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Wie fügt man in Outlook eine automatische E-Mail-Signatur hinzu? Die einfachste Anleitung aller Zeiten

Wie fügt man in Outlook eine automatische E-Mail-Signatur hinzu?

Das Einrichten einer automatischen E-Mail-Signatur in Outlook ist kein Hexenwerk. Wenn Sie jedoch eine perfekte E-Mail-Signatur unter jeder gesendeten E-Mail haben möchten, könnte dieser Leitfaden für Sie hilfreich sein. Ich zeige Ihnen den einfachsten Weg, Signaturen in Outlook einzufügen.

Schritt 1: Entwerfen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur

  1. Gehen Sie zum kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator und wählen Sie ein Signaturdesign aus, das Ihnen am besten gefällt.
  2. Ersetzen Sie die Standarddaten, fügen Sie Ihre Social-Media-Handles hinzu, ändern Sie das Marketing-Banner in einem Tool wie Canva (hier erfahren Sie, wie es geht) und generieren Sie Ihre Signatur, sobald Sie der Meinung sind, dass sie fertig ist.
  3. Sie können den Schalter Remember my details (Meine Daten merken) verwenden, damit Sie beim nächsten Besuch des Generators nicht alles erneut eingeben müssen. Und Sie können das Signaturdesign jederzeit ändern. Denken Sie jedoch daran, dass nicht jedes Bild für jedes Design geeignet ist. Daher müssen Sie möglicherweise Ihre Banner-, Foto- und Logo-Exporte optimieren.

Schritt 2: Öffnen Sie die Signatureinstellungen in Outlook

Wählen Sie Ihre Outlook-Version aus, um zu sehen, wie Sie auf Ihre Signatureinstellungen zugreifen.

Klassisches Outlook für Windows

Neues Outlook für Windows

Outlook im Web

Outlook für Mac

Outlook für iOS

Outlook für Android

Alle Versionen von Outlook für alle Benutzer in einem Unternehmen

Schritt 3: Fügen Sie die Signatur zu den Outlook-Einstellungen hinzu

Sobald Sie in den Signatureinstellungen sind, fügen Sie die im Schritt 1 erstellte Signatur ein (oder ziehen Sie sie per Drag-and-Drop).

In Outlook für Windows, Mac und im Web können Sie eine separate automatische E-Mail-Signatur für neue Nachrichten und für Antworten und Weiterleitungen einrichten. In den mobilen Versionen von Outlook können Sie nur eine Standardsignatur einrichten.

Ihre automatische Outlook-Signatur ist einsatzbereit? Großartig! Wenn Sie immer noch wissenshungrig sind, wollen wir uns jetzt eingehend mit E-Mail-Signaturen befassen.

Was ist eine professionelle E-Mail-Signatur?

Eine professionelle E-Mail-Signatur zeigt, dass Sie und Ihr Unternehmen nicht zu verachten sind.

Natürlich macht eine Signatur allein aus unprofessionellen E-Mails noch keine guten Nachrichten. Aber es macht aus guten E-Mails noch bessere. Eine professionelle E-Mail-Signatur benötigt folgende Elemente:

Warum einen E-Mail-Signaturgenerator verwenden?

Mit E-Mail-Signaturgeneratoren können Sie eine großartige E-Mail-Signatur erstellen. Es gibt zwei Hauptgründe für ihre Verwendung.

Um die Dinge einfacher zu machen

Das Entwerfen einer Signatur von Grund auf ist keine leichte Aufgabe. Sie müssen entscheiden, welche Elemente für Ihr Unternehmen von ausschlaggebender Bedeutung sind und wie Sie sie zusammenführen.

Mit einem guten E-Mail-Signaturgenerator können Sie aus einem Katalog ein Design auswählen, das Ihnen gefällt, und es dann entsprechend Ihren Anforderungen konvertieren. Einfacher geht es nicht.

Damit alles funktioniert

Guten HTML-Code zu schreiben ist nicht jedermanns Sache. Wenn es um E-Mail-Signaturen geht, müssen Sie einen Schritt zurück in die Vergangenheit machen, Inline-Styling verwenden und alles in Tabellen organisieren, damit nichts kaputt geht. Und E-Mail-Signaturen können sofort kaputt gehen, nachdem Sie sie zu Outlook hinzugefügt haben oder nachdem jemand sie in einem anderen E-Mail-Client geöffnet hat. Nur weil etwas in Outlook gut aussieht, heißt das nicht, dass Gmail oder Mac Mail denselben Code auf die gleiche Weise interpretieren werden.

Warum braucht mein Unternehmen eine professionelle E-Mail-Signatur?

Halten wir es einfach und teilen wir die wesentlichen Informationen in separate Abschnitte auf:

Marketing

Wie viele E-Mails versenden Sie täglich? Diese Zahl ist je nach Branche, Unternehmen und Team unterschiedlich. Nehmen wir jedoch an, dass Sie im Durchschnitt etwa 40 externe E-Mails versenden.

Multiplizieren Sie diesen Wert mit der Anzahl der Postfächer Ihres Unternehmens. Nehmen wir an, Ihr nach außen gerichtetes Team besteht aus 100 Personen.

Das sind 4000 potenzielle Impressionen Ihrer Marke täglich. Dieser Kanal gehört Ihnen und normalerweise sind die Personen, denen Sie E-Mails senden, Ihre Zielgruppe.

Seien wir jetzt ehrlich. Wollen Sie täglich 4000 Impressionen verlieren? Denn genau das tun Sie, wenn Sie keine professionelle E-Mail-Signatur haben. Sie verschwenden das Potenzial, Ihre heißen Angebote, Kundenbindungsprogramme oder andere Aktionen zu bewerben.

Compliance

Die geschäftliche E-Mail-Kommunikation muss bestimmten Vorschriften folgen, die je nach Standort Ihres Unternehmens unterschiedlich sein können. Manchmal müssen Sie die physische Adresse Ihres Unternehmens angeben. In anderen Fällen müssen Sie einen Abmeldelink einfügen. Einige der Vorschriften, von denen Sie vielleicht schon gehört haben, sind CASL, die Companies (Trading Disclosures) Regulations oder das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister.

Alles über E-Mail-Disclaimer und warum Sie sie möglicherweise benötigen | Die besten Beispiele für E-Mail-Disclaimer

CSAT

Kunden sind wichtig. Ihre Meinung zählt.

Das sagt jeder, aber um Ihren Worten auch Taten folgen zu lassen, müssen Sie Feedback sammeln und entsprechend handeln.

Eine der einfachsten und effektivsten Möglichkeiten, Informationen zur Kundenzufriedenheit zu sammeln, ist die Verwendung von E-Mail-Signaturen. Das Ausfüllen langer traditioneller Umfragen macht den Menschen selten Spaß und sie sind oft auch nicht bereit, dies zu tun. Wenn Sie jedoch nur auf eine Schaltfläche klicken und einen Kommentar hinzufügen müssen, sind sie möglicherweise eher geneigt, Feedback zu geben, welches zur Verbesserung Ihres Unternehmens beitragen kann.

Warum einen E-Mail-Signaturmanager verwenden?

Ein E-Mail-Signaturmanager ist das Hauptquartier eines Vermarkters. Es geht nicht mehr nur darum, eine einzelne E-Mail-Signatur zu erstellen – das ist erst der Anfang.

Ein guter E-Mail-Signaturmanager verwandelt Ihr perfektes E-Mail-Signaturdesign in etwas mehr. Er nimmt Ihre Unternehmensdaten wie Namen, Telefonnummern und Benutzerfotos und fügt sie in Signaturen ein. Sie erhalten automatische Outlook-Signaturen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie Outlook im Web, Outlook für Mac oder einen anderen E-Mail-Client verwenden. Solange sie Teil der Organisation sind, werden sie über aktuelle Signaturdesigns verfügen.

Rebranding des Unternehmens? Start einer weiteren Marketingkampagne? Ihr Marketing-Team kann alles von einem Ort aus verwalten und Änderungen in Sekundenschnelle ohne Benutzerinteraktion an alle weitergeben. Die IT-Abteilung muss den Benutzern nicht beim Einrichten ihrer E-Mail-Signaturen helfen. Dies spart allen Zeit und schafft Marketing-Möglichkeiten, die sonst verloren gehen würden.

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Die beliebtesten iOS E-Mail Clients vs. E-Mail-Signaturen

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Heutzutage checken immer mehr Menschen E-Mails auf ihren mobilen Geräten und nicht auf Desktops.1 Außerdem ist iOS nach den neuesten Daten derzeit das zweitbeliebteste mobile Betriebssystem der Welt.2 Wenn Sie diese beiden Fakten verbinden, kommen Sie sehr wahrscheinlich zu dem Schluss, dass Ihre E-Mails jeden Tag auf iOS gelesen werden.

Es ist eine bekannte Tatsache (zumindest für Brancheninsider), dass sich E-Mail-Clients bei der Anzeige Ihrer Nachrichten einige Freiheiten nehmen können. Mit anderen Worten, Ihre Nachricht kann unterschiedlich aussehen, je nachdem, welche App Ihr Empfänger verwendet. Um die Sache noch komplexer zu machen, sind Apps auf mobilen Geräten noch anfälliger für Probleme, insbesondere im Hinblick auf Multimedia-Inhalte.

Wenn Sie also bereits eine E-Mail-Signaturvorlage von mail-signatures.com verwenden oder dies planen und sich fragen, ob Sie mit Problemen rechnen müssen, wenn Ihre Empfänger Ihre E-Mails auf iPhone-Geräten öffnen, lesen Sie weiter, um mehr Details zu erfahren. Sie werden auch hilfreiche Informationen finden, wenn Sie vorhaben, mit einer Signatur versehene E-Mails direkt von Ihrem iPhone aus zu versenden.

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Empfänger

Versuchen Sie, sich in die Lage Ihrer Empfänger zu versetzen. In diesem Abschnitt bespreche ich mögliche Probleme im Zusammenhang mit dem Empfang von E-Mails mit Signaturen in den beliebtesten E-Mail-Clients für iOS.

1:1 Layout

Wenn Sie Ihre kostbare Zeit dem Entwerfen einer Signatur widmen, möchten Sie höchstwahrscheinlich, dass Ihr Empfänger sie so sieht, wie Sie es beabsichtigt haben. Eventuelle Abweichungen vom ursprünglichen Erscheinungsbild sind unerwünscht.

In dieser Hinsicht gibt es keinen klaren Leader. Während meiner Tests präsentierte Outlook für iOS Signaturen im Allgemeinen recht gut, unabhängig vom E-Mail-Client des Absenders. Auf der anderen Seite neigte es dazu, grafische Elemente (siehe z. B. Firmenlogo unten) nicht so groß anzuzeigen, wie sie sein sollten, wodurch unnötige Lücken zwischen Elementen meiner Signatur entstanden.

Der nächste E-Mail-Client, Gmail für iOS, schien den Wettbewerb zunächst zu gewinnen. Tatsächlich war er in der Lage, die 1:1-Formatierung für alle Signaturelemente beizubehalten und die Signatur auf fast die volle Bildschirmbreite zu strecken, damit sie auf einem Mobilgerät am besten aussieht. Später stellte sich jedoch heraus, dass die App Multimedia-Inhalte für alle E-Mails, die von einer Outlook-Desktop-App gesendet werden, wiederholt nicht richtig anzeigt, weil sie entweder Textformatierungen und Abstände zwischen Elementen ignoriert (ein Gmail-Konto) oder nicht alle Nicht-Text-Elemente anzeigt (andere Kontoarten).

Schließlich zeigt Apple Mail, die standardmäßige iOS-E-Mail-App, die Signatur immer zu schmal an, wodurch sie kleiner als beabsichtigt erscheint, wie unten gezeigt. Sie können auch sehen, dass der Abstand zwischen einigen Signaturelementen ebenfalls zu gering ist (z. B. bei Kontaktdaten). Positiv ist, dass die Position und das Seitenverhältnis für Signaturelemente immer erhalten bleiben.

Layout der HTML-Signatur, wie es in verschiedenen iOS-E-Mail-Clients angezeigt wird

Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Signatur auf iPhone-Geräten richtig angezeigt wird, sind wie folgt:

  • Senden Sie Ihre E-Mails von etablierten Web-E-Mail-Clients (z. B. outlook.com oder gmail.com).
  • Führen Sie zuerst einige Tests durch (falls Sie zufällig ein iPhone-Gerät besitzen).

Allgemeine Hinweise:

  • Denken Sie daran, die korrekten (direkten) Bild-URLs als Bildquellen in Ihre Signatur aufzunehmen, wenn Sie sie im Signaturgenerator bearbeiten. Die Verwendung von gemeinsam nutzbaren Bildlinks ist der häufigste Grund für fehlende Grafiken in jedem E-Mail-Client. Erfahren Sie mehr über direkte Bild-URLs zur Verwendung in E-Mail-Signaturen
  • Verwenden Sie die gängigsten Bildformate wie JPG (JPEG) oder PNG. Mobile E-Mail-Clients, insbesondere Apple Mail, neigen dazu, Probleme mit der Unterstützung weniger beliebter Formate wie BMP zu haben. Diese Bilder sind nicht nur erheblich größer, sondern können auch dazu führen, dass Bilder in Ihrer Signatur verschwinden, sobald Ihre Nachricht auf einem iPhone beantwortet wird. Erfahren sie mehr

Bitte keine Verlinkungen

E-Mail-Clients können intelligente Funktionen verwenden, um eine physische Adresse oder Telefonnummer zu erkennen, die Sie Ihrer Signatur hinzugefügt haben. Ich habe nichts dagegen, wenn es auf diskrete Weise geschieht, ohne das Aussehen der Signatur zu verändern – so wie in Apple Mail. Im Screenshot unten sehen Sie nur winzige, kaum sichtbare Linien, die Ihnen mitteilen, dass es sich um einen Link oder ein interaktives Element handelt. Die Formatierung wird nur für eine Website-Adresse erheblich geändert, was akzeptabel ist.

Gmail für iOS ist weniger intelligent – die App erkennt keine physischen Adressen, implementiert aber mehr Formatierungsänderungen (Website-Adressen, E-Mail-Adressen).

Schließlich scheinen die intelligenten Funktionen von Outlook für iOS bei Ihrem ursprünglichen Signaturdesign am meisten nach hinten loszugehen, wobei die mit Hyperlinks versehene physische Adresse wirklich schlecht aussieht.

Intelligente Funktionen ändern die Formatierung in verschiedenen iOS-E-Mail-Clients

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Formatierung (und das Erscheinungsbild im Allgemeinen) Ihrer E-Mail-Signatur unverändert bleibt, versuchen Sie, den HTML-Code Ihrer Signatur leicht zu ändern, wie in diesem Artikel gezeigt.

Tipps für einen (fast) fehlerfreien Versand

Jetzt ist es Zeit für Ihre Perspektive. Hier werde ich Probleme vorstellen, die auftreten können, wenn Sie E-Mail-Clients für iOS verwenden, um mit einer Signatur versehene Nachrichten zu senden.

Seltsame Formatierungsformen

Wenn Sie wirklich E-Mails mit einer perfekt aussehenden Signatur senden möchten, empfehle ich Ihnen dringend, dies mit einem Web-E-Mail-Client in Ihrem Desktop-Browser zu tun. Das liegt daran, dass mobile Clients, einschließlich derjenigen für iOS, Probleme mit der Beibehaltung der ursprünglichen Formatierung haben.

Beispielsweise ändert Apple Mail die Formatierung von Schriftarten, sodass Ihr Empfänger Ihre Signatur möglicherweise mit einer anderen und größeren Schriftart sehen wird. Um Multimedia (Banner, Logo usw.) anzuzeigen, muss Ihr Empfänger außerdem möglicherweise oben im E-Mail-Lesefenster auf Benachrichtigungen klicken (siehe Abschnitt zu Outlook für iOS unten).

Probleme mit der Textformatierung in Signaturen, die von Mail by Apple gesendet werden

Gmail für iOS scheint Signaturen mit Multimedia-Inhalten überhaupt nicht zu unterstützen.

E-Mail-Signatur von Google Mail für iOS - fehlende Multimedia-Inhalte

Outlook für iOS scheint die besten Ergebnisse zu bieten, sodass Ihre Empfänger Ihre Signatur so sehen werden, wie Sie es möchten.

Die Signatur von Outlook für iOS sieht dem Original am nächsten

Die Lösung ist leider nicht perfekt. Ein sprichwörtlicher Wermutstropfen ist die Tatsache, dass Ihr Empfänger möglicherweise auf einen Link oben in der Nachricht klicken muss, um alle Multimedia-Inhalte anzuzeigen (dasselbe gilt für Apple Mail). Andernfalls sieht die Signatur so aus:

Benutzer müssen Nachrichten anklicken, um Multimedia-Inhalte in der Signatur anzuzeigen

Wenn Sie dies vermeiden möchten, gibt es keine andere Möglichkeit, als beispielsweise eine professionelle Software zur E-Mail-Signaturverwaltung wie diese zu verwenden. Sie ermöglicht Ihnen, Bilder direkt in eine E-Mail-Nachricht einzubetten, sodass sie nicht von externen Ressourcen (Servern) abgerufen werden müssen. Auf diese Weise erscheinen sie in E-Mail-Signaturen, ohne dass Sie auf Eingabeaufforderungen klicken müssen.

Native Lästigkeit

Bei mobilen E-Mail-Clients ist häufig eine einfache Standardsignatur vorkonfiguriert. Wenn Sie Ihre brandneue Signatur hinzufügen möchten, indem Sie sie aus unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator in die Signatureinstellungen der entsprechenden App kopieren, denken Sie daran, zuerst die native Signatur zu löschen. Wenn Sie die Voreinstellung, z. B. “Get Outlook for iOS” (“Holen Sie sich Outlook für iOS”), belassen und Ihre neue Signatur unten einfügen, wird Ihr Empfänger zwei Signaturen nacheinander sehen – wie unten gezeigt.

Unnötig doppelte Signatur

Tun Sie Ihr Bestes

Wie Sie sehen können, ist die Verwendung von E-Mail-Signaturen mit E-Mail-Clients für iOS (sowie für andere mobile Betriebssysteme) keine leichte Aufgabe.

Um sicherzustellen, dass Ihre Signatur unabhängig von der E-Mail-App auf den iPhone-Geräten Ihrer Empfänger so aussieht, wie Sie es möchten, versuchen Sie, die Tipps aus dem Abschnitt “Konzentrieren Sie sich auf Ihre Empfänger” anzuwenden.

Falls Sie die Wahl haben, funktionieren etablierte Webclients am besten, wenn es darum geht, die ursprüngliche Formatierung beizubehalten. Wenn Sie andere (darunter mobile) E-Mail-Clients verwenden, denken Sie daran, dass Ihre Formatierung möglicherweise etwas von Ihren Erwartungen abweichen kann.

Mir ist bewusst, dass meine Ergebnisse möglicherweise nicht alle Szenarien und Konfigurationen abdecken. Ich hoffe jedoch, dass sie Ihnen bestimmte Anweisungen geben, wie Sie Ihre E-Mail-Signaturen am besten handhaben können, wenn diese wahrscheinlich in E-Mail-Clients für das mobile Betriebssystem von Apple angezeigt werden.

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1 Marktanteil von E-Mail-Clients im Dezember 2021 – Litmus

2 Weltweiter Marktanteil von mobilen Betriebssystemen | Statcounter Global Stats