für einige Geräte gibt es gar keine Option zum Konvertieren der Nachricht in HTML. Glücklicherweise einige Drittanbieter-Lösungen (wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules Pro) verfügen über diese und andere wertvolle Funktionen für HTML-Signaturen.

Eine gut servierte Information schmeckt besser

Natürlich muss der Inhalt Ihrer Signatur angemessen sein. Ihr Empfänger darf nicht den Eindruck haben, dass es fehlende Informationen über Ihr Unternehmen gibt. Andererseits kann die Signatur nicht überlastet sein. Schließlich ist die eigentliche Nachricht in Ihrer E-Mail weitaus wichtiger als die Signatur selbst.

Eine Signatur muss nämlich sowohl für jeden Benutzer personalisiert sein als auch Design-Eigenschaften haben, die für alle Mitarbeiter allgemein sind. Dadurch wird jede Signatur mit Ihrem Unternehmen identifizierbar. Zu diesem Zweck verwendet man am besten Lösungen, die eine zentralisierte E-Mail-Signaturverwaltung ermöglichen (wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 und CodeTwo Exchange Rules Pro) und die Benutzerinformationen aus Ihrem Office 365-Tenant oder aus Ihrem lokalen Active Directory ziehen. Wenn Sie nicht über eine solche Umgebung verfügen, kann dies ein echter Engpass bedeuten, da es keine Quelle gibt, aus der Sie Benutzerdetails abrufen können. Und was mit Signaturen eingerichtet über Gruppenrichtlinienobjekte? Die werden nicht von alle Plattformen unterstützt. Ja, das kann Kopfschmerzen bereiten.

Abgesehen davon müssen Sie es auch berücksichtigen, dass einige persönliche Benutzerdaten möglicherweise fehlen werden. So kann es zum Beispiel für eine Person, die Fernarbeit leistet, keine direkte Nummer geben. In solch einem Fall bleibt die ganze Signaturzeile leer. Es sei denn, sie verwenden die RT-Tags, die in CodeTwo-Software verfügbar sind. Diese Funktion blendet fehlende AD- / Office 365-Daten aus Ihrer Signatur zusammen mit der ganzen Zeile aus.

Um das Design attraktiver zu machen, verwenden Sie außerdem verschiedene Schriftgrößen und -familien sowie verschiedene Farben. Sie können jedoch keine Schriftarten verwenden, die nicht standardmäßig installiert sind. Stattdessen wird möglicherweise eine hässliche Alternative angezeigt. Und versuchen Sie nicht einmal, lächerliche Schriftfamilien wie Comic Sans oder schreiende Farben zu verwenden. Andernfalls rennen Ihre Kunden davon und teilen ihren Geschäftspartnern mit, dass Ihr Unternehmen die schlechtesten Signaturen im Internet hat. Ein Beispiel für eine gut gestaltete E-Mail-Signatur ist unten dargestellt.

Gute E-Mail-Signatur: Beispiel

Nicht zuletzt verwenden Sie nur gängige Bildformate wie JPEG oder PNG und setzen Sie deren gewünschte Größe ein, bevor Sie sie in Ihre Signatur einfügen, oder verkleinern Sie sie mit HTML und CSS.

Mit Social Media näher an Ihren Kunden

Heutzutage sind Social Media-Plattformen einer der besten Orte, wo man sein Web-Image aufbauen kann. Lassen Sie daher Ihre Kunden Ihre offizielle Profile wissen. Am besten erreichen Sie es, wenn Sie ein kleines Logo einer bestimmten Social Media-Plattform in Ihrer Signatur einbetten, das direkt zu Ihren Profil führt. Natürlich können Sie beliebig viele Social Media-Links in Ihre E-Mail-Signatur einfügen. Einige Editoren, die in den Signatur-Verwaltungstools verfügbar sind, können diesen Vorgang erheblich vereinfachen und so Ihnen die manuelle Arbeit sparen. Darüber hinaus können Sie die Benutzerdaten (z. B. aus Active Directory) verwenden, um die erforderlichen Links zu erstellen. Sie können natürlich nicht nur einen allgemeinen Profillink Ihres Unternehmens hinzufügen, sondern auch individuelle Benutzerkonten aus verschiedenen Plattformen.

Social Media Buttons in E-Mail-Signaturen

Während Sie Ihre Ikonen mit Social Media-Plattformen verlinken, stellen Sie dabei sicher, dass Sie entweder das PNG- oder das JPG-Format und das Attribut border = 0 für das Bild verwenden. Andernfalls kann ein unerwünschter blauer Rand um das gesamte Bild herum erscheinen.

Außerdem ist es eine gute Idee, Ihrer Signatur ein anklickbares Banner hinzuzufügen, das auf Ihre Veranstaltung oder Aktivität verweist und später von Ihren Kunden geteilt werden kann (beachten Sie dabei, dass die Versendung des Banners an den Empfänger mit dem deutschen Gesetzgebung konform ist). Auf diese Weise können Sie Ihre wichtigen Marketingkampagnen nahezu mühelos bewerben.

Hoffentlich haben Sie jetzt ein klares Bild davon, wie Sie eine geschickte E-Mail-Signatur entwerfen und sie auch an mobilen Plattformen anpassen können. Das Hauptprinzip lautet: Halten Sie das Design so einfach wie möglich und verlassen Sie sich auf bewährte Praktiken. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Signaturen, die am besten verwendet werden können: Horizontale, die in einer HTML-Tabelle mit richtiger Breite eingebettet ist, und vertikale, die Angaben untereinander anzeigt.

Wenn Sie Signaturen zu Ihren Geschäfts-E-Mails hinzufügen möchten, verwenden Sie am besten dazu eine Lösung zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen. Sie verwenden nämlich die in Active Directory oder in Office 365 gespeicherten persönlichen Benutzerdaten, um individuelle Signaturen zu erstellen oder sogar personalisierte Social Media-Links einzufügen. Solche Lösungen erlauben Ihnen außerdem, mühelos Banners in den Signaturen einzufügen, sodass Ihre Empfänger über die wichtigsten Unternehmensereignisse informiert sind.

Versuchen Sie kostenlos CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules Pro und erstellen Sie Ihre einheitliche und professionelle E-Mail-Signatur mit einem integrierten Signature Template Editor.

Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt (nicht als Anhänge)

Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt (nicht als Anhänge)

Das Anzeigen von Bildern in E-Mail-Signaturen als Anlagen ist ein oft vorkommendes Problem. Die Lösung dafür ist auch nicht klar, weil es unterschiedliche Ursachen dieser Lage geben kann. Probleme kommen beispielsweise vor, wenn die Nachricht in das Nur-Text-Format konvertiert wird oder wenn etwas mit dem HTML-Code einer E-Mail-Signatur nicht stimmt. Schließlich kann auch eine bestimmte Outlook-Konfiguration die Schuld tragen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Bilder nicht als Anhänge in den erwähnten Situationen erscheinen.

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Outlook: E-Mail-Signatur mit verlinktem Bild / Bild aus dem Internet erstellen

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[Update]: Dieser Beitrag wurde am 02. Oktober 2020 aktualisiert.

Anders als Web-basierte E-Mail-Clients wie Gmail oder OWA, bettet Microsoft Outlook standardmäßig Bilder in E-Mail-Signaturen ein, anstatt nur auf deren Speicherort im Internet zu verlinken.

Eins ist zu bemerken: Verlinkte Bilder haben einige Nachteile (mehr darüber hier). Sie finden jedoch Anwendung dort, wo die kleinere E-Mail-Größe Ihre Priorität ist. Folgen Sie die Anleitung unten, um das Standardverhalten von Outlook zu ändern und verlinkte Bilder / Bilder aus dem Internet zu nutzen.

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